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MODELO DE GESTIN
DE OPERACIONES
PARA PYMES
INNOVADORAS
R esumen
Este artculo describe los fundamentos tericos para el mejoramiento de la gestin de
produccin y logstica de las PyMES. Esta
es una poca de constantes cambios donde
los mercados, los productos y los competidores se transforman tan rpido que las organizaciones colombianas difcilmente responden a las nuevas circunstancias. Es realmente complejo mantener un nivel de
competitividad lo suficientemente slido y
sostenible como para garantizar una posicin
en el mercado. Las empresas apelan a las
distintas estrategias conocidas; sin embargo,
cmo y con quin se pondrn en prctica tales estrategias es lo que asegura la diferenciacin, el valor agregado y el xito.
Este artculo presenta un modelo de gestin para los sistemas de operaciones de la
PyME. En l se destaca la gestin de produccin con relacin a la logstica. Este
modelo es resultado de una investigacin
descriptiva realizada a un centenar de empresas de distinto tamao.
A bstract
This paper approaches to the theoretical
foundations of production and logistic
management in small business administration. This is a time of complex changes:
markets, products and competition environment get into sudden transformations,
and most of the enterprises and organizations can hardly adapt to new circumstances. It is difficult to compete efficiently
and even more difficult to guarantee a
position in the market. Organizations appeal
to new strategies; most of them promote
following international tendencies, but they
are not actually ready to put them into the
praxis. Who and how all this theoretical solutions can assure competitive advantages
and turn know-how a real capital.
This paper presents a management strategy for
the operative systems in small business. It emphasizes on product and logistic administrations,
as a result of a descriptive research previously
applied to a hundred of companies from different areas and sizes in the Colombian context.
Este artculo fue entregado el 26 de febrero de 2003 y su publicacin aprobada por el Comit Editorial el 10 de
marzo de 2003.
Por
Andrs Velsquez
Contreras
Docente Investigador. Centro
de Investigaciones EAN
E-mail:anveco02@yahoo.com.mx
Palabras claves:
Gestin de operaciones, logstica,
PyMES.
NTRODUCCIN
Esta investigacin tiene como objetivo hallar en la realidad empresarial nuevas posibilidades, metodologas y alternativas de desarrollo estratgico que fortalezcan su
competitividad. De igual manera se pretende validar, fortalecer, renovar y ajustar las
teoras forneas al medio colombiano.
Este artculo es la fundamentacin terica
y procedimental de instrumentos para el mejoramiento de la gestin de produccin y
logstica, particularmente diseados para
pequeas y medianas empresas.
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servicios de salida o resultantes de la organizacin. Desde el punto de vista del sistema, es el conjunto de materiales, fuerza de
trabajo, capital y tecnologa que concretan
la fabricacin de un producto o prestacin
de un servicio.
La planeacin de la produccin: se ocupa de
la toma de decisiones relacionadas con los
procesos de produccin, de modo que los
productos o los servicios se ajusten a las especificaciones, a los plazos, a las cantidades,
al costo y a la calidad requeridas. Permite
manejar exitosamente el factor humano, el
capital y los materiales, permitiendo que la
organizacin alcance sus objetivos.
Logstica
Gestin, accin de administrar, es decir,
hacer diligencias conducentes al logro de
un negocio; coloca al empresario frente a
un estilo gerencial ms dinmico, orientado
a los resultados.4
La produccin
Es una funcin fundamental de toda organizacin. Comprende aquellas actividades
relacionadas con la creacin de bienes y
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bajar como un todo. Las organizaciones aprenden, se van adaptando al medio ambiente cambiante en el que se desarrollan con el fin de
permanecer en el tiempo y no desaparecer.
Los principales subsistemas, Grfica No. 1,
de una organizacin son:
Direccin y gestin .
De produccin.
Logstico.
De informacin.
De seguimiento y control.
Comercial.
Talento humano.
Financiero.
Estos ocho subsistemas estn ntimamente relacionados, conformando una unidad.
Una organizacin departamental hace difcil identificar cada subsistema y las funciones relevantes. Es tarea del gerente
visualizar la empresa como un sistema y
realizar intervenciones para armonizar el
funcionamiento individual y alcanzar la meta
comn. El modelo de gestin aqu presentado har referencia a los primeros cinco
subsistemas.
Las organizaciones se entienden como sistemas que demandan recursos para su funcionamiento capaces de agregar valor para
el cumplimiento de expectativas y necesidades de un cliente.15
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GRFICA No. 1
LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA
La gestin de recursos.
Comunicacin e informacin.
Planear es concebir el futuro deseado, actuar en el presente con visin de futuro, asegurar los recursos necesarios para los resultados esperados. La planeacin es un
proceso dependiente de la cultura y el desarrollo de la empresa; en este sentido es
imprescindible realizar simultneamente
distintas intervenciones que permitan progresos paralelos y complementarios en las
reas clave del negocio.
El sistema de direccin formula las estrategias, los objetivos y las polticas, es decir,
las reglas de juego para todos los miembros de la organizacin.
Planeacin estratgica
La planeacin es un elemento muy importante a nivel administrativo, permite disminuir los riesgos y al mismo tiempo la incerti-
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En la implementacin de esquemas estratgicos se ha buscado estructurar los sistemas de manera que sean poco sensibles a
las variaciones operacionales, con el fin de
poder efectuar ajustes a las desviaciones
que son efecto de la incertidumbre del entorno, sin perder de vista los objetivos a mediano y largo plazo. De esta forma, la flexibilidad de las acciones estratgicas le permitir a la organizacin una mayor adapta21
cin al medio ambiente .
GRFICA No. 2
MACROPROCESOS
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GRFICA No. 3
OPERACIONALIZACIN DE VARIABLES
DEMANDA
VARIABLE
COMPETENCIA
OFERTAS
COMPRAS
INVENTARIO
PRODUCTO
TERMINADO
PRODUCCIN
INVENTARIO
MATERIA
PRIMA
CAMBIOS EN
MERCADEO
DISTRIBUCIN
LOGSTICA
El subsistema de produccin.
El subsistema de logstica .
El subsistema de informacin (implcito).
Estos cinco subsistemas forman una amplia red de operaciones que para un empresario o gerente experimentado es fcil
identificar, pues conforma una unidad de alta
actividad y esfuerzo fsico generadora de
costos, gastos y resultados. He aqu la importancia de realizar planes detallados para
cada subsistema. Para el nefito es importante analizar en detalle los actores y las
relaciones representadas en el esquema del
sistema de operaciones.
Subsistema de produccin
La produccin o la prestacin de servicios
se entiende como una serie de eventos ntimamente relacionados, organizados en
una estructura de hombres, mquinas y materiales. El alcance de este sistema es funcin de las decisiones elegidas; as, la efectividad final de cualquier decisin depende
de la propia estructura organizacional, de
la asignacin adecuada de recursos y del
manejo de objetivos22 . La capacidad para
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Subsistema logstico 24
3. Gestin operativa: ejecucin de programas, funciones y controles.
Compras.
Inventarios.
Mantenimiento industrial.
Almacenes.
Transportes.
Facturacin.
Despachos.
Distribucin.
La efectividad del sistema de logstica radica en el nivel de integracin, sinergia y comunicacin entre las unidades, la alineacin
con la estrategia y el balanceo del flujo de
las operaciones en el sentido de Goldratt.
Igualmente se requiere de un modelo de
planeacin y gestin, como el propuesto en
la Grfica No. 5.
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El plan estratgico corporativo y el particular de cada rea en este caso, el de mercadeo y ventas, deben ser desarrollados a
partir de herramientas muy definidas y diseadas a la medida. El grupo de investigacin de la EAN en PyMES ha trabajo en
instrumentos que facilitan el diseo efectivo acorde con los requerimientos de cada
organizacin. Esta es la razn para considerar el plan estratgico de mercadeo y
ventas formulado, eje para modelar la gestin de produccin y la gestin logstica.
Es cierto que el plan de ventas es un pronstico, es decir, una prediccin de eventos, en particular del comportamiento futuro de la demanda de un producto o servicio. Su propsito es reducir el riesgo en la
toma de decisiones, en otras palabras, ajustar las acciones a los valores esperados de
la demanda y variaciones de consumo, minimizando los costos o forzando situaciones econmicas ms rentables. Los prons-
GRFICA No. 4
SUBSISTEMA DE OPERACIONES
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ticos estn usualmente en error: la magnitud de este depende de la habilidad del planeador y de las tcnicas aplicadas en el
proceso de proyeccin.
Finalmente, se pone en ejecucin el programa impartiendo las rdenes de produccin para obtener el producto terminado.
Los ritmos de produccin generan variaciones en las existencias de materia prima y
regulan los inventarios de producto terminado. Los desaciertos en produccin pueden generar roturas de inventario
traumatizando las ventas o excesivos
inventarios inmovilizando capital y causando onerosos costos financieros.
El plan de distribucin puede verse
sobreestimado o falto de respuesta si no hay
sincronizacin con el rea de produccin.
Incluso se pueden generar sobrecostos en
transporte y almacenamiento por fallas en
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GRFICA No. 5
MODELO DE GESTIN DE OPERACIONES
Alcanzar en el mercado una posicin competitiva hace necesario que el producto supere a los de la competencia en diseo, precio, logstica o cualquier otro atributo valorado por el cliente. En ese sentido la estrategia de produccin debe buscar el perfecto equilibrio entre calidad y materiales, costos de manufactura, flexibilidad y rapidez.
La bsqueda de alternativas para alcanzar
mercados ms amplios, ciertamente ms
competidos, debe tomar en cuenta calidad,
precio, rapidez y cumplimiento. Solamente
un sistema de produccin diseado, planeado y gestionado estratgicamente contribuir a que la empresa se mantenga en el
mercado.
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En sentido prctico, es posible plantear estrategias de minimizacin de costos basados en eficiencia y productividad, sin deterioro de la calidad y el servicio. Seguramente el gerente encontrar en conflicto los
objetivos sealados; sin
embargo la estrategia deber generar las directrices y
ayudar a elegir las acciones
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adecuadas .
La solucin para que las organizaciones productivas
del denominado Tercer
Mundo logren enfrentar de
manera competitiva toda la
problemtica relacionada
con el sistema productivo radica en concebir o seguir un modelo de
gestin de produccin a la medida de la
organizacin, que aplique principios de orden, planeacin y control, mediante la aplicacin de tcnicas, metodologas y procedimientos apropiados al entorno en el cual
tienen asiento estas organizaciones .
Clculo de la capacidad
Establecer la capacidad de
operacin y de gestin de un
negocio se ha convertido hoy en da en un
elemento de soporte a la estrategia. En economas turbulentas se debe ser cauteloso
en la inversin de equipos e instalaciones;
por el contrario, si se espera operar en una
economa estable y predecible es posible
pensar en una sobrecapacidad.
Las exigencias de flexibilidad en la manufactura o en los servicios, adems del cambio tecnolgico, conforman el derrotero para
establecer una capacidad adecuada. Es
cierto que la planeacin de la capacidad
debe ser el resultado del dimensionamiento
del mercado y de las predicciones de la
demanda; sin embargo, a largo plazo es
importante plantear escenarios de ventas
para determinar un nivel de capacidad que
armonice con la estrategia, los factores de
competitividad y las medidas de eficiencia,
productividad y efectividad.
Programacin de la Produccin
Este plan se traduce en necesidades de
materiales y recursos, que se reflejan en rdenes de produccin y compra. Las rdenes deben programarse para decidir en qu
instante concreto van a ejecutarse. La elaboracin de rdenes de produccin esta30
blece el nexo entre programa y ejecucin .
El seguimiento del sistema productivo permite obtener informacin sobre su compor-
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tamiento; esta comparacin permitir detectar las discrepancias significativas que desencadenarn acciones correctivas. As mismo, dicha informacin alimentar las bases
de datos de los sistemas de planificacin y
programacin para su utilizacin en el ciclo
siguiente de actualizacin.
La programacin detallada de las operaciones internas del sistema acta sobre rdenes de produccin y constituye un plan con
mayor discriminacin. La planeacin de
operaciones, por operar con un horizonte
extenso, se desarrolla a nivel agregado y
considera habitualmente tasas de produccin medias. La programacin debe desarrollarse de manera correcta y, por consiguiente, debe trabajar con los valores reales de las tasas.
rdenes de produccin
Las rdenes de produccin y/o de trabajo
son instrucciones especficas para la fabricacin de un producto determinado. En la
mayora de los casos, las rdenes incluyen
informacin sobre las cantidades requeridas y su programacin respecto al tiempo;
estas solicitudes estn constituidas por un
original y varias copias de las que cada una
de las dependencias involucradas en el proceso archiva, permitiendo llevar el control
de las actividades, as mismo el tiempo
empleado en la actividad.
Sin embargo, la compilacin de los trece libros de El Arte de la Guerra32 del maestro
Sun Tzu, que se le atribuyen a Sun Wu,
general de la dinasta Chu, precedi a cualquier otro autor. Se estima que este legendario texto data de dos mil quinientos aos
a.C. La logstica es tan antigua como el mismo hombre y tan moderna como el computador. Su importancia radica en la orientacin al cliente y su utilidad estratgica.
La logstica es una disciplina que se ha
convertido en una herramienta poderosa de
ventas33 . Aplicarla conlleva aumento de la
competitividad. La logstica es un argumento
comercial sinnimo de exactitud, velocidad
y reduccin de costos, y como tal debe incluirse urgentemente como un rea
gerencial de soporte a las estrategias de la
organizacin.
El modelo debe concebirse como un panal
de ciclos caracterizado por el trabajo en
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El segundo ciclo es la planeacin de materiales, la gestin de inventario y almacenamiento de materia prima, el plan de compras y la colocacin de pedidos al proveedor. De igual manera, en este ciclo pueden
presentarse grandes alteraciones, sea por
modificaciones en el plan de ventas o en
programacin de la produccin, poniendo a
prueba la capacidad de respuesta de los
proveedores. Dichos inconvenientes pueden originarse en una mala gestin de inventario, una respuesta inoportuna del proveedor u otros imponderables: paros, alteraciones climticas o inseguridad.
El tercer ciclo tiene como eje el plan de ventas y propiamente la ejecucin del mismo.
Cualquier plan de distribucin puede verse
sobreestimado o falto de respuesta si las
ventas se concretan de manera distinta a
las planeadas, cuestin que generalmente
sucede; sin embargo, tener un plan de distribucin permite realizar los ajustes de
mejor forma. En el mismo sentido, se ve
afectada la gestin de inventarios, almacenamiento y transporte de producto terminado. Si se presenta escasez de cualquier
producto, se afectar el cumplimiento del
plan de ventas y los ingresos esperados.
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nejo de inventarios, optimizacin de los recursos de distribucin, incluido el transporte y dems acciones que garanticen en el
largo plazo un sistema logstico competitivo, adecuado a las necesidades de la organizacin, acorde con las expectativas del
cliente en rapidez, exactitud de la entrega,
oportunidad, surtido de productos, en precio y calidad del servicio.
Un plan estratgico de logstica es una
derivacin y contribucin al plan estratgico del negocio; en l se detalla la misin, la
visin, los objetivos estratgicos y el programa de acciones para guiar la gestin logstica a todo nivel.
Para lograrlo se elabora, controla y ejecuta
el Plan Maestro de Logstica , y una vez la
empresa identifica las principales barreras
que le impone el entorno para el desarrollo
de la logstica, mediante un estudio sistemtico de los factores incidentes, debe enfocar su plan estratgico para eliminar o
compensar la influencia de dichas barreras
sobre sus rendimientos, de tal forma que
garantice ventajas competitivas y alcance
una alta dinmica en el rendimiento de la
logstica y de la empresa en general.
los planes de otras unidades de la organizacin pues ellas persiguen sus propios
objetivos. El nfasis del plan maestro de
logstica est en las operaciones que deben realizarse en un mediano plazo, de un
ao a dieciocho meses, y se diferencia del
plan estratgico logstico por su visin a largo plazo y su alineamiento directo con la
estrategia y no con la tctica.
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Centro de control: recibe y entrega informacin a los dems centros, con el fin de
determinar indicadores de gestin que permitan controlar el comportamiento de las
actividades productivas.
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
En el sentido ms tradicional el control evala
y asegura que los resultados obtenidos estn
acordes con los planeados. Requiere de:
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para transmitir instrucciones correctas acordes con los objetivos del sistema.
NOTAS
1
El gerente experimentado.
Indicadores de gestin
7
Ibd. p. 83.
11
12
15
Adaptado de SAHID CASTAO, Feres Eduardo C. Logstica Pura: ...ms all de un proceso
logstico. Santafe de Bogot, Ediciones Macondo,
1998.
85
16
28
17
29
CABUYA M., Luis Alberto y otros. Organizacin y gestin de empresas. Bogot, Universidad Nacional de Colombia, 1995. p. 176.
18
30
Ibd., p. 271.
31
19
32
www.inlogistica.com. Andrs Velsquez C.
Logstica: Una aproximacin a su lgica.
20
33
DVILA L., Carlos. El empresariado colombiano. Pontificia Universidad Javeriana. 2a. Ed.. Bogot D.C., 1987.
21
34
22
35
23
36
24
DAVID, Fred R. Conceptos de Administracin Estratgica. Quinta Edicin, Prentice Hall, Mxico, 1997.
WEISS, Anita; y CASTAEDA, Wigberto. Estrategias Empresariales y Diferenciacin Obrera. Bogot, Universidad Nacional de Colombia.
Departamento de Sociologa. 1992.
37
25
38
26
39
BIBLIOGRAFA
ANDRADE SOSA, Hugo; DYNER, Isaac y otros.
Pensamiento Sistemtico: Diversidad en Bsqueda de Unidad. Bucaramanga, Ediciones Universidad Industrial de Santander, 2001.
86
SOPENA. Nuevo diccionario ilustrado de la lengua espaola. Barcelona, Ramn Sopena, S.A.,
1984.
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MARKIDES, Constantinos C. En la estrategia
est el xito. Bogot, Editorial Norma, 2000.
87