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Como montar

servio de
facilidades
empresariais EMPREENDEDORISMO

Especialistas em pequenos negcios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br

Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade Presidente do CDN

Diretor-Presidente

Guilherme Afif Domingos

Diretora Tcnica

Helosa Regina Guimares de Menezes

Diretor de Administrao e Finanas

Vincius Lages

Unidade de Capacitao Empresarial e Cultura Empreendedora

Mirela Malvestiti

Coordenao

Luciana Rodrigues Macedo

Autor

Maria Angela Soares Lopes

Projeto Grfico

Staff Art Marketing e Comunicao Ltda.


www.staffart.com.br

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Apresentao / Apresentao / Mercado / Localizao / Exigncias Legais e Especficas / Estrutura /


Pessoal / Equipamentos / Matria Prima/Mercadoria / Organizao do Processo Produtivo / Automao /
Canais de Distribuio / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificao/Agregao de Valor /
Divulgao / Informaes Fiscais e Tributrias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Tcnicas /

Sumrio

1. Apresentao ........................................................................................................................................

2. Mercado ................................................................................................................................................

3. Localizao ...........................................................................................................................................

4. Exigncias Legais e Especficas ...........................................................................................................

5. Estrutura ...............................................................................................................................................

6. Pessoal .................................................................................................................................................

7. Equipamentos .......................................................................................................................................

8. Matria Prima/Mercadoria .....................................................................................................................

9. Organizao do Processo Produtivo ....................................................................................................

10. Automao ..........................................................................................................................................

11. Canais de Distribuio ........................................................................................................................

12. Investimento ........................................................................................................................................

13. Capital de Giro ....................................................................................................................................

14. Custos .................................................................................................................................................

15. Diversificao/Agregao de Valor .....................................................................................................

16. Divulgao ..........................................................................................................................................

10

17. Informaes Fiscais e Tributrias .......................................................................................................

10

18. Eventos ...............................................................................................................................................

12

19. Entidades em Geral ............................................................................................................................

12

20. Normas Tcnicas ................................................................................................................................

13

21. Glossrio .............................................................................................................................................

13

22. Dicas de Negcio ................................................................................................................................

13

23. Caractersticas ....................................................................................................................................

14

24. Bibliografia ..........................................................................................................................................

14

25. URL .....................................................................................................................................................

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Espaos de escritrio com estrutura adequada para reunies e trabalhos temporrios,


normalmente alugados por empresrios em ocasies eventuais.

Apresentao / Apresentao

1. Apresentao

Aviso: Antes de conhecer este negcio, vale ressaltar que os tpicos a seguir no
fazem parte de um Plano de Negcio e sim do perfil do ambiente no qual o
empreendedor ir vislumbrar uma oportunidade de negcio como a descrita a seguir. O
objetivo de todos os tpicos a seguir desmistificar e dar uma viso geral de como um
negcio se posiciona no mercado. Quais as variveis que mais afetam este tipo de
negcio? Como se comportam essas variveis de mercado? Como levantar as
informaes necessrias para se tomar a iniciativa de empreender
Os Escritrios Virtuais surgiram para atender a demanda de empreendedores de Micro
e Pequenas Empresas _MPEs que trabalham em casa e eventualmente, precisam de
um espao profissional para atender seus clientes, bem como para oferecer
alternativas queles que esto comeando o seu negcio prprio e que precisam de
infra-estrutura e manuteno de escritrio, mas no querem ou no podem investir
nestes itens. A soluo permite reduzir o custo de manuteno de uma empresa em
70%. Os Escritrios Virtuais so espaos alugados onde empresrios encontram todos
os servios e infra-estrutura necessrios para o para o desenvolvimento da rea
comercial de seu negcio sem que para isso precise despender grandes quantias em
dinheiro para montar uma estrutura prpria. Alm dos servios comuns, como por
exemplo, recepcionista, office-boy, servios de cpias, locao de salas para reunies
ou eventos. Em algumas regies do pas onde permitido o funcionamento de mais de
uma empresa num mesmo endereo, os Escritrios Virtuais oferecem a opo de
abertura de domiclio fiscal. Neste caso, o escritrio virtual cuidar do processo de
regularizao fiscal do empreendimento agindo mediante procurao concedida pelo
locatrio para represent-lo na recepo de correspondncias e perante os agentes de
fiscalizao. O nome Escritrio Virtual foi popularizado nos EUA e Europa (virtual
offices). A palavra virtual foi usada para com intuito de enfatizar que a infra-estrutura
est fora da empresa que a utiliza. Embora existam outros nomes para designar o
negcio, como escritrios inteligentes ou centros de negcios, a denominao
escritrio virtual se tornou referncia para esse segmento de prestao de servios.
Este documento no substitui o Plano de Negcios, que imprescindvel para iniciar
um empreendimento com alta probabilidade de sucesso. Para a elaborao do Plano
de Negcio deve ser consultado o SEBRAE mais prximo.

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"Segundo Paulo Karnas, Diretor Administrativo da ANCNev (Associao Nacional dos


Centros de Negcios e Escritrios Virtuais), existem aproximadamente 500 Escritrios
Virtuais no Brasil. Os Escritrios Virtuais cresceram em faturamento a um ritmo de 50%
ao ano conforme nota divulgada pela ANCNev. Tal aumento foi impulsionado pela
demanda de empresas independentes que tiveram que se reestruturar aps a crise
mundial de 2008/2009. Este um segmento em expanso e tem alcanado bons
resultados, tanto em situaes de crise, quando as empresas procuram diminuir
custos, quanto em fases de crescimento econmico. Ameaas e oportunidades As
oportunidades de negcios so definidas pelas possibilidades de bons resultados que
o empreendedor vislumbra ao implantar um novo empreendimento. O conhecimento
real das possibilidades de sucesso somente ser possvel atravs de pesquisa de
mercado. Uma pesquisa no precisa ser sofisticada, dispendiosa - em termos
financeiros - ou complexa. Ela pode ser elaborada de forma simplificada e aplicada
pelo prprio empresrio, para estudar a concorrncia j instalada, os preos praticados
e caractersticas gerais do pblico que pretende atingir. O risco de abrir as portas sem
conhecimento do ambiente local muito grande. Oportunidades: - Parceria com
incubadora de empresas; - Parceria com associaes de empresrios. As ameaas
so representadas por todas as possibilidades de insucesso que o futuro empresrio
pode identificar para o novo negcio. A realizao da pesquisa sugerida fornece
subsdios para a previso de dificuldades que podero aparecer pelo caminho. A
pesquisa realizada identificou as ameaas abaixo listadas como sendo as mais
significativas: Ameaas: - A cultura de valorizar a posse fsica de um escritrio.

Apresentao / Apresentao / Mercado / Localizao

2. Mercado

3. Localizao
A localizao de um Escritrio Virtual item fundamental para o sucesso do
empreendimento. Os clientes deste tipo de negcio procuram empresas instaladas em
pontos nobres das cidades. Alm do bairro, a localizao deve ser decidida levando
em considerao alguns aspectos, tais como:a) Adequao aos clientes:- Facilidade
de acesso; - Facilidade de estacionamento (de preferncia local);b) Adequao aos
funcionrios:- Proximidade de estaes e pontos de transporte coletivo;- Infra-estrutura
de servios (restaurantes, farmcias, bancos);

Alguns locais que podem ser considerados estratgicos:- Centros Comerciais e de


Negcios. importante que o empresrio esteja atento que a legislao no permite a
negociao somente do domiclo fiscal: Consideram-se escritrios virtuais aqueles
destinados prestao de servios virtuais de suporte administrativo para pessoas
fsicas ou jurdicas, que mantenham domiclio ou estejam sediadas neste Municpio.
(BRASIL, SANTOS, LEI COMPLEMENTAR N. 616, de 26 de dezembro de 2007)

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Para dar incio ao processo de abertura da empresa necessrio que se cumpra os


seguintes procedimentos: 1) Consulta Comercial Antes de realizar qualquer
procedimento para abertura de uma empresa, o primeiro passo realizar uma consulta
prvia na prefeitura ou administrao local. A consulta tem por objetivo verificar se no
local escolhido para a abertura da empresa permitido o funcionamento da atividade
que se deseja empreender. Outro aspecto que precisa ser pesquisado o endereo.
Em algumas cidades, o endereo registrado na prefeitura diferente do endereo que
todos conhecem. Neste caso, necessrio o endereo correto, de acordo com o da
prefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de refaz-lo. rgo
responsvel: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal de Urbanismo. 2) Busca de
nome e marca. Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido
e a marca que ser utilizada. rgo responsvel: - Junta Comercial ou Cartrio (no
caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). 3)
Arquivamento do contrato social/Declarao de Empresa Individual Este passo
consiste no registro do contrato social. Verifica-se tambm, os antecedentes dos
scios ou empresrio junto a Receita Federal, atravs de pesquisas do CPF. rgo
responsvel: - Junta Comercial ou Cartrio (no caso de Sociedade Simples). 4)
Solicitao do CNPJ rgo responsvel: - Receita Federal. 5) Solicitao da Inscrio
Estadual rgo responsvel: - Receita Estadual 6) Alvar de licena e Registro na
Secretaria Municipal de Fazenda O Alvar de licena o documento que fornece o
consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. rgo
responsvel: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal da Fazenda. 7) Matrcula no
INSS rgo responsvel: - Instituto Nacional de Seguridade Social; Diviso de
Matrculas INSS. Existem alguns municpios, como por exemplo Salvador e Barueri,
que mantm lei prpria sobre o funcionamento de Escritrios Virtuais. Na ausncia de
lei especfica no municpio onde os escritrios virtuais estiverem localizados, valer as
condies constantes no contrato de prestao de servios formulada pela
administradora do escritrio.

5. Estrutura

Apresentao / Apresentao / Mercado / Localizao / Exigncias Legais e Especficas / Estrutura

4. Exigncias Legais e Especficas

A dimenso do empreendimento uma deciso do empresrio, entretanto, sugere-se


uma rea mnima de 60m para estruturar um Escritrio Virtual. O espao deve ser
bem planejado e recomenda-se evitar poluio visual, proporcionar boa iluminao e
ventilao para que haja conforto tanto para as pessoas que trabalham na empresa
quanto para clientes.A estrutura dever contemplar uma recepo um escritrio, uma
sala de reunies, e uma copa: Recepo - Mesa; - Cadeiras e/ou sof; - Telefone; Fax; - Computador; - Impressora Multifuncional; - Armrios para guardar documentos e

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6. Pessoal
Um Escritrio Virtual precisa de profissionais que exeram as funes de
administrador, secretria e motoboy / Office boy. Para amenizar os custos iniciais com
folha de pagamento, convm optar pela contratao de uma equipe enxuta. possvel
comear com apenas trs pessoas, desde que os trs profissionais renam as
competncias necessrias para tocar o empreendimento: Administrador? Capacidade
para lidar com imprevistos;? Reconhecer e definir problemas,? Atuar
preventivamente;? Ter raciocnio lgico, crtico e analtico;? Ter conhecimento de
gesto empresarial.;? Habilidade de relacionamentos;? Habilidade para negociar;?
Pr-atividade;? Inteligncia emocional para lidar com possveis conflitos;? Disciplina.
Secretria? Cortesia e educao para com os clientes e colegas;? Disciplina;?
Organizao;? Boa apresentao pessoal. Motoboy / Office boy? Manter bom
relacionamento interpessoal;;? Manter asseio pessoal;? Demonstrar flexibilidade;?
Zelar pelo bom estado das encomendas transportadas;? Agir com responsabilidade;?
Agir com ateno;? Evidenciar tica profissional. A capacitao de profissionais deste
ramo de negcio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competncias
citadas acima. Os nveis salariais bsicos so definidos pelos sindicatos de cada
regio e categoria, a partir da o empresrio dever manter polticas que remunerem
adequadamente os empregados, considerando-se os nveis de competncias
pessoais. Recomenda-se a adoo de uma poltica de reteno de pessoal,
oferecendo incentivos e benefcios de natureza financeiros ou outros. Assim, a
empresa poder diminuir os nveis de rotatividade e obter vantagens como a criao
de vnculo entre funcionrios e clientes e ainda a diminuio de custos com:?
recrutamento e seleo,? treinamento de novos funcionrios,? custos com demisses.

7. Equipamentos

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Pessoal / Equipamentos

materiais de escritrio. Escritrio - Mesa; - Cadeiras; - Telefone. Sala de Reunies Mesa; - Cadeiras; - Projetor Multimidia; - Flipchart; -Pincis atmicos - Computador ou
notebook Copa - Microondas; - Louas; - Talheres; - Copos; - Armrio; - Mquina de
caf espresso e similares; - Frigobar.

Para estruturar a empresa sero necessrios os seguintes equipamentos: Recepo Uma mesa;- Trs Cadeiras;- Um telefone; - Um fax;- Um computador;- Uma
impressora multifuncional;- Trs armrios. Escritrio - Uma mesa;- Trs cadeiras;- Um
telefone; Sala de Reunies - Uma mesa;- Seis cadeiras;- Um datashow;- Um
computador;- Um flipchart. Copa - Um microondas;- Louas Variadas;- Um jogo de
talheres;- 12 copos;- Dois armrios;- Uma mquina de caf espresso;- Um frigobar.

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Fornecedores de Equipamentos:Tok StokTel: 0800 70 10 161Site:


http://www.tokstok.com.br

Ponto FrioSite: http://www.pontofrio.com.br/

CTISTel: 0800 723-2847HTTP://www.ctis.com.br

Tecnologia Os Escritrios Virtuais precisam contar com uma Central de internet de


banda larga que permita a conexo de vrias mquinas a uma rede sem fio e segura.
Alm disso, precisam de uma central de PABX (Private Automatic Branch Exchange)
que permite a utilizao de vrias linhas e ramais telefnicos e um Sistema do tipo
VOIP que possibilita a transferncia de chamadas a baixo custo.

8. Matria Prima/Mercadoria
A gesto de estoques no varejo a procura do constante equilbrio entre a oferta e a
demanda. Este equilbrio deve ser sistematicamente aferido atravs de, entre outros,
os seguintes trs importantes indicadores de desempenho:
Giro dos estoques: o giro dos estoques um indicador do nmero de vezes em que o
capital investido em estoques recuperado atravs das vendas. Usualmente medido
em base anual e tem a caracterstica de representar o que aconteceu no passado.
Obs.: Quanto maior for a freqncia de entregas dos fornecedores, logicamente em
menores lotes, maior ser o ndice de giro dos estoques, tambm chamado de ndice
de rotao de estoques. Cobertura dos estoques: o ndice de cobertura dos estoques
a indicao do perodo de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue

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Pessoal / Equipamentos / Matria Prima/Mercadoria

Alm dos equipamentos mencionados acima, o empreendedor deve considerar a


necessidade de instalao de aparelhos de ar condicionado. O mercado de usados
pode ser interessante para quem est comeando. Porm, alguns cuidados devem der
tomados ao comprar mquinas e equipamentos usados: - Dar preferncia a
equipamentos que estejam em uso; - Pedir a um especialista para avaliar as condies
do equipamento antes de compr- lo; - Solicitar toda a documentao tcnica do
equipamento que estiver comprando como os manuais de operao e manuteno; Os mveis tem que ter aspecto de novos. O empresrio deve avaliar se existe
necessidade de instalao de sistema de alarmes, instalao de cmeras, bem como a
contratao de seguro para os equipamentos, considerando os riscos pertinentes
regio ou local em que a empresa est instalada.

Os servios oferecidos por um Escritrio Virtual so basicamente:? Endereo


Comercial e Fiscal (dependendo do Estado);? Registro de empresas (caso o cliente
opte pelo endereo fiscal);? Recepo;? Sala de reunio equipada;? Atendimento
telefnico personalizado;? Nmero telefnico exclusivo;? udio conferncia;?
Identificador de chamadas, transferncia de chamadas, correio de voz, ramal;?
Secretria eletrnica personalizada; ? Suporte Administrativo, Secretariado;?
Digitao, impresses, digitalizao, cpias;? Recebimento e envio de fax, email,
correspondncias, recados, reservas, agendamentos.? Servio de Entrega (Motoboy
ou similar);

9. Organizao do Processo Produtivo


Contato do Cliente ? Oferecimento de pacotes ? Assinatura do contrato ?
Acompanhamento do cliente ? Ps Venda Contato do Cliente Esta a etapa em que o
Escritrio Virtual estabelece contato com possveis clientes ou o cliente procura o
Escritrio Virtual para conhecer os servios e benefcios oferecidos. Oferecimento de
pacotes de servios O responsvel entende a necessidade do cliente e apresenta as
alternativas de pacotes de servios que se adquam melhor ao perfil do cliente.
Assinatura de contrato O cliente opta por um dos pacotes e assina um contrato com a
empresa. A maioria das empresas trabalha com contratos de um ano.
Acompanhamento do cliente Durante todo o contrato o Escritrio Virtual permanece em
contato com o cliente, transferindo chamadas anotando recados e etc. Ps Venda O
contato com o cliente durante a vigncia do contrato permite a manuteno do
relacionamento e a aferio do grau de satisfao clientes e o oferecimento de novas
solues customizadas e/ou a reformulao de processos organizacionais.

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Pessoal / Equipamentos / Matria Prima/Mercadoria / Organizao do Processo Produtivo / Automao

cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nvel de servio ao cliente: o
indicador de nvel de servio ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,
isto , aquele segmento de negcio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou
servio, imediatamente aps a escolha; demonstra o nmero de oportunidades de
venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de no existir a mercadoria em estoque
ou no se poder executar o servio com prontido.
Portanto, o estoque dos produtos deve ser mnimo, visando gerar o menor impacto na
alocao de capital de giro. O estoque mnimo deve ser calculado levando-se em conta
o nmero de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da
empresa

10. Automao
Do Negcio Para gerenciar a comunicao entre empresa e cliente existem softwares
especficos. muito importante que a empresa tenha controle das mensagens e
recados enviados e recebidos pelo cliente, um software permite maior rigidez deste

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Alguns Fornecedores: Dkal Automao Comercial Rua Alferes Magalhes, 72 3


andar, Santana So Paulo SP SAC: (11)3846-1831 Avaya Brasil Ltda Rua Verbo
Divino, 1227 So Paulo, SP Tel. 11-5185-6509 Site: http://www.avaya.com/br/ Loja do
Voip Site: http://www.lojadovoip.com.br

11. Canais de Distribuio


O principal canal de distribuio de um Escritrio Virtual de venda direta, no qual o
cliente faz o contato por telefone ou pessoalmente solicitando os servios da empresa.
Independentemente do canal de distribuio adotado, o sucesso de um negcio
depende, principalmente, da capacidade de percepo de oportunidade do
empreendedor e da sua agilidade para adaptar seus canais de distribuio,
aproveitando tendncias e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecida
por seus clientes.

12. Investimento
O valor total a ser investido depende de um conjunto de decises que precedem a
instalao do negcio, como por exemplo: -Decidir se o imvel ser prprio ou
alugado; -Avaliar todas as modificaes necessrias que devero ser realizadas no
local para o funcionamento do negcio; - Avaliar o custo benefcio de comprar mveis
e equipamentos usados. Os resultados das decises referentes a estes itens surgiro
com a elaborao do plano de negcios. Etapa fundamental para quem deseja
empreender de forma consciente, o plano de negcios a validao da idia, anlise
de sua viabilidade como negcio (DOLABELA, 1999, p.17). Considerando um
Escritrio Virtual instalado numa rea de 60m, necessrio um investimento inicial
estimado em R$ 64.212,00 (sessenta e quatro mil e duzentos e doze reais) a ser

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Canais de Distribuio / Investimento

controle. Alm disso, os Escritrios Virtuais utilizam tecnologias como o sistema VOIP
que permite a transferncia de ligaes para telefones fixos e mveis com mais
agilidade e menor custo. Na administrao A gesto do negcio pode ser
automatizada. Existem vrios softwares no mercado que possibilitam a automao da
gesto de empresas. Entretanto, o mais indicado que o empresrio invista em
softwares especficos para o ramo de negcio da empresa para permitir a gesto
eficiente do negcio. Dentre os benefcios que um software de gesto pode oferecer,
pode-se citar alguns.? Controle de clientes com gerenciamento de relacionamento
CRM (Customer Relationship Manager);? Envio de e-mail direto e personalizado para
comunicao com os clientes;? Contas a pagar;? Controle de despesas; ? Contas a
receber;? Contratos para cobrana mensal;? Controle bancrio (taxas, tarifas, cheques
j compensados, etc); ? Fluxo de caixa.

13. Capital de Giro


Capital de giro o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter
para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia
imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilaes de
caixa.
O capital de giro regulado pelos prazos praticados pela empresa, so eles: prazos
mdios recebidos de fornecedores (PMF); prazos mdios de estocagem (PME) e
prazos mdios concedidos a clientes (PMCC).
Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem,
maior ser sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mnimos
regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a
necessidade de imobilizao de dinheiro em caixa.
Se o prazo mdio recebido dos fornecedores de matria-prima, mo-de-obra, aluguel,
impostos e outros forem maiores que os prazos mdios de estocagem somada ao
prazo mdio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de
capital de giro ser positiva, ou seja, necessria a manuteno de dinheiro disponvel
para suportar as oscilaes de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica
tambm em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da
empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta
necessidade do caixa.
Se ocorrer o contrrio, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores
que os prazos mdios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para
pagamento, a necessidade de capital de giro negativa. Neste caso, deve-se atentar
para quanto do dinheiro disponvel em caixa necessrio para honrar compromissos
de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizaes
excessivas podero fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus
pagamentos futuros.
Um fluxo de caixa, com previso de saldos futuros de caixa deve ser implantado na
empresa para a gesto competente da necessidade de capital de giro. S assim as
variaes nas vendas e nos prazos praticados no mercado podero ser geridas com
preciso.
Um Escritrio Virtual requer um montante de capital de giro que pode ser considerado
alto, entre 25 e 30% do investimento inicial. A estratgia a ser utilizada para atrair
clientes ser fundamental para o alcance do ponto de equilbrio entre receita e
despesa.

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alocado majoritariamente nos seguintes itens: ? Reforma do local: R$ 20.000,00?


Mveis e materiais de escritrio: R$ 12.329,00? Equipamentos e Mquinas: R$
13.730,00;? Sistemas de Automao: R$ 1.500,00? Capital de giro: R$ 14.818,20

Os custos indicam as despesas (gastos) de um negcio. Podem ser fixos, que


independem do faturamento, ou seja, aluguel, salrios, gastos com contador, gua, luz,
telefone, internet. Ou podem ser variveis, que esto relacionados quantidade de
servio prestado no ms, como por exemplo: impostos. A escolha dos fornecedores
importante, por isso fundamental que se faa uma boa pesquisa para selecionar os
melhores preos e a melhor qualidade. Podem ser tomadas algumas providncias que
ajudem a diminuir o valor dos custos fixos, como por exemplo: ? Optar por locais em
que o aluguel tenha um preo menor, desde que no prejudique a competitividade ou
acesso do cliente e dos clientes dos clientes, e que tenha uma boa relao
custo/benefcio;? Optar por planos de telefone com custos mais baixos;? Evitar gastos
e despesas desnecessrios;? Manter uma equipe de pessoal enxuta;? E outras aes
de acordo com a realidade de cada empreendimento. Os custos para uma abrir um
Escritrio Virtual devem ser estimados considerando os itens a seguir: ? Salrios, e
encargos: R$ 9.200,00? Tributos, impostos, contribuies e taxas: R$ 1.265,00?
Aluguel, taxa de condomnio, segurana: R$ 2.300,00? Luz, telefone e acesso a
internet: R$ 490,00? Produtos para higiene e limpeza: R$ 150,00? Recursos para
manutenes e correes: R$ 150,00? Assessoria contbil: R$ 500,00? Propaganda e
publicidade da empresa: R$ 1.000,00 essencial que se faa uma anlise criteriosa
de todas as despesas, buscando formas de minimiz-las sem prejudicar a qualidade
dos servios e produtos oferecidos pelo Escritrio Virtual.

15. Diversificao/Agregao de Valor


Para manter-se competitivo um negcio precisa oferecer diferenciais que o torne mais
atrativo que seus concorrentes. Agregar valor oferecer o inesperado ao cliente; ir
alm da obrigao; oferecer mais e melhor e o que ningum ainda ofereceu. Nesse
ramo, existem algumas possibilidades de agregar valor, dependendo apenas da
iniciativa e criatividade do empreendedor como, por exemplo: - Oferecer o servio de
secretria bilngue; - Fazer parceria com empresas que fornecem lanches ou refeies;
A qualidade no atendimento ao cliente um aspecto importante que deve ser
observado. Servios feitos com qualidade, escuta atenciosa e dilogo de compromisso
influenciam muito na satisfao dos clientes. Ao oferecer um atendimento de
qualidade, a empresa cria um diferencial, constri um relacionamento de confiana e
torna inconveniente a migrao do cliente para um concorrente.

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14. Custos

Como diz o ditado popular, a propaganda a alma do negcio. Por meio da


propaganda o empreendedor dar destaque ao seu estabelecimento no mercado.
possvel a utilizao de formas simples e baratas de divulgao. Com criatividade
pode-se e buscar alternativas que atraiam os clientes. Entre as alternativas que
demandam menos investimento pode-se citar: ? Utilizao de mala direta com
mensagens que lembram e divulgam o Escritrio Virtual;? Distribuio de material
informativo em pontos estratgicos como agncias bancrias destinadas a pessoas
jurdicas, centros de apoio a jovens empreendedores;? Outdoor em locais de grande
circulao de pessoas;? Anncio em pginas especializadas nos jornais;? Site na
Internet com portflio de servios;? Participao em feiras e eventos de negcios;?
Cartes de visita. O bom atendimento aliado a qualidade dos servios e boa
localizao uma receita de sucesso para qualquer Escritrio Virtual. Clientes
satisfeitos tendem a comentar com outras pessoas e no existe melhor propaganda
que a tradicional boca-a-boca, barata e eficiente.

17. Informaes Fiscais e Tributrias


O segmento de FACILIDADES EMPRESARIAIS - ESCRITORIO VIRTUAL, assim
entendido pela CNAE/IBGE (Classificao Nacional de Atividades Econmicas) 82113/00 como a atividade de centros de prestao de servios s empresas ou escritrios
virtuais , poder optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de
Arrecadao de Tributos e Contribuies devidos pelas ME (Microempresas) e EPP
(Empresas de Pequeno Porte), institudo pela Lei Complementar n 123/2006, desde
que a receita bruta anual de sua atividade no ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e
sessenta mil reais) para micro empresa, R$ 3.600.000,00 (trs milhes e seiscentos
mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos
na Lei.

Nesse regime, o empreendedor poder recolher os seguintes tributos e contribuies,


por meio de apenas um documento fiscal o DAS (Documento de Arrecadao do
Simples Nacional), que gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f
azenda.gov.br/SimplesNacional/):

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16. Divulgao

IRPJ (imposto de renda da pessoa jurdica);


CSLL (contribuio social sobre o lucro);
PIS (programa de integrao social);
COFINS (contribuio para o financiamento da seguridade social);

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Conforme a Lei Complementar n 123/2006, as alquotas do SIMPLES Nacional, para


esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida
pelo negcio. No caso de incio de atividade no prprio ano-calendrio da opo pelo
SIMPLES Nacional, para efeito de determinao da alquota no primeiro ms de
atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao nmero
de meses de atividade no perodo.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder


benefcios tributrios para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse
imposto), a alquota poder ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poder
ocorrer reduo quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

Se a receita bruta anual no ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o


empreendedor, desde que no possua e no seja scio de outra empresa, poder
optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se
enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a
tabela da Resoluo CGSN n 94/2011 - Anexo XIII
(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ).
Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuies sero efetuados em valores
fixos mensais conforme abaixo:

I) Sem empregado
5% do salrio mnimo vigente - a ttulo de contribuio previdenciria do
empreendedor;
R$ 5,00 a ttulo de ISS - Imposto sobre servio de qualquer natureza.

II) Com um empregado: (o MEI poder ter um empregado, desde que o salrio seja de
um salrio mnimo ou piso da categoria)

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Divulgao / Informaes Fiscais e Tributrias

ISSQN (imposto sobre servios de qualquer natureza);


INSS (contribuio para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

O empreendedor recolher mensalmente, alm dos valores acima, os seguintes


percentuais:
Retm do empregado 8% de INSS sobre a remunerao;
Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remunerao do empregado.

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Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opo pelo SIMPLES Nacional sempre
ser muito vantajosa sob o aspecto tributrio, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigaes acessrias.

Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alteraes das Leis


Complementares ns 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resoluo CGSN - Comit
Gestor do Simples Nacional n 94/2011.

18. Eventos
Feiras e eventos de negcios so oportunidades para o empreendedor realizar e
fechar parcerias, fazer contatos e manter-se atualizado sobre as novidades. A seguir
uma relao de alguns eventos do setor: Feira do empreendedor Evento: Anual Local:
Brasil Realizao: SEBRAE Site: http://www.feiradoempreended or.sebrae.com.br
Expogesto Evento: Anual Local: Joinvile - SC Realizao: Messe Brasil Site: http://feir
as.messebrasil.com.br/expogestao/expositor-982.htm

19. Entidades em Geral


Os Escritrios Virtuais relacionam-se com um conjunto de entidades, que
desempenham diversos papis auxiliares ao negcio. A seguir destacam-se algumas
entidades com as quais o empresrio deste ramo poder desenvolver algum tipo de
relacionamento:SEBRAE Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas
EmpresasUnidade do SEBRAE mais prxima acesse:
www.sebrae.com.br/atendimentoTel.:0800 570 0800

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Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI ter seu
empreendimento includo no sistema SIMPLES NACIONAL.

RENEV Rede Nacional dos Escritrios VirtuaisUnidades da RENEV acesse:


http://www.renev.co m.br/index.php/content/view/4.html

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20. Normas Tcnicas


As normas tcnicas, elaboradas no mbito da Associao Brasileira de Normas
Tcnicas - ABNT, so documentos de uso voluntrio, sendo importantes referncias
para o mercado.

No existem normas tcnicas aplicveis a este segmento empresarial.

21. Glossrio
Audioconferncia- um meio tecnolgico que permite a comunicao e a interao de
pessoas que esto localizadas em regies diferentes atravs da voz, com o auxlio de
linhas telefnicas comuns, internet, VoIP (Voice over IP-Rede de dados), conexo via
cabo e bluetooth.Central de PABX - um PABX pode se comunicar internamente,
independente de possuir uma linha de telefone convencional. Dependendo do porte da
empresa ou organizao, a central PABX poder ter um nmero elevado de ramais, os
quais podem estar at mesmo em outro local da cidade. Neste caso a empresa aluga a
rede externa de uma operadora apenas para interligar seus ramais.Sistema VOIP sistema de comunicao pela Internet, ou seja, comunicao atravs de protocolos
IPs, onde normalmente no se paga para se comunicar com outro computador ligado
a mesma rede, tambm pode ser ligado a qualquer telefone fixo e celular de qualquer
parte do mundo por tarifas custo muito baixo.

22. Dicas de Negcio


Dicas importantes para quem pensa em abrir um Escritrio Virtual:? Verificar os preos
praticados pelos concorrentes;? Estabelecer uma excelente relao com os clientes;?
Estar presente diariamente na empresa;? Acompanhar as novidades do mercado;?
Segundo empreendedores do ramo o investimento inicial em uma estrutura maior, com
sete salas de reunio, faz com que o empresrio alcance mais rapidamente o ponto de
equilbrio do negcio, devido ao valor baixo dos pacotes de servios e
consequentemente necessidade de uma carteira de clientes maior para suprir os
custos da estrutura. ? Fazer parcerias com empresas de contabilidade.

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ANCNev - Associao Nacional dos Centros de Negcios e Escritrios VirtuaisTel: (51)


2102-0330Site: http://www.ancn.com.br/novosite/

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Conforme Dolabella, (1999, p.70), um empreendedor saber aprender o que for


necessrio para a criao, desenvolvimento e realizao de sua viso. Considerandose esta afirmativa, percebe-se que a caracterstica mais importante para um
empreendedor, em qualquer rea que deseje atuar, estar disposto a aprender. Para
abrir um Escritrio Virtual, o interessado dever se concentrar em desenvolver
algumas caractersticas especficas, caso no as tenha. Dentre elas destacam-se:? Ter
paixo pela atividade e conhecer bem o ramo de negcio;? Pesquisar e observar
permanentemente o mercado onde est instalado, promovendo ajustes e adaptaes
no negcio;? Ter atitude e iniciativa para promover as mudanas necessrias;?
Acompanhar o desempenho dos concorrentes;? Saber negociar para manter clientes
satisfeitos;? Ter viso clara de onde quer chegar;? Planejar e acompanhar o
desempenho do Escritrio Virtual;? Ser persistente e no desistir dos seus objetivos; ?
Manter o foco definido para a atividade empresarial;? Ter coragem para assumir riscos
calculados;? Estar sempre disposto a inovar e promover mudanas;? Ter grande
capacidade para perceber novas oportunidades e agir rapidamente para aproveitlas;? Ouvir os clientes e identificar oportunidades de criar novos servios deve ser
tarefa permanente do empreendedor.

24. Bibliografia
DOLABELLA, Fernando. Oficina do empreendedor. So Paulo. Cultura Editores
Associados, 1999.Referncias EletrnicasBRASIL, SANTOS, LEI COMPLEMENTAR
N. 616, de 26 de dezembro de 2007. Dispe sobre o funcionamento de escritrios
virtuais no municpio de Santos e d outras providncias. Disponvel em:
http://www.smartcenter.com. br/Legislacao.aspx Acesso em: Janeiro / 2010.BR Offices
Escritrio Virtual. Disponvel em: http://bro
ffices.m2rnet.com.br/index.php/content/view/105.html Acesso em Janeiro /
2010FARIAS, Leone. Escritrios virtuais da Joinville Business Center so uma boa
opo para. Disponvel em: http://www.sebraesc.com.br/novos_destaques/oportunidade/default.asp?m ateria=14117 Acesso em:
Janeiro / 2010Hermanson, Boris. Como funciona um escritrio virtual. Disponvel em:
http://www.sebraesp.com.br/midiateca/public
acoes/artigos/juridico_legislacao/como_funciona_escritorio_virtual. Acesso em Janeiro
/ 2010LOCHINS, Carmem Lgia; GRISCI, Priscila Daniel; JANOVIK, Scalco; JANOVIK,
Mayara Squeff. Modos de Trabalhar e de Ser de Motoboys: A Vivncia EspaoTemporal Contempornea. Disponvel em: http://bases.bireme.br/cgibin/wxislind.exe/iah/onli
ne/?IsisScript=iah/iah.xis&src=google&base=LILACS&lang=p&nextAct
ion=lnk&exprSearch=501954&indexSearch=ID. Acesso em: Janeiro / 2010NAGATA,
Bianca. Escritrios virtuais so beneficiados pela crise. Disponvel em:
http://www.metodista.br/rronline/ciencia-e-sa ude/economia/escritorios-virtuais-sao-

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23. Caractersticas

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25. URL

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-servi%C3%A7o-defacilidades-empresariais-escrit%C3%B3rio-virtual

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Canais de Distribuio / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificao/Agregao de Valor /
Divulgao / Informaes Fiscais e Tributrias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Tcnicas /

orio-virtual-uma-moderna-solucao-de-negocios-523427.html. Acesso em: Janeiro /


2010Virtual Associados. Disponvel em: http://www.virtualassociados.com .br/ev4/
Acesso em Janeiro / 2010