15.

15 Sistemas de calidad total

Al igual que en la Administracin Estratgica y el Desarrollo Organizacional, el
emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administracin de
Calidad requiere un diagnstico previo para conocer el estado actual de la organizacin
donde se pretenda implantar. Esta revisin o Auditoria se lleva a cabo por alguien que
no participa en el sistema que se est revisando para poder conocer las reas fuertes y
dbiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada.
La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al
examinar al paciente; si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente,
difcilmente podr recetar la solucin ideal para el problema. Sucede exactamente igual
con las organizaciones. Necesitamos saber cules son sus reas dbiles y fuertes para
definir que acciones correctivas hay que tomar.
Para conocer adems el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad, se
realizan Auditorias de calidad peridicamente, llevadas a cabo generalmente de manera
independiente a la compaa. Uno de los propsitos de las Auditorias de calidad es dar a
los directores informacin que est libre de los prejuicios de los departamentos que
informan sobre s mismos. Estas Auditorias pueden ser de procedimientos, cuando se
evala la adhesin a los mtodos y procedimientos de la calidad, o de productos cuando
se evala la conformidad del producto con las especificaciones.
Para una auditoria de calidad exitosa, se necesitan los siguientes ingredientes: poner
nfasis y concluir basndose en hechos, actitud de servicio por parte de los auditores,
identificacin de las oportunidades de mejora, tomar conciencia de los aspectos de
relaciones humanas y los auditores deben ser competentes.
Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas
con un estndar objetivo. Donde existen stos estndares, el auditor no tendr necesidad
de hacer juicios subjetivos. Los estndares de referencia comunes incluyen:
Polticas escritas que apliquen a la calidad
Objetivos establecidos para programas, contratos, etc.
Especificaciones de calidad de clientes y de la compaa
Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes
Estndares de calidad de la compaa y la industria
Guas publicadas para conducir auditorias de calidad (por ejemplo ISO 9000)
Instrucciones de calidad por departamento
Literatura general sobre auditorias
Uno de los estndares para sistemas de administracin de la calidad con mayor
reconocimiento a nivel internacional es ISO 9000 (International Organization for
Standardization Organizacin Internacional de Estandarizacin), el cual tiene
diferentes normas segn el giro y el alcance de la empresa. El implantar cualquiera de
las normas ISO 9000 tiene un impacto positivo en la calidad, productividad y reduccin
de costos, adems que da reconocimiento y credibilidad, as como una ventaja
competitiva. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO
9001 y que son objeto de auditoria se enlistan a continuacin:
Responsabilidad de la direccin
Principios del sistema de calidad

Auditorias internas del sistema de calidad

Consideraciones sobre los costos de calidad
Calidad en relacin con el mercado (revisin del contrato)
Calidad en especificacin y diseo
Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones)
Calidad en la produccin (control del proceso)
Control de produccin (control del proceso)
Control y rastreabilidad de materiales y componentes, identificacin y
rastreabilidad del producto
Control del estado de verificacin (estado de la inspeccin y prueba)
Verificacin del producto (inspeccin y prueba)
Control del equipo de inspeccin, medicin y prueba
No conformidades (control de producto no conforme)
Acciones correctivas
Manejo y funciones posteriores a la produccin (manejo, almacenamiento,
empaque, embarque y entrega)
Servicio posterior a la venta
Documentacin y registros de calidad (control de documentos)
Registros de calidad
Personal (capacitacin y adiestramiento)
Uso de mtodos estadsticos
Productos suministrados por el cliente
Como se pudo observar, las auditorias de sistemas de calidad total, incluyen puntos
cruciales para una organizacin desde el punto de vista administrativo. Estos sistemas
de calidad actualmente estn teniendo un gran auge. La necesidad de las empresas para
implantarlos responde a una mayor competencia internacional y a que los clientes cada
vez son ms exigentes.
15.16 Auditoria de calidad total
Como se mencion en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos,
sistemas y normas que se han instituido en diversos pases con el fin de que las
organizaciones mejoren la calidad de sus prcticas tanto administrativas como
operacionales.
En Japn se instituy un premio de calidad, creado en 1951 para conmemorar las
contribuciones que el Dr. W. E. Deming hizo al control de calidad en ese pas. Cuando
una empresa hace una solicitud para participar en el concurso, el subcomit del premio
enva a un gran nmero de expertos en control de calidad a visitar las plantas y sede de
la empresa. Estos expertos examinan el estado actual de la empresa y otorgan
calificaciones. Para ser merecedora de alguno de los premios, la empresa debe alcanzar
70 puntos como un todo, la alta gerencia debe lograr por lo menos 70 puntos y ninguna
de las unidades examinadas puede obtener menos de 50.
En Estados Unidos existe el premio Malcolm Baldrige de Calidad y en Mxico existe el
premio Nacional de Calidad y algunos otros premios a nivel estatal, como por ejemplo,
el Premio Guanajuato a la Calidad, el premio Nuevo Len a la Calidad, entre otros. Uno

de los beneficios de estos premios es que han ayudado a que las organizaciones
consideren a los programas de calidad como estrategias aplicables en todos los
departamentos de la compaa con el objetivo de contribuir a la satisfaccin del cliente.
En la siguiente tabla se muestran los criterios de puntuacin para la evaluacin final
(versin revisada 1993) del Premio Nacional de Calidad.
15.17.3 Mtodo de la auditoria del control de calidad total
La auditora diagnstico de calidad sirve para hacer el seguimiento del proceso de
control. La revisin y vigilancia de que el sistema de calidad se lleva a cabo es una tarea
fundamental para un sistema de calidad. Deming dio a conocer el ciclo de Shewhart
ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar), tambin conocido como ciclo PDCA, por
sus siglas en Ingls, que apoya a la administracin en la bsqueda de la mejora
continua. El ciclo es una derivacin del mtodo cientfico, aplicado a procesos y
actualmente se utiliza como una de las herramientas vitales del Control de Calidad
Total.
El Planear consiste en establecer planes, determinar metas y objetivos y los mtodos
para alcanzarlas para el propsito del negocio o del grupo. El Hacer significa llevar a
cabo lo planeado, dando capacitacin y realizando el trabajo. Despus, la Verificacin
ayuda a conocer si los resultados concuerdan con lo planeado y por ltimo, Actuar
consiste en corregir o eliminar los problemas encontrados en la fase de verificacin y
emprender la accin necesaria para que el objetivo o meta lograda se mantenga. La
auditora de calidad es una revisin que permite que gire el ciclo PDCA. La tendencia
ms moderna en materia de auditora de calidad es hacer una revisin del control total
de calidad estudiando todo el sistema de administracin.
15.17.3.1 Tipos de auditoria de calidad
Auditoria externa
Existen distintas categoras de auditora de calidad realizadas por personas externas a la
organizacin que se audita. Algunas de stas son:
Auditoria de calidad del proveedor por el comprador
Auditoria de calidad por consultores
Auditoria de calidad con el propsito de certificacin
Auditoria de calidad para obtener algn premio (premio Deming, premio
Malcolm Baldrige, en Mxico se tiene el Premio Nacional de Calidad y otros
estatales).
Auditoria interna
Existen 4 tipos de auditorias de calidad que se hacen internamente en las
organizaciones. stas son:
Auditoria realizada por el presidente de la empresa
Auditoria realizada por el jefe de la unidad (gerente jefe de rea de sucursal).
Auditoria realizada por el personal de control de calidad
Auditoria mutua de control de calidad
15.17.3.2 Premio Deming
La lista de verificacin para el premio Deming (1980) es la siguiente:
Polticas y objetivos
Polticas relativas a administracin, calidad y control de calidad.

Mtodos de determinar polticas y objetivos.

Correccin y constancia del contenido de los objetivos.
Utilizacin de mtodos estadsticos.
Difusin y penetracin de objetivos.
Verificacin de objetivos y su ejecucin.
Relaciones entre planes a largo y corto plazo.
La organizacin y su operacin
Divisin clara de responsabilidades.
Delegacin apropiada del poder.
Cooperacin entre las divisiones.
Actividades de los comits.
Utilizacin del estado mayor.
Utilizacin de actividades de crculos de control de calidad.
Auditoria del control de calidad.
Educacin y su difusin
Plan educativo y su realizacin prctica.
Toma de conciencia sobre calidad y control, comprensin del control de calidad.
Educacin sobre conceptos y mtodos estadsticos y grado de aplicacin.
Capacidad para entender los efectos.
Educacin para subcontratistas y organizaciones de fuera.
Actividades de crculos de control de calidad.
Sistema de sugerencias.
Ensamble y difusin de informacin y su utilizacin
Ensamble de informacin de fuera.
Difusin de la informacin entre las divisiones.
Rapidez en diseminacin de la informacin (uso de computadoras).
Anlisis estadstico de la informacin y su utilizacin.
Anlisis
Seleccin de problemas y temas importantes.
Conveniencia del mtodo analtico.
Utilizacin de mtodos estadsticos.
Vinculacin con su propia tcnica de Ingeniera.
Anlisis de calidad, anlisis de procesos.
Utilizacin de los resultados del anlisis.
Sugerencias positivas para mejoramiento.
Normalizacin
Sistema de normas.
Mtodos para fijar, revisar y retirar normas.
Realizaciones en la fijacin, revisin y retiro de normas.
Contenido de las normas.
Utilizacin de mtodos estadsticos.
Acumulacin de tecnologa.

Utilizacin de normas.
Control
Sistemas de control para la calidad y reas conexas, por ejemplo costo y
cantidad.
Puntos de control y renglones de control.
Utilizacin de mtodos estadsticos como el cuadro de control, y aceptacin
general de los criterios estadsticos.
Contribucin de las actividades de crculos de control de calidad.
Estado actual de las actividades de control.
Estado actual del sistema de control.
Garanta de calidad
Procedimientos para el desarrollo de nuevos productos.
Desarrollo de calidad (anlisis de la funcin de calidad), confiabilidad y revisin
de diseos.
Medidas de seguridad y de prevencin de responsabilidad legal.
Control y mejoramiento del proceso.
Capacidad de procesos.
Medicin e inspeccin.
Control de instalaciones y equipos, subcontratistas, compras, servicios, etc.
Sistema de garanta de calidad y su revisin.
Utilizacin de mtodos estadsticos.
Evaluacin y revisin de calidad.
Estado prctico de la garanta de calidad.
Efectos
Medicin de los efectos.
Efectos visibles tales como: calidad, condiciones de servicio, fechas de entrega,
costo, utilidades, seguridad, ambiente, etc.
Efectos invisibles.
Compatibilidad entre prediccin de efectos y resultados reales.
Planes futuros
Comprensin de las condiciones actuales y precisin.
Polticas adoptadas para remediar fallas.
Planes de promocin para el futuro.
Relaciones con los planes a largo plazo de la empresa.
15.18 Diagrama de flujo
Una herramienta de gran utilidad en la investigacin administrativa es la diagramacin
de las operaciones, y tiene por objeto de tener una explicacin esquemtica de la
secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo, as como de los elementos que
se utilizan, y del personal que interviene en cada una de ellos.
Para lograr lo anterior, se utiliza una tcnica de diagramacin que se adapta muy bien a
los procesos administrativos y que surge de tcnicas de diagramacin en la
programacin en computacin. Esta tcnica se desarroll para representar grficamente

la secuencia de instrucciones que se incluiran en un programa computacional como

esquema bsico para el desarrollo del programa en s, y como facilitador de
modificaciones, al proporcionar una visin general y panormica de la totalidad del
programa hasta sus soluciones o ltimas consecuencias (informacin final, su contenido
y su ltimo destino.
Para efectos de la investigacin administrativa, en esta tcnica de diagramacin se
utilizan algunos de los smbolos que se han utilizado en la programacin de
computacin, y la misma simbologa de uniones entre cada una de las acciones u
operaciones que se van realizando en la secuencia que compone un procedimiento, as
como las conexiones que por razones de cruzamiento en el dibujo mismo del diagrama
se tienen que realizar para seguir la secuencia en otro punto de la pgina o en una nueva
pgina, as como para relacionar un punto de un procedimiento con otro de otro
procedimiento.
En este captulo se propone esta tcnica como un medio prctico y se trata en un
ejemplo sencillo para una empresa pequea, sin considerar aqu los elementos
complementarios necesarios que seran los formatos de los documentos que se utilizan.
As mismo es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento administrativo
esta sujeto a complementarse con las polticas aprobadas de cada una de las operaciones
que se manejan, anexos a cada procedimiento debern estar las polticas relativas.
En la tcnica de diagramacin se utilizan elementos de criterio y de juicio personal del
auditor, para lograr el objetivo primordial de obtener la descripcin de un procedimiento
administrativo, con todos sus elementos esenciales y en la forma mas resumida posible
para tener al propio tiempo una visin panormica de la operacin de que se trata.
Con un diagrama de flujo tendremos la posibilidad, adems de observar de conjunto una
operacin, o procedimiento de la misma, de incluir las modificaciones posibles como un
punto de partida de un plan de reestructuracin para echar a andar los cambios
necesarios.
Para lograr lo anterior a continuacin se mencionan algunos aspectos que el auditor
debe de cuidar:
Que se incluyan los controles bsicos que proporcionen informacin, que debe
estar contenida y constantemente actualizada en un archivo manual o
computarizado con el diseo de los formatos donde se incluya la informacin y
los parmetros para medir su suficiencia y oportunidad.
Que se incluyan los controles bsicos que propicien la eficiencia en las
operaciones, que incluyan la referencia a la utilizacin de tcnicas avanzadas
para el manejo de las operaciones y de la adecuada coordinacin entre ellas.
Que se incluyan los controles bsicos que impliquen la proteccin de los activos
de la empresa, como las polticas para la cobertura de riesgos en cada uno de los
renglones correspondientes y tambin los trmites de verificacin entre dos
instancias diferentes con respecto a la misma operacin, para eliminar el riesgo
de errores, distinguiendo si se implica o no una duplicidad de trabajo y una
inversin de recursos y tiempo excesivos.
Los principales smbolos que se pueden utilizar en la tcnica de diagramacin son los
siguientes:

A continuacin se presentan como ejemplo los procedimientos administrativos de una

empresa comercial con la secuencia de sus operaciones en cada uno de ellos, como
sigue:
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS