AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE

DATOS
A diferencia de la mayora de las de las operaciones que normalmente existen en una
empresa, el PED tiene algunas caractersticas especiales que no se presentan en las
dems operaciones.
Estas caractersticas son:

Concentracin del proceso de informacin en una funcin de la empresa.

Descentralizacin de la supervisin del proceso de informacin
El centro del PED es slo parte del flujo total de los sistemas

Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este boletn, se limita a la siguiente

forma:
Aspectos que incluye

Los centros de proceso electrnico de datos.

Todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que son necesarias para
su operacin

Aspectos que excluye

El PED incluye solo una parte de los sistemas en los que existe algn grado de
automatizacin
Centros de servicio (service bureaus)
Minicomputadores
La identificacin y control de las transacciones errneas
Prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin de equipo de PED
Desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse
Mantenimiento a los sistemas y programas existentes
El desarrollo y documentacin de polticas, procedimientos y estndares
relacionados con las actividades del centro

0bjetivo de la auditora operacional de centros PED

El objetivo es examinar crticamente las actividades indicadas en el apartado anterior,
con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su
manejo o pudiera poner en riesgo su operacin de ventas.

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AUDITORA OPERACIONAL 32

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el centro PED:

La estructura de organizacin del centro PED y su ubicacin dentro de la

organizacin general de la empresa
Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED
Los manuales de polticas y procedimientos
Los antecedentes del centro de PED con relacin a su origen, desarrollo, equipo de
proceso de datos original
Los estados financieros de la empresa

As mismo, el auditor deber conocer:

Cules son las principales reas que reciben servicio del centro de PED
Cules sistemas estn automatizados y en que grado
Una descripcin detalla de la configuracin del equipo PED y del sistema operativo

Visita a las instalaciones

Debern visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED y hacer
observaciones:

Lo adecuado de la ubicacin de las reas de trabajo

Los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad
dentro de los lmites especificados
Las medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios
El orden y limpieza del equipo
Las condiciones ambientales(ventilacin, energa, etc.)
Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s

Investigacin y anlisis
El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se menciona a
continuacin

Presupuestos de gastos del centro PED

Estadsticas de tiempo extra trabajo
Reportes de recepcin de documentos fuente
Estadsticas sobre la captura de datos fuente
Estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo perifrico que
muestren:
Produccin normal

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AUDITORA OPERACIONAL 33

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Reprocesos
Corridas especiales
Pruebas y compilaciones de nuevos programas
Mantenimiento de equipo y sistema operativo
Fallas del equipo
Tiempo ocioso
Reportes de actividad por terminar
Estadsticas de mantenimiento por cada unidad de equipo
Estadsticas de entrega de reportes a usuarios
Reportes de tiempo incurrido y grado de avance
Estadsticas de ocupacin del personal

Entrevistas
Debido a que esta tcnica proporciona l auditor informacin valiosa para el desarrollo de
su trabajo, se deber:

Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin

prctica de las polticas
Utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener informacin sobre el centro
PED
Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y que
debern abarcar los siguientes grupos:

Personal que trabaja en el centro PED

Directivos de la empresa

Usuarios de los servicios de PED

Auditores internos y externos

Personal de organizacin y mtodos manuales

Examen de la documentacin
El auditor deber examinar otra documentacin que puede ser:

Descripciones de puestos

Evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro PED

Programas de entretenimiento para personal del centro de PED y los usuarios

Estudio de la viabilidad para la adquisicin y ampliacin del equipo

Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas

Documentacin de algunos sistemas importantes

Registro de flujos de documentos y datos dentro del centro de PED

Registro de datos errneos

Programas de uso de equipo

Bitcoras de uso de equipo

Procedimientos de custodia
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AUDITORA OPERACIONAL 34

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Planes de accin en caso de siniestro o fallas prolongadas del equipo

A continuacin se mencionan algunos de los principales aspectos a considerar

Estructura de organizacin balanceada

Entretenimiento y supervisin adecuados
Existencia de estndares de actuacin y vigilancia de su cumplimiento
La direccin de la empresa interviene en un grado satisfactorio en los planes y
administracin del centro PED
Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas
La capacidad del equipo instalado es adecuada para las necesidades de la empresa
a corto plazo y tiene la flexibilidad para incrementarse de acuerdo a futuros
requerimientos
Existencia de procedimientos para programar controlar adecuadamente el uso del
equipo PED
Existencia de procedimientos de seguridad y proteccin que aseguren
razonablemente: acceso restringido a las personas no autorizadas a los datos

Diagnstico
1. Recapitulacin de hallazgos
Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los problemas y
fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten
2. Discusin del borrador de involucrados

Asegurarse que se trata de hallazgos reales, y

Que los involucrados coincidan con su existencia

3. Informe definitivo

No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador

No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus
modificaciones
Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de sistemas
Tiempos de reproceso excesivos
Reportes no utilizados

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AUDITORA OPERACIONAL 35

AREA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS

OBJETIVOS

RIESGOS

Falta

de

TCNICAS

calidad

oportunidad

de

la

informacin

que

se

procesa

El centro de procedimientos

electrnico de datos cuenta

con:

Uso deficiente de
reportes recibidos
Concertacin

proceso de informacin
Errores del personal de

Una
organizacin

adecuada

Una

apropiada

los

Fijar
polticas
procedimientos

claramente
establecidos

del

que

garanticen
razonable

procesamiento

una

organizacin,
electrnico de datos por

segregacin

de

segregacin
desconocimiento

de

de

funciones

funciones

seguridad

instrucciones
Un
efectivo
control
proceso
y a

al
las

medidas de seguridad

en
el
electrnico

Deficiente supervisin y
revisin

Comunicacin deficiente

Fallas del equipo

Tiempo ocioso

proceso
datos,

de

conforme a los criterios

de la direccin

Acceso

personal

no

autorizado

Elaborar manuales de
polticas

La dependencia dispone de
planes a corto y largo plazo

Procesos
desacuerdo

con

en
los

procedimientos
diferentes

objetivos
relacionados
procesamiento

con

el
electrnico

de datos y su coordinacin
con os panes generales de

del

Aplicaciones
innecesarias

centro

procesamiento
electrnico

de
las
actividades

ineficientes
Conflictos entre polticas

incluyendo
coordinacin

y procedimientos.

planes,

de

de
con

datos
la
los

la entidad.
polticas

de

la

programas
entidad
Las
cobros

facturas, ajustes
se

y
registran

Carencia de informacin
sobre

adecuada y oportunamente

el

estado

de

La entidad debe llevar

el registro
cliente

en

para cada
tarjetas

cuenta de cada cliente

individuales

en las cuentas individuales

Saldos ficticios

de clientes

Ajustes no autorizados

reflejen

que
las

ajustes y cobros

facturas,

Los saldos de las cuentas

por

cobrar

deben

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Relacin de saldos con

Efectuar:

datos no reales

Revisiones peridicas d

AUDITORA OPERACIONAL 36

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

verificarse
y
evaluarse
peridicamente,
as como
las
transacciones
relacionadas

Decisiones basadas en
informacin errnea
Cancelacin de cuentas
por
cobrar
con
manipulacin de cobro
Incapacidad
para

cumplir el
plan de
entregas o el nivel de
calidad especificado en
los pedidos
Entregar
pedidos
o

prestar
servicios
a
clientes
que
han
excedido su lmite de
crdito
Entrega inoportuna de

mercanca o prestacin
de servicios
Generar facturas que se
procesan
como
autnticas
con
manipulacin
posterior
de los registros

Los servicios prestados y

envosde
mercancas
deben
ser
facturados
conforme a los ajustes en

Facturar cantidades a
precios

inferiores

superiores
a
los
autorizados
Facturar sin registrar en
las facturas por
rebajas,
cuentas por cobrar con
descuentos y devoluciones
sustraccin
de
la
de mercancas, deben estar
cantidad cobrada
debidamente autorizados
Crditos
por

devoluciones,
rebajas,
garantas u otros ajuste
de ventas ficticias.
Ajustes no autorizados

en facturas
Adelantar estudios previos Los estudios
inadecuados
tendientes a la aceptacin y para el otorgamiento
de
clasificacin de los clientes crditos ocasionales
o
usuarios
para
el
Concesin de crditos a
cliente no solventes
otorgamiento de crditos
Concesin
a clientes

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los mtodos y formas

de utilizacin para las
realizaciones,
acumulaciones
y
cancelaciones
Anlisis
por
antigedad
de
las
cuentas por cobrar
Procedimientos
a
seguir para las cuentas
atrasadas

Se debe disponer de
un adecuado sistema
de control que asegure
que todos los envos o
servicios

prestados

estn
debidamente
facturados
por
las
cantidades
realmente
expedidas
y a
los
precios
autorizados
teniendo en cuenta las
variaciones de
los
mismos para efectuar
los
ajustes
correspondientes.

Debe elaborarse un
instructivo
para
la
obtencin de crditos
que
describa
los
procedimientos

requisitos

de

AUDITORA OPERACIONAL 37

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Para producir un despacho

de mercancas u obtencin
de un servicio los clientes o
usuarios deben hacerlo a
travs de una
solicitud
debidamente aprobada
y
autorizada conforme a los
criterios de la direccin

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que no llenan requisitos

Concesin a clientes o
usuarios no autorizados
Aprobacin de crditos
a clientes que no han
cumplido
con
obligaciones anteriores
Aceptacin
de
un
pedido
de
venta
comprometiendo a
la
entidad
en
precios
desventajoso u
otras
condiciones
inaceptables
Embarcar mercancas o
prestar servicios
en
cantidades equivocadas
o a personas o usuarios
que no corresponden

aprobacin,
aceptacin, entrega y
forma de pago

Determinar

polticas

las

procedimientos
por
escrito que definan los
documentos,
aprobaciones
y
autorizaciones que se
requieran
para
despachar los pedidos
o prestar los servicios
solicitados.

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XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

AUDITORA OPERACIONAL

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