Solicitud de Compras

Bizagi Modeler

Tabla de Contenidos
SOLICITUD DE COMPRAS ....................................................................................1
BIZAGI MODELER ................................................................................................1
1

SOLICITUD DE COMPRA ................................................................................5

1.1 SOLICITUD DE COMPRAS ...............................................................................6
1.1.1
Elementos del proceso ......................................................................6
1.1.1.1

Crear Solicitud de Compra ......................................................6

1.1.1.2

Autorizar Solicitud ..................................................................7

1.1.1.3

Solicitud Aprobada..................................................................9

1.1.1.4

Notificar Aprobacin ..............................................................10

1.1.1.5

Notificar Rechazo ..................................................................10

1.1.1.6

Notificar Requerimiento de Cambio..........................................10

1.1.1.7

Cotizar ................................................................................11

1.1.1.8

Generar Orden de Compra .....................................................11

COTIZACIONES ..........................................................................................12
2.1 COTIZACIONES .........................................................................................13
2.1.1
Elementos del proceso ....................................................................13
2.1.1.1

Solicitar Cotizaciones.............................................................13

2.1.1.2

Recibir Cotizaciones ..............................................................14

2.1.1.3

Seleccionar Proveedor ...........................................................15

GENERAR ORDEN DE COMPRA ......................................................................17

3.1 ORDEN DE COMPRA ...................................................................................18
3.1.1
Elementos del proceso ....................................................................18
3.1.1.1

Crear Orden de Compra .........................................................18

3.1.1.2

Requiere Aprobacin? ............................................................19

3.1.1.3

Aprobar Orden .....................................................................20

3.1.1.4

Orden Aprobada? .................................................................21

3.1.1.5

Enviar Orden de Compra a Proveedor ......................................22

3.1.1.6

Generar Orden y enviarla al ERP .............................................22

3.1.1.7

Actualizar ERP ......................................................................24

3.1.1.8

Gateway ..............................................................................25

RECURSOS ................................................................................................27
4.1 SOLICITANTE (ENTIDAD) .............................................................................27
4.2 JEFE (ENTIDAD) .......................................................................................27
4.3 AUTOMTICO (ROL)...................................................................................27
4.4 DEPARTAMENTO DE COMPRAS (ENTIDAD) ..........................................................27
4.5 SOLICITAR COTIZACIONES (ROL) ...................................................................27

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4.6
4.7
4.8
4.9
4.10

RECIBIR COTIZACIONES (ROL) ......................................................................27

SELECCIONAR PROVEEDOR (ROL) ...................................................................27
ORDEN DE COMPRA (ROL) ...........................................................................27
JEFE ADMINISTRATIVO (ENTIDAD) ..................................................................27
ASISTENTE DE COMPRAS (ROL) .................................................................27

03/11/2016

1 SOLICITUD DE COMPRA

03/11/2016

Versin: 1.0
Autor: BizAgi Xpress
DescripcinEl solicitante de la compra selecciona los productos o servicios que necesita.
Luego el caso va al jefe del solicitante quien puede aprobar, rechazar o pedir cambios en la
solicitud.
Si el caso es aprobado, mediante una poltica se evala si el jefe del solicitante tiene el nivel
de autoridad suficiente para aprobar compras por el monto de la solicitud. Si el jefe no tiene
la autoridad, el caso debe ir al jefe de ste, y as sucesivamente.
Los subprocesos de Cotizar y de Orden de Compra son creados para poder continuar con la
solicitud.

1.1SOLICITUD DE COMPRAS

1.1.1

ELEMENTOS DEL PROCESO

1.1.1.1

Crear Solicitud de Compra

Descripcin
Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de una lista de productos ya existentes, si no
se encuentran en ella, se ingresan a la solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.
Adicionalmente el solicitante debe ingresar la informacin de la entrega, fecha, direccin, ciudad, y especificaciones de o de
los productos.

Ejecutantes
solicitante
Duracin
1 hora

A la entrada
Asignar la fecha del da y usuario solicitante.

Al guardar

Al Salir

03/11/2016

1.Validar la cantidad de productos en la solicitud (mnimo uno)

2.Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud
3.Asignar el usuario creador del caso
4.Calcular el costo estimado de la compra.

Formas

1.1.1.2

Autorizar Solicitud

Descripcin
El jefe del solicitante realiza la aprobacin de la solicitud de compra.

Ejecutantes
Jefe

03/11/2016

Duracin
3 horas

A la entrada
Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobacin.

Al guardar

Al Salir
Actualizar el registro de la aprobacin

Formas

03/11/2016

1.1.1.3

Solicitud Aprobada

Descripcin
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar aprobaciones de
personas con un mayor nivel de autoridad.
Es decir, si el jefe que aprob la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad
necesaria para aprobar el monto de sta, su jefe inmediato deber aprobar la solicitud, y as
sucesivamente
Flujos
No
Condicin
La solicitud de compra fue rechazada
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Se requiere realizar Cambios

Condicin
La solicitud de Compra requiere cambios
Requiere Aprobacin Adicional
Condicin
La solicitud fue aprobada Y el jefe no tiene el nivel de autoridad necesario
Si
Condicin
La solicitud fue aprobada Yel jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
1.1.1.4

Notificar Aprobacin

Descripcin
Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado Su solicitud de compra con nmero ha sido aprobada. Usted solicito los
siguientes productos:(Products requested grid)Adems se incluye todos los comentarios
realizados durante el proceso de aprobacin de la solicitud. (Approval collection) Este
correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.
1.1.1.5

Notificar Rechazo

Descripcin
Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado Su solicitud de compra con nmero ha sido rechazada. Usted solicit los
siguientes productos:(Products requested grid)Adems se incluye todos los comentarios
realizados durante el proceso de aprobacin de la solicitud. (Approval grid)Este correo
electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.
1.1.1.6

Notificar Requerimiento de Cambio

Descripcin

03/11/2016

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Enviar un correo electrnico a la persona que realiz la solicitud de compra.

Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado Su solicitud de compra con nmero necesita algunos cambios.Usted solicit los
siguientes productos:(Products requested grid)Adems se incluye todos los comentarios
realizados durante el proceso de aprobacin de la solicitud. (Approval collection) Este
correo electrnico fue generado automticamente. Por favor no responder.
1.1.1.7

Cotizar

Descripcin
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso de Cotizar.
En ste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para realizar
la compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones - Cotizaciones

1.1.1.8

Generar Orden de Compra

Descripcin
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al proveedor. En
ste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de Compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Generar Orden de Compra - Orden de Compra

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2 COTIZACIONES

03/11/2016

12

Versin: 1.0
Autor: BizAgi Xpress
DescripcinEn el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe
cotizaciones de diferentes proveedores. Luego, se debe seleccionar uno solo.
El proveedor elegido ser el encargado de suministrar los productos o servicios de la
solicitud de compra.

2.1

2.1.1

COTIZACIONES

ELEMENTOS DEL PROCESO

2.1.1.1

Solicitar Cotizaciones

Descripcin
En sta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o servicios requeridos.
Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en ella, ste debe ser agregado por un
Administrador en la sesin de Admn.

Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones
Duracin
2 das

A la entrada
Asignar al atributo CostoTotal el valor estimado del costo total de la cotizacin.

Al guardar

Al Salir
1. Poltica: Estimar el nmero de cotizaciones necesarias para el proceso de compra.
2. Validar si el nmero de cotizaciones solicitadas coincide con el nmero de cotizaciones necesarias para el proceso de
compra.

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Formas

2.1.1.2

Recibir Cotizaciones

Descripcin
Cada cotizacin recibida debe tener cierta informacin, por ejemplo el costo unitario, las cantidades de cada producto, la
fecha de entrega y si es posible la aplicacin de descuentos.
El nmero mnimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de Negocio que estima el nmero de
cotizaciones requeridas a partir del costo total de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar
recibiendo ms cotizaciones de las necesarias.

Al entrar
Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han solicitado.

Al Salir
Evaluar si el nmero de cotizaciones recibidas es igual al nmero de cotizaciones requeridas

Forma

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2.1.1.3

Seleccionar Proveedor

Descripcin
El usuario debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotizacin.
Adicionalmente, para facilitar la eleccin, se cuenta con la opcin de asignar a cada proveedor una calificacin basada en la
calidad de ste. La calificacin puede ser excelente, buena o mala.

Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duracin
4 horas

A la entrada
Fijar todos los proveedores como No seleccionado

Al guardar

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15

Al Salir
Calcular el Costo Total de la compra

Formas

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3 GENERAR ORDEN DE COMPRA

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Versin: 1.0
Autor: BizAgi Xpress
DescripcinEl Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor,
indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se enva a l.
Despus de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el ERP de la
compaa, adems el archivo debe ser enviado a travs de correo electrnico al proveedor.

3.1

ORDEN DE COMPRA

3.1.1

ELEMENTOS DEL PROCESO

3.1.1.1

Crear Orden de Compra

Descripcin
Ingresar la informacin necesaria para crear la orden de compra, nmero de orden, fecha de orden, opcin de paga, otra
informacin como los datos del proveedor y los productos que se van a comprar se carga automticamente.

Ejecutantes
Orden de Compra
Duracin
1 da

A la entrada
Asignar a la orden de compra los datos de la cotizacin y del proveedor seleccionado.

Al guardar

Al Salir
Determinar si la orden requiere aprobacin
Marcar la orden como no facturada.

Formas

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18

3.1.1.2

Requiere Aprobacin?

Descripcin
Una regla de negocios evala si la Orden de Compra necesita aprobacin debido al costo
total.
Flujos
Si

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19

Condicin
La orden de Compra requiere Aprobacin
Flujo
3.1.1.3

Aprobar Orden

Descripcin
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.

Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duracin
4 horas

A la entrada
Crear un registro con los comentarios de aprobacin

Al guardar

Al Salir
1- Actualizar los registros de aprobacin
2- Fijar el usuario que realiza la aprobacin.

Formas

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20

3.1.1.4

Orden Aprobada?

Descripcin

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Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si sta necesita cambios.
Si se debe realizar alguna modificacin, el caso debe retornar a la persona encargada de la
actividad Crear Orden de Compra.
Flujos
Modificar Orden
Condicin
La Orden de Compra necesita cambios.
Si
Tipo de condicin
Por defecto
3.1.1.5

Enviar Orden de Compra a Proveedor

Descripcin
Enviar un correo electrnico al proveedor con copia al Jefe de compras con el archivo PDF
de la Orden de Compra.
Ejecutantes
Automtico
Script
Estimado Hemos recibido su cotizacin debido a que estamos satisfechos con las
condiciones, sta ha sido seleccionada. Como archivo adjunto se encuentra la Orden de
Compra.Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos. Los mejores
deseosDepartamento de Compras BizAgi
3.1.1.6

Generar Orden y enviarla al ERP

Descripcin
Una interfaz conectada con el ERP de la compaa genera la Orden de Compra en el
sistema.
Para ms informacin acerca de interfaces visitar:
http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=SOA_Interface
Ejecutantes
Automtico
Implementacin
Servicio Web
Archivo de Entrada

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Al Salir
La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compaa con la informacin de la
Orden de Compra.

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El nmero del archivo regresado por el sistema es guardado en el atributo

ERPNumeroOrdenCompra.
3.1.1.7

Actualizar ERP

Descripcin
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compaa se debe realizar sta tarea.
El usuario debe actualizar el ERP manualmente.

Ejecutantes
Asistente de Compras
Duracin
4 horas

A la entrada

Al guardar

Al Salir

Formas

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3.1.1.8

Gateway

Descripcin
La compuerta sincroniza la interfaz y la actividad manual de actualizacin del ERP, cuando
alguna de las dos tareas se complete el proceso contina en la siguiente actividad.
Flujos
Flujo

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4 RECURSOS
4.1

SOLICITANTE (ENTIDAD)

4.2

JEFE (ENTIDAD)

4.3

AUTOMTICO (ROL)

4.4

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
(ENTIDAD)

4.5

SOLICITAR COTIZACIONES (ROL)

4.6

RECIBIR COTIZACIONES (ROL)

4.7

SELECCIONAR PROVEEDOR (ROL)

4.8

ORDEN DE COMPRA (ROL)

4.9

JEFE ADMINISTRATIVO (ENTIDAD)

4.10 ASISTENTE DE COMPRAS (ROL)

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03/11/2016

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