TIPO DE TAREFA na Prtica - Project 2010

Carlos Alberto Moro

TIPO DE TAREFA na Prtica

Microsoft Project Professional 2010
Introduo
Quando utilizamos Recursos no Microsoft Project Professional 2010, atribuindo,
redistribuindo e modificando as caractersticas do projeto para podermos avanar com o
Planejamento e, depois, com o Controle dos nossos projetos, queremos contar com a
capacidade que a ferramenta tem para calcular as diversas variveis envolvidas em funo
das informaes que entramos e, tambm, recalcular essas variveis a cada ajuste ou
modificao que fazemos.
aqui que muitas confuses tem lugar...
Quem nunca passou pela situao de adicionar recursos a uma tarefa e ela, em resposta,
diminuir a sua durao. Se era isso que voc queria, timo !! Mas e quando o que voc
tinha inteno de fazer era simplesmente completar recursos que voc teria esquecido (ou
seja, no queria ver a durao modificando) ?
Ou, em outra situao, voc resolve que uma determinada tarefa precisa ser realizada mais
rapidamente, e ento diminui a durao. O Project 2010, em seguida, diminui o trabalho (e
consequentemente os custos)... E se, ao invs disso, voc esperava que ele tivesse
aumentado os recursos para realizar o mesmo trabalho num tempo menor ?
Os exemplos acima, que muitas vezes incomodam, ilustram a importncia de entendermos
a funo do Tipo de tarefa no Project 2010. O que o Tipo de Tarefa e a opo
Controlada pelo empenho ? Quais as suas influncias na programao das tarefas ?
Quais as opes disponveis ? Quando devemos optar por cada uma delas ?
Daqui pra frente tratarei de responder essas questes e sugerir uma maneira fcil e segura
de Planejar, Redistribuir e Controlar o uso dos Recursos no Project 2010. Esse
Planejamento e Controle Simplificado que poderamos apelidar de arroz com feijo,
permitir que, a cada momento do projeto, possamos definir o Tipo de Tarefa mais
adequado para todas as tarefas (ou para aes em tarefas especficas), trazendo, como
desejamos, estabilidade e previsibilidade para as aes e reaes do Project 2010.

Buscaremos Estruturar, Nivelar, Comprimir e Controlar o projeto, com estabilidade e previsibilidade ao

atribuir ou modificar atribuies de Recursos s tarefas (Imagem: Getty Images)
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Tipo de tarefa
Quando ATRIBUMOS um RECURSO a uma TAREFA, nesse instante o Project 2010
consegue calcular o empenho relativo a essa Atribuio. Se for um Recurso do tipo
Trabalho, calculada a carga de TRABALHO associada a essa tarefa nesse determinado
tempo.
Sendo guiado por uma Frmula do Agendamento, o Project 2010 calcula o valor da
atribuio assim que os primeiros recursos do tipo Trabalho so atribudos tarefa e
tambm se, num segundo momento, voc resolver atribuir recursos auxiliares ou modificar
as unidades de atribuio dos recursos atribudos. O Project 2010 reagir com base no
TIPO DE TAREFA, que pode ser um dos descritos a seguir:

Unidades fixas: A atribuio de unidades de recursos adicionais encurtar a

durao da atividade.

Durao fixa:

A atribuio de recursos adicionais no influenciar na durao da

atividade.

Trabalho fixo:

A atribuio de recursos adicionais encurtara a durao da

atividade.

Entendendo a Frmula do Agendamento do Project 2010

A frmula do clculo de alocao de recursos do Project 2010 de vital importncia, pois
com ela que o Project 2010 calcula as duraes e os custos do seu projeto.
A frmula composta por trs variveis, ou seja, de estrutura extremamente simples, porm
possui nuances que valem dedicarmos um tempo e experimentaes para entender de uma
forma mais concreta.
Os membros so:

Onde temos:
Trabalho: O esforo empenhado por um recurso a uma tarefa, expresso em h,
popularmente mencionado com horas-homem, ou horas de trabalho.
Unidades: A quantidade de determinado recurso atribudo a essa tarefa. Podemos
express-lo em % ou decimal. Nesse artigo tratamos por numerais decimais.
Durao: O tempo decorrido entre o incio e o final da tarefa, na forma que o calendrio
corrente permitir. Pode ser expressa em d (dias), h (horas), etc. Ao utilizarmos
manualmente a durao na frmula abaixo, devemos sempre converter em HORAS. O
Project 2010 j se encarrega de converter qualquer durao em horas ao aplicar a
frmula.

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A frmula principal:
a) Trabalho o resultado da Durao (em horas) multiplicada pelas Unidades
atribudas.

As frmulas complementares:
b) Unidades o resultado do Trabalho dividido pela Durao.

c) Durao o resultado do Trabalho dividido pelas Unidades.

Controlada pelo empenho

O agendamento da tarefa Controlada pelo empenho obriga que, medida que voc
adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os
recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa.
Na prtica, se voc deseja que uma tarefa se comporte dessa forma, basta definir o Tipo
Trabalho fixo a ela, como veremos a seguir. O que pode acontecer que, nos dois outros
tipos, o resultado final pode no ser exatamente o que se espera, apenas pela dificuldade
em perceber a influncia dessa varivel sob a tica de Durao fixa ou de Unidades fixas.
Na sugesto arroz com feijo, a opo Controlada pelo empenho permanecer
DESATIVADA sempre que possvel.

Modificando o Tipo de tarefa

Sempre que quisermos, conseguiremos chegar configurao do Tipo de tarefa e tambm
da opo Controlada pelo empenho utilizando a Caixa de Dilogo Informaes sobre a
tarefa >> Avanado.

Acesso s configuraes do Tipo de tarefa e da opo Controlada pelo empenho

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Para entender melhor estes conceitos preciso entender como o Project 2010 calcula a
alocao de recursos diante da varivel que se modifica:

Comportamento das tarefas ao modificarmos uma das variveis.

A Estruturando um Projeto
Desde o incio do planejamento at o final da atribuio de recursos, trabalhamos no sentido
de criar, desenvolver, estruturar nosso projeto.

Atividades Tpicas Desenvolvidas na Fase de ESTRUTURAO:

Criao de uma LISTA DE TAREFAS, utilizando-se os processos de

desmembramento do trabalho total do projeto em partes menores;
Definio de Duraes das Tarefas, com base em histricos, frmulas ou outros
processos;
Vinculao entre Tarefas, estabelecendo a Estrutura, onde certas tarefas precisam
ser realizadas antes de outras, j algumas podem ser realizadas em paralelo, etc.;
Pelas Duraes e pelos Vnculos, chega-se ao PRAZO PRELIMINAR do projeto;
Cadastramento dos RECURSOS do projeto;
Atribuio dos Recursos do Tipo TRABALHO s Tarefas, de acordo com as
intenes de mobilizao de equipe e logstica desejadas para cada tarefa;
Dica: Sugerimos atribuir os recursos dos tipos Custo e Material no final da Fase B.
Pelo Trabalho calculado e pela Taxa padro definida, chegamos ao CUSTO
PRELIMINAR do projeto;

Tipo de tarefa adequado na Fase de ESTRUTURAO:

UNIDADES FIXAS (*)

Com essa configurao, associada opo Controlada pelo empenho DESATIVADA,
podemos dar conta da maioria das atribuies de recursos, com pleno controle sobre o
trabalho em clculo, mesmo adicionando outros tipos de recurso posteriormente.
Por exemplo, numa tarefa com durao de 5 dias (assumindo a durao dia, configurada
como 8 horas), se atribuirmos um PEDREIRO, o Project 2010 calcular 40 horas de
trabalho para o PEDREIRO (detalhando: W = U x D >> W = 1 x (5 x 8) >> W = 40h). Se
desejar posteriormente atribuir um SERVENTE mesma tarefa, o Project 2010 calcular
tambm 40h para o SERVENTE, perfazendo um trabalho total para a TAREFA de 80h.

Nos casos em que se desejar MODIFICAR a quantidade de recursos (UNIDADES), essa

configurao, ALTERA A DURAO das tarefas. No exemplo acima, se atribuirmos UM
PEDREIRO, inicialmente o Project 2010 calcular 40h de trabalho, e se, depois,
modificarmos para DOIS PEDREIROS, o Project MANTER 40h de trabalho e diminuir
a durao para 2,5 dias. Caso deseje manter a Durao inalterada nessas
modificaes, modifique para DURAO FIXA antes de alterar as unidades. Sugiro
que, aps essa alterao, retorne para UNIDADES FIXAS.

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B Nivelando os Recursos de um Projeto

Ao final da Fase A, como j foi dito, obtemos um projeto ESTRUTURADO, que VIVEL,
pois todas as sequncias lgicas de execuo j foram definidas, ou seja, no estamos
permitindo que uma tarefa do tipo Assar o Bolo ocorra em paralelo com Bater a Massa,
nem com Confeitar o Bolo, pois so necessariamente SEQUENCIAIS, e tambm, por outro
lado, permitimos que a tarefa Preparar o Recheio ocorra em PARALELO com Bater a
Massa ou Assar o Bolo, pois no depende delas.
Porm, mesmo respeitando a lgica de execuo, podemos ter problemas em relao
disponibilidade de recursos, sob a forma do excesso de atribuies de um mesmo recurso
numa determinada faixa de tempo, que poderia ser chamada popularmente de sobrecarga
e chamamos no Project 2010 de SUPERALOCAO.
Para ilustrar, se temos no cadastro de nossos recursos (que podemos ver no Modo de
Exibio Planilha de recursos), o recurso PEDREIRO definido com 1 Unidade Mxima (ou
100%), essa a quantidade desse recurso com a qual podemos contar. Pode ser que numa
determinada data (ou perodo) o projeto precise de 4 Unidades de PEDREIRO, o que pode
ter acontecido naturalmente (atribumos 1 PEDREIRO s tarefas Piso Sala, Paredes
Sala, Piso Cozinha e Paredes Cozinha, que ocorrem simultaneamente) ou foradamente
(atribumos 4 PEDREIROS tarefa Fundaes). Tanto na Superalocao Estrutural
(que ocorreu de forma natural) quanto na Superalocao Direta (forada pelo planejador)
precisamos intervir, resolver. O Project 2010 chama esse processo de REDISTRIBUIO
DE RECURSOS. O objetivo obtermos um projeto exequvel, sustentvel, ou nivelado.

Atividades Tpicas Desenvolvidas na Fase de NIVELAMENTO:

REDISTRIBUIO DE RECURSOS, resolvendo as Superalocaes Estruturais, de

acordo com os critrios desejados;
Ajuste MANUAL das atribuies ou duraes de tarefas que tiverem
Superalocaes Diretas OU;
Disponibilizao temporria de UNIDADES ADICIONAIS do recurso superalocado
no perodo da superalocao;
Aps a Redistribuio, obtemos o PRAZO SUSTENTVEL do projeto;

Tipo de tarefa adequado na Fase de ESTRUTURAO:

TRABALHO FIXO
O resultado dessa Fase B um Projeto Sustentvel, ou seja, um projeto que alm da
VIABILIDADE, oriunda da sequncia lgica de execuo adequada, tambm EXEQUVEL
pela equipe determinada na Planilha de recursos, que representa a Equipe da Organizao
Executora do Projeto, ou seja, esse projeto poder ser executado e gerenciado tendo que se
preocupar apenas com as flutuaes e variaes normais, tais como atrasos,
indisponibilidade imprevista de recursos, mudanas de escopo, falhas, falta de materiais,
falta de capital, entre muitas outras, que, convenhamos, j so suficientemente danosos
para o projeto e para a organizao executora.
Depois do NIVELAMENTO, o que temos um projeto que, pelo menos, no ser visto pelos
recursos envolvidos como um delrio do pessoal de planejamento, o que seria pssimo,
pois se queremos o comprometimento das pessoas, elas, que no so desconhecedoras da
realidade objetiva na qual o projeto est imerso, devem, pelo menos, acreditar que
possvel executar de acordo com o plano.
Se no houver presses de Prazos-Limite ou necessidades de encurtamentos, ao final
dessa fase, podemos informar aos interessados o PRAZO e o CUSTO do projeto (depois de
atribudos os recursos Materiais e Custo).
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C Comprimindo o Prazo de um Projeto

Muitas vezes, mesmo que o projeto possa ser visto como exequvel, diversas so as
condies que ainda podem existir e pressionar para que ele seja executado num prazo
menor. Pode ser uma determinao do cliente, que necessita do projeto entregue numa data
anterior que voc prope, ou mesmo questes estratgicas ou econmico-financeiras da
organizao executora, tais como a programao de outro projeto que iniciar em data
conflitante com a proposta de nosso projeto em anlise, ou necessidade de fluxo de caixa
antecipado para atender s necessidades do projeto ou da organizao executora.
O fato que muitas vezes temos que comprimir nosso plano de trabalho, de modo a
verificar a possibilidade de atender nova data solicitada. Nesse momento, podem ser
necessrias modificaes de regime de trabalho, ou de tipo de recursos alocado, ou
implantar um regime de horas extras, entre outras possibilidades. O Project 2010 pode
apoiar o planejador em todas essas alternativas, ajudando em simulaes do tipo E se...,
mostrando os eventuais ganhos e variaes (em prazo, custo e atribuies), gradualmente
massageando o cronograma e buscando os extremos, espremendo ao mximo o que se
pode obter, at chegarmos ao limite do razovel.

Atividades Tpicas Desenvolvidas na Fase de COMPRESSO:

Atribuio de Recursos Auxiliares s tarefas;

Modificao de Calendrios, disponibilizando horrios excepcionais ou dias que
antes eram considerados No teis, convertendo-os em Perodo de Trabalho;
Permisso e Alocao de Trabalhos de Horas Extras para os recursos atribudos;
REDISTRIBUIO DE RECURSOS, a cada passo, resolvendo as superalocaes
geradas pelas aes acima;
Tambm possvel que, dada o grau de compresso ao qual se deseja submeter o
projeto, se resolva por DIMINUIR O ESCOPO do projeto, porm essa alternativa no
depende apenas do Planejador, devendo ser proposta ou aprovada pelos
Interessados pertinentes;
Depois de todas as alteraes e intervenes, chegamos ao PRAZO PREVISTO
exequvel em condies especiais, que devem sempre ser lembradas durante a
execuo, configurando PREMISSAS necessrias para atingir os objetivos;
Como consequncia de todas as mudanas nas atribuies e no regime de
execuo, chegamos tambm ao CUSTO PREVISTO, que provavelmente maior
do que os anteriores, como consequncia das opes de carga de trabalho e
tecnolgicas necessrias para atender ao prazo mais agressivo.

Tipo de tarefa adequado na Fase de COMPRESSO:

TRABALHO FIXO
sempre importante salientar que, ao fazermos tais compresses, quase sempre
aumentamos os RISCOS que influenciam o projeto e que o Gerente de Projetos ter que
gerenciar, sendo fundamental para o sucesso da empreitada que as Partes Interessadas
(no mnimo os Patrocinadores e os Clientes) no projeto tomem cincia da nova e estrutura
de riscos e apoiem o plano comprimido antes que os compromissos sejam celebrados.
O Gerente de Projeto, nesse caso, deve se preparar para cuidar dos nimos, muitas vezes
exaltados de forma desproporcional em funo da presso, ao mesmo tempo em que deve
dar ateno redobrada ao escopo e s possibilidades de falhas que so mais frequentes
nesse tipo de situao.
Sobre a questo econmica, vale ressaltar que, dado que os custos provavelmente
aumentaro, se o PREO se mantiver constante, o que sofrer uma diminuio o LUCRO
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da organizao executora. Se a presso pelo PREO FIXO for simultnea ao PRAZO

MENOR, convido para que pense nisso: se Tempo Dinheiro, como muitos dizem, como
que um projeto com o TEMPO MAIS CURTO pode gerar MENOS DINHEIRO para a
organizao executora ? Ser um contracenso ? Esse projeto VALE MAIS, e no menos...

D Controlando a Execuo de um Projeto

Depois de tudo o que fizemos nas Fases A, B e C, conseguimos chegar a um nvel aceitvel
nas condies de execuo propostas, tanto para o lado contratante quanto para o lado
executor, e temos agora um CONTRATO, ou uma Autorizao para Execuo, que podem
ser formalizados em um Termo de Abertura do Projeto (ou Project Charter), se queremos
buscar maiores subsdios metodolgicos.
Daqui pra frente deveremos buscar as informaes de Avano, registr-las no Project
2010, atualizar o projeto de acordo com essas informaes lanadas, comparar com o que
foi Previsto, propor aes corretivas (caso necessrio) e reportar o desempenho dos
recursos do projeto e a situao atual de prazos e custos.

Atividades Tpicas Desenvolvidas na Fase de ACOMPANHAMENTO:

Determinao de uma LINHA DE BASE, que uma imagem congelada do projeto

nas condies de execuo propostas inicialmente;
A cada MEDIO, registrar a DATA DE STATUS, que a data na qual se est
realizando a medio;
Levantar os dados REAIS de execuo, verificados em campo da forma mais direta
possvel, buscando sempre informaes que remetam a PRAZO RESTANTE, alm
de datas de Incio Real e Durao Real. Tambm so uteis dados do tipo %
concluda, mas apenas se no estiverem disponveis os citados anteriormente, pois
no Project 2010 podemos tratar % concludo como um dado de SADA, se tivermos
informaes para isso;
Lanamento dessas informaes no Project 2010, buscando ATUALIZAR O
PROJETO em funo das datas e avanos encontrados;
Registro de uma LINHA DE ANDAMENTO com base no Plano da Linha de Base,
como forma de representar graficamente os ATRASOS e ANTECIPAES que
ocorreram no projeto;
Gerao de RELATRIOS diversos, com foco em Custos, Atribuies ou Prazos,
para proporcionar um quadro claro e permitir a tomada de decises;
Elaborao e implementao de PLANOS DE CONTINGNCIA (caso necessrios),
que, depois de testados no Project 2010 e provados eficazes, passam a integrar o
Plano de Gerenciamento de Projeto, eventualmente, em casos extremos, a criao
de uma NOVA LINHA DE BASE;
Repetir o processo, com NOVA MEDIO, na periodicidade adequada definida para
o projeto.

Tipo de tarefa adequado na Fase de COMPRESSO:

UNIDADES FIXAS
Com essa configurao, ao entrarmos com os dados de campo, caso existam variaes
nos tempos de execuo, elas causaro variaes de custos e, se for o caso,
superalocaes de recursos, ao sobrepor tarefas que antes estavam niveladas.
Convm lembrar que no qualquer variao que causar a modificao da Linha de
Base. preciso levar a srio essa premissa, pois todos os acordos de fornecimento,
envolvendo uma srie de subfornecedores e organizaes diferentes, tm como objetivo
realizar o projeto expresso na Linha de Base corrente. Uma Nova Linha de Base, em
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ltima anlise, deve representar a falncia do Gerenciamento do Projeto, pois s deveria

ser cogitada em casos extremos, catastrficos, ou em situaes de mudana de escopo.

Sumrio
A proposta, aqui, era de trazer luz a esse tema to rido, que gera tanta confuso e
dificuldade de entendimento de profissionais, alunos e pessoas que esto iniciando o uso da
ferramenta Microsoft Project Professional 2010, que apoia a toda essa saga de
Estruturar, Nivelar, Comprimir e Controlar o projeto.
Muitas funes e variveis foram citadas nesse nosso processo arroz com feijo, e,
deliberadamente, os nicos detalhes que foram fornecidos (nomes de comando, teclas de
atalho, etc.) tm a ver com o foco desse material: Como utilizar o TIPO DE TAREFA de
forma a ser um auxlio, e no um empecilho, ao trabalho com a ferramenta.
provvel que surjam diversas dvidas e que sejam necessrios artigos posteriores para
tratar de cada uma dessas Fases, o que, prometo, farei na medida de disponibilidade de
meu recurso mais valioso, o tempo.
Espero que seja til e que facilite seu trabalho. Se economizar um pouco de seu recurso
tempo e permitir que melhore sua qualidade de vida, j me sentirei recompensado.

Abraos e at outro tema.

Carlos Alberto Moro

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