NAMA

: ESTER KONGA EMU

NIM

: 022844424

Tugas 1
1. Apakah fungsi manajemen informasi?
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemahaman informasi!
3. Jelaskan keterkaitan antara otomasi kearsipan dengan sistem informasi lainnya/
4. Sebutkan karakter arsip dan jelaskan

Jawaban.
1. Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada
intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus
bertahan dalam jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas
untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik
informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang
dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat.
2. yang dimaksud dengan pemahaman informasi yaitu mengerti apa itu informasi.
3. Keterkaitan Otomasi Kearsipan Dengan Sistem Informasi Lainnya
Pada dasarnya suatu sistem informasi melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang
pasti akan menghasilkan dokumen. Arsip nasional Australia telah dengan baik
mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan
otomasi kearsipan. Sistem manajemen arsip elektronik (ERMS) sebagai jantung bisnis
transaksional (BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) yang umum
digunakan di perkantoran.
Arsip nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip
RIMS (Records and Information Management System) untuk memayungi sistem apapun
yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur tanpa mengabaikan formatnya. RIMS
meliputi semua sistem manajemen informasi bisnis.
Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimapn,
memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Contoh BIS adalah
sistem manajemen kasus, sistem e-commerence, sistem manajemen relasi klien. Meski BIS
dapat mencipta, menerima, mengatur dan menjaga informasi bisnis yang berkaitan dengan

proses bisnis, namun bukan inilah fungi utamanya karena seringkali tidak mempunyai
kapasitas untuk mengatur di dalamnya.
Electronic records management system (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang
tujuan utamanya untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. Sistem ini dirancang khusus
untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk
tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis. ERMS dibedakan dari BIS lainnya karena
kemampuannya untuk :
1.
Menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan
hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai
bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu,
2.

Memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip,

3.

Mengaplikasikan kontrol arsip.

ERMS memberikan metode terbaik untuk menjaga arsip digital sepanjang waktu.
Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS.
Tujuan utamanya adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen
digital. EDMS juga bertujuan untuk mengembangkan manajemen dan alur kerja informasi,
dengan dokumen yang disediakan untuk informasional daripada nilai buktinya. EDMS bukan
lah sistem penyimpanan arsip yang formal. Fungsi-fungsi EDMS meliputi :
1.

Penyimpanan dan pengindeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah,

2.

Integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan,

3.

Memungkinkan kerja kolaborasi

4.

Menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.

Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan
manajemen arsip. Manajemen dokumen berkaitan dengan kemampuan untuk
mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen sedangkan
manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan kontrol pada
penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip.
4. karakter arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut
dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :
Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip
elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai
waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan

tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan,
kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;
Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan
kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan
kegiatan.
Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan
bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang
unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki
arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang
berwenang dengan kegiatan tersebut.
Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai
bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip
terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun
perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada
saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah
kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun
perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
ilmiah/penelitian, dan teknologi.
Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan
pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan
informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah,
penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan,
bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik
politik, sosial, maupun budaya.
Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip
inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan
kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi
sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu.
Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam
pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan
sebagai bahan referensi.

http://www.batan.go.id/mediakita/current/mediakita.php?group=Kajian&artikel=kji1&hlm=1