INTRODUCCION

Toda actuacin administrativa se apoya en el uso de informacin, la cual sienta las bases
para el proceso de toma de decisiones.
Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin til
sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar y tomar medidas adecuadas.
Aqu radica la importancia que los sistemas de informacin tienen para los administradores.
La informacin tambin es la base de la funcin de control administrativo. Cualquier
sistema de control de la comunicacin debe brindar informacin exacta, en el momento
oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecucin eficaz de la
tarea.
El termino sistemas de informacin administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de
sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se aplica solo a los
niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El
(S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de informacin de la empresa.
Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma conjunta para
llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo
especfico.
SIA
Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:
A. Los datos: son los hechos primarios, bsicos, como las figuras y otros smbolos usados
para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera,
identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o
situacin determinados.
B. Informacin: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado
y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
C. Sistema de informacin: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos
adquieren significado como informacin.
Qu es SIA?
El Sistema de Informacin Administrativa, SIA, es una aplicacin cuya funcin bsica es la de
actuar como repositorio de informacin relevante en lo concerniente a la relacin entre
Administracin y ciudadano. As, la misma aspira a integrar los procedimientos
administrativos y servicios electrnicos existentes en el conjunto de las Administraciones
Pblicas, si bien el foco actual est en el mbito de la Administracin General del Estado.
De este modo, con esta aplicacin se trata de dar respuesta a las exigencias del marco
normativo vigente en materia de catalogacin de procedimientos y servicios electrnicos.

A qu requisitos legales da respuesta SIA?

Desde la aprobacin de la Ley 30/1992, del 26 de noviembre, del Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, se prevea, en el artculo
42.4, la obligacin de publicar y mantener actualizadas las relaciones de procedimientos y dar la
informacin referida a los extremos bsicos de los mismos. Esta obligacin, que ha sido reiterada
en normas posteriores (como sucede en la Ley 6/1997, de 14 de abril, LOFAGE), con el paso del
tiempo ha debido readaptarse y tomar contacto con la nueva realidad de la administracin
electrnica.
En esta misma lnea apuntaba la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo,
de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios del mercado interior, en la que se concretaba

la obligacin de establecer, en un plazo razonablemente corto, la creacin de un sistema de

procedimientos y trmites efectuados por va electrnica, necesidad que suscriba
posteriormente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los
Servicios Pblicos.
Es este el marco en el que surge SIA. Durante el periodo de la adaptacin a la Ley 11/2007, ha
posibilitado el seguimiento de adaptacin de procedimientos, proporcionando una visin
agregada del estado de la Administracin General del Estado en su conjunto respecto al reto de
dar cumplimiento a los mandatos de la Ley a su entrada en vigor el 31 de diciembre de 2009.
Con todo, la evolucin de la aplicacin (hoy en su versin 2.0) la ha llevado un paso ms all: se
ha superado la concepcin de mero repositorio de procedimientos, incorporndose tambin los
servicios electrnicos, y dando respuesta con ello a las pretensiones de la Administracin
Electrnica en el mbito del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Qu objetivos persigue?
SIA 2 da respuesta a algunos de los principios bsicos que quedan recogidos en el artculo 103
de la CE, y que impregnan todo el marco normativo al que hacamos alusin anteriormente:
legalidad y eficacia.
As, atiende a dos importantes objetivos: por un lado, el repositorio supone reforzar la
seguridad jurdica en el actuar de la administracin, en tanto que incorpora la informacin
fundamental sobre los distintos procedimientos, que no son otra cosa que los cauces formales
por los que debe discurrir el actuar de la misma. En segundo trmino, atiende a los principios
bsicos de eficacia y eficiencia, en tanto que aspira a conformarse como una herramienta
necesaria para la informacin y prestacin de servicios integrados, como los definidos en el
Acuerdo de Consejo de Ministros de 15 de julio de 2005 para crear una red de Oficinas
Integradas que da nacimiento a la RED 060. sta se plasma de forma concreta en la sede del
Punto de Acceso General regulado por el artculo 9 del Real Decreto 1671/2009 de desarrollo
parcial de la Ley 11/2007, en el que se solicita la participacin de todos los Ministerios y
organismos pblicos para garantizar la completa y exacta incorporacin de la informacin y
accesos que se publiquen en la sede.
De este modo, SIA, ms que como mero repositorio, debe verse como una herramienta de
colaboracin y participacin con un gran potencial para dar garantas y mejorar la prestacin de
servicios que se ofrecen al ciudadano.

CARACTERISTICAS
1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
trminos y smbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.

2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho,

real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin.
3. Relevancia: debe ser esencial para el rea de responsabilidad de
actuacin del administrador.
4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador
necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
5. Concisin: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la
informacin clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen
relacin con el sistema de informacin administrativa.
6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea
necesaria para la actuacin del administrador, pues anticipada podra
ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
7. Calidad: es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la
realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin.
COMPONENTES
Todo S.I.A tiene cuatro componentes bsicos, a saber:
1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de
entrada es permanente porque los datos nuevos se suman
continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.
2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son
transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar
datos, actualmente, es por medio de las computadoras.
3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resmenes escritos compilados
y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas
son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un
formato que permita al usuario final tener un acceso rpido.
4. Retroalimentacin: Mecanismo de verificacin y ajuste, que ayuda a
los administradores a determinar que informacin generada es
necesaria; los informes pueden ser comparados con pronsticos,
patrones y otros medios para medir. Adems, los resultados y las salidas
son, por si solos, retroalimentacin.
Adems de estos componentes bsicos, debemos de considerar los
siguientes elementos:
A. Modelos: combinacin de referencias lgicas, procedimientos y
matemticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en
diversos medios, para producir los resultados.
B. Tecnologa: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y
acceder a los datos y la produccin y trasmisin de salidas.
C. Datos Bsicos (Archivo): Conjunto de textos, nmeros o imgenes que
pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos
usuarios en diferentes condiciones.
PLANEACION DEL SIA
La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa.
Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de

ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de

hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente
entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el
futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la
planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la
distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los
no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan
solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y
Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus
el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja
competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces
del producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y
financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y
se integra con la estrategia global de la empresa.
FACTORES CLAVES EN UN SIA
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las
nuevas para abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una
considerable influencia en las compaas que se dedican a la produccin
y venta de tecnologas de la informacin.
Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto
estratgico ms importante de la industria de ordenadores en la
actualidad. Semejante explosin de inters ha venido dada por los
siguientes factores tecnolgicos y econmicos.
1. La presin para operar a escala mundial y para competir con
corporaciones globales integradas, en el contexto de una economa
recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rpidamente, decisiones
importantes. El directivo debe tomar decisiones rpidas y consistentes
con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el
momento a la fuerte presin de tener que contar con una informacin
fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas
en el momento adecuado.
2. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia
artificial estn siendo evaluados en la actualidad como instrumento
potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Informacin
Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y
los prximos aos.

3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad

automatizada para racionalizar un gran nmero de imponderables
complejos, que es perfectamente aplicable a una lgica basada en un
rbol de decisin.
A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un
gran avance con la aparicin de software especialmente diseados para
el directivo. Estos productos ponan el nfasis en la simplicidad y en una
va inaccesible para la formacin del ejecutivo.
Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:
O Gran variedad de formatos grficos
O Las teclas de funcin activadas por Mouse.
O Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada
sobre un asunto determinado.
Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en
aceptacin surgi un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo
se percat que el nuevo enfoque del ordenador personal podra
solventar el tipo de problemas e interrogantes de carcter ejecutivo que
requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes existentes.
Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cmo preservar la
filosofa del (Fcil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar
las nuevas tecnologas y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura
(invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnologa
asociadas con las exigentes necesidades de informacin del directivo.
En trminos sencillos, un Sistema de Informacin Administrativa
proporciona al directivo informacin vital de carcter estratgico, tctico
y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el
proceso diario de toma de decisiones.
Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de
decisiones del directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del
presente y de los prximos aos debe incorporar apropiadamente los
conceptos de informacin y tecnologa integrados. Los elementos ideales
incluyen:
o Criterios de accin ejecutiva global en la empresa.
o Tecnologas integradas, indivisible al directivo.
o Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y
de tecnologas de informacin en la empresa.
o Interfaz grfica simple.
o Informacin Integrada.
o Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.
La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un
sistema de este tipo es la disponibilidad de informacin, antes no
disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de
decisiones. Adems, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales
como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva sobre la cual

decidir una compra o informacin de mercado relativa a la satisfaccin

del consumidor y al servicio pos venta, son tambin algunas de las
ventajas derivadas de un Sistema de Informacin Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa
puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y
ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados
con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.