COOPERATIVA DE SERVICIOS

MLTIPLES APAES

CONVENIO DE COOPERACION TCNICA ENTRE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS

MULTIPLES APAES - COOP APAES Y EL INSTITUTO DE ASESORA Y CAPACITACIN
PRA EL DESARROLLO SOSTENIBLE-INCADES.

PROGRAMA DE ASESORA EN LA GESTIN ORGANIZACIONAL ARTICULADA

DE LOS RECURSOS Y TALENTO HUMANO (RRHH) EN LA EMPRESA

INFORME DE AVANCE
Dr. TITO A. HERNANDEZ T.
Director INCADES-Consultor DOP
Psic. Soc. FTIMA PANDURO PULGAR
Consultora RRHH

CHIMBOTE, AGOSTO 2016

I.PRESENTACIN
La consideracin de los aspectos organizativos es algo tan obvio y natural, que muchas veces
las organizaciones y empresas apenas son conscientes de ello.
Normalmente se presupone tcitamente o bien se formula dbilmente en los Estatutos,
Organigramas, MOF,etc, las funciones, competencias y capacidades requeridas de los lderes
y equipos tcnico- administrativos de una empresa.
Ello se debe a que resulta ms fcil tener en cuenta los temas tcnicos (funciones tcnicas)
que hacer juicios de valor sobre la capacidad de rendimiento de las personas involucradas en
la realizacin de las tareas, y sobre todo se olvida que en las organizaciones se llevan a cabo
procesos socio tcnicos asociados a valores culturales, intereses particulares y
desplazamientos de poder( o aspectos sociales).
En consecuencia, las llamadas funciones tcnicas son asumidas por individuos, con la
imperativa necesidad de que produzcan resultados, y ello conduce irremediablemente a que los
problemas organizativos deriven en cuestiones de primer orden slo cuando surgen conflictos,
cuando prolifera un clima de crisis o cuando las deficiencias afectan a los resultados.
En relacin con lo dicho, el xito y sostenibilidad de las empresas u organizaciones dependen
en gran medida de cmo los lderes y el personal tcnico y administrativo definen y aclaran
sus propios roles. Es decir, cmo acta la gente en sus roles y cmo la gente espera que las
personas acten en sus roles en la realizacin de los procesos para alcanzar los resultados,
productos y objetivos de la organizacin.
Es decir, la competitividad y sostenibilidad de la empresa (persistencia de los logros) est en
dependencia directa de sus integrantes actuando en un sistema de colaboracin articulada y
no desde una ptica tcnico-sectorial, que a primera vista parece racional, pero es un error
organizativo.
Por todo lo dicho, se requiere permanentemente dar respuesta
a las siguientes
cuestiones:cmo est estructurada una organizacin?. cmo estn repartidas las tareas?
cmo colabora el personal? Cmo se realizan los procesos y mtodos de trabajo?. Este
documento pretende dar respuesta a estas interrogantes.
En el marco del convenio INCADES-APAES, presentamos este informe de avance con el
siguiente contenido temtico: Clarificacin de los procedimientos y Definicin de rolesfunciones en el MOF, con enfoque de trabajo articulado, para alcanzar la visin y hacer
sostenible el buen desempeo, con compromiso del personal, identificacin institucional, y
buen Clima laboral.

II.FUNDAMENTOS Y PASOS METODOLGICOS

2.1. FUNDAMENTOS METODOLGICOS
Partimos del hecho que los Elementos constitutivos de una Organizacin son : su Visin o
Estructura Mental (EM), su Estructura Organizacional (EO), y sus Procesos o Prctica de
Trabajo ( PT ).

Elementos constitutivos de una Organizacin:

Visin o Estructura Mental (EM), Estructura Organizacional (EO), Procesos o Prctica de Trabajo ( PT ).

De acuerdo con lo dicho, la Visin (EM) de de la Cooperativa APAES est planteada as : Al

2020 APAES es una cooperativa agroexportadora que desarrolla produccin de calidad, lder en la regin y el pas, siendo una forma organizada
para salir de la pobreza, tanto colectiva e individualmente, contribuyendo al desarrollo y fortalecimiento de la familia, capital humano, aportando
al desarrollo de la comunidad. realizamos buenas prcticas agrcolas, hemos tecnificado el riego y contribuimos a la proteccin del ambiente
haciendo buen uso de los recursos naturales. Pero, no podremos garantizar significativos y efectivos cambios
organizacionales si solamente nos enfocamos en su Estructura Organizacional (EO) o en sus
Prcticas de Trabajo ( PT) o procesos. 1
La Visin de APAES desde su formulacin o reformulacin implicar siempre procesos de
negociacin permanente entre los involucrados para lograr cambios medibles2. As, las tareas
y procesos no pueden ser asumidos individualmente en un sistema organizacional cooperativo
como el de APAES. Se requiere, entonces, establecer una cultura de articulacin de los roles
de sus directivos, y equipo tcnico-administrativo, para alcanzar la Visin de la empresa.
Por tales razones, se ha construido participativamente una MATRIZ DE EXPECTATIVAS3 la
cual permite a los socios, funcionarios, directivos visualizar a la Cooperativa como un sistema
organizacional.
Esta Matriz de Expectativas, permite dar respuesta a las siguientes preguntas :

1 An cometemos el error fundamental de visualizar a nuestras organizaciones enfocndonos en la Estructura

Organizacional (EO) y/o la Prctica de Trabajo ( PT ) o procesos, descuidndonos de la Estructura Mental (EM) o
Visin organizacional.
2 Si la Visin no es negociable y compartida no puede haber construccin colectiva del futuro de la Cooperativa , en
forma sostenida. Una cosa es imponer visiones y otra cosa es aprender a compartir visiones.
3

La Matriz de Expectativas es el resultado de un primer Taller de induccin sobre Diagnstico Organizacional

Participativo DOP, realizado el 21 de mayo 2016, en el cual los y las participantes realizaron una autoevaluacin
rpida del estado organizacional de APAES y las necesidades de capacitacin y definicin de roles.

Para asumir compromisos fundamentales para alcanzar la visin:

En qu tenemos que ponernos de acuerdo alcanzar esa Visin?
Qu compromisos debemos asumir para alcanzar esa Visin?
Qu necesitamos aprender, que capacidades necesitamos construir para alcanzar esta
visin?
Para establecer una cultura de articulacin para alcanzar la visin:
Qu esperamos nosotros de los dems para alcanzar esta Visin?
Qu esperan los otros de nosotros, para alcanzar esta Visin?
Qu esperamos de nosotros mismos para alcanzar esta Visin?
Comprendemos las expectativas de los otros?
Para reflexionar :
Con qu expectativas estamos de acuerdo / no estamos de acuerdo, segn nuestras
competencias y mandatos o roles, descritos en los Estatutos, en el MOF, etc?
Qu es necesario e indispensable para cumplir nuestro propio rol y alcanzar esta
visin?
Qu necesitamos aprender, que capacidades necesitamos construir para alcanzar esta
visin?
Qu debemos hacer, en concreto, frente a las expectativas de los otros, para desarrollar
un trabajo inter institucional articulado para alcanzar esta Visin?
Las primeras respuestas a estas interrogantes han sido presentadas en la Matriz de
Expectativas que se presenta en el anexo 4. Ello nos indican que, la Cooperativa APAES ser
ms eficiente en la medida que desarrolle una cultura organizacional basada en la cooperacin
intra e inter organizacional, y que las acciones estratgicas programadas en su Plan
Estratgico APAES al 2020, debern ser ejecutadas con un enfoque de trabajo articulado,
basado en las sinergias de las acciones programadas, para hacer ms efectivos y eficientes
los recursos.
Adems, cuando los directivos y personal tcnico-administrativos de la Cooperativa APAES, y
los socios de los sectores de Santa Rosa, Cascajal, Vinzos, Catorce Incas, y Chachapoyas,
construyeron participativamente el PERFIL ORGANIZACIONAL de APAES 5, ha sido posible
identificar potenciales, debilidades y cuestiones organizacionales que deben ser abordadas por
los directivos de la cooperativa.
El Perfil Organizacional de la empresa que se presenta en el anexo, nos demuestran lo
siguiente:

4 Los socios y socias de APAES manifestaron abierta y francamente las expectativas sobre su propio desempeo
y del desempeo esperado de los otros actores organizacionales, para llevar a cabo un trabajo articulado de
competitividad. Este informe se sustenta en esa Matriz de expectativas.
5
Esta Perfil Organizacional de APAES, tambin es el resultado del primer Taller de induccin sobre Diagnstico
Organizacional Participativo DOP, realizado el 21 de mayo 2016

Aunque la
Organizacin APAES cuenta con Objetivos definidos y
Planificacin a mediano plazo, y los socios estn de acuerdo y muy
comprometidos con estos, aun se requiere definir puntos crticos y actuar sobre
ellos, en relacin a la Visin y la Cadena de Valor de los Productos que oferta.
Se requiere trabajar sobre clarificacin y definicin de roles, en los Directivos,
Equipo Gerencial y Tcnico- Administrativo y los Socios. y tcnicos (Productividad,
calidad, medio ambiente)
Aun se requiere desarrollar mayores competencias para llevar a cabo las
tareas claves de los procesos administrativos con fines de competitividad y
sostenibilidad de la cooperativa APAES.
Se requieren mayores capacidades y competencias para la prevencin y
manejo de conflictos, en funcin de la visin organizacional de APAES.
Hace falta consolidar las relaciones internas y con otras organizaciones y
desarrollar la Cooperacin inter organizacional, en funcin de los objetivos de la
empresa.
Se requiere que la organizacin APAES
defina ms claramente sus
procesos tcnico administrativos y evaluarlos permanentemente, considerando
indicadores de gestin mejor elaborados, con lo cual habr una mejora continua .

Especficamente en lo Asociativo y Gestin de los RRHH, estos y otros resultados del primer
Taller DOP realizado en mayo 2016, nos demuestran que APAES requiere de asesora y
capacitacin en Definicin de roles, MOF, Plan de Desarrollo Organizacional-PDO, que busque
trabajo articulado para alcanzar la visin y hacer sostenible el compromiso del personal,
identificacin institucional, buen Clima laboral, y desarrollar una cultura de prevencin y manejo
de conflictos organizacionales.

Taller sobre Desarrollo Organizacional Participativo (DOP). APAES 21 mayo 2016

2.2. PASOS METODOLGICOS

Considerando lo dicho, hemos propuesto y desarrollamos, de acuerdo al convenio APAESINCADES, los siguientes pasos metodolgicos:
Pasos metodolgicos para el mejoramiento de la estructura y procesos organizacionales
1.-Clarificacin de Roles de los Directivos, en funcin del Estatuto de la Cooperativa.
1.1-Anlisis del Estatuto
1.2.-Entrevista con Presidenta del Consejo de Administracin y Gerente
1.3-Reunn Taller, con todos los dirigentes y gerente, para clarificar roles, segn el Estatuto
2-Actualizacin y clarificacin de los descriptivos de puestos, en funcin de los Objetivos y resultados
estratgicos, con cada uno de los funcionarios y luego validarlo con la gerencia y directiva.
2.1.- Entrevista con el personal administrativo
2.2.- Entrevista con los dirigentes
2.3.- Anlisis de la informacin
2.4.- Validacin con la Gerencia y Directiva
3.-Elaboracin y validacin participativa de flujogramas: Talleres, (Matriz de flujo de informacin)
3.1.- Taller Participativo con el personal administrativo.
3.2.- Anlisis de informacin.
4. Elaboracin, socializacin y validacin de Manual de competencias. Trabajo de gabinete y talleres.
4.1.- Taller de Definicin y Reconocimiento de competencias con el personal administrativo.
4.2.- Taller de Definicin y Reconocimiento de competencias con los directivos.
4.3.- Anlisis de Informacin.
4.4.- Reunin de Gabinete.
5.-Consolidar la informacin producida y actualizar el Manual de Funciones.(MOF)
5.1.- Armado del Manual y consideraciones finales
6.-Socializacion de los roles y funciones). (Matriz de roles articulados).
6.1.- Taller de Socializacin con el personal administrativo.
6.2.- Taller de Socializacin con dirigentes.
Pasos metodolgicos para reforzar el desarrollo organizacionalDO:
1.-Diagnostico para identificar fortalecer y debilidades sobre clima (conflictos), grado de compromiso con
la empresa: Focus group sobre Comunicacin, relaciones interpersonales, identificacin con la
empresas.
1.1.- Focus Group personal administrativo.
1.2.- Focus Group dirigentes.
2.-Elaboracin y ejecucin de un Plan de accin para mejorar el clima laboral, compromiso,
comunicacin y otros que se identifiquen.
2.1.- Anlisis de Focus Group y elaboracin de Plan.
Pasos metodolgicos para el desarrollo de capacidades
1. Formulacin participativa de los lineamientos para un Plan accin
capacidades en la Cooperativa.
2. Facilitar la firma de convenios con entidades especializadas.

de

desarrollo de

III. AVANCES DE RESULTADOS SOBRE MEJORAMIENTO DE LA ESTRUCTURA

Y PROCESOS ORGANIZACIONALES
Los documentos normativos de APAES, como los Estatutos y la Propuesta reciente de MOF,
contienen las funciones de los directivos, funcionarios y tcnicos, las cuales an requieren ser
conocidas, comprendidas y aplicadas adecuadamente, a fin de realizar acciones, alcanzar las
metas y cumplir con los objetivos institucionales.
Luego de revisar los Estatutos, y la Propuesta reciente de MOF, Plan Estratgico , y en funcin
de los de la Visin-Misin y Objetivos establecidos esos documentos, se han logrado los
siguientes resultados de nuestra asesora:
3.1. Anlisis y consolidacin de la informacin sobre el Estatuto, respecto a la Estructura
y Procesos Organizacionales- Asociativos.
El Estatuto de la Cooperativa de Servicios Mltiples APAES, en su Ttulo IV, artculo 39- De la
Estructura Organizacional, establece que, para el mejor cumplimiento de sus fines, la Coop APAES cuenta con la siguiente estructura organizacional:
RGANOS DE GOBIERNO, DIRECCIN Y ADMINISTRACION:
LA ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS.
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIN.
RGANO DE CONTROL:
EL CONSEJO DE VIGILANCIA.
RGANOS DE APOYO:
EL COMIT DE EDUCACIN.
EL COMIT ELECTORAL.
LAS COMISIONES ESPECIALES.
RGANO DE EJECUCIN:
LA GERENCIA GENERAL
EL EQUIPO ADMINISTRATIVO Y TECNICO

El cumplimiento de estos Estatutos permite el reconocimiento de las responsabilidades del

cargo y la coordinacin permanente.
Pero ello no es suficiente. Se requiere de una mirada y una dinmica de articulacin de roles y
funciones. De lo contrario prevalecern en forma persistente los siguientes problemas (entre
otros), que afectarn la sostenibilidad de la cooperativa APAES:
Los socios, directivos y funcionarios de la cooperativa no observan ni aplican
estrictamente los principios cooperativos establecidos en los Estatutos, con lo cual
persistir el No cumplimiento de deberes y derechos establecidos para los socios.
Persistirn y agravarn las interferencias de funciones del Presidente del Consejo de
Administracin y el Gerente, en las labores ejecutivas, afectando negativamente la
calidad de las decisiones, resoluciones y sus propios acuerdos en forma integral. Se
agravar la confusin de roles.

El Consejo de Vigilancia no controlar ni fiscalizar integralmente la legalidad de los

actos del Consejo de Administracin, de los Comits y de la Gerencia, ponindose en
duda la veracidad de las informaciones administrativas, contables y/o asociativas , tal
como lo establece el Estatuto, afectando la gobernabilidad de la empresa.
Los socios no cumplirn con sus deberes y derechos establecidos, perjudicando
potencialmente su condicin de socios hbiles y preparados para asumir cargos
directivos.
El Comit electoral y el Comit de Educacin no funcionarn permanentemente , en
contra de lo establecido por la Ley.

Reunin Taller con Directivos. APAES, 21 de Julio 2016

Frente a esta situacin, los Directivos- participantes en la reunin taller realizada el 21 de julio
2016 empezaron a clarificar sus roles, segn lo establecido.
Los primeros resultados demuestran que, de acuerdo con el Estatuto, los roles relevantes de
los RGANOS DE GOBIERNO, DIRECCIN Y ADMINISTRACION (LA ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS y CONSEJO DE
ADMINISTRACIN) y del
RGANO DE EJECUCIN (LA GERENCIA GENERAL), se visualiza en la siguiente
Matriz:

ROLES DE LOS RGANOS DE GOBIERNO, DIRECCIN Y ADMINISTRACION (LA ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS Y EL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN) Y DEL RGANO DE EJECUCIN (LA GERENCIA GENERAL), SEGN EL ESTATUTO DE LA COOP APAES

NIVELES

ROLES

POLITICA
ORGANIZACION
AL
COOPERATIVA

FINALIDAD DE LA COOPERATIVA /APAES:

LA COOP - APAES TIENE COMO FINALIDAD CONTRIBUIR AL MEJORAMIENTO Y BIENESTAR DE LA CALIDAD DE VIDA DE SUS SOCIOS, SU FAMILIAY COMUNIDAD, PROMOVIENDO EL DESARROLLO
SOSTENIBLE, EN ARMONIA CON EL MEDIO AMBIENTE
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO ADMINISTRACION
PRESIDENTE CONSEJO DE
GERENCIA GENERAL
ADMINSITRACIN
El Consejo de Administracin es el rgano El Presidente del Consejo de Administracin El Gerente General es el funcionario ejecutivo del
responsable de la direccin y administracin de representa legalmente a la Cooperativa. Y el ms alto nivel de Coop - APAES. le competen con
Coop - APAES. cumple y hace cumplir la ley, el el responsable de la marcha administrativa responsabilidad inmediata ante el consejo de
estatuto, los acuerdos de las asambleas de la cooperativa
administracin sin perjuicio de los poderes que en
generales, los reglamentos internos y sus -Vigila el buen funcionamiento de todas las cada caso le otorgue el consejo de administracin o
La asamblea general es la mxima
propios acuerdos.
dependencias de la cooperativa.
la asamblea general
autoridad de la Cooperativa
El consejo de administracin designar al -Resuelve asuntos urgentes de su
gerente general de la funcin ejecutiva quien competencia, con cargo de dar cuenta en la
podr a su vez contratar otros gerentes, los prxima sesin del consejo de administracin.
que dependern del gerente general y consejo
de administracin, quienes podrn removerlos
en cualquier momento con arreglo a ley
La asamblea general tiene las funciones de: -Cumplir y hacer cumplir la ley, el estatuto, las -Representar a la cooperativa ante -Representar a la cooperativa ante todo tipo de
-Examinar sobre la gestin administrativa, decisiones de la asamblea general, los organismos de grado superior.
instituciones pblicas, o privadas, autoridades y
financiera, econmica, estados financieros, reglamentos internos y sus propios acuerdos
-Ejercer la representacin institucional de la funcionarios judiciales, civiles, municipales,
memoria anual e informes de los consejos. -Aprobar, reformar e interpretar los cooperativa, con excepcin de las que
administrativos, constitucionales, tributarios, de
-Autorizar a propuesta del consejo de reglamentos internos, polticas y otros, excepto corresponda al gerente.
administracin: la distribucin de del consejo de vigilancia y del comit electoral y -Representar ante las organizaciones, aduana, policiales y militares, con las facultades de
remanentes y excedentes. la emisin de aquellos atribuidos a la asamblea general
instituciones, empresas y/o sociedades en presentar toda clase de recursos y reclamaciones y
obligaciones, la aplicacin de polticas y -Autorizar el otorgamiento de poderes, con las cuales sea socio o accionsita Coop - desistirse de ellos.
estratgias generales.
determinacin de las atribuciones delegadas APAES, pudiendo asistir a las asambleas -Asumir la representacin de la cooperativa con las
-Fijar el presupuesto general, del consejo con cargo a dar cuenta a la asamblea general
generales o juntas generales con derecho a facultades suficientes para practicar los actos a
de administracin, consejo de vigilancia, -Evaluar y acordar alianzas estratgicas con voz y voto, obligndose o impugnando en las que se refiere el cdigo procesal civil, ley general
comit de educacin, comit electoral y instituciones pblicas y privadas, constituir decisiones que en dichas juntas se adopten.
de arbitraje o para actuar en cualquier tipo de
comits de apoyo.
grupos, consorcios y/o cualquier otra forma -Con autorizacin del consejo de
societaria con cargo a dar cuenta a la asamblea administracin, podr suscribir y vender procedimientos administrativos o ante el fuero
La asamblea general extraordinaria tiene
general, siempre y cuando no contravengan con acciones, derechos o participaciones en las militar con las facultades generales del mandato
las siguientes funciones:
sus principios, fines y objetivos.
organizaciones, instituciones, sociedades o judicial establecidas por el artculo 74 y las

-Aprobar y/o reformar el estatuto,

reglamento de elecciones y/o reglamento
general interno.
-Elegir y remover por causas justificadas, a
los miembros de los consejos de
administracin, de vigilancia, del comit
electoral y comit de educacin
-Resolver sobre la fusin, escisin,
disolucin y liquidacin de coop - APAES,
de acuerdo con lo establecido en este
estatuto o lo recomendado por la autoridad
competente.
-Pronunciarse sobre los objetivos
generales de accin institucional, cuando lo
proponga el consejo de administracin.
A.
disponer la realizacin de
investigaciones, auditoras y balances
extraordinarios a traves de comisiones
especiales de investigacin.
-Autorizar la adquisicin o enajenacin bajo
cualquier modalidad y gravamen de activos
fijos cuyo valor contable exceda las 100 uit.
-Imponer las sanciones de suspensin o
destitucin del cargo dirigencial o de
exclusin, segn los casos, al dirigente que
con su accin, omisin o voto hubiera
contribuido a que coop - APAES resulte
responsable de infracciones de la ley, sin
perjuicio de las acciones civiles y penales a
que hubiera lugar.
-Acordar su transformacin a otro modelo
societario.
-Pronunciarse sobre aspectos no previstos
en la ley, ni en el estatuto, o que
especficamente no han sido conferidas a
otros rganos de coop - APAES

-Proponer a la asamblea general la distribucin

de remanentes.
-Proponer a la asamblea general el monto de
las cuotas de inscripcin, aportes ordinarios y
extraordinarios.
-Proponer a la asamblea general el sistema de
capitalizacin e inversin.
-Conocer y decidir sobre las solicitudes de
ingreso y retiro de socios y la prdida de la
condicin de tal, por las causales previstas en
el estatuto y los reglamentos internos.
Recibir y pronunciarse sobre los informes
econmicos administrativos que le presente
la gerencia y/o los trabajadores
-Comunicar sobre la habilidad o inhabilidad de
socios por acuerdo de la asamblea general de
socios.
-Aprobar la adquisicin, enajenacin, o
gravamen de bienes y derechos deA. la
cooperativa, cuando ellos no superen el
equivalente a 100 uit del total del activo al 31 de
diciembre del ltimo ejercicio.
-Apoyar las medidas necesarias y convenientes
que la gerencia general adopte para la ptima
utilizacin de los recursos de la cooperativa y la
eficaz realizacin de los fines de sta.
-Ejercer las dems funciones que segn la ley y
el presente estatuto no sean facultativas de la
asamblea general o gerencia.

empresas por fundarse o ya fundadas de las

cuales sea parte Coop - APAES, aportando
los bienes necesarios para pagar las
acciones o participaciones que suscriba.
-Elaborar conjuntamente con el gerente
general, la agenda para las asambleas
generales y sesiones del consejo de
administracin.
-Evaluar y aprobar creditos en sus diferentes
formas y modalidades para: actifo fijo, capital
de trabajo, hipotecario; realizar operaciones
de leasing o arrendamiento financiero, de
entidades bancarias y no bancarias u
organismos nacionales e internacionales;
adquirir seguros que le permitan coberturar
sus riesgos en el corto, mediano y largo plazo
-Resolver asuntos urgentes de inters de
coop - APAES debiendo dar cuenta al
consejo de administracin.

especiales del artculo 75 del cdigo procesal civil,

solicitar toda clase de medidas cautelares,
ampliarlas y/o modificarlas y/o sustituirlas y/o
desistirse de las mismas, ofrecer contra cautela,
solicitar el otorgamiento de medidas cautelares
fuera de proceso, tambin gozar de las facultades
contenidas en los artculos 77 y 436 del cdigo
procesal civil.
-Asumir la representacin de la cooperativa
especialmente en procedimientos laborales ante el
ministerio de trabajo, los juzgados y salas
especializadas de trabajo en todas las divisiones e
instancias con todas las facultades necesarias y en
forma especial las contenidas en los artculos 3 y
26 del d.s.n 03-80-tr, del 26 de marzo de 1980.
-Asumir la representacin de la cooperativa
participando en la negociacin y conciliacin,
practicar todos los actos procesales propios de
esta.
-Representar a la cooperativa especialmente en
procedimientos penales, con las facultades
especficas de denunciar, constituirse en parte civil,
prestar instructiva, preventiva, testimoniales,
pudiendo acudir a nombre de la cooperativa ante la
polica nacional del Per.
-Representar a la cooperativa para efectos de
participar en todo tipo de licitaciones, pblicas y
privadas y especialmente en licitaciones y contratos
y ejecucin de obras pblicas de acuerdo en lo
establecido en el reglamento nico de licitaciones y
contratos de obras pblicas y el reglamento nico
de adquisiciones. representar a la cooperativa para

efectos de participar en todo tipo de remates de

bienes muebles y/o inmuebles.
-Representar a la cooperativa en directorios, o en
juntas directivas, en juntas de accionistas o de
sociedades mercantiles y civiles o en cooperativas
de otros tipos y grados superiores.
-Asumir va de sustitucin todos los poderes y
facultades otorgados a la cooperativa por otras
personas naturales y/o jurdicas.
Facultades bancarias:
-Solicitar informacin sobre operaciones realizadas
en cuentas y/o depsitos de la cooperativa.
-Otorgar, delegar y/o sustituir parcial o totalmente
los poderes establecidos como facultades bancarias
en las personas que con el visto bueno del consejo
de administracin considere conveniente y
reasumirlos o revocarlos cuando lo estime
necesario.
-Suscribir los contratos que formalicen los actos
para los que se confiere poder de representacin
segn el acpite anterior incluyendo las escrituras
pblicas de ser necesario.
Conjuntamente con el presidente: El gerente
firmando conjuntamente con el presidente tiene las
siguientes facultades especficas, siempre que en
todo acto se cumpla con el requisito de la doble
firma.
- facultades contractuales:
- facultades cambiarias:
- facultades bancarias:
(ver detalles en estatutos).

-Determinar el mnimo de aportaciones que

debe suscribir un socio.
-Fijar las dietas de los miembros titulares
de los consejos y comits y/o comisiones
por asistencia a sesiones y/o asignaciones
para gastos de representacin.
-Resolver las reclamaciones de los socios
contra los actos de los consejos de
administracin y de vigilancia.
GESTION DE
LOS SERVICIOS
DE LA
COOPERATIVA

-Nombrar y remover al gerente general y fijar

su remuneracin. asimismo, a propuesta de
ste nombrar y promover al equipo tcnico
administrativo que acompaar la gestin,
siempre que no sea atribucin legal o
estatutaria del mismo.
Aprobar la estructura administrativa y
operativa de coop - apaes.
-Estudiar y aprobar los planes y presupuestos
anuales, sus modificaciones y transferencias
con cargo a dar cuenta a la asamblea general
Controlar, evaluar y monitorear la ejecucin de
los planes y presupuestos.
-Analizar y aprobar los estados financieros
para elevarlo a la asamblea general para su
aprobacion
-Presentar y/o designar al profesional
competente para la sustentacin de los
estados financieros ante la asamblea general.
Presentar la memoria anual a la asamblea
general de delegados.
-Evaluar y acordar la apertura, traslado y
cierre de establecimientos, oficinas,
sucursales, dependencias, agencias a
propuesta de la gerencia general.
-Evaluar y aprobar la creacin, modificacin,
suspensin, eliminacin e implementacin de
unidades operativas o de negocios en la
estructura funcional de coop - apaes a
propuesta del gerente general.

-Con la autorizacin del consejo de

administracin, comprar y vender acciones
en la bolsa de valores, autorizar el
otorgamiento de crditos a nombre de coop
- APAES a sus socios bajo las diferentes
formas y modalidades existentes ya sea para
capital de trabajo o activo fijo, hipotecario,
del mismo modo podr aceptar a cambio
garantas como hipotecas, ttulos valores,
avales, entre otras y levantar o cancelar los
mismos una vez que los socios hayan pagado
en su totalidad sus crditos
-Podr asumir cargos de direccin, gerencial,
administrativos de las instituciones,
empresas y/o sociedades en las cuales sea
socio coop - APAES siempre y cuando no
sean compatibles a las actividades que
realiza coop - APAES.
-Ejercer las funciones de la gerencia general
cuando no exista plaza o no se disponga de
medios para la implementacin o fuere
necesario reemplazarlo hasta que asuma
este cargo quien deba desempearla.
-Suscribir conjuntamente con el gerente
general todos los convenios y actos jurdicos
tpicos o atpicos de inters para la
cooperativa y aquellos actos a que hace
referencia las facultades conjuntas, siempre
y cuando se cumpla con el principio de la
doble firma
-Suscribir conjuntamente con el gerente
rdenes de pago, retiros de fondos,
transferencias
interbancarias
de
instituciones pblicas o privadas nacionales o
internacionales.

Conjuntamente con el Gerente: El presidente

firmando conjuntamente con el gerente tiene
las siguientes facultades especficas, siempre
que en todo acto se cumpla con el requisito
de la doble firma.
- facultades contractuales:
- facultades cambiarias:
- facultades bancarias:
(ver detalles en estatutos)

Reunin Taller con Directivos. APAES, 21 de Julio 2016

Aunque todava se requiere de un trabajo sostenido de capacitacin, las primeras apreciaciones de los participantes permitieron tomar
nota de la necesidad de clarificar y articular ms sus roles, tal como se ilustra en la siguiente Matriz de articulacin entre los rganos de
gobierno de la Cooperativa APES:

MATRIZ DE ARTICULACIN ENTRE LOS RGANOS DE GOBIERNO DE LA COOPERATIVA APAES

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

CONSEJO DE VIGILANCIA

COMIT DE EDUACIN

COMIT ELECTORAL

Apoyar a Gerencia adopte medidas

para la utilizacin adecuada de los
recursos de la cooperativa.
-Evaluar y aprobar las propuestas del
Gerente.
-Evaluar y acordar la apertura,
traslado y cierre de sucursales
propuestas por la gerencia.
-Recibir y pronunciarse sobre los
informes econmicos administrativos
que le presenta la Gerencia.
-Vigilar la legalidad de los actos que
realizan los rganos de gobierno y la
gerencia.
-Investigar e informar sobre casos de
inmoralidad-deshonestidad.

EL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
SE ARTICULA CON/PARA

EL CONSEJO DE
VIGILANCIA
SE ARTICULA CON/PARA

EL COMIT DE EDUACIN
SE ARTICULA CON/PARA

EL COMIT ELECTORAL
SE ARTICULA CON/PARA

LA GERENCIA SE
ARTICULA CON/PARA

-Comunicar de forma inmediata los

hechos que puedan ocasionar riesgos
significativos para la Cooperativa.
-Fiscalizar la veracidad de los informes
sociales y econmicos que se
proporcionan a los socios y autoridades
-Evaluar los progresos realizados.
-Informar al Consejo de Administracin y
rendir cuenta de los gastos
-Elaborar, interpretar y reformar su
reglamento interno.
-Programar y ejecutar la aplicacin de
principios y valores del cooperativismo a
los socios y sus familias, dirigentes y
trabajadores.
Revisar y actualizar el Padrn socios.
15 das calendarios, antes de proceso
electoral

Informar: Marcha administrativa,

gestiones en marcha, movimientos
financieros, problemas y soluciones.

GERENCIA

Aprobar e interpretar su propio

reglamento interno.

-Fomentar la capacitacin a
dirigentes, socios y trabajadores en la
tcnica administrativa y empresarial
mediante cursos u otros eventos.

Tratar sobre anomalas en los registros

o padrn de socios.

Realizar charla o
capacitacin requerida. En
caso necesario

Coordinar: Supervisin de los estados

financieros y caja. Contratacin de
Auditor. Revisin inventario y patrimonio.

Programacin y
financiamiento de
capacitaciones.

-Designar los cargos: Presidente,.

Vicepresidente y Secretaria.,luego
de Elecciones.
-Elaborar o modificar el
reglamento de elecciones .

Tener acceso informacin que se

requiera.

3.2. Anlisis del MOF y elaboracin participativa de los flujogramas de los Procesos
Gerenciales y Tcnico-Administrativos.
La cooperativa APAES cuenta con una propuesta de MOF elaborada por una consultora
externa.
Con fines de nuestra asesora, hemos tomado como referencia el documento MOF propuesto,
con la finalidad sentar las bases de una estructura organizacional operativa de la empresa, y
definir claramente los roles y competencias necesarias.
La idea es que esta estructura bsica se vaya modificando y dinamizando, segn el crecimiento
y desarrollo de la cooperativa en el futuro, pero con un enfoque de roles articulados en la
perspectiva de implementar una gestin por resultados.
De acuerdo con lo dicho, la cooperativa APAES cuenta actualmente con las siguientes reas
de Direccin funcionando en su actual estructura organizacional bsica de Direccin:
Gerencia General
Administracin
Contabilidad
Tcnica-Agrcola
Tcnica-Logistica
El Consejo de administracin

Reuniones tcnicas con el Equipo de Direccin de la Cooperativa .APAES 06 Junio, 07-09 Julio, y 04-06 agosto

Tomando en cuenta esta estructura bsica, se procedi a la elaboracin participativa de los

Flujogramas de Procesos, conteniendo sus actividades y acciones. En el anexo se presentan
estos flujogramas. 6
Con base en los flujogramas de procesos elaborados, ha sido posible visualizar la relacin
entre reas , tal como se ilustra en la siguiente figura:

Para una mejor visualizacin y detalles se entregan tambin en los correspondientes archivos en versin Excel.

14

Asimismo, es posible es posible visualizar sistmicamente la articulacin de las reas, en la

Estructura Bsica de Direccin de la Cooperativa APAES, tal como se ilustra en la siguiente
figura:

15

IV. ACCIONES A SEGUIR

Segn el cronograma de convenio APAES-INCADES, las acciones inmediatas a realizar en el
PROGRAMA DE ASESORA EN LA GESTIN DE LOS RECURSOS Y TALENTO HUMANO (RRHH) : ESTRUCTURA Y
DESARROLLO ORGANIZACIONAL,

son:

Para el mejoramiento de la estructura y procesos organizacionales (Setiembre y Octubre)

1.- Elaboracin, socializacin y validacin de Manual de competencias. Trabajo de gabinete y
talleres.
Taller de Definicin y Reconocimiento de competencias con el personal administrativo.
Taller de Definicin y Reconocimiento de competencias con los directivos.
Anlisis de Informacin.
Reunin de Gabinete.
2.-Consolidar la informacin producida y actualizar el Manual de Funciones.(MOF)
Armado del Manual y consideraciones finales
3.-Socializacion de los roles y funciones, con enfoque de roles articulados.
Taller de Socializacin con el personal administrativo.
Taller de Socializacin con dirigentes.
Pasos metodolgicos para reforzar el desarrollo organizacionalDO: (Octubre-Noviembre)
1.-Diagnostico para identificar fortalecer y debilidades sobre clima (conflictos), grado de
compromiso con la empresa: Focus group sobre Comunicacin, relaciones interpersonales,
identificacin con la empresas.
1.1.- Focus Group personal administrativo.
1.2.- Focus Group dirigentes.
2.-Elaboracin y ejecucin de un Plan de accin para mejorar el clima laboral, compromiso,
comunicacin y otros que se identifiquen.
2.1.- Anlisis de Focus Group y elaboracin de Plan.

Pasos metodolgicos para el desarrollo de capacidades (Noviembre Diciembre)

3. Formulacin participativa de los lineamientos para un Plan accin de
capacidades en la Cooperativa.

desarrollo de

4. Facilitar la firma de convenios con entidades especializadas.

17

ANEXOS

MATRIZ DE EXPECTATIVAS ORGANIZACIONALES EN APAES

PERFIL ORGANIZACIONAL DE APAES

FLUJOGRAMAS DE PROCESOS EN LAS REAS DE DIRECCIN DE APAES

18

MATRIZ DE EXPECTATIVAS ORGANIZACIONALES - APAES

La MATRIZ DE EXPECTATIVAS ORGANIZACIONALES de APAES, es el resultado del Taller sobre Diagnstico Organizacional Participativo DOP, realizado el 21 de
mayo 2016, en el cual los y las participantes realizaron una autoevaluacin rpida del estado organizacional de APAES y las necesidades de capacitacin y definicin de
roles.
Los socios y socias de APAES manifestaron abierta y francamente las expectativas sobre su propio desempeo y del desempeo esperado de los otros actores
organizacionales, para llevar a cabo un trabajo articulado de competitividad.

MATRIZ DE EXPECTATIVAS ORGANIZACIONALES EN APAES

DE:

DE LOS DIRECTIVOS

DE GERENCIAADMINISTRACIN/
TCNICOS

DE ACOPIO
VINZOS

DE ACOPIO
CHACHAPOYAS

DE ACOPIO
CASCAJAL

DE ACOPIO
SANTA ROSA

DE ACOPIO
14 INCAS

*Velar por el
bienestar de sus
socios
*Responsabilidad y
transparencia

*Eficiencia,
responsabilidad y
honradez
*Implementar
mejoras en las reas

*Que se organicen para

recoger sus insumos,
mallas y otros, para
reducir sus costos

*Que cumpla con los

acuerdos de
asamblea(vigilar la
carga)

*Cumplir con el horario

, reporte del peso real, y
organizar la carga

*Mejoren la entrada al
acopio

*Capacitaciones
*Beneficios sociales

*Compromiso
*Eficiencia

*Coordinacin
*Confianza

*Confianza

*Confianza

*Cumplir con la
vigilancia de la
carga
*Cumplir con el
horario del reporte
del peso
*Datos oportunos

*Transparencia
*Gestin
*Informacin
oportuna
*Control y orden
*Eficiencia en el
trabajo

*Visitas oportunas
*Eficientes
*Informacin
oportuna
*Cumplimiento de sus
deberes y
capacitaciones

*Ms puntuales
*Mejorar calidad, reas
y produccin

*Incrementar reas y
produccin
*Mayor coordinacin

*Incrementar reas y
produccin
*Mayor coordinacin

*Incrementar reas y
produccin
*Mayor coordinacin

*Ser ms competentes.
*mayor comunicacin

*Responsabilidad
*Buenas prcticas
agrcolas

QUE ESPERAN LOS

SOCIOS DE CASCAJAL

*Que se haga
cumplir los acuerdos

*Eficiencia,
puntualidad y
transparencia

*Mayor compromiso
con la cooperativa
*Buenas prcticas
agrcolas
*Puntualidad y calidad
de sus productos

*Incrementar reas
y produccin
*Mayor
coordinacin
*Comunicacin con
los puntos de
acopios

*Seguir mejorando en la
puntualidad y calidad
de su producto

*Orden y puntualidad

QUE ESPERAN LOS

SPCIOS DE SANTA ROSA

*Transparencia
*Compromiso
*Gestin
*Buscar ms
mercados externos

*Capacitacin
*Eficiencia

*Autonoma
*Compromiso
*Responsabilidad
*Cumplir con el
resguardo de los
productos

*Autonoma
*Compromiso
*Responsabilidad
*Mejorar su centro de
acopio

QUE ESPERAN
QUE ESPERAN LOS
DIRECTIVOS

QUE ESPERA EL EQUIPO

GERENCIALADMIN/ TCNICO
QUE ESPERAN LOS
SOCIOS DE VINZOS

QUE ESPERAN LOS

SOCIOS DE
CHACHAPOYAS

QUE ESPERAN LOS

SOCIOS DE 14 INCAS

*Especificar mejor los

balances
*Puntualidad en las
visitas de campo.

*Autonoma
*Compromiso
*Responsabilidad
*Puntualidad en las
asambleas

*Que cumplan con

los acuerdos de
vigilancia de los
vehculos
*Orden
*Puntualidad
*Cumplir con los
horarios de entrega
de sus productos.

*Coordinacin

*Que se mejore la gua

de la carga
* buenas cargas
agrcolas
*Que cumplan con los
acuerdos de asamblea.
*Autonoma
*Compromiso
*Responsabilidad
*Mayor compromiso
en las reuniones
internas del acopio

PERFIL ORGANIZACIONAL APAES

PERFIL ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA APAES

ASPECTOS ORGANIZACIONALES

01.ESTRATEGIA: La Organizacin APAES cuenta con Objetivos definidos y Planificacin a mediano plazo, en

relacin a su Visin y los Productos que oferta.

02. COHERENCIA DE OBJETIVOS: Los integrantes de la Organizacin APAES conocen y estn de acuerdo
con esos objetivos
03.a.ROLES: Los integrantes de la Organizacin APAES claramente sus propios roles en la organizacin

03.b.ROLES: Los integrantes de la Organizacin APAES claramente los roles de los otros integrantes en la
organizacin

04. COMPETENCIAS: La Organizacin APAES se concentra en tareas clave y realiza sus procesos en forma
competente

05. CALIDAD DE PRODUCTOS: Los Productos que suministra la Organizacin APAES corresponden a una

demanda real y se tiene estrecha relacin con el cliente

06. GESTIN DEL PERSONAL: La Organizacin APAES asigna personal tcnicamente al sitio indicado, con
tareas claras, y los apoya en el desempeo de sus funciones
07. DELEGACIN : En APAES la responsabilidad para la toma de decisiones est delegada y asignada y
coordinada
08. RELACIN Y CONFLICTOS INTERNOS: En APAES, los conflictos, incidencias, crticas, son solucionados a
tiempo, con franqueza y participacin de los involucrados
09. COOPERACIN: La Organizacin APAES atiende a las relaciones con otras organizaciones y est en
condiciones para promover y desarrollar la Cooperacin interorganizacional
10. MONITOREO DE LOS PROCESOS: La organizacin APAES ha definido sus procesos y los evala
regularmente.

CALIFICACIN
Muy poco
1

Poco
2

Regular
3

Alto
4

Muy Alto
5

FLUJOGRAMA DE PROCESOS EN LA GERENCIA GENERAL APAES

FLUJOGRAMA DE PROCESOS EN EL REA DE ADMINISTRACIN - APAES

FLUJOGRAMA DE PROCESOS EN EL REA DE CONTABILIDADAD - APAES

FLUJOGRAMA DE PROCESOS EN EL REA TCNICO AGRICOLA - APAES

FLUJOGRAMA DE PROCESOS EN EL REA LOGSTICA AGRICOLA - APAES