Ser ms eficiente en el trabajo

En el mundo actual es muy difcil lidiar con la presin del trabajo. Cualquier persona
con un trabajo a tiempo completo sabe que un da promedio de trabajo no dura lo
suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, tu
productividad puede incrementarse increblemente si adoptas hbitos diseados para
hacer que tu trabajo sea ms eficiente. Un trabajador eficiente aprovecha cada
minuto de su tiempo durante el da, poniendo toda su atencin primero a las tareas
ms importantes. La eficiencia en el trabajo no solo incrementar tu productividad, y
te har ganar puntos con tu jefe, sino que tambin te har sentir realizado y
satisfecho de haber tenido un da de trabajo productivo y ocupado.
Parte 1 de 3: Establece focos de atencin

1 Mantn tu espacio de trabajo limpio y ordenado. Lograr eficiencia en el

trabajo en ocasiones es tan simple como limpiar el desorden de tu rea de
trabajo. Si esta zona se encuentra en desorden, puede entorpecer tu nivel de
productividad. Si constantemente peleas para encontrar una herramienta
especfica o algn documento dentro de un desorden total, tu valioso tiempo
de trabajo se desperdiciar. Ten solo artculos que uses todos los das y todo
lo dems gurdalo donde no te estorbe, pero tambin donde puedas
encontrarlo rpidamente.
o

Si trabajas en una oficina, organiza tu espacio y escritorio de modo

que puedas encontrar fcil y rpidamente todo lo que necesites para
trabajar. Si no trabajas en una oficina, igual puedes aplicar los mismos
principios. Por ejemplo, si trabajas en un taller de reparacin de
bicicletas, mantn tus herramientas limpias y organizadas, de modo
que puedas encontrarlas rpidamente cuando las necesites. Casi todas
las reas de trabajo traen mayores beneficios al mantenerlas limpias.
Las personas que trabajan en oficinas y otras que manejan grandes
cantidades de documentos, deben crear un sistema de archivos que
sea lgico y organizado. Ten a tu alcance los documentos que usas
con frecuencia. Guarda los otros documentos en orden alfabtico (u
otro orden lgico).

2 Mantn tu lugar de trabajo bien abastecido. Asegrate de tener los

suministros y herramientas necesarios para realizar tu trabajo. En una oficina,
esto significa que debes tener cerca cosas como perforadoras, quita grapas,
calculadoras, etc. Fuera de las instalaciones de una oficina, las herramientas
son distintas, pero el principio fundamental es el mismo, ten a mano las
cosas que necesites para trabajar de manera efectiva antes de comenzar a
trabajar. Los cientficos que trabajan con aplicaciones grficas complejas y
los mecnicos que trabajan con llaves de tuercas se beneficiarn al tener sus
herramientas preparadas, listas, y a su alcance.
o

Esto tambin significa que te asegures de tener un buen suministro de

cualquier insumo que se requiera en tu trabajo, como por ejemplo, las
engrapadoras necesitan grapas, los carpinteros, clavos, los
profesores, tizas, etc.
Asegrate de que tus herramientas estn en buen estado. Tener una
herramienta bsica malograda puede entorpecer el avance de tu
trabajo, si no puedes seguir sin esta herramienta. Ahorra tiempo a
largo plazo al tomarte un momento para limpiar y darle mantenimiento
a tus herramientas de forma peridica.

3 Ten un programa establecido. Si has estado decidiendo qu hacer sin previa

planificacin, hacer algn esfuerzo para planear tu da probablemente
incrementar la eficiencia de tu trabajo. Sin embargo, para mantener un
programa efectivo, limtate a una agenda que abarque todo (puedes
complementarla con un calendario en tu oficina o cubculo para establecer
objetivos a largo plazo.) No compliques innecesariamente tu trabajo al tener
ms de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que
inevitablemente perders. Es mejor que puedas mirar en un lugar especfico
todo lo que tienes que hacer.

Organiza cada da creando una lista de "pendientes". Comienza con

los asuntos de mayor prioridad en el da, de modo que sea ms fcil
que los concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la
lista. Comienza tu da de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si
al final del da no completas la lista, coloca los puntos pendientes en
el siguiente da.

Establece un calendario y plazos lmite para tus proyectos ms

importantes, y s realista respecto al tiempo que te tomar cada tarea.
No querrs ponerte en una situacin que te haga cometer errores. Es
mejor pedir ms tiempo al comenzar el proyecto, que pedirlo justo
antes de que se venza el plazo.

4 Elimina las distracciones personales. Cada lugar de trabajo tiene sus propias
distracciones. En algunos trabajos existe el tpico compaero de trabajo
conversador que nunca te deja en paz. Otros trabajos pueden ser
terriblemente silenciosos, lo que hace que te distraigas con el ms mnimo
ruido. Haz todo lo que debas hacer para poder mantenerte concentrado. Si tu
trabajo te permite escuchar msica sin que sta te distraiga, lleva un
reproductor de MP3. Incluso puedes colocar notas en tu lugar de trabajo que
indiquen a tus compaeros que no te distraigan. Esto puede parecer
descorts, pero no lo es. Es un mtodo razonable y efectivo para hacer que
las personas no te molesten mientras trabajas. Recuerda, puedes socializar
todo lo que quieras durante la comida y los momentos de receso.
o

Una distraccin muy comn es pasar el tiempo en pginas de internet

recreativas. Un estudio demostr que aproximadamente dos tercios de
los trabajadores pierden por lo menos un poco de tiempo en pginas
web que no estn relacionadas a su trabajo diario. Por suerte, la
mayora de navegadores te permiten descargar recursos que bloquean
pginas web que puedan distraerte. Busca en la tienda de extensiones
para tu navegador "aplicaciones para bloquear pginas web" o
"recursos para productividad". Podrs descargar por lo menos algunos
recursos gratuitos y con resultados efectivos.

Otra excelente forma de evitar distracciones es filtrar tus llamadas

(evitar conversaciones telefnicas innecesarias) y minimizar las
reuniones improvisadas.

5 Utiliza tu momento de receso para tratar asuntos personales. Curiosamente,

los recesos pueden incrementar, en lugar de entorpecer tu eficiencia en el
trabajo. Ya que por un lado, stos te proporcionan el descanso necesario. Sin
este receso, podras sentirte cansado, lo que har que trabajes ms despacio
o con menor productividad. Por otro lado, los recesos te dan la oportunidad
de manejar tus distracciones. Utiliza tus recesos para hacer todo lo que de
otro modo te distraera en el trabajo. De pronto te das cuenta que en lugar
de trabajar ests pensando en ese pariente que planeabas llamar? Llmalo en
tu receso, y elimina as tu distraccin.

Parte 2 de 3: Establece estrategias de trabajo efectivas

1 Divide tus responsabilidades en partes manejables. Los proyectos grandes

pueden ser intimidantes. Cuando son lo suficientemente grandes, es fcil
postergarlos, perdiendo tiempo en trabajo menos importante hasta que te
veas obligado a enfrentar todo el proyecto justo cuando el plazo est a punto
de expirar. Cuando eres un trabajador eficiente, debes realizar el trabajo
importante primero, incluso cuando esto implique realizar una pequea parte
de una gran tarea. Si bien hacer una pequea parte de una gran tarea no es
tan reconfortante como completar todo una pequea tarea, pero es una
manera inteligente de utilizar tu tiempo. A largo plazo, habrs terminado las
tareas ms importantes ms rpido, si trabajas un poco cada da para
avanzarlas.
o

Por ejemplo, si tienes un plazo de un mes para elaborar una gran

presentacin, establece el objetivo de crear un esquema hoy. Esto no
te quitar mucho tiempo, as que no evitar que realices el resto de tu
trabajo; sin embargo, ese primer paso ser de gran importancia para
que desarrolles el resto del proceso de manera ms rpida y fcil hasta
completarlo.

2 Reduce tu carga laboral delegando funciones. A menos que te encuentres en

el ltimo nivel de jerarqua en tu trabajo, tendrs la oportunidad de dividir
tareas especficas que sean repetitivas entre uno o ms subordinados, as
ahorrars tiempo. No delegues a tus subordinados proyectos que solo t
sepas cmo completar de forma satisfactoria. Ms bien, encomindales
aquellas tareas que toman tiempo, son montonas y que evitan que

aproveches tu talento en tareas ms importantes. Si delegas trabajo, recuerda

hacer el seguimiento a tu asistente y dale un plazo mximo. Siempre s
amable con tus subordinados cuando te ayuden, ya que si sienten que los
valoras, trabajarn duro en proyectos futuros.
o

Si eres interno, ests en un puesto de trabajo para principiantes, o

tienes un cargo bajo en una compaa, puedes dividir el trabajo
especialmente montono con empleados que se encuentran en el
mismo nivel que el tuyo (por supuesto, con el consentimiento de la
persona, as como el de tu supervisor). Si un compaero de trabajo te
ayuda, debers estar preparado para devolver el favor.

Si tienes una muy buena relacin con tu jefe, incluso podras ver si ste
puede delegar parte de tu trabajo a otros.

3 Haz que tus reuniones sean breves. De acuerdo a una encuesta en el ao

2012, la razn por la que todo el mundo odia las reuniones, para casi la
mitad de los encuestados, fue que consideran que las reuniones generan la
mayor prdida de tiempo, incluso ms que el tiempo que se pierde con
asuntos personales, o en pginas de recreacin. Las reuniones son de gran
importancia para debatir sobre objetivos y establecer proyecciones. Por el
contrario, dejar reuniones pendientes con frecuencia hace que ciertos asuntos
empeoren, consume horas (y en casos extremos consume hasta das) de tu
tiempo sin que nada importante se decida. Estos son algunos consejos para
hacer que tus reuniones sean lo ms efectivas posible:

Antes de cada reunin establece una agenda, de modo que el tiempo

reservado se aproveche al mximo. En la agenda incluye cunto
tiempo se dedicar para debatir ciertos temas. Respeta la planificacin
de la agenda tanto como puedas. Si surgen otros temas, disctelos
posteriormente en reuniones de oficina personales.
Realiza las reuniones con el menor nmero de personas posible.
Cuando las reuniones estn conformadas por un nmero reducido de
asistentes, existen menos posibilidades de que la conversacin se
desve de los temas de importancia. Adems ayuda a que todas las
personas que no necesitan estar en la reunin se mantengas
trabajando en sus puestos.
Utiliza las presentaciones con diapositivas nicamente cuando sea
necesario. Existe un gran debate respecto a si las presentaciones con
diapositivas (PowerPoint, etc.) ayudan o entorpecen la eficiencia de
una reunin. Pero existe un punto muy claro: Si utilizas diapositivas en
tu presentacin, haz que sean lo ms concisas e informativas posible.
Utiliza las diapositivas para proyectar imgenes y datos que no puedas
expresar en tu discurso, no todo el contenido de tu presentacin.
Finalmente, un principio general consiste en saber qu es lo que
quieres decidir antes de que comience la reunin y toma las decisiones
tan rpido como sea posible.

4 Elimina el drama de oficina de raz. Desafortunadamente, los lugares de

trabajo pueden ser muy estresantes. Si los nimos se caldean, enfrenta
cualquier actitud negativa de inmediato y de forma directa. Esto puede
significar que t, la persona con la que has discutido, o ambos tengan que
pedirse disculpas sinceramente. Haz esto tan pronto como sea posible. Si
dejas que unas cuantas peleas se tornen en resentimientos, tu eficiencia se
ver afectada ms adelante, pues perders tiempo al tener que trabajar con
esta persona tratando de evitarla en el lugar de trabajo. Y ms importante
an, te sentirs terrible; as que no dejes que el drama de oficina afecte tu
eficiencia y tu humor.
o

Puedes buscar un intermediario. Las empresas saben que el drama y el

herir sentimientos pueden entorpecer la dinmica de trabajo, por esta
razn en muchos lugares se contrata gente que entre sus funciones

especficas se encuentra la resolucin de disputas en el trabajo. Si

sientes frustracin, tristeza, o miedo por culpa de alguien en el trabajo,
contacta al departamento de recursos humanos de tu empresa.
Una vez que la disputa se solucione, no tienes que ser amigo del
compaero con el que hayas discutido, simplemente debes poder
trabajar con esa persona normalmente. S amable y diplomtico,
incluso con las personas que detestas.

Parte 3 de 3: Haz cambios en tu estilo de vida

1 Descansa bien. El cansancio jams ha mejorado la calidad de trabajo de las

personas. El cansancio puede reducir tu rendimiento, entorpecer tu
desempeo, y, si eres propenso a quedarte dormido, puede avergonzarte
terriblemente en reuniones importantes. Y lo ms importante, la falta de
sueo severa se relaciona con diversos problemas de salud. No te quedes
dormido en tu escritorio ni pierdas trabajo debido a que te enfermaste.
Duerme 7 u 8 horas cada noche y as podrs dar lo mejor de ti.
o

En el mejor de los casos, el cansancio en el trabajo puede ser una

distraccin leve. Pero en el peor de los casos, puede afectar
seriamente la seguridad. Si tienes un trabajo donde la seguridad de las
personas est en juego (por ejemplo, si eres controlador de trfico
areo o si manejas un camin), es primordial que tengas un horario de
sueo adecuado.

2 Ejerctate. La ciencia ha demostrado que un buen rgimen de ejercicio

mejora tu humor en el trabajo y tu productividad. Esto es cierto especialmente
en el caso de trabajos de oficina sedentarios. Si pasas la mayor parte del
tiempo sentado frente a una computadora, haz un esfuerzo para dedicar un
tiempo cada da a ejercitarte.

Esto no solo har ms fcil que ests sentado tranquilo en el trabajo, sino
que har que ests ms feliz, en forma, y ms motivado.
o

Si vas a comenzar una rutina de ejercicio por primera vez, prueba

rutinas de ejercicio que combinen los ejercicios cardiovasculares con
los de fortalecimiento.

3 Mantn un estado de nimo positivo. Si intentas incrementar tu eficiencia en

el trabajo, es posible que realices tu trabajo con una seriedad terrible. Con
frecuencia esto no es una buena idea; ya que es posible que incrementes tu
eficiencia a corto plazo, pero si nunca te concedes algo agradable en el
trabajo, es ms fcil que te hartes, generndote cansancio, estrs y falta de
motivacin. Intenta mantener una actitud positiva, si te sientes bien en el
trabajo, ser ms fcil que te mantengas motivado y con ambiciones. Haz
pequeas cosas para mejorar tu estado de nimo y no entorpecer tu
productividad. Escucha msica con unos audfonos, haz pequeas pausas
para estirarte, o lleva tu laptop a la sala de descanso, donde podrs tener un
poco de paz y calma.
o
o

Aprovecha al mximo tu hora de comida disfrutando de la misma y de

compartir chistes con tus amigos del trabajo.
Bebe caf con moderacin. El caf puede ser una excelente manera
de empezar el da con energa cuando te sientes agotado, pero si lo
bebes a diario, te volvers dependiente y dejar de tener el efecto que
antes tena.

4 Auto motvate. Es ms fcil trabajar de manera eficiente si tienes una buena

razn para hacerlo. Si en ocasiones tienes dificultades para desempear tu
trabajo, piensa en lo que te llev a estar en ese trabajo; como en tus objetivos
en la vida, tus sueos, y cmo te ves en el futuro. Intenta ver tu trabajo como
el medio para llegar a un fin; donde el "fin" es la visin ideal de tu vida. Si

disfrutas de tu trabajo, intenta pensar en cmo te hace sentir, Te sientes

satisfecho al concluirlo?
o

Piensa en las cosas buenas que puedes tener gracias a tu trabajo.

Quizs posees una casa o un carro gracias al dinero que ganas, o
quizs tu trabajo te ha permitido enviar a tus hijos a la escuela.
Adems piensa en los "beneficios" que te trae, como el seguro mdico
y/o dental para tu familia.

Piensa en las consecuencias que traera si no trabajaras. Qu cosas

tendras que dejar si pierdes tu fuente de ingresos? De qu forma
afectar a tu familia y a la gente cercana?

5 Recompnsate. Si logras incrementar tu eficiencia en el trabajo, celbralo,

lo mereces. No es fcil dejar los malos hbitos y cultivar buenos hbitos, as
que recompnsate por todo el trabajo que te cost. Cmprate un trago un
viernes despus del trabajo, renete con algunos amigos para salir por la
noche, o simplemente recustate en la cama y lee un libro; haz lo que sea
que te haga sentir feliz despus de una larga semana de trabajo. El
recompensarte har que te sientas ms realizado, que es una parte
importante para mantener tu motivacin.
o

Tu recompensa no tiene que ser grande o grandiosa, y no tiene que ser

algo econmicamente irresponsable. Las recompensas modestas y
moderadas son las mejores. Guarda ese Rolex nuevo para una ocasin
especial.

Consejos

Implementa un sistema de gratificaciones aplazadas donde lleves a cabo los

proyectos que menos te agradan lo antes posible en lugar de dejarlos para el
final. De este modo no pasars el da lamentndote por el proyecto y tratando
de evitarlo. Al realizar primero ese proyecto que te desagrada, es ms
probable que te sientas satisfecho, y que puedas terminar tu da de buena
manera, realizando proyectos ms placenteros o menos estresantes.