UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

Sede - Quito

MANUAL DE MICROSOFT PROJECT

Objetivo:

Conocer el ambiente del programa

Las diferentes vistas a travs de las cuales maneja los datos y la informacin de
un proyecto.

Identificar actividades de un proyecto

Conocer los tipos de programacin

Conocer los recursos

Aprender a vincular tareas

Aprender a diferenciar los recurso y a asignar a las tareas

Conocer como se manejan los costos de los recurso, as como los de las tareas y
del proyecto

Aprender a optimizar tiempos, presentando una programacin ptima

Conocer las estadsticas de un proyecto.

Conocer un presupuesto con el que debemos contar para el proyecto.

Manejar fechas

Proyectos

Qu es proyecto?.
Proyecto es un conjunto de clculos, escritos que nos dan una idea de cmo se va a
hacer y cunto va a costar una obra; esta obra puede ser social, industrial, etc.

Un proyecto es un conjunto de actividades a realizarse en un lugar determinado, en un

tiempo determinado, con determinados recursos, para lograr objetivos y metas
preestablecidas

Ambiente del programa

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Por: Luis A. Pea A.

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Vistas

El programa maneja los datos e informacin a travs de vistas.

La vista que nosotros utilizaremos para nuestro curso ser la vista diagrama de Gantt.
VISTA DIAGRAMA DE GANTT

Esta vista consta de 2 partes UNA TABLA y UN CALENDARIO as:

TABLA

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CALENDARIO

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En la tabla se ingresan datos como: las tareas, las duraciones, las predecesoras, fecha de
comienzo de las tareas, etc.
En el calendario se muestra el cronograma de actividades que nosotros lo llamaremos
DIAGRAMA. Este diagrama puede ser mostrado utilizando diferentes escalas del
tiempo, as, lo podemos configurar para que nos muestre en minutos, horas, semanas,
meses.
El calendario como lo veremos tiene una barra donde se muestra la escala del tiempo. A
esta se la conoce como Escala temporal. Esta escala est dividida en 2; escala de nivel
inferior y escala de nivel intermedio

Crear la lista de actividades

1. Vista Diagrama de Gantt

2. Utilice la columna Nombre de Tareas, y digite el nombre de la respectiva
actividad.
Nota: Las actividades pueden ser digitadas en cualquier orden. El orden de ejecucin se
lo asignar luego.

Asignar duraciones:
1. Vista Diagrama de Gantt.
2. Utilice la columna Duracin, indique la unidad de medida cuando sea diferente
al predeterminado del programa (das).
Las unidades de medida aceptadas por el programa son:

smbolo

significado

minutos

horas

das

semanas

mss

meses

Luego de haber ingresado las actividades y sus duraciones tendramos:

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Note que de manera automtica en el calendario se genera el cronograma de actividades

que le llamaremos Diagrama de Gantt (grfico inicial)

Especificar la fecha de inicio del proyecto.

1. Pestaa Proyecto.
2. Seccin Propiedades, escoger Informacin del proyecto

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3. En el casillero correspondiente a Fecha de Comienzo, escoger la fecha en la que

comenzar su proyecto
4. Aceptar

Especificar un orden de secuencia de las actividades.

Nos permite indicar cual es el orden de ejecucin de las actividades (que da, que
semana se debe realizar)

DELIMITACIONES.

Cuando especificamos una fecha de comienzo o una fecha de fin de una tarea.
En esta programacin las actividades son independientes, es decir, las tareas se rigen a
una fecha determinada sin tomar en cuenta que pasa con el resto de actividades.

Como delimitar?.

1. Vista diagrama de Gantt

2. En la tabla utilice la columna comienzo, indique la fecha en que desea que
comience dicha actividad.
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Otra forma de delimitar es moviendo las barras en direccin horizontal.

En este ejemplo hemos hecho una delimitacin utilizando la fecha de inicio de las
actividades.

Programacin utilizando VINCULOS

Esta programacin permite especificar relaciones de dependencia entre las actividades,

para el estudio se toma un par de actividades y se crea un tipo de relacin.

El programa maneja 4 tipos de vnculos

1. Fin a Comienzo (FC).

Sea 2 actividades A, B

Al crear una dependencia de Fin a comienzo tendremos lo siguiente:

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Su significado es que: La actividad B no puede comenzar si la actividad A no finaliza.

La flecha entre las 2 actividades representa la dependencia

Como creamos esta relacin?

Lo haremos de dos maneras

a. Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn sobre una actividad, lo
arrastramos hacia la otra actividad (a la cual se desea vincular) y lo soltamos
b. Podemos seleccionar las dos actividades y pulsar el botn

vincular atareas

que est ubicado en la barra de herramientas estndar

2. Comienzo a comienzo (CC).

Su significado es que: La actividad B no pude comenzar si la actividad A no ha

comenzado.
3. Fin a Fin (FF)

En este caso significa que la actividad B no puede finalizar hasta que la actividad A
no haya finalizado.

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4. Comienzo a Fin (CF)

Como crear vnculos indicando el tipo de dependencia.

1. Vista Diagrama de Gantt.
2. En la tabla, seleccionar la actividad que tiene predecesora (o predecesoras).
3. Nos vamos por la pestaa Tarea ; luego por Informacin.

Y nos aparecer la siguiente ventana

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4. Vamos por la lengeta Predecesoras

5. En esta ventana utilizaremos las columnas:

Nombre de Tarea: en esta Escogeremos las actividades predecesoras (una por
celda)
Tipo: En esta indicaremos el tipo de dependencia para cada actividad predecesora.
Ej:

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6. Aceptar.
Ejemplo de una programacin con vnculos

Cuando ya tenemos una programacin sea con delimitaciones o con dependencias,

podemos ingresar los datos de nuestros recursos.
Como crear la hoja de recursos.

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En esta vista vamos a indicar los recursos que se requiere para el proyecto, adems
indicaremos los costos respectivos de cada decurso.
1. Vista Hoja de Recursos.
2. Llenar las celdas de las columnas respectivas (una fila contiene la informacin
de un recurso).

A continuacin describiremos los datos que deben ser ingresados en cada columna
Nombre del recurso: En esta columna se especifica los nombres de los recursos
Tipo: Escogemos el tipo de recurso: El Programa reconoce 2 tipos de recursos:

Hacen trabajo

Personas
Equipos

No Hacen trabajo

Materiales

Recursos

Etiqueta del material: Especificamos una UNIDAD DE MEDIDA para el material,

as como: metros, litros, docenas, cajas, etc.

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Iniciales: podemos asignar una cadena de caracteres a manera de cdigos, los
mismos que podramos utilizar para una clasificacin.
Grupo: Al igual que iniciales podemos asignar una cadena de caracteres, es
importante agrupar nuestros recursos para mejor manejo de los mismos
Capacidad Mxima: Es el nmero mximo de unidades disponibles para el
recurso.
Tasa estndar: Se especifica el costo por hora (de una hora) del trabajo de las
personas o equipos y el costo por unidad del material (la unidad que usted defini en
etiqueta del material).
Tasa horas extra: Especificamos el costo de una hora extra de trabajo.
Costo/uso: Aqu se especifican costos adicionales para los recursos.
Ejemplo:

Cuando ya tenemos las tareas y la hoja de recursos, podemos especificar que

recursos requiere cada tarea.

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Asignacin de recursos.
Nos permite especificar que recursos y en que cantidades requieren cada una de las
tareas.
Como asignar recursos?
1. Vista Diagrama de Gantt.
2. Seleccionamos las tareas en la tabla.
3. Nos vamos por la pestaa Tarea ; luego por Informacin.

4. Pestaa Recursos.

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5. Utilizaremos las columnas:

Nombre del recurso: Escogemos el recurso a ser asignado.
Unidades: Indicamos la cantidad a ser asignado

Ejemplo:

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Luego de asignar recursos podemos observar en el diagrama de Gantt acompaando a la
respectiva barra aparecen los recursos asignados.
A medida que se realiza la programacin se puede revisar las estadsticas del proyecto:
1. Pestaa Proyecto
2. Propiedades, Informacin del proyecto

3. Estadsticas.

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Podemos visualizar los resultados, por ejemplo 19d, que nos indica que el proyecto
necesita de 19 das laborables, etc.
Como utilizar la columna costo/uso en la vista HOJA DE RECURSOS
PARA PERSONAS O EQUIPOS: Este valor representa un costo adicional por
utilizar una persona o equipo en la actividad.
Puede ser utilizado para especificar costos adicionales que se requiera en el
proyecto, as como: transporte, alimentacin, etc.
En nuestro ejemplo: Supongamos que a cada economista se le debe asignar para sus
gastos de alimentacin 30 usd en cada actividad que intervenga.
Entonces este valor de 30 lo pondramos como costo uso para los economistas asi:

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PARA MATERIALES: Este valor representa un costo adicional por utilizar el

material
HORAS EXTRAS
El objetivo de hacer trabajar horas extras es que las actividades se entreguen
terminadas lo ms pronto posible.
El trabajo de horas extras es el trabajo realizado fuera del horario normal
establecido. El trabajo de horas extras no es trabajo adicional en la asignacin.
El costo de una hora extra se lo especifica en la columna tasa horas extra en la
vista Hoja de Recursos.
Cada vez que se asigne horas extras a un recurso (persona o equipo) veremos que la
duracin de las actividades disminuyen.
Como asignar horas extras a un recurso:
1. Vista Diagrama de Gantt.
2. Pestaa Vista.
3. Seccin Vista dos Paneles
4. Activar casillero Detalles

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Al activar casillero detalles, la ventana queda dividida as:

5. Click derecho en el crculo rojo, escojemos la opcin Trabajo.

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Al seguir el paso 5, note que en la parte inferior aparece una columna llamada Trab h
extra
6. En la columna Trab h extra para el respectivo recurso en la actividad indicada
en la parte superior, indique el nmero de horas extras que desea asignar.

Trab. h. extra

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Suponiendo que asignamos 16 horas extras al coordinador y 32 horas extras al personal
de logstica en la actividad Contratar local. Notemos el efecto. LA DURACION DE
LA ACTIVIDAD SE REDUCE de 4 das a 2 das
Costo fijo
Se puede asignar un costo fijo a una actividad, por ejemplo supongamos que para la
actividad contratar local se requiere de los servicios de transporte para el traslado del
personal (15 usd). Tendramos entonces que asignar este valor de manera directa.
1. Vista diagrama de Gantt.
2. Cambiar a la vista costos a la tabla.

3. En la columna Costo fijo para la respectiva actividad. Indique el valor a ser

asignado.

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