PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE LOS REGISTROS
Edicin: 006
Fecha de emisin: 16-09-2016
Cdigo: Certicol_pro_002

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

LOS REGISTROS
CONTENIDO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

OBJETO
ALCANCE
RESPONSABLES
DEFINICIONES
METODOS
CONTROL DE LOS REGISTROS
MANEJO Y CONTROL DE LOS REGISTROS
REGISTROS DEL PROCESO DE INSPECCION
ACTUALIZACION DE REGISTROS

Edicin: 006
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1. OBJETO:
Determinar el mtodo para controlar todos los registros generados por la empresa, asegurando
regulacin sobre su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y
disposicin.
2. ALCANCE:
Aplica a todos los registros que como resultado de sus actividades de inspeccin incluyen la
informacin suficiente que permita la evaluacin satisfactoria de la inspeccin.
3. RESPONSABLES:
Es responsabilidad de todo el personal de CERTICOL S.A.S implicado en la generacin de registros
cumplir con las instrucciones dadas en este procedimiento, el Director de calidad deber divulgar,
perfeccionar y mantener este procedimiento, as como controlar y hacer seguimiento a la generacin
de los registros mediante un cronograma de revisiones.
4. DEFINICIONES:
a. Registro: son todos aquellos documentos, datos o informacin que proporciona evidencia de
las actividades desarrolladas.
b. Formato: Esquema en el cual se registra la informacin necesaria para evidenciar las
actividades realizadas.
c. Identificacin: Accin que permite reconocer y diferenciar los registros, generalmente a
travs del nombre y cdigo.
d. Almacenamiento: Lugar exacto de almacenamiento de los registros, organizacin de los
mismos que permite acceder a ellos de forma eficaz.
e. Proteccin: Condiciones que permiten asegurar la preservacin de los registros a travs del
tiempo y evitar su prdida.
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f.

Recuperacin: Mecanismo por el cual la empresa ordena los registros para facilitar su
consulta.

g. Tiempo de retencin: Tiempo durante el cual se mantendr almacenado el registro.

h. Disposicin: Accin a seguir cuando ha transcurrido el tiempo de retencin de los registros.
i.

Listado para el Control de Registros: Formato en el cual se consignan todos los tipos de
registros que inciden en la prestacin del servicio, Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
de vital de los documentos.

j.

Reglamento tcnico: Documento en el que se establecen las caractersticas de un producto,

servicio o los procesos y mtodos de produccin, con inclusin de las disposiciones
administrativas aplicables y cuya observancia es obligatoria.
k. Registros:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas.

CATEGORIA DE LOS REGISTROS:

Se establecen 2 categoras para los registros del sistema de gestin:
Categora 1:

Registros que tienen una influencia significativa en la evaluacin de la conformidad

y que contienen la disposicin final del proceso.

Los registros de categora 1 corresponden al proceso de evaluacin de la conformidad Para

instalaciones en su disposicin final. (Registros finales de la evaluacin de la conformidad para las
instalaciones elctricas en su estado Aprobado o No Aprobado).

Documentos de la evaluacin de la conformidad considerados como registros que tienen una

influencia significativa.
Registros:

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas.
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A continuacin se relacionan los registros relacionados con el cumplimiento de los requisitos de

norma 17020:2012.

Proceso 1:

Hace referencia al proceso de inicio de los servicios contratados para la inspeccin

y registros del personal involucrado para la evaluacin de la conformidad.

Proceso 2:

Certiol_for_040 -Cotizacin
Certicol_for_038 - Contrato
Certicol_for_039 - Otros Contrato
Hoja de Vida Inspector
Certificados de Competencia laboral Inspector y Director tcnico.
Hoja de Vida Director Tcnico
Certicol_for_036 - Actas de imparcialidad
Certicol_for_009 Contrato Inspector y Director Tcnico
Certicol_for_061 - Nombramiento de Inspector y Director Tcnico

Hace referencia al proceso tcnico de la inspeccin. Se describen los registros

provenientes de la inspeccin.
Certicol_for_030 - Orden de Trabajo
Formatos Tcnicos de Inspeccin
o Certicol_for_047 Lista de chequeo diseo para las instalaciones electr
o Certicol_for_060 Lista de chequeo para documentos tcnicos de inspe
o Certicol_for_011 Planeacin de la Inspeccin Transfor y Distribucion
o Certicol_for_012 Planeacin de la inspeccin Uso Final Reside/Comer
o Certicol_for_056 Lista de chequeo apertura de inspeccin
o Certicol_for_079 Acta de visita de inspeccin Transformacin y Distrib
o Certicol_for_034 Acta de visita de Inspeccin de Uso Final
o Certicol_for_045 Lista de chequeo proceso de Distribucin en MT y BT
o Certicol_for_027 Lista de chequeo productos con certificado RETIE
o Certicol_for_037 Registro de mediciones elctricas
o Certicol_for_044 Lista de chequeo Transformacin Tipo Pedestal
o Certicol_for_083 Lista de chequeo Transformacin Tipo Interior
o Certicol_for_084 - Lista de chequeo Transformacin Tipo Poste
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o Certicol_for_031 Lista de chequeo inspeccin Uso Final Resid-comerc

Informe de inspeccin
o Certicol_for_077 Informe de No Conformidades al cliente
Dictamen de inspeccin: Archivo PDF
o Certicol_for_018 Dictamen de inspeccin de distribucin
o Certicol_for_019 Dictamen de inspeccin de Uso Final
o Certicol_for_020 Dictamen de inspeccin de Transformacin
Registros Fotogrficos de inspeccin

Proceso 3:

Hace referencia a los documentos Tcnicos de Inspeccin los cuales son

entregados por el cliente para el ejercicio de la inspeccin y que son evidencia de
cumplimiento del reglamento tcnico de instalaciones elctricas RETIE.
Documentacin tcnica del cliente
Memorias de Calculo
Certificado de productos
Planos finales
Tarjeta profesional de diseador y constructor
Declaracin de cumplimiento RETIE
Dems documentos tcnicos de la inspeccin.

Proceso 4:

Hace referencia al control de los registros generados por el proceso de equipos de

inspeccin en la evaluacin de la conformidad.

Categora 2:

Certicol_for_058 - Verificacin de equipo de inspeccin

Certicol_for_008 - Orden de Compra
Certificado de calibracin de los equipos de inspeccin
Certicol_for_013 - Bitcora de equipo de inspeccin.

Registros provenientes del sistema de gestin y actividades relacionadas.

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Los registros de categora 2 son los provenientes del sistema de gestin, tales como procesos de
auditoria interna, gestiones de formacin, entre otros. Los cuales deben de ser controlados segn el
procedimiento de control de registros Certicol_pro_002.

6. CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros que inciden en la evaluacin de la conformidad deben de ser controlados. Dicho
control se debe hacer mediante el formato Certicol_for_003 Listado Maestro para el control de
registros en el cual se establecen las condiciones necesarias para su control y ser responsabilidad
del director de calidad garantizar que se cumplan las disposiciones descritas.
El listado Maestro para el control de los registros deber contener los siguientes controles:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Identificacin del documento

Almacenamiento
Proteccin
Tipo de Archivo
Recuperacin
Tiempo de retencin (Segn periodo coherente a sus obligaciones contractuales y
legales.
g. Eliminacin.
La Identificacin corresponde a datos especficos de cada registro que permita localizarlo fcilmente
en el lugar de archivo, como el nombre del documento y su cdigo.
Almacenamiento de los registros:
Las condiciones del almacenamiento debern garantizar que los riesgos sean mnimos, evitando as
la perdida, dao o deterioro de los documentos.
Los registros de debern almacenarse en un espacio que brinde las condiciones necesarias para
evitar el deterioro de los registros.
Los registros que sean almacenados en medio magnticos debern tener una copia de respaldo.
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Los registros deben ser almacenados en un cuarto exclusivo el cual contiene un archivador en el
cual se almacenen los registros y tenga un candado el cual la llave sea custodiada por el director de
calidad.
Tiempo de Conservacin de los Registros:
El tiempo de conservacin de los registros deber ser de acuerdo a las condiciones contractuales o
legales de la siguiente manera:
Segn el reglamento tcnico de instalaciones elctricas RETIE la vigencia de los dictmenes de
inspeccin que le aplican a la empresa son:
ITEM
1
2
3

DESCRIPCION
Instalaciones Bsicas
Instalaciones Redes de
Distribucin
Instalaciones de
Subteaciones en MT y BT

TIEMPO DE CONSERVACION
10 Aos
10 Aos
10 Aos

Se debe establecer el tiempo de conservacin de los registros que intervienen en la evaluacin de la

conformidad, para lo cual por reglamento tcnico, el dictamen de inspeccin, el cual es un registros
que forma parte de la evaluacin de la conformidad debe ser de 10 aos los cuales se debe tomar
para todos los registros que intervienen en el proceso.
Proteccin de los registros:
Los registros almacenados debern estar en un espacio exclusivo en el cual permita garantizar que
los documentos se encuentren en ptimas condiciones para su consulta. El espacio deber estar
custodiado por el director de calidad, y se deber garantizar que el acceso a los registros sea
exclusivamente autoridad del director de calidad el cual tendr la custodia de la llave de acceso a
dicho espacio.
En caso de solicitud de registros por entidades legales o de acuerdo a las condiciones contractuales,
el director de calidad deber diligenciar la bitcora para el control de los registros Certicol_for_074.
Tipo de Archivo:
El tipo de archivo se refiere al formato en el cual se encuentre, ya sea fsico, magntico o ambos.
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Recuperacin:
El responsable de los registros del listado maestro para el control de los registros Certicol_for_003
que influyen en la evaluacin de la conformidad en su estado final (Registros de los proyectos de
inspeccin certificados) ser el director de calidad.
Los registros generados por los procesos que hacen parte de proyectos que se encuentran abiertos,
el encargado de la recuperacin es cada director de proceso los cuales deben velar que se cumplan
los siguientes requisitos:
Completo: Incluir toda la informacin sealada en el registro.
Vigente: Al da
Recuperable: Fcilmente accesibles a quien los necesita
Protegidos: Para el Buen Estado, evitando dao de riesgo o deterioro.
Retencin: Permanecer como respaldo durante el tiempo definido.
Eliminacin:
Los registros que intervienen en la evaluacin de la conformidad pasado el tiempo establecido de 10
aos para su conservacin debern ser destruidos mediante una maquina corta papel para
garantizar que la informacin registrada en los registros sea ilegible por temas de seguridad.
Los registros almacenados en medio magntico debern ser destruidos.

5.3 ALMACENAMIENTO DE LOS REGISTROS

Todos los registros debern ser almacenados segn se haya determinado en el Listado para el
control de los registros, en un archivador, bodega o servidor; bien sean en medio fsicos o
magnticos, en carpetas fcilmente identificables.

Documentos del Sistema de gestin:

Segn disposiciones del listado maestro para el control de registros.
Documentos Tcnicos del Cliente:
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Se tendrn en el archivo de la empresa los proyectos que se encuentren activos y los que tengan un
periodo de 6 meses. Los proyectos que estn terminados y con ms de 6 meses se tendrn en una
bodega en la ciudad de Popayn custodiada por el gerente de la empresa, el cual deber garantizar
la integridad de la informacin. Segn procedimiento seguridad de la informacin
Certicol_pro_o27.

Proyectos de inspeccin RETIE (Documentos del cliente, formatos, registros fotogrficos,

entre otros):
Se tendrn en el archivo de la empresa los proyectos que se encuentren activos y los que tengan un
periodo de 6 meses. Los proyectos que estn terminados y con ms de 6 meses se tendrn en una
bodega en la ciudad de Popayn custodiada por el gerente de la empresa, el cual deber garantizar
la integridad de la informacin.
Los registros fotogrficos de las inspecciones se debern tener en un CD-ROM en la carpeta del
proyecto junto con los dems documentos.
Registros fotogrficos y documentos de inspeccin:
Los registros fotogrficos, documentos de inspeccin y formatos de los proyectos de inspeccin son
almacenados digitalmente en el servidor de la empresa en una carpeta llamada rea de Proyectos
dicha carpeta solo es maneja por el director tcnico e inspectores de la empresa.
Registro dictmenes de inspeccin:
Una vez sean expedidos los certificados de inspeccin se deber realizar un escaneo de dichos
dictmenes y deber ser almacenado en el servidor en la carpeta AREA DE DICTAMENES. Dicha
carpeta tendrn acceso los cargos director tcnico, inspectores y auxiliares de archivo.

Archivo Muerto:
Estado de un registro el cual se encuentra en una bodega en la ciudad de Popayn destinada para
el almacenamiento masivo de registros, garantizando su correcta adecuacin y manejo.

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5.4 DISPONIBILIDAD DE LOS FORMATOS Y REGISTROS

Los formatos estarn siempre a disposicin de los diferentes cargos que los requieran para registrar
sus actividades; los registros estarn bajo la custodia del cargo asignado segn el Listado para el
Control de Registros Certicol_for_003 y estarn a disposicin de auditores que estn realizando
auditoras, bien sea interna o externa.
Los formatos para los registros estarn centralizados a custodia del director de calidad para tener un
mayor control y cuidado.
En el servidor se encuentran creadas las reas de la empresa en las cuales se incluyen los
diferentes formatos de manejo necesario segn el cargo. El director de calidad tendr la central de
los formatos y es quien est autorizado para modificar o editar los formatos del sistema de gestin.
MANEJO Y CONTROL DE LOS REGISTROS (Proyectos de Inspeccin)
Para el manejo y control de los registros referentes a la inspeccin se dispone de un archivo en
MSEXCEL Control de Proyectos de Inspeccin Certicol_for_081 en donde se relacionan todos los
registros asociados a las inspecciones elctricas en todas las reas. Se controlan los registros de las
inspecciones identificando el Cdigo del proyecto, nombre del proyecto, orden de servicio, cdigos
de dictmenes, entre otros. Este archivo es controlado por los directores de la empresa alimentada
por todos los departamentos de la empresa.

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Los registros que son actualizados a razn de los cambios ocurridos por las normas y lineamentos
tcnicos aplicables a la empresa deben ser analizados y actualizados desde su raz de la siguiente
manera:

Certificado de existencia y representacin legal

Certificado de acreditacin expedido por el ONAC
Registros del sistema de gestin
Papelera de la empresa ( actualizar con los cambios ocurridos)
Informacin hacia los clientes sobre los cambios ocurridos (cambios legales, de
infraestructura, de contactos, entre otros)

5. REGISTRO DE EDICIONES:
Edicin N
001
002
003

Fecha de la emisin
20/02/2012
12-04-2013
01-10-2013

004

14-02-2015

005

30-04-2015

006

16-09-2016

Resumen de los cambios

Creacin del documento
Modificacin estructura
Modificacin de la estructura del
documento.
Inclusin del tem 6 Manejo y control de
los registros.
Se agreg la Nota referente a la
explicacin de cuales son considerados
Registros en la empresa Pag 5.
Se adiciono la responsabilidad del director
de calidad para controlar la vigencia de
los registros y control de los mismos
mediante
un
cronograma
de
supervisiones.
Se incluye el tem 8. Actualizacin de
registros.
Se incluye: Documentos de la evaluacin
de la conformidad considerados como
registros que tienen una influencia
significativa.
Se incluye Clasificacin de Registros.

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Elaboro, Reviso y Aprob

Ing. Juan Manuel Len

Gerente Director de Calidad

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