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ORGANIZAÇÃO PESSOAL NA ADVOCACIA:

técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho

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A organização pessoal é um dos principais fatores que

podem definir o sucesso de um profissional na advocacia.

O advogado, que lida com diversos clientes e ações

judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas

e tempo de trabalho para não perder prazos e não

confundir os casos. Além de facilitar a rotina, a gestão de atividades contribui para aprimorar a produtividade nos escritórios jurídicos.

Neste material serão apresentados os principais métodos utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro

e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma

importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma

ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que você precisa ficará muito mais rápido.

Aprenda no ebook Organização pessoal na advocacia:

técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho

a definir o método de organização que melhor se adequa ao seu perfil e a usar a tecnologia a seu favor.

Boa leitura!

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Organização pessoal na advocacia: técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho

Aprender a se organizar é um dos primeiros passos para alcançar o sucesso na carreira advocatícia. Gestão de tempo e de tarefas é fundamental, mas é preciso ter em mente que cada profissional tem um perfil e lida com suas demandas de forma diferente. De início, o mais importante é definir qual

1. Qual método escolher?

Existem vários métodos de organização pessoal consolidados. Listamos abaixo alguns dos mais conhecidos, mas se você não se identificar com uma técnica específica, não se preocupe — sempre é possível misturá-las e criar a sua própria maneira de gerenciar as atividades.

método de organização pessoal combina mais com a sua rotina, depois é só ter disciplina para segui-lo, automatizar o que for possível e delegar as tarefas que não necessariamente precisam ser cumpridas por você.

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SAJ ADV | blog.sajadv.com.br 1 2 GTD (Getting Things Done) O método foi criado por David
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SAJ ADV | blog.sajadv.com.br 1 2 GTD (Getting Things Done) O método foi criado por David
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GTD (Getting Things Done)

O método foi criado por David Allen e está descrito no livro A arte de fazer acontecer. Seu objetivo principal é esvaziar a mente do estresse causado pelo acúmulo de informações, permitindo executar as tarefas do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo de tensão. Para fazer um GTD simples, são necessários um bloco de anotações e caneta (você pode substituir pelo bloco de

ZTD (Zen To Done)

Criado por Leo Babauta, é um método derivado do GTD. O autor propõe algumas diferenças em relação às técnicas de David Allen e promete deixar mais simples o controle das tarefas. No ZTD, o foco está em cumprir as tarefas, mais do que na maneira de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas reclamam que ao realizar o GTD sobram

notas do celular), uma agenda, fichas (para registrar as listas de ações, listas de projetos, tarefas delegadas e ideias incubadas) e pastas simples. A ideia é organizar e atualizar constantemente as listas de tarefas nos blocos de anotações e depois organizá- las em fichas. A agenda será usada apenas para compromissos e deve ser revisada semanalmente.

muitas demandas na ficha “próximas ações” e que perdem muito tempo definindo qual delas executar. O ZTD propõe a definição de MITs (Most Important Tasks) diárias, sendo possível selecionar, de preferência no dia anterior, quais tarefas executar e focar apenas nelas, deixando de lado a lista grande de ações futuras.

No blog Efetividade.net há exemplos e dicas mais detalhadas para quem quiser seguir o GTD ou o ZTD.

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SAJ ADV | blog.sajadv.com.br 3 4 POMODORO Desenvolvida no final dos anos 1980 por Francisco Cirillo,
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SAJ ADV | blog.sajadv.com.br 3 4 POMODORO Desenvolvida no final dos anos 1980 por Francisco Cirillo,

POMODORO

Desenvolvida no final dos anos 1980 por Francisco Cirillo, parte do princípio que pausas frequentes tendem a aumentar a

agilidade mental. Para utilizar essa técnica, basta dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos, os chamados “pomodoros”,

e trabalhar ininterruptamente durante

esse espaço de tempo. Os passos são os

KANBAN

A palavra japonesa significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. O método

desenvolvido no final da década de 1940 por Taiichi Ohno, na época vice- presidente da Toyota, surgiu para melhorar

o desempenho da equipe de produção e

reduzir o desperdício, eliminando atividades que não agregam valor ao time. Atualmente,

serve também como gerenciador de tarefas, funcionando da seguinte maneira: as cores servem para identificar cada projeto e atividades relacionadas a ele. Os cartões

seguintes: criar uma lista de tarefas; escolher

a atividade a ser executada; ajustar o alarme

para 25 minutos; trabalhar na tarefa até que

o alarme toque; registrar com um “x” na lista

o que for realizado; fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos); a cada quatro “pomodoros” fazer uma pausa mais longa para descanso (15 a 30 minutos).

coloridos vão passando por colunas que representam seu atual estágio, como “início”, “em andamento” e “finalizado”. Uma das principais vantagens do Kanban é que ele proporciona uma visão ampla do que está sendo feito, quais tarefas estão em cada etapa e o que e quanto está pronto. Ao adotar esse sistema, um escritório terá em mãos um maior planejamento e conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.

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2. Por que é importante delegar?

Mesmo realizando um controle de tarefas de forma mais precisa, quem quer

aprimorar a administração de tempo precisa desapegar de algumas atividades

e aprender a delegar. Lembre-se, nem

tudo é prioridade e nem tudo precisa ser resolvido por você. É comum ver em um escritório de advocacia recém-inaugurado, por exemplo, os sócios realizarem atividades operacionais e rotineiras como o pagamento de contas e o agendamento de

compromissos. Com o tempo, isso pode ser repassado a secretárias e estagiários.

Para não ter retrabalho, é importante acompanhar se a execução das tarefas delegadas foi bem feita — a

responsabilidade maior continua a ser de quem delegou. Além de contribuir para

a gestão de tempo no trabalho, distribuir

atividades contribui para formar uma equipe que se sinta constantemente desafiada.

3. Use a tecnologia a seu favor

Qualquer um dos métodos listados no item 1 desse eBook pode ser eficaz se você tiver

disciplina para segui-lo. O problema é que a maior parte das etapas é feita manualmente,

o que demanda bastante tempo. Claro que

isso poderá ser revertido em produtividade, mas alguns softwares ajudam a fazer a gestão de tarefas de maneira mais rápida. Trello, Google Calendar, Evernote, e OneNote são algumas ferramentas que têm

essa função. Muitas de suas funcionalidades são baseadas nas tradicionais técnicas de organização pessoal citadas.

É importante destacar que a tecnologia

pode agilizar toda a rotina de um advogado, não apenas no momento de listar e priorizar as tarefas. O advogado que não dispõe de uma ferramenta específica para acompanhar intimações, por exemplo,

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SAJ ADV | blog.sajadv.com.br precisa pesquisá-las nos diários de justiça disponíveis nos sites dos tribunais ou

precisa pesquisá-las nos diários de justiça disponíveis nos sites dos tribunais ou em recortes de jornais impressos. Esse serviço também pode ser terceirizado, com a contratação de uma empresa que faz essa busca e entrega a intimação para o advogado via e-mail ou portal, ou mesmo em papel, se o trabalho foi feito a partir de recortes e impressões.

Um software desenvolvido exclusivamente para advogados, como o SAJ ADV, integra todas essas etapas e facilita a gestão de tempo e tarefas nos escritórios de advocacia. O software jurídico possibilita, por exemplo, ler intimações e identificar o processo e a equipe responsável por ele, permitindo delegar e acompanhar atividades na mesma ferramenta.

Não perder prazos é outro ponto fundamental. Para controlar datas e

tarefas, o SAJ ADV oferece um módulo que

incorpora a agenda de reuniões, audiências

e prazos. O advogado pode visualizar todas

as suas atividades em uma única ferramenta, priorizando os prazos processuais e acompanhamento as atividades da sua

equipe.

Ao proporcionar a troca de mensagens por meio de comentários, os colegas de trabalho são notificados em tempo real, facilitando a comunicação interna e o compartilhamento de tarefas entre todos os colaboradores do escritório. Por operar em nuvem, o software ainda possibilita

o acompanhamento de pendências de

maneira prática e rápida, por meio do

celular, tablet ou computador. Modernizar

a gestão do seu escritório de advocacia

garante mais produtividade e qualidade dos

serviços prestados, além do envolvimento da equipe.

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A partir desse material, esperamos que

você tenha identificado a importância da gestão de tempo e de tarefas para o seu

sucesso profissional, além de ter escolhido

o

combina com seu perfil e rotina. Não se esqueça que a tecnologia pode ser uma aliada e propiciar ganhos em produtividade e qualidade dos serviços.

propiciar ganhos em produtividade e qualidade dos serviços. método de organização que mais Além de eBooks,

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