Viabilidade e custos em projetos

por Mario Trentim em blog.mundopm.com.br

Resumidamente, o gerenciamento de custos em projetos compreende os processos

necessrios para definir o oramento do projeto e para assegurar o seu cumprimento. A rea
de gerenciamento de custos, de acordo com o Guia PMBOK 5a edio, compreende trs
processos principais, so eles:

Planejar Gerenciamento dos Custos descreve como sero realizados os processos de

estimar custos, definir oramento e controlar custos, definindo as ferramentas e
tcnicas a serem utilizadas, padres e polticas a serem observadas;
Estimar Custos compreende a estimativa dos custos dos componentes do projeto;
Definir Oramento envolve a previso dos custos agregados, simulaes e adequao
s restries; e
Controlar Custos processo responsvel pelo acompanhamento da execuo
oramentria, utilizando indicadores e envolvendo a tomada de aes corretivas ou
preventivas quando necessrio.

Planejar o gerenciamento dos custos, portanto, envolve a criao do Plano de

Gerenciamento de Custos. A partir das informaes sobre Escopo e Tempo, possvel
dimensionar os recursos necessrios para a execuo de projetos (pessoas, instalaes,
equipamentos, materiais etc). Conhecendo os recursos necessrios e a distribuio das
atividades, ou tarefas, no tempo (cronograma), podemos estimar os custos do projeto e definir
o oramento.

Figura 1 Fluxo de processos do Guia PMBOK 5a edio (Post A

A importncia do
Planejamento,
, Blog MundoPM)
A figura anterior, embora no seja capaz de capturar todas as interaes entre os
processos, refora a noo intuitiva de Escopo > Tempo
Tempo > Custo. Isto , primeiramente
definimos o Escopo (o que precisa ser feito). A seguir, definimos
definimos o Tempo (como e quando
fazer, bem como recursos necessrios). Finalmente, somos capazes de definir o Custo (quanto
vai custar, oramento agregado, fluxo de caixa etc). Obviamente, no se trata de uma
sequncia rgida, pois os processos interagem de forma cclica e iterativa. Ou seja, medida
que novas informaes surgem, o projeto se desenvolve progressiva e iterativamente.
PLANO DE GESTO DOS CUSTOS formaliza os procedimentos a serem adotados para efetiva
administrao dos custos do projeto.
Uma pergunta recorrente Por que quatro processos separados?. Ser que no
podemos combinar os processos de estimar custos e definir o oramento? O processo de
planejar
ejar o gerenciamento de custos mesmo necessrio? Precisamos de um processo
especfico para controlar custos? A resposta a essas perguntas depende. O prprio Guia
PMBOK afirma que responsabilidade do gerente do projeto e sua equipe avaliar quais os
processos necessrios ao gerenciamento de um projeto especfico, bem como as ferramentas
e tcnicas a serem utilizadas.
Portanto, em um projeto de pequena monta, possvel combinar vrios processos.
Porm, imagine um grande projeto ou um mega-projeto.
mega
Suponhamos,
onhamos, por exemplo, a
construo de uma refinaria da Petrobrs. O Plano de Gerenciamento dos Custos,
provavelmente, um documento de extrema importncia e pode conter vrias pginas. Neste
plano, esto descritas as regulamentaes que a Petrobrs est sujeita, suas normas,
polticas e regulamentos internos quanto gesto financeira e ao gerenciamento de custos em
projetos, papis e responsabilidades, ativos de processos organizacionais, fatores ambientais
da empresa, ferramentas e tcnicas a serem utilizadas,
utilizadas, formas de auditoria, indicadores a

serem implementados, softwares e templates, entre outras coisas Fica claro que essencial
ter um processo especfico para planejar o gerenciamento dos custos.
E a estimativa dos custos? possvel estimar e j sair com o oramento pronto? Sim,
em projeto pequenos podemos combinar estimar custos e definir oramento. Retomando o
exemplo anterior, a simples estimativa dos custos em um projeto da Petrobrs, ou outro
grande projeto, envolve uma planilha de materiais, equipamentos, pessoas etc com milhares
(ou centenas de milhares) de itens. Uma rea responsvel por compras e aquisies utilizar as
ferramentas e tcnicas descritas no plano de gerenciamento de custos para obter as
estimativas. Podemos utilizar bancos de
de dados, lista de fornecedores, propostas, estimativas
anlogas, histrico, lies aprendidas, parametrizao, benchmarking e outras formas de obter
as estimativas dos custos de cada item ou grupo de itens necessrios como recursos do
projeto. A obteno dee estimativas pode ser um processo demorado, levando meses Apenas
quando todos os recursos necessrios tiverem suas estimativas de custo (preo), poderemos
realizar a oramentao. Definir o oramento envolve consolidar os custos dos recursos nos
pacotes de trabalho e obter o custo agregado total, na forma de oramento de custos, para o
projeto. A combinao do cronograma com o oramento permite analisar o fluxo de caixa ou
desembolsos do projeto, podendo indicar a necessidade de antecipar ou postergar aquisies,
aqu
sugerir alteraes no cronograma etc. No processo de definir oramento, tambm so
realizadas simulaes, considerando os riscos e incertezas, para estimar as reservas
contingenciais e gerenciais necessrias, de acordo com o que estiver definido no
n plano de
gerenciamento dos custos.
Finalmente, quando o projeto estiver sendo executado, o processo Controlar Custos
entra em ao para acompanhar o oramento do projeto. Em grandes projetos, fica claro a sua
necessidade. Podem ser necessrios softwares especficos ligados rea de compras e
gesto financeira da empresa, bem como o software de gerenciamento de projetos. A
apropriao dos custos e o ritmo de gastos / aquisies pode ser diferente do planejado,
exigindo o lanamento correto dos custos para
para enxergar as variaes. Enfim, h tambm a
necessidade de indicadores especficos em relatrios de desempenho, bem como o uso de
previses futuras para o oramento. O sistema de controle de alteraes nos custos definido
no plano de gerenciamento de custos
custos dever ser respeitado. Todos os desvios e alteraes na
linha de base do oramento devem ser tratados por meio do gerenciamento integrado de
mudanas, tambm descrito no plano de gerenciamento de custos e no plano de
gerenciamento da integrao.