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Y ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Unidad 5. La formalizacin de la
organizacin y sus herramientas
grficas
Por Roberto Azuara
Abril de 2013.
HERRAMIENTAS DE
ORGANIZACIN
A continuacin se presentan las herramientas necesarias
para llevar a cabo una organizacin racional, ellas estn
disponibles durante el proceso de organizacin y
aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo
social.
ORGANIGRAMAS
Son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro
de ella.
Organigramas
Por su objeto
Estructurales. Muestran slo la estructura
administrativa de la empresa.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica,
adems de las unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
Especiales. Se destaca alguna caracterstica.
Por su rea
Por su contenido
Esquemticos. Contienen slo los rganos
principales, se elaboran para el pblico, no
contienen detalles.
Analticos. Ms detallados y tcnicos.
MANUALES
En todo tipo de organizacin se utilizan los manuales, es decir,
documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Son de gran utilidad por las siguientes razones:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y
funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cmo debe hacerse.
Son una fuente de informacin, pues muestran los datos de la
empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
A) Manuales departamentales
Contienen los objetivos generales de la empresa, los del
departamento de que se trate y los de sus secciones bsicas;
polticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente; carta de organizacin general y departamental;
reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental,
anlisis de puestos y grficas de proceso y de flujo.
B) Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales,
aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin.
Comprenden a todos los departamentos de la organizacin y
describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamentos.
C) Manual de historia
Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y
posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo
de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado
contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organizacin.
D) Manual de organizacin
Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones.
E) Manual de polticas
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El
conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el
cual se basan todas las acciones
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por
escrito, permiten:
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones
2. Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones
operacionales, como: produccin, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.
F) Manual de procedimientos
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a
travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (cmo hacer las cosas) de trabajo al
personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
DIAGRAMA DE
PROCEDIMIENTO
O DE FLUJO
Es la representacin grfica que muestran las sucesiones de los
pasos de que consta un procedimiento.
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quemada la
ampolleta?
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