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Hoje o post traz a Parte 9 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e
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Como fazer
A ideia que voc analise a semana que vem a seguir, todos os seus
compromissos, para saber onde investir o seu tempo e como encaixar as
tarefas relacionadas a projetos.
A reviso passo a passo no Evernote a seguinte:
1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for
(agenda de papel, do Google, do Outlook ou a agenda montada no
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isso, verifique quanto tempo voc tem disponvel em cada dia, tanto no
horrio comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um
tempo reservado para imprevistos de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja,
cada dia, dentro do horrio de trabalho, deve ter de 2 a 3 horas livres para
atender demandas de ltima hora e imprevistos. claro que, se voc tiver
um dia cheio de reunies, no h o que fazer. Porm, se voc tem os dias
livres, lembre-se de deixar sempre essa margem para imprevistos.
2. D uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles tm
projetos em andamento. Se algum no tiver, questione o objetivo ou pense
em projetos (ou simplesmente designe uma ao chamada Definir
projetos para o objetivo X, para fazer depois do seu planejamento).
3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que voc precisar analisar
aqui: se todos os projetos em andamento tm uma prxima ao
relacionada. Se um projeto no tiver prxima ao definida, ele deve ter
outro status que no em andamento (aguardando, delegado, algum dia /
talvez, adiado, cancelado e por a vai). Todo projeto em andamento deve
ter uma prxima ao para ser considerado um projeto em andamento.
4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ao que ficou
atrasada da semana que est acabando. Se est atrasada, ou precisa ser
feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na semana seguinte.
Logo, voc pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica
legal: se a tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar
muita ateno de sua parte, vale a pena encaixar um espao na sua
agenda, ou no seu calendrio, mas somente depois de ter colocado tudo o
que tem prazo (item 1). Tambm no Tickler, verifique o que est
programado para a semana que vir e faa o mesmo procedimento da
agenda/calendrio. Isso te dar uma dimenso melhor de quanto tempo
tem disponvel (ou se no tem, precisando rearranjar suas prioridades).
Lembre-se de manter as horas para imprevistos livres.
5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que
podem ser flexibilizadas (eu sei que precisarei de meia hora para tarefa X
na prxima semana, mas no sei em que dia). Isso ajuda a verificar o que
pode ser alterado o dia e horrio ou no. Veja aqui.
6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que esto na tag
Prioridade alta ou seja, aquelas que voc precisa fazer esta semana. O
procedimento o mesmo do item 2, com relao ao calendrio/agenda. Se
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