CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentacin mercantil, toda constancia escrita

de una transaccin comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de

contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de

contabilidad son tan slo un medio de prueba y en ciertos casos
puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos

documentos que se pueden negociar a travs de endosos,
descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por
una persona natural o juridica dirigida a otra persona tambien natural

o juridica, con el objeto de exigir que sta efectue el pago de una

determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segun el pas donde se

practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades
de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo

basta presentar el mismo da de su giro o cualquier otro da
para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta
prctica.

A das o meses vista. Esta modalidad tiene la caracterstica

de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha
de aceptacin de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el
aceptante y firmado el compromiso de pagara.

A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de

vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue
girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao civil,
es decir computando los das que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifca la fecha de pago

en la letra de cambio.

MODELO DE LA
LETRA DE
CAMBIO
La letra de cambio
puede seguir el
siguiente modelo:
El llenado de una
letra de cambio se
realiza de la
siguiente manera:
1. Valor o importe
de la letra de
cambio en
nmeros.
2. Fecha de emisin de la letra de cambio.
3. Nmero correlativo de letras de cambio que emite la empresa.

4. Plazo o fecha de vencimiento.

5. Letra o Unica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su direccin y telfono.
10.

Firma del acreedor.

EL PAGARE

El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma

fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este
documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan
efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas
y rbricas antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

o A das o meses fecha.
o A fecha fija.

Los pagars peden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente por
el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de
vencimiento.
2. Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando
existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y

mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha de

vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con
una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad, etc.
4. Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos de
que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en este
caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el
valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la fecha de
vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin de
las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se otorgue con
garantas personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagar
puede tomar el siguiente
modelo:
Para el llenado del
pagar se procede de
la siguiente manera:
1. Importe en
cantidad de la
deuda.
2. Nombre
completo del
deudor.
3. Fecha de
vencimiento de
la obligacin.
4. Nombre del
beneficiario o
acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de inters ordinario.

7. El porcentaje de inters penal en caso de mora.

8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisin del pagar.
10.

Firma del deudor.

11.

Firma del garante.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de
dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de
Bancos.
Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista
retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos
depositados en poder del librado o Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes caractersticas:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe

tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o
haber recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud
de una apertura de crdito.

El cheque se puede girar por dos modalidades:

o Al portador.
o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o
jurdica.

FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:
En la emisin de cheuqes se deben cumplir con los siguientes
requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisin del
cheque.
3. Nombre del
beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o
librador.
6. Nmero del cheque.
7. La clave o nmero de
cuenta.CREATE A
2. Documentos no Negociables. Son todos aquellos
documentos que sirven de base para los registros en los libros
de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el
punto de vista legal.
A continuacin se presenta todos los documentos mercantiles
utilizados en la practica de la contabilidad.
EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona
acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de
dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
Existen varios tipos de recibos, entre los ms importantes tenemos
los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.

Recibo de Caja de Egreso.

Recibo de Alquiler.

Recibo de Depsito en cuenta corriente.

Recibo de Depsitos en garanta.

Recibo de Depsitos en custodia.

Recibo de Depsito a plazo fijo.

Recibo de Depsito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de
efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros
deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la
siguiente estructura:
Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la
correlatividad de los mismos.
La emisin se efecta de la siguiente
forma:
1. Importe en numeral.
2. Nombre de quin se recibe el
efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que
no corresponde.
4. Una breve descripcin del pago.
5. Nmero del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisin.
7. Firma de cajero, en seal de haber recibido conforme.

LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que
otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios,
con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y
condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de
propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista
contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la

constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque

que respalda el nacimiento de una obligacin, para el
comprador.

Se utiliza para fines estadsticos y para el control del

movimiento de las mercaderas y cuentas por cobrar.
CREATE A

EL VALE

Es un documento de crdito que se utiliza como promesa de pago por

el cual el deudor se compromete a pagar a su acreedor cierta
cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se determinan en el
mismo documento.
PERSONAS INDISPENSABLES QUE INTERVIENEN:
1. Emitente: Es el girador (deudor)
2. Tenedor: Es el girado (acreedor)
FORMAS DE GIRO:
a) A fecha fija:
Es cuando se fija en el vale la fecha de vencimiento en un da exacto.
b) A cierto plazo de la fecha de giro o emisin:
En este caso el vale se vence transcurrido el tiempo desde el da que
se emiti, segn lo convenido.

CLASES DE VALE:
1. Vale a la orden:
Es cuando se emite con la expresin "a la orden", a nombre de una
persona determinada y es endosable.
2. Vale nominativo:
Este vale es emitido a nombre de una tercera persona cuyo nombre
figura en el mismo documento, por lo que no puede ser endosado sin
previa autorizacin o notificacin escrita al emisor.
3. Vale al portador:
En este caso se emite con la expresin "al portador". Cuando este
vale se usa en operaciones mercantiles, tiene el mismo efecto de la
letra de cambio. Este tipo es el ms utilizado comercialmente.
ENDOSO:
Es la transferencia del derecho de propiedad a otra persona para que
pueda cobrar, este derecho tiene la orden para transferir la propiedad
del documento.
El endoso se realiza en el reverso del vale, indicndose el nombre del
nuevo poseedor (endosatario), el lugar, la fecha del endoso y la firma
del endosante.
TIPOS DE ENDOSO:
a) Endoso en propiedad:
Es cuando se transfiere el documento a otra persona como nuevo
propietario.

b) Endoso en procuracin:
En este endoso slo se faculta a una tercera persona para que
efecte el cobro.
c) Endoso en garanta:
En este caso el documento se entrega como prenda por alguna deuda
u obligacin.

Definicin de Nota de Remisin

Una nota de remisin es un
tipo de documento que se
utiliza cuando existe una
relacin de compra entre
dos partes, y se extiende a
hora en la que una de las
partes hace entrega de
artculos o productos a la
otra. Es importante destacar
que no tiene el mismo valor
que una factura, si no que
acta como un comprobante
que los artculos han sido
entregados por una parte y
recibidos por la otra. Es un
documento que sirve para

realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, slo

puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadera firma en
conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.

la

de

La nota de remisin para que tenga valor legal, tiene que poseer algunos
datos claves acerca de la entrega de artculos o productos. Principalmente,
el nombre de aquella empresa que est entregando los productos (que
adems los ha vendido a la otra parte, y por tanto se denomina parte
acreedora), el lugar donde se efecta la entrega (calle, ciudad, cdigo
postal, estado o distrito, pas), fecha completa (da, mes, ao) en la cual se
est concretando la operacin, y datos de quien recibe la mercadera (que
se denomina parte compradora o deudora en caso que los productos no
hayan sido todava abonados).
Luego, se deber describir los productos vendidos y que estn siendo
entregados, cantidad de cada uno de ellos, breve descripcin del producto,
para que luego el comprador pueda realizar la verificacin de que lo
remitido coincide con el pedido entregado. Puede o no llevar sello de pago
efectuado, o en su defecto, aclarar que los productos sern abonados
mediante cuenta corriente entre las partes que actan en la transaccin.
La nota de remisin puede ser extendida ante la compra-venta de cualquier
tipo de producto, desde alimentos hasta muebles. Para el comprador tiene
la funcin de luego poder controlar o constatar que lo especificado en el
documento es lo que realmente se encuentra en los bultos que han sido
entregados fsicamente, y que han sido facturados (y cobrados o sern
cobrados). Por otra parte, para el vendedor tiene la funcin de contar con un
documento donde el comprador ha recibido de manera conforme la
mercadera.

Puede conocerse con otras denominaciones, otros nombres, como remito

a secas, gua de entrega o de despacho, y nota de entrega, dependiendo en
general del lugar donde nos encontremos.

1.10. Nota abono (debito)

Es un comprobante que utiliza la
empresa para cargar en la cuenta
de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisin o error en la
liquidacin de facturas y los
intereses causados por financiacin
o por mora en el pago de sus
obligaciones.

Nota Dbito
1.11 Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las
mercancas, para su
contabilizacin se utiliza un
comprobante llamado nota
crdito.
Este comprobante se prepara
en original y dos copias; el
original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.