REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

U.E.P SUB-OFICIAL TERESA DE LA ASUNCIN FE Y ALEGRA
BARINAS-ESTADO-BARINAS

INFORME DE PASANTAS
PARA OPTAR AL TITULO DE TECNICO MEDIO EN SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS MENCION ADMINISTRACION FINANCIERA

Barinas, Julio del 2016

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN
U.E.P SUB-OFICIAL TERESA DE LA ASUNCIN FE Y ALEGRA
BARINAS-ESTADO-BARINAS

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

CORONEL AGUSTN CODAZZI
COORDINACIN ADMINISTRATIVA

Mencin:

Alumna:

Administracin Financiera

Yenifer Arias
C.I.26928182

Barinas, Julio del 2016

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN
U.E.P SUB-OFICIAL TERESA DE LA ASUNCIN FE Y ALEGRA
BARINAS-ESTADO-BARINAS

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

CORONEL AGUSTN CODAZZI
COORDINACIN ADMINISTRATIVA

___________________
Tutor Empresarial:
Lcdo. Alexis Paredes

_________________
Tutor Acadmico:
MSc. Luis Gutirrez

Barinas, Julio del 2016

INDICE

CONSTANCIA DE CULMINACIN DE PASANTAS

I.pg

DEDICATORIA

II pg.

INTRODUCCIN

3 pg.

CAPITULO I
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
Resea Histrica de la Empresa
Tipo y Rama de Actividad Comercial
Misin
Visin
Objetivos de la Empresa
Objetivo General
Objetivo Especifico
Estructura Organizacional
CAPITULO II

4 pg.
5-6 pg.
6 pg.
6 pg.
7pg.
7pg.
7pg.
7-8 pg.
8-9 pg.

DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS

PASANTIA
Nombre oficial del Departamento
Objetivos del Departamento
Objetivo General
Objetivo Especifico
Funciones y Actividades del Departamento
Estructura Organizacional del Departamento
CAPITULO III
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Objetivos de las Pasantas

10pg.
11 pg.
11 pg.
11pg.
12 pg.
12-13 pg.
14pg.
15 pg.
16 pg.

Objetivo General
Objetivos Especficos
Actividades Realizadas

16 pg.
16 pg.
17-18-19 pg.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

20pg.

Conclusiones
Recomendaciones
Anexos

21pg.
22 pg.
23 pg.

CONSTANCIA DE CULMINACION DE PASANTIAS

Se hace constar por medio del presente, que la estudiante YENIFER

VANESSA ARIAS VARGAS, Cdula de Identidad N26.928.182, estudiante
de la U.E.P.SUB-OFICIAL Teresa de la Asuncin Fe y Alegra, realiz el
proceso de pasantas en esta institucin desde el da Lunes 28/03/16 hasta
el da Viernes 24/06/16 en el Departamento de Administracin (Caja) de
esta empresa.
Constancia que se expide en Barinas, a los veintisiete (27) das del mes de
Junio del ao en curso 2016.

Atentamente,

_______________________________
Firma del Dpto. de RRHH y Sello de la Empresa

DEDICATORIA

A Dios todo poderoso

permitirme

por darme la vida y

llegar al final de esta meta

trazada.
A mi madre as como a mis dems familiares
por su apoyo y comprensin.
Al

Instituto

Universitario

de

Tecnologa

Agustn Codazzi, por haberme brindado la

oportunidad

de cumplir el proceso de

pasantas.
A mis tutores quienes han sido gua y apoyo
fundamental a lo largo de todo este proceso
de pasantas.
Al personal del rea de Caja del

I.U.T.A.C

por

darme toda la asesora necesaria para la

realizacin

del

presente

informe

de

pasantas.
A todos y todas las personas y amigos que
han contribuido para el logro de este trabajo,
agradezco

de forma sincera su valiosa

colaboracin.

INTRODUCCIN

El presente informe refleja las actividades realizadas en el perodo de

pasantas, requisito indispensable para culminar el Tcnico Medio Mencin
Administracin Financiera en el Instituto U.E.P Sub-Oficial Teresa de la
Asuncin Fe y Alegra, ms all de ser un requisito, es una forma de poner
en prctica los conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se
cursaron en la institucin, sirviendo as, para comparar o confrontar la teora
con la realidad del da a da.
Las pasantas fueron realizadas en la Coordinacin Administrativa del
Instituto Universitario de Tecnologa Coronel Agustn Codazzi en un periodo
comprendido desde el veintiocho (28) de marzo al veinticuatro (24) de junio
del ao en curso, bajo la Supervisin del Lcdo. Alexis Paredes.
En este sentido se expresa los conocimientos adquiridos y recopilados
durante el perodo de pasantas, lo cual forman parte fundamental en el
desarrollo de las actividades futuras como tcnico medio en Administracin
Financiera. Es por ello que, el presente informe est estructurado de la
siguiente manera:
Captulo I: Descripcin de la empresa .En este captulo se presenta una
breve resea de la empresa, su nombre oficial y tipo actividad comercial, se
sealan los objetivos de la misma misin y visin y estructura organizativa.
Captulo II: Descripcin del departamento donde se realiz las pasantas.
En este captulo se especifica el rea donde se llevaron a cabo las
pasantas, as como los objetivos. Las funciones, actividades y organigrama
del departamento.

Captulo III: Actividades desarrolladas .En este captulo se seala el

cronograma de actividades, los recursos utilizados y la descripcin de cada
una de las actividades desarrolladas.
Para finalizar las conclusiones, recomendaciones y anexos

CAPITULO I
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

RESEA HISTORICA DE LA EMPRESA

Nombre Oficial de la Empresa o Institucin

Instituto Universitario de Tecnologa Coronel Agustn Codazzi
Resea Histrica
El Instituto Universitario de Tecnologa Coronel Agustn Codazzi, inicia
sus actividades acadmicas y administrativas el 13 de abril de 1998, siendo
su sede el edificio Los Cristales, en la ciudad de Barinas Estado Barinas.
Sus fundadores fueron el Profesor Argenis Caizea y el Doctor Gelasio
Cermeo Tapia, en donde funciono con 15 aulas y dos laboratorios de
informtica. La matrcula inicial fue de 200 bachilleres repartidos en seis (06)
carreras:

Informtica,

Electrnica,

Contabilidad

Computarizada,

Administracin de Empresas, Secretara y Administracin de Empresas

petroleras.
Para el ao 2000 se inaugura la nueva y actual sede ubicada en la
avenida Adonay Parra, frente al aeropuerto, con 10 aulas y un laboratorio de
informtica. Ese mismo ao se apertura las carreras de Educacin Integral y
Educacin Preescolar. Las carreras de: Administracin Tributaria, Relaciones
Industriales, Construccin Civil, Mercadotecnia, Contadura e Instalaciones
Elctricas, son aprobadas el 22 de noviembre de 2001.
Durante su trayectoria el tecnolgico ha estado bajo la Direccin de
reconocidos y destacados profesionales entre los que se puede mencionar:
el Dr. Jos Merchn, la Dra. Graciela de Calvo, El Msc. Heiva Palma Barco,

El Dr. Boris Hidalgo y hoy da la, Msc. Zahira Sulbaran. En la subdireccin

se pueden mencionar: El Msc. Cerbelen Murillo, La Dr. Graciela de Calvo,
El Msc. Ramn Vega, La Msc. Mara Giattini, la Msc. Alba de Salazar, la Msc.
Erlinda de Ferro, y actualmente la Msc. Fabiola Massabi. En la actualidad,
la institucin cuenta con 35 aulas, 4 laboratorios, 1 sala de Dibujo, cafetn,
biblioteca y cancha de usos mltiples, para dar cabida a 1400 estudiantes de
las diferentes carreras que se ofrecen.
El instituto universitario de tecnologa Agustn Codazzi , en una
institucin de educacin superior, creada bajo decreto presidencial N 36.372
del 13 de enero de 1998.
Tipo y Rama de Actividad Comercial
El Instituto Universitario de Tecnologa Coronel Agustn Codazzi es una
organizacin dirigida a la formacin de profesionales en las reas de tcnicos
superiores universitarios (T.S.U).En educacin, construccin civil, informtica,
administracin y contadura, las cuales son requeridas para el buen
funcionamiento y desarrollo del pas.
Misin y Visin
Misin
Formar profesionales altamente capacitados para dar respuestas a las
necesidades del entorno, desarrollando en ellos un sentido crtico que
trascienda su competencia y les permita poner en prctica los conocimientos
adquiridos,

en

la

realizacin

de

actividades

que

contribuyan

al

enriquecimiento de la calidad de vida del individuo y de la sociedad y

comprometido con su comunidad, su regin y el pas, con equidad y justicia
social.

Visin
Perfilarse como una Institucin de Educacin Superior de Excelente
calidad en el proceso formativo, que aporte herramientas para el desarrollo
integral del individuo, capacitndolo para enfrentar los retos que plantea un
mundo globalizado, al tiempo que contribuye con la consolidacin de la
regin y del pas.
Objetivos de la Empresa
Objetivo General
Promover el desarrollo socioeconmico, cultural, cientfico, tico y
humano de la regin de los andes, en especial el Estado Barinas.
Promover la investigacin cientfica, con especial inters en los estudios
interdisciplinarios, encaminados a solucionar los problemas bsicos que el
pas confronta, para alcanzar su pleno desarrollo y en los problemas
fundamentales de la regin donde el IUTAC posee su sede.
Contribuir de manera significativa al desarrollo de los aspectos de la
docencia, la investigacin, la extensin y la produccin universitaria, en el
proceso de educacin permanente de la comunidad vinculada al Instituto.
Objetivos Especficos
Adecuar los planes y programas de estudio a los cambios que se
Introduzcan en el sistema de Educacin Superior.
Realizar investigacin aplicadas en las reas de conocimiento
correspondiente a las distintas carreras dictadas en el Instituto.
Mantener los vnculos con los egresados, mediante la planificacin y
ejecucin de actividades dirigidas a la motivacin institucional.

Adquisicin de destrezas y habilidades que le permitirn aprobar con xito

las carreras a nivel superior.
Contribuir al desarrollo integral del estudiante, mediante un proceso de
enseanza orientado a la satisfaccin de las necesidades de aprendizaje, a
travs de un sistema adecuado de asesora que facilite la escogencia del
ciclo profesional ms conveniente.
Suministrar al estudiante los conocimientos especficos de conformidad
con el perfil profesional diseado para las respectivas especialidades.
Brindar al estudiante una asistencia de carcter formativo, organizativo y
sistmico, con atencin a los aspectos personales, sociales y educativos.
Estructura Organizacional
Segn Thompson, (citado por Castillo 2012), los organigramas son la
representacin grfica de la estructura organizativa de una empresa u
organizacin que refleja en forma esquemtica, la posicin de las reas que
la

integran. A continuacin

se

presenta

la

estructura

organizativa

(organigrama), del Instituto Universitario de Tecnologa Coronel Agustn

Codazzi

Figura 1: Organigrama del IUTAC

Fuente: Departamento de Talento Humano (2016)

10

CAPITULO II
DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO DONDE
REALIZO LAS PASANTIAS

11

DESCRIPCIN DEL DEPARTAMENTO DONDE REALIZO LAS

PASANTIAS

Nombre Oficial del Departamento

Coordinacin Administrativa- Unidad de Servicios Administrativos (CAJA).

Se encarga de dirigir, controlar y supervisar las actividades financieras y

administrativas, adems de la administracin del personal. En concordancia
con la coordinacin administrativa, se encuentra el departamento unidad de
servicios administrativos (caja), en donde se llev a cabo la ejecucin de las
pasantas y donde se desarrollan diversas actividades que garantizan las
operaciones de la unidad de caja tales como lograr la recaudacin de
ingresos de la institucin y cancelacin de pagos que corresponden al ao en
trnsito.
Objetivos del Departamento
Objetivo General
El objetivo fundamental del departamento corresponde a la
responsabilidad del rea administrativo de recursos humanos y financieros
del tecnolgico la cual se encarga de coordina, planificar y gestionar las
diversas actividades administrativas que se llevan a cabo dentro de la
institucin.
Objetivos Especficos
Brindar fuentes de empleo a la sociedad, donde las personas puedan
desarrollar y contribuir al crecimiento de la organizacin.
Reconocer que su actividad no es un fin en s mismo; Si no un
instrumento para que la organizacin logre sus metas fundamentales
12

Servir a la organizacin proporcionndole y administrando el personal

que apoye a la organizacin para cumplir con sus objetivos.
Mantener la contribucin de los recursos humanos en un nivel adecuado
a las necesidades.
Permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la medida
en que son compatibles y coinciden con los de la organizacin.
Funciones y Actividades del Departamento
El rea de Coordinacin Administrativa tiene las siguientes funciones y
actividades:
Informacin y comunicacin: Recuperan, almacenan y comunican
informacin a los empleados, docentes y estudiantes sobres los aranceles
educativos que deben cancelar los estudiantes.
Administracin y operaciones: Incluyen la asistencia a las operaciones de
la oficina administrativa y de otro tipo. Esto puede implicar ayudar a los
supervisores a preparar un presupuesto de la organizacin o departamento,
o el seguimiento de los proyectos para asegurarse de que estn progresando
de manera eficiente y terminada antes del plazo. Ellos ayudan de esta
manera a preparar manuales y otras publicaciones sobre soluciones
mejoradas, mtodos y procedimientos despus de la realizacin de
investigaciones y anlisis de informes y conclusiones.
Gestin personal: Otro deber es ayudar a los administradores y al personal
docentes y estudiantes con cuestiones de pagos, deudas, extravo de
bauches, entre otros.
Computadoras y equipos: Deben utilizar las computadoras y otros equipos
de oficina para realizar sus tareas administrativas, as como para administrar

13

y comunicar informacin. Ellos utilizan las computadoras para crear y

administrar hojas de clculo, componer correspondencia con el personal y
los clientes, gestionar bases de datos y asistir a sus supervisores con la
creacin y edicin de presentaciones, informes y otros documentos.
Interrelacin con otros departamentos.
El rea de Coordinacin Administrativa, tiene a su mando un asistente y el
rea de caja quienes reciben las directrices de la Administracin las dicta las
normas y polticas de cada rea, control de estudio verifica que los
estudiantes estn al da con los pagos

de las cuotas mensuales

aranceles.
Adems Planificar, programar, dirigir y administrar los recursos materiales
y financieros, con el fin de coordinar la aplicacin de lineamientos y polticas
en materia de recursos humanos, compras, administracin, presupuesto,
documentos de archivo, seguridad y mantenimiento.
Estructura Organizacional del Departamento.
DIVISIN ADMINISTRATIVA

GERENTE ADMINISTRATIVA
Coordinacin de
caja
Asistente
Administrativo

Contabilida

Recursos
Humanos

Jefe del Departamento

de Caja
Auxiliar de
Caja

Figura 2: Organigrama de la Coordinacion AdministrativaFuente:

Departamento de Talento Humano (2016)

14

CAPITULO III
ACTIVIDADES
DESARROLLADAS

15

ACTIVIDADES DE LAS PASANTIAS

Objetivos de las pasantas

Objetivo General
Aplicar los conocimientos tericos y prcticos adquiridos en la unidad
Educativa Privada Sub- Oficial Teresa de la Asuncin Fe y Alegra, para
fortalecer y mejorar las destrezas que se requieren a nivel profesional.
Objetivos Especficos
Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo de
pasantas.
Obtener la mayor destreza en el desenvolvimiento del trabajo asignado.
Aplicar los conocimientos tericos adquiridos a situaciones que ameriten
control dentro de la institucin.

16

ACTIVIDADES REALIZADAS

Fecha
Semana I
28/03/16
Al
01/04/16

Semana II
04/04/16
AL
08/04/16

Semana III
11/04/16
AL
15/04/16

Semana IV
18/04/16
AL
22/04/16

Semana V
25/04/16

Descripcin
-Recibimiento en el instituto
-Conocimiento de las
reas de la institucin y sus
funciones.

-Clasificar, ordenar, reproducir y

archivar facturas diarias.
-Registrar en el sistema Amigo
caja alumnos nuevo ingreso

-Ordenar y archivar expedientes de

alumnos inscritos.
-Ordenar cierres de puntos de
ventas del mes de marzo.

-Registrar en el sistema Amigo

caja alumnos nuevo ingreso.
-clasificar, ordenar, reproducir y
archivar facturas diarias.

-Procesar inscripciones a los

alumnos nuevos y regulares del

17

Recursos
Humanos

Humanos
Maikas
Perforadora
Facturas
Lapicero
Hojas blancas
Pega
Tijera
Computadora
Carpetas
Lapiceros
Humanos
Pega
Carpeta
Hojas blancas
Humanos
Computadora
Maikas
Perforadora
Facturas
Lapicero
Hojas blancas
Pega
Tijera
Humanos
Computadora
Sello

semestre 2016-1 en el sistema

amigo caja.
AL
29/04/16

-Ordenar cierres de puntos de

ventas del mes de abril.

-Cobro de cuotas y aranceles a los

alumnos nuevo ingreso y regulares
semestre 2016-1
Semana VI
02/05/16
AL
06/05/16

Semana VII
09/05/16
AL
13/05/16

Semana
VIII
16/05/16
AL
20/05/16
Semana IX
23/05/16
AL
27/05/16

-Clasificar, ordenar, reproducir y

archivar facturas diarias.

-Ordenar cierres de puntos de

ventas del
Mes de abril
-Cobro de cuotas y aranceles a los
alumnos del semestre 2016-1

-Clasificar, ordenar, reproducir y

archivar facturas diarias.
-Cobro de cuotas y aranceles a los
alumnos del semestre 2016-1
-Cobro de cuotas y aranceles a los
alumnos del semestre 2016-1
-Ordenar y archivar expedientes de
alumnos inscritos.

18

Lapicero
Grapadora
Punto de venta
Tarjeta de debito.
Pega
Carpeta
Hojas blancas
Humanos
Computadora
Sello
Lapicero
grapadora
Tarjeta de debito.
Maikas
Perforadora
Facturas
Hojas blancas
Pega
Tijera
Humanos
Pega
Carpeta
Hojas blancas
Humanos
Tarjeta de debito.
Computadora
Maikas
Perforadora
Facturas
Lapicero
Hojas blancas
Pega
Tijera
Humanos
Tarjeta de debito.
Carpetas
Lapiceros

Semana X
30/05/16
AL
03/06/16

Semana XI
06/06/16
AL
10/06/16

Maikas
Perforadora
- clasificar, ordenar, reproducir y
Facturas
archivar facturas diarias.
Lapicero
-Abrir expediente de alumnos nuevo
Hojas blancas
ingreso.
Pega
Tijera
-Seleccionar expedientes para
Humanos
archivo muerto.
Maikas
-Ordenar cierres de puntos de
ventas del mes de mayo.

-Cobro de cuotas y aranceles a los

alumnos del semestre 2016-1
Semana XII
13/06/16
AL
17/06/16
Semana
XIII
20/06/16
AL
24/06/16

Carpeta
Lapicero
Pega
Perforadora

Humanos
Tarjeta de debito

-Ordenar y archivar expedientes de

alumnos regulares.

-Cobro de cuotas y aranceles a los

alumnos del semestre 2016-1

19

Humanos
Punto de venta
Tarjeta de debito
Computadora

CONCLUSIONES

Las pasantas permiten al estudiante tener la oportunidad de

desempearse en el rea de trabajo cumpliendo con un horario y una serie
de actividades asignadas por parte del tutor empresarial.
Durante la estada en la institucin se emprendieron diversas actividades
que fueron asignadas durante el periodo de doce (12) semanas, permitiendo
as obtener una visin ms amplia acerca de las actitudes que se debe tomar
en una organizacin.
En el periodo de pasantas se ejecutaron diferentes actividades tales
como Ordenar y archivar expedientes de alumnos inscritos, clasificar,
ordenar, reproducir y archivar facturas diarias, Cobro de cuotas y aranceles a
los alumnos del semestre 2016-1 entre otras las cuales permitieron el
fortalecimiento de conocimientos y destrezas adquiridas durante el periodo
de estudio.
Durante el desarrollo de las actividades se aprende que la formalidad de
una empresa es fundamental para su desarrollo y es por ello que como
pasante se debe acudir a todas las herramientas y conocimientos necesarios
para enfrentarse a una exigencia y lograrla de la mejor manera posible.

20

RECOMENDACIONES

A la Empresa:
Seguir ofreciendo oportunidades de capacitacin de mano de obra a los
alumnos de las instituciones del pas, por medio del proceso de pasantas.
El diseo de nuevos formatos que facilite el trmite administrativo llevado
en el Departamento de Coordinacin administrativa del Tecnolgico Agustn
Codazzi.
Implementar un sistema de informacin de datos.
Actualizar al personal sobre los nuevos formatos a utilizar.
A la institucin.
Seguir ofreciendo una educacin de mayor calidad para el estudiante.
Ofrecer perspectivas ms amplias a los estudiantes acerca del campo
laboral para que posean una base cada vez ms firme y de esta manera
puedan adaptarse rpidamente al mbito de trabajo.
Dedicarse a brindar mayor cantidad y calidad de conocimientos
tecnolgicos y cientficos.

21

Mantenerse a la vanguardia en cuanto a las nuevas metodologas

conforme a la especialidad, e impartiendo tendencias ms actuales de
programacin, y tecnologa variada.

A los futuros pasantes.

Obtener los conocimientos previos y necesarios para desempearse en el
rea de trabajo y actuar con respeto y responsabilidad en cualquier rea que
se encuentre.

22

ANEXOS

23

Cobro de Cuotas y Aranceles a los alumnos del Semestre 2016-1

24

Atencin al Pblico

25

Procesando inscripciones a los alumnos nuevos y regulares del

semestre 2016-1 en el sistema amigo caja.

Ordenando y archivando expedientes de alumnos inscritos.

26