Analisis Sistem Pengadaan

Permasalahan Sistem Pengadaan

1

Sistem informasi pengusulan tidak menyatu dengan sistem informasi utama

yang digunakan dalam Perpustakaan UX. Bukan saja dalam hal aplikasinya
yang berbeda, namun juga dalam hal database dan alamat URL. Hal ini
berdampak pada dua hal, bagi bagian pengadaan sendiri hal ini merupakan
ketidakefisienan karena usulan koleksi yang disetujui di sistem informasi
pengusulan harus dimasukkan secara manual kembali dalam sistem
informasi utama perpustakaan untuk dapat diproses lebih lanjut. Bagi
pengguna pun, sistem yang berbeda ini merupakan ketidakefektifan karena
pengguna yang sudah familiar dengan sistem informasi utama tidak tahu
menahu adanya sistem informasi terpisah ini sehingga tidak jarang pengguna
yang masih menulis usulan dengan cara manual atau tidak mau
mengusulkan karena prosesnya terlalu panjang karena tidak tahu bahwa saat
ini sudah ada aplikasi yang praktis.

Framework yang digunakan untuk pembuatan aplikasi pengusulan dan

aplikasi utama perpustakaan sangat berbeda. Aplikasi pengusulan dibuat
dengan menggunakan CodeIgniter Framework, dan aplikasi utama dibuat
tanpa framework yang jelas dan hanya menggunakan sistem template.
Aplikasi pengusulan juga menggunakan DBMS MySQL standar, sedangkan
aplikasi utama menggunakan DBMS Oracle. Hal ini yang kemudian membuat
para programmer kesulitan dalam melakukan pengembangan program
karena sering salah dan tertukar dalam menjalankan logic program. Misalnya
saja dalam hal case-sensitivity, ada beberapa DBMS yang secara default
menerapkan metode case-insensitivity dalam pengambilan data, namun
beberapa menerapkan metode case-sensitivity. Menggunakan dua DBMS
yang berbeda, membuat programmer perlu menghafalkan dan membiasakan
diri dengan perbedaan-perbedaan tersebut. Jika tahu maka tidak aka nada
masalah yang berarti, permasalahannya adalah jika programmer tidak tahu
bahwa ada perbedaan standar antara DBMS yang satu dengan DBMS yang
lain sehingga akan menciptakan terjadinya lofic error pada aplikasi.

Sistem informasi pengusulan hanya dapat digunakan oleh dosen atau

karyawan, sedangkan untuk mahasiswa dan pengguna luar hanya dapat
mengusulkan buku melalui cara manual. Hal ini sedikit banyak mengurangi
keinginan mahasiswa untuk melakukan pengusulan bahkan mereka yang
sering ke perpustakaan dan mengetahui ada formulir untuk melakukan
pengusulan sekalipun. Beberapa alasan yang diutarakan adalah letak
pengambilan formulir adalah di meja sirkulasi saat pengunjung meminjam
buku atau keluar dari area perpustakaan. Biasanya walaupun mereka melihat
ada formulir usulan, mereka tidak akan menghiraukannya atau malas menulis
karena sudah terburu-buru keluar entah untuk mengikuti kuliah berikutnya

atau acara lain. Dari mahasiswa yang diwawancara, hampir semuanya

menyatakan tidak kepikiran untuk mengambilnya, mengisinya di rumah, dan
memasukkannya ketika ada waktu atau menyatakan akan sangat kompleks
dan membebankan jika mereka melakukan hal tersebut. Mereka justru
membutuhkan formulir pengusulan bukan di area keluar, namun saat mencari
di katalog dan tidak menemukan koleksi yang mereka inginkan.
4

Sebenarnya cara manual tidak terlalu menjadi masalah bagi mahasiswa

pengusul yang gemar membaca buku, namun proses pengusulan manual
jauh lebih lama daripada proses pengusulan secara online. Pengamatan yang
dilakukan menunjukkan mengusulkan buku secara manual dapat mencapai
waktu tunggu enam bulan untuk dapat diproses dalam tahap selanjutnya
sedangkan dengan cara online dalam satu hari sudah dapat diproses.
Dampaknya bisa saja pengguna yang membutuhkan buku tersebut untuk
suatu mata kuliah atau tugas misalnya, tidak akan dapat mempergunakan
buku tersebut di semester itu.

Mahasiswa yang membutuhkan suatu koleksi dan tahu bahwa koleksi

tersebut akan berguna bagi yang lain juga namun yang tidak tertarik dengan
dunia membaca, lebih memilih untuk tidak melakukan pengusulan buku
walaupun nantinya mahasiswa tersebut dapat melakukan pengusulan buku
secara online. Alasannya sangat sederhana, yaitu malas dan terlalu
meributkan. Alasan lainnya adalah kadangkala mereka hanya mengerti topik
yang sering dicari oleh mahasiswa karena berhubungan dengan mata kuliah
mereka, namun judulnya mereka tidak tahu sehingga mereka juga
kebingungan akan mengusulkan hal apa.

Respon program di bagian pengadaan sangat lambat. Hanya untuk membuka

halaman utama bagian inventori saja dapat memakan waktu satu hingga
empat menit sehingga menurunkan efisiensi waktu pengerjaan tugas.

Program untuk membuat beberapa laporan untuk keperluan pengadaan tidak

dapat diakses secara langsung di program utama bagian pengadaan
sehingga jika bagian pengadaan membutuhkan laporan yang dimaksud maka
bagian pengadaan perlu mencari terlebih dahulu dimana alamat untuk
mengakses laporan tersebut.

Tidak ada sistem otomatis yang melakukan kontrol terhadap anggaran

pembelian koleksi per departemen. Anggaran yang ada diberikan dan
disusun ulang per tahun ajaran. Masalah yang sering terjadi adalah terlalu
banyak memesan koleksi pada semester awal yang tidak dikontrol dengan
baik sehingga pada semester berikutnya anggarannya sudah habis dan
petugas akan kebingungan mengalokasikan pembelian tersebut pada
anggaran lainnya. Hal lain yang juga sering terjadi adalah hingga masa
anggaran akan berakhir, anggaran yang tersedia masih sangat banyak dan

tidak digunakan. Salah satu mengapa hal ini dapat terjadi adalah karena
jurusan tidak diberitahukan ada berapa sisa anggaran untuk pembelian
koleksi sehingga jurusan mengira bahwa anggarannya sudah habis untuk
pembelian koleksi waktu awal tiap semester.
9

Ada dua ekstrem dalam kasus pembelian koleksi. Proses pembelian koleksi
adalah dosen atau karyawan dapat mengusulkan pembelian buku ke
atasannya, dan atasannya akan memberikan keputusan apakah mau
membeli koleksi tersebut atau tidak. Kerap kali karena tidak ada yang
melakukan pemesanan koleksi (dalam hal ini banyak dosen yang malas
mengusulkan, maka apapun yang diusulkan oleh dosen tertentu akan
langsung disetujui karena masih berlimpahnya anggaran. Di sisi yang lain,
usulan pembelian koleksi umum perpustakaan sangat banyak jumlahnya.
Sebelum usulan ini ditindaklanjuti, kepala perpustakaan perlu melegalisir hal
ini dan memberikan prioritas. Namun karena keterbatasan waktu, kepala
perpustakaan tidak sempat menelaah lebih jauh usulan. Syukur-syukur kalau
pengusul memberikan deskripsi tentang buku yang diusulkannya, namun jika
tidak maka kepala perpustakaan hanya melihat dari judulnya saja dan
memberikan penilaian seketika (blink) terhadap usulan tersebut. Dengan cara
seperti ini tidak jarang suatu usulan yang baik ditolak dengan asumsi tidak
berguna atau tidak masuk dalam jenis buku yang perlu dibeli. Percobaan oleh
penulis dilakukan dengan mengusulkan sebuah novel dan tiga buah buku
strategic management tanpa menuliskan deskripsi, hasilnya adalah novel
tersebut ditolak dan tiga buku lainnya diterima dengan prioritas tinggi dan
menengah. Padahal novel yang diusulkan oleh penulis adalah novel tentang
strategic management juga yang dapat digunakan sebagai contoh studi
kasus di kelas yang mengisahkan bagaimana seorang wanita desa di China
yang tidak punya apa-apa namun karena memiliki strategic thinking berani
pindah ke ibukota dank arena strategic management-nya maka dia dapat
meraih sukses. Percobaan kedua dilakukan dengan mengusulkan dua buku
dimana yang pertama adalah novel dengan judul Company Killer tanpa
menuliskan (A Novel) dan buku yang kedua adalah Restaurant Man.
Asumsi penulis pada waktu itu adalah dua-duanya akan diterima karena
sama-sama berbau bisnis dan ada program studi yang dekat dengan istilah
restaurant. Namun hasilnya adalah novel diterima dan buku yang kedua
ditolak dengan alasan seperti buku biografi atau cerita tentang restoran.
Tentu saja hal ini sangat disayangkan, apalagi buku yang kedua. Memang
benar buku kedua berlatar restoran, namun prinsip-prinsip di dalamnya
adalah prinsip-prinsip yang sesuai dengan teori-teori strategic thinking dan
jika ingin dihubungkan dengan Blue Ocean Strategy maka buku ini dapat
menjadi referensi yang sangat baik. Perpustakaan UX menyadari hal ini dan
mungkin inilah salah satu factor mengapa banyak koleksi yang tidak
terpinjam walau telah dibeli dengan mahal sesuai dengan yang dijelaskan
dalam unit analysis. Memang benar bahwa pengukuran dibutuhkan tidaknya

suatu koleksi tidak hanya serta merta diukur dari berapa banyak peminjam,
namun juga dari seberapa banyak dibaca, namun pengukuran yang dapat
dilakukan saat ini hanyalah seberapa banyak dipinjam.
Usulan Sistem Pengadaan
1. Mengintegrasikan database program pengusulan yang saat ini masih terpisah
dengan database utama perpustakaan, demikian pula mengintegrasikan
aplikasi pengusulan ke dalam aplikasi utama perpustakaan. Hal ini penting
dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan pertama, kedua, dan ketujuh
pada sistem pengadaan. Memang jika menjalankan penggabungan DBMS dan
framework aplikasi secara langsung maka akan membutuhkan waktu yang
sangat lama sehingga memang perlu diperhatikan prioritas pengerjaan kedua
hal ini. Hal yang perlu dikerjakan pertama kali adalah mengintegrasikan
DBMS yang digunakan dan melakukan transfer serta konversi data dari DBMS
pengusulan ke DBMS utama. Hal ini menjadi lebih mudah dilakukan karena
sistem informasi pengusulan sudah menggunakan framework sehingga
migrasi dilakukan hanya dengan mengganti tujuan koneksi dan pemetaan
nama tabel jika ada yang berubah.
Pengukuran penyatuan database yang terpisah-pisah sebenarnya tidak
mempengaruhi efektivitas karena baik terpisah maupun dijadikan satu samasama efektif dalam menyelesaikan permasalahan. Namun penyatuan ini akan
meningkatkan efisiensi penggunaan waktu oleh bagian pengadaan. Pengujian
dilakukan dengan meminta bagian pengadaan untuk membuat laporan
tentang seberapa sering suatu koleksi dipinjam. Program untuk membuat
laporan ini tidak terintegrasi dalam program utama sehingga mereka perlu
mencari dahulu alamatnya karena mereka tidak hafal (yang dihafalkan hanya
alamat untuk program utama saja) dan hal ini memakan waktu rata-rata 2
menit hanya untuk mencari dimana alamat program tersebut (karena
sistemnya web based). Bandingkan misalnya untuk membuat laporan apa
yang dikerjakan bagian pengadaan hari ini yang langsung terintegrasi di
program utama yang telah terbuka, waktu untuk pencarian di menu hanya
sekitar 5 detik saja karena sudah hafal dengan lokasinya.
2. Menambahkan fitur agar mahasiswa juga dapat melakukan pengusulan
secara online. Sebenarnya fitur ini dapat dengan mudah dilakukan karena
sebenarnya secara database, data dosen dan mahasiswa disimpan dalam
satu tabel. Permasalahannya adalah otentikasi username dan password
antara mahasiswa dan dosen dilakukan dengan mengacu pada server yang
berbeda, namun hal ini tidak terlalu menjadi masalah karena secara
programming mudah dilakukan. Penambahan fitur ini akan menjawab
masalah nomor ketiga dan keempat di sistem pengadaan.
Agak susah untuk melakukan pengukuran terhadap hal ini karena tidak
sampai hingga tahap implementasi. Namun berdasarkan wawancara yang
dilakukan, pengusulan terhadap koleksi naik menjadi lebih dari 200% saat
pengusulan manual beralih ke pengusulan secara sistem informasi. Dari

beberapa wawancara yang juga dilakukan terhadap dosen, mereka merasa

bahwa menggunakan sistem online jauh lebih mudah karena di manapun
termasuk di luar negeri atau bahkan di toko buku saat mereka melihat-lihat,
mereka dapat langsung mengusulkan melalui mobile mereka.
3. Menyelesaikan permasalahan kelima dapat dilakukan dengan memberikan
suggestion kepada pengguna tentang buku-buku yang tidak dimiliki oleh
Perpustakaan UX namun yang mungkin adalah maksud dari pencarian
pengguna. Hal ini dapat dilakukan dengan mengintegrasikan suggestion ini
dengan program katalog perpustakaan. Jika pengguna tidak menemukan
buku yang dicarinya, maka akan ada kotak kecil yang muncul yang berisi
daftar buku yang mungkin dimaksud oleh pengguna yang datanya bisa
diambil dari Amazon atau situs sejenis yang menyediakan list buku yang
lumayan lengkap secara internasional. Dalam hal ini Amazon memang tidak
menyediakan layanan web services untuk mengakses datanya secara
langsung dan mudah, namun dapat dilakukan parsing HTML untuk
mengambil data, mengolahnya, dan menampilkan kepada pengguna
sehingga pengguna tinggal melakukan satu kali klik terhadap buku tersebut
untuk melakukan pengusulan.
4. Setelah dilakukan analisis mengapa respon program di bagian inventori
sangat lambat dikarenakan struktur program lama yang tidak baik. Data buku
yang dimiliki oleh Perpustakaan UX bertambah pesat setiap harinya, namun
kapasitas dan kemampuan server pengelola tidak bertambah. Respon
program menjadi lambat karena hanya untuk menampilkan sepuluh data
buku terbaru saja, program perlu melakukan retrieval semua data buku, lalu
diambil sepuluh bagian teratas saja. Cara paling sederhana untuk
menanggulangi hal ini adalah dengan menggunakan fitur limit yang dimiliki
oleh DBMS modern, yang memungkinkan program tidak perlu mengambil
keseluruhan data, namun hanya data yang tertentu saja sehingga proses
tidak menjadi berat. Analisis lain mengapa pengambilan data menjadi sangat
berat adalah adanya perubahan sistem untuk SEO sejak programmer baru
masuk dan mengambil alih pengembangan sistem. Demi menunjang
webomtrics, programmer baru melakukan perubahan besar-besaran pada
sistem bot mesin pencari, dimana bot mesin pencari diizinkan untuk
melakukan retrieval data dari server sekitar 10 tarikan tiap detiknya. Hal ini
sangat berbeda jauh dengan setting bot terdahulu yang hanya mengizinkan
penarikan default sekitar 10 tarikan tiap menit atau membiarkan Google dan
mesin pencari lainnya memutuskan berapa banyak tarikan secara otomatis.
Dengan banyaknya tarikan tiap detiknya, hal ini sama dengan ada 10
pengguna yang melakukan akses ke web secara bersama-sama setiap
detiknya. Hal ini tentu saja sangat memberatkan sistem yang tidak ada
penambahan kapasitas. Dengan semakin banyaknya akses yang masuk
namun tidak diimbangi dengan kenaikan kapasitas server, hal ini
mengakibatkan kemampuan pemrosesan server nampak melambat. Usulan

ini penting untuk segera ditindaklanjuti untuk menyelesaikan permasalahan

keenam di sistem pengadaan.
Pengukuran peningkatakan efektivitas jika menjalankan hal ini adalah tidak
ada, karena baik dengan cara lama maupun cara yang diusulkan adalah
menghasilkan hal yang sama. Namun pengukuran peningkatan efisiensi
menunjukkan pelonjakan yang sangat besar. Pengukuran dilakukan dengan
dua hal, pertama adalah analisis algoritma, kedua adalah dengan analisis
waktu nyata. Hasil pengukuran dapat dilihat dalam tabel di bawah ini:
Lama
Baru
Efisiensi
Algoritma
P+n+C
n+C
P
Waktu nyata
179 detik
2 detik
8950%
Secara algoritma, P melambangkan banyaknya semua data (populasi), n
adalah jumlah data yang ingin ditarik, dan C adalah konstanta waktu proses
yang relatif sama. Sesuai dengan penjelasan cara kerja sistem lama di atas,
maka ketika ingin mengambil sepuluh data saja maka sistem lama perlu
mengambil semua data dahulu lalu fetch 10 data yang dimaksud. Sistem
yang baru dengan sistem pengindeksan tidak perlu melakukan pengambilan
semua data sehingga dapat dilihat bahwa efisiensi yang dapat terjadi adalah
sebesar P yang dapat terus bertambah sesuai dengan penambahan koleksi.
Secara waktu nyata, pengukuran ini dilakukan ketika Perpustakaan UX
memiliki lebih dari 140.000 koleksi. Tentunya lama waktu pada sistem lama
akan terus bertambah seiring dengan penambahan jumlah koleksi sehingga
penerapan usul ini menjadi sangat penting untuk segera dilakukan.
5. Menyelesaikan masalah kedelapan dapat dilakukan dengan mengirimkan
notifikasi kepada kepala departemen secara periodik tentang keterpakaian
anggarannya. Hal ini dilakukan dengan tujuan kepala departemen yang
mungkin sibuk sehingga lupa masuk untuk mengecek sisa anggaran bukunya
dapat terus memantau perkembangan anggarannya seperti executive
summary. Cara lain adalah dengan mengubah tampilan sisa anggaran.
Sebisa mungkin sisa anggaran ditampilkan di dashboard saat kepala
departemen masuk dengan menggunakan meter daripada hanya berupa
angka biasa sehingga lebih menarik perhatian.
6. Menyelesaikan permasalahan ke-9 dapat dilakukan dengan membentuk DSS
yang berfungsi memberikan insight secara cepat kepada kepala
perpustakaan tentang apa buku tersebut, bagaimana pandangan orang luar
terhadap buku tersebut, dan merekomendasikan peringkat pembelian buku
tersebut. Berikut adalah gambaran faktor-faktor apa saja yang dapat
diperhitungkan dalam memebuat DSS ini:
Agar lebih efektif, usulan yang masuk ke kepala departemen jangan hanya
diketahui oleh pengusul saja, namun juga dibuka keluar. Dengan cara ini
orang lain yang melihat dan mungkin juga membutuhkan hal yang sama juga
dapat langsung memberikan up rating terhadap buku tersebut mengingat
banyak juga yang membutuhkan suatu buku namun malas untuk melakukan
pengusulan. Prinsipnya sama dengan Forum Mobilism, ketika ada orang yang

meminta suatu buku, maka orang lain yang juga membutuhkan buku yang
sama juga dapat ikut nimbrung untuk meningkatkan rating agar buku
tersebut diprioritaskan untuk segera dicarikan. Dengan cara demikian, secara
tidak langsung perpustakaan akan dapat mengetahui buku-buku mana saja
yang lebih dibutuhkan dan buku-buku mana saja yang dapat ditunda
pembeliannya.

Analisis Sistem Pengolahan

Permasalahan yang ada dalam sistem pengolahan:
1

Bagian pemrosesan yang memakan waktu paling lama adalah menentukan

subyek dan nomor katalog koleksi. Ada empat buku tebal yang merupakan
catalog DDC (Dewey Decimal Cataloging) sebagai referensi untuk
menentukan nomor katalog. Semakin detil nomor yang diinginkan untuk
dimasukkan,
tentunya
semakin
lama
waktu
pencarian
untuk
pengklasifikasian buku.

Pengambilan gambar buku atau koleksi tidak dijalankan dan tidak ada fitur
memasukkan gambar, padahal di bagian katalog terdapat gambar buku.
Tentu saja hal ini merupakan suatu yang lucu, bagamana mungkin bisa ada
gambar buku di katalog (yang selama ini selalu diisi gambar no picture) jika
tidak ada menu untuk memasukkan gambar ini.

Tidak adanya pengecekan kembali data-data yang dimasukkan oleh pihak

pustakawan karena keterbatasan waktu dan sumber daya. Pengecekan
dilakukan jika yang memasukkan data adalah mahasiswa paruh waktu dan
yang dicek adalah kesalahan-kesalahan umum saja. Bukan saja hal ini
menyusahkan pengguna karena tidak menemukan apa yang dicarinya,
namun juga dapat berdampak pada pengindeksan mesin pencari yang salah
mengindeks bahkan tidak akan pernah ditemukan pengguna di mesin
pencari.

Respon program yang sangat lambat di bagian pengolahan terutama bagian

pemrosesan yang dapat mengurangi efisiensi kerja bagian pengolahan.
Hanya untuk membuka menu utama fitur pemrosesan, dapat memakan
waktu satu hingga empat menit.

Program untuk membuat beberapa laporan untuk keperluan pengolahan

tidak dapat diakses secara langsung di program utama bagian pengadaan
sehingga jika bagian pengolahan membutuhkan laporan yang dimaksud
maka bagian pengolahan perlu mencari terlebih dahulu dimana alamat untuk
mengakses laporan tersebut.

Negara pada formulir penerbit berupa kolom isian dan bukan berupa
dropdown menu. Hal ini menyebabkan risiko kesalahan memasukkan data
menjadi besar, demikian juga risiko tidak menemukan data saat pencarian.
Misalnya bagian pengolahan salah memasukkan kata Indonesia dengan
Indonesa, maka ketika pengguna mencari Indonesia maka kata dengan
Indonesa tidak akan keluar.

Usulan solusi sistem pengolahan:

1. Menyelesaikan permasalahan pertama dapat dilakukan dengan membuat
DSS (Decision Support System) untuk memberikan referensi DDC apa yang
kira-kira cocok dengan buku tersebut. Namun ada cara yang lebih mudah,
yaitu dengan mengambil secara otomatis DDC buku atau koleksi tersebut
dari katalog online lainnya yang ada di Internet seperti di Library Congress,
Goodreads, OpenLibrary, eBay Catalogue, Classify, ISBNDB, KursLitterature,
dan sebagainya. Pengambilan ini dapat dilakukan secara otomatis
berdasarkan ISBN koleksi (satu-satunya bagian yang tidak mungkin sama
antara satu buku dengan yang lain) dengan menggunakan metode parsing.
Memang permasalahannya adalah cara ini hanya berlu untuk buku-buku
internasional, untuk buku-buku Indonesia mungkin memang agak susah.
Namun bukannya tidak mungkin jika suatu saat nanti Perpustakaan Republik
Indonesia berhasil memetakan semua buku yang keluar di Indonesia dan
melakukan katalogisasi, maka cara ini akan sangat mengefisiensikan proses
katalogisasi.
Analisis efisiensi dan efektivitas usulan dapat dilihat pada tabel berikut:
Manual
Otomasi
Efisien/Efektif
10-15
1 menit
1000-1500%
menit
Waktu pengerjaan (lokal)
10-15
N/A
N/A
menit
Akurasi (impor)
73,33%
90%
122,73%
Akurasi (lokal)
73,33%
N/A
N/A
Waktu yang digunakan untuk memberikan subjek dan nomor katalogisasi
relatif lama karena bagian pengolahan harus membaca dahulu setidaknya
latar belakang dan pendahuluan buku untuk mengerti gambaran besar apa
yang dibahas dalam buku tersebut. Setelah bagian pengolahan sedikit
mengerti, maka bagian pengolahan akan mencari subjek di daftar subjek
yang kira-kira cocok dan mulai membuka katalog DDC untuk memberikan
nomor yang sesuai. Semakin detil (semakin panjang) nomor yang diberikan,
waktu untuk mencarinya juga akan semakin lama.
Pengukuran pembanding dilakukan dengan langsung mencari di situs-situs
seperti Library of Congress atau situs-situs yang menyediakan buku-buku
DDC lainnya, namun hal ini hanya berlaku untuk buku-buku luar yang
biasanya dibeli melalui Amazon. Nampak dalam tabel dengan mencari
Waktu pengerjaan (impor)

langsung di situs-situs yang telah mengkatalogisasikan, efisiensi waktu

meningkat sangat tajam dan efektivitas dapat ditingkatkan. Perlu diketahui di
sini bahwa efektivitas tidak benar-benar diukur, namun yang diukur adalah
perceive of effectivity. Bagian pengolahan merasa bahwa jika mereka
mengambil langsung dari sumber-sumber yang dapat dipercaya dan melihat
betapa detilnya pemberian nomor katalogisasi, secara otomatis persepsi
orang yang membaca adalah penelusuran situs-situs tersebut jauh lebih detil
daripada yang mereka lakukan. Dalam hal efisiensi waktu yang diperlukan
adalah satu menit dengan cara otomasi dikarenakan mereka masih perlu
memasukkan ISBN atau mencari berdasarkan judul buku pada situs-situs
tersebut secara manual. Namun sebenarnya yang diusulkan adalah
pengambilan subjek dan nomor DDC ini secara otomatis dengan metode
parsing. Pengukuran ini masih belum dapat dilakukan karena pembahasan
dalam tesis ini dibatasi hingga desain dan tidak dilanjutkan dalam
implementasi.
2. Menangani permasalahan kedua adalah dengan menambahkan fitur upload
gambar. Namun akan timbul permasalahan berikutnya, yaitu ada banyak
sekali judul buku sejak berpuluh tahun lalu yang tidak memiliki gambar
(dapat dikatakan semua buku masih belum memiliki gambar cover). Jika
bagian pengolahan harus mencari satu per satu gambar-gambar buku ini
tentunya akan sangat membebani bagian pengolahan. Solusinya adalah
dengan mengambil secara otomatis gambar buku dari situs-situs yang
menyediakan cover seperti Amazon, Goodreads, dan sebagainya dengan cara
parsing.
Analisis efisiensi dan efektivitas solusi ini dapat dilihat pada tabel berikut:
Manual
Semi
Otomasi
Jumlah kerjaan (impor)
15/15
15/15
15/15
Jumlah kerjaan (lokal)
15/15
15/15
3/15
Waktu pengerjaan (impor)
698 detik
427 detik
193 detik
Waktu pengerjaan (lokal)
885 detik
757 detik
151 detik
Akurasi (impor)
100%
100%
100%
Akurasi (lokal)
100%
100%
100%
Pengukuran dengan cara batch (memeriksa semua koleksi berdasarkan ISBN
dan mencocokkannya di Amazon) dilakukan terhadap 10000 judul koleksi
terbaru yang dimiliki. Hasil pencarian batch hanya menemukan 1576 cover
buku. Dari 1576 cover buku yang ditemukan, diambil sampling 200 cover dan
dicocokkan secara manual untuk menguji efektivitas program yang dijalankan
secara batch. Hasilnya adalah dari 200 sampling ini seluruhnya adalah benar.
Namun perlu dicatat di sini, ada kemungkinan dari 1576 cover yang berhasil
diambil ada kesalahan di dalamnya karena belakangan ditemukan ketika
memasukkan suatu ISBN ke dalam alamat pencarian Amazon, hasil
pncariannya ada yang muncul double. Untungnya yang muncul di urutan
pertama adalah buku, baru yang muncul di urutan berikutnya adalah produk
lain yang tidak berkaitan. Secara sampling memang didapatkan hasil yang

sempurna, namun nampaknya ada kemungkinan bisa terjadi kesalahan

pengambilan jika produk buku yang muncul di bawah produk lainnya atau
malah tidak menemukan sama sekali buku namun menemukan produk yang
lain. Pengukuran menggunakan 10000 buku yang pertama ditujukan untuk
melihat seberapa banyak kelengkapan cover buku di Amazon, namun perlu
adanya pengukuran yang lebih kecil yang harus sama dengan metode
lainnya agar dapat dibandingkan dengan tepat. Pengukuran kedua dilakukan
dengan mengambil 30 buku terbaru, 15 buku lokal dan 15 buku impor.
Hasilnya adalah cover buku yang ditemukan berjumlah 18 buku (15 buku
impor dan 3 buku lokal) dengan akurasi 100%.
Pengukuran dengan cara semi otomatis dilakukan sebagai berikut: disediakan
suatu menu upload secara manual namun juga aplikasi dapat memberikan
referensi pilihan cover buku yang diambil dari Amazon, Google Books, dan
Goodreads. Pengguna pertama kali akan menekan tombol untuk mencari
referensi. Jika aplikasi menemukan cover buku maka aplikasi akan
memperlihatkan daftar cover yang berhasil diambil dan jika ada yang cocok
maka pengguna tinggal mengklik dan secara otomatis program akan
mengunduh dan menyimpan cover mana yang dipilih. Jika program tidak
menemukan atau program menemukan namun tidak ada yang cocok setelah
dicek oleh pengguna, maka pengguna perlu mencari dan melakukan upload
secara manual. Perlu dijelaskan di sini alasan mengapa pada sistem batch
hanya menggunakan Amazon dan tidak menggunakan Google Books dan
Goodreads, padahal secara logika semakin banyak pilihan adalah semakin
baik. Hal ini dikarenakan sistem pencarian di Amazon yang masih
menggunakan exact phrase, dibandingkan dengan situs lainnya yang sudah
menggunakan semantic search. Pencarian secara exact phrase akan
menampilkan hasil not found jika tidak menemukan produk dengan
spesifikasi yang sesuai dengan yang dimasukkan pengguna, namun semantic
search akan berusaha menghindari kata not found. Pada semantic search,
jika tidak menemukan produk yang sangat sesuai dengan apa yang
dimasukkan pengguna, dia akan berusaha mencari produk yang mirip-mirip.
Hal ini tentunya sangat berbahaya jika diterapkan pada batch karena tidak
adanya pengecekan oleh user sama sekali. Pengukuran dilakukan dengan
mencari 30 cover buku terbaru dengan perincian 15 buku lokal dan 15 buku
impor, hasilnya adalah 100% menemukan semua cover buku yang dicari. 23
buku ditemukan dengan sistem referensi, sedangkan sisanya dicari secara
manual di Gramedia Online atau situs-situs lainnya.
Pengukuran ketiga dilakukan dengan cara yang benar-benar manual tanpa
bantuan referensi dari sistem dimana bagian pengolahan mencari gambar,
melakukan save gambar tersebut ke dalam harddisk, dan melakukan kembali
upload gambar tersebut ke dalam sistem utama. Secara waktu nampak
bahwa hasilnya memang jauh lebih lama, namun akurasinya sama dengan
pengukuran kedua, yaitu 100%. Waktu pengerjaan pencarian cover bukubuku lokal relatif sama dengan pencarian buku-buku lokal secara semi

otomatis karena memang walaupun menggunakan semi otomatis tidak

ditemukan cover yang sesuai sehingga perlu dicari sendiri secara manual.
Melihat data pengujian di atas, nampaknya menggunakan sistem batch
masih agak susah untuk dilakukan. Walaupun sistem ini dapat menemukan
cover semua buku impor, namun sistem tidak akan dapat membedakan
apakah yang dimaksud adalah buku impor atau bukan. Sistem batch
dianjurkan untuk mencari cover untuk buku-buku lama yang sudah tidak ada
lagi sumber daya untuk mengolah ulang. Sistem semi otomatis adalah yang
dianjurkan untuk penanganan buku-buku baru karena nampak lebih cepat
dari sistem manual dengan tingkat akurasi yang sama.
3. Menyelesaikan permasalahan kurangnya sumber daya untuk melakukan
penjaminan mutu katalogisasi dapat dipecahkan dengan meminta tolong
pihak luar. Pustakawan memang ahli dalam memberikan subjek buku dan
nomor katalogisasi, namun sering kali pustakawan tidak mengerti isi dari
suatu buku sehingga kadang mereka hanya melakukan skimming isi buku
dan kemudian melakukan perkiraan dalam pengisian subjek. Belum lagi
masalah kesalahan penulisan anak judul, deskripsi, atau hal lainnya yang
mungkin tidak sempurna. Perpustakaan UX sudah tidak memiliki sumber
daya untuk memeriksa ulang kelengkapan metadata, apalagi untuk
membaca buku-buku tersebut. Untuk itu diperlukan solusi untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengerjaan dalam bidang ini. Efisiensi
dapat dilakukan dengan membentuk sistem referensi yang memberikan
suggestion langsung kepada bagian pengolahan dengan berbasisikan ISBN
koleksi dan mencocokkannya dengan situs-situs lain yang juga memiliki
metadata seperti Amazon, Goodreads, dan sebagainya. Dalam hal ini validasi
tetap dilakukan oleh bagian pengolahan, sistem otomasi hanya berfungsi
untuk memberikan suggestion karena belum tentu metadata yang diambil
sudah lengkap dan benar. Meningkatkan efektivitas dapat dilakukan dengan
membuat sistem yang melibatkan dosen atau pihak lain yang memang
mengerti di bidang tersebut untuk mmbantu memberikan gambaran kira-kira
subjek apa yang cocok dengan koleksi tersebut. Perpustakaan UX juga dapat
melibatkan pengguna dalam hal memperbaiki metadata yang mungkin salah
dengan memberikan semacam tombol report dan memberikan suggestion
apa yang salah dan mana yang benar. Tentunya hal ini tidak langsung akan
mengubah data, namun bagian pengolahan perlu untuk melakukan verifikasi
terlebih dahulu.
Karena masih belum terdapat implementasi sistem, mengukur hal ini adalah
susah dan tricky jika tidak berhati-hati menganalisis. Ada dua hal yang diukur
dalam pengukuran terkait kerjasama dengan dosen: pertama adalah bukubuku yang diusulkan oleh dosen dimana dosen tersebut sudah pernah
membaca dan memilikinya, kedua adalah buku-buku yang diusulkan oleh
dosen namun dosen tersebut belum pernah membacanya. Di sisi yang lain,
bagian pengolahan juga berusaha untuk mengerjakan sebisanya dulu sesuai
dengan kemampuan dan pemahamannya terhadap buku tersebut

berdasarkan skimming. Komunikasi dengan dosen pengusul dilakukan melalui

email karena sistem utama yang ada saat ini masih belum bisa
mengakomodasi hal ini. Hasil penelitian menunjukkan bahwa cara ini tidak
efisien secara waktu karena kadang bagian pengolahan perlu menunggu
hingga satu minggu dan paling cepat dua hari sebelum mendapatkan balasan
email. Jumlah buku yang dikirimkan untuk diminta bantuan terhadap
pengisian subjek adalah 23 buku. Dalam penelitian ini, bagian pengolahan
mengakui bahwa dari 23 buku yang dimintai bantuan, 17 buku yang
dikirimkan balik beserta dengan subjeknya sangat memberikan insight bagi
mereka. Pula, bukan berarti jika waktu tunggu yang lama adalah menurunkan
efisiensi kinerja bagian pengolahan, justru mereka dapat sedikit berlega
karena beban pekerjaan mereka sedikit berkurang dan mereka dapat
mengolah koleksi yang lainnya. Permasalahannya memang buku atau koleksi
tersebut tidak bisa segera diberikan kepada publik untuk dipinjam. Dalam
usulan ini dapat ditarik kesimpulan bahwa usulan ini dapat meningkatkan
efisiensi dan efektivitas bagian pengolahan.
Pengukuran kedua dilakukan untuk mengukur efisiensi dan efektivitas sistem
rekomendasi metadata koleksi berdasarkan ISBN. Belum adanya
implementasi sistem menyebabkan pengukuran ini menjadi sedikit susah,
namun perkiraan hasil dapat diketahui dengan membuat mini simulasi.
Pencarian metadata di Google Books, Amazon, atau Goodreads untuk bukubuku impor dapat dikatakan sudah sangat lengkap, termasuk tebal buku,
jumlah halaman, dan informasi-informasi lainnya. Jika suatu saat sistem
sudah dapat mengambil dan memetakan metadata untuk memberikan
referensi bagi bagian pengolahan, maka tugas bagian pengolahan tentu saja
akan menjadi sangat ringan dimana bagian pengolahan hanya tinggal
mencocokkan dan mengubah apa-apa yang salah saja. Untuk pengisian
metadata buku yang diperlukan tanpa subjek dan nomor katalogisasi, untuk
satu buku dapat memakan waktu 4-6 menit. Anggaplah yang digunakan
adalah waktu yang terlama, hal ini dibandingkan dengan ketika bagian
pengolahan memeriksa hasil pekerjaan yang dilakukan oleh mahasiswa paruh
waktu. Tujuan dari usulan ini adalah sama seperti mahasiswa paruh waktu
membantu memasukkan data, namun hal ini dijalankan secara otomatis
sehingga dapat melakukan efisiensi biaya pula. Bagian pengolahan ketika
memeriksa apa yang menjadi pekerjaan mahasiswa paruh waktu, hanya
memerlukan waktu antara 1-2 menit saja. Hal ini berarti bahwa efisiensi
waktu minimal dapat ditingkatkan 300%. Belum lagi jumlah mahasiswa paruh
waktu dapat diminimalkan di bagian ini. Jika ada dua orang mahasiswa paruh
waktu yang gaji rata-rata per bulannya adalah 600.000 rupiah, maka dalam
sebulan Perpustakaan UX dapat menghemat anggaran hingga 1.200.000
rupiah. Efektivitas tentunya juga dapat ditingkatkan dari kesalahan
pengetikan karena akan selalu ada double check, dari sistem referensi
metadata dan dari manual check untuk mencocokkan kembali data yang
diambil dengan realita.

4. Menyelesaikan permasalahan keempat adalah sama dengan menyelesaikan

permasalahan pada sistem pengadaan inventori yang sangat lambat untuk
diakses. Hal ini dapat dilakukan dengan mengubah algoritma sistem dan
mengganti DBMS dengan yang lebih baru.
Pengukuran yang dilakukan dalam hal ini sama seperti yang ditulis dalam
pengukuran usulan keempat dalam sistem pengadaan.
5. Menangani permasalahan kelima adalah sama dengan menangani
permasalahan aplikasi bagian pengadaan yang juga terpisah-pisah. Memang
permasalahan ini jika tidak ditangani tidak akan berpengaruh terhadap
efektivitas, namun sangat berpengaruh terhadap efisiensi kerja. Cara yang
paling mudah adalah dengan mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang
terpisah ke dalam satu aplikasi utama.
Pengukuran yang dilakukan dalam hal ini adalah sama dengan pengukuran
usulan pertama dalam sistem pengadaan.
6. Menyelesaikan
permasalahan
keenam
dapat
dilakukan
dengan
menambahkan tabel negara pada database dan membuat pilihan negara
menjadi menu dropdown atau autocomplete. Jika harus memilih salah satu
antara menu dropdown atau autocomplete, maka berdasarkan analisis
efisiensi nampaknya menggunakan autocomplete sedikit lebih baik. Efisiensi
juga dapat lebih ditingkatkan dengan memberikan nilai default Indonesia
pada field ini.
Analisis peningkatan efektivitas dapat dilihat dari melihat 10000 data yang
mengandung field negara pada tabel anggota. Dari 10000 data ini, terlihat
bahwa 6576 data null, padahal secara sekilas nampak bahwa anggota ini
adalah berasal dari Indonesia semua. Ketika ditanya mengapa data ini null
adalah karena tidak penting, namun hal ini sebenarnya bertentangan dengan
prinsip pembuatan database, jika memang tidak penting mengapa disimpan
dan pula mengapa ada yang terisi dan ada yang tidak terisi. Pengukuran
berikutnya adalah dengan membandingkan 1000 data kata Indonesia pada
field negara, ditemukan bahwa sebanyak 957 record menggunakan kata
Indonesia, 21 record menggunakan kata indonesia dan 22 recrord
menggunakan kata INDONESIA. Hal ini menandakan ketidakkonsistenan
data, dan risiko ke depannya akan besar jika suatu saat ingin melakukan
migrasi data ke DBMS lain yang secara default menggunakan metode casesensitive. Saat ini memang masih belum masalah karena secara default
masih menggunakan Oracle yang menerapkan case-insensitive terutama
dalam perintah LIKE di SQL-nya, namun ke depan tentunya akan ada risiko
hal ini bermasalah. Belum lagi ditemukan 3 record yang menggunakan kata
Indonesa yang langsung diperbaiki ketika terjadi penemuan ini. Hal-hal
seperti ini tentunya dapat dihindari jika nama negara dijadikan master.
Analisis efisiensi sebenarnya tidak berbeda jauh dengan mengetikkan secara
manual, hanya saja jika diberikan nilai default maka akan lebih cepat karena
tidak perlu lagi mencari berdasarkan abjad atau mengetik huruf depan nama
suatu negara. Pengamatan sekilas menunjukkan bahwa pencarian negara

menggunakan autocomplete dan dropdown lebih baik menggunakan

autocomplete karena menggunakan dropdown masih harus melakukan scroll
dan jika letaknya jauh, akan makan waktu juga untuk mendapatkan nilai yang
diinginkan.

Analisis sistem sirkulasi

Permasalahan yang ada dalam sistem sirkulasi:
1. Layanan yang diberikan pada konsumen maksimal adalah satu menit, namun
tidak ada sistem yang mengukur hal ini. Dahulu pernah diterapkan metode
untuk mengukur lamanya layanan referensi menggunakan stop watch,
namun kemudian metode ini dihentikan karena kurangnya sumber daya
manusia yang mengukur.
2. Data buku untuk pameran tidak terkoneksi dengan data yang ada di
database. Buku baru oleh bagian pengolahan akan dipajang pada etalase
selama satu minggu, setelah itu buku-buku tersebut tidak langsung
diletakkan pada rak namun diletakkan pada rak sirkulasi. Dalam database
tentu saja status buku ini available, sehingga banyak pengunjung yang
menyanyakan mengapa buku tidak ada di raknya. Buku-buku tersebut
diletakkan dalam rak dengan tujuan jika pengusul buku tersebut ingin
meminjam, maka tidak perlu mencarinya di rak namun dapat langsung
mencarinya pada meja sirkulasi sebagai bentuk terima kasih perpustakaan
karena mau memberikan kontribusi berupa masukan. Namun seringkali bukubuku ini tidak dipinjam oleh pengusulnya sehingga terus menumpuk dan
tidak dikembalikan.
3. Tidak adanya sistem untuk mendapatkan masukan dari pengguna. Selama ini
masukan yang ada hanya disediakan dalam bentuk kertas di meja sirkulasi
namun tidak pernah ada yang memasukkan saran. Kemudian perpustakaan
berusaha mengganti metode yang ada dengan kotak satisfied dissatisfied
untuk menyederhanakan saran dan memancing lebih banyak respon
pengguna, namun dari penelitian yang dilakukan penulis seringkali kotak ini
dibuat main oleh pengguna dengan memasukkan banyak sekali kartu yang
menyebabkan hasil kotak ini tidak valid. Namun selama ini hasil
penghitungan kotak ini langsung dinilai apa adanya dan menjadi laporan
bulanan dan tahunan.
4. Sistem absensi atau counter pengunjung tidak terintegrasi dengan database
perpustakaan. Hal ini berimplikasi pada susahnya mengolah data pengunjung
perpustakaan. Misalnya perpustakaan membutuhkan data kapan saja waktu
yang ramai dikunjungi, staf perpustakaan perlu melakukan fetch data secara
terpisah yang memerlukan waktu lebih lama karena harus melakukan proses
transfer dan sebagainya. Pula analisis data hanya bisa dilakukan dalam
lingkup yang sempit saja. Misalnya perpustakaan ingin membuat sistem data

mining dimana menghubungkan jam kunjungan, lama kunjungan, dan

peminjaman buku, hal ini tidak akan dapat dilakukan karena terpisahnya data
satu dengan yang lain.
Usulan perbaikan sistem sirkulasi:
1. Untuk menyelesaikan masalah pertama dapat dilakukan dengan
melakukan timer otomatis sejak dari awal bagian sirkulasi memasukkan
nomor identitas peminjam hingga bagian sirkulasi mencetak nota. Hal ini
dapat dilakukan dengan mudah dengan menambahkan baris
programming menggunakan bahasa Javascript. Program utama yang
dibuat adalah menggunakan bahasa PHP yang bersifat server based,
artinya segala proses yang terjadi dilakukan di dalam komputer server,
namun hal ini akan menyulitkan programmer jika harus menggunakan
PHP untuk membuat timer karena juga akan memperberat kinerja server.
Maka solusinya adalah khusus penggunaan timer perlu dibuat dengan
menggunakan Javascript yang bersifat client based, artinya dijalankan di
komputer atau browser masing-masing pengguna.
Dengan menerapkan usulan ini keefektifan pengukuran akan dapat
ditingkatkan karena langsung menggunakan system yang presisi tinggi
daripada harus dilakukan secara manual yang bisa saja terlambat
menekan tombol stopwatch dan sebagainya. Keefisienan pun akan dapat
ditingkatkan karena tidak perlu lagi membutuhkan sumber daya manusia
untuk melakukan hal ini.
2. Masalah kedua secara mudah dapat diatasi tanpa perlu menambahkan
fitur atau tabel apapun pada database. Cara yang paling mudah adalah
dengan menambahkan status koleksi pada tabel master status atau
menambahkan lokasi pada master lokasi. Ketika buku yang selesai diolah
diputuskan untuk dipamerkan, maka lokasi atau statusnya perlu diubah
sedang dipamerkan sehingga pengguna yang ingin mencari buku tersebut
tidak kebingungan. Untuk sementara waktu tidak perlu ada fitur khusus
pada aplikasi, namun memang jika ingin memudahkan pengguna dan
karena masalah ini sedikit banyak juga berhubungan dengan masalah
sistem referensi ketujuh, maka dapat dibuat tabel tersendiri yang
mencantumkan buku-buku apa saja yang dipamerkan pada suatu periode
tertentu sehingga bagian referensi juga tidak perlu memasukkan data
secara manual untuk membuat berita.
Cara ini tentunya efektif menyelesaikan permasalahan, tetapi tidak hanya
itu saja, cara ini juga meningkatkan keefisienan karena juga berhubungan
dengan bagian referensi. Satu kali jalan saja maka permasalahan di divisi
pengolahan, sirkulasi, dan referensi yang saling berhubungan ini akan
terselesaikan.
3. Menyelesaikan permasalahan ketiga merupakan tantangan tersendiri bagi
Perpustakaan UX. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa walaupun
pengguna dapat memasukkan masukan atau komentar secara online,

namun pengguna merasa malas untuk menuliskan uneg-unegnya ke

dalam sistem. Di sisi lain, sistem satisfied-dissatisfied yang dilakukan
oleh pihak sirkulasi adalah bersifat umum. Perpustakaan akan hanya tahu
secara umum saja, namun tidak tahu bagian mana saja yang perlu
ditingkatkan atau yang sudah bagus untuk dipertahankan. Perpustakaan
membutuhkan cara untuk mengukur hal-hal yang lebih spesifik, dan
pengguna juga perlu sesuatu yang praktis karena waktu mereka yang
terbatas. Berdasarkan penelitian, hal ini sedikit banyak dapat diatasi
dengan siste polling, namun penempatan polling ini di dalam katalog yang
perlu diperhatikan. Misalnya jika perpustakaan ingin mengetahui tentang
apakah pengguna puas terhadap koleksi yang dimiliki perpustakaan, maka
program dapat menampilkan mini polling seperti Apakah Anda
menemukan apa yang Anda cari di katalog ini? dan pengguna hanya
perlu menjawab ya atau tidak saja. Penempatan polling ini dapat
diletakkan di bagian atas hasil pencarian sehingga langsung nampak
jelas. Untuk mendapatkan hasil yang lebih detil memang sebelum mengisi
polling tersebut pengguna perlu masuk ke akun pribadi mereka, namun
berdasarkan penelitian cara seperti ini malah akan membuat pengguna
terutama mahasiswa merasa kesusahan dan malah tidak akan mau
mengisi nantinya.
4. Menyelesaikan masalah keempat adalah dengan mengintegrasikan
program pintu perpustakaan dengan database utama. Hal ini tentunya
tidak akan menyulitkan karena database pintu perpustakaan hanya terdiri
dari satu tabel saja, namun permasalahannya adalah aplikasi ini dibuat
dengan outsource. Tidak ada source code yang diberikan sehingga untuk
mengganti hal ini perlu menghubungi pihak outsource. Usulan tentang hal
ini adalah lebih baik untuk segera menangani hal ini dengan meminta
pihak outsource mengganti koneksi yang ada ke database utama (yang
akan sangat mudah dilakukan). Jika pihak perpustakaan takut bahwa
alamat IP dan password DBMS keluar sehingga menyebabkan kerawanan
terhadap sistem keamanan, maka pihak perpustakaan dapat meminta
pihak outsource untuk mengambil setting koneksi DB di file eksternal
yang dapat diganti-ganti secara pribadi oleh pihak perpustakaan.
Analisis efisiensi yang ditimbulkan oleh usulan ini adalah seperti usulan
pertama pada bagian pengadaan.

Analisis Sistem Referensi

Permasalahan sistem bagian referensi:
1. Pembuatan surat ke luar institusi dilakukan secara manual dengan
memanfaatkan program Microsoft Word, sebenarnya hal ini terlalu memakan
waktu lama dan pencatatan pemesanan juga dilakukan secara manual.

2.

3.

4.

5.

6.

Pengunjung tidak dapat menunggu surat yang dipesannya langsung jadi

karena prosesnya memakan waktu lama, pula terdapat resiko bagian
referensi melupakan tugasnya ini karena tertumpuk dengan pekerjaan yang
lain.
Bagian referensi juga bertanggung jawab atas berita-berita tentang
perpustakaan yang diberikan kepada publik. Bagian ini seringkali kesusahan
dalam melakukan maintenance berita karena terdapat beberapa situs dan
social media yang harus di-update secara bersamaan. Belum lagi terdapat
banyak akun yang harus diperiksa untuk melihat apakah ada pesan yang
masuk atau tidak. Pekerjaan ini tentunya time consuming dan membuat job
description yang lain semakin menumpuk.
Bagian referensi juga bertanggung jawab dalam pertukaran koleksi yang
dimiliki perpustakaan. Bagian ini juga menerima permintaan dari pengguna
jika pengguna membutuhkan suatu referensi. Permasalahannya adalah ketika
pengguna menginginkan suatu koleksi, maka bagian referensi akan membuka
situs perpustakaan mitra dan mulai mencari satu per satu apakah
perpustakaan mitra mempunyai koleksi yang dibutuhkan pengguna tersebut.
Hal ini tentunya juga time consuming melihat jumlah permintaan pengguna
terhadap suatu koleksi semakin meningkat dan pengguna juga tidak sebatas
pengguna dari dalam universitas juga.
Perpustakaan juga memiliki banyak sekali koleksi electronic book dan
berbagai dokumen elektronik lainnya yang memang hanya diperuntukkan
untuk penggunaan internal saja. Namun tidak ada database untuk menelusuri
koleksi ini sehingga jika pengguna ingin mencari suatu koleksi, maka
pengguna harus mencarinya secara manual melalui daftar yang dicetak.
Daftar ini tidak dicetak berdasarkan urutan abjad judul atau pengarang,
namun tidak beraturan sesuai dengan nama media penyimpanannya.
Selama ini pengukuran akses ke website terutama yang berhubungan dengan
katalog dicatat menggunakan program Awstats, namun belakangan terdapat
banyak masalah terhadap program ini di semua server yang ada seperti
beberapa bagian dalam file menjadi corrupt yang menyebabkan berhentinya
proses penghitungan dan tidak dapat melakukan konversi otomatis setiap
awal bulannya. Hal ini tentunya menghambat pekerjaan bagian referensi
karena bagian ini yang bertanggung jawab melakukan rekapitulasi jumlah
pengunjung, halaman mana saja yang paling banyak diakses, dari negara
mana saja yang mengakses, dsb. untuk dimasukkan dalam laporan tahunan
perpustakaan. Laporan ini tentunya menjadi salah satu aspek penilaian
kinerja perpustakaan tiap tahunnya yang juga berpengaruh terhadap bonus
tahunan pegawai perpustakaan.
Katalog perpustakaan sudah dapat menampilkan file-file PDF dalam bentuk
image dengan tujuan agar pengguna tidak dapat mengunduh dan melakukan
copy paste terhadap konten digital yang dimiliki. Permasalahannya adalah
bagaimana menampilkan konten video yang masih belum bisa dilakukan
hingga saat ini. Ada dua permasalahan yang menjadi pertimbangan:

bagaimana menghindari penggunaan Flash Media Player untuk menampilkan

video karena tidak semua browser support akan hal ini dan bagaimana
menjaga keamanan sehingga pengguna tidak dapat mengunduh konten ini.
7. Setiap minggunya ada pergantian buku-buku yang dipamerkan di rak
pameran dan bagian ini bertanggung jawab untuk memberitahukan daftar
buku-buku pameran kepada publik. Namun permasalahannya adalah bagian
referensi tidak tahu buku-buku mana saja yang dipamerkan sehingga bagian
ini perlu mencatat secara manual buku-buku apa saja yang dipamerkan
karena tidak adanya data di database yang menerangkan akan hal ini. Hal
yang sama juga berlaku untuk pemutaran film bioskop tiap minggunya ruang
theater, bagian pengolahan yang menentukan, namun bagian referensi yang
mengumumkan dilakukan secara manual sehingga ada gap waktu yang
cukup lama antara keputusan dan pemberitaan buku.
8. Kurangnya sumber daya yang tersedia untuk mengukur keterpakaian buku.
Selama ini pengukuran keterpakaian buku hanya didasarkan pada berapa
banyak suatu koleksi dipinjam, namun memang pengukuran ini sangatlah
dangkal karena menilai keterpakaian buku juga seharusnya dikombinasikan
dengan buku yang dibaca di perpustakaan dan langsung dikembalikan.
Mahasiswa dan pengguna perpustakaan lainnya jika telah mengambil suatu
buku dari rak, maka tidak boleh mengembalikan lagi ke tempatnya yang
semula dan membiarkan petugas yang akan mengembalikan karena mereka
yang akan mengatur dan memiliki kemampuan pengurutan yang baik.
Seharusnya sistem ini sangat memungkinkan untuk mencatat penggunaan
buku yang berserakan di meja, namun kurangnya sumber daya
menyebabkan hal ini tidak diukur, yang diukur hanya penggunaan majalah
saja karena jumlahnya yang relatif sedikit. Pengukuran manual ini dahulu
memang telah dijalankan, namun dengan semakin banyaknya buku yang
berserakan dan keterbatasan sumber daya, maka hal ini tidak lagi dilakukan.
Usulan perbakan sistem referensi:
1. Menyelesaikan permasalahan pertama dapat dilakukan dengan membuat
program yang menyediakan template surat dimana bagian referensi hanya
perlu memasukkan data-data yang bersifat variabel saja. Sebenarnya datadata ini sudah ada, namun kurang dimaksimalkn penggunaannya. Misalnya
dalam template surat untuk alamat instansi yang ingin dituju perlu ada
nama, alamat, dan kota instansi. Sebenarnya pengguna (bagian referensi)
hanya perlu memasukkan nama instansi (melalui menu dropdown atau
autocomplete) dan setelahnya program akan membantu pengguna untuk
mengisi alamat dan kota sesuai yang tertera dalam database. Demikian juga
bagian referensi hanya perlu memasukkan nomor atau nama pengguna dan
program akan dapat membantu mengisikan hal-hal yang lainnya. Jika ada
program yang seperti ini, bukan saja pengerjaan akan menjadi jauh lebih
cepat (bisa langsug jadi), namun data-data yang ada juga akan dapat

dimasukkan dengan mudah ke dalam database untuk sewaktu-waktu jika

diperlukan tracing.
Efektivitas dalam hal ini ditingkatkan dengan adanya audit trail karena
melibatkan database, dan efisiensi juga dapat sangat ditingkatkan karena
tidak seperti template yang masih perlu mengganti banyak variabel, dengan
sistem yang diusulkan dan dengan memanfaatkan kelengkapan data yang
dimiliki oleh Perpustakaan UX maka pegguna hanya perlu untuk memasukkan
sekitar dua variabel saja, itu pun dapat dengan mudah dicari menggunakan
fasilitas autocomplete.
2. Cara paling utama untuk menyelesaikan permasalahan kedua adalah dengan
mengintegrasikan database yang saat ini terpisah-pisah, sehingga bagian
referensi hanya perlu memasukkan satu berita saja dan secara otomatis
semua situs akan ikut berubah karena database-nya satu. Mengenai update
berita di media sosial, hal ini memang akan menjadi tantangan tersendiri
bagi programmer namun bukannya tidak mungkin untuk dibuat otomatis.
Banyak media sosial sekarang yang menyediakan fasilitas web services yang
dapat mengkoneksikan database pengguna dengan database media sosial.
3. Permasalahan ketiga tidak dapat diselesaikan dengan mudah karena terkait
pihak luar. Cara yang paling mudah adalah dengan membuat web service
yang menggunakan standar OAI-PMH baik bagi Perpustakaan UX dan
perpustakaan mitra. Hal ini tidak dapat dilakukan sendiri saja, namun
perpustakaan mitra juga harus mau melakukan hal ini. OAI-PMH adalah
standar XML yang digunakan untuk menampilkan data buku atau koleksi
digital sesuai dengan permintaan. Dengan adanya standar yang sama, tanpa
perlu langsung mengakses ke database tiap-tiap perpustakaan mitra pun,
perpustakaan akan mampu mendapatkan data-data koleksi yang diinginkan.
Namun memang kesadaran untuk menggunakan OAI-PMH ini masih sangat
jarang terutama untuk Indonesia, maka ada cara yang lain yaitu
menggunakan parsing HTML. Jika OAI-PMH menggunakan standar sehingga
mudah untuk digabungkan, maka parsing tidak memiliki standar namun kita
yang perlu mempelajari standar mereka satu per satu. Cara ini tentunya akan
memakan waktu yang sangat lama dan jika ada perubahan tampilan HTML
maka perlu disesuaikan ulang lagi, namun cara ini tidak mengharuskan
masing-masing perpustakaan menggunakan standar yang sama.
4. Permasalahan keempat bisa dikatakan permasalahan daerah abu-abu
terutama dalam hal pelanggaran hak cipta karena memang koleksi electronic
book yang dimiliki diambil dari situs-situs yang melanggar DMCA (Digital
Millenium Copyright Act). Hingga saat ini pertimbangan untuk tidak
memasukkan dalam database adalah karena takut hal ini akan keluar dari
Perpustakaan UX (apalagi jika muncul di katalog) sehingga dapat
dipermasalahkan. Namun jika tidak dimasukkan dalam database, maka
datanya semakin bertambah banyak dan tidak ada kontrol mana yang sudah
pernah ada, mana yang masih belum. Cara untuk menyelesaikan
permasalahan ini adalah dengan membuat table yang terpisah dalam

5.

6.

7.

8.

database yang sama untuk menyimpan data-data buku ini, dan program
catalog pun perlu dibuat terpisah. Katalog bisa dibuat sama, namun fitur
pencarian electronic book ini tidak boleh dapat diakses kecuali jika pengguna
menggunakan IP local Universitas X melalui jaringan Wi-Fi atau LAN.
Cara paling mudah untuk menyelesaikan permasalahan kelima tentu saja
dengan membuat sendiri database dan program untuk mencatat akses
pengunjung. Namun tentu saja hal ini membutuhkan effort yang sangat besar
untuk dapat membuat program sedetil dan sebaik Awstats. Pula jika program
tersebut langsung diintegrasikan dalam program katalog, maka proses yang
dilakukan pengguna juga akan semakin lambat karena akan langsung
disimpan dalam database. Program Awstats tidak memberatkan proses
karena tidak langsung berhubungan dengan program utama dimana
prosesnya mengambil data dari file log sistem. Cara lain jika tidak ingin ribut
adalah dengan menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Google Analytics
(GA) yang memiliki kemampuan setara bahkan lebih baik dari Awstats.
Menggunakan GA tentu saja akan memperlambat proses karena sistemnya
hampir sama dengan langsung menyimpan di database sendiri, hanya ini
disimpan di database Google, namun ada beberapa kelebihan menggunakan
GA: data terjamin keberadaannya karena disimpan oleh developer besar dan
tidak perlu menggunakan space sendiri, GA dapat langsung dihubungkan
dengan Google Developer untuk meningkatkan SEO, dan tidak perlu
melakukan update program karena secara otomatis dapat langsung terupdate jika Google melakukan update.
Permasalahan keenam dapat diatasi dengan mengganti standar HTML dari
HTML4 atau XHTML4 ke HTML5 atau XHTML5. Dalam HTML5, sudah terdapat
tag video secara langsung sehingga untuk menampilkan video dengan format
global tidak perlu lagi menggunakan aplikasi ketiga seperti Flash Media
Player. Untuk keamanan agar file video tidak dapat diunduh secara langsung,
dapat digunakan standar enkripsi keamanan, namun sebaik apapun enkripsi
pasti akan dapat diambil juga terutama jika menggunakan program seperti
Screen Capture. Usulan terkait masalah keamanan adalah Perpustakaan UX
tidak perlu untuk menampilkan full version, dan hanya menampilkan full
version di computer-komputer local tertentu saja.
Permasalahan ketujuh dapat diselesaikan dengan usulan yang sama pada
usulan kedua bagian sirkulasi. Secara singkat dapat dilakukan dengan
menambahkan table untuk pameran dan pemutaran film, dan bagian
pengolahan yang bertanggug jawab akan hal ini yang langsung memasukkan
data ke dalam database. Bagian lainnya sudah tidak perlu direpotkan oleh hal
ini karena secara otomatis permasalahan mereka akan selesai.
Menyelesaikan permasalahan ke-8 dapat dilakukan menggunakan barcode
reader untuk stock opname. Perpustakaan UX telah menggunakan barcode
dan dalam peralihan menggunakan RFID tag untuk setiap koleksi yang
dimiliki. Hal ini sebenarnya sudah merupakan modal yang sangat berharga
bagi Perpustakaan UX. Dengan membeli portable barcode reader untuk stock

opname, petugas perpustakaan dapat melakukan scan terhadap semua

barcode buku yang berserakan sebelum mengembalikannya dalam rak.
Setelah selesai, list yang tersimpan dalam barcode reader tersebut ditransfer
untuk disimpan dalam sistem informasi perpustakaan. Cara ini memang akan
menambah sedikit waktu dalam pengerjaan pengembalian buku ke dalam
rak, namun jauh lebih baik daripada mencatatnya secara manual lalu baru
mentransfernya ke dalam sistem informasi seperti cara lama yang telah
ditinggalkan.
Simulasi untuk mengukur efisiensi cara ini dilakukan dengan mengambil 30
buah buku yang berserakan di atas meja, mencatat, lalu mengembalikan.
Waktu kolektif tanpa pencatatan untuk mengembalikan semua buku ke
raknya adalah 376 detik, menggunakan barcode reader memakan waktu 415
detik, dan menggunakan pencatatan manual 697 detik. Cara yang saat ini
ditempuh oleh Perpustakaan UX memang lebih cepat karena tidak adanya
pencatatan, namun jika ingin memulai pengukuran untuk dapat melihat
keterpakaian buku dengan baik, maka penggunaan barcode reader sangat
dianjurkan daripada pencatatan secara manual. Pengukuran efektivitas tentu
saja akan lebih baik jika dilakukan pencatatan karena pengukuran yang
dilakukan akan menjadi lengkap dan ke depannya dapat dilakukan berbagai
macam data mining analysis terkait data-data ini untuk membantu juga
proses pengadaan. Memang walaupun menggunakan cara ini pengukuran
terhadap keterpakaian buku tidak akan menjadi sempurna karena memang
belum tentu jika buku tersebut diambil maka pasti digunakan dan pasti
berguna, namun dengan cara ini maka pengukuran yang terjadi akan lebih
valid dan lebih empiris.

Analisis Kebutuhan Sistem

Sistem perpustakaan yang digunakan dalam Perpustakaan UX saat ini boleh
dibilang sudah ketinggalan zaman. Update aplikasi utama yang terakhir adalah
pada tahun 2007, sedangkan standar framework yang dipakai sudah dijalankan
sejak tahun 2003-2004. Standar HTML yang dipakai masih menggunakan XHTML
4.01 dan CSS2. DBMS yang digunakan adalah Oracle 10 versi awal dan server PHP
yang digunakan masih berupa PHP 4.
Melihat spesifikasi sistem di atas, boleh dikatakan bahwa sistem yang digunakan
oleh Perpustakaan UX saat ini sudah sangat kuno. Bukan berarti bahwa
Perpustakaan UX harus terus menggunakan hal-hal yang terbaru, namun hingga
titik tertentu penggunaan suatu komponen harus benar-benar ditinggalkan
mengingat perkembangan teknologi yang bersifat disruptive. Untuk itu ada
beberapa usulan untuk mengganti komponen sistem yang lama dengan komponen
yang baru:

1. Melakukan upgrade PHP dari PHP4 ke PHP5. PHP merupakan bahasa standar
untuk pemrograman web yang digunakan di Perpustakaan UX. Upgrade
komponen ini dilakukan dengan alasan keamanan dan untuk mendapatkan
kemudahan dari fitur-fitur yang baru. Untuk alasan keamanan karena PHP
merupakan komponen open source. Keuntungan penggunaan open source
adalah gratis dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan kita, namun di sisi
yang lain ada bahaya yang tersembunyi. Komponen open source dapat
dilihat dan dipelajari secara public, jika ada seorang yang berhasil
menemukan suatu kelemahan di dalamnya, maka dia akan bisa
menggunakan kelemahan itu untuk menyerang semua web yang
menggunakan standar tersebut. Layaknya sebuah CMS (Content
Management System) seperti Joomla yang terkenal yang memiliki banyak
versi, misalnya seseorang dapat menemukan kelemahan Joomla 3.2, maka
dia akan bisa menembus keamanan semua web yang menggunakan Joomla
3.2. Alasan kedua adalah adanya fitur-fitur baru yang dapat mempermudah
pengembangan sistem yang tidak ada di versi sebelumnya. Misalnya adanya
fitur file_get_contents yang digunakan untuk mengambil isi suatu halaman
dari web atau file luar yang sangat berguna dalam pengintegrasian aplikasi
yang terpisah melalui web services.
2. Mengganti standar HTML menjadi HTML5 dan CSS3 dimana ada banyak fitur
baru yang dapat mempermudah pengembangan dan mempercantik tampilan
web. Misalnya jika menggunakan standar lama maka untuk membuat
tampilan kotak yang melengkung di sisi-sisinya perlu menggunakan gambar
sebagai background image, namun dengan menggunakan CSS3 maka hal
tersebut akan dapat diselesaikan dengan penambahan satu baris kode saja.
Di sisi lain, selama ini perpustakaan kesulitan dalam menampilkan kontenkonten yang berbau media bergerak. Sebenarnya hal ini dapat diselesaikan
dengan menggunakan komponen Flash Media Player untuk memutar video
audio, namun permasalahannya adalah adanya banyak browser yang tidak
support Flash karena Flash Media Player merupakan plug-in (sifatnya opsional
dan tidak ada dalam versi default). Menggunakan standar HTML5, maka
permasalahan ini akan dapat diselesaikan dengan mudah karena secara
default HTML5 sudah dapat memutar video tanpa perlu menggunakan Flash
Media Player. Keuntungan lainnya menggunakan HTML5 adalah ada
banyaknya fitur-fitur semantic yang dapat digunakan sebagai sarana SEO
(Search Enginee Optimization). Jika dalam HTML sebelumnya tidak dapat
dibedakan mana bagian header, mana bagian artikel, mana bagian quote,
dan lain sebagainya, maka di HTML5 hal-hal ini dapat dibedakan dengan
mudah sehingga mesin pencari dapat membedakan konten dengan mudah
pula.
3. Migrasi DBMS dari Oracle ke PostgreSQL. Oracle dalam hal ini merupakan
developer besar di bidang DBMS, namun bukan berarti jika developer besar
dan berbayar pasti akan selalu baik digunakan. Teknologi adalah sesuatu
yang terus berkembang dan bukan berarti teknologi yang dahulu bagus akan

terus bagus. Pertimbangan programmer terdahulu dalam menggunakan

DBMS Oracle adalah karena waktu itu DBMS-DBMS lain yang bersifat open
source masih terbatas pada MySQL dan adanya beberapa kelemahan dalam
MySQL seperti jumlah maksimum record yang dapat disimpan dalam satu
tabel terbatas hanya beberapa juta record saja. Selain juga adanya beberapa
kelemahan lain seperti tidak adanya fitur untuk melakukan limit pada
pengambilan record. Namun saat ini ada banyak DBMS yang sifatnya open
source yang sudah sangat memadai untuk digunakan seperti PostgreSQL.
Dapat dikatakan bahwa versi terbaru PostgreSQL sudah lebih baik daripada
versi Oracle yang digunakan oleh Perpustakaan UX saat ini. Secara fitur,
Oracle 11g yang terbaru tentunya masih menjadi favorit programmer, namun
tentunya harga satu lisensi yang sangat mahal dan analisis kebutuhan
perpustakaan saat ini tidak perlu hingga membayar mahal untuk
mendapatkan fitur premium Oracle. Sebenarnya dahulu Oracle sangat
terkenal karena memiliki fitur dan aplikasi yang sangat user-friendly sebagai
DBMS manager, namun saat ini versi open source seperti PostgreSQL juga
memiliki fitur ini.
4. Mengganti semua sistem informasi yang ada sekarang menggunakan Yii
Framework. Sebenarnya memang tidak perlu untuk membuat ulang semua
aplikasi yang ada dari awal, namun dengan banyaknya standar yang berubah
dan beberapa pertimbangan lainnya, maka penggantian total aplikasi sangat
diperlukan:
a. Adanya perubahan generasi programmer. Terdapat gap yang cukup
lama (sekitar empat tahun) sejak programmer terakhir dan yang baru
bekerja. Selama empat tahun tidak ada perubahan program sama
sekali dan ketika programmer baru mengambil alih tidak ada
dokumentasi proyek yang jelas sehingga programmer baru perlu
belajar sendiri dari awal. Akan lebih memudahkan bagi programmer
jika membuat dari awal daripada harus mempelajari logika
programmer lain dari awal.
b. Adanya perbedaan-perbedaan standar yang digunakan seperti yang
dijelaskan dalam ketiga poin di atas dimana jika melakukan upgrade
dan penggantian total maka tidak akan terlalu berbeda jauh
dampaknya (melakukan upgrade hampir sama effort-nya dengan jika
mengganti total).
c. Adanya rapid application development yang telah terintegrasi dengan
framework yang berkembang saat ini. Di atas diusulkan untuk
menggunakan Yii Framework karena framework ini memiliki CRUD
generator yang mempermudah pengguna untuk membuat fitur insertupdate-delete pada suatu tabel dengan hanya menggunakan klik dan
tanpa perlu lagi melakukan coding.

Analisis Database

Masalah dalam struktur database saat ini dapat dikelompokkan dalam dua
permasalahan besar:
1. Ada empat buah database yang tidak terintegrasi dengan baik: database
utama, database program pengusulan, database pintu perpustakaan, dan
database portal perpustakaan.
2. Sistem penamaan yang berbeda-beda ditambah dengan tidak ada
dokumentasi yang jelas sehingga seringkali menimbulkan kesalahan persepsi
dalam sistem informasi.
Menanggapi permasalahan tersebut, perlu adanya penyatuan dan pemberian nama
yang sistematis terhadap nama-nama field agar ke depan dapat dikembangkan
dengan lebih mudah. Perlu juga tambahan beberapa tabel untuk dapat
mengakomodasi usulan-usulan sistem di atas.
Beberapa perubahan database bagian pengadaan yang diubah:
1. Tabel anggaran pada database pengusulan dijadikan satu dengan tabel
lib_ada_m_anggaran karena memiliki fungsi yang sama
2. Tabel jenis_anggaran pada database pengusulan dijadikan satu dengan tabel
lib_m_jnskol karena sebenarnya jenis_anggaran hanya berisi nama-nama
jenis koleksi seperti buku, AV, dan sebagainya.
3. Tabel status_usulan diubah namanya menjadi lib_ada_m_statususul agar
konsisten dengan master pengadaan lainnya dan nama field-nya masingmasing diubah: kode_status menjadi fnkd_statususul, nama_status menjadi
fcnama, milik menjadi fcmilik.
4. Tabel status_usulan_wajib diubah namanya menjadi
lib_ada_m_statususulwajib agar konsisten dengan master pengadaan lainnya
dan nama field-nya masing-masing diubah: kode_status menjadi
fnkd_statususulwajib, nama_status menjadi fcnama, milik menjadi fcmilik.
5. Tabel usul diubah namanya menjadi lib_ada_usul agar konsisten dengan tabel
pengadaan lainnya dan nama field-nya masing-masing diubah: id_usul
menjadi fnkd_usul, tgl menjadi fdtgl_usul, judul menjadi fcjudul, pengarang
menjadi fcpengarang, penerbit menjadi fcpenerbit, isbn menjadi fcisbn, harga
menjadi fnharga, jumlah menjadi fnjumlah, jenis_usul menjadi fcjenis_usul,
last_update menjadi fdtgl_update, kode_status menjadi fnkd_statususul (FK
dengan tabel lib_ada_m_statususul), fckd_ic tetap, fckd_ic_asli tetap,
fckd_induk tetap, pakai_harga menjadi fbpakai_harga, id_jenis_anggaran
menjadi fnkd_jnskol (FK dengan lib_m_jnskol), prioritas menjadi fnprioritas,
catatan menjadi fccatatan, transfer menjadi fbtransfer, isbatal menjadi
fbbatal.
6. Tabel usul_wajib diubah namanya menjadi lib_ada_usulwajib agar konsisten
dengan tabel pengadaan lainnya dan nama field-nya masing-masing diubah:
id_usul_w menjadi fnkd_usulwajib, tgl menjadi fdtgl_usul, semester menjadi
fcsemester, judul menjadi fcjudul, pengarang menjadi fcpengarang, penerbit
menjadi fcpenerbit, tahun_terbit menjadi fntahun_terbit, isbn menjadi fcisbn,

jumlah_mhs menjadi fnjumlah_mhs, last_update menjadi fdtgl_update,

kode_status menjadi fnkd_statususulwajib (FK dengan tabel
lib_ada_m_statususulwajib), fckd_ic tetap, fckd_induk tetap, harga menjadi
fnharga, catatan menjadi fccatatan, transfer menjadi fbtransfer.
7. Tabel matkul_usulan diubah namanya menjadi lib_ada_mtkulusul agar
konsisten dengan tabel pengadaan lainnya dan nama field-nya masingmasing diubah: fckd_mtkul tetap, id_usul menjadi fnkd_usul.
8. Tabel matkul_usul_w diubah namanya menjadi lib_ada_mtkulusulwajib agar
konsisten dengan tabel pengadaan lainnya dan nama field-nya masingmasing diubah: fckd_mtkul tetap, id_usul_w menjadi fnkd_usulwajib.
9. Penambahan tabel lib_ada_usulkomentar untuk mengakomodasi system
rating pada pengusulan oleh pihak-pihak lain. Field yang disediakan dalam
tabel ini: fnkd_usulkomentar berupa auto increment dan sekaligus primary
key dari tabel ini, fblike merupakaan Boolean yang diisi true jika pengguna
merekomendasikan dan false jika pengguna tidak merekomendasikan,
fcketerangan untuk menyimpan komentar singkat, fckd_induk untuk
menyimpan siapa pengguna yang berkomentar dan merupakan foreign key
dari tabel m_anggota, dan fdtgl_update untuk mengetahui kapan record
terakhir kali diperbaiki.
Untuk menerapkan usulan di atas, ada beberapa perubahan yang perlu dilakukan
terkait dengan database bagian pengolahan:
1. Penambahan tabel m_negara untuk mengakomodasi pembuatan
autocomplete negara. Field yang diperlukan dalam hal ini: fckd_negara
sebagai id negara, fcnama sebagai nama negara, dan fdtgl_update untuk
melihat kapan terakhir kali record tersebut diperbarui. Secara otomatis,
semua tabel yang menggunakan fcnegara juga perlu diubah menjadi
fckd_negara untuk menghubungkan sebagai foreign key.
2. Penambahan tabel lib_judul_report digunakan untuk menunjang proses
collective intelligence dimana pengguna dapat berperan aktif mengubah
metadata jika ada kesalahan di dalamnya. Secara umum struktur tabelnya
sama dengan lib_judul hanya ada beberapa penambahan. Penambahan field
fbaccept sebagai Boolean data yang menunjukkan apakah perubahan yang
diusulkan tersebut diterima atau tidak. Penambahan field fnkd_report
digunakan sebagai primary key dari tabel ini yang nilainya merupakan auto
increment, dan field fckd_induk digunakan untuk siapa yang memberikan
laporan. Field fdtgl_update diganti dengan fdtgl_report karena pengguna
yang melaporkan tidak akan bisa mengubah apa yang dilaporkan sehingga
tidak mungkin ada perbaruan data. Perlu diingat bahwa dengan adanya fitur
ini, peluang untuk terjadinya spamming akan sangat besar, untuk itu perlu
adanya suatu fungsi dalam DBMS untuk melakukan pengecekan apakah data
yang di-submit sama dengan yang sudah ada atau tidak, jika sama maka
proses submit harus dibatalkan. Field orig_id dapat dihilangkan karena
fungsinya hanya saat terjadi transfer data untuk menyimpan id originalnya.

3. Penambahan tabel lib_resensi digunakan agar pengguna dapat memberikan

resensi pada suatu koleksi sebagai salah satu taktik untuk menarik minat
lebih banyak pengunjung ke dalam situs. Field fnkd_resensi digunakan
sebagai primary key,knokat sebagai foreign key judul mana yang diberikan
resensi, fcisi untuk menyimpan resensi, fnrating untuk memberikan rating,
fckd_induk untuk menyimpan user mana yang memberikan resensi, fbblock
untuk menandakan apakah resensi tersebut boleh ditampilkan atau tidak,
dan fdtgl_update untuk mengetahui kapan terakhir kali data diperbarui.
4. Penambahan tabel lib_theater untuk mengakomodasi pemutaran film yang
dilakukan tiap minggunya. Field yang digunakan dalam tabel ini: fnkd_theater
sebagai primary key, fcjudul untuk judul movie, fcketerangan untuk sinopsis
atau keterangan tambahan lainnya, fdtgl_mulai untuk menyimpan tanggal,
fdwkt_mulai untuk menyimpan jam mulai, fdwkt_selesai untuk menyimpan
jam selesai pemutaran film, fctempat untuk menyimpan dimana movie
diputarkan, fdtgl_update untuk menyimpan kapan terakhir data diperbarui.
5. Penambahan tabel lib_pameran untuk menyimpan master pameran. Field
yang digunakan dalam tabel ini: fnkd_pameran sebagai primary key dalam
tabel ini, fdtgl_mulai untuk menyimpan kapan pameran dimulai, fdtgl_selesai
untuk menyimpan kapan tanggal selesai pameran, fcketerangan untuk
menyimpan keterangan umum jika ada, dan fdtgl_update untuk menyimpan
kapan terakhir kali data diperbarui.
6. Penambahan tabel lib_pamerandetil untuk menyimpan detil buku atau koleksi
apa saja yang terdapat dalam master. Field yang perlu ditambahkan dalam
tabel ini: fnkd_pameran sebagai foreign key dari tabel lib_pameran dan
k999a sebagai foreign key dari lib_buku.
Database bagian sirkulasi tidak mengalami perubahan kecuali pengintegrasian tabel
user pada database pintu perpustakaan ke database utama. Nama tabel diubah dari
user menjadi lib_sir_usergate dengan perubahan field: id diubah menjadi
fnkd_usergate, id_user diganti menjadi fckd_induk, dan tanggal diubah menjadi
fdtgl_input.
Database bagian referensi dalam hal ini perlu digabungkan dengan database
newlibrary, beberapa perubahan yang diperlukan untuk mengatasi penggabungan
ini:
1. Tabel tlib_collsdetail dan tlib_collsgroup tidak perlu dipindahkan karena
tujuannya hanya untuk menyimpan koleksi. Tabel ini dapat digantikan oleh
lib_buku dan lib_judul yang jauh lebih kompleks penggolongannya.
2. Tabel tlib_image dan tlib_imagecat tidak lagi diperlukan karena tabel ini
tujuannya adalah untuk menyimpan gambar pada waktu membuat artikel
atau berita. Dengan cara yang baru, berita atau artikel langsung disimpan
dalam bentuk HTML di database sehingga gambar yang diunggah sudah
secara otomatis disimpan dalam tag <img>.

3. Tabel tlib_member juga tidak diperlukan lagi karena dapat digabung dengan
m_anggota dan m_operator yang memiliki fungsi jauh lebih lengkap.
4. Tabel tlib_hits tidak lagi diperlukan karena sudah tidak relevan dan dapat
melihat langsung di program Awstats.