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Examen de Modulo:
ADMINISTRACIN DE MATERIALES
1. Explicar que se entiende por administracin de materiales y que actividades
fundamentales cubre.
RPTA. La administracin de materiales, se puede definir bsicamente como la provisin de
material de material, en trmino de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requerido, al mnimo
posible de costo.
Cubre las siguientes actividades:
a) Planificacin de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las necesidades de la
organizacin y el plan respectivo de operaciones, calculadas para cubrir un periodo
considerado de tiempo por anticipado. Esta planificacin tiene el propsito de lograr la
produccin de las cantidades necesarias de productos o servicios terminados en el
momento en que se les necesita.
b) Aplicacin de normas y especificaciones uniforme en las operaciones de compra,
almacenamiento y suministro.
c) Obtencin o compra.
d) Inspeccin de recibo y entrega, incluyendo muestreos que garanticen el cumplimiento de las
especificaciones de adquisicin o compra.
e) Almacenamiento y distribucin de materias primas y accesorios con el uso de inventarios y
f)
producto.
g) Mantenimiento de registros de almacn.
h) Recuperacin, mantenimiento, conservacin, transferencia e intercambio, tanto de
materiales como de equipos, a efectos de asegurar el uso integral y econmico de los
i)
mismos.
Simplificacin, uniformidad y sustitucin de materiales, lo cual incluye reduccin al mnimo
de las variedades, tipos y estilos de las mercancas usadas por la empresa, adopcin de
j)
3.
empresa.
Por qu es importante la funcin de compra?
RPTA. Es importante porque:
a) Es una funcin primordial. No pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que
los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mnimo
conmensurable con los niveles generales de precio.
b) Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperacin apropiada
de la inversin. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal forma, que
asegure el abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en su suficientes
cantidades para mantener el ritmo de trabajo y cumplimento delas obligaciones a tiempo,
sin incrementar la inversin ms all de lo que requieren las necesidades corrientes y el
manteamiento de un factor razonable de seguridad.
c) Atreves de un contacto con el mercado en general, el departamento de compras est en
posicin de aconsejar a su organizacin respecto a lo siguiente: 1.-Nuevos materiales que
se pueden usar con ventaja en sustitucin de los materiales en uso; 2.- nuevas lneas
posibles de productos que se pueden agregar; 3.-cambios en las tendencias, ya se de
precios u otros factores que pueden afectar los costos las compaas; 4.- fomento de
buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene contacto.
4. Qu es necesario para obtener la calidad apropiada de un artculo?
RPTA. Es necesario:
a) Disponer una especificacin adecuada que sirva de gua.
b) Hacer los pedidos a vendedores de confianza.
c) Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripcin bien definida
reduce los costos.
5. Sealar los aspectos fundamentales de cotizacin de precios
RPTA. Para solicitar cotizaciones de artculos que se compran con frecuencia, el departamento
de compras debe contar siempre con una lista de postores. Esta lista debe incluir al os
fabricantes distribuidores o vendedores que han solicitado que sus nombres sean incluidos en la
misma.
La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El departamento de
compras debe estar autorizado para exigir prueba de responsabilidad cualquier posible postor
que no ofrezcan garantas. Tal prueba abarcar informes sobre sus recursos financieros
instalaciones de manufactura o distribucin, tcnica o experiencia en el surtido de artculos en
que se desea una propuesta y sus antecedentes en cuanto a cumplimientos de contratos con
otros clientes oficiales o particulares. Siempre que se a posible, debe precisarse su
responsabilidad por tales medios antes d aadir su nombre en la lista para evitar el retraso en la
adjudicacin de un contrato o pedido, si tal comprobacin tiene que hacerse despus de
recibirse su postura. El departamento de compras debe estar provisto de autoridad para suprimir
la lista de postores y para privar del derecho a hacer propuesta durante un periodo razonable de
tiempo, a cualquier postor que no haya cumplido un contrato o haya intentado voluntariamente
defraudar con entregas incompletas o de defectuosas o mediante otras prcticas ilegales o
dudosas.
6. Qu cubre la funcin de almacenamiento?
RPTA. La funcin de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepcin, para su
salvaguardia y proteccin de todos los materiales, accesorios, materia semielaborada y equipo, y
su distribucin a todos los departamentos; mantenimiento del os registros necesarios de
almacn y de control de los materiales que sern utilizados en las distintas dependencias;
retener en cantidades importantes aquellos materiales comprado a precios favorables para
consumo futuro; hacerse cargo de materia prima en proceso que se almacena con el propsito
de envejecimiento o maduracin y conservar el almacn ordenado y limpio, teniendo un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar.
7. Cmo se efecta el planeamiento en un almacn?
RPTA. Son los siguientes:
materiales respectivos; grado en que se usen ascensores y vehculos para mover materiales
dentro y fuera de los almacenes; aplicabilidad de sistemas mecanizados; capacidad del equipo
de manejo; unidades por ahora de las varias clases de artculo que pueden movilizarse a travs
de las rutas y ala s distancias necesarias; facilidades de carga y descarga; problemas de trfico
en relacin con el movimiento de vehculos o camiones, etc.
9. Practica hganos conocer cmo se efecta la administracin de materiales en la empresa
o institucin donde usted presta servicios.
RPTA. Primero tenemos las rdenes de suministro, donde los ingenieros y el jefe de almacn
hacen sus requerimientos, al rea de Logstica donde se hace las revisiones de los pedidos,
para luego pasar a buscar las cotizaciones para la compra las cuales se presenta al residente o
gerente de la empresa donde dar su visto bueno y aprobara una cotizacin para hacer efectiva
la compra.
Se hace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si est cerca a la
empresa que nos vender los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos
los materiales, obviamente esto est en la cotizacin.
Pueden ser a 15 das la entrega a una semana si es de suma urgencia,
El cual al llegar pasara al almacn en la cual el jefe de almacn revisara la orden de compra es
decir que haya llegado todo lo que est en la orden de compra.
Ahora para hacer los pedidos a almacn de los materiales llegados se hacen mediante un vale
de salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el
que hace el pedido firmara, ya sea el capataz de la cuadrilla u otro, siempre los vales deber
estar firmado y sellado por su Ingeniero de campo.