Lista de Chequeo RUP

LISTA DE CHEQUEO DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA
LA VERIFICACIN DOCUMENTAL PROVEEDORES

Proveedura es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de prestacin
de servicios, de conformidad con lo sealado en el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993.
Los siguientes documentos son los requeridos para la verificacin documental para el caso de los
Proveedores:
A. Aspectos importantes para el diligenciamiento del formulario
B. Personas naturales
C. Personas Jurdicas inscritas en el Registro Mercantil o en el de Entidades sin nimo de lucro
D. Personas Jurdicas no inscritas en el Registro Mercantil o en el de Entidades sin nimo de lucro.
A. Aspectos importantes para el diligenciamiento del formulario
Seor Proponente:
Tenga presente las siguientes recomendaciones para el correcto diligenciamiento del formulario:
Utilizar puntos (.) para determinar miles y las comas (,) para determinar decimales.
Trazar lneas en los espacios en blanco que no se han utilizado.
Los tachones y/o enmendaduras en el formulario y los documentos soporte, sern causales de
rechazo.
Presentar el formulario firmado en original y sus soportes debidamente diligenciados y firmados
por quien corresponda.
Diligenciar en el formulario el total de anexos y otros documentos. Recuerde el nmero total de
folios indicado en el formulario debe coincidir con los entregados.
Los documentos soporte, debern presentarse en original o en copia simple, debidamente
suscritos por el responsable de la informacin que en ellos conste y se presumirn autnticos.
Los documentos otorgados en el exterior debern presentarse legalizados en la forma prevista en
las normas vigentes sobre la materia.
Los datos contenidos en los estados financieros presentados debern ser coherentes con la
informacin contenida en el registro mercantil.
Cuando una persona natural tenga ms de un domicilio deber inscribirse ante la cmara de
comercio con jurisdiccin en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.
Consultar Decreto 0734 del 13 de abril de 2012, Titulo VI Registro nico de proponentes. Captulos
I, II, III y IV, Artculos 6.2.1.3, 6.2.1.4, 6.2.1.5,6.2.1.6, 6.2.2.4
B. Lista de chequeo de documentos soporte para los Proveedores - Personas Naturales
Ubicacin en el
formulario
Documentacin soporte
1. Copia del documento de identidad.
1. Cdula de ciudadana, cdula de extranjera o

pasaporte (para el caso de personas extranjeras).
Salvo que dicho documento repose en el registro
que lleva la Cmara de Comercio respectiva.
2. Formato de Certificacin de la Ley 789/02

Parafiscales.
Datos Generales
Numerales 1,2,3
Ubicacin
Numeral 4
ClasificacionesActividades
Numerales 5 y 6
Experiencia
Probable
Numeral 7
2. Diligenciar completamente y ser suscrita por el

proponente persona natural.
3. Certificado del contador Pblico para acreditar la

clasificacin de la empresa. Modelo No. 2
3. Se deber indicar la calidad de gran empresa,

mediana empresa o pequea empresa.
4. Certificacin (en original) de la veracidad de los

documentos y sus firmas. Modelo No. 12
4. Suscrita por el proponente. En la que bajo

gravedad de juramento asegure que las firmas
impuestas en los documentos soportes son de las
personas respecto de las cuales se afirman
corresponden y se indique la veracidad de la
informacin relacionada en el formulario y en la
documentacin soporte.
Formulario de Registro nico de Proponentes
Diligenciar en forma correcta y completa solo en

caso de no estar inscrito en el registro mercantil.
Registro
El cdigo CIIU presentado debe coincidir con el

reportado en el Registro mercantil, para aquellos
que se encuentren matriculados
1. Certificacin expedida por el contratante. Modelo

No.3
1. Donde se seale la fecha del contrato ms

antiguo
Copia del respectivo formulario del

nico Tributario-RUT
O
2. Declaracin firmada por el proponente. Modelo
No. 4
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Tcnica (Ot)
Numeral 10
Observaciones
1. Certificacin suscrita por el proponente indicando

el nmero del personal profesional universitario,
persona administrativo, tecnlogo y operativo
vinculados mediante relacin contractual para
desarrollar actividades estrictamente con la actividad
de proveedor. Modelo No. 11
2. Donde se seale la fecha del contrato ms

antiguo
1. Para el caso de las personas naturales que

desarrollen por si mismas la actividad en la que se
inscriben podrn tenerse en cuenta as mismas,
deber adjuntar certificacin donde se indique tal
situacin.
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Operacional
(Cop)
Numeral 10
1. Certificacin del contador pblico.
Modelo No. 6
Modelo No. 7
Modelo No. 8
1. Donde consten los ingresos brutos operacionales,

relacionados exclusivamente con la actividad de
constructor en la que se inscribe y el procedimiento
utilizado para el clculo de la organizacin
operacional, en trminos de S.M.M.L.V., calculada
con base en el valor del S.M.M.L.V. al momento de
causacin.
2. Para el clculo de los ingresos brutos
operacionales se tomar el promedio aritmtico de
los dos aos de mayor facturacin que haya
obtenido la persona natural profesional en los
ltimos cinco aos, incluyendo el de la inscripcin.
3. Para aquellas personas que tengan un periodo de
actividad superior a dos aos e inferior a cinco aos,
obtendrn el clculo de su capacidad de
organizacin de acuerdo con el promedio aritmtico
de los ingresos brutos operacionales relacionados
exclusivamente con la actividad en la que se
inscribe correspondiente a los dos aos de mayor
facturacin durante el tiempo de actividad
expresados en salarios mnimos mensuales legales
vigentes de acuerdo al ao de causacin.
4.Si el proponente acredita un periodo de actividad
inferior o igual a 2 aos se tomar el mayor ingreso
obtenido en un perodo continuo de un ao
Modelo No. 9
5. El ingreso obtenido durante todo el tiempo de
actividad cuanto este sea inferior a un ao.
Recuerde que: Las disposiciones son excluyentes,
es decir, solo podr acogerse a una de ellas.
1. Certificado del contador pblico en el cual conste

de manera discriminada y detallada, cada uno de los
valores de los indicadores, sealando las cuentas
del PUC de los estados financieros de donde se
toma esa informacin. Modelo No. 15
Capacidad
Financiera
Numeral 11
2. Los Estados Financieros con fecha de corte 31 de

diciembre del ao inmediatamente anterior a la
Inscripcin, actualizacin o renovacin. Dichos
Estados financieros corresponden a: Balance
General, Estado de Resultados, Estado de Cambios
en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situacin
Financiera y el Estado de Flujo de Efectivo,
acompaados de sus respectivas NOTAS. (Decreto
2949 de 1.993).
Las micro empresas no estarn obligadas a
presentar los Estados Financieros correspondientes
a: Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de
Cambios en la Situacin Financiera y el Estado de
Flujo de Efectivo. (Pargrafo art. 22 decreto 2648 de
1.9939).
Los proponentes que en su Plan nico de Cuentas

manejen rubros contables diferentes a: Capital
social efectivamente pagado, reservas constituidas,
utilidades retenidas, utilidades del ejercicio, activo
corriente, pasivo corriente, pasivo total, activo total,
utilidad
operacional,
depreciaciones
y
amortizaciones, activo fijo, patrimonio neto, costo de
venta e inventario, debern anexar junto con la
informacin financiera, certificacin suscrita por el
contador, en la que se establezcan las
equivalencias de las distintas cuentas. Modelo No.
16
Para las inscripciones y renovaciones que se
realicen durante los tres primeros meses del ao, si
el proponente no tiene los estados financieros
aprobados con corte a 31 de diciembre del ao
inmediatamente anterior, podrn presentar estados
financieros intermedios.
3. Si ha iniciado operaciones en el ltimo ao,

presentar balance de apertura.
4. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador.
5. Certificado expedido por la Junta Central de
Contadores con fecha de expedicin no superior a 3
meses, donde conste la vigencia de la tarjeta.
Experiencia
Acreditada
Anexo 2
Certificado del contador pblico en el cual conste:

La relacin de cada uno de los contratos, nombre
del contratante, resumen del objeto principal del
contrato, cuanta expresada en smmlv a la fecha de
terminacin del contrato, duracin del contrato en
meses, clasificacin CIIU hasta nivel 4 y asociados a
la actividad de proveedor, porcentaje del valor del
contrato que ejecut como miembro de un
consorcio, unin temporal, sociedad de objeto nico,
empresa unipersonal o sociedades en general,
porcentaje que se le asign en la respectiva fusin o
escisin. Modelo No. 14
Cuando se trate de consorcios o uniones

temporales, se deber anexar copia del documento
de conformacin
C. Lista de chequeo de documentos soportes proveedores Personas Jurdicas

inscritas en el Registro Mercantil o en el de Entidades sin nimo de lucro.
Ubicacin en el
formulario
Datos Generales
Numerales 1,2,3
Observaciones

Parafiscales.
1. Diligenciar completamente. Si la sociedad o

entidad sin nimo de lucro tiene revisor fiscal inscrito
en Cmara, ser l quien debe suscribirla, de lo
contrario, ser suscrita por el representante legal.
2. Certificado del contador Pblico o revisor fiscal

segn sea el caso, para acreditar la clasificacin de
la empresa. Modelo No. 2


documentos y sus firmas. Modelo No. 12.
3. Suscrita por el Representante Legal. En la que

bajo gravedad de juramento asegure que las firmas
Recuerde: La sociedad o la entidad sin nimo de
lucro debe estar vigente.
Ubicacin
Numeral 4
Numerales 5 y 6
Experiencia
Probable
Numeral 7
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Tcnica (Ot)
Numeral 10

nico Tributario-RUT
La informacin ser tomada del registro mercantil o

de entidades sin nimo de lucro.
Registro
reportado en el Registro mercantil o en el de
entidades sin nimo de lucro.
1. Para verificar la experiencia probable se utilizar

la fecha de adquisicin de la personera jurdica.
1. Con el fin de realizar la verificacin, se recurrir a

la informacin existente en el registro mercantil o el
registro de entidades sin nimo de lucro.
2. Certificacin del contador o del revisor, segn sea

el caso, donde certifique que la experiencia fue
determinada con base en los promedios aritmticos
del tiempo en que han ejercido sus socios o
asociados la actividad, y que dicha experiencia est
relacionada estrictamente con proveedura. Modelo
No. 5
2. Para Personas jurdicas con existencia inferior a

60 meses, que decidan acogerse a la experiencia de
sus socios o asociados
Certificacin del representante legal donde relacione el profesional universitario, personal administrativo,
tecnlogo y operativo vinculado mediante relacin contractual que desarrollan actividades referentes
estrictamente a proveedura. Modelo No. 10
1. Certificacin del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda.
Modelo No. 6
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Operacional
(Cop)
Numeral 10
Modelo No. 7
Modelo No. 8

proveedor en la que se inscribe y el procedimiento
causacin.
obtenido la persona jurdica en los ltimos cinco
aos, incluyendo el de la inscripcin.
3. Para aquellas personas que tengan una
existencia superior a dos aos e inferior a cinco
aos, obtendrn el clculo de su capacidad de
facturacin durante todo el tiempo de existencia
4.Si el proponente acredita una existencia inferior p
igual a 2 aos tomar el mayor ingreso obtenido en
un perodo continuo de un ao
Modelo No. 9
existencia cuanto este sea inferior a un ao.
1. Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda en el cual conste de manera
discriminada y detallada, cada uno de los valores de
los indicadores, sealando las cuentas del PUC de
los estados financieros de donde se toma esa
informacin. Modelo No. 15
Capacidad
Financiera
Numeral 11

2949 de 1.993).
1.9939).
3. Si es persona jurdica nueva, presentar balance
de apertura.
4. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o
revisor fiscal, segn sea el caso.
Recuerde
que:
Las
disposiciones
son
excluyentes, es decir, solo podr acogerse a una
de ellas.
utilidad
operacional,
depreciaciones
y
16
3. En este caso la fecha del balance de apertura
debe coincidir con la fecha de adquisicin de
personera jurdica.
4 y 5. En caso de que la informacin financiera se
presente suscrita por contador y revisor fiscal, se
debern anexar las tarjetas y certificaciones de
ambos.

meses, donde conste la vigencia de la tarjeta
Experiencia
Acreditada
Anexo 2
Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda, en el cual conste: La relacin
de cada uno de los contratos, nombre del
contratante, resumen del objeto principal del
la actividad de proveedor, porcentaje del valor del

de conformacin
D. Lista de chequeo de documentos soportes Constructores Personas Jurdicas no

inscritas en el Registro Mercantil o en el de Entidades sin nimo de lucro.
Ubicacin en el
formulario
Datos Generales
Numerales 1,2,3
Observaciones

Parafiscales.
1. Diligenciar completamente. Si la persona jurdica

no inscrita en cmara tiene revisor fiscal, ser l
quien debe suscribirla, de lo contrario, ser suscrita
por el representante legal.
2. Certificado del contador Pblico o revisor fiscal

segn sea el caso, para acreditar la clasificacin de
la empresa. Modelo No. 2


documentos y sus firmas. Modelo No. 12
3. Suscrita por el Representante Legal. En la que

bajo gravedad de juramento asegure que las firmas
Recuerde: La sociedad o la entidad sin nimo de
lucro debe estar vigente.
Ubicacin
Numeral 4
Numerales 5 y 6
Experiencia
Probable
Numeral 7

nico Tributario-RUT
Deber diligenciarlo de forma completa y correcta.
Registro
1. Certificado que acredite la existencia y

representacin
de la entidad, con fecha de
expedicin no superior a dos (2) meses de
antelacin a la fecha de solicitud del trmite.
2. Copia de los estatutos certificada por la entidad

competente.
3. Certificacin del Representante legal para
acreditar la duracin de la entidad. Modelo No. 1
4. Copia de la ley o acto administrativo de creacin y
el documento idneo que acredite el nombramiento
y facultades del representante legal
5. Certificacin del contador o del revisor, segn sea
el caso, donde certifique que la experiencia fue
determinada con base en los promedios aritmticos
del tiempo en que han ejercido sus socios o
asociados la actividad, y que dicha experiencia est
relacionada estrictamente con proveedura. Modelo
No. 5

Registro nico Tributario.
1. Verifique que tenga los siguientes datos:

a) Nombre o razn social completa del proponente.
b) Modificaciones de la razn social
c) Tipo y fecha del documento de constitucin o
creacin.
d) Fecha y clase de documento por el cual se
reconoce la personera jurdica
e) Duracin de la entidad.
f) Domicilio
g) Nombre e identificacin del representante legal.
h) Facultades y limitaciones del representante legal
2. En el evento, que el certificado expedido por la
autoridad competente, no rena los datos citados.
3. Si la duracin de la entidad no se encuentra en el
certificado, ni en los estatutos adjuntos. Se
entender expedida bajo la gravedad de juramento.
4. Cuando se trate de personas de derecho pblico
que hayan sido creadas mediante ley o acto
administrativo
5. Para Personas jurdicas con existencia inferior a
60 meses, que decidan acogerse a la experiencia de
sus socios o asociados
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Tcnica (Ot)
Numeral 10
Certificacin del representante legal donde relacione el profesional universitario, personal administrativo,
tecnlogo y operativo vinculado mediante relacin contractual que desarrollan actividades referentes
estrictamente a la proveedura. Modelo No. 10
1. Certificacin del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda.
Modelo No. 6
Capacidad de
Organizacin:
Organizacin
Operacional
(Cop)
Numeral 10
Modelo No. 7
Modelo No. 8

proveedor en la que se inscribe y el procedimiento
causacin.
obtenido la persona jurdica en los ltimos cinco
aos, incluyendo el de la inscripcin.
3. Para aquellas personas que tengan una
existencia superior a dos aos e inferior a cinco
aos, obtendrn el clculo de su capacidad de
facturacin durante todo el tiempo de existencia
4.Si el proponente acredita una existencia inferior o
igual a 2 aos se tomar el mayor ingreso obtenido
en un perodo continuo de un ao
Modelo No. 9
Capacidad
Financiera
Numeral 11
1. Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda en el cual conste de manera
discriminada y detallada, cada uno de los valores de
los indicadores, sealando las cuentas del PUC de
los estados financieros de donde se toma esa
informacin. Modelo No. 15

2949 de 1.993).

existencia cuanto este sea inferior a un ao.
Recuerde
que:
Las
disposiciones
son
excluyentes, es decir, solo podr acogerse a una
de ellas.
utilidad
operacional,
depreciaciones
y
16
3. En este caso la fecha del balance de apertura
debe coincidir con la fecha de adquisicin de
personera jurdica.

1.9939).
4 y 5. En caso de que la informacin financiera se

presente suscrita por contador y revisor fiscal, se
debern anexar las tarjetas y certificaciones de
ambos.
3. Si es persona jurdica nueva, presentar balance

de apertura.
4. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o
revisor fiscal, segn sea el caso.
meses, donde conste la vigencia de la tarjeta
Experiencia
Acreditada
Anexo 2
Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

segn corresponda, en el cual conste: La relacin
de cada uno de los contratos, nombre del
contratante, resumen del objeto principal del
la actividad de proveedura, porcentaje del valor del

de conformacin

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LISTA DE CHEQUEO DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA

LA VERIFICACIN DOCUMENTAL PROVEEDORES

B. Lista de chequeo de documentos soporte para los Proveedores - Personas Naturales

1. Cdula de ciudadana, cdula de extranjera o

2. Formato de Certificacin de la Ley 789/02

2. Diligenciar completamente y ser suscrita por el

3. Certificado del contador Pblico para acreditar la

3. Se deber indicar la calidad de gran empresa,

4. Certificacin (en original) de la veracidad de los

4. Suscrita por el proponente. En la que bajo

Formulario de Registro nico de Proponentes

Diligenciar en forma correcta y completa solo en

El cdigo CIIU presentado debe coincidir con el

1. Certificacin expedida por el contratante. Modelo

1. Donde se seale la fecha del contrato ms

Copia del respectivo formulario del

1. Certificacin suscrita por el proponente indicando

2. Donde se seale la fecha del contrato ms

1. Para el caso de las personas naturales que

1. Certificacin del contador pblico.

1. Donde consten los ingresos brutos operacionales,

1. Certificado del contador pblico en el cual conste

2. Los Estados Financieros con fecha de corte 31 de

Los proponentes que en su Plan nico de Cuentas

3. Si ha iniciado operaciones en el ltimo ao,

Certificado del contador pblico en el cual conste:

Cuando se trate de consorcios o uniones

C. Lista de chequeo de documentos soportes proveedores Personas Jurdicas

1. Formato de Certificacin de la Ley 789/02

1. Diligenciar completamente. Si la sociedad o

2. Certificado del contador Pblico o revisor fiscal

2. Se deber indicar la calidad de gran empresa,

3. Certificacin (en original) de la veracidad de los

3. Suscrita por el Representante Legal. En la que

Formulario de Registro nico de Proponentes

Copia del respectivo formulario del

La informacin ser tomada del registro mercantil o

1. Para verificar la experiencia probable se utilizar

1. Con el fin de realizar la verificacin, se recurrir a

2. Certificacin del contador o del revisor, segn sea

2. Para Personas jurdicas con existencia inferior a

1. Certificacin del contador pblico o revisor fiscal,

1. Donde consten los ingresos brutos operacionales,

1. Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

2. Los Estados Financieros con fecha de corte 31 de

5. Certificado expedido por la Junta Central de

Certificado del contador pblico o revisor fiscal,

Cuando se trate de consorcios o uniones

D. Lista de chequeo de documentos soportes Constructores Personas Jurdicas no

1. Formato de Certificacin de la Ley 789/02

1. Diligenciar completamente. Si la persona jurdica

2. Certificado del contador Pblico o revisor fiscal

2. Se deber indicar la calidad de gran empresa,

3. Certificacin (en original) de la veracidad de los

3. Suscrita por el Representante Legal. En la que

Formulario de Registro nico de Proponentes

Copia del respectivo formulario del

Deber diligenciarlo de forma completa y correcta.

1. Certificado que acredite la existencia y

2. Copia de los estatutos certificada por la entidad

El cdigo CIIU presentado debe coincidir con el

1. Verifique que tenga los siguientes datos:

1. Certificacin del contador pblico o revisor fiscal,