GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 5 REAS DE RESPONSABILIDADE

Hoje o post traz a Parte 5 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e
Evernote. Hoje falaremos sobre reas de responsabilidade.
Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o
Evernote, clique aqui.
Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em
princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e

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saber manusear o Evernote para acompanhar.

Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

O que so e como definir reas de responsabilidade?

Nossa vida uma s. Ns tambm. Isso no significa, no entanto, que a gente
seja somente de um jeito, ou tenha uma nica atividade. Todos somos mltiplos
trabalhamos, temos uma famlia, amigos, hobbies. Exercemos diversos papis
ao longo da vida, mas importante refletir sobre os papis que exercemos no
momento. So os papis em andamento. E sobre eles que falaremos aqui
neste post.
A primeira coisa que voc deve fazer listar suas reas de responsabilidade,
que so justamente esses papis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No
centro, coloque seu nome ou fao um desenho que represente voc. Ao seu
redor, escreva cada rea de foco na sua vida. Trabalho, famlia, estudos etc.
Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel voc.
No pense no passado nem no futuro que voc gostaria de ter foque no
presente. Por exemplo, eu poderia ter colocado msica, porque a minha vida
inteira eu tive banda. Porm, isso, hoje, no algo que eu esteja
desempenhando, pois no minha prioridade. No tenho qualquer projeto de
vida em andamento com relao a esse papel. Logo, eu no o inclu, apesar de
ele existir. Faa o mesmo. Reflita sobre todos os projetos em andamento na sua
vida e liste os papis que voc desempenha.
Essa reflexo pode ser feita constantemente geralmente, quando voc achar
que est desempenhando um novo papel ou deixando um deles de lado.

Inserindo as reas no Evernote

Para gerenciar as reas de responsabilidade, ns vamos criar tags dentro do
Evernote. Assim:

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O caractere especial escolhido para representar as tags de reas de

responsabilidade foi o = (igual). Isso faz com que, quando a gente digitar na nota
um =, j sejam listadas todas as reas de responsabilidade que temos na vida.

Como usaremos as reas de responsabilidade?

Vamos criar uma nota para cada rea, assim:

Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela rea de

responsabilidade na nossa vida. Pode ficar vontade para escrever o que quiser.
Para process-la, use a tag 20.000 ft reas de responsabilidade. Isso
significa que, quando voc clicar nessa tag, ter uma viso completa de todos
os seus papis sem precisar ficar clicando em cada uma das tags.
Com relao s tags de cada rea em especfico, ns vamos usar nas seguintes
notas:
Metas e objetivos relacionados rea
Projetos da rea
Tarefas avulsas relacionadas rea
Mais uma vez, o que estamos vendo aqui a explicao para o uso de cada nvel

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do GTD no Evernote. Quando terminarmos de ver todos os nveis, entraremos na

execuo, quando veremos como tudo funcionar na prtica.
Fica como lio de casa para vocs definirem quais so suas reas de
responsabilidade e j criarem essas tags.
At o prximo post.

Voc tambm pode querer ler:

Hoje o post traz a Parte 6 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e
Evernote. Hoje falaremos sobre os ltimos trs nveis do GTD, que

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correspondem s metas para os prximos dois anos, vises para 3 a 5 anos e a

vida no geral.
Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o
Evernote, clique aqui.

Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em

princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

Sobre os perodos de tempo

O David Allen faz essa diviso:
Metas para 1 a 2 anos
Viso para 3 a 5 anos
Vida, onde entram os objetivos maiores
Quando falamos em metas, legal lidarmos com o perodo de 1 a 2 anos,
realmente, porque um perodo mais razovel para gerenciarmos nossos
projetos em andamento que apenas 1 ano (como nas resolues de ano novo).
No geral, o que est em nosso radar de hoje at daqui a 2 anos o que temos
controle no momento. Passou disso, vira viso, pois muito ainda pode acontecer
at l. Ou seja: se estiver dentro desse perodo de 24 meses, podemos lidar com
metas. Se passar disso, o que podemos ter somente uma estimativa. Legal,
n?
Na minha organizao pessoal dentro do Evernote, eu fao um pouco diferente e
configuro assim:

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Lendo o livro de produtividade do Tim Ferriss, eu aprendi que no legal ficar

planejando metas para perodos muito longos, porque seno a gente tira o senso
de urgncia e acaba usando a meta longa como desculpa para adiar o projeto.
Profundo, no? Mas foi por isso que eu resolvi quebrar as minhas metas de hoje
a dois anos em mais perodos, para ser mais especfica, e tambm ter noo do
que deve ser prioridade para finalizar logo mesmo!
Portanto, eu tenho, no nvel 30.000 ft Metas para 1 a 2 anos, objetivos para
at 3, 6, 12 e 24 meses. Depois, no nvel 40.000 ft Vises para 3 a 5 anos, eu
tenho objetivos idealizados at 3 e 5 anos. Coloco o ano na frente para ter uma
ideia, mas no acho necessrio. E, em 50.000 ft Vida, eu inventei um monto
de modas, que me ajudam muito. Vou falar sobre cada uma dessas etiquetas
mais para baixo.

Diferena entre projeto e objetivo

Uma pergunta recorrente a diferena entre projeto e objetivo. Para facilitar,
meu parmetro pessoal para definir o que projeto e o que objetivo o
seguinte:
Se uma ao pontual, que eu resolvo com uma nica tacada, uma tarefa.
Se uma tarefa que demanda diversos passos para ser concluda, um projeto.
Se um projeto com diversos sub-projetos, um objetivo.

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Fao dessa maneira e assim fica descomplicado para mim.

Por exemplo: eu tenho um projeto que organizar meu apartamento novo. S
que, dentro desse projeto, eu tenho sub-projetos, como organizar o guardaroupa, organizar a despensa, organizar a rea de servio. Organizar meu
apartamento novo, ento, se torna um objetivo. Ok?
Se algum desses sub-projetos j estiver em andamento, vira uma meta para 1 a
2 anos. assim que eu distingo.
Se um objetivo em que ainda no foi iniciado nenhum projeto relacionado,
muito provvel que ele esteja no nvel 40.000 ft Vises para 3 a 5 anos. Se
deveria ser prioridade, ento eu deveria ter pelo menos um projeto associado a
ele para que ele possa vir para um nvel antes, de metas para 1 a 2 anos. No
mecnico demanda reflexo da nossa parte, feita na reviso semanal.

Nvel 30.000 ft Metas para 1 a 2 anos

A ideia criar sub-tags para as metas de 1 a 2 anos.

Mais uma vez, dividir em objetivos para 3, 6, 12 e 24 meses foi uma escolha
minha, bem pessoal. Voc pode manter todas as suas sub-tags de metas para 1

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a 2 anos dentro da tag 30.000 ft Metas para 1 a 2 anos. Ou ainda pode criar
sub-tags como Objetivos 2014 e Objetivos 2015. Fica a seu critrio. Mais
uma vez, eu prefiro assim apenas porque, para mim, funciona melhor.
Eu coloco um asterisco na nomenclatura da tag porque, quando digito * na nota,
o Evernote me lista todos os objetivos e fica mais fcil de selecionar o que eu
preciso. Tambm coloco os meses na sequncia porque eles ficam agrupados e
fica mais fcil de reconhecer. No vou ficar desmembrando a rvore de tags
toda vez que for processar uma nota.
Os objetivos sero associados a projetos. No prximo post, eu vou falar
sobre como usar as notas, tags e cadernos na prtica, ento peo apenas
mais um pouquinho de pacincia para essa demonstrao. importante
explicar nvel por nvel antes de entrarmos nessa parte.

Nvel 40.000 ft Vises para 3 a 5 anos

importante lembrar que as vises para 3 a 5 anos so apenas isso: vises.

Estimativas. No tem como a gente saber exatamente o que vai estar fazendo
daqui a 3 ou 5 anos, mas podemos ter uma ideia, pois isso pode guiar nossos
passos aqui no presente. Eu mesma vivo reformulando essa seo. Mais para
baixo, vou falar da hierarquia dos nveis e tudo ficar mais claro. Mas a ideia
fazer essa reflexo anualmente ou sempre que entrar (ou sair) uma rea de
responsabilidade da sua vida.
Na nomenclatura da tag, eu uso dois asteriscos mais uma vez, para agrupar os
objetivos semelhantes. O mesmo vale para o 03 e o 05, que agrupam os
objetivos com esses perodos de tempo.

Nvel 50.000 ft Vida

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Chegamos minha parte preferida, que a viso geral da nossa vida! por isso
que o GTD um mtodo to incrvel no se trata de gerenciar tarefas e
agenda, isso o mnimo. Estamos falando em encontrar uma maneira de viver
uma vida coerente.
Dentro de 50.000 ft Vida, eu coloco a famosa categoria do GTD, Algum dia /
Talvez, onde colocamos todas as ideias interessantes para a nossa vida mas
que no h espao para trabalhar nelas atualmente. Essa tag deve ser vista
semanalmente pois, medida que vamos concluindo projetos e alcanando
objetivos, podemos investir em coisas novas e que nunca tivemos tempo.
Em Big picture, eu fao um apanhado da minha vida no geral. At hoje, me
pergunto se no poderia ser uma tag de referncia, mas ela ativa demais para
ficar arquivada l. Em Big Picture, eu tenho uma nota para cada ano da minha
vida, onde anoto marcos e informaes especiais, para fazer um resumo
mesmo. A ideia ter um registro de todos os anos que vivi, e fico feliz por ter
comeado a faz-lo agora, e no com 70 anos (no ia conseguir me lembrar de
nada). Ento, se eu digitalizo algumas fotos da minha formatura no ensino
mdio, por exemplo, basta linkar a nota na nota de ano correspondente, ou
inserir uma foto nela, para ficar bonitinha. D para fazer a acontecer aqui. A ideia
to legal (eu acho) que daria para fazer um post inteiro sobre ela, mas que
demanda digitalizar muito material que ainda no digitalizei, para ficar um post
bacana. Mas pretendo fazer assim que conseguir.

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Dentro da tag 2014 (ano corrente), eu tenho as notas acima, que vou
atualizando medida que tenho essas informaes. Quando o ano for concludo,
basta mesclar todas as notas e arquiv-la como 2014 dentro da tag Big
picture, junto com os anos anteriores, e renomear a tag 2014 para 2015.
Bem divertido!
Tambm gosto de deixar Objetivos concludos dentro de Big picture, porque
acho que tem a ver. Apesar de atualmente estar arquivando os objetivos com
suas tags correspondentes, estou me perguntando se no vale a pena ter uma
nica nota para o objetivo concludo e, dentro dela, eu linkar o que eu quiser que
tenha sido relacionado: outros objetivos, projetos afins etc.
Em Objetivos de lngo prazo, entram todos aqueles objetivos que eu levarei at
pelo menos 10 anos para alcanar. Mais uma vez, se trata de uma viso, de uma
perspectiva. A nomenclatura ter trs asteriscos. Exemplo: *** Comprar uma
casa em Campos do Jordo.
Em Objetivos de vida, coloco todos aqueles objetivos que so o seguinte:
quando eu estiver no meu leito de morte, o que gostaria de ter feito na minha
vida? Ser uma boa me, uma boa esposa, uma boa lder, deixar um legado, ter

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estabilidade financeira cada um tem os seus objetivos de vida. A

nomenclatura, em vez de ter um asterisco, tem um sinal de mais, s para me
lembrar da cruz e da morte. Ou seja, vou morrer um dia, ento preciso me
apressar para chegar nesses objetivos importantes para mim.
Por fim, tenho a tag Valores e princpios, que tambm sugesto do David,
onde eu tenho uma nota para cada percepo de vida sobre diversos assuntos.
Exemplos: Minha viso da maternidade. Minha viso sobre minha carreira
como organizadora profissional. O que eu penso sobre o aprendizado de
idiomas. E por a vai. A ideia registrar todo tipo de reflexo que eu tenha a
respeito de princpios e valores da minha vida. Para qu? Oras, para ter
parmetros para tomar decises.

Hierarquia de objetivos, projetos e tarefas

Fica mais fcil explicar o funcionamento de todos esses nveis quando a gente
utiliza um exemplo, ento aqui vai:

A ideia que seu objetivo de vida, aquele finalzo, que voc vai querer se dar
por satisfeito(a) no dia em que estiver morrendo, se transforme em uma ao
imediata que voc possa fazer no presente. Assim como dar significado
s tarefas que estejam em sua TO-DO list hoje. Voc sabe que uma simples
busca na Internet pelas taxas de juros de uma caderneta de poupana tem que
ser feita porque ela contribui para que, no futuro, voc consiga guardar dinheiro

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para dar entrada em um apartamento que um dia deixar de herana para a sua
famlia, promovendo estabilidade financeira para ela.
GTD ou no sensacional, minha gente?
Como lies de casa, hoje quero pedir para voc:
Pensar nos seus valores e que objetivos de vida voc tem, l no ntimo do seu
ser. Esses objetivos podem mudar, mas dificilmente iro, porque fazem parte de
nosso carter. Voc observar isso, mas lembre-se de que eles no esto
escritos em pedra. Faa essa reflexo e liste os objetivos que pretende ter
atingido no dia em que estiver partindo desta para uma melhor.
Pensar em um objetivo de longo prazo (acima de 10 anos) que contribua para
que o seu objetivo de vida seja realizado. Eles devem estar relacionados. Faa
isso para cada objetivo de vida. Se no conseguir encontrar um objetivo de
longo prazo para um objetivo de vida, questione-se se esse objetivo de vida
realmente real para voc.
Pensar em um objetivo para daqui a 3 a 5 anos que tenha a ver com o objetivo
de longo prazo, como no exemplo acima. Por exemplo, se eu quero deixar dois
apartamentos para deixar de herana, um objetivo para daqui a 3 a 5 anos pode
ser comprar um apartamento na planta. Faa isso tambm com todos os seus
objetivos de longo prazo.
Pensar em metas para 1 a 2 anos que estejam relacionadas com seus objetivos
de 3 a 5 anos. Vale o mesmo raciocnio explicado anteriormente.
Verificar se sua lista de projetos atuais batem com suas metas de 1 a 2 anos.
Se tem projetos que no tenham nada a ver com elas, faa uma anlise est
faltando objetivo ou sobrando projeto insignificante? assim que a gente
aprende a definir prioridades.
Por fim, garantir que todos os seus projetos tenham pelo menos uma prxima
ao definida. Se no conseguir, pergunte-se se o projeto coerente com sua
fase de vida atual. Talvez ele deva ir para Algum dia / Talvez, ou outro deva sair
para ele entrar.
Ou seja, bastante coisa para fazer antes do prximo post, hein, pessoal?

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A ideia analisar a vida como um todo mesmo, dar esse chacoalho inicial, para
depois ir simplesmente administrando. o que o GTD promove e o Evernote
proporciona. Mas o crebro ainda s o nosso mesmo.
At o prximo post.

Voc tambm pode querer ler:

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