Universidad Nacional de Cajamarca

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

Escuela Acadmico Profesional De Ingeniera en Industrias Alimentarias

ASIGNATURA

Administracin de Empresas

DOCENTE

Marco Antonio

INTEGRANTES

- Calua Terrones Joel

-

CICLO

Jaeger Miranda Anghela

Laura Huamn Johselin
Pompa Castope Leonidas
Romero Cojal Jos
Villanueva Vasquez Neyci

IV

Cajamarca, 16 de Octubre del 2013

Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento de nuestra Diversidad

EL CONTROL ADMINISTRATIVO
I.

II.

OBJETIVOS
Tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o desvos con
el fin de corregirlos y evitar su repeticin.
Estandarizar el desempeo mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos
escritos o programas de produccin.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante
entrenamiento de personal, inspecciones, control estadstico de calidad y sistemas de
incentivos.
Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de evaluacin de
desempeo del personal, supervisin directa, vigilancia y registros, incluida la
informacin sobre produccin por empleado o sobre prdidas por desperdicio por
empleado.
Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de stos en la planeacin,
puesto que ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin del comportamiento de
los individuos para conseguir los resultados deseados.
Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan
caractersticas diferentes en cada organizacin o en cada rea de la organizacin o
incluso en cada nivel jerrquico.
FUNDAMENTO TEORICO
PROCESO ADMINISTRATIVO: EL CONTROL
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual
y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de
las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra
donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control
facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los
planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los
recursos para cumplir con metas especficas, despus se verifican las actividades
para determinar si se ajustan a los planes.
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino
control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le
asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin.
Segn, Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las
actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y
para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner
manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar
que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".

 IMPORTANCIA
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear MEJOR CALIDAD

Enfrentar el CAMBIO
Producir ciclos ms RAPIDOS
AGREGAR VALOR
Facilitar la delegacin y EL TRABAJO EN EQUIPO

El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una

compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de
niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del
control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecucin de
planes. Aunque el alcance del control vara de un administrador a otro, los
administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de
manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en
cualquier nivel.
En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de
suma trascendencia el control en una empresa:
Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de
lograr los propsitos.
Posibilita el anlisis de lo realizado con lo planificado.
Las tcnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad
administrativa.
Se constituye para los jefes en una herramienta, a travs de la cual se
comprueban si los propsitos de la organizacin son alcanzados de
acuerdo a la planificacin.
EJEMPLO
BIKESPORTS C.A.
Compaa fundada por Enrique vila-Aristimuo en el ao 1992.
Esta se encarga de la fabricacin y venta al mayor de bicicletas montaeras de
tres tamaos (20, 24 y 26). Para 1994 la empresa logr situarse entre una de
las mejores del ramo, con una produccin anual de 30.000 unidades y con unas
ventas que superaban los 85 millones de Bolvares. 5 aos ms tarde, el Sr.
Enrique vila-Aristimuo, quien para ese ao era el presidente de la compaa,
fallece quedando sta en manos de sus dos hijos quienes en el ao 2000
decidieron venderla a una firma estadounidense llamada AMF Corporation.

Estos nuevos dueos deciden redisear todo el organigrama funcional, para

igualarlo a sus otras sucursales existentes en el mundo. Estos cambios trajeron
consecuencias en todos los niveles de la organizacin.
- En El Departamento De Finanzas
Motivado por los cambios en el diseo y en la produccin de las bicicletas, se
han producido una serie de gastos que han sido difciles de cubrir por la
empresa, debido a la disminucin en las ventas. El gerente de finanzas
determina el problema y lo comunica a la gerencia general.
VARIABLE: Por las pocas ventas registradas, no se han podido cubrir los
gastos generados en los departamentos de produccin y diseo, lo que
ocasiona que la produccin se paralice por falta de presupuesto.
Alternativa # 1
Solicitar un prstamo a una institucin financiera para cubrir los gastos.
Ventajas
-Se podran cubrir los gastos producidos por los cambios hechos en las
bicicletas. -Aumento de la produccin.
-Aunque esta solucin nos traera deudas futura, estas podran ser cubiertas
con el aumento en las ventas que se desea conseguir.
Desventajas
-Esta alternativa traera ms deudas a la empresa.
-Un aumento en las tasas de inters, producir un alza en la cantidad a pagar y
si no se alcanza el nivel de ventas deseado, puede traer consecuencias
negativas a los objetivos de la empresa.
Alternativa # 2
Se pueden vender acciones de la compaa, para financiar los gastos y
diversificar el capital.
Ventajas
-Se conseguira el dinero necesario para cubrir los gastos.
-Los nuevos socios pueden aportar ideas para el beneficio de la organizacin.
-Las obligaciones estaran divididas entre los socios.

Desventajas

-La empresa dejara de tener un nico dueo y pasara a ser de varias

personas.
-Las ganancias obtenidas en un periodo, estaran divididas entre cada uno de
los socios.
Alternativa # 3
Para cubrir los gastos se podra recurrir a la opcin de reducir personal.
Ventajas
-Ayudara a cubrir los gastos de produccin y la empresa, de esta manera,
pueda continuar su actividad.
Desventajas
-Esta reduccin de personal acarreara gastos en el pago de liquidaciones.
-Se producira una reduccin en la mano de obra, haciendo ms lenta la
produccin.
DECISIN A TOMAR
La alternativa #1 es la ms favorable para la organizacin, debido a que se est
consiguiendo el dinero para cubrir los gastos de produccin y diseo a travs
de un prstamo. La empresa sigue en manos de los mismos dueos y con una
aumento en las ventas se logra pagar la deuda y conseguir las ganancias.

PROPSITO Y FUNCIN DEL CONTROL

El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los
planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para
adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que
los planes trazados se implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:

Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de

produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para
los vendedores.
Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes,
ao.)
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.
Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales
como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna
variacin, continuar con la actividad.

 EL PROCESO DEL CONTROL

Las tcnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en
efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra accin
dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de
control en una organizacin, y sin importar que se vaya a controlar, existen tres pasos
bsicos que son:
1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos;
2) Medicin del desempeo o resultado obtenido y
3) Ejecucin de las acciones correctivas.
1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran incluidos todos los
estndares o unidades de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la
cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad,
etc.
2) Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicin
del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a
manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las
acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones
probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero an en ausencia
de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente posible.
3) Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeo
no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere una intervencin. Las
medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones
de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

Rediseando los planes o modificando las metas.

O bien, pueden corregirse ejerciendo la funcin de organizacin, ya sea reasignando o
aclarando deberes y tareas.
Tambin pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor seleccin
y capacitacin de los empleados.
Haciendo uso de la medida ms radical dentro de una empresa: el cesamiento del
empleado.
Ejerciendo tcnicas efectivas de liderazgo y motivacin, como las detalladas en este
curso.
REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
Establecimiento de los medios de control.
Operaciones de recoleccin de datos.

 Interpretacin y valoracin de los resultados.

Utilizacin de los mismos resultados.
HERRAMIENTAS DEL CONTROL
Existen Siete Herramientas Bsicas que han sido ampliamente adoptadas en las
actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y
solucin de problemas operativos en los ms distintos contextos de una
organizacin.
El ama de casa posee ciertas herramientas bsicas por medio de las cuales puede
identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas,
tijeras, agujas, corta uas y otros. As tambin para la industria existen controles o
registros que podran llamarse herramientas para asegurar la calidad de una
fbrica, esta son las siguientes:
Hoja de control (Hoja de recogida de datos )
Histograma
Diagrama de pareto
Diagrama de causa efecto
Estratificacin (Anlisis por Estratificacin)
Diagrama de scadter ( Diagrama de Dispersin)
Grfica de control.

TIPOS DE CONTROL
1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a
la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se
tengan listos para iniciar las actividades.
2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo);
Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha.
3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (re-planificacin), concentrando la
atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

BASES DE CONTROL
El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades:
Planear y Organizar
Hacer
Evaluar
Mejorar
PLANEAR Y ORGANIZAR: Los objetivos son los programas que desea lograr
la empresa, los que facilitaran alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerme y cmo.
HACER: El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organizo la
consecucin de los objetivos.

EVALUAR: El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la

informacin.
MEJORAR: La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern
las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

AREAS DE CONTROL
reas de Produccin: Si la empresa es industrial, el rea de
produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera
prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan
los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin
son los siguientes:

Control de Produccin
Control de Calidad
Control de costos
Control de los tiempos de produccin
Control de inventarios
Control de operaciones Productivos
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios

rea Comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos

rea Financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los

recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de
caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se
presentan a continuacin:
Control presupuestario
Control de costos

rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal,

los principales controles que se aplican son los que siguen:
Control de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios

 TECNICAS PARA EL CONTROL

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos(memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos,Gannt,etc
Procedimiento hombre mquina, mano izquierda, mano derecha,
etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
Reportes e informes: Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.
Para disear un informe se considera:

Concentracin sobre las acepciones

Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales.
Equilibrio entre la uniformada y la variedad.
Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL

Normalmente la no consecucin de los objetivos fijados con anterioridad que han sido
medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicacin
que se fundamenta en la bsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser
objetivo y centrarse en las tcnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no
caer en errores tpicos de la supervisin como son los siguientes:
Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en
vez de causas y posibles soluciones . Es cierto que como deca WEINER los sucesos
imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto pero

esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron
origen.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado
especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el
restablecimiento del equilibrio , reacciona negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por
lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la
libertad individual para actuar y auto controlarse.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo
que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

CONCLUSIONES

El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el

que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y
objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a travs de esta funcin se pueden
precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la
organizacin se encuentre encaminada de manera correcta.
El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta
forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no
solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser

realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se
solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones
que se presenten.

LINKOGRAFIA:

http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Funci%C3%B3n-Control-EnEl-Proceso/9226.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/ControlAdministrativo/798.html
http://losprocesosadministrativos.blogspot.com/2008/04/conclusion.ht
ml
http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/el-control.html
http://www.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-procesoadministrativo-presentation
http://www.slideshare.net/GUTIERREZALBA/control-diapositivas