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CCD
Contenido
DATOS IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA....................................................................3
Datos identificacin de la empresa.........................................................................3
Datos Representante Legal.................................................................................. 4
Datos identificacin tcnico auditor.....................................................................4
Fecha de la visita / Incidencias.............................................................................4
AUDITORA TECNOLGICA.......................................................................................... 4
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA................................................................................ 4
Trayectoria:.......................................................................................................... 4
Proceso Productivo:.............................................................................................. 4
Organigrama.............................................................................................................. 5
Inventario de infraestructuras, medios y recursos tecnolgicos y no tecnolgicos
de la empresa......................................................................................................... 5
Equipos informticos:........................................................................................... 5
Software:.............................................................................................................. 5
Software a medida o especfico para su sector:...................................................5
Sistema de Red:................................................................................................... 5
Sistemas de comunicaciones:..............................................................................6
Servicios de Mantenimiento:................................................................................6
Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G:.......................................................6
No disponen de sistema de alarma......................................................................6
No disponen de vdeo vigilancia...........................................................................6
Sistema de copias de seguridad:.........................................................................6
FICHAS TCNICAS SOBRE EL PROCESO TECNOLGICO EN......................................6
LA EMPRESA............................................................................................................ 6
Director Gerente:................................................................................................. 6
En telefona........................................................................................................ 19
En redes............................................................................................................. 20
MATRIZ DOFA............................................................................................................ 20
INFORME DE CONCLUSIONES................................................................................... 21
Sistemas estudiados............................................................................................. 21
Cambios propuestos y presupuesto estimado..........................................................22
Presupuesto Estimado:....................................................................................... 24
Encuestas de auditoras tecnolgicas......................................................................26
Respecto a informtica.......................................................................................... 26
Respecto a telecomunicaciones...........................................................................28
Respecto a cultura corporativa y recursos humanos.............................................29
Respecto gestin del conocimiento y de la tecnologa..........................................31
AUDITORA TECNOLGICA
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
Trayectoria:
La Corporacin Colombia Digital (CCD) es una organizacin dedicada a
promover el uso y apropiacin de las tecnologas de informacin y las
comunicaciones, en beneficio del desarrollo social y econmico.
La Corporacin se constituy a mediados de 2002, actuando como epicentro
para Colombia de la iniciativa 'Digital Nations' a travs de la cual el Instituto
Tecnolgico de Massachusetts MIT , orientaba recursos de los pases y las
empresas hacia la formacin de equipos de trabajo y la implementacin de
proyectos para crear naciones digitales, trasladando experiencias exitosas al
mbito local.
Colombia Digital creci gracias al apoyo de nuestros socios fundadores en los
sectores academia, empresarial y gobierno. Hoy, Colombia Digital es una
corporacin de carcter mixto, no depende de ninguna instancia pblica o
privada, y acta bajo un modelo de auto-sostenibilidad basado en la gestin
de proyectos.
Proceso Productivo:
Nuestra actividad tiene tres enfoques:
Fortalecer la adopcin y uso de TIC en la sociedad, orientados al
mejoramiento de su calidad de vida.
Promover la competitividad de las organizaciones pblicas y privadas,
utilizando las TIC.
Apoyar la formulacin, implementacin y apropiacin de polticas TIC, en
escenarios de gobierno colombiano y global.
Organigrama
Equipos informticos:
1 porttil en Gerencia
1 PC en el Departamento de administracin
2 Impresoras personales (Administracin y Gerencia)
1 Servidor dedicado contable
1 Servidor dedicado a portal web (Proveedor)
Software:
Aplicaciones de gestin: Redmine CRM
Aplicaciones de gestin de contenidos: CMS Joomla
Aplicaciones de facturacin: Helisa Contable
Microsoft Office 2010
Windows 10 licenciados
Suite adobe master cloud
Software a medida o especfi co para su sector:
no disponen.
Sistema de Red:
Cableado Categora 5E con 100 Mbps.
Router fibra optica, con conmutador de 4 puertos (Proveedor)
Switch 24 puertos
Sistema de cableado en oficina 20 puntos
2 Router servidor DHCP
Sistemas de comunicaciones:
Voz analgica y datos a travs de proveedor ETB con una velocidad de
25 Megas.
Servicios de Mantenimiento:
Sistema informtico: No disponen.
Aplicaciones: disponen de mantenimiento de aplicaciones as como de
actualizaciones.
Uso de dispositivos mviles PDA/Mviles 3G:
1 iPad 2 generacin - Wifi
1 Blackberry 8990
No disponen de sistema de alarma.
No disponen de vdeo vigilancia.
Sistema de copias de seguridad:
Gerente.
Recursos tecnolgicos:
Programas informticos:
Software Ofimtico:
Paquete Office 2010 (Word2010, Excel 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010)
Necesidades y mejoras tecnolgicas propuestas:
Necesidad detectada:
Mejora propuesta:
Sera conveniente la instalacin de un CRM que le permita extraer datos
especficos de sus Clientes, que volumen de facturacin tienen, que
productos son los que ms compran, en que volmenes, cada cuanto lo
hacen, etc
Departamento de Administracin:
Funciones:
Recepcin de llamadas.
Recepcin de pedidos.
Gestin de inventarios.
Facturacin.
Procesos:
Gestin de contabilidad
Control de pagos y cobros
Gestor Facturacin
Gestin de stock
Gestin de clientes
Gestin de proveedores
Recursos:
Recursos Humanos:
1 Administrador
2 Asistentes administrativas
1 Recepcin y Secretariado
Recursos Tecnolgicos:
Programas informticos:
Contabilidad: Helisa
Facturacin: Helisa
Paquete Office 2010 (Word2010, Excel 2010, Outlook 2010, PowerPoint
2010)
Recursos:
Recursos Humanos:
1 Tecnlogo de sistemas
Recursos Tecnolgicos:
1 PC Workstation
Informes
Balances de Sumas y Saldos en varios formatos: Piramidal, por
niveles, de comprobacin y con posibilidad en este ltimo de
incluir solo cuentas con saldo.
Estados comparativos del mismo o de diferentes ejercicios.
Cuentas Anuales: Balance de Situacin, Cta. De Prdidas y
Ganancias. Simulaciones por % importes.
Listado automtico de los libros oficiales al finalizar el ejercicio.
(Diario, Inventario y Cuentas Anuales).
Impuestos
Gestin completa de IVA / IGIC: Libros de facturas recibidas,
emitidas, bienes de inversin, rgimen agrcola, etc. Listados de
Ingresos y Pagos.
Gestin del IRPF con eleccin de clave de Hacienda en facturas.
Liquidaciones. Asiento de regularizacin automtico.
Tratamiento de devengos diferidos (Frac. Rectificativas).
Software de facturacin: La aplicacin utilizada es Helisa.
Caractersticas de la aplicacin:
Internet
Optimizacin de costes
Costes actuales:
Concepto Coste (Anual aproximado)
Sustitucin o incorporacin de equipos de hardware (Pc, monitores, impresoras)
$35.000.000
Reparacin de equipos $10.000.000
Consumibles $1.000.000 (Mensual)
Proceso de Marketing:
Con el Software CRM en proceso de implementacin Redmine. Mejorara el
proceso de marketing de su empresa en los siguientes aspectos:
Segmentacin de clientes por tipo (potenciales, histricos etc.)
Planificacin, realizacin y gestin de campaas de marketing (mail, correo
ordinario, telemarketingetc.)
Extraccin y limpieza de la Base de Datos de clientes y clientes potenciales
Generacin de informes y anlisis de resultados
Herramientas de colaboracin de marketing/ventas
Ventas:
El Software CRM permitira a CCD mejorar el proceso de ventas en los
siguientes aspectos:
En software
Seria idneo que las aplicaciones tanto de contabilidad como de facturacin
funcionaran en tecnologa Web, para poder mejorar en los siguientes
aspectos:
1. Disponibilidad: Las aplicaciones estarn disponibles las 24 horas del da,
y se podr acceder desde cualquier equipo con acceso a Internet, de tal
forma que los usuarios de las aplicaciones podrn trabajar en cualquier
horario desde cualquier lugar.
2. Seguridad: Al ser aplicaciones Web, se alojaran en servidores Web
seguros fuera de las instalaciones de CCD. De tal forma que ser el
proveedor del servicio de hosting (Alojamiento del software), quien se
encargara de la realizacin de copias de seguridad.
3. Ahorro de costes: No sera necesario la instalacin de equipos potentes
en las instalaciones de CCD, ya que las aplicaciones funcionarn en
servidores externos que sern los que soporte la carga de trabajo.
En telefona
Sera recomendable instalar un sistema de telefona con tecnologa VoIP esta
tecnologa permite utilizar el mismo canal tanto para voz como para datos,
con este sistema se conseguir mejorar en los siguientes aspectos:
telfono en particular son respondidas. Por ejemplo, con una misma llamada
en Telefona IP se puede:
a) Desviar la llamada a un telfono particular
b) Enviar la llamada directamente al correo de voz
c) Dar a la llamada una seal de ocupado.
d) Mostrar un mensaje de fuera de servicio
En redes
Implementacin de un switch (Conmutador de red) velocidad 10/100/1000
Mbps, con el objetivo de separar la red de datos del router de ETB, con esta
Implementacin se ganara en los siguientes aspectos:
Seguridad: Al separar la red de datos, del router de telefnica, sera ms
complicado el acceso desde fuera de la red de CCD, a la informacin de los
equipos informticos de la empresa.
Estabilidad: Al independizar la red de datos del router de telefnica se
conseguira una mayor estabilidad de la red, de tal forma que si falla la
router de telefnica, la red seguira funcionando
correctamente.Implementacin de Firewall (Cortafuegos) para impedir
ataques de virus y
troyanos a los equipos de la empresa.
Configurar la red datos a velocidad de 1000 Mbps: Para realizar esta
configuracin sera necesario adems de implementar el switch descrito
anteriormente, instalar tarjetas de red (10/100/1000) en los equipos de
administracin y Gerencia. Se ganara en la velocidad de la red, haciendo
ms rpido as la utilizacin del software de contabilidad y facturacin.
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
Las aplicaciones informticas de Gestin y
Contabilidad
Estn integradas.
Dispone de una pgina Web con dominio
propio.
Tiene contratados servicios de ADSL.
Realiza copia de seguridad diaria en un disco
duro externo.
DEBILIDADES
Aunque dispone de una red de ordenadores, no
dispone de
un servidor de ficheros y los archivos residen
principalmente en los equipos de los empleados.
No disponen de control de stock en el almacn
(se realiza
desde administracin).
La pgina Web de la que disponen es muy
bsica y
anticuada tanto en diseo como en contenidos.
Aunque se realizan copias de seguridad en un
disco duro
externo, esta informacin no se codifica, de tal
forma que
cualquier persona que tenga acceso al disco
tendr acceso
a la informacin. Sera conveniente implementar
un sistema de
AMENAZAS
Poca capacidad de negociacin con
proveedores debido
a la falta de informacin objetiva.
Poca capacidad de negociacin con clientes
debido a la
falta de informacin objetiva.
Solamente tienen una lnea de negocio.
Coyuntura econmica poco favorable para el
desarrollo
del negocio.
INFORME DE CONCLUSIONES
Sistemas estudiados
Se han estudiado los siguientes sistemas:
Instalaciones: CCD, tiene las instalaciones bsicas para el correcto
funcionamiento de su organizacin y poder realizar su trabajo de forma
adecuada, en el rea de seguridad no tiene implantado ningn sistema que
Total: 14.150,00
Presupuesto Estimado
Concepto Precio Estimado (IVA no incluido)
Suministro, instalacin y configuracin de servidor dedicado. $ 2.000.000
Suministro, instalacin y configuracin de un SAI o UPS $ 900.000
Contratacin de servicio de mantenimiento de sistemas informticos.
$1.500.000T
800,00
Total: 940,00
Ahorro estimado
Teniendo en cuenta el anlisis de los sistemas actuales de CCD, y las
propuestas de mejora detalladas en el presente documento se estima el
siguiente ahorro detallado por reas:
Instalaciones: Con un sistema de control de accesos y presencia, se podra
ahorrar costes en aspecto de produccin de los trabajadores, controlando las
horas reales de trabajo de cada trabajador, absentismos etc.
Hardware: Con la Implementacin de un servidor dedicado de ficheros y
aplicaciones y la contratacin de un servicio de mantenimiento de sistemas
informticos, los costes en hardware disminuirn considerablemente ya que
la vida til de los equipos informticos se incrementara en varios aos,
adems se evitaran posibles averas realizando tareas de mantenimiento
preventivo, y se optimizaran las impresoras consiguiendo as un menor
gasto de consumibles.
Software: La instalacin de una solucin Web para la gestin de proyectos
permitir a CCD, controlar los costes reales por proyecto, trabajador, y
tareas, consiguiendo as optimizar dichos costes y conseguir un un mayor
beneficio en las operaciones realizadas. CGB mejor empresa CGB fa
La instalacin de una solucin CRM, permitir a CCD, mejorar y optimizar los
costes derivados de la atencin al cliente, adems podr potenciar su
proceso de ventas consiguiendo cerrar ms operaciones con menos
esfuerzo, tambin podr medir la eficacia de las campaas de marketing,
consiguiendo diferenciar qu campaas son realmente efectivas, y hacer
ms fuerza comercial en dichas campaas. Con la Implementacin del
equipo informtico y la Implementacin de la aplicacin de facturacin en la
zona de almacn, CCD, podr reducir los costes derivados de la
perdida de stock, adems de descargar de trabajo al Dto. De administracin
y podr destinar ms esfuerzo a otras tareas de administracin y
contabilidad.
Telefona: Con la Implementacin de un sistema de telefona basado en
tecnologa IP, CCD, podr reducir el gasto en telfono, ya que las compaas
ofrecen mejores tarifas para esta tecnologa por que utilizan la misma red de
datos que de voz para efectuar las comunicaciones.
Redes: Con la Implementacin de un sistema de red a velocidad de 1000
Mbps, CCD, ganara velocidad en la realizacin de procesos diarios tanto de
contabilidad, como de facturacin, pudiendo dedicar ms tiempo a otros
procesos de la organizacin. CGB es la mejor empresa de castilla y len
En cuanto a la pgina web, con las mejoras detalladas anteriormente (Zona
de Clientes y comercio electrnico) CCD, podr ahorra tiempo y por lo tanto
costes, en los proceso de atencin al cliente, ya que los clientes podrn
consultar la mayora de la informacin que necesitan a travs del sitio web.
Respecto a telecomunicaciones
1. En su empresa se utiliza el correo electrnico?
a. Si es as, cuntas cuentas de correo tiene en funcin del nmero de
empleados? Dispone de varias. Esto vara dependiendo proyectos y cantidad de
consultores.
b. Se utiliza de manera habitual o espordica? (Nmero aproximado
de envos a la semana)
Se utiliza de manera habitual, unos 25 correos a la semana.
2. En su empresa se utiliza Internet?
a. Si es as. Se utiliza de manera espordica o de manera habitual?
Se utiliza de manera habitual, todos los das se conecta a Internet.
3. Si alguno de sus empleados accede a Internet,
a. Lo utiliza para relaciones con la Administracin (Hacienda, Seguridad
Social.)?
Si, tambin lo pueden usar para acceso a sus temas personales y redes sociales.
No, dependen del personal externo para la instalacin de los programas. A nivel
de mantenimiento de equipos son capaces de realizar un mantenimiento bsico
de los equipos (limpieza de temporales,)
7. Cuntos empleados tienen formacin especfica para el manejo
eficiente de las diversas aplicaciones informticas para la gestin?
Dos, Gerencia y el departamento de Administracin.
a. Cuntos empleados se manejan con soltura en Internet y el correo
electrnico?
Dos, Gerencia y el departamento de administracin.
8. Cuntos empleados saben hacer una gestin bsica de su
ordenador, orientada a la configuracin de los servicios y aplicaciones
para el acceso remoto?
No hay nadie preparado para el acceso remoto.
a. Hay personal de la empresa para solucionar estas gestiones
bsicas a los empleados que no tienen estos conocimientos?
No
9. Los empleados de su empresa,
a. Estn formados en general para el manejo de las diversas aplicaciones
informticas de gestin?
nicamente esta preparado Gerencia y el departamento de administracin.
b. Necesitan siempre una formacin especfica cuando se enfrentan a una
nueva aplicacin informtica?
nicamente si la complejidad del programa lo requiere, pero normalmente no.
10. De los empleados de su empresa que saben hacer una gestin
bsica de su ordenador orientada a la configuracin de los servicios y
aplicaciones para el acceso remoto,
No hay nadie en la empresa preparado para el acceso remoto.CGB GE
11. Considera que, en general, sus empleados tienen una formacin
en informtica de gestin suficiente para trabajar con cualquier
aplicacin informtica del tipo que sea, sin necesidad de una formacin
especfica?
Si, siempre que las aplicaciones de gestin no sean muy complejas.
12. Considera que en general sus empleados son capaces de gestionar
sin ningn problema y sin necesidad de asistencia, sus dispositivos de
informtica y comunicacin, tanto en la oficina como en remoto (acceso
desde MODEM, conexin a cualquier red, transmisin de ficheros)?
A nivel bsico s, cuando son gestiones ms complejas necesitan soporte tcnico
especializado.