Antecedentes de Seguridad Publica PDF

Captulo 1 Resea histrica de la Seguridad pblica en la Ciudad de Mxico
y la creacin de la Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal.

En el presente capitulo, se manifiestan los antecedentes histricos de la seguridad pblica como
funcin primordial del Estado, as como la evolucin que ha presentado desde la poca
precolombina, hasta nuestros das, de igual forma se ubica en el contexto de espacio y tiempo al
pueblo mexicano, indicando los momentos histricos ms relevantes.
1.1 Antecedentes Histricos
En los pasajes de nuestra historia la seguridad pblica siempre ha sido un servicio que brinda el
Estado a la sociedad, se puede mencionar que es una norma indispensable para el crecimiento
poltico, econmico y cultural de nuestra ciudad, como de cualquier otra, parte de la necesidad de
mantener una tranquilidad social y convivencia armnica, que permita una situacin ideal para
producir y comerciar.
Debemos considerar que las diferentes normas que se han implementado en distintos momentos
han regulado la existencia de la polica de la ciudad de Mxico, mismas que han estado
encaminadas a fortalecer la seguridad individual y colectiva de la capital, as como de
salvaguardar sus bienes, de este modo se puede considerar que desde la poca precortesiana la
seguridad pblica toma su forma como un derecho del individuo, mismo que le otorgara la
confianza para desempear sus tareas con la certeza de que la Autoridad velara por sus bienes e
integridad.
Por lo anterior expuesto se entiende que los cuerpos policacos constituidos en determinada
poca, se preocuparon por aumentar su capacidad para eficientar los servicios que brindaron a la
ciudadana, para con ello lograr proteger de manera ms eficaz a la sociedad.
1.1.1 Seguridad pblica en el Imperio Azteca
El Mxico prehispnico contaba con una organizacin social, poltica, econmica y cultural
perfectamente establecida, en este sentido, se hace referencia al calpulli que es definido como
un grupo de individuos que se consideran emparentados como descendientes de un antecesor
comn; y se ha pensado tambin que el clan o calpulli era el grupo social fundamental en la
organizacin social de los macehuales.1
Mientras tanto la nobleza y sus renteros los mayeques, se encontraban fuera de la organizacin
clnica y formaban un tipo de organizacin clasista, aparte de la parentil de los calpulli, en este
sentido, el grupo social que corresponde al linaje es el llamado teccalli, trmino derivado de
teuctli, seor y calli, casa; se puede traducir literalmente como casa seorial.2
1 CARRASCO, Pedro, y otro. Estratificacin social en la Mesoamrica prehispnica, 1 ed, Editorial Melo S.A., Mxico D.F.,
1976. p. 19
2 Ibid, p. 20-21
El teccalli es considerado como una entidad dependiente del seor teuctli, y comprende ante todo
las tierras de la casa con sus habitantes y el titulo de su seor, que es uno de los dirigentes en la
organizacin poltica del seoro, por lo tanto se trata de un grupo que funciona como
corporacin en el sistema econmico y poltico.
En el aspecto poltico el teccalli forma la corte de parientes, allegados y sujetos al teuctli. Los
teteuctin, principales de un seoro representaban en cierto modo seores locales de sus tierras y
sujetos, tenan dominio y mando sobre la gente anexa al teccalli y tenan ansimismo cuidado
de mirar y volver y hablar por la gente que era a su cargo e defenderlos e ampararlos. Adems los
teteuctin ejercan cargos en la organizacin poltica central del seoro.3
En materia de seguridad pblica, en el imperio Mexica, el Estado contaba con los calpullec
(judicial del imperio), su trabajo consista en vigilar las calles del barrio, obligar a los vecinos a
mantener limpios los frentes de las casas, cuidar que no llegaran al barrio merodeadores para
realizar actos de rapia y en ocasiones intervenir para calmar los nimos de pleitos de vecinos, y
no olvidar la vigilancia de los graneros pblicos, considerados de alta prioridad para el Estado.
La designacin de los calpullec tenia lugar en una gran ceremonia que se realizaba en el Teccalli
(casa seorial), colocando a los servidores una cinta verde en el brazo, de ellos dependa la
seguridad de cada uno de los calpulli (barrio), otro tipo de guardianes del orden eran los
tianquizpan, quienes tenan la responsabilidad de vigilar los mercados, era una labor bastante
delicada, en virtud de que de escaparse algn ladrn se les obligaba a cubrir parte de lo robado.
La organizacin policaca Azteca tenia una amplia cobertura de vigilancia en islotes, templos,
chinampas, escuelas, mercados, tribunales de justicia, e inclusive destinaban escoltas para
acompaar a los recaudadores de impuestos y tributos.4 La seguridad pblica en el imperio
contaba con una firme estructura jurdica, un cdigo de conducta de la vida social, las leyes
sentaban sus bases en la religin, motivo por el cual exista una estricta severidad moral y
permita una mayor proteccin de la poblacin.
Lo anterior se puede ejemplificar de manera fehaciente en el hecho de que cuando se pensaba que
los responsables de ciertos actos ponan en peligro la estabilidad social de la comunidad se les
condenaba a muerte o se les desterraba de la ciudad, por otra parte, aquellos que cometan el
delito de robo eran sometidos a la esclavitud hasta que restituan el monto del hurto, en caso de
asalto en los caminos y mercados, se aplicaba la pena de muerte, de la misma manera los
rebeldes, hechiceros, los traidores y quienes mataban a esclavos tambin eran condenados a la
pena mxima, a los calumniadores se les cortaban los labios y a los violadores se les enviaba a la
horca.
1976. p. 22-23
4 IIGO, Alejandro. Bitcora de un Polica, 2 ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. Mxico D.F., 1994. p 14
En el aparato jurdico del Imperio Mexica exista el tletique (juez), mismo que se encargaba de
dictar sentencia a los inculpados, antes de que se emitiera dicha resolucin los delincuentes
quedaban en calidad de presos confinados en cauhcalli (jaulas de madera), donde se les
alimentaba con desechos de comida en las pocas de abundancia, o con las viseras de los
prisioneros de guerra sacrificados a los dioses en tiempos de crisis y sequa5, se puede sealar
que la justicia se aplicaba de manera pronta y expedita, toda vez que los juicios eran orales en las
salas de audiencias y las sentencias se ejecutaban por lo regular al da siguiente.
Los encargados de ejecutar las sentencias eran los tlayacanqui, en las faltas menores los jueces
sentenciaban a los infractores a crcel, destierro, confiscacin de bienes, en algunos casos se
someta a la esclavitud, para otros delitos la pena consista en mutilacin y para otros en una serie
de azotes y en la obligacin de reparar el dao.
Es importante sealar que en la organizacin Azteca las elecciones del tlatoani de Tenochtitlan,
se determinaba por un sistema de seleccin entre los parientes ms distinguidos del rey
anterior. En el caso de teteuctin subordinados a un tlatoani el acuerdo de ste debe haber sido
imprescindible. Vale tanto decir que el tlatoani nombraba como sucesor al ms calificado
tomando en cuenta a los hijos de teuctli como decir que los miembros del teccalli los escogan y
el tlatoani lo confirmaba.6
Como se puede apreciar el imperio Mexica se distingua por su organizacin poltica y social
el sistema de produccin agrcola y artesanal renda excedentes apreciables; haba una
marcada distribucin del trabajo, la distribucin de los recursos econmicos tenia lugar mediante
mercados locales, intercambios a larga distancia y un sistema tributario y redistributivo.7 En lo
que respecta a la organizacin social haba una pronunciada estratificacin, una organizacin
poltica centralizada, una gran importancia tanto material como ideolgica de la guerra y un
ceremonial muy desarrollado.
1.1.2 Seguridad Pblica en la poca Colonial
Una vez que se consumo la conquista del pueblo mexicano en 1521, Hernn Corts ordena que se
reconstruyera la ciudad con calles, plazas, cabildos, fundicin, carnicera, horca y picota,
iniciando la distribucin de solares entre los espaoles para que construyeran sus casas.
Constituida la Nueva Espaa econmicamente se establece un sistema heterogneo, en el cual
convergen varios modos de produccin, desde un inicio se aprecia el despotismo tributario, el
feudalismo y un capitalismo embrionario y dependiente. Estos modos de produccin no se
encuentran separados sino que constituyen un todo orgnico un conjunto de relaciones que da a
cada elemento un sentido concreto.8
5 IIGO, Alejandro. Bitcora de un Polica, 2 ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. Mxico D.F., 1994. p. 15
1976. p. 23
7 Ibid, p. 37
8 SEMO, Enrique. Historia mexicana, economa y lucha de clases, 3 ed, Ediciones Era S.A., Mxico D.F., 1982. p. 28
La Repblica de los espaoles surge del proceso de colonizacin y mestizaje, en su estructura los
elementos feudales se entremezclan con el capitalismo embrionario dependiente, siendo las
unidades bsicas la hacienda, el taller artesanal, el obraje y la mina. La clase dominante obtiene
ingresos del trabajo excedente de los indgenas encomendados o repartidos en las propiedades de
los espaoles, as como el de los esclavos, los asalariados libres, los peones, la explotacin
comercial de la comunidad y el pequeo productor. Toma la forma de renta y de ganancia
sobre todo comercial y usurera, pero tambin industrial.9
De ninguna manera se trata de una sociedad dual, desde un principio existen entre ambas
estructuras lazos funcionales que las integran en un solo sistema, el principal consiste en los
medios necesarios para la fundacin de la economa de los conquistadores que surge como se ha
manifestado de la explotacin de la comunidad indgena. Los espaoles no traen capitales ni
medios de produccin. La nica fuente existente es el trabajo y el producto de las
comunidades.10
Es hasta 1524, cuando se decidi el establecimiento de una crcel provisional11, sin embargo
es en 1525, el momento en que se instituye el primer cuerpo de alguaciles de la ciudad, la
estructura comenz a tomar forma con la ordenanza de Cortes en la que se dictaba que los
alguaciles tenan el derecho de participar en cabildo con voz y voto, adems se les designaba
como polica complementaria de los alcaldes mayores, quienes tomaron acciones severas contra
la delincuencia, as como contra vagos y mal vivientes, al mismo tiempo se organizaron
alguaciles menores y los tenientes de alguacil, a falta de adecuados tribunales se orden la
ejecucin de los salteadores de caminos de acceso a la ciudad, en el lugar mismo en que fueran
aprehendidos.
Los alguaciles menores eran los responsables de hacer rondas y patrullar la ciudad, asimismo
cobraban las multas impuestas por el tesorero de la Audiencia, es en 1526, cuando a los
alguaciles se les entrega la vara de justicia por Cdula Real.
En 1527, la administracin de justicia sufre un cambio sustancial cuando por Cdula Real fueron
eliminados los oficiales reales par dar paso a las Reales Audiencias, todos los miembros de las
audiencias quisieron dictar ordenes sin coordinacin alguna, llego un momento en que las Reales
Audiencias se encaminaron al fracaso, toda vez que su campo de accin fue rebasado por la
anarqua, instituyndose entonces el virreinato, en la estructura judicial de este tiempo se contaba
con alcaldes mayores conocidos entonces como corregidores quienes se responsabilizaban de
impartir justicia y defender la moral, tambin haba alcaldes ordinarios, cuyo trabajo consista en
detener a los indios criminales para juicio y sentencia, de igual forma exista un alguacil mayor y
un sindico de justicia.
La llegada del primer virrey don Antonio de Mendoza provoca gran algaraba en la ciudad, lo que
represento que los responsables de la seguridad pblica elaboraran planes operativos para
proteger a los seores y dejarles va libre entre los curiosos, en el control de masas la fuerza
pblica se fue especializando, como resultado del desfile del Pendn que reuna una gran
10 Ibid, p. 29-30
cantidad de personas, teniendo su origen como celebracin de la conquista en agosto de 1528, y

que tuvo verificativo durante toda la colonia.
En 1529, se expide el primer reglamento de polica, destacando en uno de sus puntos la
prohibicin a los indios de habitar dentro de los limites del casco urbano destinado a los
espaoles, salvo aquellos que por necesidad del servicio tuvieran que ocupar aposentos para tal
fin en las casas de los seores espaoles y bajo su custodia y responsabilidad.12
Los actos criminales rebasaron la capacidad de las autoridades por lo cual en junio 25 de 1530, se
reglamenta el derecho a portar espada, de nada sirvieron las protestas ante el cabildo de muchos
seores espaoles que argumentaban inseguridad, por lo que la espada resultaba imprescindible.
El 12 julio del mismo ao, con la finalidad de eficientar la seguridad pblica de la comunidad, se
crearon los ttulos de alguaciles de indios y alguaciles de doctrinas, con esto una parte de la
fuerza pblica pasa en forma indirecta a la iglesia, con la finalidad de perseguir a indios
obstinados que se resistan a adoptar la fe cristiana.
En este tiempo la gran propiedad privada colonial y el tipo de economa que en ella se desarrollo
tomaron formas desconocidas en el mundo prehispnico. En cambio la relacin entre la
corona y las comunidades indgenas vino a ser una continuacin de los elementos tributarios de la
sociedad precortesiana;13
Don Pedro Moya de Contreras llega a tierras Novo hispanas el 2 noviembre de 1572, y con el
todo el aparato de la Santa Inquisicin, de esta forma en febrero 28 de 1574, se efectu el primer
auto de fe por la inquisicin, siendo quemados vivos Jorge Rively, Pedro Monfrie y Cornelio
apodado el irlands, adems otros 78 reos fueron sentenciados apenas ms benignas como los
azotes, enviados a las galeras de su Santidad, y recluidos en conventos.
Es importante mencionar que los tintes de discriminacin en la poca colonial se acentan en
todos los mbitos y el judicial no es la excepcin, quedando constancia en el ao de 1590, en
virtud de que se estableci para la parcialidad de indios, una crcel especial, a efecto de no
ofender a los seores espaoles, an cuando fueran delincuentes.
En el primer cuarto del siglo XVII la ciudad atravesaba por una situacin difcil en materia de
seguridad, haba una preocupante escasez de policas, y los pocos que haba en sus rondas incluso
en pleno da eran motivo de burlas y faltas de respeto, para 1625, el aumento de alguaciles dio
resultado y el ndice de criminalidad volvi a sus niveles ms o menos normales, las mujeres
dedicadas a la prostitucin se les ordeno utilizar vestidos de talle alto con olanes de color gris que
terminaban en forma de pico, de ah la frase que se popularizo entre los hombres cuando decan,
vamos de picos pardos.
En 1631, fue inaugurada la prisin mayor construida en el Real Palacio de Virreyes, con
calabozos de castigo y la tan temida sala de tormentos.
12 IIGO, Alejandro. Bitcora de un Polica, 2 ed, Grupo Editorial Siete S.A. de C.V. Mxico D.F., 1994. p.24
En mayo 7 de 1635, se anuncio por bando el nuevo reglamento de justicia, donde se estipulaban
castigos corporales, multas y confiscacin de bienes por embriaguez, lo que provoco burlas
irnicas e iracundas protestas.
Para 1646, la poblacin en la Nueva Espaa integrada por los espaoles, inmigrantes europeos,
indgenas y mestizos, ascenda a 125, 000 personas, en el mbito econmico no solo los blancos
conformaban las fuerzas productivas, sino que tambin jugaban un papel determinante las castas,
los negros e indgenas que se han separado de sus comunidades.
Uno de los grandes problemas a que se enfrentaron los alguaciles eran las rias y los duelos que
se producan por los juegos de azar que se haban diseminado por toda la ciudad, en plena calle y
a la luz del sol, las denuncias contra timadores eran constantes en los juzgados de barrio, por ende
en mayo 8 de 1680, se expide un reglamento prohibiendo los juegos de azar y la vagancia.
En 1682, se establecen las diputaciones de polica ante la Real Audiencia de acuerdo a una
ordenanza del gobierno para mejorar la imparticin de justicia en la capital de la Nueva Espaa.
Es importante resaltar que desde sus inicios el crecimiento de las empresas espaolas se efectu
gracias a la aparicin de grupos de trabajadores indios desplazados de sus comunidades,
econmicamente hablando la corona slo tuvo un inters en Amrica; la obtencin de la plata
necesaria para el financiamiento de los exorbitantes gastos que impona el imperio.14
Para 1711, algunos miembros de la Real Sala de Audiencias fueron investidos en una nueva
funcin policaca bajo el rubro de alcaldes del crimen, se detena la jurisdiccin territorial de
la Ciudad de Mxico, otorgndoles plenos poderes como funcionarios pblicos para acabar, o al
menos abatir, la ola de corrupcin y anarqua, que haba debilitado el principio de autoridad en
los cuadros policacos, en todos los niveles y jerarquas15.
En el mismo ao, con la llegada del nuevo virrey Don Fernando de Alencastre Noroa y Silva,
Duque de Linares, los alcaldes del crimen fueron asignados a los diferentes barrios de la ciudad,
comenzando por los cuarteles donde imperaba el vicio del juego, tambin son comisionados para
realizar rondas nocturnas por calles y callejones oscuros donde se refugiaban malhechores, vigilar
pulqueras, as como obligar a los vecinos a no convertir las calles en depsitos de inmundicias.
En el ao de 1717, a efecto de resguardar la integridad fsica de la sociedad, as como la de sus
bienes se autorizo la construccin de una crcel especial que fue inaugurada en 1719, para librar a
la comunidad de la delincuencia, estaba ubicada en Calzada del Calvario y la vigilancia de los
reclusos estaba a cargo de los religiosos de San Pascual de Bethen.
Con el crecimiento de la ciudad surge la necesidad de nuevos sistemas y cuadros policacos para
combatir el crimen, por ello en mayo 22 de 1722, por acuerdo de las Reales Audiencias se creo
un nuevo cuerpo al que se le denomino, La Acordada, vocablo derivado de acuerdo.
14 SEMO, Enrique. Historia del capitalismo en Mxico. Los orgenes. 1521/1763, 14 ed, Ediciones Era S.A., Mxico D.F., 1986.
p. 121
Los tribunales especiales que operaban en ese tiempo eran los de la Santa Hermandad en su lucha
contra los salteadores de caminos, realizando rondas en los pueblos aledaos a la ciudad, caminos
y parajes. Cuando se detena a un forajido ah mismo era juzgado y ejecutado.
Es de suma importancia mencionar que para esta poca el feudalismo, evoluciona impregnado de
tendencias capitalistas y el capitalismo temprano aparece integrado y supeditado a los
elementos feudales. Constituyen una estructura nica e indisoluble.16
En 1734, en el lapso que comprendi el gobierno del arzobispo Antonio de Vizarron y Quiarreta,
la autoridad policaca se haba deteriorado a tal grado que los ladrones cometan sus fechoras
con sorpresivos desplantes de audacia, como el intento de robar las Cajas Reales de Palacio y que
fue evitado por mera casualidad17, sin embargo, no se pudo evitar que robaran a la Secretaria de
la Cmara del virreinato, el problema consista en que si los delincuentes no eran detenidos en
flagrancia, resultaba difcil o imposible atraparlos, en virtud de que corran a refugiarse a las
iglesias, donde vivan con toda la tranquilidad bajo la proteccin de los clrigos, quienes
malinterpretaban la caridad cristiana, diciendo que eran hombres arrepentidos y se ponan en
manos de la justicia divina.
El Tribunal del Santo Oficio se manejaba muy independiente de la justicia secular, que tenia su
sede en la famosa casa de la esquina chata que haba pertenecido a la familia Guerrero, quien la
dona a los dominicos y luego paso a manos de la inquisicin, ah se estudiaban los casos de
delitos contra la fe y se dictaban sentencias. Por Cdula Real de Felipe V en 1732, se inicia la
construccin del edificio donde tendran sus casas los inquisidores en la calle de cocheras (hoy
primera calle de Colombia).
Un hecho significativo en la vida de la comunidad indgena durante la poca virreynal fue el
ocurrido en agosto 13 de 1736, en la Plaza del Volador, la que tambin conocida como Plazuela
de los Estudiantes y Plazuela de la Universidad, fue durante uno de los festejos de la conquista,
los indios realizaban el numero culminante del volador, girando de cabeza atados a unas cuerdas
que se iban desenredando en un tronco. En un momento ante el asombro del publico se escucho
un crujido seco y el tronco se parti en dos, los valientes caballeros guila cayeron al vaci,
nueve personas perdieron la vida.
En marzo 7 de 1743, un acontecimiento estremeci al clero, siendo el sonado crimen de la
Profesa, resulta que los religiosos dan aviso que en ese lugar ubicado en las calles de San Jos del
Real se encontraba el cuerpo de un hombre que haba sido asesinado a palos, las autoridades
identificaron el cadver resultando ser el padre Nicols Segura, era un hombre culto y excelente
orador, haba sido telogo, literario y ocupaba el cargo de prepsito de la Casa de la Profesa, la
captura del asesino tuvo verificativo el 12 del mismo mes y ao, el homicida llevaba el nombre
de Jos Villaseor, coadjuntor de la Compaa de Jess en la Profesa, el motivo principal del
asesinato fue el hecho de que el Padre Segura haba hecho severas criticas sobre los malos
manejos que se hacan en el seno de esa congregacin de religiosos y considero como un deber de
hermandad eliminarlo. El alcalde decano de la Real Sala del Crimen Don Jos Messia de la Cerda
p. 132
17 IIGO, Alejandro, op. cit. p.53
lo condena a 10 aos de galeote en las galeras de su santidad, sin embargo, unos meses despus
Jos Villaseor sali libre, lo que deja entrever el poder y la fuerza de ciertas hermandades de
aquel tiempo.
En el territorio de la Nueva Espaa se dan relaciones de trabajo particulares, la inmensa
mayora de los trabajadores estn ocupados en la agricultura. Ellos estn ligados al seor de la
encomienda y tierra o al Estado por relaciones personales de dependencia y compulsin
tpicamente precapitalista.18
En esta poca era ms fcil recoger muertos que basura, el Ayuntamiento se enfrenta a serios
problemas en este sentido y pese a las recomendaciones a los vecinos para que no arrojaran
basura hacan caso omiso, por ello se tuvieron que tomar medidas ms severas mediante la
expedicin de un reglamento el 26 de octubre de 1769, obligando a los vecinos a barrer las calles
en los frentes de sus casas, quien no lo hiciera era multado e inclusive corra el riesgo de ser
enviado 36 horas a la crcel en caso de reincidencia.
En la Nueva Espaa la organizacin administrativa y poltica liberal del comercio se inicia en el
rgimen de los Borbones, y en 1778, Carlos III expidi el arancel y reglamento del comercio
libre, que desde 1789 comenz a disfrutar Veracruz.19
En 1782, la Ciudad de Mxico se dividi para eficientar la seguridad pblica en 8 cuarteles
mayores y 32 menores. Los alcaldes de cuartel o barrio recibieron amplias facultades en materia
policial20, el ao siguiente en noviembre 29 de 1783, un reglamento los obligo a prestar este
servicio en forma gratuita y los puestos eran irrenunciables so pena de ser desterrado de la
ciudad, cabe aclarar que los alcaldes de barrio eran civiles elegidos por los propios vecinos, sin
embargo estaban obligados a hacer rondas nocturnas acompaados del Cuerpo de Guardias O
Vivac, destacados en los cuarteles mayores y de los alguaciles.
Del mismo modo el Santo Oficio tena un Alguacil Mayor, responsable de detener, en acciones
policacas y junto con los miembros de la hermandad inquisitorial, a todos aquellos que cometan
delitos contra la Fe.
En 1784, ocurri un evento de gran magnitud que necesariamente movilizo a toda la fuerza
pblica, toda vez que siendo las 2 de la maana del 19 de noviembre se escucho un estruendo que
sacudi a toda la ciudad, percibindose un fogonazo por el rumbo de Chapultepec,
concentrndose la polica en el edificio del Ayuntamiento donde exista una gran movilizacin
salan carruajes con funcionarios, alcaldes, regidores y guardias hacia el lugar de la explosin, la
escena de la tragedia era dantesca, todos corran de un lado a otro desesperados, sacando muertos,
as como heridos, no habiendo forma de subir agua. El resultado de las investigaciones indic que
el incendio en la fabrica de plvora se inicio en el granero, donde se encontraban 340 quintanales
de plvora ya graneada, ya a media maana se realizo el recuento de las victimas mientras
p. 189
19 TRENS, Manuel B. Sntesis Histrica de la Nacin Mexicana, 2 ed, Archivo General de la Nacin, Talleres Grficos de la
Nacin, Mxico, 1957. p.41-42
20 IIGO, Alejandro, op. cit. p. 63
familiares clamaban a gritos y trataban de romper el cerco de los alabarderos para ir a buscar a
sus seres queridos.
En 1785, hubo sequas en todo el pas, escasearon los vveres y la ciudad vivi un ao de hambre,
se teman levantamientos, por lo cual las autoridades tomaron medidas para una mayor
proteccin de la zona, donde se ubica el centro del poder, se establecieron vigilantes especiales en
la Plaza Mayor para brindar seguridad a los edificios pblicos, mediante una cerca de centinelas;
se construyeron garitas, 2 torreoneros como castillejos, varias troneras para instalar artillera; 3
cuerpos de guardia de albarderos, infantes y caballos; 2 patiecillos con artillera y caballera, as
como una gran armera con crecido numero de armamento y pertrechos.21
No obstante lo anterior, la vida de la ciudad sigui su curso, a pesar de la escasez de alimentos,
los extractos ms bajos de la sociedad fueron los afectados y en platicas de los concurrentes
asiduos al caf instalado en las esquinas de Tacuba y la Plaza del Marqus se hacan comentarios
irnicos en el sentido de que no haba de que preocuparse pues el populacho siempre a vivido con
hambre, cabe mencionar que en este lugar de reunin de estilo francs se presentaban acaloradas
platicas polticas sobre Napolen y Fernando VII, y donde tambin por primera vez en el nuevo
mundo, se canto La Marsellesa.
La aportacin artstica y cultural de la poca de la colonia, resulta significativa, particularmente
en este lapso, el arte expresa el grado de cultura que alcanzo la Nueva Espaa en su evolucin
histrica, y son los templos y las mansiones solariegas los que con su estilo arquitectnico
reflejan el impulso creador de nuestros artistas y la influencia indgena manifiesta en el
decorado.22
En 1786, se dan a conocer los nuevos reglamentos dictados por el Virrey don Bernardo de
Glvez, mediante los cuales los intendentes sustituyeron a los gobernadores. Y de acuerdo a esta
ordenanza tambin los alcaldes mayores salieron para que entraran los subdelegados a ocupar los
puestos. Estos intendentes tuvieron amplias facultades en materia de guerra, haciendo justicia y
polica. Reorganizaron la estructura policaca para combatir con mayor severidad la criminalidad,
persiguieron la vagancia y sobre ellos tambin cay la responsabilidad de cobrar las deudas
fiscales.
As mismo, surgi un nuevo tipo de polica, para asegurar la integridad fsica de las personas as
como la de sus bienes; el privado, eran contratados por seores acaudalados para protegerlos
y escoltarlos en las calles o lugares pblicos donde s presentaban. Estos guardias personales iban
armados con espada y el pueblo empez a identificarlos como Corchetes. Los ministros religiosos
no se quedaran atrs y contrataron a personas como polica confidencial a quienes se les llamo
Golillas, a estos hombres no se les permiti andar armados23.
En 1787, durante el gobierno del Virrey Manuel Antonio Flores, se inicio realmente la vigilancia
policial, que habra de convertirse en la polica Preventiva de los tiempos modernos. Una de sus
22 TRENS, Manuel B. Sntesis Histrica de la Nacin Mexicana, 2 ed, Archivo General de la Nacin, Talleres Grficos de la
Nacin, Mxico, 1957. p. 42
primeras acciones fue evitar el robo de material destinado a la construccin del convento de la
Villa de Guadalupe, gracias a la oportuna denuncia de Sor Maria de San Juan Nepomuceno.
Al llegar el Virrey Conde de Revillagigedo se reformaron las ordenanzas de intendentes para
crear nuevos cuerpos policacos. Se trataba ya no solo de preservar la seguridad sino tambin
procurar el buen aspecto de la Ciudad de Mxico, se les denomino polica de Seguridad y Ornato.
La orden del virrey fue muy concreta, instruidos, disciplinados y uniformados, el uniforme seria
igual al del ejrcito con excepcin del color del traje.
Antes de finalizar el ao de 1789, ordeno la construccin de embarcaciones para vigilar las
costas, se distingue el hecho de que el propio virrey diriga las investigaciones criminales, fue el
ao en que se produjo la aurora boreal, cuando la gente crey que se incendiaba el cielo y se caa
a pedazos al ver aquella lluvia de meteoritos sobre la ciudad, causando un gran pnico, llenando
iglesias y conventos de fieles demudados en busca de proteccin divina, se hablaba del fin del
mundo.
La iluminacin nocturna segua siendo un grave problema para la Ciudad de Mxico desde que se
convirti en capital de la Nueva Espaa, esta situacin encubra y propiciaba los delitos al
amparo de las sombras de la noche, fue tomado como un reto por el Virrey, algunos de sus
antecesores haban fracasado en el intento de instalar alumbrado pblico.
Por lo anterior en abril 7 de 1790, pone en marcha un programa que consista en imponer un
impuesto de 3 reales por cada carga de harina que entrara a la ciudad y establece el servicio de
serenos, de esta forma quedan instalados 1128 faroles de vidrio con lmpara de hojalata24. Con
esto se expide un reglamento para alumbrado y para los guardas, que eran un tipo de guarda
faroles que con el tiempo habran de convertirse en agentes de polica, el pueblo pronto empez a
llamarlos Serenos, el cuerpo estaba integrado por un guarda-mayor, un teniente y doce guarda
faroles, poco tiempo despus se designo un cuerpo de cabos armados para proteger a estos
servidores, se pasaban la palabra unos a otros sobre la hora y el tiempo.
Un bando del 15 de abril del mismo ao, sancionaba con 200 azotes y 5 aos de prisin a quien
atacara a uno de los servidores en comento. Si el atacante era espaol se le desterraba a 20 leguas
de la ciudad o se le sentenciaba a purgar de 3 a 6 aos en San Juan de Ula.
Tambin fueron reglamentadas las fiestas, como corridas de toros, mascaradas, procesiones,
tomas de habito, jura de reyes, canonizaciones de santos, as como entradas de obispos y virreyes,
en virtud de que todo esto siempre terminaba en borracheras y juegos de azar hasta la madrugada
y los serenos enfrentaban serios problemas con ebrios escandalosos y rijosos que andaban por las
calles despus de las celebraciones.
Una Cdula Real del mes de julio de 1791, impona pena de azotes y crcel a quienes eran
detenidos por embriaguez en las calles y plazas. A los reincidentes se les brindaba la oportunidad
de aprender un oficio o se les enviaba desterrados a Filipinas.
10
A menos de 18 meses de haber iniciado el Virrey la reorganizacin de la polica comenzaron a

verse resultados positivos. La iluminacin en la ciudad y la presencia de los serenos daba a los
habitantes un ambiente de seguridad nocturna como nunca antes se haba dado.
La organizacin policial se transformo en gran medida, teniendo como objetivo primordial el de
salvaguardar la integridad fsica de la ciudadana, por ende, se procuro que los encargados de
cumplir con dicho fin fueran suficientes y los ms aptos, asegurando la seguridad pblica,
instituyendo un grupo conocido como los serenos que se dedicaban a patrullar la ciudad de una
forma organizada, en cada esquina se encontraba un vigilante siempre presto a acudir al primer
llamado de auxilio. A cualquier persona sospechosa que anduviera rondando por algn sitio, se le
abordaba y se le preguntaba sobre el motivo de su presencia en el lugar.
Los serenos conocan a los habitantes del barrio y estos a ellos, quienes tenan la responsabilidad
de encender los faroles a su cargo, por lo cual el equipo del que estaban provistos cada uno de
ellos inclua una escalera, combustible y material para prenderlos25, adems de acudir como
policas cuando lo requeran los vecinos o victimas de robo o atentados, o cundo denunciaban.
En 1793, el trabajo de vialidad se vio incrementado, cundo Manuel Antonio Valdez impresor de
La Gaceta, propuso al Virrey el establecimiento de una casa alquiladora de coches. Esto fue
propiamente el inicio de la circulacin de taxis en la Ciudad de Mxico, eran coches grandes,
cerrados, con ruedas de color rojo; caja verde y guarniciones amarillas, atrs llevaban un
medalln con el nmero, con la finalidad de que fueran identificados fcilmente, el pueblo les
llamaba Providencia.
En un principio se habilitaron 4 sitios de taxis; en el Portal de Mercaderes y Plateros; en el
Palacio Arzobispal (Moneda); en la Plaza de Santo Domingo y en Zuleta (Venustiano Carranza),
inicindose los problemas para los guardianes del orden, pues deban vigilar que se respetaran las
tarifas establecidas en 4 reales la hora, adems el servicio era condicionado, no se permita
transportar enfermos, personas indecentes o que vistieran trajes andrajosos. Hubo tambin un
carro de lujo que era la admiracin de quienes lo vean pasar por las empedradas calles de la
ciudad, era un carro europeo, tirado de briosos caballos blancos, propiedad de Don Francisco
Fagoaga.
Mxico ha sido siempre cuna de grandes hombres ilustres, en la colonia fueron formados en
la Universidad de Mxico, los Seminarios Tridentinos y los colegios de los jesuitas.26
En 1810, se incendio el pas con la flama de independencia, sin embargo en la capital de la Nueva
Espaa la vida segua su curso aparentemente normal y solo llegaban noticias de lo que ocurra
en el interior por los comentarios que realizaban las tropas realistas que en algn momento
quedaban asentadas en la ciudad y lo que se publicaba en La Gaceta.
Los comerciantes espaoles se quejaban amargamente de que no se haban tomado las medidas
adecuadas 2 aos antes cuando pudo haberse hecho abortar el movimiento independentista.
25 Manual Jurdico de Seguridad Pblica de la Polica del Distrito Federal, 1 ed, Departamento del Distrito Federal, Secretara de
Seguridad Pblica, Mxico. p. 15
26 TRENS, Manuel B. op. cit. p. 45
11
En este contexto la estratificacin social se encontraba claramente marcada los blancos

nacidos en Espaa eran la clase en cuyas manos estaba la Iglesia, el gobierno, el comercio, las
raquticas industrias, las minas y las haciendas, y de la que con el transcurso del tiempo, surgi la
divisin de peninsulares espaoles y la de los criollos o americanos.27
El trabajo de la polica se vio incrementado cuando en la Constitucin de Cdiz del 19 de marzo
de 1812, se ordeno la desaparicin de la Acordada, esta medida vino a beneficiar a los miembros
del Ayuntamiento a quienes se les otorgo amplio poder poltico al poner en sus manos la fuerza
de seguridad.
El 23 de junio de 1813, una ley de instruccin deposit en los jefes polticos la facultad y
responsabilidad de vigilar por la seguridad de bienes y personas en la ciudad, as como de hacer
cumplir el reglamento de polica.
La inquisicin fue suprimida por ...Decreto de las Cortes Espaolas el 22 de febrero de 1813, el
tribunal inquisitorial recupero sus bienes el 21 de enero de 1814, para desaparecer
definitivamente en 1820.28
1.1.3 Seguridad Pblica en el Mxico Independiente
Atrs han quedado los aos de dominacin colonial, los problemas de las insurrecciones, las
guerras, las traiciones a los ideales de independencia y los cadveres de los mrtires en los potros
de tortura, en los paredones o sus cabezas expuestas en la Alhndiga de Granaditas como una
advertencia a los insurrectos, han pasado 11 aos desde el grito de dolores. La Corona Espaola
decide dejar a los mexicanos enfrentarse a su propio destino como pas independiente, Mxico
tiene ya autonoma poltica, sin embargo sigue prevaleciendo la estructura econmico-social que
impero durante 3 siglos de colonialismo.
Se producen enfrentamientos entre las tendencias tradicionalistas y liberal, existen
insurrecciones, cuartelazos y golpes de estado. Es un parto muy doloroso del recin nacido pas,
los mexicanos se sienten extraos, confusos, saben que son libres, pero no saben como ejercer su
libertad, se desborda el fervor patrio y en su nombre se cometen actos de vandalismo contra todo
lo que pudiera tener alguna relacin con el dominio colonial. Muchos espaoles huyen o se
esconden por temor a represalias.
Se puede manifestar que el mayor xito de la insurgencia fue la conquista de la libertad poltica
de Mxico, aunque fueron los terratenientes los que se beneficiaron a corto plazo. Los
trabajadores, en cambio, solo cambiaron de amo, el cual era ahora ms despiadado que el
anterior.29
El 8 de octubre de 1821, muere de pleuresa el ltimo Virrey Don Juan de O`Donoju. Es
inhumado en Catedral. En total hubo 14 virreyes en la Nueva Espaa.
29 SEMO, Enrique, (coordinador). Mxico un pueblo en la historia, 2. Campesinos y hacendados, generales y letrados (17701875), 1 ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., Mxico D.F., 1989. p. 199
12
En ese mismo ao fue establecido un cuerpo de vigilantes voluntarios para cubrir la falta de
polica en la ciudad, se organizaron 3 turnos de 8 horas, cada voluntario solo portaba un sable de
tahal.
Es hasta el 6 de febrero de 1822, cuando el rgimen policial es depositado en jueces auxiliares, el
reglamento respectivo establece sus funciones para perseguir y prevenir el delito, impedir
desordenen pblicos, abatir la vagancia y la prostitucin, a estos jueces les llaman benemritos
del pblico, mientras que los policas se concretaban a cumplir con su trabajo de vigilar la ciudad.
El 21 de mayo de 1822, en una ceremonia, impresionante es proclamado Agustn de Iturbide
como primer Emperador de Mxico.
En 1823, en la crcel de la Perpetua muri sacrificado en el famoso Patio de los Naranjos Fray
Servando Teresa de Mier, un exaltado nacionalista que se dedico a incitar a toda la muchedumbre
contra todo lo espaol, e inclusive se declaraba en abierta rebelda contra el Imperio. Fue uno de
los tantos mexicanos que exigi, cundo comenzaron a llegar de todo el pas delegaciones con los
restos de insurgentes cados durante la guerra de independencia, que sacaran los de Hernn
Corts de la Capilla de Jess y s cremaran hasta su destruccin en la Plaza Mayor.
El 19 de diciembre de 1825, el Presidente Guadalupe Victoria (Miguel Fernndez Flix),
rindi su primer informe de gobierno, en su respuesta, el Presidente del Congreso, Don Jos
Manuel Zozaya, dijo que en materia de organizacin de la polica. La inspeccin de las dos
cmaras en este corto periodo se ha extendido a 46 puntos enteramente distintos, como, el arreglo
del Distrito Federal y polica del mismo Distrito.30
El 28 de mayo de 1826, se estableci en el Distrito un cuerpo de polica municipal, bajo l
titulo de celadores pblicos, esta disposicin fue una consecuencia natural del decreto del 18 de
noviembre de 1824 que sealo a la Ciudad de Mxico como residencia de los supremos poderes
de la Federacin.31
Considerando los diversos vuelcos que tiene la historia de Mxico, y lo difcil que fue emprender
una vida independiente, existen cuestiones significativas que permitieron lograr la estabilidad
social que hoy en da nos permite entera libertad, uno de esos momentos fue el hecho que en
1827, se establece la primera Repblica, con la Ciudad de Mxico como residencia de los poderes
supremos. El espacio territorial es ampliado a 2 leguas en crculo de la Plaza Mayor.
El Estado preocupado por eficientar la seguridad pblica de la sociedad, busca nuevos
mecanismos que le permitan elevar el nivel de calidad del servicio, por lo cual la ciudad se divide
en cuarteles y se refuerza la vigilancia, un reglamento establece nuevas bases para el rgimen
policial y en ese ao, los elementos de seguridad pblica se transforman en soldados de polica,
a los cuales el pueblo les da el nombre de gendarmes, derivado del vocablos gens d` arms, (gente
de armas)32, sin embargo, comenzaron a surgir vicios y atropellos. Hubo muchas crticas contra
este sistema policaco y finalmente acaba por desaparecer. No as el calificativo de gendarme que
31 Reglamento de Polica para el Distrito Federal (Antecedentes Histrico-Jurdicos y Texto Vigente), Coleccin legislacin,
Talleres Grficos de la Nacin, Mxico D.F., 1984. p. 10
13
paso a formar parte del diccionario como sinnimo de polica. Un nuevo reglamento dejo
nuevamente en manos de los propios vecinos de barrios o cuarteles.
En ese mismo ao, desaparece tambin el cuerpo de alguaciles, el cual funga como fuerza de
apoyo de los alcaldes ordinarios.
Los vigilantes fueron obligados a registrarse y a obtener de la autoridad una boleta de seguridad
que fue precursora de los antecedentes penales, estas medidas se tomaron con base al reglamento
del 20 de diciembre de 1828, inclua tambin la creacin de regidores de cuartel y jefes de familia
por manzana, autorizados a portar sable, as como la facultad para designar a 4 vecinos auxiliares
que deberan realizar rondas nocturnas en un rol alternado y con la obligacin de registrarse en un
libro controlado por el regidor del cuartel. Los nuevos policas recibieron la orden de vigilar cada
uno un determinado punto bajo su cuidado. Se buscaba abatir con estas medidas los ndices de
violencia, rias, robos y pleitos, y lo ms importante evitar motines.
El Presidente Anastasio Bustamante, en su informe del 21 de mayo de 1831, se refiere a la ciudad
federal que en virtud de la ley respectiva, cuenta con los fondos necesarios no solo para atender
los ramos de polica sino para fomentar la instruccin de la juventud, la enseanza de artes tiles
e introducir en el rgimen de las prisiones aquellas reformas convenientes para mejorar las
costumbres de los presos a los que contribuir mucho el cmodo local que les destina.
Y agrega que esta ley, expedida el 1 de mayo del ao de referencia, incremento la aplicacin de
fondos para el sostenimiento de crceles y hospitales, y la creacin de una escuela de artes
grficas en el Hospicio de Pobres. El edificio que se destino a los presos fue el ex tribunal de la
Acordada que se encontraba situado frente a la Alameda.
El 7 de enero de 1834, con objeto de afianzar la seguridad de los habitantes, los vigilantes
cuidaran sus respectivas manzanas, los caballos que usaren no deban estar herrados, haban de
usar pito para que con sus diversos toques pidan socorro, exciten al alumbrado o avisen su
conclusin.33
La influencia de la moda extranjera en esta poca no solo fue en el vestir y costumbres, tambin
alcanzo a los niveles polticos, el caso es que en 1837, comenzaron a implantarse leyes
centralistas que vinieron a provocar mayores divisiones entre quienes participaban directa e
indirectamente en la imberbe poltica nacional, en materia policaca tambin se introdujeron
cambios como resultante de estas leyes que dieron amplias facultades a los ayuntamientos en este
sentido, de esta forma la vigilancia de la ciudad queda bajo la responsabilidad de los prefectos,
subprefectos y guardarios. Los primeros deban combatir a la delincuencia, mientras que los
guardarios tenan bajo su cargo la vigilancia de los ros de las acequias, los caos y la limpieza de
las calles de la ciudad.
14
La permanente inestabilidad social fue causa determinante para impedir la consolidacin de la

produccin, generalizndose la indisciplina de los trabajadores y los obstculos a la inversin
productiva, fueron peculiaridades de este periodo el bandidsimo social, el arribismo y el
oportunismo poltico, la especulacin usuraria, la desocupacin y mendicidad urbanas, los
pronunciamientos militare.34
Una de las disposiciones ms formales, es el Reglamento del Cuerpo de polica Municipal de
Vigilantes Nocturnos, expedido el 7 de abril de 1838, el documento se encuentra claro en sus
motivos y propsitos, indicando que se estableca en la capital un Cuerpo de polica Montado
denominado de polica de Seguridad Pblica, tuvo un personal inicial de ms de 120 elementos,
su objeto, seala el reglamento, era sostener la seguridad de las personas y bienes de los
habitantes del distrito, evitar toda clase de exceso, perseguir y aprehender a los delincuentes y
conservar la tranquilidad pblica.35
El proceso del capitalismo en Mxico se conforma de caractersticas significativas observadas
particularmente, en el desarrollo de la industria textil. Hacia 1846, el capital privado invertido
en textiles era de unos doce millones de pesos, en tanto que el Banco de Avo canalizo unos 650
000 pesos. La mayora de los inversionistas eran de origen extranjero (ingleses y franceses), pero
arraigados en el pas.36
En 1846, quedan sentadas las bases para la Segunda Repblica Federal, que perdurara hasta el 23
de abril de 1853. En este periodo habran de ocurrir sucesos que cambiaran el rumbo de la
historia de Mxico, como fue la guerra con Estados Unidos que nos costo la mitad de nuestro
territorio.
En el ao de la invasin 1847, se producen importantes modificaciones al rgimen policial con
la creacin de batallones de polica, en los cuales recay la responsabilidad de vigilar la
seguridad del ciudadano y de la capital.37
Los serenos ya haban adquirido la categora de vigilantes nocturnos desde 1843, en total eran
116, uno por cada 16 faroles instalados en las principales calles de la capital.
El tratado de paz con nuestro vecino del norte se firmo en la Baslica de Guadalupe el 2 de
febrero de 1848, al abandonar los soldados norteamericanos la Ciudad de Mxico no hubo
muestras de jubilo ni la gente sali a las calles a desbordar su alegra, por el contrario flotaba en
l ambiento una sensacin de humillacin y derrota.
Por decreto del 20 de julio de 1848, y del reglamento del 2 de agosto del mismo ao, la guardia
de polica queda formada en escuadrones de infantera y caballera con un total de 1000 hombres,
por fin se crea el primer cuerpo policaco desde la proclamacin de la independencia. Su
34 SEMO, Enrique, (coordinador). Mxico un pueblo en la historia, 2. Campesinos y hacendados, generales y letrados (17701875), 1 ed, Alianza Editorial Mexicana S.A., Mxico D.F., 1989. p. 203-204
Talleres Grficos de la Nacin, Mxico D.F., 1984. p. 12-13
36 SEMO, Enrique, (coordinador). op. cit. p. 227
15
reglamento sienta las bases para que la ciudad cuente con una polica profesional a la altura de
sus circunstancias, partiendo del principio bsico de institucin, disciplina y uniforme, el cual es
similar al del ejrcito con excepcin del color, pantaln y piqueta de pao azul celeste. La piqueta
es de cuello corto y solapas cruzadas para ser usada en doble hilera. La gorra tambin es de pao
con la tapa charolada adems del pompon, mochila y zapatos negros, las fornituras estaban
cruzadas al pecho y la fajilla cartuchera tena cupo para 3 paradas de cartuchos empaquetados, as
como un fusil provisto de bayoneta.
En 1853, el gasto pblico destinado a los cuerpos de seguridad ascendi a 20, 000.00 pesos
anuales, la fuerza de seguridad estaba integrada por 200 guardias diurnos, 145 guardias
nocturnos, 131 serenos y 10 elementos de Estado Mayor.38 Haba 122 soldados de infantera y
243 de caballera.
El 11 de enero de 1855, vuelve a reglamentarse la estructura del ayuntamiento, quedando al
frente un presidente municipal, un superintendente de polica y un regidor por cada uno de los 8
cuarteles en que se divida la ciudad.
Continuando con la evolucin de la seguridad publica en el pas El 17 de marzo de 1861, se crea
la Inspeccin General de polica39, con inspectores en cada uno de los cuarteles, de igual forma
se establecen subinspectores auxiliares y vecinos de manzana que contribuyen a la vigilancia de
las calles.
En 1862, nuestro pas es nuevamente invadido por fuerzas extranjeras en esta ocasin por el
ejrcito francs.
En 1864, el usurpador Maximiliano expidi una legislacin monrquica y en febrero de 1865
creo una polica secreta para mantener bajo vigilancia a sus propios aliados, que eran el clero y
los conservadores.
El 1 de noviembre de 1865, se expidi la ley sobre polica General de Imperio, y el
nombramiento de un comisario general con sede en Palacio Nacional, tambin se designan
comisarios imperiales en cada cuartel, y de prefectos para hacer cumplir los reglamentos de
polica.
El imperio del austriaco, sostenido por bayonetas francesas, comenz a desmoronarse. Napolen
III cedi a presiones y protestas del pueblo y hombres ilustres de Francia, entre los que destaca
Vctor Hugo por su encendido coraje.
Benito Jurez entra a la Ciudad de Mxico el 15 de julio de 1867, al triunfo de la Repblica
Federal, sobre el segundo imperio.40
39 Ibid, p. 19
16
El gobierno Federal emiti un decreto el 21 de enero de 1869, para formar un cuerpo de

policas rurales, dependiente de la Secretaria de Gobernacin, al mismo tiempo que suspendi las
garantas a los delincuentes41, igualmente es reestructurado el sistema policaco en la Ciudad de
Mxico, el Gobernador de la Capital vuelve a convertirse en la autoridad policial, junto con un
inspector general de polica responsable del mando directo de la corporacin. Al frente de cada
uno de los cuarteles queda un inspector de polica o comisario.
Se creo tambin un cuerpo de polica reservada, por ley del 11 de diciembre de 1871, y en 1872,
de acuerdo a la ley del 15 de abril, se establecieron turnos de vigilancia en la ciudad de nueve
horas cada uno.
Para 1878, el crecimiento de la ciudad requera de una estructura ms slida de los cuerpos de
seguridad pblica, con mayores atribuciones para proteger la propiedad privada y prevenir la
comisin de delitos, por ende el 24 de enero se implanta un nuevo reglamento de polica en el que
las comisiones de seguridad pasaron a realizar funciones reservadas a la polica Judicial, con
atribuciones para auxiliar a jueces y al inspector general de polica en la captura de delincuentes,
as como en la integracin de pruebas en juicios criminales, asimismo se implanto la prohibicin
de realizar detenciones arbitrarias y dar maltrato a los detenidos; recibir dadivas, o usar cualquier
tipo visible de identificacin. Esta polica judicial tena tambin como obligacin la supervisin
de casas de asignacin, as como la de la higiene pblica.
El gobierno de Porfirio Daz no se dio por satisfecho en materia de seguridad pblica y se fueron
imponiendo modalidades en los sistemas operativos ms acordes a las necesidades de la ciudad,
en este orden de ideas en octubre 24 de 1879, a travs de una ley se cambio el nombre de
gendarmes por el de polica urbana, este cuerpo de seguridad estaba constituido por un
comandante, un segundo comandante, dos cabos montados, 15 gendarmes de primera y 60 de
segunda en cada unidad.42
A partir de 1880, bajo el mando del General Carballeda se doto a los policas de un nuevo
uniforme color gris oscuro con lo que el pueblo comenz a llamarlos tecolotes, por la
modalidad de los silbatos para las rondas nocturnas.
En junio 24 de 1880, se expide un reglamento donde se acuerda la creacin de la polica Rural,
cuya responsabilidad era la de cuidar los caminos y actuar como fuerza de apoyo a la polica
Urbana, de igual forma tenan la obligacin de perseguir y capturar delincuentes y ponerlos de
inmediato a disposicin de autoridad judicial.
Como se ha manifestado la vida nacional ha sido de agitacin social constante, nuevamente en el
poder Porfirio Daz, en 1886, explica en su informe a la Nacin, que la polica rural presta tiles
servicios en el Distrito Federal, y que la polica capitalina contribuye eficazmente al
mantenimiento de la seguridad con la tenaz persecucin de los malhechores.
En 1890, nace propiamente la polica Auxiliar al ponerse fin a la iluminacin de gas en la ciudad,
lo que provoca el desempleo entre los serenos que databan desde la poca de Revillagigedo.
42 Ibid, p. 104
17
El 22 de diciembre del mismo ao, el Presidente Daz ordena una nueva traza de la ciudad,
crendose las demarcaciones de la polica, quedando en cada una de ellas inspectores al mando
de la gendarmera, asimismo, se instala el alumbrado elctrico y con ello se da fin a la
iluminacin de gas en la ciudad, lo que provoca el desempleo de los serenos.43
Para 1883, en Mxico se amplia una ley expedida en 1875, cuyos antecedentes datan de 1863 que
se refera a la necesidad de fomentar la colonizacin de numerosos parajes incultos, estableciendo
en ellos a familias europeas atradas por la concesin gratuita de tierras. A consecuencia de
estas leyes, se organizaron las compaas deslindadotas encargadas de sealar la existencia de
tierras baldas y de proporcionar al gobierno datos acerca de su extensin y localizacin.44
El Presidente aumenta las facultades del Gobernador de la Ciudad, en el ao de 1897, para fungir
nuevamente como primer jefe de la polica, tambin la gendarmera recibe mayores atribuciones.
El 28 de septiembre de 1900, Porfirio Daz inauguro el Palacio de Lecumberri, obra que termino
con el antiguo sistema carcelario, como el de Beln, donde los presos eran hacinados en celdas
inmundas, peor que los animales.45
Para el rgimen era muy importante mejorar cada vez ms los aparatos de seguridad, por ello en
septiembre 9 de 1903, aparece la ley que dispuso la creacin del cuerpo de gendarmes judiciales,
y otra el 15 de septiembre para crear el cuerpo de gendarmes fiscales.
Al estallar la revolucin en 1910, en la Ciudad de Mxico existe un estado de angustia. Para el
sector minoritario de la sociedad, la clase pudiente y poderosa, es inconcebible lo que ocurra, la
ciudad es puesta en estado de sitio, el ejrcito se hace cargo de la seguridad pblica.
Prcticamente desaparece la gendarmera, muchos de sus miembros son enrolados en las fuerzas
regulares, otros regresan a sus lugares de origen y se incorporan a las filas revolucionarias, los
pocos que quedan dentro de la polica se dedican a auxiliar a los servicios mdicos de
emergencia. Hay poca actividad policaca y no existe presupuesto para sustentarla.
1.1.4 Seguridad Pblica en el Mxico Moderno
Se puede sealar que el Mxico moderno se vislumbra en Quertaro con la constitucin de 1917,
para ese entonces la Ciudad de Mxico haba pasado por etapas de inestabilidad e incertidumbre
sobre el futuro del pas.
Esta situacin se refleja en los cuerpos de seguridad pblica, haba constantes cambios en las
fuerzas de mando y las decisiones operativas se alternaban de un da a otro, haba desempleo en
la ciudad, motivo por el cual ingresaban constantemente a los diferentes agrupamientos de la
polica excombatientes de las fuerzas revolucionarias que llegaban desde el interior del pas a la
gran metrpoli en busca de mejores condiciones de vida.
44 SEMO, Enrique, (coordinador). Mxico un pueblo en la historia, 3. Oligarqua y revolucin (1876-1920), 1 ed, Alianza
Editorial Mexicana S.A., Mxico D.F., 1988. p. 20
18
Venustiano Carranza en su informe del 1 de septiembre de 1917, seal que segn lo dispuesto
por la Ley Orgnica del 13 de abril, La polica de la Ciudad depende directamente del gobierno
del Distrito, que transmite sus ordenes por conducto del Inspector General de la polica quedando
por lo mismo, restringidos en muchos las facultades de esta, y habindose introducido en los
presupuestos relativos una economa de 18,000.00 pesos anuales, pues en el proyecto se asignan
27,000.00 pesos mientras el presupuesto de 1912, asignaba 45,000.00 pesos. La economa no
perjudica al servicio ni a los empleados, cuyos sueldos se han aumentado.
En ese tiempo el gobierno capitalino se preocupo por que los cuerpos guardianes del orden fueran
sometidos a procesos de capacitacin y superacin personal de cada uno de sus miembros,
destinando para tal fin un Casino-Escuela que en primera instancia se inclino ms a las
actividades sociales que a las acadmicas, sin embargo este acontecimiento fue un paso positivo
para lograr eficientar los servicios de estos servidores.
Se puede mencionar que el ltimo periodo de la revolucin mexicana tuvo verificativo en 1918,
consisti en la lucha del nuevo Estado contra los restos tenaces de la guerra campesina en el
norte, pero sobre todo en el sur. A la guerra se sumaron el hambre, la terrible epidemia de gripe
espaola de ese ao y el xodo de los que huan de las tropas de ocupacin, para dejar la
poblacin reducida a casi la mitad de lo que era al comienzo de la revolucin.46
En 1919, el gobierno mexicano obtuvo el permiso del gobierno norteamericano para importar
1000 pistolas destinadas para el gobierno de la capital.47
En 1920, fue reorganizado el cuerpo de seguridad del Distrito Federal, siendo creada la
inspeccin General de polica, se comenz a preparar personal especializado en seales y control
de vehculos, hasta que en 1922, fue organizada en forma provisional una Jefatura de Transito,
dependiente de la inspeccin General de polica.
En marzo de 1923, durante la administracin de lvaro Obregn, el gobierno capitalino funda
una Escuela Cientfica de polica, con la finalidad de contar con personal educado conforme a las
necesidades de la poca, en junio 23 del mismo ao, por decreto de Obregn, fue creada la
Escuela Tcnica de polica, en el inmueble ubicado en Bucareli 160 comenzando a dar cursos a
los policas de servicio en las comisaras. Por primera vez se impartieron tcnicas de
investigacin policaca a los miembros de las Comisiones Reservadas. Un ao despus en 1924
se organizo un curso especial para alumnos supernumerarios con el fin de instruirlos en las
tcnicas ms avanzadas en materia de identificacin, criminalistica y laboratorio, en ese mismo
ao se organizo el Primer Congreso Criminolgico de Derecho Penitenciario.
En mayo de 1925, ya durante la administracin del Presidente Plutarco Elas Calles se celebr en
la ciudad de Nueva York un congreso de polica internacional, siendo invitado el gobierno del
Distrito Federal, se nombro como delegado al entonces Inspector General de polica quien
desempea debidamente su misin. Entre los acuerdos tomados destaca la unificacin de los
sistemas de identificacin, cooperacin de las policas de los diferentes pases en su lucha contra
46 SEMO, Enrique, (coordinador). Mxico un pueblo en la historia, 3. Oligarqua y revolucin (1876-1920), 1 ed, Alianza
Editorial Mexicana S.A., Mxico D.F., 1988. p. 226
19
la criminalidad, persecucin enrgica del uso y comercio de las drogas y restriccin del uso o
portacin de armas.
El 28 de agosto de 1928, un mes despus del asesinato de Obregn se suprimi por ley el
municipio libre en que estaba asentada la estructura administrativa del Distrito Federal.48
Por lo anterior el Presidente de la Repblica se hace cargo del D.F., y tiene las facultades para
designar un gobernador, en quien delega las funciones del gobierno capitalino, con ello
desaparecen las autoridades de polica basadas en la estructura municipal. Una nueva ley del 31
de diciembre de 1928, establece la creacin de la Jefatura del Departamento del Distrito Federal,
apoyada por delegados, subdelegados, y jefes de dependencia, entre ellos el Jefe de polica y
desaparece el cargo de Inspector General de polica.
En los documentos oficiales a los guardianes del orden se les deja de llamar gendarmera para
convertirse en polica del Distrito Federal.
En 1930, se formo el primer cuerpo femenil de policas especiales por 69 mujeres49, hay una
ola de criticas, pero tambin recibe elogios por incorporar a la mujer a la actividad de vigilancia
en la ciudad, sin embargo este cuerpo policaco tiene una duracin efmera, toda vez que se
imponen entre los altos funcionarios las costumbres de una sociedad tradicionalista y
conservadora.
El 20 de noviembre de 1932, se inaugura el primer semforo elctrico con focos que iluminaban
las seales respectivas, en el cruce que formaban las calles de San Juan de Letran y Avenida
Jurez, cabe mencionar que en 1924, en este mismo cruce se instalo el primer semforo
mecnico, accionado por el guardin mediante una palanca que hacia salir del poste las banderas
de Siga-Siga, Alto-Alto.
En 1933, se reorganizo la Banda de Msica de la polica integrada por 90 elementos, la cual tuvo
como funcin fundamental amenizar los eventos sociales celebrados en la Alameda Central, y en
parques y jardines de la Ciudad de Mxico. En ese mismo ao fueron creadas la Banda de Guerra
y la Orquesta Tpica de la polica del Distrito Federal, a la primera le fue encomendada la tarea de
asistir a los eventos cvicos, revistas y desfiles, llegando a tener actuaciones muy destacadas. Por
su parte la Orquesta Tpica tuvo una brillante participacin en espectculos, competencias
deportivas y programas dominicales en la Alameda Central, desapareciendo aos despus.
Durante la administracin del General Lzaro Crdenas del Ri, el 31 de diciembre de 1938, el
Congreso de la Unin aprueba la nueva Ley Orgnica del Departamento del Distrito Federal.50
Con base en la ley de referencia la ciudad se divide en 12 delegaciones, en cada una de ellas
queda instalada una agencia del Ministerio Publico y una compaa de polica. La polica del
Distrito Federal se convierte en Preventiva, se instalan casetas de polica en cada una de las
entradas y salidas de la capital.
49 Ibid, p. 22
20
Nadie antes del General Lzaro Crdenas se haba preocupado por la suerte del empleado
pblico, siempre sujeto a las contingencias de la poltica militante y el permanente temor de la
cesanta, por lo que se le estimulo a su unin sindical y en 1938, fue expedido el Estatuto
Jurdico de los Empleados al Servicio del Estado.51
El 27 de marzo de 1939, el cuerpo de Investigaciones y Seguridad Pblica cambia de nombre por
el de Servicio Secreto y a partir de septiembre del mismo ao se establece el Reglamento
Orgnico de la polica Preventiva, donde se manifiesta que corresponde al Presidente de la
Repblica el mando supremo de la corporacin, a la que estn integrados los policas a pie,
montados, auxiliares, vigilantes de crceles, penitenciarias y bomberos.
En 1940, ya como titular del Ejecutivo Federal el General Manuel vila Camacho, tiene lugar un
acontecimiento que desconcert a la opinin pblica, en un tranquilo suburbio de Coyoacan el
ilustre Len Trosky, brazo derecho de Lennin y creador del ejrcito rojo es asesinado.
Cabe destacar que Trosky llego a Mxico el 9 de enero de 1937, pero fue en 1940, cuando se
produjo el primer intento de asesinato, el 24 de mayo, a las 5 de la maana, lleg un grupo de
personas hasta la casa que ocupaba Trosky, en el numero 19 de la calle de Viena. Casi la tomaron
por asalto, hicieron una serie de disparos sobre la habitacin donde dorma Trosky. Este se salvo
ocultndose debajo de la cama52, en este atentado tuvo participacin Luis Arenal, cuado del
muralista David Alfaro Siqueiros.
El General Jos Manuel Nez, jefe de la polica, ordena al jefe del Servicio Secreto, que
redoblara la vigilancia en los alrededores de la casa, se pidieron disculpas al ilustre asilado, y
algunos de sus amigos mexicanos le aconsejaron que buscara un lugar ms seguro y que si era
necesario saliera del pas. El rechazo amablemente la sugerencia, manifestando, ellos me
encontraran aunque me fuera a vivir al Polo Norte, ah mismo cuatro meses despus, un hombre
que ya haba ganado la confianza de los moradores, cruzo tranquilamente el jardn, dirigindose
directamente al despacho de Trosky, mientras este se encontraba inclinado sobre su escritorio
leyendo un trabajo es asesinado el 20 de agosto.
El 1 de septiembre de 1940, es creada la polica Bancaria e Industrial.
El 12 de noviembre de 1941, es aprobado el nuevo Reglamento de la polica Preventiva, que
habra de mantenerse inalterable por ms de 40 aos, en materia de jerarquas establece que el
Jefe de la polica debe tener el grado de General de Divisin, el subjefe General de Brigada, el
jefe de servicios Coronel, Teniente Coronel el Director de la Escuela de polica y Mayor el
comandante de batalln.
En ese mismo ao el 12 de diciembre, el Presidente vila Camacho expide un decreto mediante
el cual se crea la polica Preventiva del Distrito Federal y la Direccin General de Transito. Con
esta decisin se divide la polica en dos especialidades vigilancia y vialidad.

21
En la naciente Direccin General de Transito se uso uniforme de color caf en 2 tonos, el pueblo
los bautizo de inmediato como tamarindos.
En el contexto internacional en este tiempo tiene lugar la Segunda Guerra Mundial, Mxico
declara la guerra a las potencias del Eje, despus del hundimiento del Potrero del Llano,
ciudadanos mexicanos, obreros, intelectuales y burcratas se ofrecen como voluntarios para ir al
frente.
El 5 de diciembre de 1942, se pone en marcha un ambicioso proyecto de reorganizacin de la
polica preventiva, los ancianos, los enfermos, los analfabetas e inclusive aquellos que no
cumplen con el requisito mnimo de estatura de 1.65 metros, son dados de baja con una
indemnizacin de 4 meses de sueldo.
En 1942, se celebra el Primer Congreso Nacional de polica, el Presidente vila Camacho
anuncio en su informe de gobierno las disposiciones jurdicas para promulgar la Ley Orgnica del
Departamento del Distrito Federal, en ella se fijaban las bases para el transito y los transportes en
el D.F., as como la ley que creo la Caja de Previsin de la polica del D.F.
El 12 de noviembre de 1948, por decreto se crea la Comisin Tcnica Consultiva de la polica
del D.F., como rgano auxiliar y de conducta del Departamento, teniendo la atribucin de
proponer a la Jefatura de polica la sugerencia de medidas para resolver problemas que afectaron
el servicio, medidas de mejoramiento y organizacin de campaas para lograr un mejor
entendimiento entre la polica y la sociedad del D.F., asimismo se propuso la reunin de fondos
destinados a mejorar el servicio de polica en sus diversos aspectos.53
En el ao de 1960, se inicia una nueva reestructuracin de la polica capitalina al inicio de esa
dcada la estructura policaca estaba integrada por 4380 policas a pie en 27 compaas y
cubriendo tres turnos de 8 horas, el batalln motorizado cuenta con 638 patrullas de color gris y
azul marino, una compaa de granaderos con 240 policas, un batalln de transportes compuesto
por 50 jeeps, 8 julias, 6 motopatrullas y 66 vehculos de diferentes tipos.54
En 1969, se adquieren modernos equipos para la polica entre ellos 10 unidades antimotines, y
por cuerdo presidencial se fusionan las policas preventiva y de transito, queda formado un
Estado Mayor dentro de la institucin policaca.
En abril de 1970, desaparece la Academia de polica y todo el personal pasa a integrarse al
Centro de capacitacin y Formacin, para constituirse en una sola dependencia. La Direccin de
Educacin policaca, al ao siguiente nuevamente se le denomina Academia de polica,
finalmente en 1972, queda como Academia de polica y Transito del Distrito Federal.
22
El 22 de junio de 1971, fue creado el Escuadrn de Servicios de Emergencia y Rescate Areo

para prestar un nuevo servicio social, el cual se transformo posteriormente en el Escuadrn de
Rescate y Urgencias Medicas (ERUM).55
El 1 de diciembre del mismo ao, la polica Femenil inicia una nueva etapa con 96 jvenes, 50
con estudios de trabajo social y 46 con secundaria, enfermera y normal, al correr del tiempo este
agrupamiento ha tenido diversas funciones, pero ya forma parte de la vida e historia de la ciudad.
El 20 de enero de 1977, se dio a conocer un cambio de estructura dentro de la polica. Se crearon
la inspeccin General, un organismo de vigilancia interna con caractersticas interdireccionales,
una Oficina de Sanciones y se reintegraron policas poliglotas para atender al turismo, se
aumentaron los haberes y la nomina ascendi a 4 millones de pesos diarios, se adquirieron 700
nuevas patrullas, 150 motocicletas, modernos sistemas de radiocomunicacin, se ampliaron las
subestaciones de bomberos.
El 6 de julio de 1984, es publicado en el Diario Oficial de la Federacin un nuevo Reglamento
para polica Preventiva del D.F., para entonces la Secretaria General de Proteccin y Vialidad
haba substituido a la Direccin General de polica y Transito del D.F. incorporndose a la polica
del D.F., las policas Auxiliar y Bancaria e industrial.56
El 11 de diciembre de 1991, abre sus puertas al pblico, el Museo de la polica Preventiva del
D.F., en el edificio que ocupara la sexta inspeccin de polica y que por su valor histrico y
arquitectnico fue rescatado como parte del patrimonio nacional.
Este Museo fue proyectado para proporcionar a travs de sus siete salas, por medio de dioramas,
fotografas y objetos diversos, un recorrido por la vida de nuestra ciudad desde la poca
prehispnica hasta nuestros das, destacando la organizacin institucional de la seguridad pblica
en el Distrito Federal, el papel que ha jugado la polica, las funciones que ha realizado, as como
las transformaciones de que ha sido objeto. A pesar de lo importante que resulta el rescate de la
memoria histrica de la polica hoy este lugar permanece cerrado.
El 20 de julio de 1993, entra en vigor la Ley de Seguridad Pblica del Distrito Federal.
El 12 de marzo de 1994 deja de existir la Academia de polica al entrar en vigor el Reglamento
Interior del Instituto Tcnico de Formacin Policial que es ahora el encargado de la capacitacin
y profesionalizacin policial.57
56 Ibid, p. 33-34
57 Ibid, p. 31
23
1.1.5 Creacin de la Secretaria de Seguridad Pblica del Distrito Federal

La Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Distrito Federal (Diario Oficial de la
Federacin del 30 de diciembre de 1994) substituye la Secretaria General de Proteccin y
Vialidad del departamento del Distrito Federal, por la Secretaria de Seguridad Pblica que
ejercer las atribuciones y funciones que tenia aquella, salvo la vialidad que pasa a la Secretaria
de Transportes y Vialidad que es ahora la encargada de hacer cumplir las leyes y reglamentos
referentes al transito de vehculos y peatones, as como de dirigir y coordinar las actividades de
los agentes de transito.58
El 31 de diciembre de 1994, se pblica en el Diario Oficial de la Federacin el decreto que
reforma el Artculo 21 de nuestra carta magna, para establecer en sus prrafos 5 y 6, que la
seguridad pblica es una funcin a cargo de la Federacin, Estados, Distrito Federal y
Municipios, que deber llevarse a cabo de manera coordinada establecindose el Sistema
Nacional de Seguridad Pblica, estipula tambin este nuevo precepto que las Instituciones
Policiales se guiaran por los principios de legalidad, eficiencia, profesionalismo y honradez.
1.2 Misin
En esta apartado se indican las atribuciones de la Secretaria de Seguridad Pblica del Distrito
Federal, as como las funciones que tiene encomendadas para cumplir de manera eficiente con la
misin, misma que consiste en Mantener el orden pblico; proteger la integridad fsica de las
personas y de sus bienes; prevenir la comisin de delitos e infracciones a los reglamentos del
gobierno y de la polica y auxiliar a la poblacin en caso de siniestros o desastres.
1.3 Valores
Los valores que contempla la institucin, para el cumplimiento de sus funciones se encuentran
enmarcados de la siguiente manera
1
Cumplir, con mxima diligencia, el servicio que les sea encomendado. Abstenerse de
cualquier acto u omisin que cause la suspensin o deficiencia de dicho servicio o que
implique el abuso o ejercicio indebido de su empleo, cargo o comisin.59
Actuar en pro del orden jurdico, respetando en todo momento la Constitucin Poltica de los
Estados Unidos Mexicanos y las leyes que de ella emanen.
Servir con fidelidad y honor a la sociedad.
Conducirse siempre con respeto a los Derechos Humanos.
Seguridad Pblica, Mxico. p. 31-32
59 Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal: Subsecretara de Seguridad Pblica (en lnea) Mxico: Secretara de
Seguridad Pblica del Distrito Federal, 2005. (citado el 16 de mayo de 2005) disponible en lnea
http://www.ssp.d.f.gob/htmls/ssp_misin.html
24
Actuar sin demora y con decisin en todo lo que se refiere a la proteccin de las personas, sus
derechos y sus bienes.
Cumplir con sus funciones, sin aplicar discriminacin alguna hacia las personas, por razones
de raza, religin, sexo, condicin social, preferencia sexual, ideologa poltica o por cualquier
otro motivo.
Desempear su misin sin solicitar ni aceptar compensaciones, pagos o gratificaciones

distintas a las previstas legalmente. En particular se opondrn a cualquier acto de corrupcin
o soborno y tendrn la obligacin de denunciarlo.
Observar un trato respetuoso hacia las personas, a quienes procurarn auxiliar y proteger en
todo momento. Abstenerse de todo acto o actitud de prepotencia. Mostrarse razonablemente
tolerantes a los actos o manifestaciones de los ciudadanos que intenten imponer, con carcter
pacfico, sus derechos constitucionales.
Prestar auxilio inmediato a las personas que estn amenazadas de un peligro personal.
Solicitar los servicios mdicos de urgencia cuando se encuentren heridas o gravemente
enfermas y dar aviso a sus familiares o conocidos de tal circunstancia.
10 Emplear los recursos que tengan asignados para el desempeo de su trabajo, cargo o
comisin. Utilizar las facultades que les correspondan y la informacin reservada a la que
tengan acceso por su funcin, exclusivamente para los fines establecidos.
11 Portar los uniformes, insignias, divisas y equipo reglamentario durante el desempeo de sus
funciones. Queda estrictamente prohibido portarlos fuera de servicio.
12 Portar su identificacin oficial y exhibirla al ejercer las funciones propias de su cargo.
13 Recurrir a medios no violentos antes de emplear la fuerza y las armas.
14 Proteger la vida e integridad fsica de las personas detenidas o que se encuentren bajo su
custodia y proteger sus bienes, en tanto son puestos a disposicin de la autoridad
competente.60
15 Coordinarse y dar apoyo a otros cuerpos de seguridad para participar en operativos, siempre
conforme a derecho.
los valores anteriormente expuestos se encuentran establecidos en el artculo 16 de la Ley de
Seguridad Pblica del Distrito Federal, as mismo, estn sealados en la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos.
60 Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal: Subsecretara de Seguridad Pblica (en lnea) Mxico: Secretara de
Seguridad Pblica del Distrito Federal, 2005. (citado el 16 de mayo de 2005) disponible en lnea
http://www.ssp.d.f.gob/htmls/ssp_misin.html
25
Captulo 2 Contexto actual de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo

En este apartado se presenta la estructura orgnica de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control
Operativo, as como sus funciones, a efecto comprender la importancia que reviste para la
entidad, la creacin del archivo de trmite, para estar en posibilidad de coadyuvar en la correcta
toma de decisiones, de igual forma se menciona la situacin real de los recursos y procesos
archivsticos en la citada Direccin.
2.1 Antecedentes
Como se ha detallado anteriormente la Secretaria de Seguridad Pblica del Distrito Federal, ha
sufrido diversas modificaciones en su estructura orgnica a lo largo de la historia y la Direccin
Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, no ha sido la excepcin, sin embargo, sus funciones
sustanciales prcticamente las conserva.
En este orden de ideas, es importante mencionar algunas de las diferentes nomenclaturas que han
denominado a dicha Direccin:
Direccin de Acciones Preventivas
Seccin Primera del Estado Mayor Policial
Direccin de Logstica de Operacin
Coordinacin de Apoyo Tcnico Operativo
La Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, ha sufrido diversas reestructuraciones, a

efecto de mejorar su funcionamiento, hasta que en el Reglamento Interior de la Secretaria de
Seguridad Pblica del Distrito Federal, en su Capitulo 1I, que corresponde a la Organizacin de
la Secretaria, Artculo 3, establece que para que el titular de la institucin brinde atencin a los
asuntos de su competencia, contara con unidades administrativas, as como, unidades
administrativas policiales61 quedando la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo,
como unidad administrativa de la Subsecretaria de Seguridad Pblica.
61 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 20 de Mayo de 2005
26
2.2 Organigrama
La Secretara de Seguridad Publica del Distrito Federal, se reestructur, con la finalidad de
eficientar los servicios que brinda a la sociedad, en este contexto la Direccin Ejecutiva de
Apoyo y Control Operativo, para el cumplimiento de las funciones que le fueron encomendadas
cuenta con diversas unidades administrativas, mismas que se muestran a continuacin, en el
concepto de que la estructura orgnica que se presenta es la autorizada en el 2005 y por ende se
encuentra vigente.
Error!
Direccin Ejecutiva de
Apoyo y Control Operativo
Subdireccin de Apoyo
Tcnico Operativo
Departamento de
Coordinacin de Servicios
y Logstica
Subdireccin de Control y
Seguimiento Operativo
Departamento de
Anlisis de Informacin
Estratgica
Departamento de
Control de Gestin de
Recursos Operativos
Departamento de
Seguimiento de
Programas Operativos
27
2.3 Funciones
Cabe hacer mencin, que la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo se encuentra
considerada, como un rea de apoyo tcnico operativo, que realiza trabajos encaminados a
fortalecer los servicios operativos que ofrece la Institucin, sin embargo, tambin cuenta con
unidades administrativas responsables de gestionar documentacin relativa a la administracin de
los recursos humanos operativos (personal policial) con que cuenta la Secretara de Seguridad
Pblica.
En este contexto el Artculo 20 del Reglamento Interior de la Secretaria de Seguridad Pblica del
Distrito Federal, manifiesta que corresponde al Titular de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y
Control Operativo:
I.-
Coordinar los apoyos logsticos necesarios para los servicios de seguridad que instruya el
Subsecretario de Seguridad Pblica.
II.-
Auxiliar al Subsecretario de Seguridad Pblica en la coordinacin y supervisin de los

operativos que se ejecuten a peticin de las diversas autoridades del Distrito Federal, en
los que requiere el apoyo y presencia de seguridad pblica para la realizacin de cualquier
acto de autoridad que as lo requiera.
III.-
Proponer medidas de mejora en la funcin policial a partir del anlisis de la informacin y

estadstica disponibles.
IV.-
Coordinar y gestionar la elaboracin de rdenes generales de operacin y cualquier otro

instrumento que defina las caractersticas operativas de las acciones de la Polica del
Distrito Federal.
V.-
Coordinar las funciones de gestin administrativa con las reas de la Subsecretaria y el

seguimiento de los asuntos que de ello deriven, y
VI.-
Coordinar el seguimiento de los programas a cargo de la Subsecretaria, as como la

elaboracin de los informes que deba rendir el Subsecretario de Seguridad Pblica.
2.4 Diagnstico archivstico

Con la finalidad de comprender, cual es el objetivo del diagnstico, en primera instancia se
establecen algunas de sus definiciones:
De una manera especifica el diagnostico es el conocimiento, descripcin precisa y clasificacin
dada, con el fin de solucionar un problema administrativo.62
El diagnostico no intenta evaluar la capacidad tcnica del usuario o productor de documentos en
la ejecucin de sus respectivos trabajos o actividades, ms bien se ocupa de llevar a cabo un
examen y evaluacin de la actividad tanto individual como colectiva de los encargados de la
62 Glosario de Terminologa Archivstica y de ciertas expresiones de Administracin, SEP/ENBA Mxico 1980. p. 54
28
funcin archivstica, es decir, de las personas responsables de la administracin de documentos,

de las funciones operativas, de la toma de modelos pertinentes que aseguran la implantacin de
controles archivsticos adecuados, asegurando que la cantidad del trabajo archivstico est de
acuerdo con las normas establecidas y que los planes y objetivos se cumplan aplicndose los
recursos en forma econmica.
Una vez que se tiene claro el objetivo del diagnostico, resulta indispensable utilizar algunas
tcnicas que coadyuven a su cumplimiento, para este caso en particular se aplicaron entrevistas a
los Jefes de Unidad Departamental, por considerar que son los directamente responsables de
proporcionar la informacin a las autoridades de la Direccin en tiempo y forma.
As mismo, se aplicaron encuestas al personal responsable de la recepcin de correspondencia de
entrada y de salida, as como del registro, control y seguimiento de la documentacin en trmite.
Otra tcnica importante, es la tcnica de la observacin, en virtud de durante el diagnostico, me
permiti, conocer la manera en que son aplicados los procesos archivsticos, y como se resguarda
y conserva la documentacin.
2.4.1 Recursos humanos
La Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, cuenta con los recursos humanos
suficientes para la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos.
En promedio el personal responsable de la realizacin de los procesos de referencia cuenta con
nivel acadmico de secundaria.
De igual forma, el personal realiza las labores archivsticas, de manera emprica, toda vez que
desconoce la teora archivstica.
El personal en mencin, no ha recibido capacitacin, para el desarrollo de sus funciones, sin
embargo, resulta significativo el hecho de que se considera indispensable recibir capacitacin
para cumplir de manera eficiente con las actividades encomendadas.
Es importante, sealar que el personal considera que su labor es importante, sin embargo, su
trabajo no es valorado por las autoridades.
Otra cuestin, que amerita ser mencionada, es que el personal no conoce la legislacin en materia
de archivos, motivo por el cual, no tienen las previsiones necesarias que les permitan controlar y
dar seguimiento a la documentacin activa, pero sobre todo, evitar su extravi.
2.4.2 Recursos materiales
Respecto a los recursos materiales con que cuenta la Direccin Ejecutiva, para el cumplimiento
de las funciones archivsticas, son limitados, es decir, se adaptan a las necesidades de cada rea,
regularmente el personal cuenta con un escritorio y silla, que se encuentran en regular estado.
29
Para resguardar la documentacin, algunas reas, cuentan con anaqueles de metal en estado
lamentable, toda vez que se encuentran oxidados y fue necesario fijarlos a la estructura del
inmueble, a efecto de que soportaran el peso.
En otros casos, fue necesario utilizar muebles para archivar y resguardar la documentacin,
misma que se encuentra en carpetas denominadas lefort.
En cuanto a la papelera, es escasa, en virtud de que es casi nula la dotacin que se le asigna al
personal, en casos extremos, al carecer de libretas de registro, se engargolan hojas de rehus que
hacen la funcin de libreta de registro.
2.4.3 Recursos financieros
En este punto lamentablemente no hay mucho que decir, en virtud de que en el Gobierno del
Distrito Federal, se encuentra el programa de austeridad, por ende, solo se asignan recursos
suficientes para cumplir con las funciones sustantivas de la institucin, y el archivo no esta
contemplado como esencial para tal fin.
2.4.4 Tipologa documental
El tipo documental generado por la citada Direccin Ejecutiva, es diverso, como se detalla a
continuacin, en el entendido de que los valores que poseen los documentos que produce la
citada direccin, por la propia naturaleza de sus funciones son administrativos y legales.
Actas administrativas
Actas circunstanciadas
Ceses de comisin temporal
Constancias de percepciones
Estadsticas
Extractos de antecedentes laborales
Informes
Memorandos
Movimientos de personal
Nombramientos para ocupar puestos de estructura
Notas informativas
Notificaciones
Novedades de personal
Oficios
Tarjetas de acuerdo
2.4.5 Condiciones de la documentacin

En general la documentacin activa, se encuentra en buen estado, en virtud, de que se encuentra
como se ha indicado archivada en carpetas lefort, lo que permite que la conservacin sea
relativamente aceptable.
30
2.4.6 Medidas de seguridad

Las medidas de seguridad, son fundamentales para resguardar y conservar la documentacin, sin
embargo, en la Direccin Ejecutiva, no existen, en virtud de que los documentos se encuentran
visibles y al alcance de todos, empleados y visitantes, lo que no permite restringir el acceso a la
informacin.
Ahora bien, en caso de incendio, la Direccin Ejecutiva, cuenta nicamente con extintores, que
resultan insuficientes, en virtud de que no son exclusivos para el archivo, ya que son para uso de
todas las reas.
2.4.7 Procesos archivsticos
Los procesos archivsticos, en la Direccin Ejecutiva, se realizan de manera deficiente en el
mejor de los casos, en otros prcticamente no existen.
Recepcin documental
En este aspecto, cada una de las unidades departamentales dependientes de la Direccin
Ejecutiva, tiene asignado personal para esta actividad, lo que implica que determinados asuntos,
sean desconocidos por el titular de la Direccin.
Otra situacin, que se da en este proceso, es el hecho de que la correspondencia de entrada no es
debidamente revisada, resultando que en ocasiones se reciban documentos que no son de la
competencia del rea.
Situacin que merece especial atencin, es que el registro de la correspondencia de entrada es
deficiente, en virtud de que nicamente se asientan los datos de los documentos en original,
dejando de lado los copias dirigidas a la Direccin, presentndose duplicidad en el tramite de un
asunto, ya que en primera instancia se turna el documento original para su atencin,
posteriormente, la copia del mismo documento se entrega al rea correspondiente para que se
tramite como si se tratara de un original, implicando dicha duplicidad.
Clasificacin de documentos
La clasificacin documental, en la Direccin Ejecutiva, se puede sealar como inexistente, en
virtud de que no se cuenta con un cuadro de clasificacin, que permita ubicar los documentos en
el contexto de la Direccin de referencia.
Sin embargo, es conveniente sealar que cada una de las unidades departamentales dependientes
de la Direccin, conservan y resguardan su propia documentacin, organizada por oficinas.
Registro y captura
En este rubro la situacin no es homognea en la Direccin Ejecutiva, ya que mientras que en
algunas unidades se utilizan los avances tecnolgicos para capturar la documentacin en su fase
activa, otras nicamente cuentan con libretas de registro de ingreso de la correspondencia.
31
Apertura de expedientes
Como se menciono con anterioridad, cada una de las oficinas es responsable de organizar,
resguardar y conservar su documentacin, mismas que mantienen los documentos en carpetas
lefort ordenados de manera cronolgica.
Lo anterior no significa que existan expedientes, en virtud de que un mismo asunto se encuentra
disperso en todas las carpetas, es decir, si en determinado momento es necesario ubicar la
documentacin de un asunto, se tienen que revisar los registros para localizar en que carpetas se
encuentra informacin requerida, resultando laborioso y tardado.
Expurgo
Este proceso no se realiza en la Direccin Ejecutiva, toda vez que la documentacin que se
transfiere al archivo de concentracin, incluye original y copias, documentos con grapas y en
algunos casos clips.
Glosa de documentos
Este es otro de los procesos que no se aplican en la Direccin Ejecutiva en comentario, en virtud
de que como se ha expuesto con anterioridad, no se conforman expedientes de un mismo asunto,
sino que la documentacin es archivada en carpetas de acuerdo a un orden cronolgico, sin
verificar si ya existe dicho asunto.
Archivacin de expedientes
De igual forma, este proceso no es aplicado en la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control
Operativo, toda vez que no se conforman expedientes de cada uno de los asuntos, simplemente,
como se ha venido expresando la documentacin es archivada por orden cronolgico, sin que se
verifique si existen antecedentes del asunto.
Prstamo y consulta de expedientes
Este proceso es de vital importancia para la toma de decisiones de las autoridades de la citada
Direccin, sin embargo, el tiempo de respuesta a la solicitud de documentacin es de 30 a 60
minutos.
No existen controles para prestar la documentacin, lo que implica que al no contar con la
informacin requerida, se desconoce si previamente fue proporcionada.
Es importante sealar que en mltiples ocasiones la documentacin prestada ya no es regresada al
rea generadora.
32
Transferencia primaria
La transferencia primaria se efecta al archivo de concentracin, cuando el espacio asignado para
el resguardo y conservacin de la documentacin resulta ya insuficiente.
Cabe mencionar que no se realiza una transferencia nica de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y
Control Operativo, toda vez que cada unidad departamental se encarga de programar y efectuar la
transferencia de la documentacin que generan.
2.5 Marco jurdico para los archivos de trmite en la administracin pblica
El gobierno local tiene contemplados los archivos, responsables del tratamiento de la
documentacin como se detalla en este apartado:
Es indispensable mencionar que para el manejo de los archivos existe el Acuerdo que establece
el Sistema Red de Archivos del Departamento del Distrito Federal.63
El 18 de abril de 1983, el Diario Oficial de la Federacin, estipula la creacin del Comit Tcnico
Interno de Administracin de Documentos del Departamento del Distrito Federal. (COTECIAD)
El acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda y plazo de
conservacin del archivo contable gubernamental, es publicado en el Diario Oficial de la
Federacin el 25 de agosto de 1998.
La Ley Orgnica de la Administracin Publica Federal, en el Artculo 20, dispone que las
Secretarias de Estado y los Departamentos Administrativos establecern sus correspondientes
servicios de apoyo administrativo en materia de planeacin, presupuesto, informtica, recursos
humanos, contabilidad, fiscalizacin, archivo y los dems que sean necesarios en trminos que
fije el Ejecutivo Federal.64.
El Artculo 2 de la Ley General de Bienes Nacionales en su fraccin XI, establece como
propiedad del dominio pblico los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean
normalmente substituibles, como los documentos y los expedientes de las oficinas, los
manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos,
folletos, grabados importantes o raros, as como las colecciones de esos bienes, las piezas
etnolgicas y paleontolgicas, los especimenes tipo de flora y de la fauna; las colecciones
cientficas o tcnicas de armas, numismticas y filatlicas, los archivos, las fonograbaciones,
pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga
imgenes y sonidos, y las piezas artsticas o histricas de los museos.65
63 Diario Oficial de la Federacin. 19 de Noviembre de 1985

64 Diario Oficial de la Federacin. 29 de Diciembre de 1976
65 Diario Oficial de la Federacin. 8 de Enero de 1982
33
La Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas, en el Artculo

36 fraccin II, considera en este rubro a los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan
pertenecido a las oficinas y archivos de la Federacin, de los Estados o Municipios y de las casa
curiales.66
El Artculo 8 fraccin V, de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Pblicos, seala que todo servidor pblico tendr las obligacin de custodiar y cuidar
los documentos e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su
custodia o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o inutilizacin indebida.67
El Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la Republica en
Materia del Fuero Federal, en el Artculo 214 fraccin IV, estipula que comete delito de ejercicio
indebido de servicio publico, aquel que por si o por interpsita persona, sustraiga, destruya,
oculte o inutilice ilcitamente informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o
la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.
2.5.1 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
Es importante manifestar que una vez que se efectu un anlisis de la mencionada Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, surgi la necesidad de
plasmar en el presente trabajo de investigacin aquellos apartados, que a juicio personal resultan
importantes para la creacin del archivo de trmite.
Primeramente se presenta el apartado de la ley en comentario, que ofrece las bases, para el
desarrollo del proyecto para la creacin del Archivo de Trmite, en la Direccin Ejecutiva de
Apoyo y Control Operativo, en virtud de que es el marco legal que sustenta la propuesta, por
ende, merece especial atencin.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, en su capitulo II
del sistema de archivos en su Artculo 51, manifiesta que los Entes Pblicos estn obligadas a
crear un archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o
reciba con motivo del desempeo de su funcin.68
De igual forma, el mismo ordenamiento jurdico en el artculo 52, establece que la informacin
contenida en la documentacin que se encuentre en poder de los Entes Pblicos deber estar
disponible en los archivos correspondientes, mismos que debern satisfacer las siguientes
caractersticas:
I. Cuando se trate de informacin correspondiente al ao que est en curso: impresos en papel,
digitalizados o en cualquier medio de soporte electrnico; y
66 Diario Oficial de la Federacin. 6 de Mayo de 1976

67 Diario Oficial de la Federacin. 13 de Marzo de 2002
34
II. Digitalizados, en microfichas, para consulta electrnica a partir del ao inmediato anterior al
que se encuentre en curso y hasta por cuarenta aos; organizndolos de acuerdo con los
principios archivsticos de procedencia y orden original, que establezca el Consejo.69
Este punto merece comentario aparte, en virtud de que se considera uno de los principios
fundamentales de la Archivonoma, sin el cual todo proceso de organizacin documental resulta
ineficiente.
Por otra parte, el artculo 53, indica que el Consejo de Informacin ser el rgano responsable de
emitir las reglas generales para la generacin de datos, registros y archivos, as como para la
conservacin de los mismos, previendo los siguientes aspectos:
I. Que las disposiciones permitan clasificar, identificar y preservar la informacin de acuerdo con
su naturaleza;
II. Que los mecanismos que se empleen para la conservacin y mantenimiento de la informacin
obedezca a estndares mnimos en materia de Archivonoma;
III. Que se permita la capacitacin a funcionarios en tcnicas de Archivonoma; y
IV. Que la informacin se organice de manera tal que facilite la consulta directa de los
particulares.70
Las reglas de referencia, brindan la posibilidad para que los profesionales en materia de archivos,
desarrollen proyectos para la organizacin de la documentacin que posee el Gobierno del
Distrito Federal, en particular para el desarrollo de ste trabajo, ofrecen la oportunidad de
proponer la organizacin documental, contemplando el sistema de clasificacin, el mtodo de
ordenacin y los procesos tcnicos archivsticos, as como las funciones del archivo de trmite.
El ttulo primero que seala las disposiciones comunes para los sujetos obligados en su captulo I
de las disposiciones generales, artculo 5, establece que es obligacin de todo Ente Pblico
facilitar la participacin de las personas en la vida poltica, econmica, social y cultural del
Distrito Federal.
Para cumplir con lo dispuesto en el artculo anterior, los Entes Pblicos debern difundir entre los
habitantes de esta Entidad Federativa, el contenido de la ley en mencin.
De igual manera, es conveniente sealar que quienes generen, administren, manejen, archiven o
custodien informacin pblica sern responsables de la misma de acuerdo al artculo 11.
En el captulo II de la transparencia y publicidad de los actos de los entes pblicos del Distrito
Federal, en su artculo 12, se estipula que todo Ente Pblico del Distrito Federal deber publicar
al inicio de cada ao un listado de la informacin que se encuentre bajo su custodia, por rubros

70 Ibid
35
generales, indicando las fechas, medios de difusin y los lugares en donde se pondr a
disposicin de los interesados en conocer informacin publica gubernamental.
Asimismo el artculo 17, menciona que los Entes Pblicos son sujetos obligados a brindar a
cualquier persona interesada la informacin que requiera sobre el funcionamiento y actividades
que desarrollan, con excepcin de aquella considerada de acceso restringido.
Cabe mencionar que para que la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, se encuentre
en condiciones de cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de informacin sealados en
el rubro antes descrito, resulta indispensable que toda la documentacin bajo su resguardo se
organice en un archivo de trmite.
La multicitada ley en el captulo III, que habla de la promocin del derecho de acceso a la
informacin pblica, artculo 19, establece que los Entes Pblicos debern cooperar con el
Consejo de Informacin para capacitar y actualizar de forma permanente a sus servidores
pblicos en materia del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica y el ejercicio del derecho a
la Proteccin de Datos Personales, a travs de cursos, seminarios, talleres y toda otra forma de
enseanza y entrenamiento que se considere pertinente.71
La Direccin de referencia tiene la obligacin en primera instancia de conocer cual es la
informacin que esta en condiciones de proporcionar a la ciudadana, as como la que es de
carcter restringido, posteriormente, capacitar al personal adscrito a la misma en materia de
acceso a la informacin, a efecto de que este en posibilidad de dar una respuesta correcta a
cualquier solicitud de informacin ya sea positiva o negativa, en este caso justificando
adecuadamente tal situacin.
El artculo 20, manifiesta que el Consejo de Informacin plantear a las autoridades educativas
competentes del Distrito Federal, se incluyan contenidos que traten sobre la importancia social
del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica y del derecho a la Proteccin de Datos
Personales, en los planes y programas de estudio de educacin preescolar, primaria, secundaria,
normal y para la formacin de maestros de educacin bsica.
En el mismo sentido el artculo 21, menciona que el Consejo de Informacin promover entre las
instituciones pblicas y privadas de educacin superior del Distrito Federal, se incluya, dentro de
sus actividades acadmicas curriculares y extracurriculares, temas que ponderen la importancia
social del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica y del derecho a la Proteccin de Datos
Personales.
La situacin descrita de llevarse a cabo, ser de gran beneficio para la sociedad, en virtud de que
estar en condiciones de ejercer el derecho que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica del Distrito Federal, as como, de verificar que los funcionarios pblicos
cumplan con las funciones que les fueron encomendadas de manera eficiente.
36
Continuando con el anlisis a la ley que nos ocupa, el captulo V que menciona la tutela de los
datos personales, en el artculo 34, se estipula que la autoridad responsable tendr hasta treinta
das naturales para responder al solicitante. En caso de que la cantidad o complejidad de
documentos a revisar sea tal que el Ente Pblico deba emplear ms tiempo, sta deber
notificarlo al solicitante, en el domicilio sealado para tal efecto, mediante escrito fundado y
motivado y en el trmino de los treinta das originales de la peticin.72
Desde una apreciacin personal este Artculo se encuentra mal planteado, en virtud de que si toda
Entidad Pblica dependiente del Gobierno del Distrito Federal, cuenta con la documentacin
debidamente organizada en los archivos respectivos, como lo marca la misma ley, el tiempo de
respuesta de la autoridad al solicitante de hasta 30 das, resulta excesivo, toda vez que la teora
archivstica correctamente aplicada nos marca que la recuperacin de informacin es casi
inmediata.
El ttulo segundo que plantea el acceso a la informacin pblica en el Distrito Federal, en su
captulo I, del procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica,
artculo 47, indica que la consulta directa de informacin pblica podr realizarla cualquier
persona en los archivos que para tal efecto hayan destinado los Entes Pblicos.73
En el mismo contexto el artculo 48, manifiesta que en la consulta directa se permitirn los datos
o registros originales, exclusivamente cuando no se encuentren almacenados en algn medio
magntico, digital en microfichas o que su estado lo permita.
En este punto, resalta el hecho de que se brinda cierta importancia a la conservacin de la
documentacin en poder de los archivos dependientes del Gobierno del Distrito Federal, sin
embargo se queda corto, toda vez que no se indican de manera concreta las medidas de
conservacin a utilizar, y a base de ser sinceros, considerando el programa de austeridad del
Gobierno del Distrito Federal, dichas medidas resultan incosteables para la administracin de los
archivos, de igual forma, hay que tener muy claro que lamentablemente, aun los archivos no son
prioridad para el gobierno.
Dicho ordenamiento jurdico en el ttulo tercero, que hace referencia al Consejo de Informacin
Pblica del Distrito Federal, en su captulo I, que seala su conformacin y atribuciones, el
artculo 57, indica que el citado Consejo es un rgano autnomo, con personalidad jurdica propia
y patrimonio propio, con autonoma presupuestaria, de operacin y de decisin en materia de
transparencia y acceso a la informacin pblica, integrado por representantes de la sociedad civil
y de los rganos Ejecutivo, Legislativo, Judicial y autnomos del Distrito Federal.
Este artculo analizado con pertinencia, resulta relevante, en virtud de que al ser un organismo
con independencia total del Gobierno del Distrito Federal, funciona con criterio propio, sin
prejuicios o favoritismos, adems de no recibir lnea de trabajo de las autoridades
gubernamentales, quienes deben estar preocupados y ocupados en organizar la documentacin
bajo su resguardo, a efecto de no incurrir en responsabilidades, por ende, el consejo opera, sin
bandera partidista o gubernamental.
73 Ibid.
37
Por otro lado, el artculo 63, establece las atribuciones del Consejo, entre las cuales se encuentra
la marcada en la fraccin X, establecer los lineamientos generales para la creacin y operacin
de los archivos que contengan informacin pblica de consulta directa.74
Para que el consejo cumpla de manera eficiente con la atribucin anteriormente sealada, es
indispensable que en primera instancia efectu un anlisis profundo y serio de las necesidades
reales de los archivos dependientes del Gobierno del Distrito Federal, en virtud de que como ya
se ha mencionado, estos no forman parte de las prioridades de la administracin, por lo cual en la
actualidad no cuentan con los recursos tcnicos, materiales, humanos y financieros que les
permitan desarrollar sus funciones y actividades, y en cuanto a la creacin de los archivos
primero tendr que verificar si se contara con el presupuesto para instalarlos.
Por ltimo el ttulo cuarto, captulo nico que indica las responsabilidades, el artculo 75, estipula
que constituyen infracciones a la ley, entre otra la que se manifiesta en la fraccin II, la omisin
o irregularidad en la prestacin del servicio en materia de acceso a la informacin.75
Respecto a las responsabilidades, es preciso destacar que al ignorar las disposiciones legales en
materia de archivos las autoridades tanto del gobierno federal, como del local, restan importancia
a la sustraccin, extravi o mal uso de la documentacin, por lo tanto, es recomendable
proporcionar a todas las autoridades un compendio de la legislacin archivstica en Mxico que
es muy basta, a efecto de generar conciencia y den el verdadero valor a los documentos y
archivos que los resguardan, custodian y conservan, y particularizando en lo descrito en Artculo
tratado, es importante que toda institucin brinde respuesta de manera pronta y expedita a toda
solicitud de informacin.

75 Ibid.
38
2.6 Reporte fotogrfico

En la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, como se ha expresado, no existe la
conciencia de autoridades y trabajadores de la importancia que reviste para la institucin el
manejo, control, seguimiento y resguardo de la documentacin, por ende, no se otorgan los
recursos financieros y materiales suficientes que permitan que las funciones del o los archivos
resulten eficientes.
En primera instancia, se muestra como cada una de las reas dependiente de la Direccin
Ejecutiva, adapta el mobiliario que se le asigna para el resguardo de la documentacin, como
archiveros y libreros, mismos que en ningn caso son suficientes para albergar el volumen de
documentos generados.
39
40
En esta otra secuencia de tomas fotogrficas, se puede verificar que lo expresado con
anterioridad, en el sentido de la falta de espacios y mobiliario para el resguardo de la totalidad de
la documentacin son insuficientes, lo que propicia que se armen legajos que son depositados en
los pasillos de la Direccin Ejecutiva, teniendo como consecuencia que la bsqueda, localizacin
y consulta de la informacin se demore significativamente, repercutiendo en la oportuna toma de
decisiones.
41
42
Captulo 3 Principios y Procedimientos Archivsticos

En el presente captulo primeramente se describen las diferentes acepciones que se aplican al
documento y al archivo, posteriormente se presenta la teora archivstica que se considera ms
adecuada para su utilizacin en el archivo de trmite propuesto, con la finalidad de que se
comprenda exactamente como y con que se va a estar trabajando.
3.1 Documento
La palabra documento ha adquirido varias connotaciones, segn el ngulo de estudio, hoy en da
el termino en cuestin tiene un significado amplio, sobre todo a partir de la aparicin de las
llamadas ciencias de la documentacin y ha perdido su sentido real e histrico, por ende,
conviene revisar algunas de las acepciones del documento en el contexto de la documentacin, de
la diplomtica y de la Archivonoma.
Se acepta de manera general la etimologa de documento, este vocablo proviene del verbo docere.
Joan Corominas en su diccionario etimolgico de la lengua castellana, seala que el termino
documento, significa ensear, mostrar, ejemplificar y su derivacin latina se puede situar hacia el
siglo XVI. El documento es aquello por medio del cual se ensea o se muestra algo.
En el mundo contemporneo se le define como Cualquier cosa que nos de noticia de algo que
haya sucedido en el pasado prximo o ms distante. Vale entonces por documento un pliego
escrito, una piedra tallada, una grabacin, una pelcula de cine, etctera. En ese sentido amplio, el
concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente de conocimiento e
informacin.76
El Consejo Internacional de Archivos indica que habra de entenderse por documento, toda
evidencia que contenga, una informacin de cualquier fecha, forma y soporte material
producido o recibido por cualquier persona fsica o moral, y por toda institucin pblica o
privada en el ejercicio de su actividad.77
3.1.1 Concepto de documento desde las ciencias de la documentacin.
Las ciencias de la informacin y de la documentacin se han ocupado del concepto de
documento. Emilia Curras, en su obra Las Ciencias de la Documentacin, Bibliotecologa,
Archivonoma, Documentacin e Informacin, hace notar que el documento, desde la perspectiva
documentalista, es el soporte tangible, que transporta una idea y cuyo carcter es probatorio o
informativo y adems existe un componente de entorno histrico.
Por su parte el palegrafo Luis Nez Contreras sostiene que el documento esta compuesto por
tres elementos estructurales:
1. Soporte material (piedra, barro, papiro, pergamino, papel, etc.)
76 ISLAS PREZ, Maria Estela. La Archivstica en Mxico. Litografa Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p. 43
77 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General Teora y Practica, 4 ed, Editorial Diputacin Provincial de Sevilla,
1989. p. 89
43
2. Un medio de transmisin o lenguaje (escritura alfabtica, escritura digital)

3. El contenido (el mensaje o informacin)
En el ambiente mexicano, el sistema estatal de documentacin del Gobierno del Estado de
Mxico, por medio de su revista publico en 1994 un articulo en el que se afirma que el concepto
de documento no es esttico, que este ha evolucionado a la par de los soportes manuscritos,
impresos, grficos, audiovisuales y cibernticos, por lo cual, la Unin francesa de
documentacin, defini al documento como toda base de conocimiento expresada en un soporte
material y susceptible de ser utilizado para consultas, estudios o pruebas, asimismo, se indica que
para que un documento merezca ese nombre debe cumplir con tres requisitos: originalidad,
fiabilidad y manejo accesible.
3.1.2 Concepto diplomtico
El diplomatista Jos Joaqun Real Daz, en su libro Estudio Diplomtico, enumera algunas
significaciones de la palabra documento, mismo que es entendido como cualquier testimonio
material capaz de representar un hecho; o es cualquier escrito que da noticia de un hecho aunque
carezca de formas legales. Cabe sealar que la Diplomtica no acepta estos conceptos, toda vez,
que entiende al documento relacionado con una accin jurdica o tambin, cualquier escritura de
carcter legal, histrico y administrativo.
Por otra parte, Cesare Paoli, en su obra Diplomtica, menciona que el documento es un
testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurdica, que observa ciertas formas determinadas,
las cuales son destinadas a procurarle fe y a darle fuerza de prueba.
Paulus Rabikaskas, en su libro Diplomtica Generalis, manifiesta que el documento en sentido
estricto, es un testimonio escrito de cualquier accin o hecho jurdico con una forma determinada,
considerando tres elementos, que se encuentren escritos, en forma determinada y la relacin
jurdica.
Por lo anterior, se puede establecer que el documento es un escrito que reviste determinadas
formalidades destinadas a ser prueba jurdica de un hecho, que adems, se puede admitir la
extensin del trmino a los escritos de ndole histrica, legal y administrativa.
3.1.3 Concepto de documento de archivo
La archivstica entiende el documento como un producto que nace de una accin administrativa y
con una funcin especifica: ser testimonio.
El documento es aquel que se recibe o se expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos
propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestin
administrativa
La precisin del concepto de documento de archivo esta en descubrir su alma orgnica, por ser
vinculo con otros que pertenecen a un fondo, a una serie, o a un expediente; por ser recibido o
44
expedido en el ejercicio de una funcin administrativa, legal, acadmica o comercial, por ende, el
documento de archivo no se concibe, fuera de un expediente, series y fondos.
Caractersticas del documento de archivo:
Tienen un carcter seriado, ya que cada documento se produce uno por uno y constituyen
con el paso del tiempo series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas,
acuerdos, etc.)
Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y
surgen como producto o reflejos de las tareas de su productor; es decir, no son ajenos a el.
La informacin que contiene el documento de archivo es nica, por ende, no existen

documentos de archivos iguales. Pueden existir expedientes con trmites similares pero
siempre diferenciados por la persona moral o fsica de quien trate el asunto, o por tema y
poca del mismo.
Un documento de archivo es esttico. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser
cambiado o corregido. Los borradores y notas se consideran documentos de archivo como
tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una accin o
trmite.
El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la

evidencia oficial de la actividad que registran, por lo cual deben ser confiables. Su
confiabilidad estar vinculada a su creacin, al generador y a la autoridad que tiene para
producirlo. Las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial
de los documentos de archivo.
Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o
tienen muy poco; la razn del documento de archivo es por su pertenencia a un conjunto,
la unidad documental o expediente, serie o seccin y por las relaciones que entre los
documentos se establece.
Por lo anterior expuesto se puede manifestar que los documentos de archivo son aquellos que
tienen un carcter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o funcin, son
nicos, tienen autoridad, son estticos y se interrelacionan entre s.78
Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre
las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, con la finalidad, de garantizar:
a) La correcta toma de decisiones.
c) La transparencia de acciones.
b) La rendicin de cuentas.
d) El acceso a la informacin.
78 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Gua para la Organizacin y Control del Expediente de Archivo, 1 ed, Talleres
Grficos de Mxico, 2002, p. 20
45
Los documentos de archivo deben de ser autnticos; es decir deben probar
Que cumplen con un propsito para el cual fueron elaborados.
Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y envi
Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado
El documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa

las acciones y hechos por las que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas; es integro
por estar completo y sin alteraciones. Tambin debe de estar a disposicin del usuario, es decir,
ser fcilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado.79
3.1.4 Valores del documento
En primera instancia es conveniente manifestar que Los valores del documento de archivo
dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina valor primario y adems de la
utilidad que se puede deducir con posterioridad, conocido como valor secundario.80
En lo que respecta a los archivos de trmite, es importante mencionar que el documento posee un
valor primario desde su nacimiento, en virtud de que tiene por objeto principal plasmar la gestin
de una actividad determinada, el desarrollo de una funcin que se manifiesta fehacientemente a
travs de la redaccin escrita, al que se le denomina valor administrativo.
En la teora archivstica al documento se le reconoce un valor primario referido a que desde
su nacimiento tiene como principal objetivo servir de garanta o de prueba de algo y es que
denominamos tambin valor administrativo o valor legal, es decir sirve como testimonio.81
Resulta relevante indicar que los documentos generados por las dependencias y utilizados
para gestionar o tramitar asuntos que aun se encuentran en proceso de solucin tienen un valor
primario; y de acuerdo a su contenido, poseen un valor administrativo, fiscal o legal.82
Los documentos con valor fiscal son aquellos que genera una institucin para indicar el origen
de sus ingresos y como se distribuyen, controlan y gastan.83
80 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica, 2 ed, Fundacin German Snchez Ruiprez, Madrid 1996. p. 102103
1989. p. 97
83 Ibid, p. 137
46
El valor legal de los documentos se define como aquellos que se refieren a derechos a corto o
largo plazo, de la administracin pblica o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como prueba
ante tribunales84
El valor administrativo va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestin
administrativa, sin embargo, contiene un valor paralelo denominado legal, jurdico o probatorio,
cuyo plazo de prescripcin varia desde unos pocos aos, hasta lo imprescindible, es decir, todo
documento aunque no contenga un hecho de naturaleza jurdica, puede tener un valor legal.
El presente trabajo de investigacin se enfoca a la etapa activa del documento, sin embargo, es
conveniente sealar que una vez que el documento cumpli con su misin administrativa,
adquiere un nuevo valor acrecentado con el tiempo, el de servir como fuente para la
investigacin histrica y para la accin cultural, es el valor secundario.85
Se puede concluir que los valores del documento estn ntimamente relacionados con el ciclo
vital del documento y al mismo tiempo con las etapas del archivo, toda vez que son aspectos
simultneos.
3.2 Definicin del trmino archivo
Una de las posturas mas aceptadas para definir al Archivo es la que lo vincula con el vocablo
griego arje, trmino que significa principio, magistrado o autoridad, mismo que derivo en arjeion
o Archeion nombre que recibi en Atenas, sede de la magistratura, o sea, el palacio donde se
ejercitaba la autoridad y se conservaban los documentos que tenan que ver con tal actividad, en
sntesis la palabra que da origen al trmino Archivo en casi todos los idiomas es Archeion, la cual
al pasar al latn se convirti en el trmino Arcivum.
Una definicin sencilla y por ende fcil de comprender indica que es el local donde se conservan
y consultan archivos.
El archivo es considerado como la Institucin donde se renen, conservan, ordenan y difunden
los conjuntos orgnicos de documentos para la administracin, informacin, investigacin y
cultura.
La definicin ms detallada seala que el archivo es el Conjunto organizado de documentos en
cualquier soporte, producido y recibido en el ejercicio de funciones o actividades por personas
fsicas o morales, pblicas o privadas.86
Otros autores definen al archivo como un conjunto de documentos producidos por una persona
fsica o jurdica (o bien por un grupo de oficinas u rganos de esta ltima), en el transcurso de su
actividad y, por lo tanto, ligados entre s por un vinculo necesario, los cuales una vez perdido
84 ISLAS PREZ, Maria Estela. La Archivstica en Mxico. Litografa Magno Graf, S.A. de C.V. Puebla, 2003, p.137
47
todo inters para el desarrollo de la actividad de aquella persona fsica o jurdica, han sido
seleccionados para su conservacin permanente como bienes culturales.87
3.3 Concepto de archivo de trmite
Considerando el ciclo vital del documento se puede manifestar que el archivo de trmite es la
Unidad archivstica responsable de procesos y tcnicas destinada a los archivos en etapa activa
en las oficinas donde su uso es constante. Conserva archivos en forma temporal y los transfiere
posteriormente a un archivo de concentracin.88
El archivo de trmite, tambin considerado por algunos autores como administrativo se define
como aquel que contiene las series documentales abiertas y continuamente se enriquecen,
aumentando el nmero de sus unidades de instalacin, por ende muchas de ellas son susceptibles
de expurgo.
La teora archivstica espaola considera al archivo de trmite, como de gestin, mismo que es
responsable de resguardar y administrar los documentos en fase de tramitacin, as como los que
son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes.89
Considerando lo anterior expuesto, se puede manifestar que el archivo de trmite es la unidad
responsable de la integracin y organizacin de los documentos de uso frecuente, necesarios para
el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
3.4 Principio de procedencia y orden original
En el mbito archivstico una de las premisas principales para la organizacin documental es el
principio de procedencia, toda vez que en la actualidad los archivos, se han afianzado en todos
los pases, en oposicin a la ordenacin por materias, utilizado en los tiempos de la Ilustracin,
convirtindose en un principio archivstico aceptado universalmente. Afirma Lodolini que el
principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791, con la instruccin
de la Comisin para la ordenacin de los archivos.90
Para mayor referencia resulta indispensable retomar antecedentes, en este tenor en el ao de 1827
Francisco Bonaini denomino al principio de procedencia como un mtodo histrico, en virtud de
que la organizacin de los archivos considerando el orden original de la documentacin se basa
en la historia de la Institucin, Este principio es definido como: aquel segn el cual cada
documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su
lugar de origen.91
Grficos de Mxico, 2002. p. 12
1989. p. 15
91 Ibid. p.15
48
Por lo anterior expuesto se puede interpretar al principio de procedencia como organizar la

documentacin de acuerdo a la estructura orgnica de cada institucin, es decir ubicar cada
documento en el fondo documental de la entidad que lo gener, considerando que los documentos
se producen naturalmente a partir de una institucin o persona y a lo largo de un proceso dentro
de una estructura determinada.
En Francia el archivero M. Duchein, manifiesta que el principio de procedencia consiste en
mantener agrupados los fondos procedentes de una institucin, separados de los de otras.92
Para reafirmar la comprensin del principio de procedencia es indispensable sealar que ha
servido de base para el entramado del eje central sobre el que gira toda la archivstica; la
clasificacin de fondos93, este principio resultaba insuficiente, toda vez que planteaba la
clasificacin de la documentacin por asuntos o materias dentro de cada fondo a partir de cierto
nivel.
En Prusia el Director de Archivos del Estado, H. Von Seybel, complementa el principio de
procedencia, emitiendo un nuevo principio, el registraturprinzip, estableciendo que los
documentos de cada uno de los fondos deban mantenerse en el orden que les dio la oficina de
origen, en lugar de organizarla por asuntos o materias, naciendo lo que se denomina como
principio de orden original.94
El principio de procedencia en las administraciones latinas no ofrece problemas, toda vez que se
puede reconstruir, la organizacin y funciones de cada entidad95, sin embargo en lo que
respecta al orden original, es posible llevarlo a cabo de manera parcial, resultando necesario
reordenar la documentacin en los expedientes y en las series, cuestin que no es posible cuando
han sido utilizados sistemas de clasificacin para organizar los fondos.
3.5 Definicin de clasificacin documental
Analizado el principio de procedencia y orden original, resulta indispensable conocer,
comprender y aplicar la clasificacin cuyo significado se describe de la siguiente manera
Etimolgicamente clasificar procede del latn classis facere. Hacer clases pero desde la
perspectiva archivstica posee un sentido matizado. Clasificar consiste en agrupar
jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios
hasta los ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.96
Otra definicin indica que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo
clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la
estructura de un todo. Cada grupo o clase es nico y distinto de los dems, con sus caractersticas
propias que los diferencia de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura general;
cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones.97
92 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 15
93 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. p. 26
94 Ibid. p. 231-232
95 Ibid. p. 233
96 Ibid. p.239
49
3.5.1 Sistemas de clasificacin

Toda entidad o institucin tiende a evolucionar con el tiempo en sus estructuras y
procedimientos, de tal modo que es indispensable que el archivista implemente un sistema de
clasificacin valido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las estructuras, las
funciones y los procedimientos de la entidad o institucin que los ha creado.
Asimismo, para establecer un cuadro de clasificacin, las funciones de una entidad tienen que ser
consideradas para establecer clases, series o agrupaciones documentales, con base a un esquema
jerarquizado de las funciones en comentario.
Schellenberg establece que son tres los sistemas de clasificacin:
Clasificacin funcional
Clasificacin orgnica
Clasificacin por materias
Refirindonos a cada uno de los sistemas, la clasificacin funcional. Como su propio nombre
indica las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos
tomados en consideracin para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar
agruparemos la documentacin de acuerdo con las actividades de las que son resultado.98
La clasificacin orgnica consiste en agrupar las series documentales, tomando en cuenta las
divisiones administrativas o estructura orgnica de la entidad o institucin, resultando
indispensable reproducir sus servicios, secciones, unidades. Es importante mencionar que los
expedientes tambin se agrupan segn la actividad de la que son resultado, a partir de este nivel
es posible llevar a cabo una clasificacin orgnica, misma que se implementara jerrquicamente
desde las unidades administrativas bsicas, hasta las divisiones ms amplias.
Finalmente se menciona la clasificacin por asuntos o materias, misma que es el resultado del
anlisis del contenido de los documentos, es decir, se toma como base para clasificarlos los
asuntos o materias sobre los que versan.
Es conveniente sealar que los sistemas se pueden mezclar entre s Es muy frecuente, sobre todo
en archivos administrativos, que el organismo, la institucin, se corresponda con una funcin o
varias funciones y que a las dependencias en que aquella esta dividida correspondan una o varias
actividades. La clasificacin ser mixta orgnico-funcional.99
Para elegir el sistema de clasificacin ms conveniente de entre los tres que se han expuesto, es
necesario considerar varios aspectos o requerimientos del trabajo archivstico
Debe ser un sistema lo ms estable posible, de tal manera que la clasificacin asignada al
fondo perdure en el tiempo.

50
Debe ser objetivo, procurando que la clasificacin no dependa de la percepcin que el

archivista pueda tener del fondo documental.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del
proceso administrativo del cual son resultado.100
Resulta importante destacar que para implementar el sistema de clasificacin es necesario realizar
un anlisis de la institucin, a efecto de establecer:
1.
2.
3.
4.
5.
Relaciones entre departamentos

Niveles jerrquicos
Divisiones por departamentos
Responsabilidades
Tipologa documental
3.5.2 Elementos de los sistemas de clasificacin

Schellenberg en su teora archivstica considera tres elementos para la clasificacin de fondos
documentales:
Las acciones
La estructura orgnica
Los asuntos
En primera instancia las acciones, mismas a las que hace referencia el contenido del documento,
considerando las atribuciones o facultades de la entidad o institucin.
Posteriormente la estructura orgnica de la institucin, que se subdivide en dependencias que
producen o generan los documentos.
Concluyendo con los asuntos o materias que contienen los documentos.
3.5.3 Acciones
Las acciones se manifiestan de tres distintas maneras:
Las funciones que son las atribuciones encomendadas a una institucin, a efecto de que
realice y cumpla los fines para los que fue creada.
Las funciones originan un conjunto de actividades, que al ser llevadas a cabo, resultan en
servicios para cumplir con las mismas funciones.
Las actividades de referencia, se reflejan en una serie de trmites o negociaciones

relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen las series documentales.
51
3.5.4 Estructura orgnica.

Haciendo referencia a la estructura orgnica los documentos se producen y generalmente se
agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin.101
En este punto la clasificacin toma como base la estructura orgnica de la institucin, por ende se
crearan tantas secciones como nmero de reas que la integran.
Como conclusin se puede indicar que resulta indispensable que se consideran las diversas
unidades administrativas o estructura orgnica de una entidad, a efecto de que la clasificacin de
los documentos se realice de acuerdo a las actividades y funciones de cada una de las reas que
la conforman, en el entendido de que la clasificacin deber hacerse desde las estructuras bsicas,
hasta las ms amplias.
3.5.5 Por asuntos o materias
En la teora archivstica los asuntos hacen referencia a las materias de las que tratan los
documentos, por ejemplo: Nombramientos, Promociones, Capacitacin, Honorarios.
Si consideramos los elementos antes descritos, nos permitirn establecer el principio de
procedencia y orden original, tomando en cuenta las funciones de la unidad administrativa, as
como la estructura orgnica de la institucin.
3.6 Clasificacin de la informacin
La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, contempla
informacin cuyo acceso no es de carcter pblico, marcando informacin como reservada, que
define de la siguiente manera La informacin pblica que se encuentre temporalmente sujeta a
alguna de las excepciones previstas en esta Ley.102
Por otra parte seala la existencia de informacin confidencial Toda informacin en poder de los
Entes Pblicos, cuya divulgacin haya sido circunscrita nicamente a los funcionarios que la
deben conocer en razn de sus funciones, as como la informacin relativa a las personas,
protegida por el derecho fundamental a la privacidad, de acuerdo a lo establecido en la presente
Ley.103
De igual forma establece informacin de acceso restringido Todo tipo de informacin en
posesin de Entes Pblicos, bajo las figuras de reservada o confidencial.104
Con base en lo anterior el citado ordenamiento estipula que la informacin definida como de
acceso restringido, en sus modalidades de reservada y confidencial, no podr ser divulgada, bajo
ninguna circunstancia, salvo excepciones.
101 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit, p. 190
102 Gaceta Oficial del Distrito Federal, 8 de Mayo de 2003
103 Ibid.
104 Ibid.
52
El artculo 23 de la citada Ley indica que se considera informacin reservada, la que:
Comprometa la Seguridad Pblica Nacional o del Distrito Federal.
Ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona.
Impida las actividades de verificacin sobre el cumplimiento de las leyes, prevencin o

persecucin de los delitos, la imparticin de justicia y la recaudacin de las
contribuciones.
La ley expresamente considere como reservada.
Se relacione con el secreto comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro

considerado como tal por una disposicin legal.
Trate sobre personas y que haya sido recibida por los Entes Pblicos bajo promesa de
reserva o est relacionada con la propiedad intelectual, patentes o marcas en poder de los
Entes.
Se trate de averiguaciones previas en trmite.
Se trate de expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en

forma de juicio, mientras la sentencia o resolucin de fondo no haya causado ejecutoria.
Se trate de procedimientos de responsabilidad de los servidores pblicos, en tanto no se

haya dictado la resolucin administrativa definitiva.
Contenga las opiniones, solicitudes de informacin, recomendaciones o puntos de vista

que formen parte del proceso deliberativo de los servidores pblicos. Asimismo, la
contenida en informes, consultas y toda clase de escritos relacionados con la definicin de
estrategias y medidas a tomar por los Entes Pblicos en materia de controversias legales.
Pueda generar una ventaja personal indebida o en perjuicio de un tercero o de los Entes
Pblicos.
De igual forma la Ley de referencia en su artculo 24, considerar informacin confidencial,

previo acuerdo del titular del Ente Pblico correspondiente, la siguiente:
Las memorias, notas, correspondencia y todos los documentos relacionados con

negociaciones entre el Distrito Federal y el Gobierno Federal o las Entidades Federativas,
en materia de seguridad pblica.
Los expedientes, archivos, y documentos que se obtengan producto de las actividades

relativas a la prevencin, investigacin o persecucin del delito, que llevan a cabo las
autoridades en materia de seguridad pblica en el Distrito Federal.
53
La que por disposicin expresa de una ley sea considerada como confidencial o el Ente
Pblico as lo determine en salvaguarda del inters del Estado o el derecho de terceros.
Los archivos, anlisis, transcripciones y cualquier otro documento relacionados con las
actividades y funciones sustantivas en materia de seguridad pblica y procuracin de
justicia.
La transcripcin de las reuniones e informacin obtenida por las Comisiones de la

Asamblea Legislativa del Distrito Federal, cuando se renan en el ejercicio de sus
funciones fiscalizadoras para recabar informacin que podra estar incluida en los
supuestos del artculo anterior.
La correspondencia interna y trmites de gestin interna que realicen los Entes Pblicos
que no correspondan a programas, acciones, trmites administrativos o actividades
relacionadas con las finanzas pblicas o actos de autoridad.
Es conveniente sealar que la Ley en comentario establece que Las autoridades competentes
tomarn las previsiones debidas para que la informacin confidencial que sea parte de procesos
jurisdiccionales o de procedimientos seguidos en forma de juicio, se mantenga reservada y slo
sea de acceso para las partes involucradas, quejosos o denunciantes.105
Asimismo establece que las autoridades que emitan las resoluciones o sentencias definitivas,
requerirn a las partes en el primer acuerdo que dicten, su consentimiento escrito para publicar
sus datos personales, en el entendido de que la omisin a desahogar dicho requerimiento,
constituir su negativa.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, manifiesta que
No se podr divulgar la informacin clasificada como de acceso restringido, por un perodo de
diez aos contados a partir de su clasificacin como tal, salvo que antes del cumplimiento del
periodo de restriccin dejaren de existir los motivos que justificaban su acceso restringido o
fueran necesarias para la defensa de los derechos del solicitante ante los tribunales.106
Es importante manifestar que cuando las autoridades competentes consideren que debe continuar
restringida la informacin, corresponder al titular del Ente Pblico emitir, debidamente fundado
y motivado, el acuerdo que la prorrogue hasta por un mximo de diez aos adicionales.
La citada Ley establece que en ningn caso, el carcter restringido de la informacin podr
superar los veinte aos contados a partir de la primera clasificacin, procediendo la divulgacin
de la informacin si antes del cumplimiento del periodo de restriccin adicional dejaren de existir
los motivos que justificaban tal carcter.
105 Gaceta Oficial del Distrito Federal, 8 de Mayo de 2003

106 Ibid.
54
3.7 Definicin de ordenacin

La organizacin de un archivo comprende varios procesos, dentro de los cuales esta el ordenar
que se define como la segunda operacin, dentro de la organizacin, que ha de aplicarse con
independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una seccin o bien a un conjunto
de documentos relacionados por un asunto o por su tipologa al tratar de preparar un catlogo.107
Considerando lo anterior se puede interpretar que la ordenacin es una actividad encaminada a
conjuntar los documentos relacionados entre s, de acuerdo a un orden establecido con
anterioridad.
Se debe tomar en cuenta que la organizacin de un archivo no concluye con la clasificacin, sino
que se complementa con otro elemento como la ordenacin. Es una tarea material consistente
en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano.108
Es de suma importancia resaltar que la ordenacin es aplicable en diferentes niveles, como los
documentos, los expedientes, las series y los propios fondos, tratndose de documentos se
ordenan al interior de cada expediente, tomando en cuenta la lgica de su tramitacin,
regularmente se utiliza una secuencia cronolgica, por otra parte los expedientes se ordenan
dentro de las series documentales, considerando la lgica citada, y por ultimo las series y dems
agrupaciones documentales se ordenan tomando en cuenta su jerarqua.
3.7.1 Mtodos de ordenacin
Cabe sealar que para ordenar los archivos existen diferentes mtodos dependen del criterio
establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos
(cronolgico), la secuencia de los nmeros (numrico), la combinacin de varios de ellos (por
ejemplo el alfanumrico).109
Como se ha manifestado la ordenacin documental contempla diversos tipos, mismos que se
denominan de acuerdo a la unidad seleccionada para establecer el orden, segn optemos por
la fecha obtendremos el cronolgico; s las letras del abecedario, el alfabtico; o la situacin o el
lugar, el topogrfico, no olvidando que se puede establecer una ordenacin mixta en la que se
utilicen a la vez un orden alfabtico y un orden cronolgico.110
De igual forma, en algunos lugares los mtodos descritos son denominados sistemas de archivo.
En los tiempos modernos se desarrollan de diferentes maneras: 1) los que colocan las unidades
de expedientacin en secuencia numrica; 2) los que las ordenan en forma alfabtica,
independientemente de que se refieran a personas, objetos o lugares; y 3) los que colocan los
expedientes en un orden racional de acuerdo con cierto esquema de clasificacin. Tambin
pueden hacerse combinaciones con estos tipos que deben tomarse en consideracin.111
107 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit, p. 201

109 Ibid. p. 250
111 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Tcnicas, Archivo General de la Nacin. Mxico, 1958. p. 135
55
3.7.1.1 Mtodos directos

Los sistemas de archivo que no requieren del empleo de instrumentos de descripcin para su
localizacin y consulta, son denominados directos, entre estos tenemos:
Alfabtico
En primera instancia se menciona uno de los mtodos ms comunes que es la ordenacin
alfabtica consiste en seguir el abecedario, considerando la primera letra, segn el criterio
utilizado para establecer la ordenacin, puede ser la inicial de la materia o asunto del documento,
o de la persona a que este se refiere, de igual forma del signatario del documento o destinatario,
incluso de los lugares.
En la ordenacin alfabtica se contempla la onomstica, que toma como base para la ordenacin
el primer apellido de las personas, as como el segundo y el nombre en ltimo lugar.
La ordenacin alfabtica resulta ideal para organizar los expedientes personales, en virtud de que
utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenacin, y su posicin en la palabra o frase
sobre la que se basa. As cuando se consideran nombres de personas (mtodo onomstico), se
ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.112
Por asuntos o materias
La ordenacin por asuntos o materias, exige una relacin sumamente cuidadosa de los asuntos
que contienen los documentos, toda vez que puede realizarse de manera subjetiva, al quedar bajo
la interpretacin de cada archivista.
El mtodo por asuntos o materias es igualmente muy utilizado no supone necesariamente una
relacin sistemtica de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesin alfabtica, segn
la experiencia vaya probando su utilidad.113
El mtodo por asuntos o materias fue primeramente usado para el arreglo de los registros o
documentos relativos a las personas, gradualmente se aplico a los registros o documentos
referentes a los asuntos. Quizs el sistema ms simple para ordenar los documentos con relacin
a los asuntos es el archivarlos en el orden alfabtico de los ttulos seleccionados por los asuntos
bajo los que se hubieran agrupado.114
El mtodo en comentario puede ser modificado, en diferentes modalidades, a efecto de lograr una
mejor agrupacin de la documentacin, la primera modalidad es unificar los ttulos o
encabezados, de tal forma que no se tengan entradas por separado de asuntos relacionados o
similares.
112 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. p. 250-251

113 Ibid. p. 251
114 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Tcnicas, Archivo General de la Nacin. Mxico, 1958, p. 140
56
La siguiente modalidad es subdividir los ttulos de los asuntos o materias principales y as se

puedan juntar todos los que tengan alguna relacin. De esta manera cualquier titulo o encabezado
de asuntos importantes podr subdividirse en otros asuntos subordinados relacionados.
Cronolgico
En el mtodo de ordenacin cronolgico la fecha de los documentos es el criterio ordenador
empleado por este mtodo, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el
ao, el mes y el da. Comenzando por el ao ms remoto, los elementos se suceden hasta la fecha
ms reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de estos por das. Si desconociramos el da,
el elemento se colocara al final del mes, si es este la incgnita se situara al final del ao, y
desconociendo este ultimo se colocara al final de la dcada o del siglo correspondiente.115
Es conveniente mencionar que la referencia se hace considerando como se ha descrito tres
elementos, el ao, el mes y el da, siguiendo este mismo orden, que generalmente figura de
manera inversa en los documentos, es decir, que en los documentos generados por una entidad
administrativa la fecha aparece en primera instancia el da, mes y ao.
Es frecuente que en los archivos se encuentren documentos carentes de fecha, por ende es
necesario que se recurra a lo que se denomina data archivstica, que consiste en localizar la
fecha, tomando como base datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de la gestin
administrativas anteriores o posteriores al documento116, cabe mencionar que en los archivos de
trmite esta situacin no se encuentra, sin embargo, en los archivos histricos frecuentemente se
asignan fechas a los documentos considerando su contexto histrico, es decir ubicacin en tiempo
y espacio.
Cuestin importante y que jams debe pasar por alto, es el hecho de que se debe considerar que
todos los documentos tienen una fecha de expedicin y otra de registro o entrada en su destino,
segn se trate de documentos generados por una institucin y recibidos por otra como resultado
de la relacin entre ambas, lo ms habitual y recomendable es optar por la de expedicin del
documento.
Cromtico
En el mtodo de ordenacin cromtico, la base la forman los colores, es decir para organizar un
archivo las series documentales, se diferencian de otras por el color utilizado. Cabe sealar, que
dicho mtodo es empleado en algunas entidades para diferenciar las series que contiene un
archivo.
En este punto es importante manifestar, que si bien es cierto los colores coadyuvan a identificar
las series documentales, sin embargo, al interior de cada uno de los expedientes que las
conforman resulta indispensable contar con algn instrumento para localizar un documento
especifico, por ende, aqu cabe preguntar si efectivamente dicho mtodo es directo.

57
3.7.1.2 Mtodos indirectos

Con la finalidad de comprender correctamente cuales son estos mtodos se puede manifestar que
son aquellos que necesariamente requieren instrumentos para localizacin y/o consulta de
documentacin, los instrumentos de referencia pueden ser catlogos, inventario, ndices y guas.
Alfanumrico
El mtodo en comentario consiste bsicamente en la combinacin de letras y nmeros para
componer los cdigos de ordenacin.117
Por otra parte, el mtodo alfanumrico tambin se describe como el que emplea las letras del
alfabeto para designar los ttulos de los asuntos principales y los nmeros para sealar los
encabezados subordinados.118
Topogrfico
El mtodo topogrfico esta constituido por series numricas con diferente representacin, sin
embargo, se encuentran ligadas de manera estrecha, y acompaadas de la numeracin progresiva,
conformando una clave de clasificacin y ordenacin.
Resulta importante sealar que la clave en mencin puede estar formada por un nmero
indeterminado de cifras, dependiendo del significado y su escritura, variable o arbitraria; puede
hacerse utilizando una sola cantidad o intercalando un cero entre cada grupo de cifras, el cero no
tiene ningn valor o significado, por otra parte las series numricas tienen una representacin de
concepto, ideas, objetos o cosas.
El mtodo topogrfico se establece, con la finalidad de identificar:
1.- Lugar
2.- Local
3.- Seccin
4.- Estante
5.- Anaquel
6.- Caja
7.- Expediente
Orden numrico
El mtodo numrico consiste en asignar un nmero consecutivo a cada expediente, sin considerar
otros elementos. Cada uno de los asuntos esta conformado por documentos que se encuentran
relacionados entre s por su contenido, resguardados en una carpeta, con la asignacin numrica
respectiva.

118 SCHELLEMBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Tcnicas, Archivo General de la Nacin. Mxico, 1958, p. 141
58
El mtodo de ordenacin numrico presenta una particularidad, en virtud de que atae a las
unidades de instalacin. En el caso de un archivo administrativo donde los paquetes llegan de los
distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete sea cual fuere su procedencia habr
de drsele un nmero de orden correlativo (con una sola cifra) por ingreso, que corresponder al
nmero que ocupe en el fichero-registro del fondo con numeracin nica y ese ser su nmero en
las estanteras del archivo central.119
Es de suma relevancia manifestar que en lo que respecta a los archivos histricos pueden y deben
existir tantas numeraciones como fondos o secciones.
Considerando lo anteriormente expuesto se pude definir que dicho mtodo establece la
ordenacin de la documentacin siguiendo la serie numrica desde el uno en adelante o conjuntos
de nmeros por bloques.
Para la aplicacin del citado mtodo existen algunas recomendaciones e inconvenientes no es
adecuado para el manejo de expedientes con nombres, es decir, los que nicamente pueden
identificarse en relacin a las personas o a las corporaciones. El sistema obliga a la creacin de
ndices alfabticos, lo cual no es necesario si las carpetas estn arregladas alfabticamente por
nombre.120
Cabe mencionar que existe suficiente teora archivstica, para estar en condiciones de seleccionar
la que mejor resulte para la organizacin de un archivo, sin dejar de lado las necesidades propias
y recursos con que se cuentan, a efecto de aprovecharlos al mximo.

120 SCHELLEMBERG, T. R. op. cit, p. 136
59
3.8 Estructura orgnica del archivo de trmite

Para que un archivo de trmite cumpla con las funciones asignadas de manera eficiente, resulta
indispensable que se le brinden los recursos suficientes, entre los cuales destaca la autorizacin
de una estructura orgnica, que coadyuvara en la realizacin de cada una de las actividades para
alcanzar los objetivos y metas trazadas, por tal motivo se presenta a continuacin la estructura
que regularmente tienen los archivos, de acuerdo al manual del sistema red de archivos del
Archivo General de la Nacin; en el concepto de que actualmente no aplica en las entidades
gubernamentales, en virtud de que sus necesidades ya no se adaptan a dicha estructura, o en su
caso, el archivo no forma parte de sus prioridades.
Jefatura
Archivo de trmite
Subunidad de
recepcin y control de
correspondencia en
trmite
Subunidad de
clasificacin y
catalogacin
Subunidad de
expedientacin,
archivacin y prstamo
Subunidad de
anlisis de trmite y
transferencia
primaria
3.9 Funciones del archivo de trmite

60
Como se ha mencionado con anterioridad el archivo de trmite es la unidad responsable de

procesos y tcnicas destinada a los documentos en etapa activa en las oficinas donde su uso es
constante.
El archivo de trmite tiene como funcin la integracin y organizacin de los documentos de uso
frecuente, necesarios para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
3.9.1 Recepcin documental
Dentro de una unidad archivstica, es la accin de recibir la correspondencia dirigida a la
institucin, considerando los siguientes puntos:
Que este dirigida a la institucin y/o autoridad de la misma.

Que sea de la competencia de la institucin.
Que contenga la firma del remitente.
Que la fecha del documento, sea actual.
Que contenga los anexos correspondientes, en caso de mencionarse.
Un significado detallado manifiesta que la recepcin es la operacin que conforme a los

procedimientos implantados, consiste en recibir piezas o documentos provenientes de diversas
fuentes, a travs de varios canales en una unidad de correspondencia y archivo.121
3.9.2 Clasificacin de documentos
En este sentido se pude indicar que la clasificacin consiste en agrupar jerrquicamente los
documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios hasta los ms
especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
Una acepcin bastante aceptable establece que la clasificacin es el orden lgico, que tiene por
objeto situar el contenido del tipo documental, en relacin a un contexto general de categoras
previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado en cuyo caso cada
nocin ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales.122
3.9.3 Registro y captura
Una vez, que se recibi la correspondencia, el paso a seguir es su registro, que significa asentar
en un instrumento de control los datos importantes de la correspondencia de entrada, entre estos
se encuentran los siguientes:
Nmero de folio.- regularmente es un nmero consecutivo, asignado por la unidad de

recepcin y registro.
Fecha del documento
Remitente
122 AREVALO JORDAN, Vctor Hugo. Diccionario de Trminos Archivsticos, Impreso en Santa Fe, Argentina, 2000. p. 94
61
Asunto
A efecto de no dejar dudas en este proceso se expresa la siguiente definicin de registro de

expedientes o documentos que indica que es el conjunto de elementos (carpetas, cedulas de
catlogo, de prstamo, relaciones de concentraciones, etc.) en los que se asientan datos que
identifican los expedientes existentes en un archivo y que sirven para su control y fcil
localizacin.123
Con la finalidad de mantener un estricto control y seguimiento de la documentacin en trmite, es
indispensable que el archivista aproveche al mximo los recursos tecnolgicos que ofrece el
mundo contemporneo, por ende es recomendable que se capture la informacin pertinente en un
equipo de computo, a efecto de conformar una base de datos que permita que la bsqueda,
localizacin y consulta de informacin resulte gil y eficiente.
3.9.4 Apertura de expedientes
Una vez, que se efectu la recepcin documental, el responsable del archivo, tiene la obligacin
de verificar si existe expediente del asunto marcado, de no ser as, se abrir un expediente,
considerando el asunto.
En este punto es importante sealar el significado archivstico de la apertura de expedientes que
expresa que es la iniciacin de expedientes de un asunto sin antecedentes, consiste en formular
su carpeta y las tarjetas de catalogacin respectivas constituyendo as un registro.124
3.9.5 Anlisis de trmite y expurgo
Una de las funciones primordiales del archivo de trmite es constatar que los asuntos que
ingresan se desahoguen en tiempo y forma, para lo cual es indispensable que se implementen
instrumentos de seguimiento y control de documentacin en tramite, tales como volantes y una
base de datos, que permitan el cumplimiento eficiente de la funcin en comentario.
Asimismo es importante sealar que antes de remitir la documentacin los responsables de cada
departamento tendrn que realizar algunas operaciones bastante sencillas, una de las cuales es la
denominada expurgo, que consiste en primer lugar en destruir la documentacin intil, tales
como las fotocopias de originales, las anotaciones inservibles (borradores, apuntes), fotocopias de
boletines y todo lo que no constituye parte del expediente.
Este punto me parece debe ser comentado por algunas confusiones que ocasiona con la
depuracin, para muestra se presenta este concepto de expurgo depurar un archivo de trmite
separando los expedientes de asuntos terminados. Eliminar de un archivo central para su baja, los
expedientes o piezas de archivo cuyo plazo de permanencia haya concluido.125
124 Ibd. p. 37
125 Ibd. p. 63
62
La segunda definicin tengo la certeza de que se trata de la depuracin en el archivo de

concentracin, sin embargo, pienso que el autor no aporta elementos para dejar en claro que el
expurgo es un proceso distinto al de la depuracin, en cambio confunde ms al lector.
3.9.6 Glosa de documentos
La glosa consiste en integrar los documentos de nuevo ingreso en los expedientes activos que le
correspondan, asegurando que los diferentes asuntos en trmite se encuentren compilados en un
solo expediente respectivamente, a efecto de que su control y seguimiento resulte eficiente,
procurando que su desahogo sea en tiempo y forma.
De manera concreta la glosa documental consiste en archivar ordenadamente los documentos
dentro de sus respectivos expedientes, previa verificacin.126
3.9.7 Archivacin de expedientes
En este rubro es significativo el hecho de que el archivista debe recibir los expedientes para
integrarlos al archivo, asegurndose de que se encuentren debidamente glosados, completos y en
buenas condiciones, procediendo a localizar el lugar exacto que le corresponde de acuerdo con su
clasificacin.
3.9.8 Prstamo y consulta de expedientes
En primera instancia el archivista efecta las certificaciones correspondientes respecto a la
identidad del solicitante y sobre la procedencia del prstamo de expedientes de archivo, una vez,
realizado este proceso, de ser factible y recabados los elementos de autorizacin entrega el
expediente requerido al solicitante para su consulta, previa requisicin del vale de prstamo.
Para que el archivista cuente con los elementos suficientes que le permitan ofrecer un buen
servicio, primeramente debe conocer los conceptos de este proceso mismo que se manifiesta de la
siguiente manera, el prstamo es la operacin por la cual los archivos proporcionan documentos
a las personas autorizadas e interesadas en su consulta. Es la funcin primordial del archivo y la
rapidez y eficiencia con que se efectu evidenciara su buena organizacin.127
3.9.9 Transferencia primaria
La transferencia de documentacin conlleva una serie de procedimientos establecidos en todo
sistema archivstico preocupado por brindar un servicio eficiente, en el mismo orden de ideas se
puede manifestar que las trasferencias se encuentran ligadas de manera significativa con el ciclo
vital del documento.
Como se tiene conocimiento el documento durante su existencia atraviesa por diferentes etapas,
en primera instancia cuando se produce es con la finalidad de realizar una gestin administrativa,
en esta etapa estaremos de acuerdo en que se encuentra en su fase activa, es decir que el
127 Ibd. p. 98
63
documento es utilizado de manera recurrente y corresponde al archivo de tramite su tratamiento

hasta en cuanto concluya su gestin, aqu se realiza la primera valoracin documental, con la
finalidad de seleccionar a los documentos que habrn de remitirse al archivo de concentracin,
aqu nos referimos a la transferencia primaria.
Planificacin de las transferencias y operaciones previas
Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mnimo de diligencias sin

menoscabo del rigor
Asegurar una instalacin y recuperacin sencilla de los documentos
Deben permitir la redaccin posterior de instrumentos de descripcin
Respetar el principio de procedencia
Criterios para realizar la transferencia de documentacin

1. Finalizacin de la tramitacin. Como principio general solo se transferirn documentos
que hayan concluido su gestin.
2. Frecuencia de uso. Este mtodo es el ms recomendable consiste en valorar la frecuencia
con que los servicios administrativos consultan sus documentos, considerando para ello el
sistema empleado para controlar los movimientos de los documentos (consulta,
prstamo).
3. Las dimensiones del sistema. En el caso de que el archivo que ha de recibir la
documentacin se encuentre en el mismo edificio de la entidad generadora o
razonablemente cerca, de modo que la documentacin solicitada se pueda proporcionar
con rapidez, es recomendable ajustar los plazos, por otro lado cundo se trate de servicios
de grandes dimensiones (estatal, nacional) sin posibilidad de ofrecer respuesta rpida es
conveniente mantener la documentacin en plazos de tiempo amplio antes de transferirla.
Se deber asegurar que los documentos se encuentren ordenados dentro del expediente y estos
adems completos. Solo se deben canalizar expedientes concluidos y completos.
De igual forma, se deber remitir la documentacin convenientemente acondicionada en cajas de
archivo a las que se les dar un nmero correlativo, adjuntando los instrumentos de descripcin
relativos a la misma (fichas, relaciones).
Para mejor referencia se anota una acepcin concreta de transferencia es la operacin de
trasladar los expedientes cuyo trmite ha terminado, o su consulta es muy espordica, a los
archivos de transferencia y concentracin, mientras prescribe el termino de permanencia.128
64
Captulo 4 Propuesta para la creacin del Archivo de Trmite en la Direccin Ejecutiva de

Apoyo y Control Operativo, de la Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal.
4.1 Planeacin del archivo de trmite
Para iniciar este apartado se considera necesario expresar algunas definiciones del termino
planeacin, con la finalidad de comprender exactamente que se va a realizar, algunos autores
indican que la planeacin es seleccionar la informacin y hacer suposiciones respecto al futuro
para formular las actividades necesarias para efectuar los objetivos organizacionales. Esta
compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y
tiempo ahora para una inversin en el futuro. Varios la han expresado como descubrir cosas hoy
para poder tener un futuro maana.
En el mismo tenor otros autores manifiestan que es un conjunto de actividades determinadas a
establecer objetivos, determinar polticas y estrategias y preparar planes y programas.
Otros autores sealan que la planeacin es el proceso que nos permite la identificacin de
oportunidades de mejoramiento en la operacin de la organizacin con base en la tcnica, as
como con el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de
dichas oportunidades.
Dentro de una organizacin se puede definir a la planeacin como la manera en que se pretenden
alcanzar los objetivos, es decir disear estrategias que permitan que las funciones y actividades
encomendadas a cada una de las partes de dicha organizacin logren alcanzar las metas
establecidas, en tiempo y forma.
Descripcin
Ahora bien como se ha manifestado este proyecto pretende mostrar la necesidad que existe de
eficientar el manejo y control de la documentacin generada por la Institucin.
La documentacin de referencia es muy amplia y crece constantemente, ya que se alimenta a
diario por la gestin de la correspondencia que se genera como reflejo propio de sus funciones, y
que se conserva en los archivos para servir como fuente de informacin y justificacin de sus
labores.
Justificacin
Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos es la falta de instrumentos adecuados
para su organizacin y control as como el escaso conocimiento que se tiene de sus prcticas y
principios.
Por eso uno de los propsitos del proyecto es aplicar un conjunto de mtodos y prcticas
destinadas a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin
y disposicin final de los documentos de archivo, con el objeto de lograr eficiencia y eficacia en
el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
65
Adems resulta importante remarcar que la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de
la Secretara de Seguridad Pblica, con la creacin del Archivo de Trmite, cumplir con lo
dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, en
el sentido, de contar con un archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que
genere, procese o reciba con motivo del desempeo de su funcin.
Marco institucional
La Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal tiene como premisa institucional,
mantener el orden pblico; proteger la integridad fsica de las personas y de sus bienes; prevenir
la comisin de delitos e infracciones a los reglamentos del gobierno y de la polica, adems de
auxiliar a la poblacin en caso de siniestros o desastres, sin embargo, en materia de archivos, la
dependencia se encuentra en el olvido, en virtud de que generalmente autoridades y mandos
medios desconocen la importancia y ventajas que ofrece organizar la documentacin en archivos.
Cabe sealar la importancia del desarrollo del proyecto en comentario, toda vez que se
beneficiar a la dependencia, brindndole los elementos necesarios y suficientes para poder
cumplir con los requerimientos de informacin institucional.
Marco jurdico
El Gobierno del Distrito Federal cuenta con normatividad archivstica, misma que se describe a
continuacin:
Acuerdo que establece el Sistema Red de Archivos del Departamento del Distrito Federal.
El 18 de abril de 1983, el Diario Oficial de la Federacin, estipula la creacin del Comit

Tcnico Interno de Administracin de Documentos del Departamento del Distrito Federal.
(COTECIAD)
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la
Republica en Materia del Fuero Federal.
Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
66
Finalidad del proyecto

Cumplir con lo estipulado en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del
Distrito Federal, que seala que los entes pblicos estn obligados a crear un archivo que permita
localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del
desempeo de su funcin.
Crear el Archivo de Trmite en la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, para
implantar un modelo que sirva para la creacin de otros similares en la institucin.
Objetivo general
Crear el Archivo de Trmite en la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la
Secretara de Seguridad Pblica, con la finalidad, de mantener un control y seguimiento de la
documentacin en su fase activa, permitiendo, que la bsqueda, localizacin y consulta de
informacin se realice en tiempo y forma.
Objetivos especficos
Investigar la historia institucional, con la finalidad, de establecer las relaciones entre las
diferentes reas que la conforman, as como, conocer la problemtica que presenta la
Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, para el cumplimiento de sus
funciones, respecto al flujo documental en su fase activa, a efecto, de contar con los
elementos suficientes que permitan elaborar la propuesta de creacin del Archivo de
Trmite.
Analizar el marco jurdico, con la finalidad, de contar con un sustento legal para la
creacin del Archivo de Trmite en la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo.
Investigar la estructura orgnica de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control

Operativo, as como, sus funciones y las de cada una de sus unidades dependientes, a
efecto de establecer cuadro de clasificacin.
Elaborar la propuesta de creacin del Archivo de Trmite en la Direccin Ejecutiva de

Apoyo y Control Operativo, con la finalidad, de organizar la documentacin, a efecto, de
eficientar su control y seguimiento, adems, cumplir con lo estipulado en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal.
Establecer los procesos, de recepcin, clasificacin, apertura de expedientes, expurgo,

glosa, archivacin, prstamo y transferencia primaria, en el Archivo de Trmite.
Aplicar la metodologa archivstica, que permita organizar, registrar, controlar y dar

seguimiento a la documentacin en trmite.
Establecer instrumentos normativos, de control y seguimiento de la documentacin en

trmite, que permitan que el archivo cumpla con sus funciones de manera eficiente.
67
Metas
Aprovechar al mximo los recursos con que cuenta la Direccin Ejecutiva, a efecto de que en
plazo relativamente corto se adapten las instalaciones para cumplir de manera eficiente con las
funciones del archivo de trmite.
Implementar mecanismos eficientes de control, con la finalidad de que en primera instancia se
evite el extravi de la documentacin.
Coadyuvar a las autoridades en la correcta toma de decisiones, brindando informacin de manera
pronta y oportuna.
Beneficiarios
Resulta trascendental que las autoridades de la Direccin Ejecutiva, tengan bien claro las ventajas
que ofrece el archivo de trmite, en virtud de que en primera instancia los directamente
beneficiados con el proyecto sern los mandos medios y superiores, toda vez que contaran con la
informacin de manera oportuna, lo que implica que sus decisiones tendrn bases fehacientes.
Asimismo es indiscutible mencionar que el personal responsable de realizar las funciones y
actividades archivsticas en la Direccin Ejecutiva, resultar directamente beneficiado, en virtud
de que al mantener debidamente organizada la documentacin y conocer los procesos que
conlleva el quehacer archivstico, su labor ser ms eficiente.
Posteriormente los indirectamente beneficiados sern los usuarios de los servicios, en cada una de
las unidades administrativas, toda vez que el servicio de prstamo y consulta se realizara de
manera gil y oportuna.
Producto
Con la realizacin del proyecto y una vez que se implementen los diferentes mecanismos de
seguimiento y control de la documentacin en su fase activa, la Direccin Ejecutiva a travs del
archivo de trmite, se encontrara en posibilidad de ofrecer un servicio rpido y eficiente en el
manejo de la correspondencia, en lo que se refiere a su resguardo, localizacin, control,
seguimiento, prstamo y consulta.
Localizacin fsica
El Archivo de trmite estar ubicado en la Calle de Liverpool 136 11 piso, Colonia Jurez,
Delegacin Cuauhtmoc, Mxico D.F., en virtud de que son las instalaciones donde se
encuentran las oficinas del titular de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo,
adems de que se pueden aprovechar los espacios ya existentes adaptndolos a las necesidades
del archivo.
68
Especificaciones operacionales de las actividades y tareas a realizar

1. Elaborar un diagnstico de los archivos que componen cada una de las unidades
administrativas.
2. Analizar la estructura Orgnica-Funcional de la Institucin.
3. Disear estructura orgnica del archivo de trmite
4. Establecer funciones del archivo de trmite
5. Organizacin documental
6. Seleccin del sistema de clasificacin
7. Seleccin del mtodo de ordenacin
8. Elaboracin del formato del catlogo de disposicin documental
9. Elaboracin de formato del volante de control y seguimiento
10. Capacitacin
Mtodos y tcnicas
Mtodo deductivo-analtico, con la finalidad de conocer y analizar las funciones de la Direccin
Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, a efecto de estar en condiciones de establecer el sistema
de clasificacin que cubra las necesidades de la entidad.
Adems el mtodo de referencia permitir conocer la estructura orgnica de la Direccin
Ejecutiva, como una totalidad, para posteriormente, descender a la estructura orgnica de cada
unidad departamental dependiente de la citada rea, a efecto, de establecer las relaciones entre las
mismas.
Entrevistas a cada uno de los responsables de las unidades departamentales, a fin, de conocer la
problemtica a resolver, y el grado de importancia que tienen los archivos para coadyuvar en el
cumplimiento de sus funciones.
Aplicacin de encuesta a los responsables de realizar las labores archivsticas en cada una de las
reas dependientes de la Direccin Ejecutiva, a fin de conocer la manera en que se llevan a cabo
los procesos archivsticos.
Es importante resaltar que se usar la tcnica de la observacin, a efecto, de conocer en que
condiciones se resguarda la documentacin activa.
Los instrumentos a utilizar son la gua de entrevista, la cdula de observacin y el cuestionario.
69
Determinacin de los plazos o calendario de actividades 2006
Actividad
Mayo Junio
1.-Elaborar
un 3 -31
diagnstico
de
los
archivos
2.-Analizar la estructura 10-17
Orgnica-Funcional de
la Institucin.
3.-Disear
estructura
1-15
orgnica del archivo de
tramite
4.-Establecer funciones
16-30
del archivo de trmite
5.-Organizacin
documental
6.-Seleccin del sistema
de clasificacin
7.-Seleccin del mtodo
de ordenacin
8.-Elaboracin
del
formato del catlogo de
disposicin documental
9.-Elaboracin
de
formato del volante de
control y seguimiento
10.-Capacitacin
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
1-31
1-30
1-31
Noviembre
1-29
1
1
17-24
25-31
1-14
70
4.2 Organizacin documental

En este apartado se desarrollar el marco conceptual, que se tomar como base para las
actividades a desarrollar en la organizacin de la documentacin generada por la Direccin
Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la Secretara de Seguridad Pblica del Distrito
Federal, considerando los sistemas de clasificacin y mtodos de ordenacin, a efecto de elegir
los que mejor se adapten a las necesidades de la institucin.
En primera instancia, es conveniente mostrar los fundamentos tericos que han permitido que la
organizacin documental haya cobrado gran importancia dentro de las sociedades humanas, por
ende, es relevante manifestar que la archivstica evolucion de manera dispar en el mundo, es
decir, mientras en algunos lugares la manera de organizar los fondos documentales se apegaba a
ciertos criterios previamente establecidos, en otros, se aplicaban mtodos totalmente diferentes,
sin embargo, cabe destacar que en todo momento la organizacin responda a las necesidades
propias de cada entidad, una vez que se procuro seguir una lnea general para lograr este objetivo
se considero a finales del XVIII y bajo la influencia de las corrientes sistematizadoras eran los
tiempos en que Linneo haba elaborado la clasificacin botnica, Cuvier la zoolgica, etc,
muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideolgicos o
temticos.129
Natalis de Wailly historiador y archivero, encontrndose desempeando el cargo de jefe de la
seccin administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de Francia, en
abril 24 de 1841, redact una circular titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement
des archives departamentales et communales, sealando la nocin de fondo de archivo, indicando
la recopilacin de documentos por fondos, mas explcitamente, reunir todos los documentos que
se originan de una entidad, una familia o un individuo especfico y organizar dichos fondos con
base a un orden determinado.
Con la finalidad de realizar la organizacin de un fondo documental se deben considerar
principios y normas, El origen jurisdiccional de los archivos cuya creacin, aumento y el
mantenimiento se realiza espontnea y naturalmente en razn de las funciones y actividades de la
institucin productora, frente al exclusivo acto voluntario que decide la creacin de las
Bibliotecas, de los Centros Documentales o de los Museos, va a determinar el establecimiento de
unos principios que han de mantener el respeto a ese origen y a ese proceso natural y, en todo
caso, para que si se deshace, como suele suceder, se rehaga, establecindolo.130

71
4.3 Estructura orgnica propuesta para el archivo de trmite

En este apartado se muestra la estructura orgnica ideal, para que el archivo de trmite de la
Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, cumpla de manera eficiente con las funciones
que se le encomienden, destacando el hecho de que se piensa necesario se cuente con una unidad
de sistematizacin, a efecto de que se aprovechen al mximo los recursos que nos brinda la
tecnologa moderna para simplificar las labores.
Jefatura
Archivo de trmite
Unidad de
Sistematizacin
Unidad de recepcin y
control de
correspondencia en
trmite
Unidad de
clasificacin
Unidad de
expedientacin,
archivacin y prstamo
Unidad de anlisis
de trmite y
transferencia
primaria
4.4 Funciones del archivo de trmite

72
A efecto de que el manejo de la correspondencia en trmite se realice de manera eficiente, es

indispensable que se determinen de forma concreta las funciones y actividades a ejecutar, con la
finalidad de que el personal responsable tenga pleno conocimiento de cmo se llevan a cabo cada
uno de los procesos tcnicos archivsticos.
4.4.1 Unidad de recepcin y control de correspondencia en trmite
La funcin de la unidad en comentario ser primordialmente la recepcin documental, y para
cumplirla de manera eficaz y eficiente, resulta necesario efectuar diversas actividades como la
revisin, registro y control de la correspondencia.
4.4.1.1 Recepcin documental
La Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, a travs de la Unidad de Recepcin y
Control de Correspondencia en Trmite, efectuara la recepcin documental, comprendida como
la operacin que conforme a los procedimientos implantados, consiste en recibir piezas o
documentos provenientes de diversas fuentes, para tal efecto, resulta indispensable se implanten
polticas que se describen detalladamente a continuacin:
Polticas para el uso y control documental
Correspondencia de entrada.
1.- Revisar la correspondencia de entrada.

La Unidad de recepcin y control de correspondencia en trmite toma la correspondencia dirigida
a la Direccin Ejecutiva y procede a examinarla.
Considerando que la correspondencia es entregada sin empaque por el interesado o su
representante (mensajero) verifica:
Que las piezas se encuentren dirigidas a la Direccin Ejecutiva o en su caso a los

servidores pblicos adscritos a dicha rea.
Que el asunto de que trate la documentacin competa a la Direccin Ejecutiva.
Que si los documentos sealan la remisin de anexos, estos se encuentren adjuntos.
Tomando en cuenta que la correspondencia se entregue en ventanilla por servicio (postal,

telegrfico, autotransporte) en sobre cerrado, bajo cubierta, la unidad verifica:
Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el nmero de piezas facturadas, y que
los datos contenidos en los empaques correspondan con los de las facturas
73
Que en los empaques de las piezas documentales se especifique que son dirigidos a la
Direccin Ejecutiva o en su caso a los servidores pblicos adscritos a la misma (de no ser
as, se efectuar su devolucin de manera inmediata).
La unidad examina la correspondencia para la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo

en los servicios respectivos en sobre cerrado, bajo cubierta y procede a verificar:
Que los datos contenidos en los empaques coincidan con los datos de las facturas o
listados.
Que en los empaques de las piezas documentales se encuentre debidamente especificado

que el destinatario es la Direccin Ejecutiva o en su caso a los servidores pblicos
adscritos a la misma (en caso contrario se proceder a su devolucin).
2.- Recibir la correspondencia.

Tratndose de piezas entregadas en ventanilla por el propio interesado o su representante
(mensajero), imprime en el original y copias del documento el sello de recibo de la unidad,
indicando la fecha y hora de su recepcin, paralelamente imprime tambin en el original y copias
del documento el nmero de folio de registro correspondiente, entregando al interesado la copia
con el respectivo acuse.
Una vez ingresadas a la unidad las piezas documentales recibidas de las unidades respectivas
(entregadas por ventanilla o recolectadas), se procede si es el caso a abrir el empaque, salvo que
ste contenga la indicacin confidencial o personal, debiendo mantener la pieza cerrada, a fin
de brindar el tratamiento que convenga.
La unidad procede a sacar las piezas documentales de los empaques, y verifica:
Que el destinatario de la documentacin corresponda a la Direccin Ejecutiva o en su

caso a los servidores pblicos adscritos a la misma (de no ser as, de inmediato se
proceder a su devolucin al remitente).
Que el asunto contenido en los documentos sea de la competencia de la Direccin

Ejecutiva.
Que si los documentos sealan la remisin de anexos, estos se encuentren adjuntos (de lo
contrario se asentara la situacin el documento).
Imprime el folio de registro en el documento de entrada, siguiendo una numeracin progresiva

para toda la Direccin Ejecutiva, en series que iniciaran cada ao.
Elabora para cada una de las piezas de entrada, un juego de las fichas de control de
correspondencia en trmite.
74
Control de correspondencia en trmite.
1.- Revisar la correspondencia en trmite.

Toma la correspondencia que le es remitida por la Unidad de Control de Gestin (Unidad Central
de Correspondencia) de la Secretaria de Seguridad Publica del Distrito Federal y procede a
verificar:
Que las piezas se encuentren dirigidas a la Direccin Ejecutiva o en su caso a los

servidores pblicos adscritos a la misma y que sean de su competencia (de no ser as se
proceder a su devolucin).
Que las fichas de control de correspondencia en trmite, se encuentren debidamente

requisitadas y completas (en caso contrario procede a su devolucin).
Que los anexos citados en las piezas documentales, efectivamente se encuentren adjuntos.
2.- Recibir la documentacin en trmite.

Una vez que se efectu la revisin de la documentacin y de no encontrarse anomalas que
ameriten devolucin, otorga el correspondiente acuse de recibo, estampando sello y firma
autorizada de la unidad en la factura.
Considerando las polticas de acceso archivstico y control documental, se determina el manejo
de las piezas de entrada entregadas con carcter confidencial o con valores y riesgos, as
como la marcada como urgente, buscando su trmite seguro, pronto y expedito.
Canaliza a clasificacin las piezas de entrada, cerciorndose de que lleven bien adheridas las
fichas de registro local y control de trmite interno, implementando mecanismos de seguimiento,
a efecto de evitar demoras o extravos de la documentacin sujeta a clasificacin.
3.- Controlar la documentacin en trmite.
Recibe el documento de entrada y las fichas de control con los datos de identificacin
debidamente asentados, procediendo a solicitar las instrucciones para trmite de la Direccin
Ejecutiva, (que puede ser segn sea el caso, el propio titular de la Direccin Ejecutiva, o su
Secretario Particular)
Solicita instrucciones a la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, misma que previo
anlisis del documento de entrada, indica al archivo de trmite el rea a que debe entregarse el
documento, la modalidad del trmite y el tiempo mximo de gestin.
75
Si procede el trmite, entrega el documento al rea tramitadora, misma que previa revisin, recibe
las piezas para su trmite, asentando en la ficha de control la fecha de recepcin, firmando de
recibido, procediendo a su trmite, la ficha de control de trmite interno fungir como constancia
de recibo.
4.- Descargar la documentacin en trmite.
Recibe del rea tramitadora el documento que fue entregado para su gestin, anexo a la ficha de
registro local, de no existir aclaracin, procede a retirar la ficha de control de trmite interno del
fichero de Control de asuntos pendientes de trmite, anotando en la ficha de referencia la fecha
de entrega y la firma de descargo, entregndola al tramitador o su representante.
Si se gener respuesta remite el documento tramitado, adjuntando copia del documento de
respuesta, a fin de que sean integrados en el expediente correspondiente.
Procede a la revisin y despacho del original del documento de respuesta, as como las copias
respectivas.
Correspondencia de salida.
1.- Recibir la correspondencia local de salida.

La unidad de recepcin y control de correspondencia en trmite, toma la pieza que le es entregada
para su despacho por el rea tramitadora verificando:
Que en el ngulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la Direccin
Ejecutiva y del rea remitente, as como el nmero de oficio.
Que el original este firmado autogrficamente, indicando de manera precisa y completa el

nombre y el cargo del Director Ejecutivo y/o en su caso de la autoridad remitente.
Que si llevan la anotacin de anexos, estos se encuentren completos y bien adheridos, en

caso de remitir expedientes o legajos se deber indicar el nmero de fojas de cada uno.
Que si la pieza por despachar es respuesta de algn documento, ste acompae a la pieza
en cuestin, la cual deber llevar en el ngulo superior derecho el nmero identificador
del expediente a que corresponda el documento.
2.- Identificar la correspondencia local de salida.

La unidad procede a agrupar las piezas de correspondencia de salida separando aquellas que
sern distribuidas por estafeta (mensajero) del archivo, en especial la correspondencia interior y
exterior local urgente, de las que sern remitidas para su despacho a la Unidad Central de
Correspondencia, en especial la correspondencia fornea.
76
3.- Distribuir la correspondencia de salida.

La unidad procede a entregar al estafeta (mensajero) y/o Unidad Central de Correspondencia,
segn corresponda las piezas documentales para su despacho, solicitando una copia con el
respectivo acuse de recibo, para su seguimiento y control.
4.4.2 Unidad de clasificacin
Dentro del archivo de trmite, la unidad de referencia ser la responsable de asignar a cada una
de las piezas documentales que ingresan al archivo el cdigo de identificacin, con el objeto de
ubicar de manera pronta y oportuna el documento, permitiendo que la consulta coadyuve a la
correcta toma de decisiones.
4.4.2.1 Clasificacin de documentos
Cabe mencionar que la clasificacin permite la categorizacin de grupos, series y expedientes
basados en funciones y actividades representadas en los documentos de archivo a fin de que la
organizacin, almacenamiento y disposicin de los archivos sea contemplada desde un marco
general.131
Con la finalidad, de conocer como se desarrolla este proceso cabe recordar que la clasificacin es
el orden lgico, que tiene por objeto situar el contenido del tipo documental, en relacin a un
contexto general de categoras previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente
jerarquizado en cuyo caso cada nocin ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas
materiales, en este caso particular se establecen las actividades a desarrollar como se describen.
Clasificacin de documentos
1.- Clasificar la documentacin.

La unidad de clasificacin recibe previa comprobacin los documentos, procediendo a analizar su
contenido, a fin de determinar el asunto, materia o tema tratado, as como el sujeto (persona fsica
o moral), data tpica (lugar) y crnica (fecha).
Identifica los nmeros o smbolos que correspondan al asunto, tema o materia, conformando una
clave de clasificacin, que quedara escrita en el cuerpo del documento.
De existir antecedentes del sujeto, procede a anotar en el registro local y de control de trmite
interno (en caso de correspondencia de entrada), posterior a la diagonal de la clasificacin los
nmeros identificadores del expediente.
131 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. op. cit. p. 33
77
4.4.2.2 Seleccin del sistema de clasificacin

Es importante sealar, que la seleccin del sistema de clasificacin es una tarea que debe
realizarse con sumo cuidado, posterior al anlisis de la historia institucional, sus funciones y
estructura orgnica, con la finalidad de estar en posibilidad de establecer las series documentales.
De esta forma se puede mencionar que la clasificacin, pues, no la crea el archivista, le viene
impuesta por la propia documentacin, a l slo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.132
Analizados todos y cada uno de los sistemas de clasificacin, as como la legislacin vigente en
materia de archivos, se considera que la clasificacin funcional, es la que cubre las necesidades
de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, en primera instancia agruparemos la
documentacin de acuerdo con las actividades de las que son resultado.
De igual forma, el sistema de referencia es el ms estable, toda vez que la clasificacin funcional
aplicada a la documentacin generada por la citada Direccin perdurara en el tiempo, es decir, si
en determinado momento la estructura orgnica de la entidad es modificada, las funciones con
toda certeza se mantendrn, independientemente de que se asignen a otra rea, con esto se
asegura una continuidad en los trabajos encomendados, en virtud de que todos los antecedentes
estarn al alcance de la mano.
Por otra parte, dicho sistema resulta ser objetivo, ya que el archivista siempre tendr la certeza de
las funciones que realiza cada una de las reas dependientes de la Direccin Ejecutiva de Apoyo
y Control Operativo.
Por ltimo la clasificacin funcional se sustenta en el contenido de los documentos emitidos en
cumplimiento de las funciones de la Direccin en comentario, considerando el proceso
administrativo del cual son resultado.
Es importante resaltar que en el proceso de clasificacin se tomaran en cuenta las acciones a las
que hace referencia el contenido del documento, considerando las atribuciones o facultades de la
Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, as como su estructura orgnica, misma que
se subdivide en unidades que tambin producen o generan documentos y los asuntos o materias
que contienen los documentos.
4.4.2.3 Seleccin del mtodo de ordenacin
Concluida la clasificacin de la documentacin, la tarea posterior es la ordenacin cuyo objetivo
indica R. Aguilera es el de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos
con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. En este caso hablamos de
los expedientes y su contenido; documentos de un mismo asunto.133
132 ISLAS PREZ, Maria Estela. op. cit. p. 71

133 Ibid. p. 71
78
Para la ordenacin de la documentacin generada por Direccin Ejecutiva de referencia, fue

necesario analizar cada uno de los mtodos existentes, a efecto de identificar el que cubra las
necesidades de la entidad, hecho lo anterior se piensa conveniente aplicar la ordenacin por
asuntos o materias, en el concepto de que para la ordenacin se deber efectuar un anlisis
detallado del contenido de cada documento.
Para elegir el mtodo de ordenacin, conviene considerar que el que se aplique a cada serie o
expediente debe facilitar su localizacin.
Es trascendente mencionar que en este proceso se utilizar el sistema ms simple para ordenar los
documentos con relacin a los asuntos, es decir se archivaran en el orden alfabtico de los ttulos
seleccionados por los asuntos bajo los que se agruparan.
Asimismo el mtodo ser aplicado unificando los ttulos o encabezados, de tal forma que no se
tendrn entradas por separado de asuntos relacionados o similares, con la finalidad de lograr una
mejor agrupacin de la documentacin.
De igual forma, respecto a las series documentales estas se ordenaran de manera cronolgica, con
la finalidad de mantener un estricto control y seguimiento de los asuntos en trmite.
4.4.2.4 Registro y captura
El registro tiene como propsito el de asentar que la documentacin forma parte del archivo de la
institucin, as como el de sustentar el cumplimiento de las funciones de la entidad, de igual
forma servir para homologar sistemas de acceso y recuperacin, y facilitar el control y
ubicacin en una unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia en lo general, al
incorporarse su registro a una base de datos.134
Una de las actividades que permitirn a la Direccin Ejecutiva en comentario, mantener un
estricto control de la documentacin es su registro, que significa asentar en un instrumento de
control los datos importantes de la correspondencia de entrada, o de manera ms explcita de
acuerdo a la teora archivstica registro de expedientes o documentos, es el conjunto de elementos
como carpetas, cdulas de catlogo, de prstamo, relaciones de concentraciones, etc., en los que
se asientan datos que identifican los expedientes existentes en un archivo y que permiten al
responsable de la unidad de archivo tener el control y fcil localizacin de los documentos.
Registro y captura
1.- Registrar la documentacin.

Una vez clasificada la documentacin, la unidad procede a elaborar relacin en original y copia
con los datos de apertura de las piezas de nuevo ingreso (nombre-sujeto, extracto del asunto,
clave de identificacin y fecha de iniciacin).
79
Revisa y confronta de manera cuidadosa los datos recabados con los del documento, a efecto de
tener la seguridad de que dichos datos son correctos, de no haber correcciones canaliza el original
de relacin a captura, a fin de continuar con el proceso de apertura, por su parte el documento es
turnado a la unidad de control de correspondencia en trmite para la gestin respectiva, la copia
de la relacin con los datos recabados se integra en el inventario de la unidad para evitar
demoras, extravos o incorrecciones.
2.- Capturar los documentos.
Recibe el original de la relacin con la informacin recabada, y procede a elaborar los marbetes
del nuevo expediente.
Elabora y actualiza el inventario de expedientes clasificados de nuevo ingreso.
4.4.3 Unidad de expedientacin, archivacin y prstamo
La unidad en comentario tendr como responsabilidad verificar si en el archivo ya existen
antecedentes de los asuntos de nuevo ingreso, a efecto de que si es el caso se integren los
documentos a los expedientes ya existentes o en definitiva abrirlo si el asunto es desconocido en
el archivo.
4.4.3.1 Apertura de expedientes
Resulta relevante sealar, que la apertura de expedientes se realizar cuando:
No existan antecedentes del asunto en el archivo de trmite de la Direccin Ejecutiva de

Apoyo y Control Operativo.
Se trate de un nuevo asunto.
Con lo antes descrito, la Direccin Ejecutiva, tendr la certeza de que no se duplicaran tramites,
toda vez que la apertura, es la iniciacin de expedientes de un asunto sin antecedentes, consiste
en formular su carpeta e inventario constituyendo as un registro, por ende, una vez, que se
efectu la recepcin documental, el responsable del archivo, tiene la obligacin de verificar si
existe expediente del asunto marcado, de no ser as, se abrir un expediente, considerando el
asunto.
Es de suma relevancia mencionar que los soportes de los documentos que se integran a un
expediente de archivo deben necesariamente tener relacin con el tema o asunto; por lo tanto
disquetes, fotografas, revistas, mapas o publicaciones que no estn relacionados con un asunto o
materia, se considerarn documentos de apoyo administrativo.135
80
Apertura de expedientes
1.- Abrir expedientes.

La Unidad de expedientacin, archivacin y prstamo, recibe los marbetes de los nuevos
expedientes junto con la relacin original, procediendo previa confrontacin de los datos, a
adherir los marbetes a los expedientes, incorporando inmediatamente la documentacin ya
tramitada a las carpetas correspondientes, agilizando su archivacin.
4.4.3.2 Glosa de documentos
El responsable de la unidad tendr el compromiso de verificar que la glosa se realice
correctamente, misma que consiste en integrar los documentos de nuevo ingreso en los
expedientes activos que le correspondan, asegurando que los diferentes asuntos en trmite se
encuentren compilados en un solo expediente respectivamente, a efecto de que su control y
seguimiento resulte eficiente, procurando que su desahogo sea en tiempo y forma.
Glosa de documentos
1.- Glosar los documentos.

Recibe del rea de anlisis de trmite los documentos que deben integrarse a los expedientes
activos, procediendo a localizar la carpeta respectiva, toda vez que dentro del archivo ya existen
antecedentes.
La unidad procede a retirar del cuerpo del archivo la carpeta correspondiente al documento por
glosar, verificando que la ordenacin sea correcta, integrando el documento en el orden
establecido, fijando perfectamente el expediente con costura o grapas, completando la foliacin
del mismo, anotando en el documento de nuevo ingreso el nmero asignado.
Toma la carpeta que conserva para la integracin del documento de apertura de expediente,
colocando la pieza en cuestin, costurando o fijando con grapas la unidad, procediendo a su
foliacin.
Recibe de la unidad de anlisis de trmite el documento por glosar junto con el expediente que se
cierra (con la anotacin Baja parcial), verificando que la ordenacin sea correcta, procediendo
a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo, enseguida costura o fija con grapas,
completando la foliacin o en su caso asigna nueva foliacin si el expediente fue expurgado,
anotando el numero correspondiente.
Tratndose de expedientes activos, los remite para su integracin en el archivo de la unidad.
81
4.4.3.3 Archivacin de expedientes

El archivista deber recibir los expedientes para integrarlos al archivo de la Direccin Ejecutiva
de Apoyo y control Operativo, asegurndose de que se encuentren debidamente glosados,
completos y en buenas condiciones, procediendo a localizar el lugar exacto que le corresponda,
de acuerdo con su clasificacin.
Archivacin de expedientes
1.- Archivar los expedientes activos.

Recibe los expedientes por integrar al archivo de la unidad, verificando que los documentos se
encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, de proceder localiza el
lugar exacto que le corresponda, con base a su clasificacin.
4.4.3.4 Prstamo y consulta de expedientes
La unidad en mencin cumplir con uno de los puntos esenciales para lograr la creacin del
archivo de trmite, el prstamo entendido como la operacin por la cual el archivo proporciona
documentos a las personas autorizadas e interesadas en su consulta.
Es la funcin primordial del archivo y la rapidez y eficiencia con que se efectu evidenciar su
buena organizacin, en primera instancia el archivista realizar las certificaciones
correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del prstamo de
expedientes de archivo, una vez completado este proceso, de ser factible y recabados los
elementos de autorizacin entregar el expediente requerido al solicitante para su consulta.
Prstamo y consulta de expedientes.
1.- Prestar expedientes activos.

La Unidad de Expedientacin, Archivacin y Prstamo, realiza las certificaciones respecto a la
identidad del solicitante y sobre la procedencia del prstamo de expedientes del archivo,
considerando las polticas establecidas, en caso de proceder el prstamo (recabados los elementos
de autorizacin), otorgando al solicitante el vale de prstamo en original y copia para que sea
debidamente requisitado.
Una vez que el solicitante requisito el vale, la unidad revisa que tanto el original y la copia del
vale de prstamo que le es entregado se encuentre debidamente requisitado, de proceder busca el
expediente en el archivo.
82
Ubicado el expediente requerido, lo retira de su sitio, procediendo a colocar en el mismo lugar

una carpeta supletoria, en cuyo interior deja el original de vale de prstamo, anotando
previamente en el original y copia del vale el nmero de fojas del expediente.
Entrega al solicitante el expediente requerido, indicndole la fecha de devolucin,
inmediatamente integra la copia del vale en el registro de expedientes en prstamo, el cual
deber ser revisado cotidianamente, a fin de verificar que los expedientes se entreguen en los
plazos convenidos, de surgir algn atraso informara la jefatura del archivo para que proceda en
consecuencia.
Recibe el expediente que se encontraba en prstamo y localiza dentro del registro de expedientes
en prstamo la copia del vale, verificando que el expediente este completo y en buen estado, de
lo contrario informa a la jefatura del archivo para que proceda en consecuencia, por el contrario si
no existen irregularidades localiza el lugar que corresponda al expediente devuelto y retira la
carpeta supletoria, de donde retira el original del vale y lo cancela, al igual que la copia, anotando
la fecha de devolucin, firmando de recibido.
Integra la copia del vale de prstamo debidamente cancelado en el registro de expedientes en
prstamo.
Si durante el prstamo se recibieron en la unidad ms documentos relativos al asunto contenido
en el expediente (que fueron depositados en la carpeta supletoria), turna para su glosa el
expediente devuelto, adjuntando los documentos recibidos.
4.4.4 Unidad de anlisis de trmite y transferencia documental
La unidad en comentario, tendr bajo su responsabilidad verificar que la documentacin de nuevo
ingreso corresponda a los asuntos en trmite en la unidad, a efecto de controlar y brindar
seguimiento al documento asegurando que los asuntos hayan concluido.
4.4.4.1 Anlisis de trmite y expurgo
En este apartado, vale la pena mencionar la gestin administrativa comprendida como el
conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la
explotacin de los documentos por parte de las administraciones.136
Con base en lo anterior, el archivo de trmite de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control
Operativo, deber asegurar que los asuntos que ingresan se desahoguen en tiempo y forma, para
lo cual es indispensable que se implementen instrumentos de seguimiento y control de
documentacin en trmite.
Por otra parte, resulta significativo sealar que antes de remitir la documentacin la unidad de
referencia tendr que realizar algunas operaciones bastante sencillas, una de las cuales es la
denominada expurgo, que consiste en primer lugar en retirar del expediente la documentacin
83
intil, tales como las fotocopias de originales, las anotaciones inservibles como borradores y
apuntes, fotocopias de boletines y todo lo que no constituye parte del expediente.
Anlisis de trmite y expurgo
1- Analizar el trmite y expurgo.

La unidad de anlisis de trmite y transferencia documental recibe los documentos que son
remitidos para archivacin, con la finalidad de determinar si da por concluido el asunto al que se
refieren, o en su caso el asunto no ha llegado a su trmino.
Considerando que el documento recibido implique la conclusin del asunto, el responsable del
anlisis de trmite retira del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento, a
efecto de verificar que efectivamente su apreciacin es correcta, si es el caso:
El responsable del anlisis de trmite asienta en la carpeta respectiva la anotacin Baja parcial,
as como una breve justificacin de dicha decisin y la fecha en que se da por cerrado el
expediente, de igual forma, revisa de manera detallada el expediente concluido, a fin de proceder
a su expurgo, retirando las copias innecesarias de documentacin, borradores, grapas y clips, y lo
remite anexo al documento recin recibido al rea correspondiente para su glosa.
Considerando que el asunto al que hace referencia el documento recibido no haya concluido,
remite la pieza para su glosa en el expediente respectivo.
4.4.4.2 Transferencia primaria
En primera instancia, es conveniente indicar los principios generales que rigen las transferencias
documentales:
1. Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mnimo de diligencias sin
menoscabo del rigor.
2. Asegurar una instalacin y recuperacin sencilla de los documentos.
3. Deben permitir la redaccin posterior de instrumentos de descripcin.
4. Respetar y evidenciar su procedencia.137
El cumplimiento en tiempo y forma del proceso en comentario, permitir a la Direccin Ejecutiva
de Apoyo y Control Operativo, eficientar el manejo de los espacios designados al archivo de
trmite, por ende, en este apartado, cabe mencionar el ciclo vital del documento, toda vez que
durante su existencia atraviesa por diferentes etapas, primeramente cuando se produce es con la
finalidad de realizar una gestin administrativa, en esta etapa estaremos de acuerdo en que se
137 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. p. 191-192
84
encuentra en su fase activa, es decir que el documento es utilizado de manera recurrente y

corresponde al archivo de tramite su tratamiento hasta en cuanto concluya su gestin, aqu se
realiza la primera valoracin documental, con la finalidad de seleccionar a los documentos que
habrn de remitirse al archivo de concentracin.
Transferencia primaria
1.- Registrar la documentacin en transferencia.

La unidad procede a revisar los expedientes que integran el archivo, con la finalidad de
identificar los que tienen poca consulta, y que cuyo plazo mximo de conservacin en el archivo
de trmite se haya cumplido, en caso de encontrar expedientes con dichas caractersticas los
retira, anotando en el inventario de la unidad Baja parcial por caducidad, as como la fecha del
retiro y firma del responsable.
Posteriormente, rene los expedientes dados de baja, ya sea por que el asunto haya concluido o
en su caso por termino de su caducidad, agrupndolos segn sus parmetros de evaluacin
documental, es decir, por la serie documental a que pertenece cada expediente y su ao de
tramitacin, por ende, deben quedar reunidos todos los expedientes de una misma serie
documental, y cuyo plazo de conservacin en el archivo de concentracin concluir en el mismo
ao.
Siguiendo la secuencia numrica de los expedientes contenidos, la unidad procede a formar
legajos con la documentacin por transferir, considerando serie documental y ao de tramitacin,
colocando tapas donde se asiente el nmero de legajo dentro de la remesa, la identificacin de la
unidad administrativa, la serie a que corresponden los expedientes por transferir y el nmero de
identificacin del expediente inicial y final del legajo.
De manera paralela, elabora relacin de la documentacin por transferir en original y dos copias,
asentando el nmero de los legajos, la serie a que corresponden los expedientes, la clave de
identificacin de cada uno, as como el periodo de tiempo que cubre cada expediente.
Numerar las hojas de la relacin de transferencia primaria y asienta el numero que corresponde a
la remesa, (siguiendo para tal efecto una numeracin sucesiva para la tramitacin de las
transferencias del archivo de trmite, en series que iniciaran cada ao), y el nombre y la firma del
responsable de la ordenacin, registrando los expedientes por transferir, efectuado lo anterior la
unidad procede a solicitar a la jefatura del archivo de trmite la revisin y autorizacin de la
transferencia.
La Unidad de Anlisis de Trmite y Transferencia Documental traslada en la fecha y hora
pactada la documentacin en transferencia al archivo de concentracin, revisando junto con el
representante de la unidad receptora que los materiales coincidan con la relacin respectiva, cuyo
original y copia deber llevar consigo.
85
4.4.4.3 Instrumentos de control

Con la finalidad de coadyuvar en el correcto funcionamiento del archivo de trmite, es
indispensable que este se allegue de los elementos necesarios y suficientes que le permitan
alcanzar los objetivos y metas trazadas, mismos que en primer lugar servirn de base para el
registro, control y seguimiento de la documentacin y posteriormente para verificar el
cumplimiento del tiempo de resguardo en el archivo de trmite, nos referimos sin lugar a dudas a
los formatos que por lo menos se deben manejar.
4.4.4.3.1 Elaboracin del formato del catlogo de disposicin documental
Con la implementacin del formato del catlogo de disposicin documental, la Direccin
Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo estar en posibilidad de conocer el tiempo de
terminacin del resguardo de la documentacin en el archivo de trmite, y con ello efectuar la
transferencia primaria al archivo de concentracin, liberando espacios que permitirn un mejor
control de los documentos en su fase activa. (Ver anexo 1)
4.4.4.3.2 Elaboracin de formato del volante de control y seguimiento
Con la aplicacin del volante de control y seguimiento, la Direccin Ejecutiva en mencin,
resolver en gran medida la problemtica que actualmente presenta del extravi de
documentacin, en virtud de que dicho volante permitir conocer exactamente el estado en que se
encuentran todos y cada uno de los asuntos en trmite, as como el rea responsable de su gestin.
(Ver anexo 2)
4.5 Recursos requeridos
A efecto de que el archivo de trmite cumpla con los objetivos trazados, resulta indispensable que
cuente con los recursos humanos, materiales y financieros suficientes que permitan que la gestin
documental se realice con eficiencia, asegurando que la toma de decisiones se realice en tiempo y
forma.
4.5.1 Recursos humanos
Para asegurar que los procesos tcnicos archivsticos se realicen de manera eficiente, es necesario
que los recursos humanos posean los conocimientos suficientes en materia de archivos, para
desarrollar las actividades que coadyuven al cumplimiento de las funciones asignadas al archivo
de trmite, por ende se requiere el siguiente personal:
1 Licenciado en Archivonoma, que fungir como Jefe del Archivo de Trmite, mismo que estar
al nivel de un Jefe de Unidad Departamental.
4 Profesionales Asociados en Archivonoma, quienes fungirn como Jefes de cada una de las
unidades dependientes del archivo de trmite, Unidad de recepcin y control de correspondencia
en trmite, Unidad de clasificacin, Unidad de expedientacin, archivacin y prstamo, y Unidad
de anlisis de trmite y transferencia primaria, cuyo nivel en la institucin ser de Jefe de
Oficina.
86
1 Tcnico en Informtica, que fungir como Jefe de la Unidad de Sistematizacin, con nivel de
Jefe de Oficina.
12 Personas distribuidas de manera equitativa en las diferentes unidades para efectuar las
actividades archivsticas, mismas que se tomaran del personal que actualmente labora en la
Direccin Ejecutiva, previa capacitacin.
3 Tcnicos en computacin, que se tomaran del personal que actualmente labora en la citada
Direccin, y que se asignaran a la Unidad de Sistematizacin.
2 Estafetas (mensajeros), que tendrn la responsabilidad de entregar la correspondencia de salida,
a unidades administrativas externas de la propia dependencia y/o en su caso de otras
instituciones, lo anterior considerando que existe documentacin que debe ser gestionada de
manera urgente, toda vez que son documentos de carcter legal, que contienen apercibimientos
para las autoridades de la Secretara y para el propio titular de la Institucin.
El total del personal requerido puede parecer demasiado, sin embargo, considerando la cantidad
de documentacin que genera la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, en
cumplimiento de las funciones que tiene encomendadas, as como la que ingresa y su estructura
orgnica, se justifican plenamente los recursos humanos propuestos.
4.5.2 Recursos materiales
3 Equipos de cmputo
3 Mesas para computadora
3 Sillas giratorias con ruedas
15 Escritorios
15 Sillas
20 Anaqueles de 3 niveles
1 Mesa de trabajo
Papelera en general que deber ser dotada mensualmente
Es importante manifestar que muchos de los recursos materiales requeridos ya existen en la
Direccin Ejecutiva, y solo se tendra que adquirir una mnima parte.
4.5.3 Recursos financieros
Como se tiene conocimiento en la Administracin Pblica del Gobierno del Distrito Federal
existe un programa de austeridad, y solo se asignan recursos a los programas considerados como
prioritarios, por ende, los requerimientos financieros para la implementacin del archivo de
trmite se limitaran para asignar o en su caso crear las plazas para el personal que ocupara los
puestos clave en el archivo.
En caso concreto, una vez autorizado el presente proyecto, se proceder a solicitar a la Oficialia
Mayor de la Secretara de Seguridad Pblica, la creacin de una plaza de Jefe de Unidad
Departamental, o en su caso una similar, como Lder Coordinador de Proyectos o Enlace
Administrativo, para asignarla al Jefe del Archivo de Trmite.
87
Asimismo, requerir se asignen 5 plazas de Jefe de Oficina y/o Supervisor de Sistemas

Administrativos, para cada uno de los responsables de las unidades dependientes de la Jefatura
del Archivo de Trmite.
Para lograr lo anterior, existen varias alternativas, en primera instancia la antes descrita, es decir,
la creacin de plazas, o en su caso, la contratacin por Prestacin de Servicios Profesionales
(pago por honorarios), una ms es la de asignar al personal las plazas vacantes disponibles en la
institucin, sin considerar el nivel, homologando las percepciones de Jefe de Unidad
Departamental y Jefe de Oficina respectivamente, asignando compensacin adicional.
4.6 Capacitacin
Con la finalidad de conocer con toda certeza cual es el objetivo primordial de la capacitacin,
resulta importante manifestar el significado de la didctica que se interpreta como un medio que
orienta la actuacin de los instructores o facilitadores, utilizando normas, procedimientos y
tcnicas, que le permiten impulsar al participante a construir su propio conocimiento,
considerando sus conocimientos previos, as como el entorno social y cultural en que se
desarrolla, procurando que el conocimiento resulte significativo.
Proyecto
Una de las alternativas para solventar la problemtica en materia de archivos que presenta la
Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, es la implementacin de la capacitacin
constante al personal responsable de los procesos tcnicos archivsticos, con la finalidad de que
se cumplan las metas y objetivos trazados de manera eficiente.
88
Conclusiones
Considerando que la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito
Federal, establece que las entidades dependientes del Gobierno local, debern contar con un rea
que permita que la consulta de la informacin se realice de manera oportuna, es factible que se
autorice la creacin del Archivo de Trmite de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control
Operativo, cumpliendo con los tiempos establecidos por la citada ley.
La seguridad pblica ha significado un tema que ha preocupado y ocupado al Estado Mexicano,
en virtud de que para lograr el progreso social, poltico, cultural y econmico de la Nacin resulta
indispensable, que prevalezca la paz y tranquilidad en la comunidad.
Con base en lo anterior, es importante destacar que el ser humano contribuye en mayor medida al
desarrollo de la sociedad, cuando se encuentra en un entorno que le ofrece los elementos
suficientes que le permiten enfocar su intelecto en el desarrollo de nuevas tecnologas y/o
ideologas encaminadas a satisfacer sus propias necesidades y las de los otros miembros de su
ncleo, situacin que se presenta en el sujeto que tiene la certeza de que no hay acontecimientos
que perturben su existencia.
Asimismo, es conveniente conocer las diferentes estrategias que se han aplicado en la sociedad
mexicana a lo largo de su historia en materia de seguridad pblica, con la finalidad de analizarlas
y de ser el caso actualizarlas o mejorarlas para implementarlas en la sociedad actual, con el nico
objetivo de brindar mayor y mejor seguridad a los ciudadanos, contribuyendo con esto a
proyectar un futuro que ofrezca ms oportunidades de desarrollo.
Por el contrario, si se detectan las fallas en que incurrieron las autoridades anteriores, a travs del
conocimiento y estudio de polticas, leyes, reglamentos y acuerdos, aplicados en materia de
seguridad pblica, es posible proponer una legislacin que brinde la posibilidad de eficientar los
servicios que suministra el Estado.
El Gobierno Mexicano tiene el compromiso con la historia y con el propio pueblo, de destinar su
esfuerzo y recursos econmicos, materiales y humanos para garantizar la integridad fsica de los
individuos y sus familias, as como, la de sus bienes.
Como se puede apreciar, las condiciones en que la documentacin es tratada en la Direccin
Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, es ineficiente, as mismo, no existe conciencia
archivstica en los responsables de aplicar los procesos tcnicos, peor aun es el hecho de que las
propias autoridades de la entidad tampoco la tienen, ni se ocupan en resolver la problemtica, por
ende, resulta urgente implementar el presente proyecto, que tiene como nico fin el de coadyuvar
en el mejoramiento de los servicios que brinda la institucin.
Esta cuestin, me parece el punto de partida para lograr que los archivos se consideren vitales en
el correcto funcionamiento de la citada Direccin, es decir, hacer comprender a las autoridades
que la eficiente recuperacin de informacin es esencial en la toma de decisiones, y por
consiguiente para lograr elevar el nivel de calidad de los servicios que ofrece la Secretara de
Seguridad Publica del Distrito Federal.
89
Lo antes expuesto se puede describir de una manera muy sencilla, de acuerdo a mi percepcin, a
mayor recuperacin de informacin en un mnimo de tiempo, se asegura una correcta decisin,
misma que repercute de manera significativa en los servicios que tiene encomendados la
dependencia.
Por otra parte, es necesario instruir al personal responsable de los procesos tcnicos archivsticos,
en la correcta aplicacin de los procesos de referencia, a travs de la instauracin de un curso de
capacitacin, que adems de impartir contenidos de la teora archivstica, ofrezca una visin
integral de cmo repercute su trabajo en primera instancia en el personal operativo (policial), y
posteriormente en la sociedad capitalina, para crear la conciencia de porque es tan importante el
buen servicio.
Igualmente, para asegurar el flujo y el estricto control de la documentacin, es indispensable que
en dicho curso se brinde una perspectiva exacta de la legislacin archivstica en Mxico, que
aunque muchos indican que no existe, me parece que si se efecta un compendio de todas las
leyes existentes obtendremos materia suficiente para aplicarla a los archivos, esto con la
intencin de que el personal procure o para ser ms exacto evite el extravi de la documentacin
que lamentablemente se da frecuentemente en la Direccin en comentario.
Los grandes tericos de la archivstica han plasmado en cada una de sus obras, los mtodos y
procedimientos ms adecuados para su aplicacin en los archivos de sus respectivos pases, de
acuerdo a su contexto histrico, social, cultural y econmico, es decir, mientras en Europa se da
gran importancia a la organizacin de archivos histricos, obviamente por el bagaje cultural e
histrico que poseen, los archivistas norteamericanos otorgan mayor relevancia a los archivos
administrativos actuales, quizs por la competitividad econmica que reina en nuestro vecino del
norte.
Por lo anterior, en el presente trabajo se recopil y analiz gran parte de la teora de ambas
corrientes, as como la aplicada en nuestra nacin, con la finalidad de seleccionar la que se puede
adaptar de mejor manera a realidad de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo de la
Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal, donde los archivos se puede indicar sin
temor a equivocarme se encuentran relegados.
Considerando que en nuestro pas existe una riqueza documental incalculable, nos podramos
quedar con la corriente europea, sin embargo, situndonos en el Mxico actual, que requiere de
muchsima informacin para elaborar proyectos de trabajos que permitan el desarrollo econmico
del pas, resulta indispensable retomar parte de la teora norteamericana.
Considerando lo anterior, pienso que dicha situacin representa una ventaja para nosotros, en
virtud, de que al elaborar una compilacin de toda la teora archivstica, se puede obtener un
compendio que se adapte a la realidad de nuestra Nacin.
90
Mencin aparte merecen los esfuerzos que algunos archivistas mexicanos han realizado, para
marcar su propia concepcin de la teora archivstica, tal es el caso de la Benemrita Universidad
de Puebla, con la participacin de docentes de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma, y de esta misma institucin refirindome a la ENBA, que sigue formando
profesionales en la materia.
La autorizacin para la creacin del archivo de trmite de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y
Control Operativo, permitir solventar la problemtica que presenta actualmente dicha rea, en
virtud de que al instrumentar controles, la duplicidad de trmites tan comn es este instante se
evitara, toda vez, que el archivo de trmite dentro de sus funciones esta la apertura de
expedientes, lo que significa que antes de abrir un nuevo expediente se verifica si el asunto ya
existe.
Por otra parte, el registro y seguimiento de asuntos en trmite, permitir a la Direccin Ejecutiva,
evitar el extravi de la documentacin, en virtud, de que siempre se tendr la certeza de donde se
encuentra el documento y en que trmite se encuentra.
Otra cuestin importante, es el hecho de que se aprovecharan al mximo los espacios disponibles
para resguardar la documentacin, ya que al contar con instrumentos de control como el catlogo
de disposicin documental, se asegurar que la transferencia al archivo de concentracin se
realizar en tiempo y forma.
Mencin especial merece el hecho de que la consulta de la documentacin se realizar en un
tiempo mucho menor al que actualmente se requiere para ubicarla, lo que significa que la toma de
decisiones, que depende en gran medida de la informacin con que cuentan las autoridades se
efectuar de manera correcta.
Asimismo, es importante destacar que el flujo de la documentacin activa, en la Direccin
Ejecutiva en comentario, resultar ms eficiente, en virtud de que la organizacin de los
documentos generados por la entidad, permitirn abreviar los tiempos de respuesta.
Cabe destacar que la propuesta ha presentado algunos resultados favorables, como la iniciativa de
implementar volantes de control en la Unidad Departamental de Seguimiento de Programas
Operativos, lo que ha permitido que la gestin de la documentacin se realice de manera
eficiente, evitando la duplicidad de trmites al compilar todo lo referente a un asunto en un
volante, lo que equivale a la apertura de expedientes, adems de impedir el extravi de
documentos, en virtud de que dicho instrumento permite conocer si ya existe un asunto en
tramite.
91
Otra aportacin, es el hecho de asignar a cada uno de los documentos un cuadro de identificacin,
de acuerdo a la Unidad Departamental que genera el trmite, lo que ha permitido que el
seguimiento de los asuntos resulte ms eficiente, toda vez que se conoce con certeza que rea
inicio la gestin de un asunto, en el entendido de que con anterioridad toda la documentacin
producida por la Direccin Ejecutiva se identificaba con las siglas de la misma entidad y un
nmero consecutivo, representando enorme dificultad para el seguimiento de los asuntos en
trmite, en virtud que una vez que se iniciaba un asunto resultaba complicado conocer que unidad
lo haba generado.
Ahora bien, la presente propuesta es una aportacin para la Direccin Ejecutiva de Apoyo y
Control Operativo, con la finalidad de facilitar la gestin de la documentacin producida y
recibida por la dicha Direccin, as como, coadyuvar en el cumplimiento eficiente de las
funciones que tiene encomendadas, en el concepto de que es susceptible de recibir ms
aportaciones que la enriquezcan para beneficio de la entidad.
92
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Revistas
1. Diario Oficial de la Federacin. 6 de Mayo de 1976
2. Diario Oficial de la Federacin. 29 de Diciembre de 1976
3. Diario Oficial de la Federacin. 8 de Enero de 1982
4. Diario Oficial de la Federacin. 19 de Noviembre de 1985
5. Diario Oficial de la Federacin. 13 de Marzo de 2002
6. Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003
7. Gaceta Oficial del Distrito Federal. 20 de Mayo de 2005
95
Anexo 1
Formato del catalogo de disposicin documental
SECRETARA DE SEGURIDAD PUBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
DIRECCIN EJECUTIVA DE APOYO Y CONTROL OPERATIVO
ARCHIVO DE TRMITE
CATALOGO DE
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
VIDA UTIL DE LOS DOCUMENTOS
Conservacin en el
Documentos con
Conservacin en el
Archivo
de
valor histrico
Archivo de trmite
Concentracin
(aos)
Serie
(aos)
V.L.
4
1
V.F.
4
2
V.A.
4
V.L.
5
V.F.
5
3
V.A.
5
6
Valores del documento

V.L. Valor legal
V.F. Valor fiscal
V.A. Valor Administrativo
96
Instructivo para el correcto llenado del volante denominado

Formato del catalogo de disposicin documental
1.- Serie: Se anotar previo anlisis del contenido de los documentos, el asunto sobre el que
verse la serie documental
2.- Conservacin en el Archivo de trmite: Se anotar claramente el tiempo (aos), en que la
documentacin en su fase activa, deber ser conservada en el archivo de trmite.
3.- Conservacin en el Archivo de Concentracin: Se anotar claramente el tiempo (aos), en
que la documentacin en su fase semiactiva, deber ser conservada en el archivo
de concentracin, previo anlisis de la legislacin archivstica vigente.
4.- Valor del documento: Se anotar en la casilla correspondiente el valor de los documentos
que conforman la serie, segn corresponda, dentro del archivo de trmite.
5.- Valor del documento: Se anotar en la casilla correspondiente el valor de los documentos
que conforman la serie, segn corresponda, dentro del archivo de concentracin.
6.- Documentos con valor histrico: Se anotar el documento que por su contenido, es viable se
integre al archivo histrico, previa valoracin secundaria.
97
Anexo 2
Formato del volante de control y seguimiento
SECRETARA DE SEGURIDAD PUBLICA DEL DISTRITO

FEDERAL
DIRECCIN EJECUTIVA DE APOYO Y CONTROL OPERATIVO
ARCHIVO DE TRMITE
VOLANTE DE CONTROL Y
SEGUIMIENTO DE
CORRESPONDENCIA EN
TRMITE
Fecha de recepcin A.T.

Remitente: 1
N de oficio: 2
Clasificacin: 4
Asunto: 9
Fecha: 3
DIA
MES
AO
Nmero de registro A.T.

8
--------------------------------Fecha de recepcin DEACO
DIA
10
MES
11
AO
12
____________13_______________
Nombre y firma del responsable
Trnese a: 14
Instrucciones: 18
Respuesta requerida
DIA
MES
AO
15
16
17
Fecha de recepcin
rea tramitadora
DIA
MES
AO
19
20
21
_____________22______________
Nombre y firma del responsable
Resolucin: 23
Seguimiento DIA MES AO

24
25
26
1____27________________________
2____28______________________
3____29____________________
98
Instructivo para el correcto llenado del documento denominado

Formato del volante de control y seguimiento
1.- Remitente: Se anotar el nombre y cargo de la persona que enva el documento.
2.- N de oficio: Se anotar el nmero del oficio que ingresa al archivo.
3.- Fecha: Se anotar la fecha del oficio recibido.
4.- Clasificacin: Se anotar la clave de clasificacin asignada al documento.
Fecha de recepcin A.T.
5.- Da: Se indicar el da en que fue recibido el documento en el archivo de trmite.
6.- Mes: Se indicar el mes en que fue recibido el documento en el archivo de trmite.
7.- Ao: Se indicar el ao en que fue recibido el documento en el archivo de trmite.
8.- Nmero de registro A.T. Se anotar el nmero consecutivo que corresponda al documento,
se formara una secuencia cronolgica que se iniciar el primer da laboral de cada ao.
9.- Asunto: Previo anlisis del contenido del documento, se anotar el asunto sobre el que trate.
Fecha de recepcin DEACO
10.- Da: Se indicar el da en que el documento fue recibido en la Direccin Ejecutiva de Apoyo
y Control Operativo.
11.- Mes: Se indicar el mes en que el documento fue recibido en la Direccin Ejecutiva de
12.- Ao: Se indicar el ao en que el documento fue recibido en la Direccin Ejecutiva de
13.- Nombre y firma del responsable: Se anotar el nombre y firma de la persona que recibe
por parte de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo.
14.- Trnese a: Se anotar el nombre y cargo de la persona designada por el titular de la
Direccin Ejecutiva, para atender el asunto contenido en el documento.
Respuesta requerida
15.- Da: Se anotar el da limite indicado por el titular de la Direccin Ejecutiva, para dar
respuesta al documento.
99
16.- Mes: Se anotar el mes indicado por el titular de la Direccin Ejecutiva, para dar respuesta al
documento.
17.- Ao: Se anotar el ao indicado por el titular de la Direccin Ejecutiva, para dar respuesta al
documento.
18.- Instrucciones: Se anotarn las indicaciones emitidas por el titular de la Direccin Ejecutiva,
para atender el asunto contenido en el documento.
Fecha de recepcin rea tramitadora
19.- Da: Se indicar el da en que fue recibido el documento, en el rea designada por el titular
de la Direccin Ejecutiva, para la atencin del asunto.
20.- Mes: Se indicar el mes en que fue recibido el documento, en el rea designada por el titular
21.- Ao: Se indicar el ao en que fue recibido el documento, en el rea designada por el titular
22.- Nombre y firma del responsable: Se anotar el nombre y firma de la persona que recibe el
documento en el rea designada por el titular de la Direccin Ejecutiva, para la atencin del
asunto.
23.- Resolucin: Se anotar la respuesta brindada al documento recibido, asentando el nmero de
oficio y fecha.
Seguimiento
24.- Da: El archivo de Trmite, dar seguimiento al documento, a efecto de asegurar su
desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotar el da en que se acudi al rea
tramitadora para verificar el estado en que se encuentra el asunto.
25.- Mes: El archivo de Trmite, dar seguimiento al documento, a efecto de asegurar su
desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotar el mes en que se acudi al rea
26.- Ao: El archivo de Trmite, dar seguimiento al documento, a efecto de asegurar su
desahogo en tiempo y forma, por ende, se anotar el ao en que se acudi al rea
27.- a): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotar la situacin en que se
encuentra el trmite.
28.- b): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotar la situacin en que se
100
29.- c): En caso de no tener respuesta definitiva al asunto, se anotar la situacin en que se
101
Anexo 3
Gua de entrevista a informante clave
(Personal de estructura con cargo de Subdirector y Jefes de Unidad Departamental)
1.-Tiempo en que le entregan la documentacin que solicita?

2.-Conoce los procesos tcnicos archivsticos?
En caso afirmativo, indique cuales se llevan a cabo en la Direccin Ejecutiva
3.-Conoce la legislacin en materia de archivos aplicable para las instituciones del Gobierno del
Distrito Federal?
En caso afirmativo, indique cual se aplica en la Direccin Ejecutiva
4-Cuenta con los recursos humanos suficientes para realizar las funciones de recepcin, registro,
control y seguimiento de la documentacin?
5.-El personal responsable de las funciones de referencia esta capacitado para desarrollar su
labor?
6.-Con cuales recursos materiales cuenta para realizar las funciones antes descritas?
7.-Cuenta con recursos tecnolgicos que coadyuven en las labores archivsticas?
8.-Tiene asignado un presupuesto para realizar dichas funciones?
9.-Cul es la tipologa documental que genera esta unidad?
10.-En que condiciones se encuentra la documentacin generada?
11.-Qu medidas de seguridad existen para reguardar y conservar la documentacin?
12.-Cmo incide la informacin en la toma de decisiones?
13.-Qu valor contiene la documentacin generada?
14.-Cmo esta organizada la documentacin?
15.-Cuenta con instrumentos de control de la documentacin en trmite?
102
Anexo 4
Encuesta al personal responsable de las funciones archivsticas
Lea con atencin cada una de las preguntas y marque con una X la opcin correcta
1.-Indique la escolaridad con que cuenta
Primaria ( )
Secundaria ( )
Bachillerato ( )
Profesional ( )
2.-Conoce los procesos tcnicos archivsticos?

Si ( )
No ( )
3.-Ha recibido capacitacin para desarrollar sus funciones?

Si ( )
No ( )
4.-Considera que es necesario recibir capacitacin para el desarrollo de sus funciones?

Si ( )
No ( )
5.-Piensa que los recursos materiales que le brindan son suficientes para realizar sus
actividades?
Si ( )
No ( )
6.-Cuenta con recursos tecnolgicos que le apoyen en el cumplimiento de sus funciones?

Si ( )
No ( )
7.-En caso afirmativo, cree que son suficientes?

Si ( )
No ( )
8.-Piensa que su labor es importante para la unidad en que labora?

Si ( )
No ( )
9.-Cree que las autoridades valoran su trabajo?

Si ( )
No ( )
10.-Conoce la legislacin en materia de archivos para las Instituciones del Gobierno del Distrito
Federal?
Si ( )
No ( )
103
11.-Conoce la tipologa documental que genera la unidad en que labora?

Si ( )
No ( )
12.-Existen medidas de seguridad para resguardar y conservar la documentacin?

Si ( )
No ( )
13.-En caso afirmativo Considera que son adecuadas y suficientes?

Si ( )
No ( )
14.-En que condiciones se encuentra la documentacin?

Buena ( )
Mala ( )
Regular ( )
15.-Piensa que su labor, coadyuva en la correcta toma de decisiones de las autoridades?

Si ( )
No ( )
104

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Captulo 1 Resea histrica de la Seguridad pblica en la Ciudad de Mxico

y la creacin de la Secretara de Seguridad Pblica del Distrito Federal.

cantidad de personas, teniendo su origen como celebracin de la conquista en agosto de 1528, y

24 IIGO, Alejandro, op. cit. p. 71

A menos de 18 meses de haber iniciado el Virrey la reorganizacin de la polica comenzaron a

En este contexto la estratificacin social se encontraba claramente marcada los blancos

La permanente inestabilidad social fue causa determinante para impedir la consolidacin de la

El gobierno Federal emiti un decreto el 21 de enero de 1869, para formar un cuerpo de

51 TRENS, Manuel B. op. cit. p. 124

El 22 de junio de 1971, fue creado el Escuadrn de Servicios de Emergencia y Rescate Areo

1.1.5 Creacin de la Secretaria de Seguridad Pblica del Distrito Federal

Servir con fidelidad y honor a la sociedad.

Conducirse siempre con respeto a los Derechos Humanos.

Desempear su misin sin solicitar ni aceptar compensaciones, pagos o gratificaciones

Captulo 2 Contexto actual de la Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo

Direccin de Acciones Preventivas

Seccin Primera del Estado Mayor Policial

Direccin de Logstica de Operacin

Coordinacin de Apoyo Tcnico Operativo

La Direccin Ejecutiva de Apoyo y Control Operativo, ha sufrido diversas reestructuraciones, a

61 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 20 de Mayo de 2005

Auxiliar al Subsecretario de Seguridad Pblica en la coordinacin y supervisin de los

Proponer medidas de mejora en la funcin policial a partir del anlisis de la informacin y

Coordinar y gestionar la elaboracin de rdenes generales de operacin y cualquier otro

Coordinar las funciones de gestin administrativa con las reas de la Subsecretaria y el

Coordinar el seguimiento de los programas a cargo de la Subsecretaria, as como la

2.4 Diagnstico archivstico

funcin archivstica, es decir, de las personas responsables de la administracin de documentos,

2.4.5 Condiciones de la documentacin

2.4.6 Medidas de seguridad

63 Diario Oficial de la Federacin. 19 de Noviembre de 1985

La Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticas e Histricas, en el Artculo

66 Diario Oficial de la Federacin. 6 de Mayo de 1976

69 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003

71 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003

74 Gaceta Oficial del Distrito Federal. 8 de Mayo de 2003

2.6 Reporte fotogrfico

Captulo 3 Principios y Procedimientos Archivsticos

2. Un medio de transmisin o lenguaje (escritura alfabtica, escritura digital)

La informacin que contiene el documento de archivo es nica, por ende, no existen

El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la

Los documentos de archivo deben de ser autnticos; es decir deben probar

Que cumplen con un propsito para el cual fueron elaborados.

Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

El documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa

Por lo anterior expuesto se puede interpretar al principio de procedencia como organizar la

3.5.1 Sistemas de clasificacin

98 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. p. 240

Debe ser objetivo, procurando que la clasificacin no dependa de la percepcin que el

Relaciones entre departamentos

3.5.2 Elementos de los sistemas de clasificacin

Las actividades de referencia, se reflejan en una serie de trmites o negociaciones

100 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. op. cit. p. 242

3.5.4 Estructura orgnica.

El artculo 23 de la citada Ley indica que se considera informacin reservada, la que:

Comprometa la Seguridad Pblica Nacional o del Distrito Federal.

Ponga en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona.

Impida las actividades de verificacin sobre el cumplimiento de las leyes, prevencin o

La ley expresamente considere como reservada.

Se relacione con el secreto comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro

Se trate de averiguaciones previas en trmite.

Se trate de expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en

Se trate de procedimientos de responsabilidad de los servidores pblicos, en tanto no se