ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COMPRA:
Es una operacin mercantil establecida entre la empresa y el proveedor en el
cual fluye un intercambio de productos o bienes, que servir para la
operatividad de la empresa, y la misma se formulara a la administracin a
travs de una Orden de Compra.
DESCRIPCIN DEL PUESTO:
Es el responsable de Adquirir o tener en existencia los insumos que sean
requeridos por las diferentes reas de la empresa, tomando en cuenta a los
principales proveedores y el tiempo de entrega que el proveedor se demora en
hacer llegar el pedido.
OBJETIVO DEL PUESTO:
Llevar el manejo de los requerimientos de la empresa, teniendo un control de
los mismos para poder brindarle la mayor rapidez en cuanto al suministro de
los materiales e insumos.
FUNCIONES:

Realizar las actividades de control de inventario y Patrimonial.

Solicitar y recibir cotizaciones de productos de los proveedores.
Realizar cuadro comparativo de las cotizaciones recibidas

proveedores.
informar al Departamento de Recursos Financieros sobre el trmite de

las mismas.
Tramitar orden de compra que requieran las unidades orgnicas de la

empresa y enviarlas al proveedor (a) de bienes y servicios.

Recepcin de insumos.
verificar que la mercadera ingresada cumpla con lo estipulado en la

orden de compra.
Distribuir los bienes solicitados a las reas correspondientes.
Enviar las facturas al rea correspondiente para el pago a los
proveedores.

de

FLUJOGRAMA CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES

L
I
V
T
N
U
C
E
D
A
P
R
O
S
G
M
Z

CALIDAD ES NUESTRO
OBJETIVO

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Solicitud de insumos: El rea de la empresa que solicita la compra,
anunciar al Asistente Administrativo la necesidad de una comprar material.
Cotizacin: El Asistente Administrativo deber formalizar la solicitud de
insumos a travs de Cotizaciones, As mismo deber seleccionara un buen
proveedor, de calidad y confiable.
Cotizacin (Formato N 01 ): Es un formato que solicita la empresa a
cualquier proveedor, para poder cumplir con los requerimientos establecidos
para la realizacin de la orden de compra, donde llevar de forma especfica
los precio unitarios de los productos o artculos solicitados y el total ms IGV
que se deber cancelar si la compra se cumpliera.

Evaluacin de cotizacin: El Asistente Administrativo enviar a Gerencia

Administrativa y Gerencia General el requerimiento de la compra
conjuntamente con las cotizaciones para su aprobacin y seleccin del
proveedor.
Orden De Compra: Gerencia Administrativa y Gerencia General evaluaran las
cotizaciones para su aprobacin ms aceptable tomando en cuenta el costo, la
calidad y la confiabilidad del proveedor, una vez aprobada se emitir la orden
de compra (Formato N02), y ser enviada al proveedor aprobado va correo,
con copia a gerencia, esta ser archivada por el Asistente Administrativo para
su control interno.
Orden de Compra (Formato N 02 ): Es un formato que muestra la
autorizacin de la Administracin de adquirir el producto o servicio solicitado,
donde , se ordena a generar la compra en el establecimiento comercial que fue
aprobado conjuntamente con la cotizacin que este proveedor envi a la
empresa ofreciendo en la facturacin el mismo precio Cotizado.
Recepcin De Mercadera El Asistente Administrativo recepcionar la
mercadera, y revisar que este conforme con la orden de compra emitida,
luego esta se entregar a los usuarios en ptimas condiciones de calidad y
cantidad.
Enviar reporte de cuentas por pagar: El asistente administrativo enviar
las facturas al rea encargada para el pago a los proveedores mediante
transferencia bancaria o cheque.

FORMATOS
A continuacin se detalla cada uno de los formatos a utilizar dentro del
proceso de compra de insumos por parte de la empresa.

Formato N 01

Logo de
la
empresa

Direccin
de la
empresa

Producto
a cotizar

Fecha de
envo de
cotizacin

Unidad de
medida
Cantidad
de
producto
requerido

Formato N 02
Logo de
la
empresa
Razn Social
de Proveedor

Direccin
de la
empresa
Fecha de
envo
Orden de
compra

Domicilio
fiscal

Fecha
de envo
Orden
de

Nombre
contacto

N de
proforma
emitida por
el
proveedor

Insumo

Precio cotizado
Comentario
Cantidad de
producto

Precio Total