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ORGANIZAO PESSOAL
NA ADVOCACIA:
tcnicas e dicas para melhorar
o fluxo de trabalho

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A organizao pessoal um dos principais fatores que

podem definir o sucesso de um profissional na advocacia.
O advogado, que lida com diversos clientes e aes
judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas
e tempo de trabalho para no perder prazos e no
confundir os casos. Alm de facilitar a rotina, a gesto de
atividades contribui para aprimorar a produtividade nos
escritrios jurdicos.
Neste material sero apresentados os principais mtodos
utilizados para organizao pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro
e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma
importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar
as tarefas at a consulta delas, uma vez que com uma
ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que
voc precisa ficar muito mais rpido.
Aprenda no ebook Organizao pessoal na advocacia:
tcnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
a definir o mtodo de organizao que melhor se adequa
ao seu perfil e a usar a tecnologia a seu favor.
Boa leitura!

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Organizao pessoal na advocacia: tcnicas

e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
Aprender a se organizar um dos primeiros
passos para alcanar o sucesso na carreira
advocatcia. Gesto de tempo e de tarefas
fundamental, mas preciso ter em mente
que cada profissional tem um perfil e lida
com suas demandas de forma diferente.
De incio, o mais importante definir qual

mtodo de organizao pessoal combina

mais com a sua rotina, depois s ter
disciplina para segui-lo, automatizar o que
for possvel e delegar as tarefas que no
necessariamente precisam ser cumpridas
por voc.

1. Qual mtodo escolher?

Existem vrios mtodos de organizao
pessoal consolidados. Listamos abaixo
alguns dos mais conhecidos, mas se
voc no se identificar com uma tcnica
especfica, no se preocupe sempre
possvel mistur-las e criar a sua prpria
maneira de gerenciar as atividades.

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GTD (Getting Things Done)

O mtodo foi criado por David Allen e est
descrito no livro A arte de fazer acontecer.
Seu objetivo principal esvaziar a mente
do estresse causado pelo acmulo de
informaes, permitindo executar as tarefas
do dia a dia de forma eficaz e com o mnimo
de tenso. Para fazer um GTD simples,
so necessrios um bloco de anotaes e
caneta (voc pode substituir pelo bloco de

notas do celular), uma agenda, fichas (para

registrar as listas de aes, listas de projetos,
tarefas delegadas e ideias incubadas) e
pastas simples. A ideia organizar e atualizar
constantemente as listas de tarefas nos
blocos de anotaes e depois organizlas em fichas. A agenda ser usada apenas
para compromissos e deve ser revisada
semanalmente.

ZTD (Zen To Done)

Criado por Leo Babauta, um mtodo
derivado do GTD. O autor prope algumas
diferenas em relao s tcnicas de David
Allen e promete deixar mais simples o
controle das tarefas. No ZTD, o foco est em
cumprir as tarefas, mais do que na maneira
de colet-las e organiz-las. Muitas pessoas
reclamam que ao realizar o GTD sobram

muitas demandas na ficha prximas aes

e que perdem muito tempo definindo qual
delas executar. O ZTD prope a definio
de MITs (Most Important Tasks) dirias,
sendo possvel selecionar, de preferncia
no dia anterior, quais tarefas executar e
focar apenas nelas, deixando de lado a lista
grande de aes futuras.

No blog Efetividade.net h exemplos e dicas mais detalhadas para quem quiser

seguir o GTD ou o ZTD.

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POMODORO
Desenvolvida no final dos anos 1980 por
Francisco Cirillo, parte do princpio que
pausas frequentes tendem a aumentar a
agilidade mental. Para utilizar essa tcnica,
basta dividir o seu tempo em perodos de
25 minutos, os chamados pomodoros,
e trabalhar ininterruptamente durante
esse espao de tempo. Os passos so os

seguintes: criar uma lista de tarefas; escolher

a atividade a ser executada; ajustar o alarme
para 25 minutos; trabalhar na tarefa at que
o alarme toque; registrar com um x na lista
o que for realizado; fazer uma pausa curta
(3 a 5 minutos); a cada quatro pomodoros
fazer uma pausa mais longa para descanso
(15 a 30 minutos).

KANBAN
A palavra japonesa significa literalmente
carto ou sinalizao. O mtodo
desenvolvido no final da dcada de
1940 por Taiichi Ohno, na poca vicepresidente da Toyota, surgiu para melhorar
o desempenho da equipe de produo e
reduzir o desperdcio, eliminando atividades
que no agregam valor ao time. Atualmente,
serve tambm como gerenciador de tarefas,
funcionando da seguinte maneira: as cores
servem para identificar cada projeto e
atividades relacionadas a ele. Os cartes

coloridos vo passando por colunas que

representam seu atual estgio, como incio,
em andamento e finalizado. Uma das
principais vantagens do Kanban que ele
proporciona uma viso ampla do que est
sendo feito, quais tarefas esto em cada
etapa e o que e quanto est pronto. Ao
adotar esse sistema, um escritrio ter em
mos um maior planejamento e conseguir
enxergar a capacidade de trabalho da
equipe.

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2. Por que importante delegar?

Mesmo realizando um controle de
tarefas de forma mais precisa, quem quer
aprimorar a administrao de tempo precisa
desapegar de algumas atividades
e aprender a delegar. Lembre-se, nem
tudo prioridade e nem tudo precisa ser
resolvido por voc. comum ver em um
escritrio de advocacia recm-inaugurado,
por exemplo, os scios realizarem
atividades operacionais e rotineiras como o
pagamento de contas e o agendamento de

compromissos. Com o tempo, isso pode ser

repassado a secretrias e estagirios.
Para no ter retrabalho, importante
acompanhar se a execuo das
tarefas delegadas foi bem feita a
responsabilidade maior continua a ser de
quem delegou. Alm de contribuir para
a gesto de tempo no trabalho, distribuir
atividades contribui para formar uma equipe
que se sinta constantemente desafiada.

3. Use a tecnologia a seu favor

Qualquer um dos mtodos listados no item
1 desse eBook pode ser eficaz se voc tiver
disciplina para segui-lo. O problema que a
maior parte das etapas feita manualmente,
o que demanda bastante tempo. Claro que
isso poder ser revertido em produtividade,
mas alguns softwares ajudam a fazer a
gesto de tarefas de maneira mais rpida.
Trello, Google Calendar, Evernote, e
OneNote so algumas ferramentas que tm

essa funo. Muitas de suas funcionalidades

so baseadas nas tradicionais tcnicas de
organizao pessoal citadas.
importante destacar que a tecnologia
pode agilizar toda a rotina de um advogado,
no apenas no momento de listar e
priorizar as tarefas. O advogado que no
dispe de uma ferramenta especfica para
acompanhar intimaes, por exemplo,

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precisa pesquis-las nos dirios de justia

disponveis nos sites dos tribunais ou em
recortes de jornais impressos. Esse servio
tambm pode ser terceirizado, com a
contratao de uma empresa que faz
essa busca e entrega a intimao para o
advogado via e-mail ou portal, ou mesmo
em papel, se o trabalho foi feito a partir de
recortes e impresses.
Um software desenvolvido exclusivamente
para advogados, como o SAJ ADV, integra
todas essas etapas e facilita a gesto
de tempo e tarefas nos escritrios de
advocacia. O software jurdico possibilita,
por exemplo, ler intimaes e identificar
o processo e a equipe responsvel por
ele, permitindo delegar e acompanhar
atividades na mesma ferramenta.
No perder prazos outro ponto
fundamental. Para controlar datas e

tarefas, o SAJ ADV oferece um mdulo que

incorpora a agenda de reunies, audincias
e prazos. O advogado pode visualizar todas
as suas atividades em uma nica ferramenta,
priorizando os prazos processuais e
acompanhamento as atividades da sua
equipe.
Ao proporcionar a troca de mensagens
por meio de comentrios, os colegas de
trabalho so notificados em tempo real,
facilitando a comunicao interna e o
compartilhamento de tarefas entre todos
os colaboradores do escritrio. Por operar
em nuvem, o software ainda possibilita
o acompanhamento de pendncias de
maneira prtica e rpida, por meio do
celular, tablet ou computador. Modernizar
a gesto do seu escritrio de advocacia
garante mais produtividade e qualidade dos
servios prestados, alm do envolvimento
da equipe.

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A partir desse material, esperamos que

voc tenha identificado a importncia da
gesto de tempo e de tarefas para o seu
sucesso profissional, alm de ter escolhido
o mtodo de organizao que mais
combina com seu perfil e rotina. No se
esquea que a tecnologia pode ser uma
aliada e propiciar ganhos em produtividade
e qualidade dos servios.
Alm de eBooks, temos vrios artigos
publicados no nosso blog sobre carreira
jurdica e gesto de escritrios de
advocacia. Acesse, cadastre-se e receba
nossos materiais em primeira mo.

Obrigado pela leitura e at a prxima!

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