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Comment classer
mes documents ?
Rgles de base et recommandations pour le classement
des documents au sein de votre organisation
Comment classer
mes documents ?
Rgles
de base et recommandations
pour le classement des documents
au sein de votre organisation
SOMMAIRE
INTRODUCTION.......................................................................................................................... 5
LE CLASSEMENT, CEST QUOI?............................................................................................... 6
POURQUOICLASSER ?............................................................................................................. 7
1. Obligation(s) lgale(s) ....................................................................................................... 7
2. Combinaison de mthodes.................................................................................................19
3. Un modle de plan de classement..................................................................................... 20
COMMENT IDENTIFIER CHAQUE DOSSIER OU DOCUMENT AU SEIN DU PLAN DE
CLASSEMENT?....................................................................................................................... 22
1. La codification.................................................................................................................... 22
2. La cotation........................................................................................................................ 22
3. Lindex.............................................................................................................................. 23
QUELQUES ASTUCES POUR RUSSIR SON CLASSEMENT.................................................. 24
INTRODUCTION
Dans tout organisme, le personnel est confront la problmatique du
classement et de larchivage. Il doit pouvoir retrouver les documents
reus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc tre
vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un organisme
et ses membres. Il donne une structure logique et hirarchique qui
permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que
les organismes produisent ou quils reoivent dans le cadre de leurs
activits.
Les oprations qui participent au classement des documents sont
trs souvent perues comme contraingnantes et relgues au second
plan, le classement est cependant une tche essentielle au sein de
tout organisme car sa bonne intgration et son utilisation adquate
dtermineront la qualit des services rendus. Reporter plus tardle
classement nest pas une solution durable.Lexprience montre dailleurs
que chaque agent consacre une part importante (parfois excessive) de
son temps de travail retrouver des documents mal classs(dossiers
incomplets, classement parallle, etc.). Autant dexemples qui conduiront
invitablement une dgradation de lenvironnement de travail pouvant
engendrer de mauvaises prises de dcision.
Les constats actuels montrent lurgence dune prise en considration:
manque duniformit, de mthode et de continuit. Manque de temps
et manque de moyens (humains et logistiques) sont des causes trs
souvent avances. Mais on peut retorquer que le temps perdu lors de
recherches ultrieures est souvent plus important: une demie-heure de
classement aujourdhui, cest une heure de gagne demain.
Dans cette optique, il est utile de rappeler quelques rgles de base et
des recommandations pratiques peuvent vous aider dans la mise en
place dun systme de classement simple et efficace au sein de votre
organisation. Cette brochure est une premire tape vers une meilleure
gestion courante de vos documents.
Pour de plus amples renseignements, veuillez prendre contact avec les
Archives generales du Royaume et Archives de lEtat dans les Provinces
(coordonnes sur le site internet www.arch.be) ou envoyez un e-mail
(inspect@arch.be). Vos suggestions et vos remarques en rapport avec
la prsente brochure sont les bienvenues.
ensuite, placer dans chacune des catgories dfinies dansun classement les documents qui
sont crs: cest ltape o chaque document est class dans une catgorie.
POURQUOICLASSER ?
1. Obligation(s) lgale(s)
Le classement des archives est une obligation lgalepour les administrations publiques. Celles-ci
doivent non seulement conserver leurs documents, mais les conserver en bon tat, ordonnes et
accessibles (cf. article 1, 1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifie par la Loi du 6
mai 2009). Cette rgle de base doit tre respecte par toute institution ayant lobligation lgale de
verser ses archives dans un des dpts des Archives de ltat. Les documents darchives quels
que soient leur forme ou leur support en dsordre ou livrs en vrac sont refuss tant que les
institutions productrices darchives ne les ont pas, leurs frais, identifis et reclasss correctement.
Une autre disposition lgale impose aux organismes publics de rendre leurs documents accessibles
au citoyen. Il sagit de la loi relative la publicit de ladministration (Loi du 11 avril 1994). Malgr
le fait que cette loi nimpose rien sur la manire de conserver les documents, il est nanmoins
plus ais pour une administration de mettre en place des rgles et des procdures de classement
uniformes afin de se conformer aux dispositions lgales en la matire.
Besoin dun avis ou dun conseil
Les Archives de ltat et leur section Surveillance & Avis sont votre service
pour vous aider laborer votre classement de document/darchive.
Consultez rgulirement les informations disponibles et mises jour sur le
site webhttp://www.arch.be/surveillance ou envoyez votre demande
inspect@arch.be
2. Ncessit vitale
Le classement des archives est une obligation lgale, mais cest dabord et avant tout une ncessit
vitale pour toute organisation quelle soit publique ou prive. On ne classe pas un document
uniquement la clture dun dossier mais aussi et surtout pour le retrouver ultrieurement et
donc le rendre accessible.
Les principaux avantages dun classement rigoureux
garantir la transparence et le droit daccs aux documents (en conformit avec
la loi sur la publicit des actes administratifs).
amliorer lefficacit de la gestion et de la conservation de linformation
et des connaissances (gain de temps, qualit du travail, partage de
linformation, continuit du service, archivage)
faciliter la prise de dcision
assurer la protection de linformation sensible et classifie (gestion du
risque)
QUAND CLASSER?
Il importe tout dabord de prciser que le classement des archives peut intervenir tout instant, ds
la phase de production dun document jusqu sa phase de conservation dfinitive. Il est vident que
plus le classement est assur tt, mieux les documents seront grs et conservs efficacement.
En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives afin de faciliter la
consultation ultrieure des chercheurs mais davantage pour elle-mme, en vue de lexcution de
ses tches.
Le classement des documents courants (archives dynamiques et semi-dynamiques) par le
producteur darchives est fondamental. On parle de classement originel. Ce classement originel
pour autant quil existe et quil soit cohrent doit tre conserv tout au long du cycle de vie car il
est le reflet des activits (processus de travail) du producteur darchives.
Dois-je classertous mes documents (papier et lectronique) ?
Chaque document doit avoir sa place au sein dun dossier de travail.
Tous les documents sont concerns, aussi bien les documents sur
support papier, photo, vido, que sur support lectronique (optiques,
magntiques notamment).
Semi-dynamique
Statique
Service / Bureau
Service / Bureau /
Local darchivage
Service darchives
Mettre disposition
pour la recherche
2. Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers saccumulent dans les bureaux
... OU
les classer ds la phase de production
COMMENT CLASSER?
Le classement doit tre mthodique et rigoureux. Cela ne simprovise pas.
Les principes et mthodes de classement sont valables tant pour les archives courantes que pour
les archives intermdiaires et dfinitives. Les prsentes recommandations concernent le classement
des archives dynamiques et semi-dynamiques, parce que cest ce niveau que la responsabilit
incombe au producteur darchives
La gestion lectronique de documents (GED): solution ou mirage?
Les systmes de gestion lectronique des documents sont parfois perus comme une
solution miracle aux problmes de classement. En fait, le traitement intellectuel des
informations numriques obit aux mmes rgles et aux mmes principes
que le traitement des documents sur support papier. La grande
diffrence rside bien sr dans la technologie employe. La GED
nest donc pas une panace. La mise en place dun systme de
GED sera par contre loccasion de rflchir aux mthodes et de
mettre au point des procdures de classement applicables tant aux
documents papier quaux documents lectroniques (ou pour tout
autre support de conservation).
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Support papier
Type de support
Support lectronique
Document isol
Dossier
Srie
Fonds darchives
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un thme
un sujet /
une affaire /
- registres
- procs-verbaux de runion
- comptes
- circulaires
- notes de service
- rapports annuels
Exemples
Avantages
Inconvnients
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Exemples
- correspondance reue
- factures
- procs-verbaux de runions dossiers daffaires
- dossiers de personnel
- dossiers de fournisseurs /
clients
- dossiers daffaires (par noms
de lieux, de personnes, de
mots-clefs ou de sujets)
-D
ossiers du Parquet du
procureur du roi (numro
de notice = numro dordre
attribu chaque affaire
lorsquelle arrive au parquet)
- Dossiers de personnel
(numro de registre national)
-M
thode de classement
reposant sur un systme
de classement spcifique:
composition des articles
budgtaires, classification
dcimale nationale
Le classement est
chronologique
alphabtique
numrique
(numros)
systmatique
ou mthodique
Avantages
-S
ystme dconseill car ne correspondant pas la logique du
traitement administratif des dossiers
-L
es rubriques de classement doivent voluer en fonction de
lvolution des procdures et des comptences du service. Mais
en cas dadaptation des rubriques, on risque de se trouver face
deux classements distincts: lancien et le nouveau
-
tre trs attentif au vocabulaire, car le terme choisi dtermine
le classement (conseill dtablir un thesaurus)
-Plus complexe (ex. car si une pice ou un dossier concerne
plusieurs matires, il devra tre class sous diffrents motsclefs, et il faudra prvoir un systme de renvois)
- Il faut prvoir de la place entre chaque dossier tant que ceux-ci
ne sont pas clturs (accroissement au fur et mesure de la
procdure administrative).
-C
ette mthode de classement chronologique ne convient bien
sr pas toutes les sries.
- Pour la recherche ultrieure de pices ou de dossiers dont on
ignore la date... Cest pourquoi en rgle gnrale les sries
chronologiques doivent tre accompagnes dinstruments
daccs propres (index, rpertoires, tables etc. permettant la
recherche selon dautres critres: nom ou sujet).
Inconvnients
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- le classement selon les fonctions reflte bien le contexte de production et dutilisation des
documents: les documents sont situs dans leur contexte oprationnel ou administratif,
leur place logique au sein des processus et des activits. Ce type de plan permet de bien
comprendre comment et pourquoi tel document a t produit puis utilis.
-
indpendance vis--vis de lorganigramme: un changement ou un remaniement
dorganigramme naffecte pas la stabilit du plan de classement; en gnral les fonctions
sont plus stables que les structures administratives.
- le choix dun plan de classement fonctionnel cadre tout fait avec dun systme de gestion
lectronique de documents (Records management).
Inconvnients:
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- les structures administratives sont souvent instables, les organigrammes changeants: des
services sont supprims, les comptences sont redistribues, de nouveaux services voient
le jour, avec de nouvelles attributions. Il faudra donc adapter le plan de classement aprs
chaque modification de lorganigramme;
- o classer un dossier daffaire transversal suivi par plusieurs services?
3.3. Selon lobjet: le plan de classement thmatique ou systmatique
On peut imaginer quun organisme classe toutes ses archives par objet, par matire traite, voire,
par thme. Il donnerait une vue densemble de toutes les matires traites par lorganisation. Tous
les dossiers qui concernent un mme sujet seraient rassembls sous une mme rubrique.
Exemple :
1. Emploi
1.1. Contrats
1.1.1. Statutaires
()
Avantage:
- le classement des documents ne tient pas compte du contexte administratif dans lequel ils
ont t rdigs;
Inconvnient:
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-u
n mme document ou dossier peut concerner deux thmes diffrents;
- le choix des thmes est souvent subjectif: cela exige un effort dinterprtation qui peut
conduire des conclusions diffrentes.
2. Combinaison de mthodes
Ceci dit, on peut combiner dans un mme plan les diffrents types de classement (fonctionnel,
organisationnel et thmatique) condition quon ne mle pas les bases de division un mme
niveau. La pratique la plus courante consiste choisir:
-e
n premier lieu, au niveau de la structure principale(grandes subdivisions) : le classement
selon les domaines dactivits et les fonctions; ou le classement selon lorganisation, qui reflte
la structure organique (lorganisation) du producteur;
- en second lieu (au niveau des rubriques), la rpartition par fonctions ou par sujets.
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Exemple concret :
A. Fonctions de gestion interne :
A.1. Gestion du Personnel
A.1.1. Recrutement
A.1.2. Carrire (contractuel, statutaire)
A.1.3. Promotion
A.2. Gestion Financire
A.3. Gestion Informatique
A.4. Gestion Juridique
B. Fonctions spcifiques et oprationnelles
(exemple pour une administration financire)
B.1. Gestion du contrle de la TVA
B.1.1. Revenus
B.2. Gestion des enregistrements
B.3. Gestion des domaines
(exemple pour un muse)
B.1. Gestion des collections
B.1.1. Art ancien
B.2. Organistion dexpositions
B.3. Recherche scientifique
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2. La cotation
Le plan de classement inclut galement un systme de cotation. A lintrieur de chaque subdivision
du plan de classement, les dossiers/les documents recoivent une cote. La cotation est le lien
entre le classement et la description des dossiers/des documents. Par exemple, le comptable dun
service financier est charg de la mise en paiement des factures quil reoit. Dans le systme de
classement du service, I correspond la fonction gestion financire, A la tche de gestion
comptable, et 1 la sous-tche mise en paiement. Les factures qui arriveront dans ce
service recevront une cote: classement par anne et par numro de facture entrante.
exemple:
I.A.1_2010_facture0001
I.A.1_2010_facture0009
[code]+[cote]
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3. Lindex
Le plan de classement peut tre accompagn dun index des sujets qui facilite son utilisation. En
effet, pour classer un document sa place logique dans le plan de classement (pour lui attribuer
un code), deux possibilits se prsentent:
- soit consulter les grandes rubriques et sous-rubriques de faon hirarchique pour retrouver,
grce la logique du plan de classement, la rubrique approprie
- soit recourir un index qui donne pour un certain nombre de sujets des suggestions de
rubriques ou de sous- rubriques.
Remarque: il sagit ici uniquement dun index des matires renvoyant aux rubriques du plan de
classement; distinguer dautres types dindexrenvoyant aux documents eux-mmes.
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BIBLIOGRAPHIE
COPPENS H., Archiefbeheer in gemeenten en O.C.M.W.s, Bruxelles, Archives gnrales du
Royaume et Archives de ltat dans les provinces (Miscellanea Archivistica. Manuale 20), 1997.
COPPENS H., De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en
bescrijving van archieven in het Rijksarchief, Bruxelles, Archives gnrales du Royaume et Archives
de ltat dans les provinces (Miscellanea Archivistica. Manuale 21), 1997, pp. 440-446 et pp.
447-458 (exemple des diffrents cadres de classement).
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NOTES PERSONNELLES
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31
LISTE DADRESSES
Anvers
Bruges
Beveren
Gand
Hasselt
Louvain
Courtrai
Tournai
Eupen
Louvain-la-Neuve
Mons
AGR 2 - Dpt
Joseph Cuvelier
Lige
Namur
Saint-Hubert
Palais Royal
Anderlecht
Archives gnrales
du Royaume
Arlon
32
33
Auteurs
Sbastien Soyez, assistant et Maliss Layeux, assistante
Personne de contact :
Rolande Depoortere, chef de section
Archives gnrales du Royaume
rue de Ruysbroeck 2-6
1000 Bruxelles
Tl. : 02 513 76 80
Fax : 02 513 76 81
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