GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 7 PROCESSANDO NOTAS E ADENDO

SOBRE CADERNOS

Hoje o post traz a Parte 7 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e farei um adendo

quanto ao uso de cadernos.
Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o
Evernote, clique aqui.

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 1 de 7

Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em

princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

Entendendo o processamento
Processar um passo bsico do GTD mas, como tenho recebido muitas dvidas
sobre o processo, achei importante fazer uma explicao breve aqui.
Quando ns coletamos informaes, sejam quais forem (lembretes, anotaes,
tarefas, ideias etc), elas devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do
Evernote, no caderno Entrada. Para fazer isso, no necessrio inserir tag
alguma estamos apenas coletando. A ideia aqui ser rpido e prtico, apenas
inserindo as informaes ali para que a gente no esquea nem perca pelo
caminho.
Tambm usamos uma nota por informao para facilitar o manuseio das notas,
como veremos a seguir.
Essa coleta feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia,
anotamos para no esquecer. O caderno Entrada tambm agrupa o que entra
enviado atravs de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou Web Clipper do
Evernote.
Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as
notas que esto no caderno Entrada.
O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que
isso? uma ao (tarefa)? um projeto? apenas referncia? um arquivo de
suporte a projeto? E por a vai.
Ao fazer esse processamento, ns vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe
tags, ou etiquetas. Quando fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas),

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 2 de 7

estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de inserir as

etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.
No dever existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se voc j
classificou a nota com tags, significa que ela j foi processada e, portanto,
dever ser transferida para o caderno Processadas.
assim que voc saber diferenciar o que est processado (e organizado) do
que o que ainda no foi e, portanto, precisa da sua anlise.

Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais ateno ao meu sistema e
promover melhorias.
Uma melhoria que identifiquei com relao ao uso de cadernos. Portanto,
montei outras duas verses, alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com
que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de dois cadernos
minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se voc trabalha
exclusivamente com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porm,
para quem utiliza mais dispositivos mveis, pode ficar complicado.
O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos
para manter offline no seu dispositivo. No comeo, tudo bem manter o caderno
Processadas no seu dispositivo como offline, mas o que acontece quando se
tem mais de 10 mil notas? Sim, alm de ocupar a memria do seu dispositivo, a
sincronizao fica lenta e ningum quer perder praticidade esperando o
aplicativo sincronizar. Outro ponto com relao ao compartilhamento. E
quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? No d para
compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque seno as pessoas tero
acesso a todas as nossas informaes e ningum quer isso.
Eu tenho duas solues para apresentar nesse caso, e ento vocs podero
escolher a que mais agrada a vocs dentre as trs apresentadas neste guia.
Nenhuma delas foge do nosso sistema de organizao por tags. Isso nunca vai
mudar, independentemente do uso que voc far dos cadernos.
A primeira soluo a seguinte: manter uma pilha (veja o que so pilhas) de
cadernos que voc pode nomear como Projetos em andamento ou Cadernos

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 3 de 7

compartilhados, dependendo da sua necessidade. A ideia manter todos os

cadernos compartilhados em uma nica pilha, deixando assim, visualmente:
Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)
Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente
esta semana: se voc compartilhar cadernos que tenham notas com tags, a
pessoa com a qual voc compartilhou tambm receber as tags,
bagunando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno,
procure no usar tags, pois gera um bug e no possvel para a pessoa
apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Est bem? Ou seja: se
compartilhar cadernos, tenha em mente que precisar fazer de forma
diferente da apresentada neste guia para as notas que estaro l dentro. Eu
no compartilho cadernos com notas tageadas. Quando preciso
compartilhar, minhas notas no tm tags. Eu prefiro criar um caderno com
informaes novas e que sejam suficientes para a pessoa que estar
recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas pessoais e
outras anotaes que eu preferiria manter de modo privado.
Outra ideia criar cadernos temporrios para projetos especficos em que voc
precisar baixar as notas para deix-las offline com antecedncia, como no caso
de viagens (especialmente internacionais). A mesma regra dos cadernos
compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos especficos e,
quando concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referncia geral e
delete o caderno. Ficar assim:
Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
Viagem para Acapulco
Viagem para OZ
A vantagem de ter cadernos especficos a de no precisar baixar todo o
contedo do seu caderno Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez,
isso opcional. Se sentir essa necessidade, no precisa desfazer todo o seu
sistema com tags aprendido neste guia apenas crie cadernos temporrios.

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 4 de 7

A segunda soluo, para mim, se tornou mais vivel e confesso que acho a
melhor alternativa ao uso de apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de
tags continua a mesma. No estamos mexendo em tags, mas otimizando o uso
de cadernos, apenas. a seguinte estrutura de cadernos:
1. Entrada
2. Tickler
3. Tarefas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Big picture
7. Referncia geral
Wow, grande mudana, no? Qual a ideia aqui?
Continuamos com um caderno padro, que o 1. Entrada. Os cadernos esto
numerados para ficarem nessa ordem especfica. Tudo o que inserimos no
Evernote dever entrar nesse caderno primeiro, at processamos as notas,
como expliquei l em cima.
Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade,
como j fazamos antes. A diferena aqui que no teremos um nico caderno
para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em cada um deles?
Em 2. Tickler, colocaremos tudo o que for lembrete ou informao que no caixa
em absolutamente nenhum outro caderno. Se voc quiser montar sua agenda no
Evernote, pode inserir aqui todos os seus compromissos.
Em 3. Tarefas, colocaremos todas as tarefas, prximos passos. No para
colocar tarefas concludas, mas apenas tarefas que voc ainda precisa fazer.
fundamental, no GTD, ter a noo do que est ativo e do que est inativo. A

ideia aqui ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessvel e que
voc possa deixar offline, se quiser.
Em 4. Projetos, ficaro todos os projetos em andamento. Ateno: quando eu for
falar sobre o gerenciamento das notas, no prximo post, introduzirei o conceito
de MPN (master project note, ou nota master do projeto), que basicamente
uma nota com todas as informaes sobre o projeto. Somente esta nota deve
ficar neste caderno, e no todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 5 de 7

suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fcil de entender no prximo post. Da mesma
forma, o objetivo aqui ter uma lista separada com todos os seus projetos em
andamento. Isso facilitar muito quando voc fizer a sua reviso semanal ou se
precisar compartilhar essas informaes com algum. Uma ideia inclusive
fazer deste caderno uma pilha (uma pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro
dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em vez de criar
uma pilha para isso, voc pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!
Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que so relacionadas a
projetos em andamento. Esta uma alternativa ao uso de um caderno por
projeto para deixar off-line. Este caderno no ficar to pesado quanto um nico
(Processadas) para voc manter offline e ter fcil acesso a todos os seus
arquivos de suporte a projetos quando precisar. Tambm mais prtico que ter
um caderno por projeto. Uma nota de suporte a projeto uma nota que no
MPN nem tarefa, que til enquanto voc trabalha em um projeto (notas de
reunies, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatrios e
uma infinidade de opes). So arquivos que, quando voc finalizar o projeto,
podero ser arquivados dentro da sua referncia geral. Veremos mais sobre essa
dinmica no prximo post.
Em 6. Big picture, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, que
vimos na parte 6 deste guia.
Em 7. Referncia geral, ficaro todas as notas arquivadas ou seja, que no
esto em uso. Basicamente, tudo o que j entra com as tags especficas de
referncia geral mesmo.
Se voc tambm tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete
cadernos acima em uma pilha chamada GTD e deixar outra pilha para os
cadernos compartilhados. Assim:
* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista) Cadernos
compartilhados
Pessoal, isto aqui so apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo,
voc pode usar os seus cadernos de trs maneiras neste guia:
1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padro, que
facilita o manuseio. O ponto contra sobrecarregar um nico caderno e, se

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 6 de 7

quiser manter dados offline ou compartilh-los, teria que fazer essa

configurao com o caderno inteiro, o que no vivel. Porm, se voc no
precisa compartilhar com ningum nem manter cadernos offline em
dispositivos mveis, o mais indicado.
2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos
compartilhados e outra para cadernos offline temporrios, para utilizar em
dispositivos mveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do
adendo sobre as tags, para no bagunar o sistema do seu amigo.
3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas
alguns dele offline em seus dispositivos, pesando menos. A estrutura de
sete cadernos tambm possibilita uma viso mais prtica do que tarefa,
do que projeto e por a vai.
A estrutura de tags nunca muda ela continua a mesma, com base nos seis
nveis, como explicado at ento. Achei importante oferecer essas opes para
cadernos porque um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa
questo uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o
aplicativo.
No prximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como
fazer tudo funcionar na prtica. J estamos finalizando e prevejo somente mais
dois ou trs posts at o fim da srie. Dvidas, por favor, postem nos
comentrios. Obrigada!

Voc tambm pode querer ler:

http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizvernote-parte-7-processando-notas-e-adendo-sobre-cadernos/

16/11/15 20:16
Pgina 7 de 7