AUDITORIA DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

AUDITORIA DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVOS PARTICULARES DE AUDITORIA
Los objetivos del auditor al examinar las Compras y Cuentas por Pagar, son tener la seguridad
razonable de:
(a)

Determinar lo adecuado de los controles internos para el procesamiento y pago de las

facturas de los vendedores.

(b)

Comprobar que la cantidad que se presenta en el balance general est de acuerdo

con los registros principales y auxiliares de control.

(c)

Comprobar si todas las obligaciones que existen a la fecha del balance general han sido
registradas.

(d)

Todas las operaciones de compras y obligaciones por pagar han sido debidamente
autorizadas y constituyen obligaciones de la empresa
(e)

Los intereses, descuentos y otros conceptos relacionados con las compras y cuentas
por pagar han sido identificados, clasificados, cumplidos y revelados

(f)

Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde con
las necesidades de la empresa.

(g)

Comprobar que los saldos de pasivo no estn infravalorados y que estn adecuadamente
descritos y clasicados en los estados nancieros.

AI fijar los objetivos para el examen de Cuentas por Pagar el auditor deber tener en
consideracin que el pasivo corriente comprende por lo general obligaciones por bienes y
servicios adquiridos y otros gastos DEVENGADOS. Comprende depsitos recibidos, pagos
anticipados, pagars, prstamos bancarios o de empresas vinculadas, a corto plazo y la parte
corriente de la deuda a largo plazo.
Es una condicin esencial para que una obligacin sea considerada como pasivo corriente,
que requiera el uso de activos tambin corrientes o que d origen a otro pasivo corriente para su
cancelacin.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS A LAS COMPRAS Y CUENTAS
POR PAGAR
Los principios de contabilidad especficos para las cuentas por pagar son:
1) Todos los pasivos conocidos deben ser contabilizados sin consideracin al hecho de si
pueden ser exactamente calculados o no.
2) Si el valor de los pasivos no puede ser estimado aproximadamente, la naturaleza de los

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hechos debe demostrarse claramente en el mismo balance general junto a los pasivos o por
medio de una nota a los estados financieros.
3) Los pasivos corrientes deben incluir todas aquellas partidas que sean canceladas dentro de
un ao o dentro del ciclo normal de operaciones del negocio de que se trate, debiendo
utilizarse el mismo criterio utilizado para clasificar los activos corrientes.
4) Debe demostrarse claramente por separado los pagars u otros pasivos a Bancos, letras por
pagar a terceros, cuentas por pagar, las que pueden incluir los sueldos o jornales impagos,
provisiones para impuestos a las utilidades y otros impuestos, cuentas o letras por pagar a
funcionarios y cuentas o letras por pagar a compaas afiliadas.
5) Los pasivos a largo plazo deben ser descritos claramente demostrando las fechas de
vencimiento y los intereses que devengan
6) La naturaleza y montos de los pasivos que estn amparados por prenda u otra garanta sobre
activos, debe demostrarse
Estos principios de contabilidad se encuentran especificados en el ARB-43 (Accounting
Research Bulletins traducido como Boletn de Investigacin Contable del AICPA), emitido
por el Instituto Americano de Contadores Pblicos.
EL PASIVO CORRIENTE Y NO CORRIENTE
El pasivo corriente incluir todas las deudas que se espera pagar dentro del ciclo normal de las
operaciones y deber revelarse esta situacin en una nota a los estados financieros
Los principales conceptos comprendidos en el pasivo corriente son:
Cuentas por pagar comerciales
Documentos por pagar
Remuneraciones por Pagar
Impuestos por Pagar
Garantas por ventas
Dividendos por pagar
Anticipos recibidos de clientes
Depsitos en garanta

La parte del pasivo a largo plazo que por el transcurso del tiempo se convierte en una
obligacin de pago dentro de los prximos doce meses, a partir del cierre del ejercicio o dentro
del ciclo normal de las operaciones si este ltimo es mayor, se torna en un pasivo a corto plazo

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y por lo tanto debe clasificarse como tal.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control interno de compras y
cuentas por pagar est directamente relacionado con el trabajo que se realiza en el rea cajaegresos. En la evaluacin de este subsistema el auditor confronta selectivamente los egresos
de caja con los documentos que sustentan las cuentas por pagar u otros documentos
relacionados con la finalidad de comprobar la existencia de evidencia suficiente y competente
que sustente el egreso.
De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los
controles y procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las
compras y las cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan
obligaciones vlidas por concepto de bienes o servicios recibidos. En tal sentido, algunas
transacciones seleccionadas para su verificacin detallada en la evaluacin de compras y
cuentas por pagar sern las mismas que se comprobaron en la evaluacin del Subsistema
caja- egresos.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
Los objetivos de un slido sistema de control interno de Compras y Cuentas por pagar son:
(1) Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, que los
crditos a proveedores corresponden a bienes y/o servicios recibidos.
(2) Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la empresa al
respecto.
(3) Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas
correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponden.
(4) Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor.
Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-cuentas por pagar
tambin proporciona seguridad en otras reas de la auditoria, incluyendo determinados
aspectos del rea existencias- costo de ventas, caja egresos y otras cuentas del activo.
En el caso de la adquisicin de servicios, se necesita una constancia de que los servicios
hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobacin de la factura
por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros

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casos, pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos publicitarios, etc.
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar, como condicin previa a
cualquier decisin que deba tener respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones
que desee llevar a cabo.
Entre las pruebas de control contables que le permitan al auditor debe aplicar pruebas que le
permitan una seguridad razonable sobre:
a) Segregacin

de

funciones:

requisicin, orden

de

compra,

recepcin,

registro

cancelacin.
b) Deben existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las
mercaderas y/o insumos se obtienen los precios ms ventajosos.
c) Las rdenes de compra deben ser consideradas como documento bsico para sustentar
el registro y pago de las facturas de los proveedores.
d) Todas las notas de dbito a proveedores deben ser emitidas correcta y oportunamente.
e) Deben existir procedimientos para controlar la recepcin de los bienes y servicios.
f) Comprobar si los procedimientos seguidos en relacin con cuentas por pagar proporcionan
una seguridad razonable de que las facturas

de proveedores sean correctas y que

corresponden a los bienes y servicios recibidos.

g) Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que las
cuentas por pagar y los cargos correspondientes estn debidamente contabilizados.
h) Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser distintas
Compras y

la recepcin de bienes o servicios.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO APLICABLE A LAS COMPRAS Y CUENTAS POR

PAGAR
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor deposita
en el mismo.
Entre estas pruebas tenemos:
Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en el

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libro mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las
cuales. de ser el caso, deben ser investigadas.
Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las rdenes de compra, guas de
remisin y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen para su revisin con los
libros de primera entrada.
Confrontar las rdenes de compra con los pedidos de almacn (requisiciones de compra).
Verificar la razonabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso o consumo para
los fines del negocio. Revisar las cotizaciones recibidas.
Comparar tas facturas de proveedores con las rdenes de compra, guas de remisin y
partes de ingreso al almacn.
Comprobar lo adecuado de los clculos aritmticos en las facturas.
Examinar
comprobar

los
que

reclamos
exista

de

proveedores. crditos, bonificaciones y devoluciones:

la

autorizacin

y Documentacin necesaria y examinar los

importes correspondientes: revisar los informes de embarques y conocimientos de

embarque correspondiente a devoluciones.
Comprobar lo adecuado de la asignacin contable de las transacciones de compra.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el diario. el registro de compras y
otros registros relacionados.
Comprobar el traslado al libro mayor de las transacciones anotadas en registro de compras.
Cruzar las compras de existencias con los registros de inventarios perpetuos.
Revisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, gua de
remisin de proveedores y reportes de ingresos al almacn para determinar la existencia
de partidas antiguas o poco usuales; y de ser el caso. investigarlas.
PRUEBAS SUSTANTIVAS O DE VALIDACION DE COMPRAS Y CUENTAS POR
PAGAR
Las pruebas de validacin de las cuentas por pagar y del pasivo en general se inclinan a
proporcionar la seguridad de que no existen pasivos importantes NO RECONOCIDOS O NO
REGISTRADOS.
Rara vez surgen dudas respecto de la posible sobreestimacin de las cuentas por pagar,
porque el saldo se compone de partidas que se han revisado y reconocido antes de registrarse;
los pasivos acumulados se sobreestiman o subestiman si la determinacin definitiva del pasivo
difiere de la estimacin sobre la cual se basa la acumulacin. El mayor riesgo al considerar el
procedimiento de compras, con buen o mal control interno, es que pueden pasar inadvertidos o no

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al ser registrados algunos pasivos.
El auditor debe tener bien definida la interrelacin que existe entre las cuentas por pagar y las
existencias, en relacin con el intento por parte de la empresa de exagerar los activos corrientes
y atenuar los pasivos a corto plazo. Ejemplo: si en das anteriores al cierre del ejercicio se
recibieron insumos o mercaderas y la correspondiente factura del proveedor no aparece anotada
en el registro de compras, el activo corriente se habr incrementado por el costo de los bienes
recibidos sin el apropiado aumento en las cuentas por pagar. Consecuentemente, las utilidades
del ejercicio estarn sobreestimadas (o las prdidas subestimadas) por el mismo importe.
De otro lado, si la factura se ha contabilizado al cierre del ejercicio pero la mercadera o los
insumos an no se haban recibido, y consecuentemente no se incluyeron en el inventario, el
activo corriente y la utilidad del ejercicio se encuentran subestimados. El corte de compras
es el procedimiento indicado para detectar estas distorsiones en la informacin financiera.
Otro objetivo importante de las pruebas de validacin de cuentas por pagar es obtener
evidencia de que el cliente cuenta con procedimientos de responsabilidad adecuados para
llevar cuenta y razn de los pasivos.
PROCEDIMIENTOS MINIMOS DE AUDITORIA APLICABLES A COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR
Un programa de auditoria que comprende procedimientos mnimos para el examen de compras
y cuentas por pagar sera:

Estudiar y evaluar el efecto que los procedimientos de control contable interno

producen en el alcance del trabajo para las cuentas por pagar.

Aplicar procedimientos de revisin analtica: El auditor puede realizar las

comparaciones siguientes al llevar a cabo la revisin analtica de este rubro;
comparando:

1. los saldos del presente ao con el presupuesto de este ao y con la cifra real del anterior.
2. La. razn entre cuentas por pagar y compras. de este ao y del anterior.
3. Las cuentas por pagar vencidas con el total de cuentas por pagar de este ao y del
anterior.
4. Los saldos que corresponden a empresas vinculadas del presente ao y del anterior.

Enviar solicitudes de confirmacin a proveedores seleccionados; enviar segunda

solicitud a los proveedores que no respondieron a la primera.

Revisar los pagos posteriores al cierre del ejercicio contable, as como las

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facturas no pagadas para determinar si alguno de ellos representa obligaciones no
registradas.
AI estudiar y evaluar el control interno establecido por la empresa para las compras y
cuentas por pagar, el auditor deber tener en consideracin la posibilidad de que existan
pasivos importantes no registrados. Estas posibilidades se evalan en parte por los
resultados de las pruebas de cumplimiento (pruebas de transacciones) de Compras- Cuentas
por pagar, y en parte a travs de pruebas de doble propsito aplicadas a los procedimientos
de registro del pasivo acumulado (remuneraciones por pagar, intereses por pagar. impuestos
por pagar, etc.) y a los saldos de las cuentas.
El alcance de los procedimientos a aplicar depende de la magnitud de las posibilidades de
ocurrencia.

Un ejemplo sera cuando el sistema de control interno implementado por el

cliente considera que la factura del proveedor se compara con la gua de remisin y con el
parte de ingreso al almacn. La aplicacin efectiva de este procedimiento disminuir las
probabilidades de que no se tome en cuenta alguna mercadera o insumo recibido y de
que alguna factura quede sin registrar.
CONTROLES QUE DISMINUYEN PASIVOS NO CONTABILIZADOS
A continuacin, se describen otros ejemplos de controles que disminuyen la probabilidad
de que existan pasivos no contabilizados:
La revisin e investigacin, realizadas por la empresa cliente, de las rdenes de compra pre
numeradas por imprenta y de las guas de remisin no acompaadas por las facturas del
proveedor al finalizar el mes.
La conciliacin, hecha por el cliente, de los estados de cuenta mensuales recibidos de los
proveedores con las cuentas por pagar registradas.
La conciliacin mensual de las cuentas por pagar detalladas con la cuenta de control del
mayor general.
Es importante tener en consideracin que el procedimiento de confirmacin de cuentas, por
pagar es un procedimiento de uso generalizado por la profesin contable en nuestro continente.
Para comprender el mtodo de seleccin de las cuentas por pagar sobre las
cuales se solicitar confirmacin,

hay

que

tener presente

la diferencia de

enfoque en la auditoria del activo y del pasivo, as:

ENFOQUES DE AUDITORIA

CUENTAS POR
CUENTAS
COBRAR
POR PAGAR AL AUDITOR LE INTERESA MS LO QUE
NO EST CONTABILIZADO
AL AUDITOR LE
INTERESA MS LO QUE EST CONTABILIZADO

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Para probar la integridad y la existencia de las cuentas por pagar, el auditor, por regla general,
enva solicitudes de confirmacin a los proveedores principales de la empresa cliente, sin
importar el saldo de su cuenta al cierre del ejercicio contable.
El objetivo del auditor es obtener confirmaciones de las cuentas que puedan tener saldos
significativos en cuentas por pagar y no necesariamente de aquellas que tienen saldos
significativos registrados. Es este el motivo que induce al auditor a solicitar confirmaciones de
proveedores que no tienen saldo a la fecha de la auditoria.
El auditor prepara una cdula-resumen para el control de de las confirmaciones con el doble
objetivo:
1. registrar la cantidad confirmada por el proveedor; y
2. conciliar la cantidad confirmada con el saldo que aparece en el anlisis de cuentas
preparado por la empresa y con el saldo del libro mayor.
Todas las diferencias que resulten entre los registros contables del cliente y las confirmaciones
obtenidas deben ser conciliadas.
Es importante resaltar que la solicitud de confirmacin de las CUENTAS POR COBRAR
contiene el saldo del cliente; mientras que la solicitud de confirmacin de las CUENTAS POR
PAGAR contiene el requerimiento al proveedor para que indique el saldo que le adeuda la
empresa auditada.
Con la confirmacin de cuentas por cobrar, el auditor trata de verificar el saldo registrado; con
la confirmacin de cuentas por pagar, trata de conocer todas las cantidades que se adeudan a
proveedores, estn o no, registradas.
Es importante tambin buscar evidencias de cuentas por pagar revisando cuidadosamente lo
siguiente: Archivo de facturas por pagar a la fecha de la bsqueda, Archivo de facturas o
comprobantes pagados, registro de compras del mes siguiente, registro de pagos de caja durante
el mes siguiente y rdenes de compra pendientes (pueden aparecer facturas que en su momento
pudieron haber sido pasivos retirados y que fueron pagados con posterioridad al perodo de
revisin)

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CONCLUSION

Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los
descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva
N. 259-2000-CG.
Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se
presentarn en el informe largo.
Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las
recomendaciones del caso.
Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el
personal apropiado, indicando nombre, cargo, fecha de discusin de las observaciones.
Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los
descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva
N. 259-2000-CG.
Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se
presentarn en el informe largo.
Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las
recomendaciones del caso.

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BIBLIOGRAFIA:
Jaime Ernesto Vizcarra Moscoso: AUDITORIA FINANCIERA: Riesgos, Control
Interno, Gobierno Corporativo y Normas de Informacin Financiera.
Editorial: Instituto Pacfico SAC. Lima, Per 2,007
Mario Vergara Barreto, Olga Vergara Silva, Mario Vergara Silva:
200 TEMAS DE AUDITORIA MODERNA
Editorial: Instituto de Investigaciones contables y financieras
Lima, Per 2,002
http://www.gestiopolis.com/programa-de-auditoria-de-gestion-de-cuentas-por-cobrar-y-por-pagar/

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