Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
b. Pengadaan
Pengadaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi yang berkualitas berdasarkan
fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.
c. Penerimaan
Penerimaan bertujuan untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas sesuai kebutuhan.
d. Penyimpanan
Penyimpanan bertujuan untuk menjaga agar mutu perbekalan farmasi tetap terjamin, menjamin
kemudahan mencari perbekalan farmasi dengan cepat pada waktu dibutuhkan untuk mencegah
kehilangan perbekalan farmasi.
e. Pendistribusian
Pendistribusian bertujuan untuk memberikan perbekalan farmasi yang tepat dan aman pada waktu
dibutuhkan oleh pasien.
b) Pelayanan farmasi klinik
Pelayanan farmasi klinik bertujuan untuk menjamin kemanjuran, keamanan dan efisiensi
penggunaan obat serta dalam rangka meningkatkan penggunaan obat yang rasional.
Tanggung jawab farmasis dalam memberikan pelayanan farmasi klinik pada satelit farmasi ialah :
i. Monitoring ketepatan terapi obat, interaksi antar obat serta reaksi samping obat yang tidak
diinginkan (adverse drug reaction).
ii. Monitoring secara intensif terapi obat seperti total parenteral nutrition (TPN) dan terapi
antineoplastik.
iii. Menyiapkan dosis farmakokinetik.
iv. Menjadwalkan pengobatan obat terpilih.
v. Sebagai pusat informasi obat bagi dokter, perawat dan pasien.
vi. Mengidentifikasi, mencegah, dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat.
Kegiatan yang dilakukan yaitu monitoring pengobatan pasien untuk memantau efek samping obat
yang merugikan serta menjamin pemakaian obat yang rasional.
c.) Administrasi
Kegiatan administrasi berupa stock opname perbekalan farmasi, pencatatan perbekalan farmasi
yang rusak/tidak sesuai dengan aturan kefarmasian, pelaporan pelayanan perbekalan farmasi dasar,
pelaporan pelayanan distribusi perbekalan farmasi dan pelaporan pelayanan farmasi klinik.
Keuntungan dari penerapan metode desentralisasi diantaranya sebagai berikut :
Penyediaan obat pesanan atau permintaan dapat dipenuhi dengan waktu yang lebih singkat.
Komunikasi langsung yang terjadi antara farmasis, dokter, dan perawat.
Farmasis dapat langsung memberikan informasi mengenai obat yang dibutuhkan oleh dokter dan
perawat.
Pelayanan farmasi klinik.
Penurunan waktu keterlibatan perawaran dalam distribusi obat.
IV. Sistem Distribusi Obat Bagi Pasien Rawat Inap
1. Sistem Distribusi Obat Resep Individual
Resep individual adalah order atau resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita, sedangkan
sentralisasi adalah semua order/ resep tersebut yang disiapkan dan didistribusikan dari Instalasi
Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sentral.
Sistem distribusi obat resep individual adalah tatanan kegiatan pengantaran sediaan obat oleh IFRS
sentral sesuai dengan yang ditulis pada order/resep atas nama penderita rawat tinggal tertentu
melalui perawat ke ruang penderita tersebut. Dalam sistem ini obat diberikan kepada pasien
berdasarkan resep yang ditulis oleh dokter.
Dalam sistem ini, semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di-dispensing dari IFRS. Resep
orisinal oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian diproses sesuai dengan kaidah cara dispensing yang
baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.
Sistem ini mirip dengan dispensing untuk pasien rawat jalan /outpatient. Interval dispensing pada
sistem ini dapat dibatasi misalnya, pengobatan pasien untuk seorang pasien untuk 3 hari telah
dikirim jika terapi berlanjut sampai lebih dari 3 hari, tempat obat yang kosong kembali ke IFRS
untuk di-refill. Biasanya obat yang disediakan oleh IFRS dalam bentuk persediaan misalnya untuk 25 hari.
Keuntungan sistem obat resep individual:
1. Semua resep / order dikaji langsung oleh apoteker, yang juga dapat memberi keterangan atau
pasien merupakan obat yang sering diperlukan oleh banyak pasien, setiap hari diperlukan dan harga
obat relatif murah, mencakup obat resep atau obat bebas. Jenis dan jumlah obat yang masuk
dalam persediaan obat di ruangan, ditetapkan oleh PFT dengan pertimbangan dan masukan dari
IFRS dan Bagian Pelayanan Keperawatan. Sistem kombinasi ini bertujuan untuk mengurangi beban
kerja IFRS.
Keuntungan
1. Semua resep / order individual dikaji langsung oleh apoteker
2. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker-dokter-perawat-penderita
3. Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat persediaan di ruang)
4. Beban IFRS dapat berkurang
5. Mengurangi terjadinya kesalahan terapi obat
Keterbatasan
II. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita (obat resep individual)
III. Kesalahan obat pemberian obat yang disiapkan dari persediaan ruang dapat terjadi.
IV. Membutuhkan tempat yang cukup untuk tempat penyimpanan obat
Alur sistem distribusi obat kombinasi persediaan di ruang dan resep individual adalah dokter
menulis resep untuk pasien dan resep tersebut diinterpretasikan oleh apoteker dan perawat.
Pengendalian oleh apoteker dilakukan untuk resep yang persediaan obatnya disiapkan di instalasi
farmasi. Obat kemudian diserahkan ke ruang perawatan pasien sewaktu pasien minum obat.
Pengendalian obat yang tersedia di ruang perawatan dilakukan oleh perawat dan apoteker. Obat
disiapkan kepada pasien oleh perawat.
V. SISTEM DISTRIBUSI OBAT DOSIS UNIT
Sistem ini mulai diperkenalkan sejak 20 tahun yang lalu, namun penerapannya masih lambat karena
memerlukan biaya awal yang besar dan juga memerlukan peningkatan jumlah apoteker yang besar.
Padahal ada dua kegunaan utama dari sistem ini, yaitu mengurangi kesalahan obat dan mengurangi
keterlibatan perawat dalam penyiapan obat.
Istilah dosis unit berkaitan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan
kemasan itu. Obat dosis unit adalah obat yang disorder oleh dokter untuk penderita, terdiri dari
satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah
persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Penderita hanya membayar obat yang
dikonsumsi saja.
Distribusi obat dosis unit adalah tanggung jawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) dengan
kerjasama dengan staf medic, perawat, pimpinan rumah sakit dan staf administrative. Maka
diperlukan suatu panitia perencana untuk mengembangkan sistem ini yang sebaliknya dipimpin oleh
apoteker yang menjelaskan tentang konsep sistem ini.
Sistem distribusi dosis unit merupakan metode dispensing dan pengendalian obat yang
dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk, tergantung
pada kebutuhan khusus rumah sakit. Dasar dari semua sistem dosis unit adalah obat dikandung
dalam kemasan unit tunggal di-dispensing dalam bentuk siap konsumsi; dan untuk kebanyakan obat
tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis, dihantarkan kea tau tersedia pada ruang perawatan pada
setiap waktu.
Metode pengoperasian sistem distribusi dosis unit ada tiga macam, yaitu :
1. Sentralisasi
Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan penderita rawat tinggal di rumah sakit
secara keseluruhan. Kemungkinan di rumah sakit tersebut hanya ada satu IFRS tanpa adanya cabang
IFRS di beberapa daerah perawatan penderita.
Gambar 4. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Sentralisasi
2. Desentralisasi
Dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di rumah sakit. Pada dasarnya sistem ini sama dengan sistem
distribusi obat persediaan lengkap diruangan, hanya saja sistem distribusi obat desentralisai ini
dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS
sentral.
Gambar 5. Sistem Distribusi Obat Dosis Unit Desentralisasi
d. Kebutuhan apoteker
Tugas apoteker dalam suatu sistem distribusi obat sentralisai mungkin disdominasi oleh tugas
menyiapkan, dispensing, dan memberikan partisipasi minimal dalam pelayanan klinikdalam lingkup
minimal, tidak melayani secara memadai atau tidak memenuhi kebutuhan pasien, dokter dan
perawat yang berkaitan dengan obat.
Dalam lingkungan desentralisasi, apoteker dapat menghubungkan secara langsung, kebutuhan terapi
obat pasien sebagai hasil dari berbagai kemudahan pencapaian pasien, perawat, dokter dan
rekaman medic. Apoteker dapat mengembangkan keahlian dalam perawatan pasien tertentu.
Dengan demikian pengalaman apoteker dalam terapi pasien dapat bertambah.
VI. Pelayanan dan Manfaat yang Diharapkan Penderita dari IFRS Desentralisasi
Karakteristik praktek farmasi klinik apoteker dalam suatu IFRS desentralisasi :
Kunjungan ke ruang perawatan penderita
Apoteker menyertai dokter dalam kunjungan pendidikan ke ruang perawatan. Partisipasi tersebut
adalah dalam rangka memberikan informasi obat agar diperoleh rencana pengobatan yang lebih
baik.
Wawancara penderita
Informasi sejarah obat penderita diperoleh secara lisan oleh apoteker untuk melengkapi rekaman
IFRS. Masalah terapi obat pada pasien dapat diidentifikasi, demikian juga obat yang bermanfaat
maupun obat yang tidak bermanfaat.
Pemantauan Terapi Obat Penderita
Proses pemantauan terapi obat yang bermanfaat maupun obat yang tidak bermanfaat.
Pertanyaan dokter
Pertanyaan dari dokter tentang terapi obat penderita dan pertanyaan informasi obat umum dijawab
oleh apoteker.
Pertanyaan perawat
Pertanyaan dari perawat tentang terapi obat penderita dan pertanyaan informasi obat umum
dijawab oleh apoteker.
Informasi obat
Dokter membutuhkan informasi obat yang berdasarkan penelitian dari pustaka informasi yang
tersedia untuk melayani pertanyaan tersebut.
Pelayanan terapi obat yang diatur apoteker
Apoteker mengembangkan dan melaksanakan pelayanan terapi obat tertentu atas permintaan
dokter, pelayanan demikian akan menghasilkan terapi obat yang lebih aman, spesifik dan efektif.
Farmakokinetik
Keberhasilan penerapan pelayanan farmakokinetik klinik dapat atau tidak membutuhkan
keberadaan secara fisik suatu laboratorium farmakokinetik yang dikendalikan oleh IFRS. Hal ini
bukan berarti apoteker tidak mampu memberikan pelayanan informasi secara farmakokinetik.
Evaluasi penggunaan obat
Program evaluasi penggunaan obat adalah suatu proses jaminan mutu yang disahkan rumah sakit,
dilakukan terus menerus, terstruktur, ditujukan guna memastikan bahwa pemberian obat diberikan
secara aman dan efektif.
Tanggungjawab farmasis dalam kaitannya distribusi obat di satelit farmasi :
1. Dispensing dosis awal pada permintaan baru dan larutan intravena.
2. Mendistribusikan I. V admixture yang disiapkan oleh farmasis sentral
3. Memeriksa permintaan obat dengan melihat Medication Administration Records (MAR)
4. Menulis nama generic obat di MAR
5. Memecah masalah yang berkaitan dengan distribusi
Keuntungan
1. Obat dapat segera tersedia untuk diberikan kepada pasien
2. Pengendalian obat dan akuntabilitas semua baik
3. Apoteker dapat berkomunikasi langsung dengan dokter dan perawat
4. Sistem distribusi obat berorientasi pasien sangat berpeluang diterapkan untuk penyerahan obat
kepada pasien melalui perawat
5. Apoteker dapat mengkaji kartu pengobatan pasien dan dapat berbicara dengan penderita secara
efisien
6. Informasi obat dari apoteker segera tersedia bagi dokter dan perawat
7. Waktu kerja perawat dalam distribusi dan penyiapan obat untuk digunakan pasien berkurang,
karena tugas ini telah diambil alih oleh personel IFRS desentralisasi
8. Spesialisasi terapi obat bagi apoteker dalam bidang perawatan pasien lebih efektif sebagai hasil
pengalaman klinik terfokus
9. Pelayanan klinik apoteker yang terspesialisasi dapat dikembangkan dan diberikan secara efisien,
misalnya pengaturan suatu terapi obat penderita khusus yang diminta dokter, heparin dan
antikoagulan oral, digoksin, aminofilin, aminoglikosida dan dukungan nutrisi
10. Apoteker lebih mudah melakukan penelitian klinik dan studi usemen mutu terapi obat pasien
Keterbatasan
1. Semua apoteker klinik harus cakap sebagai penyedia untuk bekerja secara efektif dengan asisten
apoteker dan teknisi lain
2. Apoteker biasanya bertanggungjawab untuk pelayanan, distribusi dan pelayanan klinik. Waktu
yang mereka gunakan dalam kegiatan yang bukan distribusi obat tergantung pada ketersediaan
asisten apoteker yang bermutu dan kemampuan teknisi tersebut untuk secara efektif
mengorganisasikan waktu guna memenuhi tanggungjawab mereka
3. Pengendalian inventarisasi obat dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena likasi IFRS cabang yang
banyak untuk obat yang sama, terutama untuk obat yang jarang ditulis.
4. Komunikasi langsung dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena anggota staf berpraktek dalam
lokasi fisik yang banyak
5. Lebih banyak alat yang diperlukan, misalnya acuan (pustaka) informasi obat, laminar air flow,
lemari pendingin, rak obat, dan alat untuk meracik
6. Jumlah dan keakutan pasien menyebabkan beban kerja distribusi obat dapat melebihi kapasitas
ruangan dan personal dalam unit IFRS desentralisasi yang kecil
VII. PERENCANAAN SUATU SISTEM DISTRIBUSI OBAT BAGI PENDERITA RAWAT TINGGAL
Perencanaan suatu sistem distribusi obat bagi penderita rawat tinggal di suatu rumah sakit
dilakukan oleh PFT, IFRS, perawat dan unit lain jika diperlukan. Tim yang dibentuk mengadakan
peninjauan luas dari semua sistem distribusi obat yang ada dan kondisi rumah sakit. Tim
mempelajari keuntungan dan keterbatasan suatu sistem distribusi obat berkaitan dengan kondisi
rumah sakit secara menyeluruh. Kemudan tim memilih salah satu dari sistem distribusi obat untuk
selanjutnya dilakukan studi penerapan sistem distribusi obat yang dipilih itu lebih mendalam.
Desain sistem distribusi
Mendesain suatu sistem distribusi obat di rumah sakit memerlukan analisis sistematik dari rasio
manfaat-biaya dan perencanaan operasional. setelah sistem diterapkan, pemantauan unjuk kerja
dari evaluasi mutu pelayanan tetap diperlukan untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai
dengan harapan.
Dalam mendesain atau mendesain kembali suatu sistem distribusi obat, perlu dilakukan beberapa
tahapan penting :
1. Menetapkan lokasi dan jumlah semua ruangan perawatan penderita dan buat petanya. dalam hal
ini, perlu dipertimbangkan faktor-faktor sesperti faktor geografis, tata ruang, populasi penderita,
ketersediaan ruangan penyimpanan obat, ruangan pelayanan obat penderita, ketersediaan staf,
fasilitas transpor obat dari IFRS ke tiap ruangan penderita, hambatan politik, dan hambatan sumber
lain.
2. Memilih suatu metode mendistribusikan obat ke unit pengguna.
3. Mengembangkan perangkat rute penghantaran yang mungkin dan ekonomis, serta menyusun
suatu jadwal penghantaran yang praktis melayani tiap rute tersebut.
Perencanaan spesifikasi
Proses mendesain suatu sistem distribusi obat, mencakup :menerjemahkan kebutuhan konsumen
(penderita dan staf profesional pelayanan kesehatan) menjadi spesifikasi pelayanan obat,
spesifikasi penghantaran pelayanan obat, dan spesifikasi pengendalian mutu pelayanan obat.
Spesifikasi pelayanan obat
Spesifikasi pelayanan obat dengan menetapkan pelayanan yang diberikan. Spesifikasi pelayanan
obat harus mengandung suatu pernyataan yang lengkap dan tepat dari pelayanan yang diberikan,
meliputi :
1. suatu uraian yang jelas dari karakteristik pelayanan yang menjadi sasaran evaluasi.
Seleksi Obat
Latar belakang :
- Obat merupakan sarana intervensi penting dlm pelayanan medis
- Pembelanjaan obat di RS merupakan komponen pembiayaan yg paling besar.
- Umumnya penerimaan dana dari sektor obat di rumah sakit swasta merupakan penunjang utama
bagi pemasukan dana rumah sakit.
- Banyak dijumpai inefisiensi pengelolaan dan penggunaan obat di RS.
- Masih adanya mis-persepsi ttg pengg. obat di RS.
Tujuan pengelolaan obat di rumah sakit
- Agar obat tersedia di saat diperlukan
- Kuantitas mencukupi
- Mutu terjamin
- Mendukung Good Quality Care di rumah sakit.
- Menambah pendapatan Rumah Sakit (Swasta). Diperlukan efisiensi pengelolaan obat rumah sakit
PRINSIP PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
1. Masing-masing tahap (seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi, penggunaan) dapat
berjalan sinkron dan saling mengisi.
2. Masukan informasi masing-masing tahap hrs dpt dipercaya.
3. Sumber informasi harus tersedia.
PERENCANAAN
Tahap :
1. Seleksi
2. Analisis metode perencanaan
3. Analisis data berkala
4. Menentukan priortas
5. Menghitung jumlah kebutuhan yang paling ekonomis
6. Menghitung waktu pengadaan yang paling ekonomis.
a. Proses kegiatan sejak meninjau masalah kesehatan di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi,
bentuk sediaan, kriteria pemilihan, standarisasi/penyusunan formularium
b. Penentuan seleksi obat merupakan tugas dari PFT
c. Apoteker di PFT harus ambil peran aktif
PENTINGNYA SELEKSI OBAT
- Banyaknya jenis obat dapat mempersulit seleksi
- 70% obat adalah produk me-too, duplikatif atau non essensial drug.
- Obat yg toksisitasnya sangat besar dibanding khasiatnya, harus merupakan pilihan sekunder.
- Informasi tentang khasiat dan toksisitas obat baru relatif kurang memadai.
PERSONALIA YANG TERLIBAT
Dapat berupa :
a. Tim yang ditunjuk
b. Komite yang dibentuk/PFT
Keuntungan :
- Meminimumkan kepentingan pribadi
- Pemilihan lebih tepat dan sempurna
karena ada personalia dg latar belakang
yg tepat dan pengalaman yg luas.
KRITERIA SELEKSI
Persiapan seleksi
Determinasi penyakit yang umumnya ada dan menganalisa kecenderungan
Misal :
Digeneratif, Infeksi pernafasan, Infeksi saluran gastroin testinal, Infeksi saluran uriner, Luka
(injuries).
- Karakteristik pasien (anak, orang dewasa, ibu hamil, dll)
o Tingkat pengetahuan dan keterampilan petugas kesehatan
- Telaah kebijakan pelayanan kesehatan (Asuransi Kesehatan, Askin dll)
KRITERIA WHO UNTUK SELEKSI OBAT ESENSIAL
- Sesuai dg kebutuhan penyakit
- Efektif dan aman
- Bermutu dari sisi ketersediaan hayati dan stabilitas
- Memenuhi kriteria cost-benefit ratio terhadap biaya pengobatan total
- Jenis obat telah dikenal betul, mempunyai perilaku farmakokinetik yang baik
- Obat diproduksi di negara sendiri
- Obat tunggal
PEDOMAN SELEKSI OBAT
1. Obat yang dipilih harus bermutu
2. Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis dan bentuk sediaan obat.
3. Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding obat yang sudah ada.
Buka program Microsoft Excel, buat kolom-kolom: diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama
obat, sediaan, dosis, dan keterangan
Menulis diagnosis, kelas terapi, sub kelas terapi, nama obat, sediaan, dosis dan keterangan
PIO
d. Hak untuk didengar pendapat dan keluhannya atas barang dan/atau jasa yang digunakan;
e. Hak untuk mendapatkan advokasi, perlindungan dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan
konsumen secara patut.
f. Hak untuk mendapat pembinaan dan pendidikan konsumen;
g. Hak untuk diperlakukan atau dilayani secara benar dan jujur serta tidak diskriminatif;
h. Hak untuk mendapatkan kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian apabila barang dan/atau
jasa yang diterima tidak sesuai dengan perjanjian atau tidak sebagaimana mestinya;
Pelayanan Informasi Obat
Sebagai kegiatan penyediaan dan pemberian informasi, rekomendasi obat yang independen, akurat,
komprehensif, terkini oleh apoteker kepada pasien, masyarakat maupun pihak yang memlerukan di
rumah sakit.
Meliputi penyediaan, penyajian, dan pengawasan mutu data/informasi dan keputusan profesional.
RUANG LINGKUP PIO
Menjawab pertanyaan
Menerbitkan buletin
Membantuunit lain dalam mendapatkan informasi obat.
Menyiapkan materi untuk brosur/leaflet informasi obat.
Mendukung kegiatan PFT.
Contoh-contoh
1. Memberikan jawaban atas pertanyaan spesifik melalui telepon surat, atau tatap muka.
2. Buletin bulanan
3. Leaflet
4. Cetak ulang reprint
5. Konsultasi tentang cara penjagaan terhadap reaksi ketidakcocokan obat
6. Tugas diklat (pelatihan perawat/pendidikan berkelanjutan)
7. Melakukan riset
Metode PIO
1. PIO dilayani oleh apoteker selama 24 jam atau on call (sesuaikan sikon RS)
2. PIO dilayani apoteker pada jam kerja, di luar jam kerja dilayani oleh apoteker jaga on call.
3. PIO dilayani oleh apoteker jaga pada jam kerja dan tidak ada PIO di luar jam kerja.
4. PIO tidak ada apoteker khusus, dilayani oleh semua apoteker sesuai waktu kebutuhan.
Sasaran Informasi Obat
1. Pasien dan atau keluarga pasien
2. Tenaga kesehatan: dokter, drg, apt, perawat, bidan, AA.
3. Pihak lain : manajemen, PFT, panitia infeksi nosokomial dan panitia klinik lainnya.
Sarana dan Prasarana
Sarana yang ideal: ruang kantor, ruang rapat, perpustakaan, komputer, telepon dan fax, internet, in
house data base.
Apabila tidak ada sarana khusus gabung dengan ruang instalasi farmasi (kantor).
KEGIATAN PIO
1. Pelayanan
Kegiatan PIO bersifat aktif dan pasif.
Aktif : apt memberikan informasi obat tanpa menunggu adanya pertanyaan.
Pasif : apt memberikan informasi dengan adanya pertanyaan.
Menjawab pertanyaan : disampaikan secara verbal maupun tertulis, bersifat URGEN, tidak urgen,
perlu penelusuran literatur serta evaluasi secara seksama.
Apt perlu terampil berkomunikasi, ramah dan bersifat rahasia.
PROSEDUR PENANGANAN PERTANYAAN
1. Menerima pertanyaan
2. Identitas penanya
3. Identifikasi masalah
4. Menerima permintaan informasi
5. Informasi latar belakang penanya
a. Latar belakang umum
Penyimpanan
PENYIMPANAN
Penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selalu dapat
menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atau over
stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.
Tujuan penyimpanan :
- Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (selalu ada stock)
- Menjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran
- Memudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Fungsi gudang farmasi adalah :
- Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat. Menerima, menyimpan, memelihara, dan
mendistribusikan perbekalan farmasi.
- Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan
perbekalan farmasi.
- Mengamati mutu dan khasiat obat yang disimpan.
GUDANG
PENGELOLA GUDANG
Dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni
farmasis.
Guna mempermudah pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaan
farmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.
KEGIATAN DI GUDANG
Pemeriksaan obat/alkes /aldok yang baru datang.
Penerimaan obat (perbekalan farmasi)
Pengaturan
Penyimpanan
Pengeluaran
Transportasi
Administrasi
Pelaporan
Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :
- Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
- Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.
- Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
- Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang
baik pula.
- Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.
- Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan
pengganggu.
- Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui
mulut kepada orang yang tidak sadar.
- Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau
deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila
terdapat luka iritasi yang bertambah parah.
- Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka
kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat darurat
SISTEM ADMINISTRASI GUDANG
- Buku harian penerimaan
- Buku harian pengeluaran
- Kartu persediaan
- Kartu barang
- Surat perintah mengeluarkan barang,
- Surat bukti barang keluar,
- Surat kiriman barang
- Daftar isi kemasan/packing list
- Berita acara penerimaan barang,
- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,
- Laporan stock opname
- Pencatatan obat ED/rusak
- Berita acara pemusnahan obat.
PROBLEM-PROBLEM GUDANG
Kurang teliti dalam memeriksa obat
Penempatan yang tidak sesuai dengan protap
Packing yang hampir sama
Tidak disiplin melakukan pencatatan
Tidak disiplin melakukan mutasi barang
AC mati
Stock obat dengan pencatatan tidak sama dll.
Indikator Mutu Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.
1. Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :
Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di
gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan
dilakukan dalam waktu yang sama.
2. TOR (Turn Over Ratio)
Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien
persediaan obat.
Rumus :
TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan
HPP = Stok awal + pembelian stok akhir.
3. Prosentase stock akhir
4. Stock mati
Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami
transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.
5. Prosentase Barang yang akan ED
Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan
tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang
masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang
farmasi.
6. Prosentase stock berlebih
7. Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFO
Diposkan oleh Isha di 03.00 Tidak ada komentar:
Perencanaan obat
A. PROCUREMENT
1. PERENCANAAN
A. METODE KONSUMSI
B. METODE EPIDEMOLOGI
C. METODE KOMBINASI
D. PRIORITAS PENYEDIAAN
E. ANALISA VEN, ABC
2. PENGADAAN
A. PEMBELIAN
B. PRODUKSI
C. PENYIMPANAN
B. DISTRIBUTION
1. MANAJEMEN INVENTORI
2. KONTROL STOCK
3. SISTEM DISTRIBUSI OBAT
4. SISTEM PELAYANAN SATU PINTU
C. DRUG MANAGEMENT CYCLE
PERENCANAAN
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai
dengan kebutuhan dan anggaran.
Out Put :
Daftar perencanaan kebutuhan obat
METODE PERENCANAAN
Metode Konsumsi
Metode Epidemiologi
Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
PEDOMAN PERENCANAAN
DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, Ketentuan setempat yang berlaku.
Data catatan medik
Anggaran yang tersedia
Penetapan prioritas
Siklus penyakit
Sisa persediaan
Data pemakaian periode yang lalu
Rencana pengembangan pelayanan RS
METODE KONSUMSI
Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi.
LANGKAH-LANGKAH METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan
periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan
penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan
kehilangan obat.
2.Estimasi jumlah kebutuhan obat periode
mendatang dengan memperhatikan :
perubahan populasi cakupan pelayanan
perubahan pola morbiditas
perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
1. Penetapan periode konsumsi
2. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat
periode lalu.
3. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan
kehilangan
4. Lakukan koreksi terhadap stock-out
5. Hitung lead time untuk menentukan
safety stock
Rumus (yang telah disederhanakan)
CT = (CA x T) + SS Sisa stock
METODE EPIDEMIOLOGI
Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu populasi masyarakat tertentu (obat program
KB, obat program imunisasi)
Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data epidemiologi
Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit yang penting, problem kesehatan,
jumlah episode setiap penyakit per periode, kebutuhan obat yang mudah diperkirakan dengan ratarata standard terapi.
Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang lengkap dan program kesehatan yang mapan,
standar terapi yg mantap.
Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik dan variasi kondisi antar daerah sangat
besar, standar terapi yang kurang dipatuhi
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN METODE EPIDEMIOLOGI
1. Susun daftar masalah kesehatan/penyakit utama yang terjadi
2. Lakukan pengelompokan pasien misal : umur
Anak 0 - 4 tahun
Anak 5 - 14 tahun
Wanita 15 - 44 tahun
Laki-laki 15 - 44 tahun
Orang tua > 45 tahun
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
3. Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun/per periode
4. Susun standard terapi rata-rata/terapi ideal
5.Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang
diperlukan.
Contoh : untuk kasus diarrhea, estimasikan :
90% kasus diberi oral rehidrasi
10% kasus diberi cairan intra vena
5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
10% kasus perlu antibiotik untuk disentri basiler dan kolera.
6. Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
7. Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
8. Hitung kuantitas obat yang dibutuhkan
9. Hitung safety stock, atau jumlah obat diperkirakan hilang
Contoh Perencanaan Metode Epidemologi untuk kasus luka bakar
Kasus Luka Bakar grade 2 Tahun 2007
- Anak = 24 anak
- Dewasa = 36 orang
Prediksi kebutuhan obat luka bakar tahun 2008 sebagai berikut :
- Rata-rata lama rawat 15 hari
- Standard pengobatan luka bakar anak per
hari rawat sebagai berikut :
Obat per oral rawat inap lanjutan 5 hari kemudian
lanjut 5 hari rawat di rumah (rawat jalan) sbb :
1. Amoxicilin tab 3 x 500mg x 10 hr = 30 tab
2. Vitamin C tab 3 x 250mg x 10 hr = 30 tab
a. Hitunglah total kebutuhan obat dan alkes untuk pasien luka bakar anak!
b. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes untuk luka bakar dewasa?
c. Bagaimana hitungan kebutuhan obat dan alkes luka bakar untuk balita?
d. Berapa waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan perhitungan perencanaan dengan metode
epidemologi ini?
e. Berapa total kebutuhan biaya obat dan alkes untuk kasus luka bakar anak dan dewasa?
f. Penyulit apa yang saudara temui?
Latihan
Susunlah kebutuhan obat dengan metode
epidemologi untuk kasus :
- TB paru dewasa rawat jalan rata-rata per bulan 30 orang.
- Infeksi saluran kemih dewasa rawat jalan per bulan rata-rata 10 orang.
PENGELOLAAN PERSEDIAAN
Pengelolaan persediaan sebagai inti dari kegiatan pengadaan untuk mencapai ketersediaan obat di
RS, menghindari stock out dan mencegah stock yang menumpuk
MANAJEMEN PERSEDIAAN (INVENTORY)
Persediaan perbekalan farmasi yang ada adalah sangat penting di semua lini proses penyaluran
Persediaan perbekalan farmasi dapat menjamin pengadaan yang tepat, di saat dan ditempat yang
memerlukan
Problem klasik inventory adalah bagaimana menyeimbangkan keuntungan pelaksanaan inventori
dengan biaya yang diperlukan.
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
Mencegah terhadap ketidakpastikan
1. Persediaan mencakup fluktuasi supply dan demand
2. bertindak sebagai faktor pengaman antara produsen dan pasien
3. menghindari kondisi stock out terutama pada kondisi
- permintaan menanjak
- penyaluran yang terlambat
- problem epidemik
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
Efisiensi dana pembelian
1. Pembelian jumlah banyak selalu akan lebih murah dibanding jumlah sedikit.
2. Barang yang terbeli akan masuk dalam inventori dan disalurkan bila diperlukan
Meminimalkan waktu tunggu
Sangat penting untuk obat/bahan yang diimpor
KEUNTUNGAN PERSEDIAAN (INVENTORY)
Menaikkan efisiensi transportasi
- Sangat terasa untuk obat yang dipesan melalui impor dalam jumlah kecil
Antisipasi fluktuasi musim
- Perubahan musim berpengaruh pada permintaan obat
- Inventori akan mengantisipasi kenaikan permintaan. Perlu dilakukan inventori yang efisien
Manajemen inventori
KERUGIAN INVENTORI
Perlu biaya yang besar, mencakup
1. Capital cost
Inventori seperti aset perusahaan perlu biaya besar
2. Storage cost
Stocking cost : pemeliharaan bangunan, pajak, listrik dan biaya keamanan, sebagai fixed cost,
asuransi, cold room operation dan material handling cost.
Kerusakan
- Bisa muncul pada penyimpanan yang lama
- Semakin besar stock barang -> kerusakan semakin besar
Obsalescence/penuaan
- Terutama bila muncul produk baru
- Penulisan resep selalu obat baru
- Diperkecil dg kredit penukaran ulang dg penyalur
Expiration date
Pencurian
- sangat rawan bila jumlahnya besar
MODEL INVENTORI
Terdiri dari working stock dan safety stock
Working stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan untuk semua permintaan pengguna obat
Working stock bervariasi dari 0 Q0
Safety stock adalah jumlah persediaan yang diperlukan bila terjadi kelambatan pengiriman atau
permintaan yg berlebih.
Safety stock = reserve stock=buffer stock=fluctuation stock.
Average working stock = Q0
Average inventori =
Harga I semakin kecil bila :
- Working stock kecil
- Safety stock kecil -> dapat berakibat stock out
Bila I semakin kecil -> holding cost semakin rendah
SISTEM CONTROL INVENTORI
Ada 2 macam model inventori :
- Sistem periodik (fixed interval system)
- Sistem perpetual (fixed quantity system)
Sistem Periodik
- Posisi inventori dilakukan setiap interval waktu antar pesanan yang lalu dan pesanan yg sedang
dikerjakan, sebesar jumlah selisih perbedaan current inventory level dan a predetermined
maximum inventory level.
- Maximum inventory level=safety stock + working stock = purata konsumsi antar dua pemesanan.
- Nama lain :
* T - system (time)
* Economic order interval (EOI) system.
PERPETUAL SYSTEM
Nama Lain :
Q - system (quantity)
Economic Order Quantity (EOQ)
Inventory level dilakukan terus menerus (setiap hari, minggu atau setiap pemesanan)
Beberapapun besar stock yang ada, order tetap dilakukan dalam jumlah optimal Economic Order
Quantity (EOQ)
SERVICE LEVEL
Adalah persen permintaan yg dpt dipenuhi dari persediaan yg ada.
Misal : 95% service level = spesial obat yg 95% selalu ada dlm persediaan.
Service level = 95% -> stock out frequency = 5%
Untuk menjaga service level dlm keadaan konstan safety stock naik dg meningkatnya lead time.
STOCK RECORD
Sebagai alat manajemen untuk aktivitas control inventori, baik manual maupun computerized
Stock record harus ada untuk setiap item
Sistem Penyimpanan stock record:
a. Sebagai file card yg tersusun dari muka ke belakang sesuai abjad atau nomor.
b. Sebagai file card dg sisi visible record tray kardex system.
c. Kalamazoo system sebagai kertas lepas yg tersusun index di bagian bawah.
d. Fixed system , indeks di bagian samping
MINIMUM DAN MAXIMUM STOCK LEVEL FORMULA
Berguna agar barang cukup dan tidak berlebih
Menetapkan waktu reorder sebelum terjadi stock out
Kalkulasi minimum stock :
CA = Average consumption
SS = Safety Stock
Kalkulasi maximum stock level :
pp = Procurement period
Misal :
LT Penggunaan tetrasiklin = 2 bulan
CA = 1000 kapsul Smin = (2 x 1000) + 2000
SS = 2000 kapsul = 4000 kapsul
PP = 6 bulan Smax = 4000 + (6 x 1000)
= 10.000 kapsul
ESTIMASI EXPECTED DELIVERY DATE
Berguna bila kedatangan barang sering terlambat
Estimasi dilakukan untuk lead time berikutnya
Rumus :
DDE = Expected delivery time
DDP = Promised delivery date
OD = Rata-rata keterlambatan (hari)
OD% = Persentase order yang terlambat
Misal :
Suatu penyalur mempunyai kontrak lead time = 45 hari.
Mengalami keterlambatan 50% dari order, dan rata-rata keterlambatan 43 hari.
DDE = 45 + (43 x 50%)
= 66,5
ESTIMASI ORDER QUANTITY
Bila sampai pada stock level atau di bawah minimum level.
Rumus :
SB = stock back ordered to clients
Si = Stock on hand in enventory
So = Stock now on order tetapi belum diterima
Misal, (kelanjutan dari kasus sebelumnya)
- Stock = 3000 kapsul (Si)
- Dalam order = 2000 kapsul
- Tidak ada back orders to health facilities
Q0 = (10.000 + 0) (3000 + 2000)
= 5000 kapsul