TAREAS EQUIPO DE CONTABILIDAD ASIGNADO AL GRUPO BINSWANGER

I.

TESORERIA (Mayda Oseda):

1. ACTUALIZACION DE SALDOS ( Todos los das)
2. ENVIAR CUENTAS POR PAGAR (Mircoles, y Saldos actualizados disponibles a
proveedores)
3. Programacin de pago (AISAC, GERENCIA); Emisin de cheques, macros y
transferencias para aprobacin. revisando para distribuir
segn
disponibilidad en cada banco. (Jueves)
4. Revisin de la programacin realizada con la Sr. Suzzanne (Viernes)
5. Registro al sistema, verificando que haya pasado lo programado.

II.

CONTROL DE GASTOS (Katy Yanayaco):

Frecuencia
Descripcin
(das)
Coordinar con Facturacin sobre los
presupuestos que an no han sido
lunes-martesfacturados, a su vez enviar correo a los
mircoles
administradores de cta., facturacin y
logstica, para su seguimiento
Atender las consultas de Logstica sobre el
estado de las facturas que ya vencieron y lunes-martesaun no se ha pagado, debido que est mircoles
pendiente la Facturacion al cliente.
Coordinar con Logstica sobre la emisin de
las rdenes de Compra de los servicios de
mircolesoficina, comisionistas y a veces sobre OC de
viernes
las ctas administradas
siempre que
Ingreso de todas las facturas de AISAC al
registro
cuadro de control de presupuesto de
facturas al
Logstica
sistema
Revisar el control de presupuesto y anotar a
cada factura por pagar que tiene
presupuesto, el Nro. de la factura y la fecha
emitida al cliente.
mircoles
Solicitar los sustentos, al proveedor ,revisar
y hacer los clculos las facturas por
consumo de agua y luz de la oficina
mircoles
principal para determinar el correcto
importe que factura el proveedor
Controlar el gasto indicado en caja chica,
segn los lmites y procedimientos
establecidos por BINSWANGER PERU, as
mircoles
mismo comunicarle las observaciones a
cada administrador de cta.
ADMINISTRACCION INMOBILIARIA

Tiempo (horas x da)

1 a 2 horas

1/2 a 1 hora

1/2 hora
Esto es de acuerdo al
volumen de las facturas
registradas( 2 a 3 horas y
media)
Esto es de acuerdo al
volumen de las facturas
registradas( 2 a 3 horas y
media)
1 vez al mes

2 :30 hora

Revisar que cada factura cuente con los documentos necesarios para ser
contabilizados:
Contar con la Orden de Compra, el acta de conformidad del servicio, revisar la
fecha de emisin y la razn social a que en reiteradas ocasiones tengo que
comunicarme con el proveedor por esto errores en la emisin de sus facturas.

Registrar las facturas de compras de 85 a 100 facturas por semana

Al registrar se debe anotar en cada factura( estos registros son de forma

manual):
La fecha de vencimiento
El centro de costos
El importe de la detraccin
El saldo de la factura
El numero correlativo generado por el sistema

Pago de detracciones aprobada por el Sr: Bruno Quiroz, para ello se separa del
archivo txt generado por el sistema solo lo que fue aprobado.

Imprimir y adjuntar a cada factura tanto al adquiriente como a la copia SUNAT la

constancia de depsito de la detraccin.

Guardar en las carpetas asignadas por proveedor las factura que cumplen con
los requisitos para programacin de pago da mircoles.

Recepcin de las Cajas chicas de AISAC los das mircoles de 9 a 12:pm

Solicitar l envi del Excel de las cajas chicas ya que en su mayora envan el
archivo impreso ,pero no virtual
Revisar, corregir, y controlar el gasto indicado en caja chica 2 a 5:30 pm
Cajas del BCP
De 200 a 220 entre facturas tickets, BV, Boletos de Viaje, Planillas de movilidad
por semana
Cajas MI BANCO
De 150 a 160 entre facturas tickets, BV, Boletos de Viaje, Planillas de movilidad
Caja chica Nestl
De 30 a 40 facturas, tickets y otros
Estas cajas tiene menos movimiento: entre 20 a 30 facturas
Caja
Caja
Caja
Caja
Caja
Caja
Caja
Caja

chica San Jose

chica J. Arona
chica Depocentro
chica Belcorp
chica plaza republica
de logstica
chica Qumica Suiza
chica Lima Cargo City

GERENCIA DE PROYECTO

De Gerencia de 20 a facturas 25 por semana

III.

Revisar que cada factura cuente con los documentos necesarios para ser
contabilizados:
Contar con la Orden de Compra, la valorizacin de la obra, que en la mayora de
los casos tengo que comunicarme por telfono y/o por correo con el gerente de
proyecto de la obra porque el proveedor no lo enviar, revisar la fecha de
emisin y la razn social.

Pago de detracciones aprobada por el Sr: Ricardo Rosell, para ello se separa del
archivo txt generado por el sistema solo lo que fue aprobado.

Imprimir y adjuntar a cada factura tanto al adquiriente como a la copia SUNAT la

constancia de depsito de la detraccin.

Guardar en las carpetas asignadas por proveedor las factura que cumplen con
los requisitos para programacin de pago da mircoles.

FACTURACION (Alex Fernandez):

ADMINISTRACCION INMOBILIARIA

Descripcin
1.
Registro de Ventas
Facturacin Fija (servicio de Facility management)
se empieza a emitir el primer da hbil de cada
mes.
Facturacin
Fija
(servicio
de
Property
management) se empieza a emitir el primer da
hbil de cada mes.
Facturacin Variable (servicios de energa y agua)
se empieza a emitir en cuanto se tenga la
informacin por parte de los administradores esto
vara de acuerdo a los recibos que les llegan a los
administradores.
Facturacin variable ( por ejecucin de trabajos
adicionales que brinda el cliente BINSWANGER
PERU a sus mismos clientes en cada unidad
inmobiliaria) se empieza a emitir la factura de De
acuerdo a la informacin brindada por parte de los
administradores mediante correo adjuntando los
presupuestos previo a ello se coordina con los
mimos para conocer que se llegaron a ejecutar los
trabajos al 100%, por otro lado se revisa el control
de presupuestos que maneja logstica donde se
encuentran los presupuestos aprobados para su
facturacin .

Frecuencia
(das)

Tiempo
(horas x da)

3 DIAS

8 X DIA

7 DIAS

8 X DIA

7 DIAS

8 X DIA

TODOS LOS
DIAS

4 X DIA

 La revisin y actualizacin mensual del cuadro de

control de facturacin fija que lo maneja la seora
Suzzanne
(carpeta de facturacin compartido con la gerente
de administracin)
2.
Registro de detracciones
Se ingresa a diario a la pgina sunat para poder
reconer los pagos que realizaron los clientes (de
haber alguna diferencia en el pago se comunica va
telfono y/o correo con el cliente para poder validar
el pago a determinada factura).
3.
Registro de retenciones
Se coordina con el cliente para poder pasar a
recoger los certificados de retencin va correo y/o
telfono.
4.
Control de presupuestos.
Se revisa y actualiza a diario para ingresar los
numero de factura de tal manera que el rea de
control
de
gastos pueda liberar la factura del proveedor y
pueda ser pagado oportunamente.
5.
Control de cobranza.
Se coordina va telfono y/o correo con el cliente
para que realice el pago correspondiente
Se registra a diario los pagos que realizaron los
clientes, para poder cancelar las facturas, para
poder validar la informacin de pago se coordina
va telfono y/o correo con el cliente. Algunos
clientes no realizan los pagos para ello se comunica
reiteradas veces por telfono y/o correo pidiendo el
apoyo de cada administrador de cuenta.
6.
Reporte Semanal.

Se enva por correo las cuentas por cobrar

(todos los jueves).

TODOS LOS
DIAS

2 X DIA

1 DIA

5 X DIA

1 DIA

1 X DIA

TODOS LOS
DIAS

1 X DIA

TODOS LOS
DIAS

4 X DIA

TODOS LOS
DIAS

5 X DIA

1 DIA

6 X DIA

GERENCIA DE PROYECTO
1.
Registro de ventas

Facturacin Fija (se emite factura el primer

da hbil de cada mes de acuerdo al contrato que
se
haya
suscrito con el cliente)
3 DIAS
VARIABLE

Facturacin variable (se emite de acuerdo a

LOS
la informacin que envie el gerente de proyecto)
DIAS
2.
Registro de detracciones.

Se ingresa a diario a la pgina sunat para 1 DIA

poder reconer los pagos que realizaron los clientes
(de
haber
alguna diferencia en el pago se comunica va
telfono y/o correo con el cliente para poder validar

5 X DIA
1 X DIA
1X DIA

el pago a determinada factura).

3.
Registro de retenciones.

Se coordina con el cliente para poder pasar a

recoger los certificados de retencin va correo y/o
telfono.
4.
Control de cobranza:

Se coordina va telfono y/o correo con el

cliente para que realice el pago correspondiente

Se registra a diario los pagos que realizaron

los clientes, para poder cancelar las facturas, para
poder validar la informacin de pago se coordina
va telfono y/o correo con el cliente. Algunos
clientes no realizan los pagos para ello se comunica
reiteradas veces por telfono y/o correo pidiendo el
apoyo de cada administrador de cuenta.
5.
Reporte semanal

Se enva por correo las cuentas por cobrar

(todos los jueves).

1 DIA

1 X DIA

TODOS LOS
DIAS

1 X DIA

1 DIA

3 X DIA