les outils de la

gestion de projet
Sommaire
Objectifs de la gestion de projet

Les tapes du projet

Les outils de gestion de projets

Paramtrage de loutil

PROJET : ensemble des actions entreprendre

afin de rpondre un besoin dfini dans des dlais fixs .
Dlimit dans le temps avec un dbut et une fin,
mobilisant des ressources identifies durant sa
ralisation (humaines et matrielles), un projet se
dfinit galement par un cot et fait donc lobjet
dune budgtisation de moyens ainsi que dun bilan
indpendant de celui de lentreprise.

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La difficult dans la conduite de projet rside en

grande partie dans la multiplicit des acteurs quil
mobilise. En effet, lexpression du besoin et la satisfaction de ce besoin sont portes par des acteurs gnralement distincts.

OBJECTIFS DE LA GESTION DE PROJET

La gestion de projet ou conduite de projet
est le mode dorganisation garantissant que le
projet ralis par le matre duvre rpond aux
attentes du matre douvrage.
Ce mode de gestion assure galement que le
projet aboutit dans les conditions de cots et de
dlais prvus lors de son initialisation, indpendamment de sa fabrication propre . Lobjectif
dune gestion de projet consiste donc assurer la
coordination des acteurs et des tches dans un
souci defficacit et de rentabilit.
LES TAPES DU PROJET

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l
.
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Cette notice vous explique comment gagner en

temps et en efficacit grce aux outils de gestion
de projet.

Pour rpondre une exigence de qualit, un projet doit suivre diffrentes phases au terme desquelles des points de contrle sont dfinis.

Amliorer lorganisation de lentreprise | Janvier 2007

Chaque tape fait lobjet dun livrable et dune validation

partir dun document spcifique. Cela permet de matriser la conformit des livrables, de la dfinition des besoins, ainsi que de sassurer de la concordance entre les
objectifs de cots et de dlai.
Ces tapes de validation permettent de dceler les nonconformits au plus tt et de sadapter aux nouvelles
contraintes dues aux alas non prvus initialement. La
matrise du temps allou chaque tche est primordiale
et lanalyse des risques est indispensable.
Le terme de jalon est utilis pour dsigner les vnements sensibles de la ralisation du projet ncessitant
un contrle. Chaque jalon permet de vrifier que les
conditions ncessaires la poursuite du projet sont runies. On dsigne par le terme dchancier ou jalonnement lenchanement des dates des jalons.
Le processus de dveloppement peut tre dcoup de la
manire suivante :
TUDE PRALABLE
Cette phase permet de prendre conscience du projet,
puis dtudier lobjet du projet pour sassurer que sa
mise en uvre est pertinente et quil entre dans la stratgie de lentreprise.
CONCEPTION DTAILLE
Cette phase, qualifie aussi davant-projet, doit se
conclure par la mise au point de documents formalisant
le projet et indiquant les conditions organisationnelles
de droulement du projet. On retrouve ici les spcificits
fonctionnelles, ltude gnrale
RALISATION
Il sagit de la phase oprationnelle de cration de louvrage. Elle est mene par la matrise duvre, en relation
avec la matrise douvrage. Cette phase commence par
ltude dtaille, puis la programmation, et se clture
par la phase de test et la validation du projet.
MISE EN OEUVRE
Cette phase commence par la rception de louvrage
provisoire et permet une exploitation sous contrle
(ex : automobile).
VALUATION
Il sagit de la mise en production de louvrage, cest-dire sassurer que louvrage est conforme aux attentes
des utilisateurs et faire en sorte que son installation
et son utilisation se droulent correctement.

LES OUTILS DE GESTION DE PROJETS

Avant de se lancer dans la ralisation de louvrage, il est
ncessaire de prendre le temps de dcouper le projet en
tches afin de planifier lexcution de ces tches et de
dfinir les ressources mobiliser.
Les outils suivants gnralement utiliss vous permettent dautomatiser la gestion du projet, communiquer
les rsultats (tableau de bord, tats danalyse labors)
ainsi quune traabilit.
FONCTION PLANNING
Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil permettant de modliser la planification de tches ncessaires la ralisation dun projet.
Le temps estim pour une tche se modlise par une
barre horizontale dont lextrmit gauche est positionne sur la date prvue de dmarrage et lextrmit droite sur la date prvue de fin de ralisation. Les tches
peuvent senchaner squentiellement ou bien tre excutes en parallle.
Dans le cas o les tches senchanent squentiellement,
des relations dantriorit peuvent tre modlises par
une flche partant de la tche en amont vers la tche en
aval. La tche en aval ne peut tre excute tant que la
tche amont nest pas ralise.
(Illustrationpage suivante)
Il est gnralement possible (et utile) de faire apparatre des ressources, humaines ou matrielles, sur le diagramme, afin destimer les besoins et donner une ide
du cot global.
Calendrier
La visualisation du calendrier permet de savoir quelles sont
les tches qui dbutent et se terminent mois par mois.
GESTION DOCUMENTAIRE
Les outils de gestion de projet offrent un systme de
gestion de documents qui permet dassocier des fichiers
chaque projet. Ainsi, les documents de suivi de projet
peuvent tre verrouills par un utilisateur, ce qui protge
ces fichiers contre la suppression ou la modification par
un autre utilisateur.
Des options permettent galement de grer les versions
des documents et larborescence de rpertoire.
NOTIFICATION PAR EMAIL
Cette fonction permet une trs bonne communication
au sein dune quipe projet.

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DIAGRAMME DE GANT

Chaque utilisateur peut choisir de recevoir un e-mail

des moments prcis :
Lorsquune tche lui est assigne,
Lorsque lune de ses tches est modifie,
Lors de la publication dun nouveau document dans
la gestion documentaire,
GESTION DES TCHES
Le cur du systme dun outil de gestion de projet est
orient sur la gestion des tches.
Pour chaque tche dun projet, les informations suivantes sont prsentes :
Date de cration
Auteur
Titre
Avancement
Objectif
Pices jointes...
Grce tous les dtails prsents, vous pouvez faire un
suivi adquat de chaque tche et assurer le bon droulement du projet.
Dans la majorit des projets, certaines tches ne peuvent dbuter tant quune autre tche nest pas accomplie. Ceci peut savrer difficile grer lorsque votre projet est complexe et contient beaucoup de tches. Ces
outils de gestion de tches permettent de rpondre
ces problmes.

COMMUNIQUER AVEC LQUIPE PROJET

Les outils de gestion de projet mettent souvent disposition des outils de communication entre les membres
du projet. Vous pouvez ainsi envoyer des messages
un utilisateur en particulier ou tous les membres de
lquipe projet.
Vous pouvez aussi crer et grer un forum de discussion
dans chacun de vos projets. Les forums permettent
lquipe de communiquer efficacement.
GESTION DES COTS
Les outils de gestion de projet permettent galement daffecter, pour chaque tche, des personnes et des ressources. Il est galement possible de dfinir les cots horaires
des intervenants et les achats externes effectuer pour
chaque tche afin destimer le budget prvisionnel dun
projet.
Dans la phase de ralisation du projet, chaque intervenant peut indiquer le temps rellement affect chaque
tche et les achats raliss. Il est ainsi possible de mesurer les carts entre le prvisionnel et le budget rel.
IMPORTATION ET EXPORTATION DE DONNES
Les outils de gestion de projet permettent de raliser
des importations et exportations des donnes stockes.

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Cette option peut tre intressante pour transfrer des

donnes dans un logiciel de gestion commerciale, gestion de stock, ERP
(Illustration ci-dessus)

PARAMTRAGE DE LOUTIL
GESTION DES UTILISATEURS
Grce aux outils de gestion de projets, vous pouvez grer
plusieurs projets la fois et assigner plusieurs projets
un mme utilisateur.
Lutilisateur faisant partie de plusieurs projets distincts
peut avoir des droits daccs diffrents selon les projets.
Chaque tche inscrite dans loutil de gestion de projet
est assigne un utilisateur. En revanche, tous les utilisateurs ayant les droits spcifis pralablement peuvent
consulter lensemble des tches se rfrant au projet
en cours.
STATISTIQUES ET RAPPORTS
La personne en charge de la maintenance de loutil de
gestion de projet (administrateur) a la possibilit daccder aux diffrentes statistiques mises disposition par
loutil de gestion de projet. Le type de statistiques disponibles peut varier selon le logiciel utilis. Ladministrateur
a le plus souvent accs aux rapports sur les comptes de
tous les utilisateurs, ce qui permet de donner une vue
densemble des activits de chaque utilisateur.
Il peut ainsi avoir un regard sur lavancement des projets
ainsi que sur les rapports de tches.

Dans ce type de logiciel, laccs aux statistiques est

configurable. Les chargs de projet peuvent ainsi avoir
accs aux diffrentes statistiques telles que :
tat des tches (ralises, incompltes )
utilisateurs

Chaque utilisateur peut lui aussi avoir accs aux statistiques propres au(x) projet(s) au(x)quel(s) il participe. Il a
donc accs aux tches qui lui sont assignes, aux dates
limites de ralisation de celles-ci
SCURIT ET DROITS DACCS
Ladministrateur de loutil de gestion de projet a tous
les droits. Il a la possibilit de consulter, modifier, crer
ou supprimer les tches ou les projets. Dans un environnement classique dentreprise, le nombre dadministrateurs est limit afin doptimiser le niveau de scurit.
Le droit des utilisateurs est tout fait diffrent de ladministrateur. Les droits daccs varient selon la fonction et lutilisation, par exemple : publieur, lecteur, rdacteur
Cette dcomposition des droits daccs permet de scuriser lensemble des donnes du projet et de limiter
les risques de perte ou destruction des lments du ou
des projets.
PRFRENCE DES UTILISATEURS
Chaque utilisateur dun outil de gestion de projet peut
gnralement tablir ses prfrences et ainsi personnaliser le logiciel.

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Cet outil vous permet de modifier des options telles que :

Le mot de passe
Laffichage
Les paramtres de tri des donnes
Le nombre de mois / semaines afficher dans le
calendrier ou le diagramme de Gantt
Les abonnements aux sous-dossiers de gestion de
documents (gestion des notifications par courriel)

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