GESTIN DEL TALENTO HUMANO

CDIGO:
APO5-P-013

PROCEDIMIENTO
EXAMENES MEDICOS
OCUPACIONALES Y ARCHIVO DE
HISTORIAS CLINICAS

VERSIN: 1
FECHA DE
VIGENCIA
25/Apr/2016

1. OBJETIVO
Identificar el ptimo estado de salud de los funcionarios de Agencia Nacional de Minera
ANM, previo al ingreso, posterior a un accidente de trabajo, durante el desempeo del
cargo y en el momento del retiro definitivo de la Entidad. Establecer el procedimiento a
seguir en caso de la realizacin de exmenes mdicos, as como ser gua para todas aquellas
personas que deban dirigir y controlar la totalidad de actividades relacionadas con el
manejo de los trabajadores.

2. ALCANCE
El presente procedimiento estandariza la metodologa aplicada en la Agencia Nacional de
Minera para sus funcionarios, dando cumplimiento a la legislacin vigente en cuanto a los
procesos de evaluaciones mdicas ocupacionales y reserva de la historia clnica producto
de las mismas.

3. DEFINICIONES
ANAMNESIS: Interrogatorio que se realiza a la persona en bsqueda de informacin acerca
de datos generales, antecedentes, identificacin de sntomas y signos, as como su
evolucin.
EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL: Acto mdico mediante el cual se interroga y examina a
un trabajador, con el fin de monitorear la exposicin a factores de riesgo y determinar la
existencia de consecuencias en la persona por dicha exposicin. Incluye anamnesis, examen
fsico completo con nfasis en el rgano o sistema blanco, anlisis de pruebas clnicas y
paraclnicas, tales como: laboratorio, imgenes diagnsticas, electrocardiograma y su
correlacin entre ellos para emitir el diagnstico y las recomendaciones.
EXAMEN MDICO DE INGRESO: Una de las obligaciones del empleador, segn el Cdigo
Sustantivo del Trabajo, es la de hacer practicar al trabajador, a raz de su seleccin o ingreso,
un examen mdico de ingreso que establezca su estado de salud y los riesgos o
enfermedades adquiridos en otras empresas. Son aquellas que se realizan para determinar
las condiciones de salud fsica, mental y social del trabajador antes de su contratacin, su
funcin de las condiciones de trabajo a las que estara expuesto, acorde con los
requerimientos de la tarea y perfil del cargo. El objetivo es determinar la aptitud del
trabajador para desempear en forma eficiente las labores sin perjuicio de su salud o la de
terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se desea contratar con sus
capacidades fsicas y mentales; establecer la existencia de restricciones que ameriten

alguna condicin sujeta a modificacin, e identificar condiciones de salud que estando

presentes en el trabajador, pueden agravarse en desarrollo del trabajo.
EXAMEN MDICO PERIDICO: Es aquella valoracin mdica que se realiza durante la
permanencia de la persona en la compaa, en el cual se determina si su condicin de salud
ha cambiado o no por el desempeo del cargo. Este generalmente se realiza cuando el
trabajador cumple su segundo ao en la empresa y se contina haciendo bianualmente. Las
evaluaciones medicas ocupacionales peridicas se clasifican en programadas (Sistemas de
vigilancia
epidemiolgica
y
por
cambio
de
ocupacin)
Evaluaciones mdicas peridicas programadas: se realizan con el fin de monitorear la
exposicin a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones
temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por
la labor o por la exposicin al medio de trabajo. As mismo, para detectar enfermedades de
origen comn, con el fin de establecer un manejo preventivo. Dichas evaluaciones se
realizan cada ao especialmente en los contratos donde se ha identificado el factor de
riesgo ruido (Medio), evento que afecta la salud de los trabajadores.
Evaluaciones mdicas por cambios de ocupacin: el empleador tiene la responsabilidad
de realizar evaluaciones mdicas al trabajador cada vez que este cambi de ocupacin y ello
implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposicin a nuevos o
mayores factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad
o frecuencia. Su objetivo es garantizar que el trabajador que mantenga en condiciones de
salud fsica, mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las
nuevas condiciones de exposicin afecte su salud.
EXAMEN MDICO DE RETIRO: Es la valoracin mdica que se le realiza a la persona una vez
se desvincula definitivamente de la compaa y es donde se determina en qu condiciones
de salud la persona se retira de la misma o si adquiri algn tipo de afeccin fsica o mental.
Una de las obligaciones del empleador, segn el artculo 57 del Cdigo Sustantivo del
Trabajo, es la sugerir practicar al trabajador dentro de los cinco das hbiles siguientes a la
terminacin del contrato de trabajo con el objetivo de valorar y registrar las condiciones de
salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
Si al realizar la evaluacin mdica ocupacional de egreso se encuentra una presunta
enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales no diagnosticados-, ocurridos
durante el tiempo en que la persona trabaj, la coordinacin del Grupo de Gestin de
Talento Humano o quien ella delegue, elaborar y presentar el correspondiente reporte a
la Administradora de Riesgos Laborales, las cuales debern iniciar la determinacin de
origen.
EXAMEN MDICO DE REUBICACIN POR AT: Es aquella valoracin mdica que se realiza
despus de sufrir un accidente de trabajo, en el cual se determina si su condicin de salud
es apta para laborar en el cargo o requiere de una reubicacin laboral con restricciones.
HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL: Es el conjunto nico de documentos privados,
obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronolgicamente las condiciones
de salud del trabajador los actos mdicos y los dems procedimientos ejecutados por el
equipo
de
salud
que
intervienen
en
su
atencin.

Puede surgir como resultado de una o ms evaluaciones medicas ocupacionales. Contiene

y relaciona los antecedentes laborales y de exposicin a factores de riesgo que ha
presentado la persona en su vida laboral as como resultados de mediciones ambientales y
eventos de origen profesional. En la historia clnica ocupacional se debe llevar un registro
de
las
evaluaciones
mdicas
realizadas,
el
cual
deber
contener:

Identificacin
del
trabajador,
tipo
y
fecha
de
evaluacin.
Identificacin de la entidad o persona que realizo la evaluacin.

Valoraciones
de
pruebas
complementarias
realizadas.
Datos del profesional o del prestador de servicios de salud ocupacional a los que sea
remitida
la
persona
y
fecha
de
remisin.
PERFIL DEL CARGO: Conjunto de demandas fsicas, mentales y condiciones especficas,
determinadas por el empleador como requisitos para que una persona pueda realizar
determinadas
funciones.
SELECCIN DE PERSONAL: Proceso estructurado y planificado que permite atraer, evaluar
e identificar con carcter predictivo, las caractersticas personales de un conjunto de
candidatos que les hacen ms idneos a un conjunto de caractersticas y capacidades
determinadas
previamente.
REINTEGRO LABORAL: Consiste en la actividad de reincorporacin del trabajador al
desempeo de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad o confort, despus de una incapacidad temporal o ausentismo,
as
como
tambin, actividades
de
reubicacin
laboral o
definitiva.
VALORACIONES O PRUEBAS COMPLEMENTARIAS: Son evaluaciones o exmenes clnicos o
paraclnicos realizados para complementar un determinado estudio en la bsqueda o
comprobacin de un diagnstico.

4. CONDICIONES GENERALES
Toda actividad econmica por sencilla que sea implica una serie de riesgos a los cuales se
ven expuestos sus trabajadores. Con base en lo anterior y conforme a lo establecido en la
Resolucin 2346 de 2007 se requiere determinar las condiciones fsicas y mentales
necesarias en una persona para desempear un cargo determinado, a travs de la
evaluacin mdica ocupacional. Para ellos se realizan las siguientes actividades:
4.1 REMISIN, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO A EXMENES MDICOS OCUPACIONALES.
Una vez se haya seleccionado al funcionario para su ingreso y se tenga la documentacin
completa del candidato se desarrollan las siguientes actividades:

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Documentos Internos:
Documentos Externos:
6. DETALLE DE ACTIVIDADES

No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Remitir a exmenes mdicos:

Cuando una persona sea
nombrada y acepte dicho
nombramiento, el Grupo de
Gestin de Talento Humano
entrega a la persona a vincular una
orden para la evaluacin mdica
de ingreso en la Unidad Mdica
autorizada, seleccionada, para que Gestor de Talento
se realice la toma del examen
Humano
mdico ocupacional de ingreso y
otros exmenes complementarios
segn Profesiograma. Anexo 1.
Para el personal que realiza
actividades crticas se realizan
exmenes mdicos
complementarios especficos para
la actividad a desarrollar.
Evaluacin exmenes mdicos:

Una vez tomados estos exmenes,

son remitidos por los centros
mdicos a la empresa, con el
formato de aptitud para el cargo,
all se verifica si la persona es apta
para el cargo, cuenta con algunas
restricciones o es No apto para
desempear el cargo.
Seguimiento a recomendaciones
exmenes mdicos:
Al recibir concepto de aptitud o
informe de resultados de examen
mdico. Se le entrega al
colaborador el informe de
resultados de examen mdico que
incluye las indicaciones.
Se hace seguimiento peridico del
cumplimiento de las indicaciones
(asistencia a controles mdicos),
solicita el soporte al colaborador.

CONTROLES Y/O
REGISTROS
RELACIONADOS

Planilla de control y/o

correos electrnicos.
Remisin a examen
mdico.

Centro de atencin
medica con licencia
en Salud
Ocupacional.
Gestor de talento
humano.
Mdico especialista
en medicina del
trabajo o salud
ocupacional, con
licencia vigente en
salud ocupacional.

Certificado mdico
ocupacional indicando las
restricciones existentes y
las recomendaciones o
condiciones que se
requiere adaptar para
que el trabajador pueda
desempear la labor.

Gestor de talento
humano

Comunicado al
trabajador relacionando
las recomendaciones al
trabajador.

Es mdicamente apta la persona

para el cargo?:
Si:5
No:6

Gestor de talento
humano

Realizar proceso de vinculacin:

Qu condiciones tiene el
empleado para ser contratado.

Gestor de talento
humano

Revisar Proceso de vinculacin:

Se revisa el proceso de vinculacin
de una persona cuando se
identifican condiciones de salud
en el trabajador, que al ser
comparados actividades o
demandas del oficio puede
generar perjuicio en sus
capacidades fsicas y mentales;

Gestor de Talento
Humano

Acto Administrativo

Realizar exmenes peridicos:

Cuando la persona, completa un
ao en la empresa es programada
por la Coordinacin de Grupo de
Gestin de Talento Humano, para
la toma de los exmenes
peridicos. Esta actividad se hace
en coordinacin con la IPS que
preste los servicios de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Gestor de Talento
Humano

Correo electrnico

Recibir y evaluar exmenes

mdicos peridicos:
Si despus de ste proceso la
persona es clasificada como apta,
continua laborando, si presenta
algn tipo de restriccin, se tiene
en cuenta y se realiza un
seguimiento, si no es apta, se
procede a la reubicacin en caso
de requerirse.

Coordinacin del
Certificado mdico
Grupo de Gestin de
ocupacional
Talento Humano

La persona requiere que se

reubique:
Si: 9
No: Sigue laborando

10

Reubicacin de persona:
Se revisa la planta de personal con
el fin de conocer en qu cargo se
puede desempear

Coordinacin del
Grupo de Gestin de Planta de Personal
Talento Humano

11

Realizar exmenes de retiro:

En el momento que es emanado el
acto administrativo de aceptacin
de la renuncia, o terminacin de
contrato se le entrega junto con el
acto administrativo, la orden para
la toma del examen mdico de
retiro por parte de la IPS, durante
un tiempo no mayor a los 5 das
Gestor de Talento
hbiles siguientes. Posteriormente
Humano
se verifican los resultados. Si el
trabajador no se hace este
examen durante el plazo
establecido, la empresa no asume
ninguna responsabilidad,
quedando est a cargo del
trabajador. Es potestad del
trabajador realizarse estos
exmenes.

Orden para examen

mdico

12

Realizar examen Post Incapacidad:

Cuando un funcionario ha tenido
una incapacidad medica de origen
comn o laboral mayor o igual a
30 das se remite a la IPS para la
valoracin mdica ocupacional.
Posteriormente se verifican los
resultados con el fin de revisar las
condiciones de aptitud fsica; si es
necesario reubicar o acatar
recomendaciones mdicas.

Certificado mdico
Ocupacional

13

La persona requiere que se

reubique:
Si: 9
No: Sigue laborando

Gestor de Talento
Humano

4.2 DILIGENCIAMIENTO, CUSTODIA, CONFIDENCIALIDAD, CONSERVACIN DE HISTORIAS

CLINICAS OCUPACIONALES.
La historia clnica se diligencia en el formato de HISTORIA CLNICA OCUPACIONAL,
detallada as.
1. Fecha, departamento, ciudad donde se realiza la evaluacin medica
2. Persona que realiza la evaluacin medida.
3. Actividad econmica del empleador.
4. Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y riesgos
profesionales a las cuales est afiliada la persona.
5. Datos de identificacin y sociodemogrficos del trabajador.
6. Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo nfasis en la

ocurrencia de accidentes o enfermedades profesionales y su atencin as como en

antecedentes ocupacionales, indicando nombre de la empresa, actividad econmica,
seccin, cargo u oficio, descripcin de tareas o funciones y anexando todo documento,
soporte o fundamento aportado por la persona evaluada, en especial, lo correspondiente
al desarrollo de tareas y funciones. Igualmente, proceder a complementar la informacin
existente en la historia clnica cuando hubiere sido registrada con anterioridad.
7. Tiempo en aos y meses de antigedad en cada cargo u oficio desempeado por el
evaluado.
8. Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto, anotando niveles de
exposicin y valores lmites permisibles a la fecha de la medicin, si los hay, en cada oficio
realizado, segn lo referido por el trabajador y la informacin que se suministre como
parte de los antecedentes laborales. Se debe deber incluir en el listado, el tiempo en aos
y meses de exposicin a cada agente y factor de riesgo y las medidas de control
implementadas.
9. Datos resultantes del examen fsico.
10. Impresin diagnostica o diagnostico confirmado, que puede incluir la presuncin de
origen profesional, cuando hubiere, caso en el cual se deber fundamentar brevemente.
Una vez diligenciada la historia clnica el mdico debe realizar un informe de aptitud del
trabajador para el cargo que va a desempear en el formato concepto de aptitud laboral
manejado por la respectiva unidad mdica; este diligenciamiento es responsabilidad
exclusiva del Mdico con especializacin en seguridad y salud en el trabajo y licencia en
salud ocupacional vigente.
4.3 RESERVA DE LA HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL:
La historia clnica ocupacional y en general, los documentos, exmenes o valoraciones
clnicas o paraclnicas que all reposen son estrictamente confidenciales y hacen parte de la
reserva profesional; por lo tanto, no podrn comunicarse o darse a conocer, salvo los
siguientes casos.
1. Por orden de autoridad judicial.
2. Mediante autorizacin escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera con
fines estrictamente mdicos.
3. Por solicitud del mdico prestador de servicios en salud ocupacional, durante la
realizacin de cualquier tipo de evaluacin mdica, previo consentimiento del trabajador,
para seguimiento y anlisis de la historia clnica ocupacional.
4. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la perdida de
la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
4.4 CONSERVACIN Y CUSTODIA:
La IPS contratada para realizar la evaluacin mdica; tendr la guarda y custodia de las
evaluaciones medico ocupacionales y de la historia clnica ocupacional, estas son
conservados por un perodo mnimo de veinte (20) aos, contados a partir del momento
en que cese la relacin laboral del trabajador con la empresa
4.5 PERSONAL RESPONSABLE DE REALIZAR LAS EVALUACIONES MDICAS OCUPACIONALES:
Las evaluaciones mdicas ocupacionales deben ser realizadas por mdicos especialistas en
medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente en salud ocupacional.,
garantiza que las unidades mdicas y/o Instituciones prestadoras de servicios en salud

ocupacional, que practican los exmenes mdicos ocupacionales (ingreso, peridicos,

egreso, reubicaciones laborales) cuenten con la licencia en salud ocupacional, al igual que
los mdicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con licencia vigente
en salud ocupacional.

7. ANEXOS

Diagrama de Flujo

Profesiograma.

VERSIN

FECHA

25/May/2016

Cargo:
Fecha:

Eliana Catalina
Serrano Rey
Gestor T1 G 10
11/Nov/2015

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

creacin

ELABOR
Nombre:

Anexo

REVIS
Nombre:
Cargo:
Fecha:

Sandra Pilar Bojaca

Gutierrez
Gestor T1 G 10
17/Nov/2015

La copia impresa de este documento deja de ser controlada

APROB
Gustavo Mauricio
Nombre: Martinez
Perdomo
Vicepresidente
Cargo: Administrativa y
Financiera
Fecha: 25/Apr/2016