Fondo - Rotativo SIGMA PDF

MINISTERIO DE HACIENDA
PROGRAMA MAFP
MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION
FINANCIERA PBLICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION

ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACION CENTRAL Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS
MANUAL DE OPERACIN DEL USUARIO

Fondos Rotativos
Versin 4
La Paz, Agosto de 2004
Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA
CONTENIDO
1
CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS DE PROCESOS .............................. 1-1

1.1 APERTURA CUENTA CORRIENTE ........................................................................................................... 1-1
1.2 REGISTRO DE BENEFICIARIO SIGMA ..................................................................................................... 1-1
1.3 HABILITACIN DE USUARIOS CON PERFILES DE RESPONSABLE DE FONDOS ROTATIVOS Y
RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA .................................................................................................................... 1-1
1.4 FORMATO DE CHEQUE ............................................................................................................................. 1-1
OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO ........................................................................................ 2-1

2.1 TRAMITE INICIAL ........................................................................................................................................ 2-1
2.1.1 Solicitud de Apertura de Fondo Rotativo................................................................................. 2-2
2.1.2 Solicitud de Incremento de Fondo Rotativo ........................................................................... 2-3
2.1.3 Solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo.......................................................................... 2-4
2.1.4 Modificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo .. 2-5
2.1.5 Eliminacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo.... 2-5
2.1.6 Verificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo ... 2-6
APROBADOR DE EJECUCIN DEL GASTO..................................................................................... 3-1

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................................................................................................ 4-1

4.1
4.2
4.3
AUTORIZACIN DE SOLICITUD APERTURA/INCREMENTO/DISMINUCIN FONDO ROTATIVO ..... 3-1

ANULACIN DE SOLICITUDES ................................................................................................................. 3-4
VERIFICACIN Y APROBACIN FORMULARIO C-34 DE REVERSIN ............................................... 3-5
ANULACIN DEL FORMULARIO C-34 ..................................................................................................... 3-6
APROBACIN DOCUMENTOS DE REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO ........................................... 3-6
ANULACIN DE REPOSICIONES .............................................................................................................. 3-7
APROBACIN MODIFICACIN APROPIACIN PRESUPUESTARIA ..................................................... 3-8
FIRMA DE DOCUMENTOS C-34............................................................................................................... 4-1
LIMITE DE CONTROL PARA CAJAS CHICAS .......................................................................................... 4-2
HABILITACIN DE OBJETOS DEL GASTO PARA FONDOS ROTATIVOS............................................. 4-3
RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO .......................................................................................... 5-1

5.1 FONDOS ROTATIVOS ................................................................................................................................ 5-1
5.1.1 Resumen de Gastos ...................................................................................................................... 5-1
5.1.2 Reposiciones al Fondo Rotativo .............................................................................................. 5-14
5.1.3 Rendicin Final del Fondo Rotativo ........................................................................................ 5-15
5.2 CAJAS CHICAS ......................................................................................................................................... 5-17
5.2.1 Autorizacin de Solicitudes Caja Chica ................................................................................. 5-17
5.2.2 Aprobacin de Reposiciones de Caja Chica ........................................................................ 5-18
5.2.3 Aprobacin Rendicin Final Caja Chica ................................................................................ 5-19
5.2.4 Anulacin de Solicitudes de Caja Chica ................................................................................ 5-20
5.2.5 Anulacin de Reposiciones de Caja Chica ........................................................................... 5-20
5.2.6 Aprobacin modificacin Apropiacin Presupuestaria CC .............................................. 5-21
5.3 PLANILLAS ................................................................................................................................................ 5-21
5.3.1 Pago de Planillas por Fondo Rotativo .................................................................................... 5-21
5.3.2 Reembolso de Planillas .............................................................................................................. 5-23
5.4 REPORTES Y CONSULTAS ..................................................................................................................... 5-24
5.4.1 Consulta y Reportes de Fondo Rotativo y Cajas Chicas ................................................. 5-24
Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas
5.4.2 Listado de Adelantos de Fondos ............................................................................................. 5-25

5.4.3 Extracto de Cuentas .................................................................................................................... 5-26
5.4.4 Estado Actual Fondo Rotativo .................................................................................................. 5-27
5.5 MANTENIMIENTO DE TABLAS FONDO ROTATIVO .............................................................................. 5-28
6
ENCARGADO ADMINISTRATIVO .......................................................................................................... 6-1

6.1
SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE CAJA CHICA ............................................................. 6-1
RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA .................................................................................................. 7-3

7.1
7.2
7.3
REPOSICIN DE GASTOS CAJA CHICA - CAPTURA Y VERIFICACIN .............................................. 7-3

RENDICIN FINAL PARA CAJA CHICA.................................................................................................... 7-6
MODIFICACIN DE APROPIACIN PRESUPUESTARIA (CORRECCIN PRESUPUESTARIA)......... 7-8
CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS

DE PROCESOS
Las entidades que operen con el Mdulo de Fondos Rotativos en el SIGMA deben tomar en
cuenta los siguientes requerimientos para la apertura de Fondos Rotativos y Cajas Chicas.
1.1 Apertura Cuenta Corriente

Se procede a la apertura de la Cuenta Corriente para el Fondo Rotativo, inscrita como
CUENTA FISCAL mixta en la banca privada corresponsal.
Esta cuenta debe estar registrada en el SIGMA por la
Direccin General de
Contadura y relacionada con la respectiva Direccin Administrativa que operar el

Fondo Rotativo.
1.2 Registro de Beneficiario Sigma

La Direccin Administrativa debe registrarse como beneficiario sigma con la cuenta
bancaria correspondiente del Fondo Rotativo.
En caso de que la Direccin
Administrativa sea beneficiario Sigma, debe solicitar a la Direccin General del Tesoro
del Ministerio de Hacienda, la incorporacin de la cuenta corriente del Fondo Rotativo.
1.3 Habilitacin de usuarios con Perfiles de Responsable de

Fondos Rotativos y Responsable de la Caja Chica
El Gestor de Usuarios de la Direccin Administrativa debe solicitar la creacin de los
perfiles de RESPONSABLE DE FONDOS ROTATIVOS y RESPONSABLE DE LA
CAJA CHICA a los usuarios autorizados para la operativa del Fondo Rotativo y Caja
Chica.
1.4 Formato de cheque

El responsable del Fondo Rotativo seleccionar el formato de cheque para la operativa
del Fondo Rotativo. Procedimiento explicado en el punto 5.4 de este manual.
1-1
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE FONDO ROTATIVO
OPERADOR DE
EJECUCION DEL GASTO
Captura Solicitud:
Apertura/
Incremento
APROBADOR DE
EJECUCION DEL GASTO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Autoriza Solicitud
Apertura/
Incremento
VERIFICA
Se genera
automticamente el
Documento
C-34 SIP
Firma
Documento C-34
TGN
Priorizacin de
Pagos
1-2
SOLICITUD DE DISMINUCION DE FONDO ROTATIVO
OPERADOR DE
EJECUCION DEL GASTO
APROBADOR DE
EJECUCION DEL GASTO
Captura Solicitud
de Disminucin
ENCARGADO
FONDO ROTATIVO
Autoriza Solicitud
de Disminucin
Se genera
automticamente el
Documento
C-34 de reversin
VERIFICA
Se genera
automticamente
una solicitud de
pago por devolucin
Deposita el cheque en
la cuenta bancaria
designada para la
devolucin
1
Proceso del pago
mediante cheque del
Fondo
Verifica
Documento C-34 de
Reversin
(captura la informacin del
deposito)
APRUEBA
1-3
OPERACION DEL FONDO - PAGOS
ENCARGADO
FONDO ROTATIVO
Proceso de
disminucin
del Fondo
Rotativo
Captura
Solicitud del Gasto
Beneficiario
Cheque
Cargo a Rendir
ELABORADO
Recibo de Entrega
Realiza el Pago
de la solicitud del Gasto
IMPRIME CHEQUE
Imprime
Cheque
Entrega Cheque
al Beneficiario
Cheque
Cargo a Rendir
Recibo de Entrega
1-4
REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO
ENCARGADO
FONDO ROTATIVO
APROBADOR DE
EJECUCION DEL GASTO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Captura
Resumen de Gastos
(Descargo
Presupuestario)
Finalizar Descargos
Genera
Reposicin del Fondo
(Incluye los resmenes
de gastos)
Aprueba
Reposicin del Fondo
(Asigna Cuenta Origen)
VERIFICA
Se genera
automticamente
el Documento
C-34 CIP
Firma
Documento C-34
TGN
Priorizacin de Pagos
Anula
Reposicin del Fondo
Rotativo
La anulacin
de una
reposicin se
realiza
cuando no
existe pago
Se genera
automticamente
el Documento
C-34 CIP de
reversin
1-5
1-6
OPERACION DE CAJA CHICA

(Solicitud de Apertura/Incremento, Reposicin y Rendicin Final)
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO
ADMINISTRATIVO
Captura
el Limite de control
de Caja Chica
Solicita
Apertura / Incremento
Caja Chica
RESPONSABLE
FONDO ROTATIVO
RESPONSABLE
CAJA CHICA
Autoriza
Solicitud
Apertura / Incremento
Caja Chica
Confirma Responsable
Caja Chica
Se genera
automticamente
una solicitud de
pago por Caja
Chica
Cheque
1
Cargo a Rendir
Proceso del pago

mediante cheque del
Fondo
Recibo de Entrega
Cobro
del
Cheque
Captura
Gastos Realizados
(Reposicin de Gastos
Caja Chica)
Doc. Internos
Facturas
Ingresa
estructura
presupuestaria
Aprueba
Gastos Realizados
Caja Chica)
Verifica
Gastos Realizados
Caja Chica)
Captura
Gastos Realizados para
la Rendicin Final
Doc. Internos
Facturas
Ingresa
estructura
Depositos
presupuestaria
Aprueba
Rendicin Final
Caja Chica
Verifica
Gastos Realizados
(Rendicin Final
Caja Chica)
1-7
1-8
1-9
OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO
Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega

la pantalla de men de opciones en cuya parte izquierda
aparece el mdulo de Fondo Rotativo y Caja Chica,
como se muestra el la Figura 2-1.
El usuario verifica que se encuentre conectado con el
perfil Operador de Ejecucin del Gasto.
Figura 2-1
2.1 Tramite Inicial

Al realizar la conexin al sistema ingresa a las
siguientes opciones desde la pantalla del Men
Principal:
Fondo Rotativo y Caja Chica
Fondos Rotativos
Trmite Inicial
Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la

pantalla que se muestra en la figura 2-2.
Figura 2-2
2-1
2.1.1 Solicitud de Apertura de Fondo Rotativo

Para crear un nuevo documento de solicitud de Apertura de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic
sobre el icono Insertar
en la pantalla que se muestra en la Figura 2-2.
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-3 donde ingresa la siguiente informacin:
En la Pestaa Responsable:
Nombre y Apellidos del Responsable del Fondo
Rotativo
Tipo ID (selecciona de la lista de valores el tipo de
Identificacin)
Documento (ingresa el Nmero de Documento de
Identidad)
Exp Departamento (Selecciona de la Lista de Valores
el Cdigo del Departamento)
Item
Unidad
Cargo
Figura 2-3
En la Pestaa Financieros:
Importe Solicitado
Justificacin
Figura 2-4
Luego
captura
las
Fuentes
de
Financiamiento
haciendo clic en el botn de texto Fuentes de la Figura

2-3, desplegndose la pantalla que se muestra en la
Figura 2-5, donde ingresa:
Fuente
Organismo Financiador
Cdigo SISIN (si corresponde a un proyecto de
Inversin)
Solicitado (ingresa el importe de la solicitud)
Figura 2-5
Para salir de la pantalla hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace clic
en el botn de texto Eliminar.
2-2
Nota: En el Campo Mto. Limite se despliega el monto limite para la operativa del Fondo
Rotativo fijado por la Direccin de Programacin Financiera del Viceministerio del Tesoro y
Crdito Pblico del Ministerio de Hacienda.
En el botn de texto Objetos:
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 26. En esta pantalla se encuentran habilitados todos los
objetos del gasto con los que puede operar el Fondo
Rotativo. Si el usuario requiere deshabilitar alguno de
ellos, hace clic en la ventana de verificacin
Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn

de texto Volver
Figura 2-5
Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono
y luego en el icono Salir
Grabar
para volver a la pantalla anterior, el estado del documento es
ELABORADO, el cual puede ser modificado y/o eliminado.
2.1.2 Solicitud de Incremento de Fondo Rotativo

Para crear un nuevo documento de solicitud de Incremento de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 27.

El usuario ingresa la siguiente informacin:
En
el
campo
Solicitud
selecciona
el
valor
incremento.
En el campo Nro. De F.R. selecciona el nmero de

Fondo Rotativo al que se solicita el incremento.
Importe Solicitado
Justificacin
La Pestaa de Respaldo tiene la informacin del
Responsable del Fondo Rotativo por defecto.
Figura 2-6
2-3
Una vez ingresada la informacin requerida el usuario

captura las Fuentes de Financiamiento haciendo clic
en el botn de texto Fuentes de la Figura 2-7,
desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura
2-8, donde ingresa:
Fuente
Inversin)
Solicitado (ingresa el importe de la solicitud)
Figura 2-7
Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro
hace clic en el botn de texto Eliminar.
Nota: En el Campo Mto. Limite se despliega el monto limite para la operativa del Fondo
Rotativo fijado por la Direccin de Programacin Financiera del Viceministerio del Tesoro y
Crdito Pblico del Ministerio de Hacienda.
Grabar
2.1.3 Solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo

Para crear un nuevo documento de solicitud de Disminucin de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 29.

El usuario ingresa la siguiente informacin:
En
el
campo
Solicitud
selecciona
el
valor
Disminucin.
En el campo Nro. De F.R. selecciona el nmero de

Fondo Rotativo al que se solicita la disminucin.
Importe Solicitado negativo
Justificacin
La Pestaa de Respaldo tiene la informacin del
Responsable del Fondo Rotativo por defecto.
Figura 2-8
2-4
Una vez ingresada la informacin requerida el usuario

captura las Fuentes de Financiamiento haciendo clic
en el botn de texto Fuentes de la Figura 2-9,
2-10, donde ingresa:
Fuente
Inversin)
Solicitado (ingresa el importe negativo de la
solicitud)
Figura 2-9
Para salir de la pantalla el usuario hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro
Grabar
2.1.4 Modificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo

Rotativo
Para modificar una solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo el estado debe
estar en ELABORADO. El usuario hace un clic en el icono Modificar
, en la pantalla que se
muestra en la Figura 2-2.

Una vez realizada las modificaciones correspondientes al documento, el usuario hace un clic en el
icono Grabar
para volver a la pantalla anterior.
2.1.5 Eliminacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo

Rotativo
Para eliminar una solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo Rotativo, el estado del
documento debe estar en ELABORADO. El usuario hace un clic en el icono Eliminar
, en la
pantalla que se muestra en la Figura 2.2. Para confirmar la eliminacin hace nuevamente un clic en el
icono Eliminar
2-5
2.1.6 Verificacin de solicitud de Apertura/Incremento/Disminucin de Fondo

Rotativo
Si el documento est listo para ser verificado, en la pantalla de la Figura 2-3, el usuario hace un clic en
el icono Verificar
o en el botn de texto Verificar y el sistema cambia el estado del documento a
VERIFICADO.
Una vez verificado el documento, no puede ser modificado ni eliminado. Si requiere modificar o
eliminar la solicitud puede desverificar haciendo un clic en el icono Desverificar
o en el botn de
texto Desverificar de la pantalla de la Figura 2-2.
2-6
APROBADOR DE EJECUCIN DEL GASTO

El usuario verifica que se encuentre conectado con el
perfil Aprobador de Ejecucin del Gasto.
Figura 3-1
3.1 Autorizacin de Solicitud Apertura/Incremento/Disminucin

Fondo Rotativo
Al realizar la conexin al sistema ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla del Men
Principal:

Fondos Rotativos
Solicitudes Fondo Rotativo
Autorizacin
pantalla que se muestra en la figura 3-2, donde el
usuario realiza una consulta para encontrar el
documento a ser autorizado. Una vez desplegada la
consulta, se
posiciona en la fila del documento
correspondiente y hace un clic en el icono Autorizar

o sobre el botn de texto Autorizar.
Figura 3-2
3-1
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-3

donde ingresa la siguiente informacin:
- En la Pestaa Financieros:
Importe Autorizado
Figura 3-3
En la Pestaa Respaldo:
Tipo de Documento (Selecciona de la lista de valores
el tipo de Documento)
Nmero de Documento
Fecha de Documento
Figura 3-4
En la Pestaa Beneficiario y Cuenta:

En el campo Tipo seleccionar con la lista de valores
el Beneficiario y la cuenta fiscal con la que operara el
Fondo Rotativo.
Figura 3-5
Nota: El beneficiario del Fondo Rotativo ser la Direccin Administrativa responsable de

la operatoria del Fondo Rotativo con la cuenta corriente correspondiente al mismo.
3-2
En el botn de texto Fuentes (Figura 3-6):

Autorizado (captura el importe autorizado).
Cuenta Origen
Libreta
Para salir de esta pantalla el usuario hace clic en el
botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro
Figura 3-6
Grabar
Autorizar
y para confirmar la autorizacin de la solicitud de Fondo Rotativo hace clic en el icono

o sobre el botn de texto Autorizar (Figura 3-3).
Al momento de autorizar el sistema genera en forma

automtica el Formulario C-34 en estado APROBADO.
Para consultar el Formulario C-34 el usuario hace clic
en el icono Consulta
de la Figura 3-2, luego en el
icono Consulta C-34
o el botn de texto Consulta
C-34 de la Figura 3-3. Desplegndose la pantalla que se

Figura 3-7
El usuario hace clic en el botn de texto Consulta C-34.

Desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura
3-8. Para salir de la consulta el usuario hace clic en el
icono Salir
, luego hace clic en el botn de texto
volver de la Figura 3-7, nuevamente hace clic en el

icono Salir
para volver a la pantalla de la Figura 3-2.
Figura 3-8
3-3
Nota: Al momento de autorizar el documento de solicitud de disminucin de Fondo

Rotativo se generan: una solicitud de gasto, la cual debe continuar con el proceso
hasta la entrega del cheque para efectuar el depsito correspondiente; y el
Comprobante C-34 en estado ELABORADO para continuar con el proceso hasta la
aprobacin.
3.2 Anulacin de Solicitudes

Principal:
Fondos Rotativos
Solicitudes Fondo Rotativo
Anulacin de Solicitudes

pantalla que se muestra en la Figura 3-9
Figura 3-9
En esta pantalla el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser anulado. Una vez
desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el
icono Anular
o sobre el botn de texto Anular.
Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular
o sobre el botn
de texto Anular.
Nota: Un documento puede ser anulado si ha sido autorizado y no pagado. La anulacin
realiza en forma automticamente la reversin del documento C-34.
3-4
3.3 Verificacin y Aprobacin Formulario C-34 de Reversin

Principal:
Fondos Rotativos
Documentos C-34
Verificacin y Aprobacin de C-34

documento a ser verificado. Una vez desplegada la
consulta, se
correspondiente y hace un clic en el icono Verificar
Figura 3-10
o sobre el botn de texto Verificar.

Desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura
3-11, donde el usuario ingresar los datos de la boleta de
depsito en la Pestaa Depsitos .
Para
confirmar
la
verificacin,
el
nuevamente clic en el icono Verificar
usuario
hace
o sobre el
botn de texto Verificar.
Figura 3-11
Luego hace un clic en el icono Aprobar
o sobre el botn de texto Aprobar.
3-5
3.4 Anulacin del Formulario C-34

Esta opcin permite la anulacin parcial de una solicitud de apertura y/o incremento de Fondos
Rotativos cuando en este proceso se generan automticamente varios Documentos C-34.
Fondos Rotativos
Documentos C-34
Anulacin de Doc. C-34

documento a ser anulado. Una vez desplegada la
consulta, se
correspondiente y hace un clic en el icono Anular
sobre el botn de texto Anular.
Figura 3-12
o sobre el botn
de texto Anular.
Nota: El Documento C-34 que se requiere anular tiene que estar en estado APROBADO.
3.5 Aprobacin Documentos de Reposicin de Fondo Rotativo

Principal:
Reposiciones Al Fondo
Aprobacin de Reposiciones

pantalla que se muestra en la Figura 3-13, donde el
documento a ser aprobado. Una vez desplegada la
consulta, se
correspondiente y hace un clic en el icono Aprobar
Figura 3-13

3-6
Antes de confirmar la aprobacin, el usuario ingresa

la siguiente informacin en la pestaa Cuenta
Origen: (Figura 3-14)
Banco Origen (selecciona de la lista de valores el

cdigo del Banco Origen)
Cuenta Origen (selecciona de la lista de valores

el cdigo de la Cuenta Unica del Tesoro)
Libreta Origen (selecciona de la lista de valores

el cdigo de la Libreta Origen con la que se
Figura 3-14
realizara el pago de la reposicin)

Para confirmar la aprobacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Aprobar
, aceptando el
mensaje emergente.
Nota: Se genera en forma automtica el Documento C-34 Con Imputacin
Presupuestaria en estado APROBADO.
3.6 Anulacin de Reposiciones

Esta opcin permite la anulacin total o parcial de una solicitud de apertura y/o incremento de Fondos
Rotativos cuando en este proceso se generan automticamente varios Documentos C-34.
Fondos Rotativos
Reposiciones
Anulacin de Reposiciones

pantalla que se muestra en la figura 3-15 donde el
documento a ser anulado. Una vez desplegada la
consulta, se
correspondiente y hace un clic en el icono Anular
Figura 3-15
sobre el botn de texto Anular.

o sobre el
botn de texto Anular.

Nota: Los Documentos de Reposicin que se requiere anular tiene que estar en estado
APROBADO. Si fueron priorizados se debe anular el pago.
3-7
3.7 Aprobacin Modificacin Apropiacin Presupuestaria

Principal:

Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Aprobacin
modif..
Apropiacin
Presupuestaria

usuario realiza una consulta para encontrar el cargo a
ser aprobado. Una vez desplegada la consulta, se
Figura 3-16
posiciona en el registro correspondiente de la ventana

Modificacin de Pago y hace un clic en el icono
Aprobar
3-8
DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Figura 4-1
4.1 Firma de Documentos C-34

siguientes opciones desde la pantalla del Men Principal
(Figura 4-1):
El usuario ingresa a la opcin:
Firma de Documentos de Gasto

usuario hace dos veces clic en el icono Cambiar de
Lista de Documentos de Gasto
o en el botn de
texto Cambiar de Lista, hasta ubicarse en la ventana

de Documentos de Fondo Rotativo (enmarcado en la
Figura 4-2
Figura 4-2)
El
usuario
selecciona
la
haciendo un clic en la tecla
Direccin
Administrativa
del campo Dir.Adm., la
cual despliega la lista de valores posibles para este

campo.
4-1
Para cambiar el estado del documento a FIRMADO, el usuario hace un clic en la ventana de
que se encuentra a la izquierda de cada documento.
verificacin
Si desea firmar todos los
documentos que se listan en la ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botn de texto
Firmar Todos.
El usuario puede tambin quitar la firma del documento siempre que no haya sido incluido en la
Priorizacin de Pagos. Para quitar la firma de un documento, nuevamente se hace un clic en la
ventana de verificacin
. Si desea quitar la firma de todos los documentos que se listan en la
ventana de una sola vez, el usuario hace un clic en el botn de texto Quitar Firma a Todos.
4.2 Limite de Control para Cajas Chicas

Principal:
Limite de Control para Cajas Chicas

usuario ingresa el (los) importe(s) mximo(s) del Fondo
Rotativo correspondiente para el Control de Cajas
Chicas en el campo Limite para C.C. y hace un clic en
el icono Grabar
Figura 4-3
4-2
4.3 Habilitacin de Objetos del Gasto para Fondos Rotativos

Esta opcin permite habilitar aquellos Objetos del Gasto que fueron deshabilitados en la apertura del
Fondo Rotativo.
Principal:
Habilitacin de Objetos de FR

usuario selecciona el nmero del Fondo Rotativo y en la
pantalla inferior realiza la habilitacin o deshabilitacin
de los cdigos de objeto del gasto en la ventana de
verificacin
luego hace un clic en el icono Grabar
Figura 4-4
4-3
RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO

Figura 5-1
5.1 Fondos Rotativos

5.1.1
Resumen de Gastos
5.1.1.1
Solicitud del Gasto

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Solicitud del Gasto

pantalla que se muestra en la figura 5-2
Figura 5-2
Para crear un nuevo documento de solicitud de gasto de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre
el icono Insertar
5-1
Fondo (selecciona el Nmero del Fondo a operar)
Tipo (selecciona el Tipo de Gasto (Anticipos,
Gastos, Gastos Bancarios)
En la Pestaa Beneficiario
Tipo (selecciona de la lista de valores el tipo de
documento)
Documento (ingresa el nmero de documento de
identificacin)
Exp (selecciona el cdigo de la ciudad)
Nombres
(ingresa
el
nombre
completo
del
beneficiario)
Figura 5-3
En la Pestaa Doc. Respaldo (Figura 5-4):

Tipo (selecciona el tipo de Documento)
Documento (ingresa el nmero de Documento de
Respaldo)
Fecha (ingresa la fecha del Documento de Respaldo)
Figura 5-4
En la Pestaa Montos (Figura 5-5)

Total autorizado
Figura 5-5
En la Pestaa Observaciones
Ingresar la glosa del concepto del pago
Figura 5-6
Grabar
5-2
5.1.1.1.1
Impresin Cargo a Rendir
En la Figura 5-2 el usuario hace clic en el icono

Imprimir
, generndose el formulario Cargo a
Rendir, como se muestra en la Figura 5-7.
Figura 5-7
5.1.1.2 Anular Solicitudes del Gasto

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Anular Solicitudes del Gasto

Figura 5-8
Para anular la solicitud de gasto de Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Anular
Gasto
o en el botn de texto Anular Gasto.
Para confirmar la anulacin, el usuario hace nuevamente clic en el icono Anular Gasto
o en el
botn de texto Anular Gasto y confirma la aprobacin en el mensaje emergente. El documento de la

solicitud de gasto queda en estado ANULADO.
Nota: Solo se puede anular las solicitudes de gasto que han sido anulados sus pagos.
5-3
5.1.1.3 Pagar solicitudes

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Pagar solicitudes
Figura 5-9
Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra en la figura 5-9, donde el
usuario realiza una consulta para encontrar el documento de solicitud de gastos a ser pagado. Una
vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el
icono Pagar
o sobre el botn de texto Pagar.
Para confirmar el pago, el usuario hace nuevamente clic en el icono Pagar
o sobre el botn de
texto Pagar y confirma la aprobacin en el mensaje emergente.

Seguidamente el sistema consulta si desea imprimir el cheque generado. El proceso para la impresin
del cheque se encuentra explicado en el punto 5.1.1.4 de este manual. A continuacin el sistema
consulta si desea imprimir el Cargo a Rendir.
Nota: La impresin del cheque y el Cargo a Rendir, en esta etapa, son opcionales. El
usuario puede imprimir el cheque en la opcin Impresin de Cheques y el Cargo a
Rendir en la opcin Solicitud de Gastos.
5.1.1.4
5-4
Impresin de Cheques
Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Impresin de Cheques

usuario realiza una consulta para encontrar el cheque
a ser entregado. Una vez desplegada la consulta, se
posiciona en la fila del documento correspondiente y
hace un clic en el icono Imprimir Cheque
Figura 5-10
o sobre el
botn de texto Imprimir Cheque.

El
sistema
despliega
el
mensaje
emergente
de
confirmacin para la impresin del Cheque, como se

muestra en al Figura 5-11, al hacer clic en el botn de
texto Si, se despliega la pantalla que se muestra en la
Figura 5-12.
Figura 5-11
En esta pantalla el usuario ingresa el nmero de cheque

fsico y el cdigo micra en los campos Cheque y
Cdigo Micra, respectivamente. A Continuacin hace
clic en el icono Imprimir Cheque
texto Imprimir Cheque
o en el botn de
y confirma la impresin del
cheque en el mensaje emergente. Desplegndose la

Figura 5-12
5-5
En esta pantalla el usuario verifica lo siguiente:

Reducir lo mximo el tamao del fijador de hoja en la
bandeja de entrada de su impresora laser.
El cheque se coloca de forma horizontal (el taln va
en la parte posterior).
Se configura la opcin de tamao de papel a Carta.
Figura 5-13
Luego
hace
clic
en
el
icono
Imprimir

5-14
Deshabilitar la opcin de Ajustar paginas grandes a
pagina (shrink oversized pages to paper size
Luego hace clic en el botn de texto OK.
Figura 5-14
5-6
5.1.1.5 Entrega de Cheques

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Entrega de cheques

a ser entregado. Una vez desplegada la consulta, se
hace un clic en el icono Entregar Cheque
o sobre
el botn de texto Entregar Cheque.
Figura 5-15
Para confirmar la entrega, el usuario hace nuevamente

clic en el icono Entregar Cheque
o sobre el botn
de texto Entregar Cheque y confirma la entrega en el

mensaje emergente, desplegndose la ventana para
ingresar los datos del Habilitado para la entrega del
Cheque, como se muestra en la Figura 5-16. A
continuacin hace clic en el botn de texto Aceptar.
Figura 5-16
5-7
Generndose automticamente el Formulario de Recibo

de Entrega de Cheque, como se muestra en la Figura
5-17. Para imprimir este recibo, el usuario hace clic en
el icono
Figura 5-17
5.1.1.6 Cancelar Cheques

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Cancelar Cheques

a ser cancelado. Una vez desplegada la consulta, se
hace un clic en el icono Cancelar Cheque
o sobre
el botn de texto Cancelar Cheque.
Figura 5-18
Para confirmar la cancelacin del cheque, el usuario

hace nuevamente clic en el icono Cancelar Cheque
o
sobre
el
botn
de
texto
Cancelar
Cheque

5-19 donde el usuario ingresa en forma resumida la
causa por lo que se esta efectuando la cancelacin del
cheque, luego hace clic en el botn de texto Aceptar.
Figura 5-19
5-8
El estado de la solicitud del gasto queda en estado ELABORADO.

Nota: No se puede anular un cheque si la solicitud de gasto forma parte de una reposicin.
5.1.1.7 Devoluciones al Fondo Rotativo

Se podr efectuar Devoluciones al Fondo Rotativo cuando el tipo del cargo a rendir es Anticipo.
Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Devoluciones al Fondo Rotativo

Figura 5-20
Para realizar la devolucin al Fondo Rotativo, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar
en la
pantalla que se muestra en la Figura 5-20.

Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 521 donde ingresa la siguiente informacin:
Nro. De Boleta
Depositante
Concepto
Total Efectivo
Total Cheques
Informacin del Detalle de Cheques:
Banco
Cuenta
Cheque
Importe
Informacin del Cargo a Rendir Relacionado:
Doc (Nmero del Documento del Cargo a Rendir)
Monto para el cargo
Nota:
Figura 5-21
La informacin del Detalle de Cheques solo es necesaria cuando el importe del Total
Cheques es mayor a 0
5-9
Una vez ingresada la informacin requerida hace un clic en el icono Verificar

texto Verificar. Luego hace clic en el icono Aprobar
o sobre el botn de
y confirma el mensaje emergente.
5.1.1.8 Gastos Realizados

Principal:
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Solicitud de Gasto

En esta pantalla, el usuario busca el documento de
solicitud de gasto para proceder a realizar el descargo
de los gastos realizados. La solicitud del gasto debe
estar en estado ENTREGADO para que se habilite el
botn Gastos Realizados.
Figura 5-14
Una vez ubicado el documento de solicitud de gasto

o en el
hace clic en el icono Gastos Realizados

botn
de
texto
Gastos
Realizados.
El
sistema
despliega la solicitud del gasto, donde nuevamente hace

clic en el icono o botn de texto Gastos Realizados,
5-23, donde ingresa la siguiente informacin:
En la pestaa Descargos de Facturas:
RUC (Nmero de RUC)

Alfanumrico
Factura (Nmero de la Factura)
Orden
Fecha
Importe
Figura 5-15
5-10
Seguidamente
hace
clic
en
Presupuestario de Facturas
el
icono
Descargo
desplegndose la

En esta pantalla el usuario ingresa la siguiente
informacin:
UE (Cdigo de la Unidad Ejecutora)

Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento)
Org (Cdigo del Organismo Financiador)
Prg (Cdigo del Programa)
Pry (Cdigo del Proyecto)
Act (Cdigo de la Actividad)
Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto)
Importe
Figura 5-24
Para salir de esta pantalla hace clic en el botn de texto Volver. Si requiere eliminar el registro hace
clic en el botn de texto Eliminar.
Nota: La informacin de la categora programtica (UE, Fte, Org, Prg. Pry, Act, Sisin y Objeto)
puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores
En la Pestaa Descargos de Documentos Internos:
(Figura 5-25)
Nro. Doc
Beneficiarios (Nombre completo del Beneficiario)
Concepto (concepto del gasto)
Fecha
Importe
Figura 5-25
Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Documentos Internos
. El
procedimiento para la captura de la informacin del Descargo presupuestario se explica en detalle en

el Descargo Presupuestario de Facturas.
5-11
En la Pestaa Depsito: (Figura 5-26)

Contiene la informacin de la opcin Devolucin al
Fondo Rotativo;
El usuario puede capturar la devolucin desde esta
pestaa haciendo un clic en el botn de texto Crear
Dep. capturando la informacin como se explica en
el numeral 5.1.1.7.
Figura 5-26
Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de gastos realizados, hace clic en
el botn de texto Finalizar Descargos de la Figura 5-26.
5.1.1.9 Modificacin de Apropiacin Presupuestaria (Correccin Presupuestaria)

Para realizar una Modificacin o Correccin Presupuestaria el Documento de Reposicin tiene que
estar APROBADO y/o CONCILIADO.
Principal:

Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Modificacin de Apropiacin Presupuestaria
En esta pantalla, el usuario busca el cargo a rendir
(resumen
de
gasto)
para
realizar
la
correccin
presupuestaria.
Figura 5-27
5-12
Para crear el documento de correccin, el usuario hace

un clic sobre el icono Insertar
. Se despliega la
pantalla que se muestra en la Figura 5-28,
donde
ingresa la siguiente informacin:

En la pestaa Justificacin:
Ingresa la glosa de la operacin
Luego hace un clic en el botn de texto Modificacin
de Descargo, desplegndose la pantalla que se
Figura 5-28
En esta pantalla el usuario elige el descargo a modificar

(Facturas o Documentos Internos) y selecciona el
descargo correspondiente.
Seguidamente
Presupuestario
hace
clic
en
el
icono
Descargo
desplegndose la pantalla que
se muestra en la Figura 5-30.
Figura 5-29
En esta pantalla el usuario captura la(s) estructura(s)

programtica(s) a modificar:
UE (Cdigo de la Unidad Ejecutora)

SISIN (Cdigo de Proyecto, si corresponde)
Importe ya sea positivo o negativo
Figura 5-30
Nota:La lista de valores identifica las categoras programticas del resumen de gastos
orginal con el texto En Descargo.
5-13
o sobre el botn de
texto Verificar en la pantalla de la Figura 5-28.

Nota: La correccin deber ser imputada para la misma unidad ejecutora y clase de gasto. El
importe total debe ser cero (0)
5.1.2
Reposiciones al Fondo Rotativo

Principal:
Fondos Rotativos
Reposiciones al Fondo
Generacin de Reposiciones

Figura 5-31
Para crear un nuevo documento de reposicin, el

usuario hace un clic sobre el icono Insertar
en la

Figura 5-32
5-14
Luego hace clic en el botn de texto Incluir,

5-33.
Si el usuario requiere deshabilitar uno de los cargos a
rendir, hace clic en la ventana de verificacin
Una vez seleccionados todos los cargos a rendir el

usuario hace clic en el botn de texto Aceptar.
Seguidamente en el botn de texto Continuar de la
Figura 5-32.
Figura 5-33
5.1.2.1 Verificacin de Documentos de Reposicin de Fondo Rotativo

El usuario hace un clic en el icono Verificar
o sobre
el botn de texto Verificar, como se muestra en la

Figura 5-34.
Para
confirmar
la
verificacin,
el
nuevamente clic en el icono Verificar
usuario
hace
o sobre el
botn de texto Verificar.

La informacin de los resmenes de gasto que forman
parte de la reposicin se encuentran haciendo clic en el
botn de texto Cargo a Rendir.
Figura 5-34
5.1.3
Rendicin Final del Fondo Rotativo

Principal:
Fondos Rotativos
Rendicin Final

Figura 5-35
5-15
Para realizar la Rendicin Final el usuario busca el

Nmero del Fondo Rotativo, luego hace clic en el
botn de texto Generar , el sistema despliega el
mensaje emergente donde el usuario confirma el
cierre del Fondo Rotativo.
En el proceso de Rendicin Final del Fondo Rotativo el sistema genera automticamente los
siguientes documentos:
5.1.3.1 Resmenes de Gasto

Los descargos pendientes forman parte de resmenes
de gasto, como se muestra en la Figura 5-36, para ver
el detalle del resumen hace clic en el icono
Los documentos generados automticamente por el

proceso de rendicin final que se encuentren en estado
ELABORADO deben ser verificados y aprobados,
haciendo clic en los botones de texto Verificar
Documento y Aprobar Documento, respectivamente.
Figura 5-36
5.1.3.2 Documentos C-34

Luego de realizar la aprobacin de los resmenes de
gasto o en el caso de que haya devolucin por el saldo
no utilizado del Fondo, se generan automticamente
documentos
C-34.
La
lista
de
documentos
son
desplegados en la pestaa que se muestra en la figura
Figura 5-37
5-37.
Los documentos generados automticamente por el proceso de rendicin final que se encuentren en
estado ELABORADO deben ser verificados y aprobados, haciendo clic en los botones de texto Verificar
Documento y Aprobar Documento, respectivamente.
para ver el detalle del documento hace clic en el icono
5-16
5.1.3.3 Pagos Generados

Cuando exista saldo del Fondo Rotativo, el sistema
genera solicitudes de pago para realizar el depsito
correspondiente para ver el detalle del pago hace clic
en el icono
NOTA: Al realizar la aprobacin de los documentos C-34 el sistema cierra el Fondo Rotativo.
5.2 Cajas Chicas

5.2.1
Autorizacin de Solicitudes Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas
Autorizacin de Solicitudes Caja Chica

Figura 5-38
En esta pantalla el usuario realiza una consulta para encontrar el documento a ser autorizado. Una
vez desplegada la consulta, se posiciona en la fila del documento correspondiente y hace un clic en el
icono Autorizar
En la Pestaa Autorizacin:
Tipo Doc. Respaldo (seleccione de la lista de

valores el tipo de documento de respaldo)
Nmero Documento
Fecha Resolucin
Importe Autorizado
Figura 5-39
5-17
Grabar
y para confirmar la autorizacin de la solicitud de Fondo Rotativo hace clic en el icono
Autorizar
El sistema despliega la pantalla que se muestra en la

Figura 5-40, donde el usuario confirma el Responsable
de Caja Chica, hace clic en el botn de texto confirmar.
El documento queda en estado AUTORIZADO.
Figura 5-40
Nota: El Sistema genera automticamente el Nmero de la Caja Chica y la solicitud de gasto

en el Fondo Rotativo, para proceder al pago del mismo.
El proceso continua con el pago, impresin y entrega del cheque, procesos explicados en el
punto 5.1.1 de este manual.
5.2.2
Aprobacin de Reposiciones de Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas
Aprobacin de Reposiciones Caja Chica

usuario ubica con el cursor el registro de reposicin de
Caja
Chica
aprobar
del
Fondo
Rotativo
correspondiente, luego hace un clic en el icono Aprobar

Figura 5-41
5-18
o sobre el
botn de texto Aprobar.

Nota: El Sistema genera automticamente la solicitud de gasto en el Fondo Rotativo, para
proceder al pago del mismo. El proceso continua con el pago, impresin y entrega del cheque,
procesos explicados en los puntos 5.1.1. de este manual.
5.2.3
Aprobacin Rendicin Final Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas
Aprobacin
de Rendicin Final de Caja
Chica

Caja Chica a aprobar del Fondo Rotativo, luego hace un
clic en el icono Aprobar
o sobre el botn de texto
Aprobar.
Figura 5-42
o sobre el
5-19
5.2.4
Anulacin de Solicitudes de Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas

usuario ubica con el cursor el registro de solicitud de
Caja Chica a anular, luego hace un clic en el icono
Anular
Figura 5-43
o sobre el botn
de texto Anular.
5.2.5
Anulacin de Reposiciones de Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas

Caja Chica a anular, luego hace un clic en el icono
Anular
Figura 5-44
o sobre el botn
de texto Anular.
5-20
5.2.6
Aprobacin modificacin Apropiacin Presupuestaria CC

Principal:
Cajas Chicas
Aprobacin modif.Apropiacin Pptaria CC

usuario ubica con el cursor el registro de modificacin
prespuestaria (correccin) a aprobar, luego hace un clic
en el icono Aprobar
o sobre el botn de texto
Figura 5-45
Aprobar.
o sobre el
5.3 Planillas
Esta opcin permite atender los pagos provenientes de otros Mdulos que no afectan el saldo del
Fondo Rotativo.
5.3.1
Pago de Planillas por Fondo Rotativo
Para realizar la atencin de Pago de Planillas, el comprobante de gasto C-31 cuyo beneficiario es la
misma Direccin Administrativa deber estar pagado y conciliado en el sistema, comprobante que da
origen al formulario Planillas.
5-21

Principal:
Planillas
Pago de Planillas por F.R.
Al hace clic en esta ltima opcin se despliega la

usuario selecciona la planilla a pagar, luego hace un clic
en el icono pagar
o en el botn de texto Pagar.

Figura 5-46
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 547, donde el usuario selecciona el nombre del
funcionario a generar el pago, posicionndose con el
mouse en el registro correspondiente, para confirmar el
pago, hace nuevamente un clic en el icono pagar
en el botn de texto Pagar.
Figura 5-47
El
usuario
acepta
el
mensaje
de
confirmacin,
desplegndose el mensaje para la impresin del

cheque, como se muestra en la Figura 5-48. y luego
acepta el mensaje de entrega del cheque.
Figura 5-48
Nota: Las opciones de impresin y entrega del cheque son opcionales, el usuario
puede realizar en las opciones del Fondo Rotativo como se explican en los
numerales 5.1.1.4 y 5.1.1.5 de este manual
5-22
5.3.2
Reembolso de Planillas
Se podr realizar la atencin de reembolso de planillas, cuando se requiera efectuar una devolucin a
la cuenta origen pagadora, esto se dar lugar desde el mdulo que lo origino.
Principal:
Planillas
Reembolso de Planillas

usuario selecciona la planilla a reembolsar, luego hace
un clic en el icono Reembolsar
o en el botn de
texto Reembolsar.
Figura 5-49
Se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 550, para confirmar el reembolso el usuario hace
nuevamente un clic en el icono Reembolsar
o en
el botn de texto Reembolsar.

En la ventana Planilla de Personal se encuentran todos
los registros de los funcionarios que forman parte de la
planilla, y para realizar el reembolso estos registros
deben estar en estado REEMBOLSO y/o ENTREGADO
Figura 5-50
Si existe un registro en estado REEMBOLSO, el sistema

genera el pago, la impresin y la entrega del cheque por
el importe del reembolso. Desplegando en pantalla la
confirmacin de la impresin y entrega del cheque,
como se muestra en la Figuro 5-51.
Figura 5-51
Nota: Las opciones de impresin y entrega del cheque son opcionales, el usuario
puede realizar en las opciones del Fondo Rotativo como se explican en los
numerales 5.1.1.4 y 5.1.1.5 de este manual
5-23
5.4 Reportes y Consultas

5.4.1
Consulta y Reportes de Fondo Rotativo y Cajas Chicas

Principal:
Reportes y Consultas
Consulta y Reporte de FR y sus Cajas

usuario busca el Nmero de Fondo Rotativo, luego hace
un clic en el icono Imprimir
.
Figura 5-52
Desplegndose el mensaje emergente, donde el usuario

selecciona el tipo de Reporte Historial Cajas Chicas.
5.4.1.1 Historial de Operaciones de Fondo Rotativo
5-24
5.4.1.2 Cajas Chicas
5.4.2
Listado de Adelantos de Fondos

Principal:
Listado de Adelantos de Fondos

usuario selecciona:
Figura 5-53
Nmero de F.R.
Rango de la Fecha Solicitud
Tipo de Pago
Por Estado Solicitud
Nivel de Descargos
Por responsable
Rango de Cargo a Rendir
Una vez que ingresa los parmetros seleccionados , el usuario hace clic sobre el icono imprimir
de la Figura 5-53.
5-25
5.4.3
Extracto de Cuentas

Principal:
Extracto de Cuentas F.R.

usuario selecciona:
F.R. (ingresa el Nmero de Fondo Rotativo)
Fecha inicial
Figura 5-54
Fecha Final
de la Figura 5-54
5-26
5.4.4
Estado Actual Fondo Rotativo

Principal:
Estado Actual Fondo Rotativo

usuario selecciona:
Por Fondo Rotativo
Selecciona la DA y el Nmero de Fondo
Por Cuenta Fiscal}
Selecciona la Cuenta Fiscal
Figura 5-55
de la Figura 5-55
5-27
5.5 Mantenimiento de Tablas Fondo Rotativo

Principal:
Mantenimiento de Tablas F.R.

Manejo de Cuentas

usuario selecciona el formato de cheque haciendo clic
en el icono lista de valores
.
Figura 5-56
5-28
El usuario antes de verificar realiza las pruebas del

formato haciendo clic en el icono Probar Formato
o en el botn de texto Probar Formato, desplegndose
la pantalla que se muestra en la Figura 5-57.
Luego hace clic en el icono Verificar
de la pantalla
5-56.
Figura 5-57
5-29
ENCARGADO ADMINISTRATIVO

Figura 6-1
6.1 Solicitud de Apertura e Incremento de Caja Chica

Principal:
Solicitudes para Caja Chica

pantalla que se muestra en la figura 6-2
Figura 6-2
Para crear un nuevo documento de solicitud de Caja Chica, el usuario hace un clic sobre el icono
Insertar
6-1
En la Pestaa Responsable
Nombre
Tipo ID (seleccionar de la lista de valores el tipo de
identificacin)
Documento (ingresar el nmero de documento de la
identificacin)
Exp Departamento (seleccionar de la lista de
valores el cdigo del Departamento)
Item
Cargo
Unidad
Figura 6-3
En la Pestaa Financieros
Lugar (seleccionar de la Lista de valores el cdigo
del lugar)
Importe Solicitado
Justificacin
Figura 6-4
Grabar
y luego hace clic en el icono Verificar
o sobre el botn de texto Verificar, de la
Figura 6-3.
6-2
RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA

Figura 7-1
7.1 Reposicin de Gastos Caja Chica - Captura y Verificacin

Principal.
Cajas Chicas
Resmenes de Gasto para reposicin

Figura 7-2
7-3
Para crear un nuevo documento de reposicin, el

usuario hace un clic sobre el icono Insertar

7-3, donde el usuario ingresa la siguiente informacin:
o
Fecha Inicial
Fecha Final
Total del Resumen
Informacin Adicional
Seguidamente hace un clic en el icono Grabar
habilitndose el botn de texto Descargos, donde el

usuario
hace
clic
para
ingresar
los
descargos
Figura 7-3
correspondientes, desplegndose la pantalla que se

muestra en la Figura 7-4, donde ingresa la siguiente
informacin:
En la pestaa Facturas:
o
RUC (Nmero de RUC)
Alfanumrico
Factura (Nmero de la Factura)
Orden
Fecha
Importe
Figura 7-4
Seguidamente hace clic en el icono Descargo Presupuestario de Facturas
desplegndose
la pantalla que se muestra en la Figura 7-5
7-4

informacin:
Codigo SISIN
Importe
Figura 7-5
Para salir de esta pantalla hace clic en el botn de texto Volver.

Nota: La informacin de la categora programtica (Fte, Org, Prg. Pry, Act, SISIN,
Objeto) puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores
En la Pestaa Documentos Internos:
Nro. Doc
Fecha
Importe
Receptor del Pago
Concepto del Pago
Figura 7-6
. El

Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de gastos realizados, hace clic en
el botn de texto Volver.
o sobre el botn de texto Verificar, de la Figura 7-3.
7-5
7.2 Rendicin Final para Caja Chica

Principal:
Cajas Chicas
Captura para rendicin Final

Figura 7-7
Para crear el documento de rendicin final de Caja

Chica, el usuario hace un clic sobre el icono Insertar
, desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura
7-8, donde el usuario ingresa la siguiente informacin:
Fecha Inicial
Fecha Final
Total del Resumen
Informacin Adicional
Figura 7-8
Nota: El monto Total del Resumen debe ser igual al monto asignado a la Caja Chica.
Seguidamente hace un clic en el icono Grabar
, habilitndose el botn de texto Descargos, donde
el usuario hace clic para ingresar los descargos correspondientes, desplegndose la pantalla que se
muestra en la Figura 7-9, donde ingresa la siguiente informacin:
7-6
En la pestaa Facturas:
o
RUC (Nmero de RUC)
Alfanumerico
Nmero (Nmero de la Factura)
Nro. Orden
Fecha
Importe
Seguidamente
hace
clic
en
el
Presupuestario de Facturas
icono
Descargo
desplegndose la

Figura 7-9
informacin:
y Fte (Cdigo de la Fuente de Financiamiento)
y Org (Cdigo del Organismo Financiador)
y Prg (Cdigo del Programa)
y Pry (Cdigo del Proyecto)
y Act (Cdigo de la Actividad)
y Sisin
y Objeto (Cdigo del Objeto del Gasto)
y Importe
Figura 7-10
Nota: La informacin de la categora programtica (Fte, Org, Prg. Pry, Act, Sisin y Objeto)
puede seleccionar haciendo clic en el icono Lista de Valores
En la Pestaa Documentos Internos:
Nro. Doc
Fecha
Importe
Receptor del Pago
Concepto del Pago
Figura 7-11
7-7
. El

Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de rendicin final de Caja Chica,
hace clic en el botn de texto Volver.
o sobre el botn de texto Verificar, de la Figura 7-8.
7.3 Modificacin de Apropiacin Presupuestaria (Correccin

Presupuestaria)
Se podr realizar una Modificacin o Correccin Presupuestaria cuando:
-
El Documento de Reposicin se encuentre en estado APROBADO y/o CONCILIADO;
La reposicin de la caja chica ha sido aprobada y todava no forma parte de una reposicin
del Fondo Rotativo.
Principal:

Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Modificacin
de
Apropiacin
Presupuestaria

En esta pantalla, el usuario busca el cargo a rendir
(resumen
de
gasto)
para
realizar
la
correccin
presupuestaria.
Figura 7-12
7-8
Para crear el documento de correccin, el usuario hace

un clic sobre el icono Insertar
. Se despliega la
pantalla que se muestra en la Figura 7-13,
donde
ingresa la siguiente informacin:

En el campo Justificacin:
Ingresa la glosa de la operacin
Luego hace un clic en el botn de texto Modificacin
de Descargo, desplegndose la pantalla que se
Figura 7-13
En esta pantalla el usuario elige el descargo a modificar

(Facturas o Documentos Internos) y selecciona el
descargo correspondiente.
Seguidamente
Presupuestario
hace
clic
en
el
icono
Descargo
desplegndose la pantalla que
se muestra en la Figura 7-15.
Figura 7-14
En esta pantalla el usuario captura la(s) estructura(s)

programtica(s) a modificar:
SISIN (Cdigo de Proyecto, si corresponde)
Importe ya sea positivo o negativo
Figura 7-15
o sobre el botn de
texto Verificar en la pantalla de la Figura 7-15.

Nota: La correccin debe pertenecer a la misma clase de gasto del original y el importe total debe
ser cero (0)
7-9

Fondo - Rotativo SIGMA PDF

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Fondo - Rotativo SIGMA PDF

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

MINISTERIO DE HACIENDA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION

MANUAL DE OPERACIN DEL USUARIO

La Paz, Agosto de 2004

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS DE PROCESOS .............................. 1-1

OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO ........................................................................................ 2-1

APROBADOR DE EJECUCIN DEL GASTO..................................................................................... 3-1

DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................................................................................................ 4-1

AUTORIZACIN DE SOLICITUD APERTURA/INCREMENTO/DISMINUCIN FONDO ROTATIVO ..... 3-1

RESPONSABLE DEL FONDO ROTATIVO .......................................................................................... 5-1

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

5.4.2 Listado de Adelantos de Fondos ............................................................................................. 5-25

ENCARGADO ADMINISTRATIVO .......................................................................................................... 6-1

SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE CAJA CHICA ............................................................. 6-1

RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA .................................................................................................. 7-3

REPOSICIN DE GASTOS CAJA CHICA - CAPTURA Y VERIFICACIN .............................................. 7-3

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

CONSIDERACIONES GENERALES Y FLUJOGRAMAS

1.1 Apertura Cuenta Corriente

Contadura y relacionada con la respectiva Direccin Administrativa que operar el

1.2 Registro de Beneficiario Sigma

En caso de que la Direccin

1.3 Habilitacin de usuarios con Perfiles de Responsable de

1.4 Formato de cheque

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DE FONDO ROTATIVO

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

SOLICITUD DE DISMINUCION DE FONDO ROTATIVO

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

OPERACION DEL FONDO - PAGOS

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

REPOSICION DEL FONDO ROTATIVO

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

OPERACION DE CAJA CHICA

Proceso del pago

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

OPERADOR DE EJECUCIN DEL GASTO

Una vez realizada la conexin al sistema, se despliega

2.1 Tramite Inicial

Fondo Rotativo y Caja Chica

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA

2.1.1 Solicitud de Apertura de Fondo Rotativo

en la pantalla que se muestra en la Figura 2-2.

haciendo clic en el botn de texto Fuentes de la Figura

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas

Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa - SIGMA