Los cinco conceptos a controlar en todo ERP

Arstides T. Palma Barrera - 31/07/2012 13:04:00

Durante ms de veinte aos de estar implantando en alrededor de 1.500 proyectos de software en empresas de todo
tipo, he corroborado en cada uno de ellos que hay cinco grandes conceptos en los cuales debemos tener un muy
especial cuidado. Indudablemente la implantacin de un ERP es un proyecto de software muy particular, con el cual
el grado de complejidad y alcance dentro de las organizaciones en donde se implantan, es de suma importancia.
Estos cinco conceptos deben estar total y absolutamente controlados y coordinados entre s para poder llegar a
considerar el proyecto de implantacin del ERP como un xito dentro de la organizacin.
Cada concepto conlleva una problemtica especfica a resolver y, sobre todo, a coordinar con los otros cuatro. Esto
es debido a que cada uno aporta al xito del proyecto como un todo, sin embargo, no pueden existir por separado,
sino coexistir como un todo.
Definitivamente esta interrelacin e interdependencia complica sobremanera toda implantacin de algn ERP en la
organizacin.
1. Hardware. El funcionamiento ptimo del equipo de cmputo en donde se utilizar el ERP debe ser revisado a
detalle. Esto incluye la instalacin elctrica que alimenta a los equipos de cmputo, la cual deber tener tierra fsica y
corriente regulada, as como estar en lugares adecuados de ambiente tales como polvo, electromagnetismo,
humedad y temperatura. Por lo general, la mayora de las veces se da por sentado que el hardware con el que
cuenta la empresa es el adecuado, sin embargo las caractersticas requeridas por el software deben ser revisadas
con atencin, debido a que el funcionamiento del software y su velocidad de ejecucin, depende en gran medida de
que estas caractersticas se cumplan a cabalidad. Una de las principales fuentes de problemas en los equipos de
cmputo es la tierra fsica de la fuente de energa en donde se alimenta elctricamente. Una tierra fsica deficiente
genera funcionamientos errticos en el equipo de cmputo, trayendo como consecuencia desconfianza e
inconvenientes a la organizacin, principalmente al equipo de implantacin del ERP. Es de suma importancia el
recordar que los circuitos de energa que alimentarn los equipos de cmputo, deben de ser exclusivos y no
conectar otros aparatos elctricos, tales como cafeteras, hornos de microondas, enfriadores, aspiradoras, etc. Todo
esto con el fin de mantener estable la fuente de alimentacin, evitando as picos de voltaje innecesarios, ya que
causan un funcionamiento errtico en los equipos de cmputo.
2. Comunicaciones. Este es uno de los conceptos en donde se dan por sentados los resultados, sin embargo se
convierte en un punto crtico, ya que hay que tomar en cuenta tanto la instalacin adecuada de la red local, como la
comunicacin remota, ya sea va internet o enlaces dedicados. La velocidad de ejecucin del ERP siempre va de la
mano del canal o va de comunicacin en el que se est utilizando. Una instalacin de red local precaria, traer como
consecuencia que la velocidad de acceso a los datos del ERP sea lenta y la percepcin por parte del usuario final
decae de forma acelerada. Los problemas comunes en este sentido es el tener cableados de red cerca de fuentes
de electromagnetismo, tales como arrancadores de lmparas fluorescentes, maquinarias, etc., as como cables de
red doblados o daados por muebles, puertas, ventanas, etc. Esto tambin trae como consecuencia una
degradacin en la velocidad. Corre la misma suerte si la conexin es inalmbrica al estar en zonas de
electromagnetismo o alejada, amn de que la velocidad de transmisin va inalmbrica generalmente llega a ser
menor que la almbrica. Asimismo si la conexin es remota, digamos va Internet o alguno otro esquema de poco
ancho de banda, influye de la misma forma negativa en la percepcin por parte del usuario final.
3. Software. Siempre estamos en el entendido que el software funcionar correctamente, sin embargo debemos de
tener cuidado de aquel software malintencionado o bien software mal instalado, ya que su operacin afectar
considerablemente el desempeo del ERP en el da a da. Cuando el sistema operativo del equipo computacional
del usuario final no cuenta con los requerimientos mnimos que requiere el ERP, usualmente se generan

inconsistencias de operacin que pueden llegar a daar la operacin del mismo. En ERP antiguos construidos
todava con tecnologa de registro de DLLs, es muy comn que las diferentes versiones de dichas libreras generen
problemas de compatibilidad. Con las nuevas generaciones de ERPs bajo .Net o web, este problema en gran
medida se ha desvanecido.
4. Procesos. Todo ERP debe de reflejar el proceso de negocio de la organizacin en donde est instalado, es decir,
siempre se debe de definir al mximo detalle cules son los procesos bajo los cuales opera la organizacin y por
ende, el ERP. Esta definicin a detalle es ardua y en algunas ocasiones compleja, sin embargo el beneficio obtenido
es maysculo, ya que se puede identificar de forma muy sencilla cules son los procesos que realmente agregan
valor a la organizacin y cules no, trayendo como consecuencia una optimizacin en la forma de operar de la
empresa. Asimismo clarifica tanto lo que cada involucrado en el proceso debe de realizar, como lo que el ERP puede
automatizar. Es muy importante tomar en cuenta que los procesos de negocio no necesariamente sern
automatizados o incorporados en el ERP. Toda empresa que he conocido tiene cinco procesos de negocio que hay
que tomar siempre en cuenta:
a. El proceso de negocio que les gustara tener.
b. El proceso de negocio que pueden tener.
c. El proceso de negocio ptimo.
d. El proceso de negocio documentado.
e. El proceso de negocio que siguen actualmente.
En otro artculo comentar acerca de cada uno de ellos de forma ms amplia, pero es importante tenerlos en cuenta
al decidir cul automatizar con el ERP, ya que no debemos de perder de vista a ninguno de ellos, aunque se
recomienda implantar el proceso de negocio que la empresa puede tener.
5. Personas. Este es el punto crtico de todo proyecto de implantacin de un ERP. Adems de que los involucrados
deben de estar motivados para realizar todo el trabajo extra para echar a andar el ERP, deben de conocer muy bien
qu procedimientos seguirn en su trabajo diario para que su puesto agregue valor a la organizacin en donde
trabaja. De nada nos sirve tener el mejor hardware, las mejores comunicaciones, un software de calidad mundial y
los procesos de negocio ptimo si los usuarios finales no saben qu es lo que deben de hacer en el da a da de la
operacin. Todo ERP automatiza muchas de las operaciones, por lo que el usuario final deber contar con las
herramientas adecuadas para que, ms que hacer su trabajo, lo piense y proponga nuevas formas de operacin
basada en la informacin que el mismo ERP proporciona.
Hay que recordar siempre que, si uno de ellos falla, todo el proyecto fallar, por lo que siempre se deber tener un
control detallado de cada uno de los cinco conceptos para lograr el xito del proyecto de implantacin de un ERP.
Sobre el autor
Arstides T. Palma Barrera se gradu en 1985 del Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Monterrey
(ITESM) de la carrera de Ingeniero en Sistemas Electrnicos. Cuenta con estudios de postgrado en el ITESM, en
administracin de sistemas de informacin. Adems, ha sido catedrtico en diferentes universidades a nivel
licenciatura y postgrado en las reas de informtica y ha impartido conferencias en innumerables diplomados, foros,
congresos y seminarios relacionados con Tecnologas de Informacin.
Fundador y director general de Zafiro Business Software desde 2009, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de
planeacin de recursos empresariales orientado a medianas empresas como Clubes Sociales y deportivos,
refaccionarias, ferreteras, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con el ingeniero por medio de
apalma@ZafiroERP.com