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DEPARTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO
GESTÃO DOCUMENTAL
PROJETO COMPLETO
Brasília/DF
2005
APRESENTAÇÃO
JUSTIFICATIVA
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Arquivo Corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no
cumprimento de atividades-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são
pôr eles consultados. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente que aguardam, em
depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
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acondicionados em um arquivo deslizante que possui 04 (quatro) módulos. O mobiliário
utilizado na 516 consiste em estantes de aço.
Como resultado da falta de tratamento arquivístico, percebe-se que:
- Não há no Confea a divisão dos documentos em três idades, sendo observado o
acumulo de documentos nos setores de trabalho e sua transferência para os depósitos
(comumente chamados de “arquivo-morto”) por questões de espaço e término do ano em
que foram produzidos ou recebidos, e não pelo encerramento de uma atividade ou por falta
de perspectiva de utilização futura, não havendo nenhuma análise quanto ao fim do valor
administrativo. Muitas das vezes, estes documentos são transferidos fisicamente sem ser
feita a tramitação dos mesmos na base de dados, o que acarreta perda de controle sobre a
documentação.
- Não existe nenhum manual de serviços de arquivo que regulamente suas rotinas. O
resultado disto é a falta de padronização, sendo atualmente usadas formas diferentes de
armazenamento e classificação da documentação nos dois arquivos do Confea, isto dificulta
a comunicação e conseqüentemente as pesquisas. Há também a falta de padronização na
produção de documentos, como os processos.
- Muitos documentos já estão em processo de deterioração, alguns já se encontram
contaminados com fungos e ferrugem, devido à falta de um tratamento de higienização,
que consiste na retirada de poeiras e outros resíduos estranhos aos documentos (como
clipes, grampos), por meio de técnicas apropriadas, com vistas à sua preservação. Somam-
se a isto as condições inadequadas de armazenamento, como o caso do arquivo da 516 que
apresenta temperaturas elevadas, o que prejudica a conservação dos documentos. Vide o
Anexo I – Imagens fotográficas do ambiente de armazenamento dos documentos do
Confea.
- Todos os documentos produzidos e recebidos pelo Confea são armazenados
indefinidamente, não havendo nenhum instrumento que autorize e normalize os prazos de
guarda dos mesmos. Assim, muitos documentos que já poderiam ter sido eliminados por
não possuírem nenhum valor administrativo, legal ou histórico, ocupam várias estantes
representando custos de mobiliário. Pode ser citado como exemplo, o arquivo da 508 Norte,
onde não há mais espaço para a guarda de documentos ficando muitos empilhados no chão,
quando na verdade muitos dos processos que estão nas estantes já poderiam ser
eliminados.
- Falta consciência dos servidores quanto à importância do arquivo como casa de
memória do Sistema, não havendo a cultura de que todos são responsáveis pela
preservação dos mesmos.
- Os documentos são acondicionados apenas por ordem numérica crescente de
registro e não por assunto. Fica praticamente impossível localizar os documentos que não
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estão registrados na base de dados (anteriores a 1998), quando o usuário não sabe
informar o número de registro.
O ELENIX, software utilizado para registro e controle da tramitação dos documentos,
foi adotado na organização a partir de 1998. Toda a documentação com data anterior a esta
não se encontra registrada em nenhuma base de dados, ou seja, o arquivo da 516 Norte
não tem nenhum controle eletrônico, o que obriga fazer as pesquisas manualmente,
retardando o tempo de resposta.
Este software tem código fechado, ou seja, não permite nenhuma alteração para se
adequar às necessidades do Confea. Semanalmente é feito backup da base de dados do
Elenix, porém, se acontecer algum problema maior com o programa e for necessário
reinstalá-lo, isso não será possível, pois não existe mais suporte técnico do fornecedor para
executar tal tarefa. Com isso, há a preocupação de se perder todos os dados registrados
como ocorreu com o SRI – Sistema de Recuperação da Informação.
As deficiências acima apresentadas fazem com que o arquivo não possua uma
imagem positiva perante os seus usuários, que o consideram como depósito de papéis
velhos onde nada é encontrado. Um dos resultados desta falta de confiança no método de
arquivo é produção de uma grande quantidade de cópias, o que representa grandes custos
para o Confea.
A implementação deste projeto visa assegurar de forma eficiente:
9 a produção, o uso e a destinação dos documentos;
9 o fácil acesso à informação quando e onde se fizer necessária;
9 a garantia da eliminação de documentos que não tenham mais valor administrativo,
legal, fiscal e histórico–científico;
9 a segurança aos documentos que não podem ser eliminados devido ao seu valor
histórico;
9 a extinção de retrabalhos em diversas atividades, reduzindo custos com recursos
humanos e materiais;
9 a preservação dos documentos de terceira idade em condições satisfatórias de uso.
OBJETIVOS
OBJETIVOS GERAIS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
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Elaborar o plano de classificação e a tabela de temporalidade;
Classificar e avaliar os documentos;
Ordenar a documentação por código de assunto e em ordem cronológica;
Eliminar os documentos com prazos de guarda expirados, após a avaliação e aprovação
da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (a ser definida);
Promover o treinamento dos funcionários quanto aos procedimentos de tratamento
técnico arquivístico, visando que os mesmos apliquem as técnicas nos seus arquivos e
desenvolvam uma cultura de responsabilidade pelos documentos;
Atualizar a base de dados, a fim de ampliar o controle quanto à tramitação dos
documentos;
Contribuir na ampliação do acervo do Projeto Memória, por meio da identificação dos
documentos de valor histórico a partir da análise documental.
Reformatar, ou seja, mudar o suporte dos documentos que estejam em processo de
deterioração avançado, comprometendo a informação.
RESULTADOS ESPERADOS
METODOLOGIA
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Trata-se do Plano de Classificação por assunto e a Tabela de Temporalidade –
estabelece prazos de guarda para os documentos em suas fases corrente, intermediária e
permanente.
Avaliação documental
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.11), a avaliação é o
“processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os
valores que lhes forem atribuídos”.
Nesta fase os documentos serão avaliados de acordo com a Tabela de Temporalidade
do Código de Assuntos, fazendo-se a destinação final.
Na destinação, os documentos serão separados em 03 (três) grandes grupos:
- Eliminação: documentos que já estão com seu prazo legal prescrito. Estes
documentos serão listados na Guia de Eliminação de Documentos (Anexo III) para
passar pela aprovação da Comissão Permanente de Avaliação.
- Intermediário: documentos que ainda não prescreveram seu prazo legal, mas que
não são freqüentemente consultados.
- Histórico: são os documentos que possuem valor histórico e por isto merecem ser
guardados permanentemente.
Os documentos serão, então, colocados nas caixas, que serão identificadas conforme
o modelo de etiqueta do Anexo IV.
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Treinamento de funcionários, por meio de cursos, para aplicação dos
procedimentos arquivísticos.
O desenvolvimento dos objetivos e dos conteúdos básicos para esta ação educacional
corporativa tem como fim o desenvolvimento de uma cultura interna, que considere o
“arquivo morto” como Casa de Memória do Confea.
CRONOGRAMA DO PROJETO
PERÍODO
ETAPA 2005
MÊS 01 MÊS 02 MÊS 03 MÊS 04 MÊS 05 MÊS 06 MÊS 07 MÊS 08 MÊS 09 MÊS 10 MÊS 11
1. Migração
emergencial dos X X
dados do sistema
2. Criação de normas
e procedimentos
X X
3. Elaboração dos
instrumentos X X
arquivísticos
4. Análise, Classifica-
ção, Ordenação e
Higienização dos
X X X X X X
documentos
5. Avaliação
documental
X X X X
6. Atualizar o banco
de dados
X
7. Treinamento de
funcionários
X X X X X
8. Reformatação dos
documentos
X
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Anexo I
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Anexo II
CASA CIVIL
Secretaria Executiva
Arquivo Nacional
Conselho Nacional de Arquivos
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item
VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março
de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela
Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das
classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser
aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica deste Código.
Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada
da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da
Administração Pública.
§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações
necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em
decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela
definidos.
§ 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de
guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-
fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica
esfera de competência.
§ 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica desta Tabela.
Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme
determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa publicação editada
pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública.
Art. 5º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º - Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ.
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Anexo III
Listagem de Eliminação
CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA, ARQUITETURA E AGRONOMIA
GERÊNCIA DE INFRA –ESTRUTURA
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO/SÉRIE DATA NATUREZA DO DOCUMENTO CAIXA
Anexo IV
Série:
Prazo de Guarda: Nº
10
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