INTRODUCCION

Hoy en daen las compaas buscan implementar procesos adecuados para poder utilizar
eficientemente los recursos de la compaa, por lo que lleva a las empresas aestudiar y evaluar
qu tan contundentes y efectivos son los procedimientos, programas y polticas implementados por
la organizacin para obtener bienes y servicios a un costo final ms econmico.

En la ejecucin de la actividad de las Compras o Adquisiciones en las organizaciones es vulnerable

a que se puedan realizar transacciones fraudulentas, debido a que se involucran transacciones
econmicas altamente importantes.
Es usual encontrartransacciones no ticas del personal de compras quienes proveen informacin
confidencial propia del departamento o del proceso tales como; rangos de precios, en el cual
pueden recibir beneficios directos y se pueden llegar a involucrar con los proveedores de la
compaa causando actividades de compras no ticas.
Por medio del presente trabajo se busca mostrar como con la ejecucin de los procedimientos y
programas de Auditora de Compras se otorga una valoracin independiente de todas las
operaciones Administrativas, Operacionales y Documentales de Adquisiciones, en forma Analtica,
Sistemtica y Objetiva. Busca adems detectaractividades fraudulentas y as tambin detectando
Oportunidades de Reduccin de costo y Oportunidades de Mejora.

OBJETIVOS
Dentro de la ejecucin del proceso de auditoria de compras, se busca resaltar dentro de los
objetivos principales los que se mencionan a continuacin.
Proveer informacin profesional, que le permita a la empresa saber del resultado de la
eficiencia de las polticas y procedimientos del proceso de compras y as poder tener una
opinin experimentada e Independiente.
Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad respecto al
debido uso de los recursos de la compaa en el proceso de compras.
Detectar posibles actividades no ticas o fraudulentas, y mitigar su posible impacto en un
futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los procedimientos y
polticas implementadas por la compaa.
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia del personal que integra
el proceso de compras de la compaa.
Oportunidades de reduccin en costos en el proceso de adquisiciones.
Mejorar el flujo de efectivo.
Proveer a la Alta Direccin de la organizacin la seguridad de Compras No Fraudulentas,
ticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores.
Reportar el nivel de eficiencia en el proceso de Compras as como el Cumplimiento a la
Evaluacin de Proveedores.

La Importancia de la Auditoria de Compras

La Funcin de Compras-Adquisiciones es siempre vulnerable a transacciones fraudulentas
debido a que involucra transacciones econmicas altamente importantes. Es usual el

encontrarnos con transacciones no ticas de agentes de compras y superintendentes o

Jefes de reas quienes proveen informacin confidencial y rangos de precios, reciben
beneficios directos y se involucran en precios especiales arriba del costo, con los
proveedores de la compaa causando sobrefacturacin; algunas otras actividades de
compras no ticas involucran los conflictos de intereses, facturas ficticias y acciones de
corrupcin.

Las Mayores oportunidades de Fraude dentro de una organizacin se localizan en el rea

de

compras

adquisiciones.

El Servicio de Auditora Integral de Compras es uno de nuestros servicios profesionales

que otorga una valoracin independiente de todas las operaciones de Administrativas,
Operacionales y Documentales de Adquisiciones, en forma Analtica, Sistemtica y
Objetiva. No solo revisa los procesos internos y externos sino tambin el nivel de
honestidad de los Agentes de Compras y Jefes/Superintendentes de reas detectando
actividades fraudulentas y as tambin detectando Oportunidades de Reduccin de costo y
Oportunidades

de

Mejora.

Se recomienda que se realice una Evaluacin Independiente y Objetiva cuando menos una
vez al ao a fin de contar con una operacin saludable de Adquisiciones disminuyendo el
riesgo y mejorando la operacin.

POLITICAS
Dentro de las polticas para el proceso de compras se busca establecer la logstica adecuada para
que la compaa pueda disponer oportunamente de los distintos recursos, como los bienes
tecnolgicos, repuestos, equipos, mobiliario, materiales e insumos necesarios, para su debida
operacin y mantenimiento, a precios justos y con los mayores niveles de calidad. Polticas que
contribuyan a mejorar la situacin financiera de la empresa, encontrando un punto de equilibrio
entre las exigencias financieras y la continuidad de suministros.

Las principales poltica que se deben tener en cuenta para que el proceso de compras sea
transparente y eficiente se deben considerar los siguientes aspectos:

 Bsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organizacin las mejores

condiciones de compra, flexibilidad, adaptacin a las situaciones financieras, en fin que puedan
reducir los riesgos.
La seleccin de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el sentido de
favorecer la poltica de calidad de la empresa.
Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al rea de servicio tcnico,
ampliando la gama de materiales y servicios que puedan ser tiles para el desarrollo del
proceso productivo.
Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad de material en el
momento oportuno, entre estas las alianzas estratgicas aplicadas a travs del desarrollo de
convenio con proveedores de materia prima.
Revisin continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los cambios que se
realizan en los negocios.
El desarrollo de un plan de compras con una programacin efectiva, basada en el plan de
produccin, y de acuerdo al flujo de ingresos de la organizacin.
Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de compras, es una poltica
para garantizar la seguridad y transparencia del proceso.
La comunicacin con los proveedores debe realizarse a travs del departamento de compras,
ya que este debe ser el puente entre la organizacin y los proveedores.
Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales y el proveedor, para
lograr el conocimiento de las innovaciones que aparecen en el mercado
Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin satisfacer las necesidades de
materiales, sino que ajuste su actividad a las exigencias reales de los sectores productivos de
la organizacin.
El Auditor Operacional en la revisin de las polticas deber Analizar y discutir la efectividad y
adecuacin de las polticas para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia y Realizar
comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas polticas.
Asi mismo la Familiarizacin y anlisis de la informacin existente relativa a las compras, tanto de
carcter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque ms
profundo sobre la situacin de la organizacin y el cual puede aplicar dentro de su plan de trabajo
de auditoria los siguientes tems sujetos de revisin, anlisis y evaluacin:
Analizar los expedientes de auditorias anteriores as como las recomendaciones hechas.
Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevistas para conocer ms detalladamente el
proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y as por distintos mtodos
(comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de
la operacin. Para recolectar toda esta informacin debe entrevistarse tanto con las
personas que redactan las polticas como con las que ejecutan.
Comprobacin de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado
se lleva a cabo en la prctica.
Conocer la distribucin de las cargas de trabajo, de los distintos mtodos aplicados a la
operacin, instalacin de equipos, para dar una conclusin y recomendacin adecuadas
para el mejoramiento de la eficiencia.
Conocer la preparacin del personal que maneja la funcin compras para determinar que
tan eficientes son en la ejecucin de sus operaciones.
Otros que aplique el auditor segn el caso.

PROGRAMA o PROCESO

Dentro de los aspectos generales que el auditor debe tener en cuenta para determinar si las
polticas implementadas previamente por la organizacin son las adecuadas se encuentran las
siguientes:
Emisin de requisiciones, formulario mediante el cual una unidad solicitante comunica al
departamento de compras la necesidad de cualquier bien o servicio.
Solicitud de cotizaciones, requerimiento que se realiza a los proveedores tomando en
consideracin el registro existente de estos en la empresa
Anlisis y aprobacin de negociacin de proveedores que se realiza de acuerdo al precio,
calidad, condiciones de pago, entrega y otros
Evaluacin y aprobacin de cotizaciones
Elaboracin y autorizacin de la orden de Compra, formulario a travs del cual se formaliza el
compromiso de compra
Recepcin, almacenaje y registro de bienes y servicios, proceso de recibo, chequeo,
almacenaje y registro de bienes y servicios adquiridos

Concluciones
De acuerdo a la investigacin realizadaen el proceso de compras de las organizaciones y la
ejecucin de la auditoria operacional en compras se puede concluir que losReporte de Auditoria
de Comprasayudan a la administracin de la empresa a determinar si los procedimientos,
procesos y documentacin para el proceso de compras se encuentran de acuerdo a las
necesidades de la Compaa, adems nos proporcionaresultados de actividades o transacciones
que se encuentran por fuera del alcance de las poltiticas y procedimientos que se pueden ver
reflejados en:

Existencia de compras no autorizadas o fraudulentas

Oportunidades de reduccin de costo
El nivel de tica del personal que interviene en el proceso de compras
Lista de actividades que no agregan valor e ineficiencias en el proceso y departamento
de compras
Lista de hallazgos de documentacin Invalida o faltante en las transacciones de
compras de acuerdo a polticas internas
Diagrama de Flujo de proceso Actual vs Documentado
Lista de recomendaciones en prcticas y polticas
Revisin del cumplimiento de los objetivos, polticas y procedimientos de compras
Evaluacin Independiente y objetiva de las operaciones de adquisiciones y compras

Tambin podemos concluir que las compaas pueden y deban implementar por lo menos una vez
por ao procedimientos de auditoria lo que ayuda a tener una actualizacin constante de lo
adecuado que resultan las polticas, procedimientos de acuerdo a los beneficios de la Auditoria de
compras ya que aseguran o garantizan.

Promover y Asegurar el desempeo tico, Profesional y Honesto del personal de Compras

Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentacin de Compras

Obtiene un Resultado de Auditoria Objetivo, Profesional e Independiente
DetectaConflictos de Intereses
Aceleraprocesos de compra
Detecta Oportunidades de Mejoras de Precios
Incrementa la Productividad
Provee una base solida para la mejora de la comunicacin
Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto
Mejora el Flujo de Efectivo
Mejora la Utilidad de la empresa
Elimina las Actividades que no agregan valor en la operacin de Compras
Mejora la efectividad del control Operativo en Compras
Detecta cuellos de Botella que afectan a la operacin

BIBLIOGRAFIA
http://consultandaudits.com/s-auditoria-operativa-compras.html
http://drupal.puj.edu.co/files/OI042_Ivan%20Puerres_0.pdf
http://excelencia.crearblog.com/?page_id=6
http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Auditoria-DeCompras/708490.html