SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Versin: 01
Fecha: 01/04/2013
Cdigo:
GFPI

F004-P006-

GUA DE APRENDIZAJE N

1. INTRODUCCIN
Programa de Formacin: TECNICO EN SISTEMAS
Nombre del Proyecto:
Telecomunicaciones,
Mantenimiento
Computadores y Tecno Software Mariquita.
Fase del proyecto:
Anlisis

Cdigo: 1
Versin:
de Cdigo:

2. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Actividad (es) del Proyecto:
Planeacion
Resultados de Aprendizaje:
220501046 - 03
CONSTRUIR BASES DE DATOS UTILIZANDO UN SISTEMA
DE GESTIN DE BASES DE DATOS RELACIONAL PARA
USO PERSONAL EN PEQUEAS ORGANIZACIONES.

Actividad (es) de Aprendizaje:

Realizar base de datos para el uso
de pequeos negocios.
Competencia:
APLICAR HERRAMIENTAS
OFIMTICAS, REDES SOCIALES Y
COLABORATIVAS DE
ACUERDO CON EL PROYECTO A
DESARROLLAR

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Duracin de la gua ( en horas):

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Gua de Aprendizaje

Esta es la cuarta gua de aprendizaje del Programa Tcnico en Sistemas, hace parte de
los tres aspectos a evaluar: conocimiento, desempeo y producto, tiene un del conjunto
de actividades que debe realizar en forma grupal e individual junto con las evidencias
que deber subir a la plataforma blackboard.
El tema a tratar es Bases de datos en Acces que emplearemos en el contexto
empresarial donde debemos plantearnos las siguientes interrogantes:
-

Qu es una Bas de datos?

En donde se utilizan las bases de datos?

Cul es la importancia de las bases de datos?

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos

necesarios para el aprendizaje.)
Las actividades de introduccin a las Bases de datos son el conocimiento del
significado de las bases de datos y su importancia en la modernidad y el impacto en
la tecnologa, reconoceremos tambin el motor de base de datos Access que sirve
como escuela a los futuros desarrolladores de Software.
3.3
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin
y Teorizacin).
Exposiciones grupales en video beam de cada tema, realizacin de consultas para el
portafolio fsico, talleres Blackboard.
3.4

Actividades de transferencia del conocimiento.

Exposiciones en medios multimediales, explicaciones y simulaciones paso a paso a

travs de video beam.
3.5 Actividades de evaluacin.
Evidencias de
Aprendizaje
Evidencias de
Conocimiento :

Evidencias de

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos
de Evaluacin

Aprueba evaluacion y
lista de chequeo en
entrevista.

Entrevista y evaluacin
de seleccin multiple

Ejecuta de talleres
tericos.

Taller asignado por

instructor y material de

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Gua de Aprendizaje
Desempeo:

Evidencias de
Producto:

4.

apoyo

Uso de todas las

herramientas aqu
mencionadas.

Realiza: Consulta,
tablas, formularios,
macros, consultas sql,
consultas multitabla,
informes.

MATERIAL DE APOYO

CREACION DE UNA BASE DE DATOS PASO A PASO OJO NO ES LA MISMA QUE YA

HICIMOS, SOLO QUE ESTA ES UNA GUIA MAS DETALLADA, USTED DEBE CREAR
UNA BASE DE DATOS SOBRE UN TEMA DE SU ELECCION, NO ES PARA QUE
HAGA EXACTAMENTE ESTO USTED ES LIBRE DE ESCOGER EL TEMA Y LAS
TABLAS Y NO SE RECIBE EL TEMA CITAS MEDICAS.

BASE DE DATOS EXPLICACION BREVE

Una base de datos es una aplicacin que permite administrar la informacin de forma
eficiente todo lo que usted se imagine tiene base de datos implicado, una empresa tiene
una base de datos de sus clientes, de sus vendedores, para saber cuanto vende y a
quien vendi, cuanto gano etc.
Un hospital tiene una base de datos para no ir mas alla dejemolo solo en la asignacin
de citas medicas, enfoncandonos en este caso el uso de bases de datos se justifica en el
que si lo hiciramos por ejemplo en Excel o manual tendramos que indicar paciente por
paciente que doctor le corresponde a la persona escribiendo varias veces el nombre del
doctor y del paciente cada vez que este vaya a sus citas medicas, las bases de datos lo
que nos permiten es ingresar informacin completa acerca del paciente y del doctor una
sola vez y asi generarle eventos llamados citas medicas. Todas las bases de datos se
manejan asi dos actores y un evento.

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Gua de Aprendizaje

EN EL CASO DE UNA VENTA LOS DOS ACTORES SERIAN:

Cliente, Producto y el evento seria factura. En este caso no nos interesa quien vendi.

Note en la imagen de arriba que haciendo clic en la pestaa que parece un mas al lado
del paciente se despliega las citas medicas que ha tenido la persona. Solo se ingreso
una vez la informacin del paciente y otra vez la del doctor, en las tablas.

Para hacer esto posible hay que hacer: Tablas, llaves y relaciones.

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Gua de Aprendizaje

CREAR UNA BASE DE DATOS DESDE CERO

1. Iniciar el Acces y Darle un nombre a la base de datos.

2. El nombre se le da debajo de donde dice base de daos en blanco y luego clic en

crear, si no alcanza a ver dele zoom al Word, en la parte derecha abajo.

PARA PODER GUARDAR LA BASE DE DATOS Y QUE NO SE LE PIERDA BUSQUE Y

GUARDE LA BASE DE DATOS EN UNA MEMORIA QUEDA EN MIS DOCUMENTOS Y
EL ARCHIVO DE LA BASE DE DATOS SE LLAMARIA ASI:

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Gua de Aprendizaje

O EL NOMBRE QUE USTED LE DE A SU BASE DE DATOS Y LAS LETRAS AL FINAL

ACCDB NOTE EL SIMBOLITO DE ACCESS EN MIS DOCUMENTOS ESTE ES EL
ARCHIVO QUE USTED TIENE QUE COPIAR A SU MEMORIA.

3. Aca se le pone el nombre a la base de datos:

Exactamente debajo de base de datos en blanco en vez de citas medicas pone el

nombre de su base de datos.
4. Luego se encuentra con esto:

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Gua de Aprendizaje

5. En la parte derecha abajo vaya donde dice vista de diseo:

Haga clic en vista de diseo.

6. Dele un nombre a la tabla.

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Gua de Aprendizaje

7. A esta primera tabla la llamaremos paciente:

8. Creemos la tabla y dele nombre a los campos que pediremos en ella.

EXPLICACION DE ESAS CASILLAS:

Lo que estamos haciendo es una tabla que va a contener informacin acerca de un tema
determinado en este caso va a guardar la informacin de un paciente, y todos los datos
que nos son relevantes, la cedula que permite identificarlo, su nombre etc. CADA TABLA
DEBE CONTENER UNA LLAVE PRINCIPAL NO SE PIERDA COMO HACERLO
DESPUES DE ESTA TABLA.
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Gua de Aprendizaje

Nombre de campo

Tipo de datos

Indica
el
tipo
de
informacin
que
necesitamos bien sea la
cedula, el nombre etc.

Determina el tipo de
datos que entraran a este
formulario, entre los tipos
de datos tenemos:

Pues bien aca se escribe

el nombre en diminutivo
asi entonces:

CEDULA seria
CEDU_PAC

Descripcion del campo

Escriba una descripcin

corta acerca de lo que
contiene el campo, ah si
extindase
en
la
descripcin para que
quien revise la base de
Autonumerico, lo da el datos sepa de que usted
esta
hablando
por
sistema
automticamente, esto se ejemplo:
puede usar realizando
facturas o asignando
numero a citas medicas.
Campo en el que se
escribe la cedula del
paciente.

Numerico: Restringe la
Note como el paciente entrada de solo nmeros
tiene cedula tambin y en al campo.
este caso el doctor
tambin tendra en esta
base de datos de citas Texto: Todo lo que se
medicas, colocamos al digite
ah
quedara
lado de quien es la interpretado como texto
cedula
para
no asi sea numero, por
equivocarnos.
ejemplo una direccin:
Cra 7 21-59 B/ El
Carmen.

Memo: Es un campo
similar a texto solo que le
caben mas caracteres o
letras.

Integer y Double, son

casillas que uno puede
asignar para que entren
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Gua de Aprendizaje

nmeros mas grandes.

OJO QUE NO TIENE QUE HACER ESTA MISMA BASE DE DATOS QUE YA SE HIZO
EN UN TALLER ANTERIOR USTED SOLITO TIENE QUE HACER UNA DESDE CERO
DE UN TEMA QUE A USTED SE LE OCURRA.
CREACION DE LLAVE PRINCIPAL

OJO NOTE LA LLAVESITA QUE APARECE AL LADO DE LA CEDULA DE LA PERSONA

ESTO QUIERE DECIR QUE ESTE ES NUESTRO IDENTIFICADOR UNICO EN ESTE
CASO LA CEDULA DEL DOCTOR.
COMO CREAMOS LA LLAVE PRINCIPAL. ASI:
CLIC DERECHO SOBRE EL CAMPO QUE TIENE LA INFORMACION UNICA EN ESTE
CASO LA CEDULA

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Gua de Aprendizaje

EL CLIC SE TIENE QUE DAR AQU Y NO EN OTRO LADO. SOBRE LA PARTE

AZULITA QUE ESTA AL LADO DEL CAMPO.
Luego haga clic izquierdo donde dice clave principal y pasa lo siguiente:

Note que en el espacio azul ya quedo la llavecita al lado de la cedula del paciente.

LO OTRO QUE TENEMOS QUE HACER ES AUMENTAR LA CAPACIDAD DE

ALMACENAMIENTO DEL CAMPO CEDULA PORQUE SI NO
SOLO PODEMOS INGRESAR CEDULAS DE LAS VIEJITAS:
14296099
Y NO CEDULAS DE LAS NUEVAS O TARJETAS DE IDENTIDAD QUE SON ASI:
1110465117

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Gua de Aprendizaje

NOTE QUE LAS SEGUNDAS SON DE MAS NUMEROS Y PARA QUE ACCESS LAS
RECIBA TENEMOS QUE HACER LO SIGUIENTE:

HACEMOS CLIC EN EL CAMPO Y BUSCAMOS LA PARTE DE ABAJO

QUE SE VE ASI, HACEMOS CLIC EN DONDE DICE TAMAO DEL CAMPO Y EN

DONDE DICE ENTERO LARGO LO COLOCAMOS EN DOBLE HACEMOS ESTO CON
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Gua de Aprendizaje

CADA UNO DE LOS CAMPOS DE LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS EN DONDE

EMPLEEMOS NUMEROS.

9. Para crear otra tabla vamos a la parte de arriba donde dice crear.

Y escogemos tabla.

10. Hacemos el mismo procedimiento de darle nombre e ir a vista de diseo.

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Gua de Aprendizaje

Esta segunda tabla se va a llamar Doctor.

Asi:

11. Esta es la segunda tabla que he creado y se llama doctor.

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Gua de Aprendizaje

12. Vamos a crear otra tercera tabla y esta se llamara citas medicas.

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Gua de Aprendizaje

IMPORTANTE EN LA TABLA CITAS MEDICAS O LA TABLA HIJA ENTRE DOCTORES

Y PACIENTES NOTE QUE HAY MAS DE UNA LLAVECITA. ESTO ES PORQUE AQU
HAY:

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Gua de Aprendizaje

LLAVE PRINCIPAL: Que es el mismo numero de cita.

LLAVE FORANEA: Hay 2 llavecitas que me relacionaran la informacin de las tablas

paciente y cedula escribiendo ah la cedula de cada uno, y este es el campo que hace
posible que en cada cita no se tenga que volver a escribir de nuevo todos los datos del
doctor y del paciente sino que solo con la cedula los jala de la tabla correspondiente.

PARA CREAR VARIAS LLAVECITAS EN LA TABLA HIJA HACEMOS ASI:

CLIC IZQUIERDO SOBRE EL CAMPO QUE LLEVARIA NUESTRA PRIMERA LLAVE

CLIC SOSTENIDO OJO SIN SOLTARLO, LUEGO ARRASTRAMOS OSEA BAJAMOS
PARA COGER LOS CAMPOS HASTA COD-DOC EN ESTE CASO.

SE VERA ASI:

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Gua de Aprendizaje

LUEGO SOLTAMOS EL CLIC IZQUIERDO Y OPRIMIMOS EL BOTON DE LA CASITA.

OSEA SHIFT.
PARA PODER DAR CLIC DERECHO Y QUE NO SE PIERDA LA SELECCIN DE LOS 3
CAMPOS PORQUE SI NO DAMOS SHIFT NO NOS COGE LOS TRES CAMPOS A LA
VEZ.

CON EL SHIFT OPRIMIDO Y LOS 3 CAMPOS SELECCIONADOS HACEMOS CLIC

DERECHO

LUEGO LE DAMOS CLIC IZQUIERDO SOBRE CLAVE PRINCIPAL Y VEMOS A VER

QUE SUCEDE.

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Gua de Aprendizaje

YA TENGO MIS TRES LLAVECITAS MI LLAVE PRINCIPAL Y MIS DOS LLAVES QUE
ME HACEN REFERENCIA A LAS OTRAS TABLAS ASI QUE PUEDO PASAR AL
SIGUIENTE PASO QUE ES HACER RELACIONES ENTRE TABLAS.

TALLER DE APRENDIZAJE BASES DE DATOS 03

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Gua de Aprendizaje

ACCION DE FORMACION

TECNICO

COMPETENCIA A DESARROLLAR

220501046
Construir bases de datos utilizando un sistema
de gestin de bases de datos relacional para
uso personal en pequeas organizaciones.

RESULTADO
Crear una base de datos relacional.

ACTIVIDADES:

1. Crea una base de datos desde cero, con mnimo tres tablas sobre un
tema de libre eleccin ojo que no se recibe el tema de citas medicas.

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Gua de Aprendizaje

RELACIONAR LAS TABLAS.

1. Lo siguiente a realizar es relacionar esas 3 tablas para que lo que tengo en
realidad sea una base de datos.

En la parte de arriba de la pantalla busco y hago clic en donde dice HERRAMIENTAS DE

BASE DE DATOS, luego de lo que se me despliega hago clic en Relaciones, como se
muestra en el ejemplo arriba.

Luego se me muestra esta casillita.

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Gua de Aprendizaje

HAGO CLIC EN LOS NOMBRES DE CADA UNA DE LAS 3 TABLAS PARA QUE SE
MUESTREN EN LA PANTALLA.
2. Luego de insertar las 3 tablas, relacionelas entre si, esto se hace cogiendo el
campo que tienen en comn y unindolo.

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Gua de Aprendizaje

RELACIONAR TABLAS
Antes de iniciar este procesito verifique que:
1. Los tipos de datos de la tabla paciente a relacionar con la tabla cita,
especficamente en la parte de cedula sean del mismo tipo, usted no puede
relacionar datos numricos con texto o con memo o con integer, verifique eso
antes de proseguir debe quedar asi:
ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA HIJA

ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA MAMA

ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA PAPA

NOTE QUE EL NOMBRE DE LOS CAMPOS NO ES EL MISMO EN LAS TABLAS

PERO SI EL TIPO DE DATO QUE ES NUMERO, SI NO LO TIENE ASI VERIFIQUE Y
CORRIJA Y NO INTENTE PROSEGUIR QUE PERDERA EL TIEMPO.

POSTERIORMENTE QUEDARA ESTO

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Gua de Aprendizaje

TENEMOS QUE RELACIONAR ESTAS TABLAS Y COMO LO HACEMOS:

a. Hacemos clic izquierdo sobre la llave principal de cada una de las tablas madre e
hija una sola a la vez, y con el clic izquierdo sostenido sobre la llave principal
hacemos avanzamos hacia la tabla hija, en este caso citas medicas, y soltamos el
clic sobre el campo cedu.

MUY IMPORTANTE ANTES DE HACER LAS RELACIONES VERIFIQUE QUE NO

HAYA ESCRITO ABSOLUTAMENTE NINGUN DATO COMO CEDULAS, NOMBRES O
TELEFONOS EN LAS TABLAS PORQUE ESTO ES UN GRAVE ERROR QUE NO LO
VA A DEJAR AVANZAR.

b. Al hacer eso se despliega este cuadro de dialogo:

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Gua de Aprendizaje

Esto que nos quiere indicar, esta es la herramienta para asociar la tabla citas
medicas a un paciente y asi hacer posible que el paciente pueda tener citas
medicas.
Note lo que dice abajo:

Exigir integridad Referencial: Indica que esa cedula hara referencia a datos escritos en
otra tabla.

Actualizar en Cascada: Quiere decir que si cambia algn dato del paciente en la tabla
paciente es informacin se actualizara para todas las citas medicas.

Eliminar en cascada: Quiere decir que en caso de eliminar el paciente de la base de

datos se eliminaran todas las citas medicas que el haya tenido.

Tipo de Relacion Uno a Varios: Esto quiere decir que estamos haciendo las cosas bien,
si no le aparece esta clase de relacin y por el contrario le aparece Tipo de Relacion Uno
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Gua de Aprendizaje

a Uno no continue y verifique que algo esta haciendo mal no avanze y no se desespere
porque perder tiempo, verifique el tipo de datos de las tablas y de donde a donde esta
haciendo la relacin.

Una vez le apareci el tipo de relacin Uno a Varios prosiga.

Chulie los tres campos.

Si al momento de chuliar algn campo se le despliega un mensaje de error que no lo deja

continuar, verifique que:
Los campos que desea relacionar son los que son:
Si es asi verifique entonces en el diseo de la tabla que los campos efectivamente son
del mismo tipo de dato osea numrico:

ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA HIJA

ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA MAMA

ASI DEBE ESTAR EN LA TABLA PAPA

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Gua de Aprendizaje

Verifique que la relacin la esta haciendo desde la tabla mama o papa a la tabla hija,
usted no puede relacionar tabla mama con tabla papa directamente.

Puesto en el contexto en el que estamos usted no puede relacionar la tabla Paciente con
la Tabla Doctor, de forma directa por esto seria el error, usted tiene que relacionar asi:
Tabla Doctor con tabla Citas Medicas
Tabla Paciente con Tabla citas medicas.

SI ya verifico esto y recuerde tiene que poder chuliar los 3 campos sino algo esta
haciendo mal.
Si visto todo esto y verificado todo y aun asi no le deja chuliar los 3 campos, solo en el
desafortunado y raro caso de que usted este seguro de lo que este haciendo y aun asi no
le deje hacer las cosas en este punto tan crucial y tan prematuro, antes de avanzar con
errores es mejor que vuelva a empezar desde cero la base de datos y verifique paso a
paso que pudo haber hecho mal. No se desanime si le pasa eso, ya que el nio
cuando empieza a caminar se levanta y vuelve a intentarlo hasta que lo consigue.

Una vez hecho el proceso de relacin de base de datos, de la tabla mama a la tabla hija
y de la tabla papa a la tabla hija nos debe quedar asi:

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Gua de Aprendizaje

Note las linecitas, y el tipo de smbolo que queda marcado en la tabla mama o papa que
es un 1.

Si Nota el 1.

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Gua de Aprendizaje

Y donde llega a la tabla hija,

Si nota los dos simbolitos que parecen gafitas, cada uno viene de la tabla mama o papa.
Si no le aparece asi y por el contrario lo que hizo se ve asi:

Lineas planas sin los simbolitos, no se engae, solo esta perdiendo su tiempo, y
nada de lo que haga de aqu en adelante esta bien, no prosiga es mejor que
verifique y si es necesario inicie desde cero ya que de aqu en adelante ser error
tras error

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Gua de Aprendizaje

Esto se debe a que usted quiso hacer trampa y le dio crear a la relacin sin chuliar los 3
campos y le no quiso o no pudo corregir el error que sala al hacer clic en alguno de los
chulos.

Usted tiene que poder hacerle clic en los 3 chulos para seguir no pierda su tiempo
verifique el error, ya que no ser calificable ni estar bien todo lo que haga de aqu en
adelante.

MUY IMPORTANTE NO INGRESE NINGUN DATO EN LA NINGUNA DE LAS TABLAS

ANTES DE HACER LAS RELACIONES, SI LO HIZO AH PUEDE ESTAR SU ERROR
VERIFIQUE. SI ES ASI BORRE TODO LO QUE ESCRIBIO HASTA QUE LAS TABLAS
LE QUEDEN VACIAS.

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Gua de Aprendizaje

TALLER DE APRENDIZAJE BASES DE DATOS 04

ACCION DE FORMACION

TECNICO

COMPETENCIA A DESARROLLAR

220501046
Construir bases de datos utilizando un sistema
de gestin de bases de datos relacional para
uso personal en pequeas organizaciones.

RESULTADO
Crear una base de datos relacional.

ACTIVIDADES:

1. A la base de datos que ya creo cree relaciones entre las tablas de

forma adecuada como en el ejemplo anterior.

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Gua de Aprendizaje

INGRESAR DATOS EN LA BASE DE DATOS.

NOTA SOLO INGRESE DATOS EN LA BASE DE DATOS HASTA CUANDO PUEDA
HACER LAS RELACIONES NO ANTES SINO ESTO LE CAUSARA ENORMES
DOLORES DE CABEZA Y FRUSTRACION.

1. Ingrese datos a su base de datos de forma que le quede asi:

Simplemente haciendo clic sobre el nombre de la tabla en la que queremos poner datos.

Se nos despliega la tabla para ingresar datos en los campos.

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Gua de Aprendizaje

MUY PERO MUY IMPORTANTE EN LAS TABLAS PAPA Y MAMA O EN ESTE CASO
DOCTOR Y PACIENTE LOS DATOS SON INVENTADOS PERO EN LA TABLA HIJA
NO, O EN LA TABLA CITAS MEDICAS. PORQUE USTED DEBE DIGITAR EN LOS
CAMPOS CED DOCTOR Y CED PACIENTE LAS MISMAS CEDULAS QUE DIGITO EN
LAS TABLAS PAPA Y MAMA YA QUE EN EL CASO DE PRETENDER DIGITAR
ALGUNA CEDULA INVENTADA QUE NO APAREZCA EN LAS TABLAS MAMA Y
PAPA USTED ESTARIA TRATANDO DE INGRESAR ALGUN DATO HUERFANO EN LA
TABLA HIHA Y ACCESS ESO NO SE LO VA A PERMITIR.

Para que lo anterior no suceda, cercirese que el numero de cedula de doctor y paciente
o cual sea su caso sean los mismos que ya ingreso asi:

TABLA PACIENTE O TABLA PAPA SEGN SEA EL TEMA QUE USTED ESCOGIO:

LOS NUMEROS DE CEDULA SON INVENTADOS, PERO HAY QUE TENERLOS

PRESENTES.

DATOS DEL DOCTOR O DOCTORES O SEGN SEA SU CASO EN LA BASE DE

DATOS DE SU ELECCION

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Gua de Aprendizaje

TAMBIEN ES UN DATO INVENTADO PERO HAY QUE TENER MUY PERO MUY
PRESENTE EL NUMERO DE CEDULA O IDENTIFICADOR UNICO QUE SE DA.

YA QUE EN LA TABLA HIJA SE TIENEN QUE DIGITAR ESOS MISMOS NUMEROS DE

CEDULA DONDE SE PIDEN.

NOTE QUE LAS CEDULAS DIGITADAS EN LA TABLA HIJA O CITAS MEDICAS SI

EXISTEN EN LA TABLA MAMA Y PAPA. SINO NI INTENTE DIGITAR NADA EN LA
TABLA HIJA AQU NO VAN DATOS INVENTADOS TIENEN QUE CORRESPONDER A
LOS QUE YA SE DIGITARON EN LAS OTRAS TABLAS.

Vaya a la tabla paciente o sea cual sea su caso y haga clic sobre la pestaa que esta al
lado de la cedula.

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Gua de Aprendizaje

Note lo que pasa se despliega la informacin que digito en la tabla cita medica o sea cual
sea su caso.

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Gua de Aprendizaje

TALLER DE APRENDIZAJE BASES DE DATOS 05

ACCION DE FORMACION

TECNICO

COMPETENCIA A DESARROLLAR

220501046
Construir bases de datos utilizando un sistema
de gestin de bases de datos relacional para
uso personal en pequeas organizaciones.

RESULTADO
Crear una base de datos relacional.

ACTIVIDADES:

1. Digite 15 personas o productos segn sea el caso de su base de

datos en cada una de las tablas papa o mama o segn el ejemplo
doctor y paciente.
2. Haga por lo menos 20 transacciones, con las cedulas creadas en las
tablas papa y mama en la tabla hija o segn el ejemplo de la tabla hija.

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Gua de Aprendizaje

CONSULTAS SQL

Las consultas SQL son un elemento de Access que nos permite buscar datos en la base
de datos. Imaginemos la base de datos que se viene trabajando en el ejemplo, que ya
tenemos 1000 citas medicas ingresadas y que queremos saber que das ha venido
determinada persona o cuantos clientes se atendieron determinado dia, difcil saber ese
dato entre tanta gente no
Pues bien para eso se usan las consultas en Access.

CREACION DE CONSULTAS
Para poder hacer las consultas tenemos que haber hecho absolutamente todos los pasos
de las anteriores 35 paginas, y tenemos que tener informacin digitada en las tablas
papa, mama e hijo.

Pasos para la creacin de consultas:

1. Haga clic arriba en donde dice crear.

Luego vaya al lado derecho y haga clic en donde dice:

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Gua de Aprendizaje

Asistente para consultas:

2. Se despliega este cuadro de dialogo:

Dejelo quietecito en donde dice Asistente para consultas sencillas y haga clic en aceptar.

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Gua de Aprendizaje

Escoja la tabla a la cual desea hacer las consultas, en este caso ser la tabla hija o tabla
citas medicas.

Luego haga clic aqu:

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Gua de Aprendizaje

Esto porque vamos a utilizar todos los campos de la base de datos.

Y quedara asi:

Luego haga clic en donde dice siguiente.

Dele un nombre a la consulta en este caso ser Buscar paciente o dele un nombre segn
sea su caso.

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Gua de Aprendizaje

Antes de hacer clic en Finalizar haga clic en donde dice Modificar el diseo de la consulta
para que quede asi:

Haga clic en finalizar para dar por terminada la primera parte de la consulta.
Luego nos aparece lo siguiente:

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Gua de Aprendizaje

En la parte de arriba se muestra la tabla en donde vamos a hacer la consulta y en la

parte de abajo los campos de esa tabla.

Vamos a hacer una consulta muy sencilla en la que el usuario de la base de datos
buscara segn una fecha que el digite, las citas medicas que ha tenido esa persona asi:

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Gua de Aprendizaje

Nos ubicamos en el campo Cedu, o sea cual sea su caso, y escribimos lo siguiente

=[valor]
Esto har que busque un valor segn criterio del usuario de la base de datos.

Para ver de que estamos hablando vamos a la parte de arriba y hacemos clic en donde
dice ejecutar:

Al hacer eso se nos despliega este cuadro de dialogo:

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Gua de Aprendizaje

Si lo escribimos bien y donde corresponda, claro esta De lo contrario verifique.

Vamos a escribir un dato de una cedula que sabemos esta en la tabla hija, o en el caso
del ejemplo tabla cita medica.

Como ve se muestran solo los datos en los que aparece esta cedula asi:

Si tuviramos 1000 registros, solo se veran los datos de esa sola cedula, los datos en la
tabla sin el filtro se veran normalmente,

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Gua de Aprendizaje

Si ve la diferencia?
Ah aparecen en la tabla todos los datos y en la consulta aparecen solo los datos que
quiso ver el usuario.

Haga clic en el disquete para almacenar la consulta con el filtro que hicimos que hiciera.

COMO VAMOS HASTA ESTE PUNTO?. ESPERO QUE BIEN Y APRENDIENDO

Pues bien Access es una herramienta de base de datos para principiantes es muy til
pero muy limitada, ya que las robustas son Oracle y Mysql, Acces nos sirve solo para
aprender cosas muy utiles ya que si algn dia queremos vivir de las bases de datos y la
programacin debemos aprender a Manejar Netbeans enlazado a MySQL o tambin
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Gua de Aprendizaje

Oracle relacionado con Oracle Forms, pero lastimosamente no lo podemos hacer en este
tcnico en sistemas, ya que esos son temas avanzados de Ingenieria de Sistemas que
quizs seria bueno ver en una formacin complementaria en un horario distinto al de la
formacin o si alguno de ustedes se decidiera por hacer un tecnlogo en sistemas en el
Sena en Ibague o Guamo.

Quiero compartirles porque se llaman consultas SQL.

Lo que hicimos en modo grafico es muy sencillo cierto?

SQL es un lenguaje de programacin de bases de datos, en el cual se escriben las

tablas, se hacen las relaciones y se crean las consultas, en MYSQL y ORACLE no hay
modo grafico sino solo cdigo SQL y la parte bonita de los formularios se mete con el
Oracle Forms o el Netbeans, sino que Access nos da todo molidito para que el
aprendizaje sea mas sencillo.

Para ver el cdigo SQL vamos a la consulta.

Con la consulta abierta vamos a la parte de abajo, mas exactamente encima de donde
esta la hora del equipo.

Hacemos clic en donde dice SQL y vemos que pasa.

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Gua de Aprendizaje

Vemos esto, en donde dice Select, quiere decir los campos que se seleccionaron de la
tabla.
From quiere decir de que tabla se sacaron.
Where quiere decir que parmetro de bsqueda usuamos osea en donde buscamos el
valor, lo escrito seria esto en ese caso:

SELECT [citas medicas].[cod-cita], [citas medicas].[cedu], [citas medicas].[cod-doc], [citas

medicas].[nom-cita], [citas medicas].[des-cita], [citas medicas].[diag-cita], [citas medicas].
[fec_cita]
FROM [citas medicas]
WHERE ((([citas medicas].[cedu])=[valor]));

Esta es la sintaxis SQL y es lo que esta detrs de todo lo que hicimos en modo grafico,
ese texto dejemolo quietecito ya que solo vamos a trabajar en modo grafico para no
complicarnos y el que quiera complicarse y aprender un poco mas me avisa y hacemos
una complementaria en horario distinto a la formacion.

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Gua de Aprendizaje

TALLER DE APRENDIZAJE BASES DE DATOS 06

ACCION DE FORMACION

TECNICO

COMPETENCIA A DESARROLLAR

220501046
Construir bases de datos utilizando un sistema
de gestin de bases de datos relacional para
uso personal en pequeas organizaciones.

RESULTADO
Crear una base de datos relacional.

ACTIVIDADES:

1. Cree 3 consultas a su eleccin en base a la base de datos que viene

trabajando, una en cada tabla.
2. En la tabla hija o en el caso del ejemplo cree una consulta que
permita buscar por fecha.

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FORMULARIOS

Los formularios son nada mas que pantallazos para las tablas o consultas en los que las
personas trabajaran en un ambiente comodo y agradable, al final de esta parte sabran lo
que les digo. No es lo mismo digitar datos en una fra tabla como las de Excel, que eso
es lo que hemos visto hasta ahora que las tablas de Access se parecen mucho a las de
Excel, los formularios nos permiten crearle un ambiente grafico a las tablas para que las
personas que no saben de sistemas y a quien va dirigida la base de datos la puedan usar
sin ser tcnicos. Hablo de secretrarias, empleados de facturacin y en general.

FELICITACIONES POR HABER LLEGADO A ESTE PUNTO YA HA APRENDIDO

BASTANTE SI HA HECHO TODO BIEN.

ANTERIORMENTE EN EL EJEMPLO ANTERIOR VIMOS COMO CREAR

FORMULARIOS CON EL ASISTENTE, ESTA VEZ NO LO VAMOS A HACER ASI
VAMOS A PONER MAS AGRADABLE Y A NUESTRO GUSTO EL FORMULARIO
PARA ESTO VAMOS A HACER LO SIGUIENTE:

PASO A PSO:

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1. Paremonos sobre la tabla o consulta a la que queremos hacerle el formulario.

En este caso usare para el ejemplo la tabla Paciente o tabla Papa.

Haga clic luego en la parte de arriba en donde dice Crear.

Luego haga clic en donde dice FORMULARIO EN BLANCO.

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Luego vemos la pantalla asi como en la imagen, note en la casilla de al lado derecho en
donde aparece lo datos de la tabla a realizar el formulario.
Si no la ve cierre el formulario y no lo guarde y repita el proceso ya que si avanza no le
servir de nada.

Posteriormente en el centro.
Haga clic derecho.

Luego dele clic en donde dice vista de diseo.

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Entonces la pantalla se vera asi:

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Si es asi entonces avance y vaya a la parte derecha.

Haga clic en los campos del formulario y arrstrelos al formulario, vamos a arrastrar uno
por uno, ya saben como, clic sobre el campo y lo soltamos sobre el formulario.

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Se nos vera asi:

Las cuadriculas sirven solo para alinear las cosas y en el formulario no se vern no se
preocupe, recuerda como se llaman esos elementos, los vimos en Netbeans, se llaman
cuadros de texto y labels, modifique los labels, ojo solo los labels de las casillas.

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Si no le alcanzo el campo pare el mouse sobre la punta del formulario en toda la esquina
abajo para expandirlo. Asi:

Si ve como agrandamos el espacio para que pueda trabajar mejor.

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Modifique el label de todos los campos para que quede mas o menos asi:

Al lado en de la casilla en el label se coloca una descripcin detallada de lo que se

escribe en el campo.

Decore el formulario con una imagen un label arriba que indica que formulario se uso y
una imagen.

Paso 1 Label:
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Haga clic en donde dice etiqueta luego dibuje un cuadrito en el formulario y en el escriba
el texto que necesite.

Paso 2: Color de Fondo

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Haga clic izquierdo en cualquier parte del formulario, luego clic derecho y en color de
fondo o relleno seleccione el color de fondo que quiere poner.

Cambiando el color asi:

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Si ve como cambio el color.

Paso 3: Imagen
Vamos a meterle una imagen al formulario para que se vea bonito.

Recuerde que la imagen tiene que estar almacenada en el computador.

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Hacemos clic en dodne dice Imagen en la parte de arriba.

Luego baje, y dibuje un cuadrito en el formulario en donde ira la imagen.

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Si ve el cuadrito
Despues se nos despliega el men para buscar la imagen en el computador.

La escogemos haciendo clic en ella y listo

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NO OLVIDE GUARDAR Y DARLE UN NOMBRE A SU FORMULARIO.

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FINALMENTE EL FORMULARIO EL USUARIO LO VERA ASI ESPERO LO HAGAN

MAS BONITO USTEDES:

TALLER DE APRENDIZAJE BASES DE DATOS 07

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ACCION DE FORMACION

TECNICO

COMPETENCIA A DESARROLLAR

220501046
Construir bases de datos utilizando un sistema
de gestin de bases de datos relacional para
uso personal en pequeas organizaciones.

RESULTADO
Controles y propiedades
Eventos
Estructuras bsicas de programacin
Conexiones entre el lenguaje de programacin
orientado a eventos y el manejador de la base de
datos
Manejador de bases de datos
Entorno de trabajo del manejador de base de datos

ACTIVIDADES:

1. Cree los formularios para cada una de sus tablas y las consultas.

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