Evidencia 2: informe sobre los procedimientos seguidos en la seleccin de las variables para generar

indicadores

1. Construccin de los Indicadores

Las siguientes son actividades propuestas para lograr estructurar un sistema de indicadores dentro de la
organizacin:

Identificacin y/o revisin de: Misin, Objetivos Estratgicos; Usuarios o Beneficiarios, Productos o
Servicios.
Establecer medidas de desempeo claves: (Revisar tipologa indicadores)
Asignar Responsabilidades (De acuerdo a cada nivel de la organizacin)
Establecer referentes comparativos
Construir frmulas
Validar los indicadores
Comunicar e Informar

2. Qu puede ser controlado con los indicadores?

Procesos
Productos
Resultados intermedios
Resultados finales y su impacto

Para la construccin de indicadores es necesario hacer una reflexin profunda de la organizacin dando
respuesta a las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Con esta pregunta se pretende que la entidad describa sus actividades principales que permiten cumplir con
la razn de ser por la cual fue creada.
Qu se desea medir?
Debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello se trata de
establecer una relacin valorada (por ejemplo, de 0 a 10) segn el criterio que se establezca que permita
priorizar todas las actividades. En esta reflexin puede analizarse bajo el tiempo dedicado por el personal de
la organizacin en cada actividad, dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la
mayor parte del esfuerzo.
Quin utilizar la informacin?
Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la informacin, ya que
los indicadores deben definir sustancialmente en funcin de quin los va a utilizar.
Cada cunto se debe medir?
En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la informacin.
Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin, los indicadores habrn de tener una u
otra frecuencia temporal en cuanto a su presentacin.

Con qu se compara?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser
tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que servirn para efectuar comparaciones.
3. Ciclo bsico para el proceso de construccin de indicadores
3.1 Identificacin y/o Revisin de Productos y Objetivos que sern medidos
Este primer paso responde a la pregunta: Cules son los productos estratgicos y objetivos que sern
evaluados? Este ser el punto de partida para asegurar la coherencia de los indicadores que se pretende
construir, su anlisis definir el tipo de medicin y los esfuerzos necesarios para obtener la informacin, pero
cmo determinar lo que se considera estratgico para la organizacin, este interrogante se ilustra a travs de
las siguientes caractersticas:
Es el principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario externo.
La provisin de un producto estratgico o relevante es responsabilidad de la corporacin ya sea en forma
directa o indirecta.
La demanda de los usuarios de productos estratgicos es continua, sistemtica, permanente y cautiva.
Los recursos que se consumen en la generacin de un producto estratgico son importantes, ya sea como
porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del servicio, o bien por el porcentaje de funcionarios
afectados a la provisin del servicio.
En este punto es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos objetivos; una meta se define
como la expresin concreta y cuantificable de los logros que la organizacin planea alcanzar en el ao (u
otro periodo de tiempo) con relacin a los objetivos estratgicos previamente definidos; para su identificacin
se debe tener en cuenta:
Abarcar el conjunto de dimensiones de desempeo de la gestin: eficiencia, eficacia, calidad y economa.
Debe estar definida con base a la generacin de compromisos internos, por lo tanto su cumplimiento no
debe depender de otras entidades o de factores exgenos.
Deben tener un componente de realismo, es decir que puedan ser alcanzadas con los recursos humanos y
financieros disponibles.
3.2 Establecer medidas de desempeo claves
Para este paso se responde a la pregunta: Cuntos indicadores construir? El nmero y tipo de indicadores
depender de los objetivos determinados para la evaluacin de las caractersticas de la entidad y del nivel de
la organizacin que se pretendan desarrollar. En general, los criterios para decidir el nmero de indicadores
tienen que ver con los siguientes aspectos:
El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo esencial, que permita
captar el inters de los diferentes usuarios a los cuales va dirigido.
Que cubran los diferentes procesos de la organizacin: estratgicos, misionales y de apoyo.

 Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia, eficacia, efectividad y
economa.
Que permitan conocer el desempeo de los procesos resultados intermedios, donde a travs del
monitoreo o seguimiento se trata de verificar si lo que se est realizando es conforme con el plan de accin
establecido con anterioridad, con el fin de identificar debilidades, demoras, etc.
Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir indicadores de calidad, que
posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la oportunidad del producto final.
3.3 Asignar las responsabilidades
En concordancia con el punto anterior, donde se menciona que los indicadores se desarrollan a lo largo de la
entidad, en todos los niveles y dado que se asocian a los resultados sobre los productos/servicios de cada
nivel, se incluyen entonces los directivos o lderes a cargo que son responsables por ellos. Por lo que el paso
siguiente a la identificacin de lo que se medir es establecer las responsabilidades institucionales para el
cumplimiento en el manejo de la informacin, tanto para alimentar el indicador como para su anlisis y
presentacin de resultados.
3.4 Establecer referentes comparativos
El referente comparativo se encuentra asociado al punto 1, en el cual se establecieron las metas asociadas a
los objetivos que se pretenden medir, por lo que un primer referente lo constituye lo planeado por la entidad;
sin embargo, tambin es posible establecer un referente respecto de otras entidades similares o comparables
o respecto de datos histricos, todo depender de las necesidades planteadas desde los objetivos iniciales.
3.5 Construir frmulas
La construccin de la frmula debe asegurar que su clculo obtenga informacin de las variables que se
estn tratando de medir, es decir el resultado del indicador.
Se sugiere la siguiente estructura bsica para el indicador y la respectiva hoja metodolgica:
Estructura Bsica de un Indicador
Objetivo. Sealar el para qu se establece el indicador y qu mide.
Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems solo una caracterstica.
Responsabilidad. Indica el proceso dueo del indicador y, por lo tanto, los responsables de las acciones que
se deriven del mismo.
Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros.
Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin.
Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos histricos, un estndar establecido, un requerimiento del
cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el grupo de trabajo.
Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la medicin, al inicio, en una etapa
intermedia o al final del proceso.
3.6 Validar Indicadores

La etapa de validacin, es muy importante, ya que deben permitir asegurar su transparencia y confiabilidad
del indicador para que se constituya en una herramienta para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas.
Para poder realizarla a continuacin se determina un conjunto de criterios, sobre los cuales se deben
examinar los indicadores para analizar su coherencia y la capacidad de cumplir los fines para los cuales
fueron construidos.
3.7 Comunicar e Informar
Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para diferentes propsitos, dependiendo del
objetivo de la evaluacin, el mbito en que se realiza y los usuarios a los que se dirige, por lo que para
la comunicacin de los resultados es necesario tener en cuenta que los indicadores no siempre podrn
dar cuenta en forma integral del desempeo institucional, requirindose de otros antecedentes
complementarios para esto, lo que refuerza un uso prudente de esta informacin, razn por la cual se
hace necesario trabajar bateras de indicadores, que permitan desde diferentes puntos de vista realizar
el anlisis de la situacin y las medidas correctivas de ser necesario.
As mismo es necesario enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados, si los resultados estn
orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su presentacin exige en lo posible un
componente educativo, un lenguaje sencillo y entendible, para que puedan cumplirse con las
expectativas de dichos usuarios frente a la informacin suministrada.
Por su parte, los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una periodicidad frente a la presentacin
de informes, de modo tal que pueda dar una lnea base para el anlisis o una continuidad de los
procesos para efectos de una acertada toma de decisiones