MANUAL DE

USUARIO
REGISTRADOR

DOCUMENTO No. 05
SISTEMA DE NOTIFICACIONES ELECTRNICAS -SINEVersin 3.0
Fase 2

MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

Informacin General
CLIENTE:
PROYECTO:
FASE:

Direccin Nacional de Registro de Datos Pblicos - DINARDAP

Sistema de Notificaciones Electrnicas - SINE
2

Propiedades del Documento

ID DEL DOCUMENTO:
TTULO DEL DOCUMENTO:
AUTOR:
VERSIN:
FECHA DE CREACIN:
LTIMA ACTUALIZACIN:

Entregable Nro. 5
Manual de Usuario Registrador
CORPORACION DFL
3.0
03/08/2014
09/09/2014

Registro de Cambios
FECHA
AUTOR
03/08/2014 CORPORACION DFL
27/08/2014 CORPORACION DFL
Distribucin
Nro.
NOMBRE
1
Ing. Danilo Hinojosa
2
Ing. Alejandra Villavicencio

VERSIN
1.0
2.0

REFERENCIA DEL CAMBIO

Primera versin del documento. Fase 2
Actualizacin de observaciones. Fase 2

CARGO
Administrador del Contrato
Gerente de Proyecto

EMPRESA
DINARDAP
DINARDAP

Restricciones
Nro.
DESCRIPCIN
1
El contenido de este documento es para uso exclusivo de DINARDAP, no debiendo ser
revelado fuera de su organizacin.

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MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

Contenido
1.

INTRODUCCIN ................................................................................................................................................... 6

2.

INFORMACIN IMPORTANTE ANTES DE UTILIZAR EL SISTEMA ................................................. 7

3.

MAPA DEL PROCESO ......................................................................................................................................... 9

3.1.

DESCRIPCIN DEL PROCESO................................................................................................ 9

4.

PANTALLA DE INGRESO ............................................................................................................................... 11

5.

ENTORNO DE TRABAJO................................................................................................................................. 13

6.

TAREA 2: REGISTRAR SOLICITUD ............................................................................................................ 23

7.

6.1.

PANTALLA 1: ATENDER LA NOTIFICACIN ....................................................................... 23

6.2.

PANTALLA 2: RESPUESTA A LA NOTIFICACIN.................................................................. 28

GLOSARIO DE TRMINOS ............................................................................................................................. 31

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Contenido de Imgenes
Imagen 1: Navegador Mozilla ............................................................................................................. 7
Imagen 2: Navegador Google Chrome ................................................................................................ 7
Imagen 3: Navegador Internet Explorer9............................................................................................ 8
Imagen 4: Mapa del Proceso ............................................................................................................... 9
Imagen 5: Pantalla de login ............................................................................................................... 11
Imagen 6: Pantalla de Recuperacin de Contrasea ........................................................................ 12
Imagen 7: Correo Electrnico de Reinicio de Contrasea................................................................. 12
Imagen 8: Pantalla de Entorno de Trabajo........................................................................................ 13
Imagen 9: Bandeja de Entrada .......................................................................................................... 14
Imagen 10: Bandeja de borrador ...................................................................................................... 14
Imagen 11: Bandeja de Enviados y Participados ............................................................................... 15
Imagen 12: Buscador Entidades Registradoras ................................................................................. 15
Imagen 13: Buscador Respuestas Trmites ...................................................................................... 16
Imagen 14: Buscador de Documentos de la Biblioteca ..................................................................... 16
Imagen 15: Biblioteca ........................................................................................................................ 17
Imagen 16: Utilidades del Usuario .................................................................................................... 17
Imagen 17: Aranceles por Notificacin (vista) .................................................................................. 18
Imagen 18: Aranceles por Notificacin (Nuevo) ............................................................................... 18
Imagen 19: Biblioteca de Ordenanzas (Vista) ................................................................................... 19
Imagen 20: Biblioteca de Ordenanzas (Nuevo) ................................................................................. 19
Imagen 21: Mantenimiento de Respuestas ...................................................................................... 20
Imagen 22: Reporte notificaciones recibidas coordinador ............................................................... 20
Imagen 23: Reporte notificaciones recibidas coordinador (consolidado) ........................................ 21
Imagen 24: Reporte notificaciones recibidas coordinador (detallado) ............................................ 21
Imagen 25: Reporte de cobros pendientes ....................................................................................... 22
Imagen 26: Atender Notificacin (Cabecera, Datos y Adjuntos de Notificacin) ............................. 23
Imagen 27: Atender Notificacin (Historial de Atencin, Responder/Accin) ................................. 24
Imagen 28: Atender Notificacin (Notificar por Correo Electrnico) ............................................... 24
Imagen 29: Atender Notificacin (Acciones)..................................................................................... 25
Imagen 30: Atender Notificacin (Enviar a otro usuario) ................................................................. 25
Imagen 31: Atender Notificacin (Solicitar mayor informacin) ...................................................... 25
Imagen 32: Atender Notificacin (Enviar proforma)......................................................................... 26
Imagen 33: Atender Notificacin (Se procede con el registro) ......................................................... 26
Imagen 34: Atender Notificacin (No procede con el registro). ....................................................... 27
Imagen 35: Atender Notificacin (Se niega el registro). ................................................................... 27
Imagen 36: Respuesta Notificacin (Secciones)................................................................................ 28
Imagen 37: Respuesta Notificacin (Generar Respuesta, Opcin de Respuesta A) ......................... 29

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Imagen 38: Documento de Respuesta Generada ............................................................................. 29

Imagen 39: Respuesta Notificacin (Generar Respuesta, Opcin de Respuesta B) ......................... 30

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1. INTRODUCCIN

El presente manual va dirigido a todos los Usuarios Registradores, es decir con los Perfiles de
Usuarios Registradores.

El manual detalla los navegadores recomendados para el uso, el mapa de flujo del proceso de
Notificaciones Electrnicas, el ingreso, navegacin y recuperacin de contraseas sobre la
herramienta BPM Processmaker. Adems de la descripcin de todas las tareas del Proceso. El
detalle de las tareas que hace un usuario registrador con sus respectivas pantallas (formularios),
desde la atencin de la solicitud.

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2. INFORMACIN IMPORTANTE ANTES DE UTILIZAR EL SISTEMA

Se recomienda utilizar los siguientes exploradores con sus respectivas versiones para que el
sistema se comporte de manera correcta:

Mozilla Firefox (link de descarga http://www.mozilla.org/es-ES/firefox/fx/)

Imagen 1: Navegador Mozilla

Google Chrome (link de descarga

https://www.google.com/intl/es/chrome/browser/?hl=es)

Imagen 2: Navegador Google Chrome

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Internet Explorer (link de descarga http://windows.microsoft.com/es-es/internetexplorer/downloads/ie-9/worldwide-languages)

Imagen 3: Navegador Internet Explorer9

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3. MAPA DEL PROCESO

Imagen 4: Mapa del Proceso

3.1.

DESCRIPCIN DEL PROCESO.

1. REGISTRAR SOLICITUD.- La unidad solictante selecciona el tipo de solicitud y destinatarios, se

consulta a una tabla de costos de trmite, consultar a una tabla de convenios de pago, se enva a
los destinatarios seleccionados.

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2. ATENDER SOLICITUD.- El registro destinatario, revisa la notificacin y verifica el pago, define las
acciones a tomar: Enviar a otro usuario, Solicitar mayor informacin, Enviar Proforma, Se procede
con el registro, No procede con el registro, Se niega el registro.

3. REVISAR REQUERIMIENTO.- El solicitante, revisa el requerimiento y selecciona accin: Aceptar

pago, Enviar comprobante de pago o Finalizar con el trmite.

4. RECIBIR RESPUESTA: El solicitante revisa la respuesta y toma accin: 1)Aceptar la respuesta

terminar el trmite, 2) Solicitar reproceso, si selecciona reproceso deriva al registro en tarea 2.

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4. PANTALLA DE INGRESO
Una pantalla de LOGIN de manera general consta de:

Marquesina.- Sirve para visualizar Mensaje Informativo a los usuarios.

Ingreso de Credenciales.- Permite acceder a la plataforma mediante las credenciales
enviadas al correo electrnico de cada usuario registrado, sta seccin consta de Usuario,
Contrasea, Pregunta secreta y la Respuesta. Adems el link de Olvid su contrasea
para poder recuperarla.
Link solicitud SINE.- Al dar click en ste link se descarga el documento manual de usuario.
Texto de Contacto.- Muestra la informacin de la ubicacin y contacto de DINARDAP.
Direccin de Correo Electrnico de Contacto.- Es la direccin de Correo Electrnico para
contactarse con DINARDAP.

Imagen 5: Pantalla de login

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La Pantalla de RECUPERACIN DE CONTRASEA consta de:

Ingreso de Credenciales.- Permite digitar el nombre de usuario y el correo electrnico

registrado, y mediante click en el botn Enviar Peticin enviar un Correo Electrnico al
usuario con sus credenciales, para acceder a la plataforma en el login.

Imagen 6: Pantalla de Recuperacin de Contrasea

Credenciales.- En el Correo Electrnico que se enva al usuario se encuentran las

credenciales de reinicio de contrasea para acceder a la plataforma.

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Imagen 7: Correo Electrnico de Reinicio de Contrasea

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5. ENTORNO DE TRABAJO
De acuerdo al rol que est asignado a cada usuario, tendra ms o menos mens en la parte
superior, con los cuales podr navegar por el sistema. Como descripcin del entorno de trabajo
tenemos lo siguiente:

Seccin Logo,usario,salida.- Muestra el logo de la institucin, el cono del usuario que al

dar click muestra la informacin del usuario, y el icono de salida del sistema.
Barra de mens.- Los usuarios con perfil solicitante y registrador tienen el submen de
INICIO, el nombre del usuario, y nombre del coordinador institucional donde al dar click
lleva al editor de correos para digitar el correo electrnico y enviar al coordinador.
Submen INICIO.- Al dar click en el men INICIO se tiene un submen en la parte izquierda
que muestra las opciones: Casos, Manuales del Proceso, Utilidades del Usuario,
Utilidades del Registrador, Buscadores. En la pestaa casos existe las opciones de
creacin de notificaciones(Nuevo caso) bandeja de entrada de notificaciones (Bandeja de
entrada). Borrador, Elementos participados.

Imagen 8: Pantalla de Entorno de Trabajo

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OPCIN CASOS:

Bandeja de Entrada(Bandeja de Entrada de Notificaciones).- Al dar click en esta opcin

muestra en la parte derecha todas las notificaciones que estn en la bandeja de entrada y
al dar doble click sobre ellas se puede atenderlas. Adicionalmente se tiene algunas
caractersticas de sta bandeja donde hay una bsquda avanzada de casos por diferentes
tipos, y datos generales de la notificacin como: nombre de la entidad, nmero de
notificaciones, el proceso, la tarea, por quin fue enviado, fecha de expiracin, ltima
modificacin, prioridad.

Imagen 9: Bandeja de Entrada

Borrador.- Al dar click en esta opcin muestra todas las notificaciones que se encuentran
en borrador y que todaba no han sido enviadas.

Imagen 10: Bandeja de borrador

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Enviados/Participados.- Al dar click en esta opcin muestra todas las notificaciones

enviadas o participadas.

Imagen 11: Bandeja de Enviados y Participados

OPCIN BUSCADORES:

Buscador entidades registradoras.- Al dar click en este buscador se presenta un

formulario que permite hacer una bsqueda por nombre de entidad registradora y
mostrar datos de informativos de sta.

Imagen 12: Buscador Entidades Registradoras

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Buscador respuestas trmites .- Al dar click en este buscador se presenta un formulario

que permite hacer una bsqueda por nmero de notificacin y mostrar datos
informativos de ste y el link de descarga, adems muestra informacin de afectados y la
informacin de los destinatarios con link de descarga de la respuesta.

Imagen 13: Buscador Respuestas Trmites

Buscador de Ordenanzas de Aranceles .- Permite hacer bsquedas de los documentos de

las ordenanzas publicadas por una entidad registradora desde y hasta el ao que se digite
como parmetros, con la opcin de descargar el documento.

Imagen 14: Buscador de Documentos de la Biblioteca

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OPCIN BIBLIOTECA:
En esta opcin muestra programas que permiten ver los pdf de los manuales.

Imagen 15: Biblioteca

OPCIN UTILIDADES DEL USUARIO:

Al dar click en esta opcin se ecnuentran programas de utilidad de los usuarios entre los
cuales se tiene los siguientes:

Imagen 16: Utilidades del Usuario

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Aranceles por Notificacin.- Al dar click en esta opcin se presenta un formulario de

mantenimiento de aranceles por notificacin donde se ve los aranceles creados con su
estado y opcin de edicin, adems de un filtro de aranceles.
Para activar o desactivar un arancel dar click en
o
, y si se quiere
editarlos dar click en
.

Imagen 17: Aranceles por Notificacin (vista)

Al dar click en
, se presenta el formulario de creacin de nuevo arancel,
llenar los campos al final dar click en grabar.

Imagen 18: Aranceles por Notificacin (Nuevo)

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Biblioteca de Ordenanzas.- Al dar click en esta opcin se presenta un formulario de

mantenimiento de biblioteca de ordenanzas donde se ve los archivos de ordenanzas
creados con su link para descargar, estado y opcin de edicin, adems de un filtro de
aranceles.
Para activar o desactivar una ordenanza dar click en
o
, si se quiere
editarlos hacer click en
, para ver el contenido del archivo hacer click en
.

Imagen 19: Biblioteca de Ordenanzas (Vista)

Al dar click en
, se presenta el formulario de creacin de nueva
ordenanza, llenando los campos al final dar click en insertar registro.

Imagen 20: Biblioteca de Ordenanzas (Nuevo)

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Mantenimiento de Respuestas.- Al dar click en esta opcin se presenta un formulario de

modificacin de datos del usuario donde se cambia el nombre, el apellido, las respuestas
secretas para cada una de las preguntas, y por ltimo cambiar la contrasea del usuario.

Imagen 21: Mantenimiento de Respuestas

Notificaciones Recibidas Coordinador .- Al dar click en esta opcin muestra un reporte

del nmero de notificaciones recibidas por estado segn rango de fechas, zona, tipo de
trmite, se puede escoger el reporte consolidado o detallado, con la opcin de exportar a
pdf o a excel.

Imagen 22: Reporte notificaciones recibidas coordinador

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Consolidado:

Imagen 23: Reporte notificaciones recibidas coordinador (consolidado)

Detallado:

Imagen 24: Reporte notificaciones recibidas coordinador (detallado)

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Reporte de Cobros Pendientes .- Lista las notificaciones recibidas en un perodo de

tiempo que no han sido cobradas. Como parmetros para ingresar tiene fechas desde y
hasta. Muestra el Nombre de los grupos deudores con el total, con el link detalle que al
dar click muestra el reporte ms detallado.

Imagen 25: Reporte de cobros pendientes

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6. TAREA 2: REGISTRAR SOLICITUD

Objetivo: Revisar la notificacin y atender en funcin del requerimiento.
Participantes: Todos los Grupos Registradores.
6.1.
PANTALLA 1: ATENDER LA NOTIFICACIN
En esta pantalla existen las siguientes secciones:

Seccin Cabecera.-. Consta del nombre y nmero de solicitud. Con el mensaje de

identificacin de los campos obligatorios.
Seccin Datos Notificacin.- Es una seccin de vista de los datos de la notificacin.
Seccin Documentos Adjuntos.- En esta seccin muestra el icono del pdf de la notificacin
generada, para descargarla y verla hacer click en
, junto al cono de
notificacin se muestra una tabla con los datos de todos los documentos adjuntandos en
el proceso,que tambin se pueden descargar al dar click en el link de DESCARGAR
ARCHIVO. En la parte inferior de sta seccin se encuentra un campo para adjuntar uno o
varios documentos ms.

Imagen 26: Atender Notificacin (Cabecera, Datos y Adjuntos de Notificacin)

Seccin Historial de la Notificacin.- Esta seccin muesta el historial de todas las

atenciones que ha tenido la notificacin.

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Seccin Responder/Accin.- En esta seccin se debe tomar la respuesta a la notificacin

enviada.

Imagen 27: Atender Notificacin (Historial de Atencin, Responder/Accin)

Al dar click en
se presentan campos adicionales para digitar el correo
electrnico del destinatario y el texto que va a tener el correo.

Imagen 28: Atender Notificacin (Notificar por Correo Electrnico)

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Las acciones que se tiene en esta pantalla son las siguientes:

Imagen 29: Atender Notificacin (Acciones)

Al seleccionar la accin Enviar a otro usuario, se presenta un combo de usuarios registradores,

para seleccionar a qu otro usuario enviar.

Imagen 30: Atender Notificacin (Enviar a otro usuario)

Al seleccionar la accin Solicitar mayor informacin, y al dar click en el botn CONTINUAR, se

enva la notificacin al usuario solicitante para Revisar Requerimiento.

Imagen 31: Atender Notificacin (Solicitar mayor informacin)

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Al seleccionar la accin Enviar proforma, se presenta la seccin DATOS DE LA PROFORMA con los
datos y adjuntar el archivo de la proforma, despus dar click en el botn CONTINUAR, se enva la
notificacin al usuario solicitante para Revisar Requerimiento, el mismo que podr visualizar la
proforma adjuntada en la notificacin.

Imagen 32: Atender Notificacin (Enviar proforma)

Al seleccionar la accin Se procede con el registro, y al dar click en el botn CONTINUAR, contina
con la pantalla Respuesta a la Notificacin para Generar la Respuesta.

Imagen 33: Atender Notificacin (Se procede con el registro)

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Al seleccionar la accin No procede con el registro, se presenta un combo para escoger el motivo
de la accin (No procede con el registro), y al dar click en el botn CONTINUAR, se enva la
notificacin al usuario solicitante para Revisar Respuesta.

Imagen 34: Atender Notificacin (No procede con el registro).

Al seleccionar la accin Se niega el registro, se presenta un combo para escoger el motivo de la

accin (Se niega el registro), y al dar click en el botn CONTINUAR, contina con la pantalla
Respuesta a la Notificacin para Generar la Respuesta.

Imagen 35: Atender Notificacin (Se niega el registro).

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MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

6.2.
PANTALLA 2: RESPUESTA A LA NOTIFICACIN
En esta pantalla se redacta y genera la notificacin eligiendo una de dos opciones de
generacin de respuestas.

Seccin Cabecera.-. Consta del nombre y nmero de respuesta. Con el mensaje de

identificacin de los campos obligatorios.
Seccin Datos de la Respuesta.- En sta seccin se digita los datos de la respuesta.
Seccin Datos Adicionales.- Aqu se agrega campos adicionales a la respuesta de la
notificacin, seleccionando el campo en el combo y digitanto la descripcin.

Imagen 36: Respuesta Notificacin (Secciones)

Seccin Generar Respuesta.- Esta seccin muestra dos opciones de generacin de

respuesta, donde slo se debe elegir una.
Seccin de Respuesta, Responsabildad y Confirmacin.- Luego de seleccionar una de las
dos opciones de respuesta, se muestra esta seccin de acuerdo a lo seleccionado, con el
mensaje de responsabilidad y confirmacin.

Al dar click en la opcin:

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MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

Muestra la vista previa del formulario generado, para descargarlo dar click en
Debe verlo y firmarlo electrnicamente, despus adjuntarlo y dar click en
Para que se pueda enviar la respuesta al solicitante dar click en

Imagen 37: Respuesta Notificacin (Generar Respuesta, Opcin de Respuesta A)

Documento de Respuesta Generado:

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Imagen 38: Documento de Respuesta Generada

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MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

Al dar click en la opcin:

Muestra la seccin de adjuntar documento, donde se va a adjuntar la respuesta generada

por el registro y firmada electrnicamente. Adems de ver el mensaje de responsabilidad y
confirmacin.

Imagen 39: Respuesta Notificacin (Generar Respuesta, Opcin de Respuesta B)

Para enviar la respuesta al solicitante dar click en

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MANUAL DE USUARIO REGISTRADOR - SINE

7. GLOSARIO DE TRMINOS
Perfiles.- Permiso que tiene cada usuario de acuerdo al rol que tiene asignado.
Flujo.- Estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.
Proceso.- Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al
interactuar, transforman elementos de entrada y los convierten en resultados.
BPM.- Business Process Management(Gestin de Procesos de Negocio).
ProcessMaker .- Herramienta BPM .
Link.- Es un enlace en el que se puede clickear y que debe o debera tener un contenido
secundario dentro del enlace o link que se ha seleccionado.
Credenciales.- Es el usuario y la clave de un usuario especfico dentro de una aplicacin.
Formulario.- Es un documento, ya sea fsico o digital, diseado con el propsito de que el usuario
introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, direccin, etc.) en las zonas del documento
destinadas a ese propsito, para ser almacenados y procesados posteriormente.

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