REGLAMENTO DE: INSCRIPCIN,

ADICIN, RETIRO,
DISPENSANCIN, CIERRE DE
KARDEX, REAPERTURA DE KARDEX
Y CASOS ESPECIALES
Aprobado mediante Resolucin Vicerrectoral N 089-11 del 1/Abr/2011

CAPTULO I: DEL OBJETIVO DEL REGLAMENTO

Artculo 1.- El presente reglamento tiene como objetivo describir cada
uno de los aspectos relacionados con el proceso inscripcin, adicin, retiro,
dispensacin, casos especiales, cierre y reapertura de krdex, de
asignaturas en la "Universidad Autnoma Gabriel Ren Moreno".

CAPITULO II: DEFINICIN

Artculo 2.- Inscripcin de materias
Es el proceso en el cual el estudiante admitido o regular en la universidad
selecciona, de acuerdo a las normas vigentes establecidas en el plan de
estudio de la carrera y fechas del calendario acadmico, las asignaturas a
registrar en el sistema computarizado dentro de su proceso formativo,
teniendo en cuenta las disposiciones institucionales sobre el nmero
mnimo y mximo de materias,
La inscripcin de materias conjuntamente con el pago formaliza la matrcula
del estudiante en un perodo acadmico determinado y le da carcter de
universitario regular.

Artculo 3.- Adicin de materias

Es el procedimiento en el cual el estudiante aumenta el nmero de materias
a cursar en un determinado perodo acadmico, solicitud a procesarse en
las fechas establecidas en el calendario acadmico, de acuerdo a la
disponibilidad de grupos, cupos y horarios determinados por la facultad,

carrera y disposiciones normativas de la universidad en especial cupos

mnimos y mximos.

Artculo 4.- Retiro de materias

Es el trmite mediante el cual el estudiante retira asignaturas inscritas que
no puede cursar en el perodo acadmico, solicitud a procesarse en las
fechas establecidas en el calendario acadmico y disposiciones normativas
de la universidad en especial cupos mnimos y mximos.

CAPTULO III: OBJETIVOS Y EXIGENCIAS DE INSCRIPCIN,

RETIRO Y ADICIN
Artculo 5.- Los objetivos del proceso de inscripcin son:
a) Registrar voluntariamente en calidad de estudiante las asignaturas a
cursar en un periodo acadmico, de acuerdo al plan de estudio de su
carrera y su rendimiento acadmico anterior.
Los objetivos del proceso de retiro y adicin son:
a) Facilitar la racionalizacin de la carga del estudiante, al permitir que ste,
una vez comenzado el proceso de aprendizaje y con el desarrollo del
contenido analtico, retire y/o adicione asignaturas a su inscripcin inicial,
bajo un conjunto de condiciones determinadas.
b) Corregir desviaciones y consolidar la informacin del proceso de
inscripciones.
c) Resolver situaciones especiales sobre la oferta de asignaturas y
solicitudes de los estudiantes sobre su carga acadmica.

Artculo 6.- Podrn solicitar inscripcin de materias los estudiantes

admitidos en la U.A.G.R.M., con nmero de registro universitario asignado,
que se encuentren activos y no tengan bloqueo por incumplimiento de
documentos, deudas y sanciones establecidas por la U.A.G.R.M.
Podrn solicitar adicin y retiro todos los estudiantes de la U.A.G.R.M. que
estn inscritos en un perodo regular de su carrera, en las fechas
establecidas en el calendario acadmico aprobado por el Ilustre Consejo
Universitario.

Los estudiantes que requieran realizar inscripcin, adicin o retiro

deben solicitar el trmite correspondiente con su cdula de identidad
o pasaporte.

Artculo 7.- Las adiciones y retiros sern autorizados para los perodos
acadmicos regulares: I anuales y I y II semestrales.

Artculo 8.- Para Cursos de Verano/Invierno y Mesas Examinadoras

se autorizarn adiciones y anulacin de boletas de inscripcin sin costo,
dentro de los tres das de inscripcin, en cumplimiento a la resolucin
rectoral 216/09.

CAPTULO IV: DE LAS CARACTERSTICAS BSICAS Y

CONSIDERACIONES GENERALES
Artculo 9.- En general, se considera una fecha lmite, segn calendario
acadmico, para las inscripciones, adiciones y retiros:
Inscripciones, se dan al inicio de cada periodo acadmico. Para carreras
anuales una sola vez al ao (I), para carreras semestrales dos veces al ao,
al inicio de cada semestre (I y II).
Adiciones y retiros, se encuentran programadas despus de la
finalizacin de las inscripciones regulares en un perodo acadmico, tanto
para carreras anuales como semestrales.

Artculo 10.- Se considerarn las siguientes condiciones generales para

la inscripcin de materias:
a) Ser estudiante activo de la carrera a cursar, sin bloqueo por documentos,
deudas y sanciones establecidas por la U.A.G.R.M., con el material asignado
de acuerdo al plan de estudio, respetando las disposiciones de la
universidad, en las fechas establecidas por el calendario acadmico.
b) El estudiante se beneficiar con matrcula gratuita en los perodos
acadmicos I y II para carreras semestrales y I para carreras anuales si no
ha reprobado ninguna materia en el perodo acadmico anterior. El
estudiante que haya reprobado una o ms materias pagar la matrcula
vigente a la fecha (Resolucin l.C.U. No 082/06)

Artculo 11.a) Se consideran las siguientes condiciones generales para el retiro de

materias:

El estudiante puede retirar el nmero de materias requeridas, sin

embargo debe permanecer con una materia inscrita como mnimo,
para considerarse activo o, en su defecto retirar todas las asignaturas
solicitando el trmite de retiro voluntario.

No se puede efectuar retiro cuando afecte el cupo mnimo de

estudiantes de un grupo/materia

La carrera puede solicitar el retiro de estudiantes cuando no se logre

cubrir el cupo mnimo establecido para el grupo/materia o Retiro
voluntario, procedimiento acadmico administrativo por el cual un
estudiante universitario interrumpe sus estudios, temporalmente (un
semestre o ao) e indefinidamente (sin plazo de tiempo), procesos
que tienen costo.

El plazo mximo para el retiro temporal de estudiantes que cursan

carreras semestralizadas es de 7 semestres y en carreras anualizadas
es de 3 aos.
Si el estudiante abandona la universidad y no realiza su trmite de
retiro voluntario o indefinido deber solicitar su readmisin.

b) Situaciones especficas para el retiro de asignaturas:

b.1) A voluntad del estudiante
b.2) A consecuencia de errores de procesamiento originadas por:

Error en el llenado de los datos de asignatura en la planilla de

inscripcin, o error en la transcripcin de los mismos.

Inscripcin rechazada por cupos mnimos o por decisin de las

autoridades de retirar la oferta de la asignatura, ante dificultades en
el desarrollo de la misma, en cualquier momento del lapso acadmico
que pudiera surgir necesitando suspender la administracin de la
misma.

Artculo 12.- Se consideran las siguientes condiciones generales para

adicionar materias:

El
estudiante
puede
adicionar
el
nmero
de
materias
correspondientes al plan de estudio cursado, en consideracin a los
prerrequisitos, horarios respectivos y normativa vigente en la
U.A.G.R.M.

Se deben cumplir los mismos requisitos de prelacin y carga

acadmica contempladas para la inscripcin, a menos que las
autoridades competentes decidan modificaciones o hayan resuelto
favorablemente sobre solicitudes previas del estudiante.

Artculo 13.- Los valores pagados por estos conceptos son aplicables
nicamente en el periodo acadmico para el cual se cancelan y no son
reembolsables ni transferibles a otro estudiante de la universidad o a
terceros en ningn caso.

Artculo 14.- La resolucin I.C.U. 029/2006 aprueba con costo cero el

primer retiro y adicin de materias de los estudiantes de todas las carreras
y a partir de la segunda solicitud de los trmites tienen costo.

Artculo 15.- Aprobado el cambio de residencia y siempre que tengan

vencidas sus materias hasta el sexto semestre y tercer ao para carreras
anuales, los estudiantes de unidades acadmicas podrn realizar adicin,
inscripcin y rezagados, dicho trmite ser sin costo.
Se autoriza a los estudiantes registrar los grupos/materia que no se oferten
en unidades acadmicas, en cualquier otra unidad acadmica o facultad,
donde se oferte dicha materia, sin que esto signifique cambio de residencia.

CAPTULO V: DEL PROCEDIMIENTO

Artculo l6.- Los estudiantes que realicen los trmites de inscripcin,
retiro y adicin debern proseguir con los siguientes procedimientos:
a) Inscripcin

a.1.) Una vez aprobada la programacin acadmica, las facultades,

Unidades Acadmicas y carreras publican el calendario acadmico y la
oferta de materias.
a.2.1 El estudiante se informa, cancela su matrcula segn valorado
correspondiente, en el cual se emite de manera automtica el material
(asignaturas a cursar).
a.3.) Con la boleta de pago de matrcula e inscripcin, debidamente llenado
el estudiante se apersona al lugar establecido para las inscripciones de su
carrera, ventanillas del C.P.D. o C.P.D. facultativo, para procesar su
inscripcin.

a.4) Revisada la documentacin y verificado el sistema de bloqueo, si no

existen observaciones se procesa la inscripcin imprimiendo la constancia
en dos copias, una para el interesado y otra para respaldo para el
funcionario que procesa del trmite.
Nota.- Si en el punto a.4) se detecta bloqueo por documentacin o
econmica se devuelve la documentacin al estudiante a fin de proseguir
su trmite de desbloqueo e inscripcin posterior.
b) Retiro y Adicin

b.1.) Despus de la inscripcin inicial al perodo acadmico y en la fecha

prevista en el calendario para retiro y adicin, el estudiante decide el
proceso de realizar.
b.2.) El estudiante se informa nuevamente de la carga horaria y oferta de
materias, para posteriormente cancelar su valorado correspondiente.
b.3.) Con la boleta de pago para adicin y/o retiro y su formulario para el
efecto debidamente llenado, el estudiante se apersona al lugar establecido
para las inscripciones de su carrera, ventanillas del C.P.D. o C.P.D.
facultativo para procesar el trmite.
b.4) Revisada la documentacin y verificado el sistema de bloqueo, si no
existen observaciones se procesa la inscripcin o retiro imprimiendo la
constancia en dos copias, una para el interesado y otra para respaldo para
el funcionario que procesa del trmite.
Nota.- Si en el punto b.4) se detecta bloqueo por documentacin o
econmica se devuelve la documentacin al estudiante a fin de proseguir
su trmite de desbloqueo y adicin o retiro posterior.

CAPITULO VI: DISPENSACIN DE MATERIAS

Artculo 17.- Permitir la inscripcin de todas las asignaturas de acuerdo
a las establecidas en el plan de estudio de cada carrera, en el semestre o
ao que le corresponda cursar, permitiendo la dispensacin de
prerrequisitos considerando lo siguiente:
a) Los estudiantes cuyo Promedio Ponderado Acumulado de Carrera
(P.P.A.C.) sea mayor o igual a 60 puntos, podrn dispensar hasta dos (2)
prerrequisitos.

b) Los estudiantes cuyo P.P.A.C. sea mayor o igual a 51 puntos y menor a 60

puntos podrn inscribir dispensando hasta un (1) prerrequisito, slo en
aquellas materias cuyos prerrequisitos sean reprobados.
c) No se autorizarn bajo ningn concepto las dispensaciones en cadena,
correspondientes a distintos periodos acadmicos.

Artculo 18.- Los estudiantes que estn concluyendo su plan de estudios

y les corresponda cursar materias comprendidas al ltimo semestre o ao
de su carrera y tengan rezagadas materias de periodos anteriores, pueden
acogerse a la modalidad de cierre de krdex con un nmero mximo de
ocho (8) materias, para las carreras semestralizadas y para las carreras
anualizadas de hasta diez (10) materias, ambos hasta con 2 cruces de
horario. (Resolucin VR N 57/2000).

Artculo 19.- Las solicitudes de los estudiantes con P.P.A.C. menor al

establecido en la presente resolucin y requieran dispensacin, sern
analizadas, para su autorizacin posterior a travs de casos especiales de
acuerdo a lo aprobado mediante Resolucin VR N 172/2009.

Artculo 20.- Todos los casos de dispensaciones y cierres de krdex

sern atendidos en ventanillas habilitadas para el efecto, durante el periodo
de inscripciones fijado, para cada facultad,

Artculo 21.- Las disposiciones contempladas en el presente reglamento

constituyen el marco de referencia al que deben ajustarse las facultades,
para dictar los ajustes de acuerdo a sus necesidades.

Artculo 22.- Las facultades y unidades acadmicas, determinarn las

asignaturas que los estudiantes podrn dispensar, esta informacin debe
remitirse al C.P.D. para su inclusin en la base de datos.

CAPITULO VII: DE LOS CASOS ESPECIALES

Artculo 23.- El proceso de casos especiales es un trmite de registro de
materias de los estudiantes que no se enmarcan dentro de los parmetros
de inscripcin, determinados por los Consejos Directivos de cada facultad,
por carrera y perodo acadmico.
Los casos especiales en la Universidad Autnoma Gabriel Ren Moreno se
contemplarn en los siguientes tipos de inscripciones:
a) Levantamiento de pre-requisitos
b) Puentes

c) Huecos o desfases en la malla

Artculo 24.- Denominacin de cada tipo de casos especiales;

a) Levantamiento de pre-requisitos, registro de asignaturas fuera de las
reglas de inscripcin de cada carrera, considerando el plan de estudio y su
malla curricular.
b) Puentes, registro de materia de un ao o semestre superior sin haber
vencido uno o ms prerrequisitos indirectos, debiendo cursarlas de manera
paralela.
c) Huecos o desfase en la malla, registro de materias de diferentes niveles
(aos o semestres), sin aprobar ni registrar su prerrequisito.

Artculo 25.- Podrn solicitar casos especiales todos los estudiantes de

la U.A.G.R.M. que estn inscritos en un perodo regular, a excepcin de los
que cursan el primer semestre o ao de su carrera.

Artculo 26.- Los casos especiales sern autorizados slo para los
perodos acadmicos regulares: I anuales y I y ll semestrales y no as para
Cursos de Verano y Mesas Examinadoras. Slo se permitirn realizar
mximo hasta cinco (5) casos especiales en el transcurso de su
carrera.

Artculo 27.- Las situaciones que originan los casos especiales sern
determinadas por modificaciones del plan de estudio, traspasos de
universidades del sistema nacional, reprobacin y/o nivelacin de materias,
exenciones y para titulacin.

Artculo 28.- Es responsabilidad de las autoridades acadmicas la

autorizacin de los casos especiales, de acuerdo al siguiente detalle:
Facultades: directores de carrera, decano y/o vicedecano
Facultades Integrales: Decano y Vicedecano
Unidades Acadmicas Provinciales: Coordinador Acadmico y director de la
carrera delegada.

Artculo 29.- Los estudiantes que requieran realizar casos especiales,

debern cumplir con el siguiente procedimiento:
a) El estudiante debe obtener de la pgina web de la universidad el
formulario de casos especiales y el avance acadmico, para remitirlo a la
direccin de carrera (facultades) o vicedecano (facultades integrales) o

coordinador acadmico (unidades acadmicas provinciales), debidamente

llenado, de acuerdo a calendario acadmico.
b) El director de carrera en facultades o el vicedecano en las facultades
integrales o el coordinador acadmico en las unidades acadmicas
provinciales, con las autoridades mencionadas en el artculo No 8,
evaluarn las solicitudes de casos especiales, para su aprobacin o rechazo.
c) Aceptada la solicitud el estudiante debe pagar el correspondiente
valorado.
d) Abiertos los parmetros segn calendario acadmico las autoridades
responsables debern firmar al pie del formulario.
e) El director de carrera en facultades o el vicedecano en las facultades
integrales o el coordinador acadmico en las unidades acadmicas
provinciales remitirn los formularios de casos especiales con los anexos
correspondientes al departamento de Admisiones y Registros para su
ejecucin, con una validez de 10 das, en consideracin al calendario
acadmico.
f) Culminado el proceso el departamento de Admisiones y Registros
devuelve las boletas de reinscripcin a la facultad para su remisin al
interesado, en constancia del proceso efectuado.

Artculo 30.- El formulario de casos especiales mencionado en el

artculo 9 inciso a) deber contener los siguientes datos:
a) Encabezado (Datos emitidos automticamente por e/sistema)

Nombre del proceso: Formulario de solicitud de casos especiales

Nmero de formulario

b) Datos del estudiante:

Datos proporcionados por el estudiante

Nmero de registro

Una vez llenados los primeros tres puntos del inciso b) el sistema emitir
automticamente los siguientes datos:

Nombres y apellidos

Carrera cursada (plan de estudio)

Lugar de residencia en el que se cursa la carrera

Promedio ponderado semestral

Promedio ponderado acumulado

Gestin

Materias inscritas en el perodo acadmico actual

c) Solicitud de casos especiales y tipo de inscripcin

Datos proporcionados por el estudiante
Asignaturas (nombre, sigla, grupo y periodo acadmico) que requiere
inscribir para casos especiales
Introducidos los datos anteriores el sistema deber indicar de manera
automtica en detalle el nivel, cantidad de universitarios inscritos, trmite
(estado actual de la asignatura), veces de reprobacin, prerrequisitos no
vencidos y observaciones (referente a los casos especiales solicitados).
d) Leyenda
Estableciendo la validez del formulario slo con las firmas de las
autoridades responsables.
e) Firma de autoridades responsables
Las autoridades responsables que firmarn al pie del formulario son las
establecidas en el artculo No 8 de la presente resolucin, adems del jefe
del departamento de Admisiones y Registros.

Artculo 31.- Los casos especiales sern procesados dentro de las

fechas de registro general de materias establecidas en el calendario
acadmico aprobado por el Ilustre Consejo Universitario.

Artculo 32.- Los casos no contemplados en el presente reglamento y

que por sus caractersticas especiales puedan considerarse como casos de
excepcin, sern analizados por los Consejos de Carreras y derivados al
Comit Tcnico Acadmico Universitario, para que determine la procedencia
o improcedencia de la solicitud.

CAPITULO VIII: DE LA REAPERTURA DE KARDEX

Artculo 33.- La reapertura de krdex consiste en el desbloqueo del
estudiante, que ha efectuado cierre de krdex y no ha vencido todas las
materias inscritas para su egreso.
El estudiante deber solicitar mediante carta al Director de Carrera y/o
Vicedecano la reapertura de krdex y una vez autorizado, Admisiones y
Registros emite el formulario de reapertura de krdex, el cual deber ser
llenado y firmado por el Director de Carrera y/o Vicedecano.
El estudiante deber cancelar el costo correspondiente para su ejecucin,
con lo que concluye dicho trmite.

CAPITULO IX: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 34.- Ratificar el cumplimiento de la resolucin rectoral 295/06
que establece las instancias para solicitar trmites en el Departamento de
Admisiones y Registros por ende en la Universidad.
a) Personalmente (titular del derecho), con cdula de identidad.
b) Mediante Poder Notarial.
c) A peticin de los administradores de justicia, en caso de dirimir alguna
situacin en la justicia ordinaria, para lo cual deber acompaarse orden
judicial o requerimiento fiscal, adjuntando la boleta de pago de las
certificaciones solicitadas.
d) A peticin de cnyuges, padres, hijos o hermanos, con solicitud expresa
del interesado, con documento que demuestre la relacin de parentesco.

Artculo 35.- Los casos no contemplados en el presente reglamento y

que por sus caractersticas especiales puedan considerarse como casos de
excepcin, sern analizados por los Consejos de Carreras y derivados a la
reunin de coordinacin de vicedecanos y vicerrectorado, para que se
determine la procedencia o improcedencia de la solicitud.
Santa Cruz, 1 de abril del 2011
MSc. Oscar Callejas Saldas
VICERRECTOR (de la UAGRM)