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CFT UV - Centro de Formacin Tcnica de la Universidad de

Valparaso Tcnico Nivel Superior Secretariado Ejecutivo Gerencial

IMPORTANCIA DEL FLUJO DE INFORMACION DENTRO DE LAS


INSTITUCIONES PARA MEJOR ATENCION DE USUARIOS, DESDE
EL PUNTO DE VISTA DEL DEPATAMENTO DE CONTABILIDAD DE
LA UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA DE CIENCIAS DE LA
EDUCACION

Informe Tcnico para optar al Ttulo de


Tcnico de Nivel Superior en Secretariado Ejecutivo Gerencial

Estudiante: Catherine Cceres Mendoza


Profesor Gua: Felipe Torres

Via del Mar, julio de 2016

TABLA DE CONTENIDO

INDICE FIGURAS, TABLAS E ILUSTRACIONES

RESUMEN
El <FLUJO> de la informacin contable es importante para el desarrollo de una
institucin y para su imagen, el departamento de contabilidad es el lugar donde
se concentra toda la informacin contable de la <UNIVERSIDAD DE PLAYA
ANCHA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION>, por eso es importante que este
departamento reciba y entregue toda la informacin de la manera ms rpida y
fluida posible.
Al ser un departamento estratgico, debe manejar mucha informacin sobre los
procesos y tiempos que demora un documento, para ser cancelado,

por eso

es importante trabajar en conjunto con los departamentos que conforman el


rea de finanzas dentro de la institucin, para as entregar un buen servicios al
usuario externo e interno.
Como este departamento maneja los documentos originales cancelados por la
institucin, es importante mantener el documento fsico en buen estado y
conocer a cabalidad los procesos de los documentos, como por ejemplo una
factura, quien es el primer receptor, que es lo que necesita el documento para
cumplir con todo lo necesario, ya que al ser entidad publica el documento
necesita transitar por varios departamentos antes de llegar a su revisin y
contabilizacin en el departamento de contabilidad, saber todo el proceso es
muy necesario para el recurso humano, para que al momento de dar atencin a
un cliente, este,

pueda entregar una informacin veraz al requerimiento

solicitado.
Se puede concluir que un sistema en lnea, que pueda estar disponible en
todas las oficinas que manejan documentos contables, y que pueda ser visto
desde cualquier lugar, dentro y fuera de la institucin, esto ayudar a mantener
un flujo de la informacin contable de la universidad disponible en cualquier
tipo de situacin.

INTRODUCCION
Este informe busca mostrar una mejora en la administracin en el proceso de la
gestin documental, dentro de las unidades que conforman la Vicerrectora de
Administracin y Finanzas de la Universidad de Playa Ancha, mirado desde la
perspectiva del departamento de contabilidad.
La gestin de documentos dentro del rea finanzas de la Universidad de Playa
Ancha, consiste en la emisin o recepcin del documento, trmite interno
(adjuntar documentos solicitados segn disposicin de cada departamento),
cancelacin del documento y archivo de este, participan en estas actividades
los departamentos de adquisiciones, presupuesto, contabilidad, tesorera, los
requerimientos solicitados a estas unidades vienen desde toda la universidad
por lo tanto se trabaja indirectamente con todas las facultades, instituto,
proveedores, docentes, funcionarios a honorarios, alumnos.
El objetivo es mostrar la importancia que tiene en una empresa la informacin
veraz y oportuna, demostrar que es necesario que las unidades deben trabajar
en conjunto con las dems, ya que el trabajo en equipo y entre equipos es lo
que puede dar a una institucin un buen nombre y as publicitar una institucin
con la buena atencin al cliente.
Implementar una mejora que ayude a las secretarias a llevar un detalle de los
pasos que sigue cada documento es importante, ya que son estas funcionarias
son la cara visible en cada departamento y las primeras en responder en caso
de que un cliente externo o interno, tenga un requerimiento.

JUSTIFICACION DEL TEMA


Investigar las razones por la cual la entrega de informacin en la Universidad de
Playa Ancha es precaria, es la motivacin que me llevo a investigar las razones
por las que esta entidad tiene una mala imagen en la entrega de informacin a
sus clientes, mirado desde el departamento de contabilidad, ya que cualquier
duda o consulta sobre documentos contables, se hace a los funcionarios de
esta unidad.
Es la funcin de toda empresa dar informacin a sus clientes, esta es muy
importante para una buena imagen corporativa, que distinga a esta institucin,
de las dems, ya que la cara visible de todas las empresas son las personas
que trabajan en ella, y hacen que todos los procesos se desarrollen da a da,
por esta razn es importante que todos los trabajadores de todas los rangos
tengan claro que la informacin es un recurso vital para poder llevar a cabo
todas las actividades de la empresa en forma expedita y que este servicio es
obligatorio para todos.
En las unidades del rea de finanzas de la Universidad de Playa ancha, son las
secretarias las que deberan manejar la informacin de los procesos o en qu
departamento est el documento consultado, el tema es que algunas de ellas
no tienen idea de los procesos que debe cumplir los documentos que llegan a
sus manos, por lo cual cuando un cliente necesita informacin, derivan a la
unidad equivocada a las personas, y esto hace que los clientes se retiren sin
una respuesta y molestas por no tener la atencin correspondiente.
Crear

un modelo de trabajo on line

que da a da sea alimentada con

informacin de los documentos recepcionados por las secretarias, sera una


mejora ya que ellas ingresaran en ella toda la informacin y detalles del

proceso del documento y esto ayudara a la buena atencin y fluidez de la


informacin administrativa de un documento.
OBJETIVO GENERAL
Entregar al usuario externo e interno, una respuesta clara del proceso en que
se encuentra su requerimiento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear un sistema on line que permita administrar la informacin de los
documentos en todas las unidades que manejan documentos contables.
Lograr que las secretarias que son las primeras en ser consultadas por los
usuarios, estn actualizadas sobre cualquier proceso por el cual debe pasar un
documento contable dentro de la institucin.

CAPITULO I
Importancia del Flujo de Trabajo
Al trabajar en el Departamento de Contabilidad de la Universidad de Playa
Ancha, llegue a la conclusin que el flujo de la informacin en el rea de
finanzas, es precario ya que cada departamento trabaja como una isla sin saber
los procesos de los dems departamentos, esto no permite que saber el estado
del documento, dando una mala atencin al usuario.
Los documentos contables llegan a los distintos departamentos segn el tipo de
proceso que necesiten:
Unidad de adquisiciones: Recepcin de facturas directamente del proveedor o
de los receptores de distintas unidades de la universidad,
Departamento de presupuesto: Recepcin de facturas sin orden de compra
enviadas por las facultades por gastos extraordinarios, facturas electrnicas de
gastos bsicos, resoluciones exentas por concepto de devolucin de dinero de
funcionarios y administrativos, ayudas de viaje, confeccin de viticos,
documentos por concepto de presupuesto, fondos fijos para revisin y devengo,
solicitudes de devolucin de dinero de alumnos para enviar al departamento
jurdico.
Departamento de contabilidad: Se reciben todos los documentos trabajados por
la unidad de adquisiciones y departamento de presupuesto, adems de giros a
rendir de alumnos, funcionarios y docentes, solicitados por sistema y derivados
desde la Vicerrectora de Finanzas, adems de las devoluciones de arancel de
alumnos, pagos por concepto de emprstitos, todos los pagos de funcionarios a
honorarios de la universidad, habilitacin de centros de costo en sistema
interno, ingreso de profesores a sistema de informacin docente, adems de
toda la informacin financiera de la universidad para su registro y
contabilizacin.

Departamento de tesorera, recepciona todos los documentos contables


registrados, revisados y contabilizados por el departamento de contabilidad y
finalmente despus de emitir el cheque y cancelar, entrega el documento
original al departamento de contabilidad para ser archivado.
Todos los documentos antes mencionados, tienen un ciclo de tramitacin en la
cual es importante saber en qu rea se encuentran, el tiempo que toma su
tramitacin, al ser el departamento de contabilidad un departamento estratgico
por donde circulan todos los documentos antes de llegar al final del ciclo de
tramitacin,

es

importante

que

trabaje

en

conjunto

con

los

dems

departamentos.
Al terminar el proceso correspondiente en cada departamento, el documento es
entregado al siguiente segn su amerite su proceso.
VICERRECT
VICERRECT
ORIA
ORIA
FINANZAS
FINANZAS

FACULTAD
FACULTAD
ES
ES

DEPARTAMEN
DEPARTAMEN
TO
TO JURIDICO
JURIDICO
UNIDAD
UNIDAD DE
DE
ADQUISICIO
ADQUISICIO
NES
NES
DEPARTA
MENTO
CONTABL
E
DEPARTAMENT
DEPARTAMENT
O
O DE
DE
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO

USUARI
O
EXTERN
O

.ENTREGA DOCUMENTOS Y
SOLICITA IFORMACION AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD

TESORERIA
TESORERIA

.RECEPCIONA DOCUMENTOS
Y SOLICITA INFORMACION
DESDE EL DEPARTAMETO DE
CONTABILIDA Y ENTREGA
DOCUMENTOS ORIGINALES
FISICOS CANCELADOS AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
.SOLICITA INFORMACION AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD

CAPITULO II
En este informe se utilizara la metodologa FODA, ya que este mtodo permite
identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la
institucin.
Utilizaremos este mtodo, ya que es ms sencillo, para ver de mejor forma los
posibilidades de llevar a cabo nuestro proyecto y si este puede tener futuro,
este anlisis cuenta con un cuadro de cuatro cuadros los cuales nos muestra la
situacin externa e interna del problema encontrado en la institucin y nos
ayudar a darnos cuenta si es factible su implementacin.

EXTERN
O

INTERNO

2.1 DIAGRAMA FODA


FORTALEZAS

DEBILIDADES

Disponibilidad del Equipo de


Trabajo en el Departamento de
Contabilidad.

No tener informacin clara de los


dems departamentos.
No existe manual de procesos

Jefe con disposicin a cambios


Departamento que recibe todos
los documentos e informacin
contable

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Nuevo sistema de trabajo

Temor a prdida de documentos.

Trabajo en equipo

Temor a la falta de documentos en


caso de auditoras.

Informacin clara
Trazabilidad del documento

IDENTIFICACIN Y DEFINICION DE PROBLEMA


Sabemos que en las instituciones pblicas los documentos pasan por mas
unidades que en el sistema privado, por lo tanto el riesgo de que un documento
se extrave esta siempre latente, por lo tanto que los departamentos trabajen de
manera independiente, no ayuda a la fluidez de la informacin, por eso es
recurrente ver que un documento sea devuelto varias veces de una unidad a
otra retrasando su proceso de cancelacin.

CAPITULO III

CONCLUCIONES

GLOSARIO

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

ANEXOS