Temas de Biblioteconoma

Suministro de informacin:
servicios de referencia y
bsquedas bibliogrficas
Formacin de usuarios en las BU

Autor: Csar Martn Gaviln

Fecha: 21/04/09

Servicios de referencia
Si una de la funciones de la biblioteca es informar, el principal objetivo del
servicio de referencia es conseguir que todas las informaciones requeridas
sean satisfechas. Por este motivo, la biblioteca debe contar con una seccin
especfica, con personal especializado en la bsqueda de informacin y con
una coleccin de consulta til. Adems, debe desarrollar las iniciativas y
procedimientos que considere necesarios para facilitar al usuario el acceso a la
informacin.
El servicio bibliotecario de referencia debe plantearse como objetivo prioritario
que el mismo sea empleado por los usuarios, lo que se puede conseguir a
travs de sistemas publicitarios y de formacin de usuarios. Para alcanzar este
objetivo la biblioteca debe contar con espacios e infraestructuras adecuados y
desarrollar sistemas sencillos para la recepcin de las consultas. Adems, se
debe pretender que todas las consultas sean solucionadas satisfactoriamente,
lo cual implica la posesin de una buena coleccin de referencia y el dominio
de los sistemas de consulta de cada fuente de informacin.
Al mismo tiempo, ser necesario desarrollar sistemas de acceso al documento
cuando la informacin requerida no se encuentre en la coleccin propia.
Asimismo, la coleccin de consulta debe ser empleada directamente por los
usuarios, por lo que ser necesario organizar actividades especficas de
formacin de usuarios en el manejo de las obras de referencia y dems fuentes
de informacin.
Adecuacin del servicio a los usuarios
Uno de los elementos que provoca diferencias tipolgicas entre las bibliotecas
son los usuarios. Cada grupo de usuarios tiene sus necesidades informativas
especficas, lo que implica una coleccin distinta y unos servicios bibliotecarios
diferentes. Por este motivo, el servicio de referencia vara segn las
caractersticas especficas de los usuarios, estando la biblioteca obligada a
adecuar su coleccin y sus servicios informativos a partir de su tipologa.
En las bibliotecas universitarias el servicio de referencia debe adecuarse a
varios tipos de usuarios. En primer lugar al estudiante, que requiere sus
servicios para completar los contenidos de las asignaturas y para realizar los
trabajos encomendados por los profesores. Para atender a este tipo de usuario
el personal encargado de referencia debe conocer la coleccin propia para
orientar al usuario en el uso de las misma. Otros tipos de usuarios de las
bibliotecas universitarias son los docentes e investigadores, quienes por lo
general no requieren informacin concreta sino informacin bibliogrfica sobre
sus campos de investigacin o docencia. La adecuacin en este caso consiste
en facilitar informacin propia y ajena y posibilitar el acceso a documentos
externos.

Tipologa de los servicios de informacin

Es posible agrupar lo distintos servicios de informacin que se desarrollan en
las bibliotecas en virtud de factores diversos. Una propuesta de sistematizacin
de las distintas formas en las que se traduce la informacin al usuario es la
siguiente:
Consultas de respuesta rpida: resolucin de cuestiones sencillas
utilizando obras de consulta de la biblioteca
Consultas bibliogrficas: elaboracin de repertorios bibliogrficos sobre
temas especficos y comprobaciones bibliogrficas
Acceso al documento: prstamo interbibliotecario, fotodocumentacin,
envo electrnico, etc.
Informacin sobre novedades: boletines informativos, de adquisiciones,
novedades editoriales, etc.
Difusin Selectiva de la Informacin: entrega de informacin sobre
novedades segn los temas elegidos por los usuarios
Orientacin bibliogrfica y documental: guas de lectura, selecciones de
documentos, asesoramiento bibliogrfico, etc.
Asesoramiento tcnico: preparacin de informes y recopilacin de
informacin sobre un tema
Formacin de usuarios: uso del servicio, de la coleccin, etc.
Recepcin de las consultas
La biblioteca debe garantizar que cualquier consulta o duda de los usuarios sea
recogida. No todas se reciben de la misma manera, ya que, dependiendo de la
demanda de informacin, se atiende al usuario en un espacio u otro, se emplea
ms o menos tiempo y son necesarios tiles diferentes para la resolucin de
las preguntas.
Las preguntas generales sobre el uso de la biblioteca (horarios, reglamento,
obtencin del carn, etc.) se suelen atender en el mostrador de la biblioteca.
Son preguntas de fcil solucin, por lo que no es necesario utilizar formularios
para recogerlas ni emplear fuentes de informacin para responderlas. Se trata
de cuestiones que se reciben de manera oral y se contestan de igual forma,
aunque en ocasiones vayan acompaadas de folletos explicativos. Por
ejemplo: A qu hora cierra la biblioteca?, abren los sbados por la maana?
Las cuestiones que se planteen sobre la coleccin, el catlogo, etc., se reciben
generalmente cerca de los fondos, los catlogos o los servicios bibliotecarios.
Los usuarios interrogan al personal sobre el sistema de bsqueda del catlogo,
la ubicacin de los fondos, el mtodo de consulta de una obra, las normas de
prstamo, etc., cuando estn al lado de los objetos o servicios que provocan la
consulta. En estos casos a veces es el personal quien debe preguntar
sutilmente a los usuarios si necesitan informacin. Como los anteriores, este

tipo de preguntas suelen realizarse oralmente y responderse de la misma

manera. Ejemplo son: Dnde estn las obras de derecho constitucional?,
cmo se busca una obra?, cuntas obras se prestan a la vez?
Cuando las preguntas son ms complejas se debe poner especial atencin en
la recepcin de la consulta. Las demandas de informacin que no tienen por
objeto la biblioteca, su coleccin o sus servicios deben ser atendidas en la
seccin de referencia. All se pregunta al usuario por su consulta mediante la
denominada entrevista de referencia. Si las demandas son de respuesta
rpida no es necesario emplear formularios para recoger las preguntas, a no
ser que se quiera llevar un control o una estadstica del tipo de demandas de
informacin que se reciben en el servicio. Las cuestiones ms elaboradas
requieren un formulario especfico donde el personal va anotando los distintos
aspectos que delimitan el tema de la consulta. En muchas ocasiones las
consultas especializadas pueden hacerse a distancia: telfono, correo
electrnico o formularios web, por ejemplo. Algunos ejemplos son la peticin de
bibliografas o datos estadsticos o factuales.
La entrevista de referencia es la mejor manera de recoger las consultas. Se
trata de la conversacin que el bibliotecario referencista mantiene con el
usuario con la intencin de delimitar y clarificar las demandas de informacin
de ste. En esta entrevista el referencista va anotando las distintas facetas del
tema de inters para que la respuesta se ajuste al tema de la consulta. El grado
de profundidad de la entrevista de referencia depender de la consulta. Cuanto
ms especializado sea el tema planteado por el usuario ms detallada ser la
entrevista. Una vez recogida la consulta a travs de la entrevista de referencia
se deber proceder a su resolucin. El sistema elegido para solventar la
pregunta depender de la intensidad de la misma.
No obstante se pueden marcar una serie de etapas en todo el proceso de
consulta. De esta forma, el perodo que transcurre desde que el usuario plantea
su pregunta hasta que sta es respondida, aunque puede haber excepciones,
pasa generalmente por las fases que se describen a continuacin:
Anlisis de la consulta: determinacin exacta de la pregunta formulada
por el usuario
Traduccin de la consulta a trminos de bsqueda: eleccin de los
descriptores, encabezamientos de materia, clasificaciones, etc. por las que
puede localizarse la informacin requerida
Seleccin de las fuentes de informacin: eleccin de los documentos o
sistemas de informacin que se consideren ms apropiados para resolver la
demanda
Traduccin de los trminos de bsqueda al lenguaje documental:
comparar los descriptores, encabezamientos o clasificaciones extradas por

la biblioteca con las empleadas en la fuente de informacin que se est

consultando y emplear los trminos que ms se ajusten
Bsqueda en las distintas fuentes seleccionadas: uso de los sistemas de
consulta o recuperacin de la informacin de las distintas fuentes
seleccionadas para realizar la consulta
Extraccin de las respuestas que se ajusten a la consulta: recopilacin de
las respuestas pertinentes de cada una de las fuentes
Sntesis de las respuestas encontradas: organizacin de la informacin
vlida para la resolucin de la demanda, eliminando la superflua y la que no
se ajuste a la solicitud
Preparacin del documento de respuesta: materializacin del resultado en
un impreso o mediante cualquier otro sistema empleado para la entrega al
usuario
La coleccin de referencia
En el proceso de resolucin de las consultas juegan un papel fundamental las
fuentes de informacin de que disponga la biblioteca. Para que la seccin de
referencia sea eficiente se debe contar con una completa coleccin de
referencia, adems de tener destreza en el manejo de las mismas. Los tiles y
procedimientos que habitualmente se emplean para resolver las preguntas de
los usuarios son:
1. Productos de la propia biblioteca. Los catlogos, boletines informativos,
bibliografas, guas de lectura y cualquier otro producto elaborado por la
biblioteca sern de utilidad para resolver cuestiones planteadas por los
usuarios. El archivo de las consultas que ya fueron respondidas ser
empleado para ofrecer esas respuestas a nuevos usuarios y para planificar
actividades de formacin de usuarios. Cuando las consultas versen sobre
alguno de los productos bibliotecarios (catlogo, por ejemplo) el proceso de
resolucin consistir en la formacin en el uso de dicho producto o en la
elaboracin de materiales explicativos para el manejo de los mismos.
2. Coleccin de referencia impresa. Enciclopedias, diccionarios, anuarios,
etc. son fundamentales para resolver cuestiones concretas (datos o hechos).
Dependiendo de la especializacin de la pregunta se utilizarn otras fuentes
de informacin como las bibliografas o los ndices. En todos estos casos los
sistemas de consulta dependern de la obra en cuestin y de la forma en
que se tenga organizada la informacin. Ser necesario conocer todos los
aspectos relativos al uso de estos documentos y familiarizarse con el manejo
de los mismos.
3. Coleccin digital. Las fuentes de informacin electrnicas, tanto de
acceso local como de acceso en lnea, son de especial inters debido al
volumen de informacin que recogen y a la facilidad para la recuperacin de

la informacin. Este tipo de fuentes de informacin son vlidas sobre todo en

las consultas especializadas, particularmente en las bibliogrficas. Los
sistemas automatizados de recuperacin son cada vez ms sencillos de
manejar y ms manejables, dirigidos al usuario final. Es necesario que el
bibliotecario referencista conozca bien las fuentes suscritas por el centro a
fin de encontrar la informacin ms til en el menor tiempo posible. El
proceso de resolucin puede consistir tambin en la formacin en el uso de
dicho producto o en facilitar materiales explicativos para el manejo de los
mismos.
4. Sistemas basados en las telecomunicaciones. Si la pregunta planteada
por el usuario puede ser resuelta con una llamada de telfono, el envo de
un fax o un correo electrnico y la biblioteca no posee en su coleccin
ninguna obra con la que responder la demanda, entonces se aconseja el
empleo de estos sistemas de comunicacin como una herramienta del
servicio de referencia. Estos procedimientos se utilizarn para trasladar
preguntas a organismos, servicios de informacin, empresas, etc., cuando el
usuario requiera de ellos informacin que la biblioteca desconozca.
5. Sistemas basados en el web. Internet es una gran fuente de informacin,
de la que el personal referencista puede valerse a menudo. En la actualidad
hay millones de pginas web con informacin de utilidad. Las bibliotecas
estn utilizando esta informacin como parte de su coleccin, ya que es de
acceso libre y universal en su gran mayora. Para consultar pginas web hay
que saber manejar correctamente un navegador y aprender a utilizar los
principales motores de bsqueda, adems de elaborar directorios
clasificados con una seleccin de los recursos accesibles va web de forma
libre y gratuita.
6. Sistemas informales. Cualquier fuente de informacin es vlida para
responder una consulta. Es posible que el personal prefiera emplear
mtodos menos regulados pero igualmente efectivos para obtener la
informacin demandada. Esencialmente son preguntas dirigidas otros
profesionales o a otras personas ajenas a la profesin. La informacin
encontrada de esta manera es vlida, aunque debe ser contrastada para
evitar errores.
Productos informativos elaborados por la biblioteca
La biblioteca debe adelantarse a las consultas de los usuarios. Para ello se
elaboran una serie de productos informativos que intentan ajustarse a las
demandas recibidas en el servicio de referencia. El tipo de productos
depender del grado de especializacin de la biblioteca y, por tanto, de las
necesidades informativas de los usuarios. Los productos que se pueden
elaborar en este sentido son:

 Boletines de novedades y/o adquisiciones: listados de los ltimos

documentos incorporados a la biblioteca y/o aparecidos en el mercado. La
diferencia consiste en que los boletines de adquisiciones recogen
nicamente documentos que estn en la biblioteca, mientras que en los de
novedades no tiene por qu, ya que puede tratarse de recomendaciones u
orientaciones bibliogrficas sobre obras que an no han sido adquiridas por
la biblioteca.
Bibliografas y guas de lectura: realizacin de repertorios bibliogrficos
sobre temas de inters para los usuarios (por ejemplo, bibliografas de
curso). Estas bibliografas pueden realizarse por indicacin de los profesores
o por propia iniciativa de la biblioteca. Las guas de lectura suelen ser ms
informales, recogiendo slo obras seleccionadas, mientras que las
bibliografas son ms exhaustivas y especializadas.
Tablones de anuncios: informacin institucional, cultural, de la propia
biblioteca, etc. Este sistema de suministro de informacin es un medio til
para mantener informados a los usuarios de las novedades. Este servicio
actualmente se implementa a travs de la web de la biblioteca.
Difusin Selectiva de la Informacin: la biblioteca puede comprometerse a
ofrecer peridicamente informacin sobre distintos temas a los usuarios que
estn interesados. Para ello, se recogern los perfiles informativos del
usuario, en los cuales se expondrn cules son los aspectos de los que
quiere ser informado.
Folletos de la biblioteca: la propia biblioteca suele ser un tema de los ms
demandados por los usuarios, por lo que es conveniente realizar folletos
explicativos sobre la misma, carta de servicios, el uso de los catlogos, etc.
FAQ (Frequetly Asked Questions): la biblioteca puede ofrecer al usuario
un archivo de FAQ o preguntas frecuentes. La funcin de las FAQ es
informar sobre temas muy diversos ofreciendo preguntas planteadas por
distintos usuarios, pero que pueden ser tiles para todos. Las FAQ pueden
realizarse por escrito o bien ofrecerse dentro de la informacin web de la
biblioteca.
Seleccin de pginas web: con la implantacin del acceso a Internet como
un servicio bibliotecario ms se ha hecho necesario recopilar las pginas de
mayor inters para los usuarios, ya sea por su contenido o porque desde las
mismas se pueda localizar otras informaciones.
Listas de distribucin: si la biblioteca dispone de correo electrnico para
comunicarse con sus usuarios, como ocurre en las bibliotecas universitarias,
otro medio de ofrecer informacin son las listas de distribucin o correo. Los

usuarios suscritos a estas listas recibiran la informacin que la biblioteca

quisiese enviar.
Los nuevos servicios de referencia
Hablar de servicios de referencia en la actualidad parece que no tiene sentido
si no van acompaados del adjetivo virtual. La ALA (American Library
Association) define la referencia virtual como el servicio de referencia iniciado
electrnicamente, a menudo en tiempo real, donde los usuarios emplean
ordenadores u otra tecnologa de Internet para comunicarse con los
bibliotecarios, sin estar fsicamente presentes. Los canales de comunicacin
usados frecuentemente en referencia virtual incluyen videoconferencia,
servicios de voz en Internet, correo electrnico y mensajera instantnea.
Por lo tanto, el servicio virtual de referencia implica el uso de un ordenador y
las tecnologas de la comunicacin para permitir que los usuarios y
bibliotecarios se comuniquen en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Pese a que se pueda pensar que este servicio es una novedad, lo cierto es que
surgi en Norteamrica hace ya muchos aos, a finales de los aos 80.
El acuerdo cooperativo de la OCLC (Online Computer Library Center) y la
Library of Congress en 2001 para implementar un prototipo de servicio de
referencia virtual denominado QuestionPoint supone un punto de inflexin en la
historia del servicio de referencia. Algunos han llegado a manifestar que estos
servicios redefinen el rol de la biblioteca y de los bibliotecarios en la era digital.
Los puntos clave del cambio del tradicional a lo digital se pueden resumir en:
Se amplan los medios de comunicacin con los profesionales: sistemas
de referencia por voz (videoconferencia y telefona IP) y escritos (chat, email )
Desaparece la barrera fsica y temporal: migracin del escritorio real al
escritorio virtual gracias a herramientas sncronas (chat, mansajera
instantnea) y asncronas (e-mail, foros). Se distingue la referencia virtual de
la digital dependiendo de si se utiliza un tipo u otro de tecnologa,
dependiendo de tipo de interaccin y respuesta con el usuario.
La competencia entre servicios aumenta: concurre con otros servicios de
referencia en la web, con la diferencia principal que la bsqueda de
informacin est realizada por profesionales.
La tipologa de usuarios aumenta: al eliminarse la barrera fsica y
temporal y al diversificarse los canales de comunicacin el nmero de
usuarios potenciales aumenta y la tipologa de usuario tambin se ampla.
Se va generando de manera automtica un repositorio de consultas y
respuestas que puedan actuar a modo de F.A.Q.S: La automatizacin del
servicio de referencia facilita que tanto las respuestas como las preguntas
vayan organizndose y archivndose de manera pblica y sea accesible por

otros usuarios. Gracias a los sistemas de indexacin, los usuarios podrn

localizar y reutilizar las respuestas y referencias dadas a otros usuarios
Aunque los casos de xito de servicios de informacin y referencia son cada
vez ms numerosos, lo cierto es que en el extranjero hay ms ejemplos puesto
que llevan ms tiempo funcionando y porque el mundo bibliotecario tiene una
visin ms cercana al usuario que en Espaa. Algunos ejemplos de referencia
digital seran:
Ask Now, Australia.- Chat
24/7 Referencia, Estados Unidos.- Chat
Pregunte: las bibliotecas responden, Espaa.- Formulario
Uno de los servicios virtuales de referencia que ms se est extendiendo es
QuestionPoint, mencionado anteriormente, comercializado en Espaa por
Doc6, y que permite dar respuesta a las consultas lanzadas por cualquier
usuario en el marco de la propia institucin, o pudiendo formar parte de la red
global de conocimiento denominada Global Reference Network. Este servicio
ofrece herramientas de gestin de las peticiones para poder tener informacin
sobre tipo de consultas, tiempos de respuesta, etc.; permite trasladar las
consultas que no sabemos responder a otras bibliotecas dentro de la Red
Global; crea una base de datos local de conocimiento con las preguntas
recibidas y respuestas que se han dado; y permite buscar en una base de
datos global de conocimiento creada previamente con las preguntas y
respuestas de las consultas de los usuarios. Entre los usuarios de
QuestionPoint en Espaa destacan la BNE, la BC, el CBUC, las Universidades
de Cdiz, Pablo Olavide y Autnoma de Madrid, adems de Infosud en la
Universitat de Valncia.
Los servicios de referencia en lnea que hemos visto se caracterizan porque las
tareas de filtrado son realizadas por profesionales y desde el entorno de una
centro de informacin. Pero en la competencia abierta de Internet, han nacido
al amparo de la web 2.0 muchos servicios que, ajenos al mundo bibliotecario,
se proclaman como servicios de referencia.
Recientemente han aparecido una oleada de buscadores sociales, los cuales,
adems de permitir la bsqueda tradicional por relevancia incluyen un
parmetro de valoracin en el que son los usuarios los que calibran la calidad y
adecuacin de cada resultado a la consulta por medio de votaciones positivas o
negativas que inciden en la ordenacin de los resultados de las bsquedas
(posicionamiento web). Por ejemplo: Chacha.com
Frente a las enciclopedias tradicionales han aparecido iniciativas que tratan de
recoger el contenido que los propios usuarios consideran importante. Son los
propios usuarios los que crean o filtran los contenidos que servirn de
referencia a la comunidad. Sus grandes ventajas es la rapidez en la

actualizacin de contenidos, y la apertura de temas, los contenidos incluidos en

estas grandes guas no tienen la rigidez acadmica de las obras enciclopdicas
tradicionales, lo que tambin es su mayor punto dbil. Al contrario que en los
sistemas tradicionales, los mayores expertos en el tema no tienen por qu ser
los editores, creadores, ni revisores del contenido. Por ejemplo: Wikipedia.
Una de las bondades de la web es que permite el contacto entre personas con
lo que la transmisin de conocimiento de los expertos y el intercambio de
opiniones personales se hace eminentemente ms fcil, evitando que sea
necesario recurrir exclusivamente a las fuentes tradicionales en todas las
ocasiones para satisfacer nuestras demandas de informacin. Esta
comunicacin de persona a persona se ve facilitada en la web 2.0 en sitios
como Yahoo Answers, el mayor referente de los sitios de preguntas y
respuestas en la red. Se trata de poner en contacto las necesidades
informativas de la gente en un tema con los posibles conocedores de la
respuesta, que puede ser cualquier persona, en cualquier lugar.
Los "chatterbots", "chatbots" son robots de charla interactan con el usuario
para resolver sus dudas y auxiliarles en la navegacin por una web. Entre los
ms numerosos figuran los que recrean la profesin de bibliotecario o asistente
de bsqueda. Muchos de ellos son desarrollados adems bajo apariencia
humana. Uno de los mejores ejemplos es Lillian, una bibliotecaria de referencia
virtual diseada por la red de bibliotecas del Reino Unido para responder a las
cuestiones bsicas de cualquier mostrador de referencia relacionadas con
libros y prstamos del sistema Talis.
Una de las principales crticas que reciben los servicios de referencia digitales
es la despersonalizacin, la falta de un trato directo. Aunque se palia en gran
medida con los sistemas sincrnicos, gracias a la realidad virtual tenemos a
nuestro alcance la posibilidad de (re)crear mundos virtuales en los que usuarios
y profesionales de la informacin interacten tal y como lo haran en el mundo
fsico. Uno de los mayores exponentes en este campo est en Second Life,
donde Info Island tiene su mostrador de referencia virtual.

Bsquedas bibliogrficas automatizadas

Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y
almacenada en un soporte electrnico legible desde un ordenador. Cada
registro constituye una unidad autnoma de informacin que puede estar a su
vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en
dicha base de datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una
asociacin, un registro ser la ficha completa de cada uno de los socios. En
cada registro se recogern determinados datos, como el nombre, la profesin,
la direccin o el telfono, cada uno de los cules constituye un campo.

Hay tres grandes modelos de bases de datos segn el contenido de sus

registros:
Bases de datos con informacin factual: recogen informaciones muy
concretas y actuales, generalmente de carcter numrico: datos
estadsticos, series histricas, resultados de encuestas, convocatorias de
becas o subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo,...
Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas
en una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de
investigadores, de centros de investigacin, de bibliotecas, de revistas
cientficas, de empresas, de editoriales,...
Bases de datos documentales. En este ltimo grupo, cada registro se
corresponde con un documento, sea ste de cualquier tipo: una publicacin
impresa, un documento audiovisual, grfico o sonoro, un documento de
archivo, un documento electrnico,...
Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el
contenido completo de los documentos que describen, segn lo cual se
distinguen tres categoras:
Bases de datos de texto completo: son aquellas que estn constituidas
por los propios documentos en formato electrnico, por un volcado completo
de su texto. Pueden incorporar adems campos en los que se contiene la
informacin fundamental para facilitar su descripcin y recuperacin. En
estos sistemas la operacin de bsqueda (que puede abarcar la totalidad del
texto) y la consulta del documento se producen sin salir del propio sistema
de informacin.
Archivos electrnicos de imgenes: estn constituidos por referencias que
permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea ste
un documento iconogrfico (fotografas, imgenes de televisin,...) o un
documento impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases de
datos normalmente la bsqueda est limitada a los campos de la referencia
bibliogrfica y no se pueden localizar otros trminos presentes en el texto
completo del documento original.
Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original
sino tan slo la informacin fundamental para describir y permitir la
localizacin de documentos impresos, sonoros, iconogrficos, audiovisuales
o electrnicos. En estos sistemas de informacin slo se puede obtener
referencias sobre documentos que habr que localizar posteriormente en
otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca, fonoteca,...) o solicitar a un
servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una base de datos
referencial puede incluir campos que faciliten la localizacin del documento
(bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet,...) o incluso enlaces directos
para obtener directamente el original a travs de otro programa (un
navegador de Internet, por ejemplo).

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Las bases de datos bibliogrficas son generalmente bases de datos

documentales referenciales, cuyos registros contienen referencias de
documentos impresos o de texto.
Se pueden establecer diferentes tipologas para caracterizar los diferentes
modelos de bases de datos documentales.
Segn el organismo productor: pblicas, comerciales, cooperativas,
internacionales
Segn el modo de acceso: local o en lnea
Segn su cobertura temtica y el destinatario: especializadas,
multidisciplinares, generales,
Segn su cobertura documental: especializadas en tipos documentales
determinados (patentes, tesis doctorales, informes, artculos de revista,...) o
no especializadas (por ej. ERIC, referencias bibliogrficas de artculos,
monografas, informes, tesis.. sobre educacin)
Segn el modelo de tratamiento documental: sumarios, catlogos de
bibliotecas, analticas (con clasificacin, indizacin y resmenes), ndices de
citas
Las tres primeras son aplicables a cualquier tipo de base de datos, mientras
que las otras dos son especficas de las bases de datos documentales.
Estructura interna de una base de datos
Las bases de datos se componen de diferentes registros con su
correspondiente nmero de identificacin. En una base de datos bibliogrfica
cada registro se corresponde con una referencia de un documento original, que
puede ser una publicacin independiente (monografa, tesis, informe,...) o una
parte con autonoma de contenido dentro de otra publicacin (artculo incluido
en una revista, una serie o una compilacin, ponencia o comunicacin en las
actas de una reunin cientfica,...) La informacin contenida en cada registro
bibliogrfico se estructura en diferentes campos para facilitar su control
sistemtico y su recuperacin individualizada. Algunos campos reflejarn la
descripcin formal del documento y otros van destinados a reflejar su contenido
temtico (descripcin semntica).
Segn el modelo de base de datos y el tipo de documentos vaciado en la
misma se establece una estructura de campos particular. Por ejemplo, en una
base de datos donde se incorporan referencias de artculos de revista se
encuentran campos como autor o autores del documento original, ttulo del
artculo, ttulo de la revista en la que aparece, ao de publicacin, datos de la
fuente: volumen, nmero, pginas, etc.
En algunas de estas bases de datos el campo de palabras clave se sustituye
por un conjunto de diferentes campos que informan sobre distintos aspectos

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del contenido del documento. Con ello se pretende mejorar la pertinencia de la

recuperacin.
Segn la cobertura temtica se pueden encontrar campos como descriptores
(trminos que describen conceptos tericos tratados de forma especialmente
relevante en el artculo), identificadores (nombres propios de personas, obras o
instituciones tratadas en el artculo), topnimos o identificadores geogrficos,
perodos cronolgicos (fechas, dcadas o siglos a los que se refiere la temtica
tratada en el documento), etc. Tambin pueden existir otros campos para la
descripcin formal, como la afiliacin institucional de los autores, el ISSN o el
pas de edicin de la revista.
Para facilitar la rapidez en la recuperacin de informacin, los sistemas de
gestin documental permiten la elaboracin de ndices alfabticos. Algunos
programas trabajan con un ndice nico formado por palabras procedentes de
todos los campos de cada registro. Otros manejan diferentes ndices para cada
campo. El productor de la base de datos deber configurar cmo se construyen
estos diccionarios segn las necesidades de informacin que se desea cubrir y
segn las posibilidades que ofrece el programa o software utilizado. La
informacin de algunos campos puede no ser interrogable si el diseo del
procedimiento de elaboracin del ndice no lo incluye. Los ndices pueden estar
formados por palabras o por frases (texto completo de un campo o de cada
ocurrencia de un campo: cada autor, cada descriptor,...).
Las bsquedas en bases de datos bibliogrficas
Una misma fuente de informacin puede estar accesible desde distintos
soportes: acceso va telnet, acceso desde una pgina web y edicin en CDROM. Cada uno de estos formatos puede tener su propio sistema de
interrogacin y una forma de presentacin o interfaz de usuario diferente. En el
acceso tradicional en lnea (telnet) la consulta puede realizarse a travs de un
formato de mens en los que el usuario va seleccionando sucesivas opciones o
mediante complejos lenguajes de recuperacin formados por comandos y
operadores. Por el contrario, en la consulta en pginas web y en la mayora de
los CD-ROM el usuario debe completar formularios diseados en entorno
grfico. Algunos sistemas permiten que la consulta pueda realizarse en varias
bases de datos simultneamente. Esta opcin es posible, por ejemplo, a travs
de algunos distribuidores de bases de datos.
Se presenten en forma de lenguaje de comandos, por mens o en formularios,
e independientemente del modo de acceso todos los sistemas de recuperacin
de informacin permiten realizar diferentes modalidades de bsqueda:
Bsqueda directa: se teclea directamente una o varias palabras en el
espacio reservado para ello por el sistema de interrogacin en la base de
datos. Pueden distinguirse a su vez dos tipos dentro de esta modalidad:

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o Interrogacin en texto libre: el usuario realiza su consulta sin tener en

cuenta la estructura de campos de los registros de la base de datos.
Generalmente, el sistema busca el trmino o los trminos solicitados en la
totalidad de los campos de la base. En algunas bases de datos esta
bsqueda se realiza solamente en determinados campos, aquellos que el
administrador de la misma ha establecido.
o Interrogacin en campos individuales: el usuario realiza su consulta
directamente sobre el campo o campos que ha seleccionado previamente:
autor, revista, descriptores, etc...
Bsqueda a travs de ndices: en vez de teclear un trmino, el usuario
visualiza un diccionario o ndice alfabtico de las entradas de todos los
campos o de uno concreto (ndice de autores, descriptores,...) y selecciona
las ms adecuados a su bsqueda. El proceso puede parecer ms lento
pero es ms seguro, ya que la bsqueda se adapta mejor al contenido real
de los registros de una base de datos. En esta posibilidad hay que tener en
cuenta si el sistema trabaja con uno o varios ndices y cmo se realizan los
mismos:
o ndices por palabras: incluyen solamente unitrminos (conceptos
expresados en una sola palabra). Se elaboran, por ejemplo, con todas las
palabras extradas del ttulo o del resumen de los documentos. La
mayora de los productores de bases de datos establecen una lista de
palabras vacas (preposiciones, artculos,...) para reducir el tamao de
estos ndices. Los trminos presentes en esta lista de palabras vacas no
sern consultables.
o ndices por frase: incluyen entradas compuestas por varias palabras.
Por ejemplo: apellidos y nombre del autor, descriptores o
encabezamientos de materias,...
Bsqueda jerarquizada: la interrogacin se realiza a travs de una
estructura jerrquica. Es decir, a partir de un concepto genrico se pueden
localizar, no slo los registros en los que aparece dicho trmino, sino
adems todos aquellos en los que figure algn concepto ms especfico de
su campo semntico. Est opcin de bsqueda slo ser posible en aquellos
sistemas de informacin que cuenten con campos codificados o que utilicen
lenguajes estructurados jerrquicamente en la clasificacin o en los
descriptores.
Bsqueda a travs de cdigos: en determinados campos de algunas
bases de datos la interrogacin no se realiza a travs de un texto sino a
travs de cdigos numricos o alfanumricos. Pueden ser campos
codificados la clasificacin, el idioma, la tipologa documental,...

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Herramientas de bsqueda
Para realizar una bsqueda compleja en una base de datos es preciso utilizar
un nmero elevado de conceptos. Hay que precisar los diferentes aspectos
temticos implicados y adems contar con la posibilidad de que cada uno de
ellos pueda estar expresado de diferentes maneras (sinnimos, temas
relacionados,...). Los sistemas de recuperacin de informacin cuentan con
diferentes herramientas para construir una estrategia y relacionar de forma
clara los diferentes trminos utilizados en una bsqueda.
Operadores lgicos o booleanos. Permiten la combinacin de conceptos
en una misma bsqueda. Los sistemas de recuperacin utilizan las
operaciones propias de la teora de conjuntos o lgebra de Boole:
o Suma o unin (A or B, A o B): selecciona todos los registros en los que
aparece tanto A como B como ambos a la vez.
o Resta o negacin (A and not B, A no B): selecciona slo los registros
en los que se encuentre el trmino A sin estar acompaado del trmino B.
Es una operacin que debe realizarse con la mxima precaucin para no
dejar de seleccionar documentos que s pueden ser de inters para la
consulta deseada.
o Interseccin (A and B, A y B): selecciona solamente los registros en los
que aparece simultneamente los conceptos A y B.
o Algunos sistemas permiten tambin la operacin contraria: A xor B:
registros donde est A o B pero no A y B simultneamente.
Debe tenerse en cuenta que en algunos sistemas de interrogacin se
configura uno de estos operadores booleanos (and, or o not) para que se
ejecute por defecto cuando se teclean dos trminos. Obviamente el
resultado de la consulta variar si se interpreta que debe buscar registros en
los que aparezcan ambos a la vez (interseccin) o bien cualquiera de los dos
(suma boolena).
Operadores sintcticos, de proximidad o de adyacencia. Frecuentemente
el operador de interseccin (and) no es suficiente para precisar una
bsqueda. Por ejemplo, si se desea localizar registros que traten sobre el
escritor Juan Madrid la expresin Juan and Madrid dar como resultado
todas las referencias en las cuales aparecen ambos trminos pero no
necesariamente relativos a este autor. Para mejorar la pertinencia de la
bsqueda, los sistemas de recuperacin de informacin incorporan
frecuentemente la posibilidad de combinar conceptos relacionados entre s
por criterios sintcticos: presencia en la misma frase, el mismo prrafo o el
mismo campo, aparicin en determinado orden o con una separacin
mnima de palabras entre ellas, etc. Por ejemplo, si se selecciona el
operador de bsqueda por frase y se teclea la expresin Juan Madrid el
sistema seleccionar slo aquellos documentos en los que estas dos

14

palabras aparezcan juntas y en este orden. Este tipo de operadores son

especialmente necesarios cuando se interroga sobre campos con textos
extensos (resumen o incluso el texto del documento completo).
Truncado: permite la interrogacin conjunta de conceptos que comparten
una misma raz. Mediante un signo de truncado (*, ? o $, segn el programa)
los sistemas de recuperacin permiten realizar una bsqueda conjunta de
todas las palabras de un ndice que comparten un mismo comienzo o raz.
Por ejemplo, con la expresin: Econom* se recuperan todos los
documentos en los que figure cualquier trmino de esta raz: economa,
econmico, econmica,... La mayora de los sistemas de recuperacin slo
permiten el truncado por la derecha (sufijos), otros pueden permitirlo tambin
por la izquierda (prefijos) o incluso el enmascaramiento interno (truncado
limitado a uno o varios caracteres dentro de una palabra). Los sistemas
suelen exigir un nmero mnimo de caracteres en la raz para evitar
bsquedas demasiado amplias.
Operadores numricos y de rango. En campos numricos el sistema de
recuperacin puede permitir la bsqueda de todos los valores mayores o
menores a una cifra o comprendidos en un intervalo determinado. Por
ejemplo, si se desea localizar solamente documentos publicados a partir de
1995, habr que seleccionar en el campo ao de publicacin los valores
mayores que esta cifra o bien utilizar la expresin 1995:1999 si se prefiere
acotar un periodo. La existencia de esta opcin en los sistemas de
recuperacin facilita la consulta en los campos de carcter numrico
(nmero de registro, ao de publicacin, cdigos de clasificacin, periodo
histrico,...)
Acotar o limitar conjuntos. La interrogacin se ejecuta slo sobre los
registros resultado de una bsqueda anterior, en lugar de sobre toda la base
de datos.
Campos de bsqueda y control del vocabulario
La bsqueda por materias se realiza generalmente a travs de dos tipos muy
diferentes de campos:
Campos de texto libre: ttulo del documento, resumen, el texto completo
(en bases de datos que lo incluyan).
Campos formados por entradas de un ndice alfabtico de materias. Son
campos sin la estructura sintctica de un texto, formados por grupos
nominales de una sola palabra (por ejemplo Filosofa) o ms de una
(Filosofa de la Ciencia), que definen un tema de bsqueda por s mismas o
en combinacin con otras entradas del ndice. Estas entradas se denominan
trminos de indizacin y puede haber diferentes tipos:

15

o Encabezamientos y subencabezamientos de materia. Es el sistema

utilizado en los catlogos de las bibliotecas para describir las materias
tratadas en un documento. Se trata normalmente de trminos
procedentes de un lenguaje controlado establecido previamente (Listas de
encabezamientos de materia). Cada entrada del ndice se compone de
una materia principal (encabezamiento), que puede estar acompaada de
facetas de materia, lugar, tiempo o forma (subencabezamientos). Por
ejemplo, la entrada Mujeres Historia Recursos bibliogrficos Cdiz
sera un nico encabezamiento con tres subencabezamientos.
o Palabras clave: trminos simples o compuestos extrados de los
documentos, sin que estn presentes en ningn lenguaje controlado
preestablecido. En un sistema de indizacin por palabras clave pueden
utilizarse tantas formas de expresar el mismo concepto como sean
utilizadas por los autores de los documentos originales, por ejemplo
Poltica ambiental y Poltica de medio ambiente.
o Descriptores: son trminos simples o compuestos extrados de un
lenguaje controlado que traducen los conceptos utilizados por los autores,
para evitar la ambigedad del lenguaje natural. Estos lenguajes
documentales controlados pueden ser simples lxicos o listados
alfabticos o tratarse de tesauros con una estructura jerrquica entre sus
trminos. Los productores de una base de datos pueden elaborar su
propio tesauro o adoptar uno elaborado por otra institucin.
o Otros campos de descripcin del contenido. En algunas bases de datos
existen diferentes campos destinados a los trminos de indizacin para
facilitar el control del vocabulario y reducir las ambigedades existentes
entre nombres comunes (campo de descriptores), nombres propios
(campo de identificadores), topnimos (identificadores geogrficos), o
cualquier otro definido para resolver necesidades especficas de
informacin (compuestos qumicos, coordenadas geogrficas, legislacin
y jurisprudencia, periodo histrico). El contenido de estos campos tambin
puede tener un control del vocabulario a travs de listados de
autoridades. Adems puede existir un campo para reflejar aquellos
trminos que no se han incorporado an al tesauro (campo de palabras
candidatas).
La bsqueda debe adaptarse a las caractersticas de esta estructura de
campos, adoptando dos tipos de estrategias complementarias:
a) Cuando se realiza una bsqueda en campos de texto libre (ttulo,
resumen,...) o de palabras clave (lenguajes no controlados), se deben tener
en cuenta las diferentes formas en las que puede aparecer un concepto en
las referencias bibliogrficas: sinnimos, conceptos afines, variaciones
gramaticales,...

16

b) Por el contrario, cuando la bsqueda se realiza en campos con control del

vocabulario, debemos intentar localizar la forma seleccionada en el lenguaje
controlado utilizado por los productores de la base de datos. Para ello, es
conveniente consultar previamente el tesauro o lxico de indizacin o bien
realizar la bsqueda a travs de la visualizacin de los ndices de cada
campo.
Operaciones tras la bsqueda
Una vez realizada la interrogacin en la base de datos, el sistema de
recuperacin puede permitir alguna o todas estas opciones:
Visualizacin en pantalla de las referencias. Puede realizarse en un
formato standard o bien permitir la seleccin de un formato ms completo o
ms sencillo, segn el nmero de campos que se incluyan.
Ordenacin de las referencias de acuerdo al contenido de un campo
concreto: autores, fecha de publicacin, etc.
Seleccin de las referencias concretas que resulten de inters para el
usuario, que marcar las mismas.
Envo de la totalidad de las referencias o slo de las marcadas al soporte
elegido por el usuario: impresora, fichero texto en el propio ordenador o en
un disquete, fichero de exportacin de datos o mensaje de correo
electrnico.
Adicionalmente, algunos sistemas permiten el lanzamiento de una segunda
interrogacin a partir de enlaces hipertexto, la visualizacin del historial de las
bsquedas realizadas hasta el momento, la grabacin o reutilizacin de
estrategias de bsqueda o incluso la realizacin automtica de una peticin a
un servicio de suministro de documentos, solicitando la recepcin de fotocopias
de los artculos seleccionados por correo ordinario o electrnico.
Cmo realizar bsquedas en bases de datos bibliogrficas?
Para realizar una consulta eficaz en una base de datos se debe intentar
encontrar la estrategia ms adecuada en cada sistema de informacin. Para
ello se recomienda seguir estos pasos:
1) Seleccionar la base de datos ms adecuada a la consulta. La eleccin
tendr en cuenta la cobertura temtica, la homogeneidad del lenguaje
utilizado y la tipologa documental analizada por un sistema de informacin.
2) Familiarizarse con las caractersticas de la base de datos y del sistema de
recuperacin.
3) Seleccionar los conceptos de bsqueda que representen de forma precisa
el tema de inters. Deben expresarse con todas sus posibles variantes

17

(sinnimos, conceptos afines), aunque conviene evitar los trminos

innecesarios.
4) Determinar la estrategia de bsqueda: en qu campos puede encontrarse
de forma ms pertinente la informacin buscada y cmo combinar los
diferentes conceptos, con operadores booleanos o de adyacencia. Las
herramientas como el truncado son muy tiles, pero siempre que se
compruebe su alcance para evitar la seleccin de otros trminos no
deseados. Cuando sea necesario se consultarn directamente los ndices de
los campos seleccionados u otros recursos (tesauros, listados,...).
5) Realizar la bsqueda y visualizar los resultados, valorando la adecuacin
de los mismos y la eficacia de la estrategia utilizada.
6) Si el resultado es poco satisfactorio o existen dudas sobre su idoneidad,
se debe repetir la bsqueda ampliando o limitando la estrategia utilizada.
7) Seleccionar los registros adecuados a la necesidad de informacin y
realizar una peticin de suministro de documentos o bien obtener un listado
de referencias por impresora o en fichero.
Qu debe conocerse sobre una base de datos bibliogrfica antes de utilizarla?
Para utilizar eficazmente las posibilidades de recuperacin en un sistema de
informacin es recomendable adaptarse lo ms posible a sus caractersticas
particulares. Para ello es necesario estar informado previamente de su
contenido y de cmo debe realizarse la bsqueda. Se debe tener en cuenta:
Si el sistema permite la consulta de una nica base de datos o de varias
simultneamente. En este caso habr que valorar si se trata o no de bases
de datos de caractersticas similares.
Cul es su cobertura temtica. En las bases de datos especializadas se
pueden realizar bsquedas prescindiendo de aquellos conceptos que
definen el propio mbito temtico del sistema.
Si se trata de un catlogo o de una base de datos documental con
descriptores y/o con resmenes.
En el caso de que haya descriptores o encabezamientos de materias, si
estos proceden o no de un lxico controlado accesible.
Cul es la estructura de campos y en cules se realiza la bsqueda por
defecto cuando no se selecciona uno concreto.
Cuando se teclean dos trminos se debe saber si el sistema interpreta
que debe buscar registros en los que aparezcan ambos a la vez
(interseccin) o bien cualquiera de los dos (suma boolena). A esto se le
denomina operador por defecto. El resultado obviamente ser distinto.

18

Formacin de usuarios en las bibliotecas universitarias

Tradicionalmente, la formacin de usuarios se ha definido como el servicio
bibliotecario cuya funcin es dar a conocer el uso de la biblioteca y de sus
recursos de bsqueda documental. Casi siempre se ha visto enfocada como la
instruccin bibliogrfica necesaria para lograr que el usuario aproveche de
forma ptima los recursos que ofrece la biblioteca.
En las Normas para bibliotecas universitarias espaolas de REBIUN (1999),
se recogen brevemente algunas directrices para la formacin: la Biblioteca
debe promover sesiones de formacin de usuarios a nivel individual o colectivo
y desarrollar programas para la formacin, y debe organizar visitas guiadas y
contar durante el horario de apertura con la presencia de un bibliotecario
profesional para atender y ensear el funcionamiento de la biblioteca, sus
instalaciones, sus equipos y uso de la coleccin. Y destaca otro aspecto: El
xito de los programas de formacin de los usuarios en las bibliotecas
depender directamente de la medida en que la Biblioteca pueda integrar su
labor informativa en los planes y programas de estudios de la Universidad.
Nosotros podramos definir la formacin de usuarios como el servicio o, en su
defecto, conjunto de programas, actividades o acciones, que permiten a los
usuarios manejar la biblioteca, servicios y recursos. Es beneficioso tanto para
ellos (puesto que les convierte en usuarios independientes y autnomos) como
para las bibliotecas (puesto que se fomenta un mximo aprovechamiento de
sus recursos y por tanto una mayor eficacia de las mismas).
La dicotoma Formacin de usuarios" (viejo) vs Alfabetizacin informacional
(moderno) est ampliamente superada por la literatura profesional desde hace
tiempo. La alfabetizacin informacional es una evolucin natural a partir de la
formacin de usuarios, es un concepto ms amplio que engloba la formacin
de usuarios tradicional: todo programa de alfabetizacin informacional tiene
que seguir incluyendo las actividades de formacin de usuarios que ya se
hacan. Si la formacin de usuarios es la enseanza del uso de la biblioteca, la
alfabetizacin informacional capacita al usuario para que sea capaz de
aprovechar la informacin disponible en la biblioteca, en la red, en los medios
de comunicacin e incluso en las amistades o en el sitio de trabajo. El concepto
limitador de formacin de usuarios tradicional debe quedar desterrado si la
biblioteca no quiere quedar relegada en la comunidad universitaria.
REBIUN destaca la necesidad de integrar la labor informativa de la biblioteca
en los planes de estudio de la universidad. Esto es muy importante, ya que
responde al nuevo papel que debe desarrollar la biblioteca en el nuevo modelo
universitario del EEES, integrndose en el aprendizaje del alumno de forma
activa, incluyendo la capacitacin en habilidades informacionales en los planes
de estudio, y trascendiendo as el mbito del CRAI.

19

Actualmente la mayor complejidad de la informacin hace necesaria la

adquisicin de habilidades de informacin que hagan que las personas sean
capaces de aprender durante toda su vida y de adaptarse a los cambios. El
aprendizaje continuo a lo largo de la vida es fundamental en la nueva sociedad
de la informacin, lo que est conectado con la formacin de usuarios y la
alfabetizacin en informacin. De esta forma, los bibliotecarios deben
familiarizarse con las teoras del aprendizaje y las estrategias de enseanza
relacionadas que soportan el modelo de aprendizaje, creando un nuevo perfil
de bibliotecario educador o bibliotecario formador.
Planificacin de formacin de usuarios
Al estar inmersos en el proceso de gestin del cambio hacia el CRAI, en estos
momentos la formacin de usuarios es una de las actividades fundamentales
de cualquier biblioteca universitaria y, necesariamente, debe formar parte del
su plan estratgico.
Las actividades ligadas a su planificacin sern:
Anlisis de la situacin de partida, especialmente determinar la tipologa
de usuarios y definir sus necesidades.
Formulacin de la misin y los objetivos del plan de formacin. Es
conveniente tambin enunciar una serie de principios o directrices que guen
todas las actuaciones en esta materia.
Elaborar los programas de formacin, elegir el modelo y mtodo a seguir
y desarrollar el diseo de la instruccin.
Planificar la difusin y la evaluacin de la formacin.
Por ltimo, la organizacin de los recursos humanos y materiales
disponibles, con el establecimiento de un calendario para acometer todas las
tareas.
La formacin virtual
Hay que abordar la informatizacin de la formacin no como sustituto, sino
como complemento imprescindible a la formacin presencial y virtual, aunque
primero delimitaremos los conceptos a los que se refieren la formacin virtual:
e-learning: es el aprendizaje a travs de la tecnologa electrnica,
especialmente la Web. Este aprendizaje supera la simple formacin a
distancia ya que, manteniendo la asincrona, permite recuperar la dimensin
interactiva y de colaboracin del aula. Utiliza para ello las llamadas
plataformas de e-learning, ambientes virtuales de aprendizaje e interaccin
que utilizan las ltimas tendencias tecnolgicas.
complex learning o blended learning: hace referencia a la integracin de la
modalidad tradicional de formacin y el e-learning . Se combinan actividades

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presenciales, con actividades sncronas y de e-learning, afianzando la

formacin del aula con formacin virtual.
Actualmente, los principales mtodos de diseo de materiales formativos de
autoaprendizaje y de enseanza con apoyo de las TIC en bibliotecas
universitarias son:
Guas de uso y manuales: se caracterizan por la ausencia de
interactividad en los mismos. Suelen ser textuales. El uso de hiperenlaces
rompe la linealidad en la enseanza de los contenidos, pero se limitan a
exponer la informacin, normalmente sin la posibilidad de hacer ejercicios
evaluativos del aprendizaje.
Demostraciones: elaboradas con aplicaciones del tipo de Macromedia
Flash, la interactividad con el usuario suele ser escasa. A travs de ejemplos
guiamos al usuario de forma visual, pero su uso es ms informativo que
formativo.
Tutoriales: se caracterizan por estar diseados y pensados para el
usuario. Intentan dotar de la mayor autonoma al alumno, potenciando su
responsabilidad como principal eje de la formacin. Adems, son
interactivos. Este elemento es vital para mantener el inters y la motivacin
en la formacin, y permite aprender habilidades, no solo conocimientos.
Otro mtodo que se puede aplicar en la formacin en bibliotecas son las
WebQuest. Surgen en 1995 en la Universidad Estatal de San Diego y en
Espaa apenas se usan. Son actividades didcticas en las que se plantea una
investigacin documental sobre un tema. A partir de la bsqueda y consulta de
fuentes de informacin, el alumno debe realizar la tarea de anlisis,
comprensin, reelaboracin y comunicacin de las ideas resultantes, de
manera grupal. Ayudan al desarrollo de habilidades y ensean a trabajar en
grupo.
Las bibliotecas universitarias tambin incoporan soluciones como el blog y el
wiki como posibles mtodos formativos en la lnea desarrolla por la Web 2.0,
que permite al usuario colaborar activamente en los procesos de creacin de
conocimiento en Internet.
Actualmente, se han desarrollado distintas herramientas de software libre o
propietario, que permiten gestionar la creacin de materiales para su
publicacin en Web. Las principales herramientas para la gestin de la
formacin a travs de redes que se pueden utilizar en la formacin virtual se
pueden clasificar como:
Editores de cursos y otros programas para crear materiales de
aprendizaje multimedia: Todas aquellas herramientas que se utilizan para la
edicin de contenidos de aprendizaje en formato multimedia, como por
ejemplo editores de pginas web (Dreamweaver), herramientas diseadas

21

para crear cursos multimedia interactivos (Authorware Professional),

programas que permiten la creacin de ejercicios de autoevaluacin,
simulaciones, etc. (QuestionMark)
Programas para la comunicacin y el trabajo colaborativo, plataformas de
trabajo colaborativo: Permiten a un grupo comunicarse en el desarrollo de un
proyecto o actividad comn y elaborar un producto conjunto. Son de tipo
asncrono por lo general, aunque pueden ir provistas de servicios sncronos
como el chat. Raramente contienen una sola utilidad (como correo
electrnico, chats,...), casi siempre contienen repositorio de ficheros con
utilidades de actualizacin y edicin conjunta as como conferencias
electrnicas, audioconferencias, videoconferencia, pizarra compartida,
aplicaciones compartidas o documentos compartidos (Backtalk)
Plataformas de teleformacin: Herramientas integradas para la creacin e
imparticin de cursos a travs de Internet. Estn desarrolladas
especficamente con propsitos educativos o formativos. Son aplicaciones
de Internet que pueden soportar entornos de aprendizaje en redes, y que
integran, en funcin de su potencia, de su grado de desarrollo y de su
actualizacin, los espacios virtuales, los materiales de aprendizaje, las
herramientas de comunicacin y de trabajo colaborativo y las utilidades de
gestin educativa. La ms usada en Espaa actualmente es Web CT
Plataformas open source: En el seno del movimiento open source se han
desarrollado varias plataformas. Las ms conocidas son Moodle y Claroline.
A esta categora corresponde, por ejemplo, el Aula Virtual, una adaptacin
realizada por el Servicio de Informtica de la Universidad de Valncia de la
plataforma e-learning denominada .LRN (dot Learn) y que desarrollan
conjuntamente varias universidades, entre las que se puede sealar la
UNED, la Universidad Carlos III de Madrid, el Massachussets Institute of
Technology o la Universidad de Heidelberg
De entre estos mtodos, podemos destacar los dos primeros para crear
materiales de libre acceso para cualquier usuario a travs de la pgina de la
biblioteca. Respecto a las dos siguientes, corresponden a las plataformas
virtuales de enseanza. Son las herramientas implementadas en las
universidades para la enseanza a distancia. En Espaa destaca el uso de
WebCT y de Moodle como plataformas para sus campus virtuales. Estas
ltimas integran distintas funcionalidades necesarias para poder desarrollar la
labor docente y administrativa de los cursos. Son muy tiles y fciles de utilizar,
tanto para el formador como para el alumno. Permiten el desarrollo de
materiales multimedia para los cursos virtuales, as como materiales de apoyo
(ndices, glosarios, recursos web, imgenes). Incluyen generalmente el uso
de correo, listas de distribucin, IRC-Chat, foros de discusin, pizarra
electrnica, videoconferencia, y herramientas de evaluacin y autoevaluacin.

22

Estas plataformas que, en una doble vertiente, permiten por un lado crear
cursos especficos de la biblioteca y, por otro, la integracin de la formacin
como asignatura complementaria en las titulaciones oficiales impartidas en la
institucin, constituyen una apuesta de futuro para la formacin virtual de
nuestros usuarios. Es muy importante integrar estas herramientas en la
formacin para no quedar en un segundo plano dentro del impulso educativo
que ha trado consigo el EEES y la adopcin de los nuevos crditos.
Panorama de la formacin de usuarios en las bibliotecas universitarias
espaolas
La situacin actual de la formacin de usuarios en las bibliotecas universitarias
espaolas muestra un perodo de transicin desde la formacin tradicional
circunscrita a los recursos y servicios de las bibliotecas (como el catlogo o
bases de datos) a un entorno ms en concordancia con la alfabetizacin
informacional (la ofimtica, el correo electrnico, Internet, gestores
bibliogrficos o la metodologa de proyectos). Algunos indicadores como la
diversificacin de los temas y la profundizacin en niveles ms avanzados,
algunas experiencias de formacin virtual y de utilizacin de nuevas
metodologas docentes parecen indicar un proceso de cambio.
Se trata de un servicio ampliamente implantado en las bibliotecas universitarias
espaolas como lo demuestra el hecho de que el 92% de las mismas lo ofrecen
de alguna forma. Hay que mencionar tambin que las cuatro universidades que
no cuentan con este servicio es porque no cuentan con suficiente personal para
dedicarlo a esta actividad. En lo que se refiere a la trayectoria hay que destacar
que el 70% de las bibliotecas lleva ms de cinco aos impartiendo formacin y
que el 40% tiene ms de una dcada de experiencia. Otro elemento que indica
que la formacin es un servicio en alza es que el 73% ha aumentado su oferta
formativa en los ltimos aos.
Aspectos como el fomento de la autoformacin y la creacin de materiales
indican cambios hacia una formacin ms individualizada y personalizada. Sin
embargo, suele haber una escasa interaccin de la biblioteca con otros agentes
universitarios (como docentes, servicios de informtica u otros servicios de
formacin de la universidad) a la hora de crear material formativo o participar
en la formacin, cuestin sobre la que sera necesario actuar, as como buscar
la colaboracin con instituciones externas que trabajen en la formacin de
competencias informacionales a la hora de planificar la formacin.
La evaluacin es una cuestin bsica para detectar deficiencias y realizar
mejoras en el servicio de formacin de usuarios, pero no est todo lo extendida
que debiera entre las bibliotecas universitarias espaolas. Sera recomendable
adems que se especificara la programacin y el itinerario formativo que
ofrecen nuestras bibliotecas, con la doble finalidad de difundir una imagen ms

23

detallada del servicio y proporcionar al usuario ms informacin sobre los

contenidos, mtodos y materiales formativos que van a utilizar.
La alfabetizacin informacional impone una flexibilizacin de los sistemas de
aprendizaje. En este sentido, las bibliotecas no pueden homogeneizar la
formacin: es necesario incrementar los esfuerzos evaluando los
conocimientos y habilidades previas del usuario. No es suficiente hablar con
profesores o determinar exclusivamente el nivel del alumno en base al ciclo en
el que est estudiando. Si queremos que sea efectiva la formacin debemos
personalizarla, potenciar nuevas metodologas y diversificar los entornos y los
materiales formativos. La formacin virtual puede mejorar este aspecto, y
quizs la integracin de la formacin de usuarios en los sistemas de gestin de
cursos (los sistemas de aula virtual) debera ser una prioridad obvia para la
biblioteca.
Los criterios de seleccin de formadores debera tener en cuenta las
capacidades didcticas y comunicacionales, y no slo aquellas directamente
relacionadas con la materia a impartir. Es preocupante que los formadores no
reciban ninguna formacin especfica sobre estas habilidades antes de iniciar
su actividad formativa, pues no basta con el inters personal o el conocimiento
profundo sobre la materia.
Las lneas de accin futuras parecen indicar que ste es el camino que las
bibliotecas universitarias espaolas estn emprendiendo:
Dedicar esfuerzos en la profundizacin de los conocimientos en niveles
ms avanzados de formacin sobre todo en el perfil del profesorado, de los
doctorandos e investigadores.
Mejorar el material de formacin (trpticos e impresos).
Avanzar en la creacin de tutoriales en lnea.
Fomentar y difundir la autoformacin.
Ampliar la periodicidad de la oferta formativa.
Incrementar la colaboracin con el profesorado e integrar la formacin en
el currculo acadmico del alumno (crditos de libre eleccin, asignaturas
obligatorias y optativas).

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BIBLIOGRAFA

Merlo Vega, Jos Antonio. El servicio bibliotecario de referencia. En: Anales

de documentacin, N. 3, 2000, p. 93-126
Barrero, Vanesa y Seoane, Catuxa. La evolucin de los servicios de referencia
digitales en la Web 2.0
Rodrguez Yunta, Luis. Bases de datos documentales: estructura y uso. En:
Maldonado, ngeles (coord.). La informacin especializada en Internet. Madrid:
CINDOC, 2001
Ruth Lpez Zazo. Formacin de usuarios y alfabetizacin informacional en
bibliotecas universitarias: propuesta de planificacin para una CRAI. Madrid:
Universidad Complutense de Madrid, 2007
Marta Somoza-Fernndez y Ernest Abadal. "La formacin de usuarios en las
bibliotecas universitarias espaolas". En: El profesional de la informacin, v.16,
n. 4, julio-agosto 2007, p. 287-293

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