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Pagina
2.- Resumen
En la actualidad las Administradoras de fondos de pensiones, dedicadas al ahorro
previsional ,estan en constante cambio debido a los mercados y las exigencias de
esta misma, sus colaboradores deben adaptarse a esta realidad para poder
avanzar y generar una diferencia competitiva.
La administradora chilena de fondos de pensiones privadas AFP Habitat es la
segunda mayor AFP del pas en cuanto a afiliados. Es controlada por la Cmara
Chilena de la Construccin, a travs de su filial Inversiones La Construccin (ILC).
Ofrece productos y servicios en las reas de cuenta de ahorro, pensiones,
multifondos y ahorro previsional voluntario (APV). La firma ingres al mercado
peruano en 2012, tras adjudicarse la primera licitacin de nuevos clientes del
sistema de pensiones privadas en ese pas, diseada para aumentar la competencia
en el sector. En octubre de 2014, la estadounidense Prudential Financial firm un
memorandum de entendimiento con ILC para adquirir una participacin en Habitat y
compartir el control de la empresa.
Esta operacin se cerrara durante el primer semestre de 2015. AFP Habitat fue
fundada en 1981 y tiene su sede en Santiago, Chile.
En el presente trabajo prctico, se identifico por medio de la observacin la falta de
un apoyo administrativo en el area de ventas de la Administradora de Fondos AFP
Habitat Puerto Montt, esta aplicacin se debe a causa de la sobre carga de trabajo
administrativo para el supervisor de ventas, la cual se ve reflejado en auditorias,
orden en carpetas de personal, informes etc.
En base a lo anterior se proponen objetivos para poder entregar una solucion a la
problematica identificada en AFP Habitat lo que provoca una desorganizacion
administrativa y comercial produciendo conflictos y estres en el clima organizacional
Lo que se propone es la implemetacion de un cargo administrativo, para agilizar y
apoyar el proceso de supervisin,
organizacional.
4.-Diagnostico
4.1. Diagnostico
5.- Objetivos
6.- Planificacin
6.1. Carta Gantt
6.1. Carta
Diciembre
Enero
Gantt
Actividades
Seman
Seman
Seman
Seman
Seman
Seman
Seman
Seman
a1
a2
a1
Proceso
observacion
Identificar las
tareas
administrativa
s
Enumerar
actividades a
cargo del
profesional a
contratar
Realizar
reunin con
colaboradores
para recopilar
informacin
Analisis de
presuesto al
cargo de
trabajo
Realizar
reunion para
presentar
propuesta de
contratacion
6.2. Recursos
Unos de los factores de este trabajo prctico fue el tiempo (como recurso), por sus
escases y la importancia que tiene el tiempo laboral y familiar de quien desarrolla la
investigacin,
valorizando
tambin
la
disposicin
de
quienes
entregaron
CANTIDAD
UN.
TOTAL
1 unidad
1 unidad
1 unidad
$0
$30.000
$20.000
$0
$30.000
$20.000
1 unidad
1 unidad
$300.000
$20.000
$300.000
$20.000
$100.000
$100.000
$100.000
$ 100.000
$ 3.000
$ 15.000
$ 2.000
$ 400
$ 3.000
$ 30.000
$ 8.000
$ 2.000
$400.000
$400.000
2 unidad
2 unidad
4 unidad
5 unidad
Sueldo
20
Cheque restaurante
Sueldo de apoyo administrativo
unidades
1
$ 50.000
$350.000
GASTO TOTAL
$50.000
$350.000
$1.413.000
Objetivo
Objetivos
Actividades
Recursos
General
Generar un
Especificos
Identificar las
Recursos
cargo
tareas
humanos:
administrativo ,
administrativas
para agilizar y
que no estan al
apoyar el
alcance del
proceso de
supervisor
Profesional
encargada de
proceso
supervisin
.
Dar a conocer al
Recursos
agente de
propuesta de contratacion de
humanos:
sucursal la
profesional administrativo.
Alumno quien
necesidad de
presenta
cubrir esta
propuesta.
plaza.
Jefe y colegas
sucursal.
Recursos
materiales
Computador.
Data
Coffe breack
Analizar los
Recursos
beneficios de la
humanos:
implementacion
informacin
Alumno quien
del cargo.
presenta
propuesta.
Jefe y colegas
sucursal.
Recursos
materiales
Computador.
Data
Coffe breack
7.- Resultados
En el presente trabajo prctico se utiliz una pauta de observacin para identificar
las falencias en la gestin administrativa y de apoyo a la supervisin de ventas de
la Administradora de pensiones (AFP Habitat) fundada el ao 1981, segunda en
cuanto a cantidad de afiliados en el pas, esta ligada a la Camara Chilena de la
Construccin (CCHC), dedicada a la dministracin de fondos y ahorros de pensin,
para entregar una jubilacin acorde al esfuerzo de ahorrar de cada afiliado.
Misin: mejorar la calidad de vida de nuestros clientes, otorgando un servicio
previsional de excelencia.
Visin: un Chile en que las personas miren su retiro con optimismo, valorando el
esfuerzo de ahorrar.
El trabajo de aplicacin prctica se centr en AFP Habitat Puerto Montt con
direccin en calle Urmeneta 310 en el centro de la ciudad. Institucin dedicada al
servicio y de entregar un producto intangible capaz de cubrir la necesidad de ahorro
previsional tanto voluntario como obligatorio.
Valores institucionales:
Excelencia en el trabajo; buscando constantemente la calidad y excelencia en el
trabajo.
Trabajo en equipo: el exito de los resultados es mucho ms efectivo y reconfortante
cuando se logra en cooperacion con otros.
Actitud de servicio; atender a los clientes externos e internos, en forma seria,
amable, oportuna y responsable.
tica; ser transparentes, actuar con verdad, autenticidad y honestidad profesional.
AFP Habitat dispone de una estructura organizacional definida y en funcionamiento
distribuida en reas como: financieras, administrativas, operacional y Recursos
Humanos de forma centralizada.
Esta institucin basa su sustentabilidad en la cultura de servicio la cual est
desarrollada, en sus valores, misin y vision organizacionales ya antes
mencionados.
El presente proyecto logro identificar problemticas existente en la falta de apoyo
en la gestion de supervisin de ventas que afectan directamente en los objetivos y
valores de la institucin
Para poder establecer e identificar las falencias se debi aplicar una Pauta de
obsevacin
La observacin es un fenmeno sencillo y al mismo tiempo inevitable. La mirada
est en constante movimiento, la experiencia visual abarca una multiplicidad de
imgenes cambiantes que despiertan inters, en las que influyen la percepcin, la
emocin, el intelecto y la memoria.
Sin embargo, la observacin se complejiza y presenta no pocas dificultades cuando
se trata de ubicarla como herramienta para obtener conocimientos basados en
aquello que se "mira", cuando se trata de ver aquello que est mirando para
comprenderlo, para encontrar algo que se est buscando, cuando se
torna un
proceso intencional.
tiles para trabajar con materiales poco estructurados, porque la informacin fluye
de la proximidad directa con el objeto de investigacin.
Se puede trabajar con grande grupos y con informacin abundante.
Aspectos tcnicos: Un buen proceso de observacin requiere que se tome en
cuenta:
Definir el punto de vista o el marco conceptual desde el que se realizar la
observacin.
Elaborar una gua de observacin lo ms detenida y detallada posible.
Registrar lo observado lo ms pronto y lo ms fielmente que sea posible.
Interpretar lo observado a la luz de otras observaciones y de conocimiento
previamente dados.
En base a la observado en el periodo de Diciembre 2015 y Enero 2016 se
desprende que:
Los valores de la organizacin se ve afectada principalmente a que la institucin ha
priorizado ante todo el resultado financiero por sobre el orden adminitrativo,
poniendo todo su trabajo y fuerza en cumplir con las metas dispuestas. Si se mira
desde la vereda financiera podramos decir que esta institucin es exitosa, pero en
gran parte este xito se debe generalmente a los resultados de las inversiones y las
rentabilidades de los multifondos de pensiones de los afiliados, lo que genera un
desorden y
respaldo de estos.
Con una mirada al largo plazo del mercado y su competencia se puede deducir que
en un futuro no muy lejano existirn nuevos competidores con mejores ofertas y
calidad de servicio y este ltimo ser determinante y diferenciador ante la toma de
decisiones por parte del consumidor
La investigacin demuestra que la Gestin de apoyo administrativo en la supervisin
de ventas es deficiente especialmente en los procesos orden de las carpetas del
personal, informes diarios de ventas, digitar y gestionar documentacin de las
incorporaciones (ventas) etc.
Esta gestin es realizada de manera deficiente, debido a las diversas tareas que
tiene que realizar el supervisor de ventas
como es
motivar e incentivar
11
ORGANIGRAMA
Agente y supervisor
local
Administracin y
servicio clientes
Apoyo administrativo
(cargo que se
propone)
Agentes previsionales
(vendedores)
Aseo y servicio
Descripcin organigrama
12
Agente Sucursal:
Encargado de mantener el control y supervision de los administrativos que entregan
informacion y atencion a clientes.
Supervisor de ventas:
Esta a cargo de dirigir, controlar , motivar al personal dedicado al area comercial,de
incorporar, retener clientes.
Apoyo administrativo propuesto:
A cargo de apoyar en la gestion administrativa al supervisor de
ventas,documentacion ,auditorias , registro de ventas,control y entrega de informes.
Personal de aseo :
A cargo de la mantencion e higiene de las intalaciones de la sucursal AFP Habitat
Puerto montt.
8.- Solucin
1.
2.
3.
4.
5.
Modelo situacional
Es un enfoque ms moderno y amplio que toma en cuenta dos variables: las
diferencias individuales de las personas y las tareas involucradas. Por esto es
situacional, ya que depende de la adecuacin del diseo del puesto a esas dos
variables. En el modelo situacional, convergen tres variables: la estructuctura de la
organizacin, la tarea y la persona que la desempear. En realidad, eI diseo de
puestos descansa no slo en las suposiciones con respecto a la naturaleza de las
personas, sino tanbin en un conjunto de presunciones implcitas al ambiente en el
que operan los puestos.
En un rnundo en el que todo cambia, los puestos, no pueden ser estticos ni
permanentes. Adems, de la fuerte competencia que exige productividad y calidad,
puesto que los objetivos, valores de la organizacin estan en constante cambio
debido los mercados y el mundo que se mueven dia a dia
Por lo anteriormente mencionado se desprenden las ventajas de la implementacin
de este cargo para las empresas, la labor de los administrativos significa un gran
apoyo en la solucin de problemas y gestin de cuestiones laborales, fiscales,
creacin y gestin de pymes o, entre otras, gestiones en organismos pblicos que,
muy a menudo, suponen un quebradero de cabeza.
En trminos generales, su gran ventaja no es otra que hacer a las empresas la
vida ms fcil ahorrndoles tiempo y problemas gestionando cuestiones complejas
a nivel burocrtico: desde trmites como la declaracin de la renta o el pago de
impuestos hasta la confeccin de las nminas y la cotizacin a la Seguridad Social,
gestiones en organismos pblicos, prevencin de riesgos laborales, horarios de
trabajo y calendarios laborales y un largo etctera de cuestiones para las que suele
necesitarse asesoramiento o tramitacin.
De forma ms precisa, la contratacin de los servicios de los administrativos puede
resultar ventajosa por razones como las siguientes:
14
Creacion de perfil
Perfil del cargo de Apoyo Administrativo
y externos.
Tolerancia a la frustacion debido al contacto con clientes.
Espiritu de superacion para alcanzar sus objetivos dentro de la empresa
Que refleje los valores intitucionales
Conocimentos tecnicos
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momento de tomar decisiones que entorpece toda idea o planes de cambio en pro
de la organizacin.
La falta de apoyo a la gestin del supervisor es de vital importancia para realizar un
trabajo eficaz y eficiente sin desperdiciar tiempo y recursos ,que podran ser utiles en
generar fidelizacin y mayor cantidad de ventas para poder alinearse con la
,misin,visin y valores institucionales que nos llevaran a ser una compaia capaz
de entregar un servicio de excelencia y mejorar la calidad del trabajo y percepcin
de sus clientes que son el pilar fundamental de este negocio, el cual asegura la
sustentabilidad de este.
Las diferencias entre las AFPS son minimas, lo que produce una ventaja competitiva
es la calidad en el servicio ,por eso es importante que AFP Habitat se enfoque en
esta diferenciacin contando con este administrativo de apoyo a la gestin de la
supervisin que traera multiples beneficios tanto para la empresa , clientes internos
y externos.
10.- Bibliografa
http://www.afphabitat.cl/nuestra-empresa/mision-y-valores
http://www.afphabitat.cl/nuestra-empresa/organizacion
17
18
ANEXOS
19
20
21
Pauta de observacin
SI
NO
Formulacin
Oficina se mantiene ordenada
Los vendedores se ven sobrecargados de trabajo
administrativo
El supervisor
se
ve
sobrecargado
de
trabajo
administrativo
Las carpetas de personal se matienen ordenas
Las carpetas de ventas se encuentran ordenadas
Se mantiene contacto telefonico con clientes
Se mantiene informado a los clientes via mail
Informes diarios de vendedores estan al dia
Los equipos tecnologicos se encuentran cslibrados
Se mantiene un registro de llamas recibidas
Se mantienen al dia los ajustes de las rentas de los
clientes
se mantiene un acta de reuniones
Se mantiene un controlde gastos(caja chica)
Se mantiene registro de promociones ,regalos (lapices ,
tacos ,etc)
HOJA DE REGISTRO
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Fecha: _________________
Empresa:: ________________________________________________________
Ubicacin: ________________________________________________________
Situacin observada y contexto: _______________________________________
Tiempo de observacin: ______________________________________________
Observador: ______________________________________________________
Hora
Descripcin
Interpretacin
(lo que pienso, siento, conjeturo,
me pregunto)
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