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Continuación Manual de Interventoría y/o Supervisión MINISTERIO – FONAM -
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Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del
anticipo que entrega el Ministerio, para ser manejada conjuntamente por el
contratista y el interventor y/o supervisor.
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Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del
cual se efectúa el pago por parte del Ministerio, al contratista / consultor /
proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas
durante el período respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de
pago acordada en el contrato.
Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones
efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato,
incluyendo los reajustes.
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La Interventoría y/o supervisión, es una función que cumple una persona natural o
jurídica, designada por el MINISTERIO o por el FONAM, previo agotamiento del
procedimiento establecido en el manual de Contratación del Ministerio, para
controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el
cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo
como referencia los principios rectores de la ley de contratación estatal (Ley 80 de
1993), los decretos reglamentarios, las cláusulas de los contratos, los términos de
referencia o pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la
relación contractual entre el MINISTERIO o FONAM y el contratista (consultor /
concesionario / proveedor / prestador del servicio).
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Por esta razón, el interventor y/o supervisor, debe ser consciente de sus derechos
y obligaciones y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento
de sus obligaciones.
Dentro del desempeño de sus funciones, el interventor y/o supervisor debe tener
en cuenta el Manual de Contratación del Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial, los términos de referencia, las cláusulas consagradas en el
contrato.
Para amortizar el valor del anticipo, al valor de cada pago y/o acta de recibo
parcial se le descontará el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar
el monto total de éste.
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• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo con el
programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por la interventoría
y/o supervisión, quien además debe aprobar o no las cuentas de inversión y la
relación de gastos. Cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se
registren en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos
o el programa de inversiones, el interventor y/o supervisor deberá requerir
inmediatamente al contratista.
• En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo,
podrán ser reembolsados al contratista los gastos que haya efectuado con sus
propios fondos y para la inversión del anticipo
• Todos los cheques serán cruzados, en la cuenta del primer beneficiario, excepto
para el pago de salarios y jornales a personal diferente del directivo.
• Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta,
persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito)
ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.
• Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados
con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos
públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución del objeto
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Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren
en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el
programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes
del anticipo se les dio una destinación diferente a la autorizada, será causal para
hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo.
Asimismo, los perjuicios ocasionados por un mal manejo del anticipo serán de
exclusiva responsabilidad del contratista y la Interventoría y/o supervisión.
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9. Velar por que el contratista aporte oportunamente las pólizas que le imponga el
contrato, con el fin de colaborar con la legalización del mismo y/o sus prorrogas,
suspensiones, modificaciones o adiciones.
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12. Exigir y verificar el cumplimiento por parte del Contratista de las normas de
seguridad industrial necesarias en la ejecución del proyecto y además de la
implementación de las medidas ambientales contenidas en el Plan de Manejo
Ambiental, relacionadas con el programa de higiene, seguridad y salud
ocupacional.
17. Exigir y verificar que el Contratista tenga afiliado a todo el personal a su cargo
al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y riesgos
profesionales), de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.
18. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, con lo establecido la
Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes
parafiscales
21. Autorizar los desembolsos y/o pagos que se hayan establecido en el contrato
y/o convenio, previa verificación de los requisitos establecidos para el efecto. En
caso que se haya pactado la entrega de anticipo abrir la cuenta bancaria para el
manejo del anticipo, la cual deberá ser manejada conjuntamente con el contratista.
El interventor y/o supervisor es el responsable del estado contable de la cuenta.
24. Emitir conceptos de acuerdo con las solicitudes presentadas por el Contratista
y el MINISTERIO o FONAM.
25. Efectuar las justificaciones que se requieran para modificar los contratos y/o
convenios.
26. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prorroga solicitada
cuando debe adicionarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecución del
contrato
27. Solicitar por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, al Grupo de
Contratos del Ministerio, la adición, prórroga y/o modificaciones a los convenios
y/o contratos. La solicitud debe estar suficientemente justificada, indicando el
monto por adicionar y/o el tiempo por prorrogar el plazo, así como los aspectos a
modificar, y hacerse de acuerdo con lo indicado en el Manual de Contratación.
31. Revisar y suscribir con el contratista todas las actas generadas durante el
desarrollo del contrato.
34. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el
contratista, para lo cual debe elaborar y presentar al MINISTERIO o FONAM un
cuadro comparativo de precios unitarios no previstos, un análisis de precios
unitarios, el cuadro de reversión de precios no previstos y el acta de fijación de
precios no previstos.
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36. En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras
ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido
en las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de
los métodos constructivos, localización y nivelación de los elementos
estructurales, entre otros, en caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la
obra e informará por escrito al Grupo de Contratos del Ministerio. Así mismo, el
interventor deberá avalar técnicamente todos los cambios o sustituciones en las
especificaciones técnicas o en los materiales inicialmente contratados que se
realicen durante la ejecución de la misma.
• Estado financiero.
• Valores ejecutados y ajustes pagados.
• Amortización del anticipo y valores retenidos, en caso que aplique.
• Disponibilidades y reservas presupuéstales.
• Actas legales tramitadas.
• Contratos adicionales, modificaciones contractuales y acciones legales en
proceso (si es del caso).
• Garantías.
• Constancia de cumplimiento de las obligaciones relacionadas con salud,
pensión y aportes parafiscales.
• Constancia de cumplimiento del objeto convenido o contratado.
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• Cuando los informes del contratista sean requisito para pago, el interventor
y/o supervisor, deberá remitirlos al Grupo de Finanzas y Presupuesto junto
con el informe de supervisión y/o interventoría y la certificación para pago.
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