REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIN

ADMINISTRATIVA (S.O.A.)
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
R. S. 217055
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 1. (Concepto).- El Sistema de Organizacin Administrativa es el conjunto
ordenado de normas y criterios y metodologas, que a partir del marco jurdico
administrativo de la Universidad Mayor de San Andrs, del Plan Estratgico
Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de
estructuracin organizacional de las entidades pblicas, contribuyendo al logro de
los objetivos Institucionales.
Articulo 2. (Objetivos).- El objetivo general del Sistema de Organizacin
Administrativa, es optimizar la estructura organizacional de la Universidad para
prestar un mejor servicio a los usuarios de forma que acompae eficazmente los
cambios que se producen en el piano econmico, poltico, social y tecnolgico.
Los objetivos especficos son:
Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios
que presta la Universidad.
Evitar la duplicidad y dispersin de funciones
Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades
organizacionales.
Proporcionar a la universidad una estructura que optimice la comunicacin,
la coordinacin y el logro de los objetivos.
Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de
productividad y eficiencia econmica.
Articulo 3. (Objetivos del reglamento especifico).- El reglamento especfico
tiene como objetivo establecer la normativa para:
Realizar los procesos de anlisis, diseo e implantacin del diseo
organizacional.
Asignar responsabilidades para la realizacin de cada proceso.
Determinar tiempos de ejecucin de cada proceso.
Artculo 4. (mbito de aplicacin).- El presente Reglamento Especifico es de
aplicacin obligatoria para todas las unidades que conforman la Universidad
basado en los artculos 3 y 4 de la Ley 1178 de Administracin y Control
Gubernamentales.

Artculo 5. (Principios del Sistema de Organizacin Administrativa).Los Principios del Sistema de Organizacin Administrativa, son los siguientes:
a. Estructuracin Tcnica.- La estructura organizacional de la universidad se
definir en funcin al Plan Estratgico y Programa de Operaciones Anual,
aplicndose criterios y metodologas tcnicas de organizacin
administrativa.
b. Flexibilidad.- La estructura organizacional de la Universidad se adecuara a
los cambios internes y del entorno.
c. Formalizacin.- Las regulaciones en materia
administrativa debern estar establecidas por escrito.

de

organizacin

d. Servicio a los usuarios.- La estructura organizacional de la Universidad

estar orientada a facilitar la satisfaccin de las necesidades de los
servicios que presta la institucin, a los usuarios, a travs de su prestacin
en forma gil, eficiente y con equidad social.
Articulo 6. (Interrelacin con otros sistemas).- En base a los procesos y
funciones determinados por cada uno de los Sistemas de Administracin y Control
Gubernamentales el Sistema de Organizacin Administrativa establece la
estructura organizacional necesaria para el funcionamiento de los mismos.
El Sistema de Organizacin Administrativa interacta en mayor grado con los
siguientes Sistemas:
e. Sistema de Programacin de Operaciones.- Considerando el Plan
Estratgico Institucional, la misin y los objetivos institucionales, establece
los objetivos de gestin, las operaciones y recursos de la entidad, en base a
los cuales se identifican las necesidades de organizacin. El Sistema de
Organizacin Administrativa a su vez, prev y establece la estructura
organizacional para la elaboracin y ejecucin del Programa de
Operaciones Anual.
f. Sistema de Administracin de Personal.- Define, en relacin con el
Sistema de Organizacin Administrativa, las normas y procesos de
programacin de puestos, contratacin y asignacin de funciones del
personal necesario para desarrollar las funciones de las unidades
organizacionales.
El Sistema de Organizacin Administrativa a su vez conforma las reas y
unidades, establece medios e instancias de comunicacin, coordinacin
interna, externa y procesos que sirven de base para la programacin de
puestos, la contratacin y asignacin de funciones.

g. Sistema de Control Gubernamental.- Establece disposiciones y normas

bsicas de control interne relativas al Sistema de Organizacin
Administrativa y ejerce el control sobre el funcionamiento del mismo. El
Sistema de Organizacin Administrativa establece a su vez los manuales y
Reglamento Especifico de la Universidad, que sirven de base para el
control gubernamental.
Articulo 7. (Componentes del Sistema de Organizacin Administrativa).Esta conformado por tres Procesos:
a. Anlisis Organizacional
b. Diseo Organizacional
c. Implantacin del Diseo Organizacional.
Articulo 8. (Responsable de la Aplicacin del Reglamento Especfico).El anlisis, diseo e implantacin de la estructura organizacional de la Universidad
es responsabilidad de la Mxima Autoridad Ejecutiva y de los servidores pblicos
en su mbito de competencia.
Articulo 9. (Revisin y actualizacin del Reglamento Especfico).- La Divisin
de Desarrollo Organizacional en coordinacin con el Departamento de
Planificacin y coordinacin revisaran, el presente reglamento al menos una vez al
ano y de ser necesario la actualizaran.
En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la
interpretacin del Reglamento Especfico de la Universidad, estas sern
solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Bsicas del SOA
aprobadas mediante R.S. 217055 de fecha 20 de mayo de 1997.
Articulo 10. (Adecuacin de la estructura organizacional).- La estructura
organizacional de la Universidad se adecuara de forma inmediata a la aprobacin
del Programa de Operaciones Anual y al Presupuesto y cuando se presenten
circunstancias internas y/o del entorno que lo justifiquen, en el marco de las
presentes normas y de las disposiciones legales vigentes en materia de
organizacin.
TITULO II
ANLISIS ORGANIZACIONAL
La metodologa que se aplicara estar relacionada con la E.E.S. (Evaluacin
Estratgica Situacional) que nos permitir visualizar las polticas base en materia
de Educacin Superior por parte del Gobierno, disposiciones legales vigentes al
interior de la institucin, el anlisis situacional, identificacin de las visiones en los
niveles macro, micro procesos, construccin de viabilidad, anlisis de problemas,
diseo de proyectos sistemticos de organizacin y operaciones (Recursos,

procesos, productos, resultados), para culminar con programas operacionales

estratgicos, logsticos y tcticos, que nos aproximen a la realidad y nos posibilite
crear espacios de transformacin.
Artculo 11. (Anlisis de la estructura organizacional).- Para el anlisis
organizacional se tomaran en cuenta todas las disposiciones legales vigentes y
que tienen relacin en materia de organizacin, especficamente la R.S. No
217055, el plan de desarrollo de la UMSA y el Programa de Operaciones Anual
que constituirn el marco de referencia del presente reglamento.
a) Anlisis Retrospectivo).- Los elementos analizar sern:
Las disposiciones legales en vigencia UMSA
Plan Estratgico Institucional
Plan operativo de la Gestin anterior
Informes de Auditoria operativas
b) La calidad de los servicios proporcionados a los usuarios.Para dicho anlisis se proceder a:
Identificacin y anlisis de los servicios que presta la Institucin, tanto en la parte
acadmica como administrativo
Anlisis de los niveles de satisfaccin de demandas de los usuarios, adems de
otros pblicos y administrativos.
c) La conformacin de unidades y reas.- Para realizar funciones y
atribuciones en el mbito acadmico, administrativo en relacin a los
procesos en los que intervienen.
d) La efectividad de los procesos.- Para este caso se evaluaran y
analizaran todos los procesos administrativos de la Institucin por reas y
niveles, determinando el cumplimiento de objetivos de la gestin y los
resultados alcanzados.
Se verificara si los procedimientos que los componen no son repetitivos de tal
manera que el tiempo empleado en la ejecucin de una tarea sea el estrictamente
necesario.
Se analizara si los procesos son ejecutados por las unidades organizacionales
tomando en cuenta la especializacin, es decir que no exista superposicin y
duplicidad de funciones.
e) La rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los
cambios que puedan suscitarse tanto internamente como en el
entorno.- Los ajustes necesarios en la institucin se realizaran de manera

sistemtica considerando los diferentes procesos a partir de los primeros

resultados que se consigan a partir del anlisis retrospectivo, que nos
mostrara indicadores cuali - cuantitativos. Por otro lado se analizara si la
estructura organizacional de la entidad constituye un medio para lograr los
objetivos de gestin establecidos en el POA institucional.
f)

Anlisis Prospectivo.- Se tomara como referencia el POA de la prxima

gestin y el presupuesto aprobado, para que en base a los resultados del
anlisis prospectiva sugiera acciones sobre fusin de unidades, creacin
de nuevas, unidades o cambios en la estructura que se deban establecer
por limitacin presupuestaria o cambio de objetivos.

Los criterios esenciales se enmarcaran en el cumplimiento de los objetivos y los

resultados acadmicos alcanzados.
Articulo 12. (Documento de anlisis).- El proceso de anlisis ser consolidado
en un diagnostico institucional, que reflejara la realidad actual de la entidad,
documento que servir de base para el rediseo organizacional, y que ser
aprobado por las instancias correspondientes.
Articulo 13. (Periodo de tiempo).- El anlisis organizacional se iniciara en el mes
de Julio y concluir en el mes de septiembre de cada gestin, de tal forma que los
reajustes se realizaran a partir de esa fecha.
Articulo 14. (Unidad responsable).- La unidad responsable de llevar a cabo
estos procesos de anlisis organizacional ser el Departamento de Planificacin y
Coordinacin UMSA, conjuntamente las Divisiones de Desarrollo Organizacional y
Planificacin Acadmica, en coordinacin con otras unidades administrativas y
acadmicas formalmente designados por la mxima instancia de la institucin.
TITULO III
DISEO ORGANIZACIONAL
CAPITULO I
PROCESO DEL REDISEO ORGANIZACIONAL
El diseo nos permitir identificar insumos (resultados del anlisis organizacional)
y establecer los procesos que nos viabilicen el diseo de estrategias de
departamentalizaciones, jerarquizaciones, comunicaciones y coordinaciones
internas, relacionamiento interinstitucional y finalmente alcanzar productos
(manual de organizaciones y funciones, manual de procesos).
Articulo 15. (Etapas del diseo organizacional).- Las etapas que se
contemplaran en este proceso son:

Identificar y clasificar funciones.- Se consideraran las atribuciones en la

disposicin legal que rige la UMSA.

Conformacin de reas organizacionales.- Determinar las funciones

orientadas a un objetivo especifico.

Especializacin volumen y complejidad: Clasificacin de unidades

organizacionales Sustantivos, Administrativos control - asesoramiento.

Criterios
que servirn para
conformacin de reas y unidades.

configurar

los parmetros para la

Artculo 16. (Formalizacin del diseo organizacional).- El diseo

organizacional se formalizara en los siguientes documentos, aprobados mediante
Resolucin de las instancias mximas de la Institucin:
a) Manual de Organizacin y Funciones que incluir
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Los objetivos institucionales.
El organigrama.
Para las unidades de Nivel jerrquico superior:
Los objetivos.
El nivel jerrquico y relaciones de dependencia.
Las funciones.
Las relaciones de coordinacin interna y externa. Para otras
unidades:
La relacin de dependencia.
Las funciones.
b)

Manual de Procesos que incluir:

La denominacin y objetivo del proceso.
Las normas de operacin.
La descripcin del proceso y sus procedimientos.
Los diagramas de flujo.
Los formularios y otras formas utilizadas.

Articulo 17. (Criterios para establecer el alcance de control).- El alcance de

control ser definido de acuerdo a los alcances de las funciones y
responsabilidades inherentes a cada rea administrativa y acadmica,
considerndose la opcin del reajuste en 4 unidades dependientes de otra.

Articulo 18. (Criterios que se utilizaran para la desconcentracin de las

unidades organizacionales).- La UMSA. de acuerdo a la Res. No 172/86 HCU de
fecha 28 de noviembre 1986, 122/93 de 23 de julio de 1993 se aprueba la
descentralizacin y desconcentracin de la Institucin. Otorgando a las facultades
autonoma en la administracin de sus recursos.
CAPITULO II
CONFORMACIN DE REAS Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Articulo 19. (Identificacin de los usuarios de la entidad y las necesidades de
servicio).- Los usuarios principales sern definidos por la poblacin de
estudiantes y sus necesidades para proceder y dar ajustes de acuerdo al Anlisis
Organizacional:
Prefacultativos
Pregrados
Postgrado
Otros
Por otro lado ser necesario la jerarquizacin a travs del:
a) Establecimiento de niveles jerrquicos: Estratgico, Ejecutivo y Operativo.
b) Delimitacin del mbito de competencia.
c) Definicin de tipos de autoridad (lineal, funcional).
Articulo 20. (Identificacin de los servicios y/o bienes que satisfacen estas
necesidades).- Los servicios que presta la entidad estn conformados bajo los
siguientes mbitos:
mbito institucional.
mbito acadmico - investigativo - cientfico.
mbito de interaccin, produccin y servicios.
mbito de administracin financiera.
Para cada uno de estos mbitos se propondrn metodologas abiertas, sistmicos
que brinden cobertura total, en base inductiva, procedimiento active, donde
participaran todos los miembros de la comunidad universitaria. Estos procesos
darn una visin conceptual humana y tcnica de la organizacin.
Articulo 21. (Rediseo de los procesos, resultados e indicadores).- La base
de estas transformaciones estarn enmarcadas en el Estatuto Orgnico de la
Universidad y otras disposiciones que garantizan su funcionamiento.

As mismo, estos debern ser adecuados al Plan de Desarrollo de la UMSA, Plan

operativo anual, como medidas de ajuste a la estructura orgnica. Los indicadores
que consideran estarn enmarcadas en el mbito acadmico - social.
Articulo 22. (Identificacin y conformacin de reas y unidades
organizacionales que llevaran a cabo las operaciones, especificando su
mbito de competencia).- Se ajusta las funciones de acuerdo al rediseo de los
procesos.
a) Estructura Orgnica de la UMSA:
Las mximas instancias de Gobierno de la UMSA estn conformadas por:
Congreso Universitario
Asamblea Docente Estudiantil
El Honorable Consejo Universitario
Comit Ejecutivo del H.C.U.
Los Consejos Facultativos
Los Consejos de Carrera
La Estructura Orgnica de la Administracin Central
b) Direccin y Coordinacin Superior Universitaria
Rector
Secretaria General
Unidades de Asesoramiento de Rectorado:
Planificacin y Coordinacin
Auditoria Interna
Asesora Jurdica
c)

Direccin Superior Acadmica:

Vicerrector
Secretaria Acadmica
Direcciones y Jefaturas de Departamentos:
o Bienestar Social
o Personal Docente
o Instituto de Desarrollo Regional (IDR)
o Departamento de Investigacin Postgrado e Interaccin social
(DIPGIS)
Jefaturas de Divisin de los Distintos Departamentos

d) Direccin Administrativa y Financiera:

Director Administrativo y Financiero

Jefaturas de Departamento:
o Presupuesto y Planificacin Financiera
o Contabilidad
o Tesoro Universitario
o Infraestructura
o Recursos Humanos Administrativos
Jefaturas de Divisin de los Distintos Departamentos
e) La Estructura de las Unidades Acadmicas
Decanato
Vicedecanato
Direcciones de Postgrado
Administracin Desconcentrada
Bibliotecas
Directores de Carrera
Directores de Institutos
Jefes de reas y Proyectos
En la actualidad, la UMSA cuenta con 13 Facultades:
Facultad de Medicina
Facultad de Odontologa
Facultad de Farmacia y Bioqumica
Facultad de Ciencias Puras y Naturales
Facultad de Ingeniera
Facultad de Agronoma
Facultad de Ciencias Geolgicas
Facultad de Arquitectura y Artes
Facultad Tcnica
Facultad de Ciencias Sociales
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educacin
Facultad de Ciencias Jurdicas y Polticas
Facultad de Ciencias Econmicas
Cuenta adems con 54 Carreras, 35 unidades acadmicas dedicadas a la
investigacin, interaccin social y prestacin de servicios y 10 unidades orientadas
a la programacin organizacin y realizacin de diplomados y maestras,
doctorado.
Las instancias de relacionamiento interinstitucional estarn en sujecin al
contenido de las disposiciones legales en vigencia segn sea su competencia.

La conformacin de reas y unidades organizacionales estarn definidas por los

resultados de las evaluaciones diagnosticas, los cuales sern adecuados en
funcin de los procesos peculiares y sus grades de contribucin a los objetivos y
misiones de la institucin,

CAPITULO III
COMUNICACIN Y COORDINACIN ORGANIZACIONAL
Articulo 23. (Definicin de los canales y medios de comunicacin).- Los
canales de comunicacin definidas formalmente de manera ascendente
(interpretativa) descendente (determinativa) y funcional a partir de procesos de
informacin definidos en las reas y unidades de la Institucin.
Articulo 24. (Determinacin de las instancias de coordinacin interna).- La
determinacin de estas instancias se consolidaran en Consejos permanentes
vigentes en la actual gestin Institucional.

Consejo Acadmico Universitario

Consejo de Planificacin
Consejo Administracin Financiera
Comisin de Evaluacin y Acreditacin
Comisin Administrativa Financiera
Comisin Institucional
Comisin de Infraestructura
Comisin de Cultura
Comisin Acadmica Universitaria

Otras comisiones sern conformadas segn las necesidades de la UMSA y sus

unidades operativas y sern aprobadas por las instancias pertinentes.
CAPITULO IV
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
Articulo 25. (Definicin de los tipos e instancias de relacin
interinstitucional).- Las relaciones interinstitucionales sern definidas a travs de
diferentes convenios que tienen que ver con los mbitos acadmicos - cientfico,
investigacin, interaccin social, administracin financiera.

Las instancias de coordinacin sern definidas a partir de metodologas del

desarrollo organizacional y el establecimiento de marcos lgicos de accin.
Todas estas acciones sern aprobadas mediante Resolucin expresa del H.C.U.
Articulo 26. (Servicio a los usuarios).- Para una mejor atencin a nuestros
usuarios, durante el inicio, proceso y culminacin de su carrera universitaria se
establecern sistemas de informacin informatizada, fortaleciendo las actuales
unidades acadmicas de Kardex y centres de difusin de informacin.
Articulo 27. (Periodo de tiempo para el diseo organizacional).- Concluido el
anlisis organizacional de la institucin se proceder inmediatamente a una
evaluacin, control y proyeccin y seguimiento de todas nuestras actividades en
funcin de los mbitos sealados anteriormente, estableciendo fases de trabajo de
los procesos del rediseo de la estructura organizacional de manera permanente o
de acuerdo a procesos de cambio de la propia normatividad o contingencia interna
o externa, que estarn en funcin de:
a)

Insumos mensuales de organizacin y funciones, manual de procesos.

b)

Procesos: Se definirn estrategias de organizacin para alcanzar la misin

y los objetivos propuestos, cronograma de actividades que no perjudiquen
el normal desarrollo de la gestin acadmica, recursos necesarios
previstos en el presupuesto de la gestin, responsables, programas de
difusin: orientacin adiestramiento o capacitacin.

c) Producto: Organizacin dinmica y en funcionamiento.

La duracin del anlisis organizacional tendr una duracin de tres meses que se
iniciara el mes de julio de cada gestin.
El rediseo organizacional, tomara un tiempo de dos meses, que podr ser
modificado en funcin de las necesidades que existan y se iniciara en el mes de
septiembre de cada gestin.
Artculo 28. (Unidad responsable).- Departamento de
Coordinacin UMSA. - Divisin Desarrollo Organizacional.

Planificacin

TITULO V
IMPLANTACIN DEL DISEO ORGANIZACIONAL
Articulo 29. (Plan de implantacin).- La implantacin del diseo organizacional
tendr las siguientes etapas:
Para la implementacin del diseo organizacional se considera el contenido
mnimo del Plan:

1. Objetivo del Plan.

Los criterios para la formulacin del objetivo sern orientados en funcin del
nuevo estatuto orgnico, plan de desarrollo UMSA, POA.
2. Estrategias a aplicarse
Las estrategias estarn definidas por los mbitos sealados anteriormente y
completados por alternativas de fuentes de financiamiento internas y externas,
procesos de evaluacin y acreditacin acadmica, niveles de eficiencia, calidad
y excelencia en la formacin de profesionales.
3. Cronograma de actividades
Por la dinmica y la complejidad de la administracin universitaria, este ser
definido y comunicado por la entidad en cada uno de sus procesos.
4.

Recursos:
Humanos
Materiales
Financieros

Para potenciar los recursos actuales que tiene la institucin, se definirn criterios
de eficiencia, eficacia, productiva, en cada uno de los procesos, buscando
resultados de calidad en la enseanza de la Educacin Superior.
Articulo 30. (Requisitos para la implantacin).- El diseo organizacional se
establece para alcanzar los objetivos del Programa de Operaciones Anual, por lo
cual constituyen requisitos para su implantacin, la puesta en marcha del
Programa de Operaciones Anual, sus bases estratgicas, y la disponibilidad de los
recursos humanos, fsicos y financieros previstos.
El personal Superior y el personal involucrado en los cambios organizacionales,
debern participar activamente durante todo el proceso para facilitar el logro de los
objetivos planteados.
Articulo 31. (Etapas de la implantacin).- El proceso de implantacin,
considerara las siguientes etapas:

Difusin del Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procesos y

otro material diseado para tal fin.

Orientacin, adiestramiento
involucrados.

Aplicacin del Plan de acuerdo a las estrategias aprobadas.

y/o

capacitacin

de

los

funcionarios

Seguimiento para realizar los ajustes necesarios.

RESPONSABLES:
La unidad responsable ser el Departamento de Planificacin y Coordinacin de la
UMSA y las Divisiones de Desarrollo Organizacional y Divisin de Planificacin
Acadmica. Por otro lado la entidad haciendo uso de sus facultades, atribuciones
y competencias sealara las unidades responsables de Ejecutar y determinar los
niveles de coordinacin para su desarrollo en la entidad.
PERIODO DE TIEMPO REQUERIDO:
El periodo de inicio se realizara en Julio de cada gestin y concluir en Febrero de
la siguiente gestin.
APLICACIN DEL SOA:
El SOA ser aplicado:
1.
2.
3.

Inicio de gestin.- Considera todas las etapas de los procesos.

Cambio contingencial.- Considera algunas etapas de los procesos en
razn de nuevas disposiciones internas y/o externas.
El SOA se retroalimentara a partir de sus procesos de anlisis, proceso de
diseo, proceso de implantacin.