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TESORERA
POLITCNICO DE COLOMBIA
EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
GUA DIDCTICA
CDIGO: M2-FR17
TESORERA
TESORERA
MDULO
MDULO DE FORMACIN:
Pgina 1 de 21
DIPLOMADO:
www.politecnicodecolombia.edu.co
VERSIN: 1
MDULO: 4
TESORERA
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:
CONTENIDO
El tesorero
Funciones y responsabilidades del tesorero
Gestin de tesorera
Gestin de cobros por ventas de bienes y servicios
Gestin de pagos
Gestin de excedentes financieros a corto plazo.
Gestin de necesidades financieras
Presupuestos de tesorera
Importancia de los registros de tesorera
MDULO: 4
TESORERA
TESORERA
La tesorera en el sentido amplio de la palabra, es la que se encarga de manejar los
recursos de liquidez de todas las organizaciones.
La tesorera incluye la ejecucin de cobros y pagos, manejo de caja y de las gestiones
bancarias.
Toda la organizacin debe estar sincronizada con la tesorera para que todas las reas
que requieren recursos, los puedan obtenerlos, segn una programacin de cobros y
pagos.
EL TESORERO
Es una persona que debe regirse por principios ticos para ejercer la custodia de
los dineros de las instituciones,
entre ellos tenemos:
Defensa
de
los
valores
democrticos.
Debe velar por los derechos
humanos
y
las
libertades
ciudadanas,
para
evitar
discriminaciones por razones de
nacimiento, raza, sexo, religin,
lengua,
cultura,
opinin
o
cualquier
otra
circunstancia
personal y social. (Pea Edwin,
2009)
Cumplimiento de la legalidad
Debe actuar de acuerdo a las leyes, reglamentos, las normas e instrucciones que se
apliquen a sus deberes.
Servicio al inters pblico
No se puede comprometer con intereses personales, familiares o de otra ndole,
que vayan en contra de los intereses generales de los ciudadanos.
Jerarqua.
El tesorero debe cumplir las rdenes de quien ostente la autoridad para darlas. En
caso de que las rdenes recibidas le fuercen a actuar en forma ilegal o en contra del
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TESORERA
cdigo tico, debe solicitar por escrito la orden recibida y responder por escrito la
razn de su divergencia.
Glosa: No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestacin de servicios de
salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisin integral, que requiere ser resuelta por
parte del prestador de servicios de salud.
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TESORERA
GESTIN DE TESORERA
La gestin de la tesorera o el cash management, como tambin se conoce, depende
del rea financiera y se puede considerar como la gestin de liquidez inmediata,
entendindose sta como saldo en caja y en las entidades financieras.
EL FLUJO DE CAJA
Como es de suponer, para que una determinada empresa tenga una buena salud
financiera, uno de los requisitos es que el saldo del Flujo de Caja resulte positivo, es
decir, sus cobros resulten superiores a los pagos (supervit, en caso contrario habr
deficit). Esto apunta a que la empresa deber realizar un seguimiento constante de la
situacin financiera, pues el carcter permanente del ciclo productivo (considerando
tanto la produccin de bienes como de servicios) determina la existencia de
obligaciones de pago, no solo con los proveedores, sino tambin con los trabajadores,
con los bancos y con el estado.
El Flujo de Caja es un instrumento de control,
toda vez que permite conocer cmo se
desarrolla la situacin financiera de una
empresa. Mediante el empleo del Flujo de caja
puede incluso estimarse en el corto plazo el
comportamiento financiero, a partir de conocer
las obligaciones de pago contradas, las
deudas de los clientes y las ventas
proyectadas.
La optimizacin en la gestin del circulante se ha basado en el concepto de tesorera
cero. Se trata de gestionar las fuentes de financiacin en las cuantas necesarias y
con el mnimo costo, de forma que los flujos de ingresos y salidas coincidan en sus
rotaciones, lo ms exactamente posible; sin embargo se puede volver una trampa,
porque se pueden perder oportunidades de negocios o aumentar el riesgo en los
pagos.
A veces se pueden mantener excedentes de tesorera por razones de precaucin, y
tambin para aprovechar las oportunidades que surgen cuando otros venden ms
barato para sobrevivir o simplemente para aprovechar descuentos por pronto pago.
Aunque a veces se reduzca algo el beneficio por no invertir los excedentes, se aumenta
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TESORERA
la seguridad de hacer frente a los pagos. Al menos las empresas solventes y con una
buena funcin tesorera no caen en la trampa de la tesorera cero.3
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TESORERA
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TESORERA
a 90 das 5.0%
Para el Presupuesto de Tesorera tambin es importante el IVA. Este es un
impuesto que la empresa va recaudando y luego se lo entrega a Hacienda (Dian).
Normalmente se liquida bimestralmente (algunas empresas lo hacen en perodos
diferentes).
50%
30%
15%
5%
100%
Iva
16%
2014
Ventas
IVA
Total
Contado
a 30 das
a 60 das
a 90 das
PREVISIN
DE COBROS
50%
30%
15%
5%
Octubre
150.000
24.000
174.000
2015
Noviembre Diciembre
180.000
216.000
28.800
34.560
208.800
250.560
Enero
259.200
41.472
300.672
Febrero
311.040
49.766
360.806
Marzo
373.248
59.720
432.968
87.000
156.600
214.020
265.524
318.629
382.355
87.000
0
0
0
104.400
52.200
0
0
125.280
62.640
26.100
0
150.336
75.168
31.320
8.700
180.403
90.202
37.584
10.440
216.484
108.242
45.101
12.528
En cuanto a los cobros, eso significa que en enero de 2015 cobraremos el 50% de
las ventas del mismo mes de enero, el 30% de lo que vendimos en diciembre del
ao pasado, el 15% de lo que vendimos en noviembre y el 5% de lo que
vendimos en octubre. Y as con el resto de meses.5
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TESORERA
2. GESTIN DE PAGOS.
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TESORERA
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TESORERA
Las inversiones, tanto en renta fija como en variable, dependen de los objetivos, los
perfiles de riesgo y las estrategias de cada inversionista. Hablar de renta fija o
variable no es otra cosa que hablar sobre la forma de obtener los rendimientos o
prdidas en las inversiones. Dependiendo de la decisin que se tome, los expertos
recomiendan diversificar el portafolio y no poner todos los huevos en la misma
canasta.
Renta Fija
La renta fija se presenta por
los activos financieros que
un inversionista compra a
un emisor, bien sea una
institucin pblica o privada.
La adquisicin del activo
implica que el inversionista
le presta dinero a la
institucin y a cambio recibe
una cantidad fija de dinero
peridicamente.
En estas inversiones puede
calcularse (o preverse) la
cantidad
de
renta
gananciaque
puede
obtenerse.
Ejemplos de inversiones de renta fija son activos financieros o valores de renta
variable o las emisiones de deuda realizadas por el Gobierno. Puede invertirse a
travs de bonos (financieros o corporativos), CDT, cuentas de ahorros, TES o
ETF.
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Invertir estos excedentes, constituyen tambin una misin del cash manager o
tesorero.
Las cuestiones a plantearse son:
- Volumen de dinero, es decir, de qu cantidad se trata.
- Qu cantidad del excedente se puede invertir.
- A cunto tiempo se debe negociar el vencimiento.
- Qu alternativas deben primar, como por ejemplo: liquidez, seguridad y
rentabilidad.
- Dnde adquirir los ttulos. Emisor, intermediario, etc.
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TESORERA
Aunque podra decirse que las inversiones de renta fija suelen generar una
menor rentabilidad que las inversiones de renta variable, es probable que
presenten un menor riesgo, debido a que es usual conocer de forma anticipada
cul ser el rendimiento que recibir el inversionista.
La clave de la renta fija es que quien emite los ttulos tiene una idea clara sobre
cuntos recursos tiene y por cunto tiempo, por eso puede asegurar una renta
fija. De lo contrario, sera muy difcil garantizar una renta fija por tiempo
indeterminado, ya que nadie sabe los imprevistos que se pueden presentar en el
camino.
cuando-se-puede-hablar-de-renta-fija-y-cuando-de-renta-variable
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Renta Variable
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TESORERA
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4.
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TESORERA
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TESORERA
SEPTIEMBRE OCTUBRE
NOVIEMBRE
2.500
12.075
74.000
87.000
156.600
53.000
174.400
208.800
5.000
1.000
15.000
15
DICIEMBRE
50.475
214.020
250.560
PRESUPUESTOS DE TESORERA
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TESORERA
Crditos/Prstamos
Otros
71.500
40.000
10.600
900
20.000
2.500 $
77.425
60.000
13.000
675
118.200
100.000
14.000
450
169.908
150.000
15.933
225
3.750
3.750
3.750
12.075
50.475
94.587
PAGOS
Proveedores
Nmina y prestaciones sociales
Gastos financieros
Inversiones
Pago de crditos/Prstamos
Otros
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TESORERA
Prever, con tiempo suficiente, los pagos y los cobros en efectivo que se van a
efectuar cada da.
Procurar que todos los cobros y pagos se encuentren justificados
documentalmente a travs de recibos.
Efectuar diariamente, al trmino de la jornada, un recuento y un arqueo de caja.
Las equivocaciones al cobrar o al pagar, los errores en la redaccin de los recibos o del
libro registro de caja y los extravos u omisiones de los propios recibos, son algunas
delas causas que pueden provocar que no se produzca tal coincidencia. En el caso de
no poder subsanar los errores, hay que realizar una anotacin en el libro registro de
caja que corrija la diferencia de saldos.
B. EL ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de
las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales.
Sirve tambin para saber si los controles
internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente
por el encargado de la caja.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en
fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan
faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de
Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
C. GESTIN DE BANCOS
En el libro de bancos la empresa lleva el control de las operaciones que realiza con las
entidades bancarias por medio de cuentas corrientes. EL registro de las operaciones se
hace de manera independiente para cada cuenta.
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MDULO: 4
TESORERA
D. LA CONCILIACIN BANCARIA
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores
que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores
que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
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Los formatos de control de los movimientos de las cuentas corrientes y de ahorro son
iguales
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TESORERA
Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario
del cheque.
Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las
ha abonado a la cuenta de la empresa.
Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no
ha registrado en su auxiliar.
Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta
aun no las ha registrado en sus auxiliares.
Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el
libro auxiliar.
Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
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TESORERA
emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que
pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la
empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en
este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de
la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito
significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por
pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman
aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto,
se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a
realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los
errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer la
respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe
proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y
como tal se debe contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la conciliacin
bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para
luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.9
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TESORERA
EJEMPLO DE UNA CONCILIACIN BANCARIA
HOSPITAL NEUROLGICO
Enero 31 de 2015
CONCILIACIN BANCARIA
$
967,564,389.00
NOTAS CRDITO
119,781,587.00
456 Intereses
327,900.00
20,453,687.00
99,000,000.00
258 chequera
1,505,700.00
1,000,000.00
160,000.00
345,700.00
IGUAL
SALDO REAL
SALDO EXTRACTO
$ 1,085,840,276.00
$ 910,000,400.00
MS (+)
CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS
Enero 30
80,000,000.00
Enero 31
18,000,000.00
Enero 31
7,000,000.00
Enero 31
131,355,876.00
3001
35,000,000.00
3004
20,000,000.00
3007
4,500,000.00
3010
450,000.00
3013
IGUAL
SALDO REAL
236,355,876.00
60,516,000.00
566,000.00
$ 1,085,840,276.00
21
MS (+)
SALDO LIBROS