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- MILAGROS RODRIGUEZ
TAPIA
- RUSSIA AGUILAR CHURA
- BRENDA CASILLA TOTORA
- ABEL CARLOS RAMIREZ
VARGAS
RESUMEN
Los Documentos de Gestin permite un correcto desarrollo en la organizacin de un
gobierno Local, Regional o Central. La existencia de grandes volmenes de
informacin, tanto interna como externa facilita la prdida de documentos, aumenta
la dificultad para acceder rpidamente a la informacin y a su ubicacin fsica y
dificulta el control de los flujos de informacin. Entre los Documentos de Gestin se
encuentra el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF, Cuadro de
Asignacin de Personal CAP, Presupuesto Analtico de Personal PAP, Manual
de Organizacin y Funciones MOF, Manual de Procedimientos Administrativos
MAPRO, Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.
ABSTRACT
Document Management allows proper development in the organization of a Local,
Regional or Central Government. The existence of large volumes of information,
both internally and externally facilitates the loss of documents, increases the difficulty
to quickly access information and its physical location and difficult to control
information flows. ROF, Allocation Table Personal - - CAP, Analytical Budget
Personal - PAP, Manual of Organization and Functions - MOF, Administrative
Procedures Manual - MAPRO, Single Text of procedures between Documents
Management Regulation of Organization and Functions is administrative - TUPAs.
INTRODUCCION
Los documentos que formalizan la
determinados por las normas que regulan la elaboracin y ejecucin de los mismos,
cuyos documentos de gestin que deben contar son los siguientes
En el presente trabajo monogrfico, se desarrolla los documentos que integran los
gobiernos locales tales como el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF,
Cuadro de Asignacin de Personal CAP, Presupuesto Analtico de Personal PAP,
Manual de Organizacin y Funciones MOF, Manual de Procedimientos
Administrativos MAPRO, Texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA.
2. CONTENIDO
El texto nico de procedimientos administrativos, deber comprender:
para
satisfacer
sus
intereses
o derechos mediante
el
cuente
con
respaldo
legal,
el
cual
deber
consignarse
segn
corresponda
entre
curso legal.
Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los procedimientos
contenidos en el tupa, de acuerdo a la normatividad que regula la
acumulacin de solicitudes, recepcin documental, presentacin mediante
procedimiento administrativo.
El tupa tambin incluir la relacin de aquellos servicios prestados en
exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad
de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia.
su
tramitacin
y,
en
su
caso,
por
el
costo
real
Administrativo
General,
por
su
Sexta
Disposicin
Final
Complementaria.
La Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en su artculo tercero,
seala la obligatoriedad de las entidades de la administracin pblica para adecuar
sus tupas, en el plazo de 4 meses de la entrada en vigencia de la Ley (esta Ley
entro en vigencia el 21 de setiembre del 2001), por lo tanto las entidades tenan
hasta 21 de enero del 2002 para adecuar sus tupas.
En el supuesto caso que alguna entidad no hubiere cumplido con ste requisito,
este se encontrara subsanado si con fecha posterior lo hubiere hecho.
ahora bien la Ley 27444, no seala como requisito que el tupa sea ratificado, no
debemos olvidar que lo que se ratifica son las tasas con contenido tributario, que se
encuentran incluidas dentro del tupa, (Art. 40 de la Ley 27972) .
artculos pertinentes de la ley 27444, ley general del procedimiento administrativo
general.
ARTCULO 37.- CONTENIDO DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Todas las entidades elaboran y aprueban o gestionan la aprobacin, segn el caso,
de su texto nico de procedimientos administrativos, el cual comprende:
a) Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los
administrados para satisfacer sus intereses o derechos mediante el
pronunciamiento de cualquier rgano de entidad, siempre que esa exigencia
cuente con respaldo legal, el cual deber consignarse expresamente en el
tupa con indicacin de la fecha de publicacin en el diario oficial.
b) La descripcin clara y taxativa de todos los requisitos exigidos para la
realizacin completa de cada procedimiento.
c) La
calificacin
de
cada
procedimiento
segn
corresponda
entre
curso legal.
Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los procedimientos
contenidos en los tupa, de acuerdo a lo dispuesto por los artculos 116 y
procedimiento administrativo.
El tupa tambin incluir la relacin de aquellos servicios prestados en
exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad
de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. se precisar con
respecto a ellos lo previsto en los incisos 2, 5, 6, 7 y 8, anteriores, en lo que
j)
fuera aplicable.
Los requisitos y condiciones para la prestacin de los servicios por las
entidades sern fijados por decreto supremo refrendado por el presidente del
consejo de ministros.
ARTCULO
38.-
APROBACIN
DIFUSIN
DEL
TEXTO
NICO
DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
38.1 El texto nico de procedimientos administrativos (tupa) es aprobado por
decreto supremo del sector, por la norma de mximo nivel de las autoridades
regionales, por ordenanza municipal, o por resolucin del titular de organismo
constitucionalmente autnomo, segn el nivel de gobierno respectivo.
38.2 Cada 2 (dos) aos, las entidades estn obligadas a publicar el ntegro del tupa,
bajo responsabilidad de su titular; sin embargo, podrn hacerlo antes, cuando
consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. el plazo se
computar a partir de la fecha de la ltima publicacin del mismo.
policiales,
certificados
de
buena conducta,
de
domicilio,
de
Constancias
originales
suscritas
por
profesionales
independientes
quien hace uso de ellos, as como de contenido veraz para fines administrativos,
salvo prueba en contrario.
42.2 en caso de las traducciones de parte, as como los informes o constancias
profesionales o tcnicas presentadas como sucedneos de documentacin oficial,
dicha responsabilidad alcanza solidariamente a quien los presenta y a los que los
hayan expedido.
ARTCULO 44.- DERECHO DE TRAMITACIN
44.1. procede establecer derechos de tramitacin en los procedimientos
administrativos, cuando su tramitacin implique para la entidad la prestacin de un
servicio especfico e individualizable a favor del administrado, o en funcin del costo
derivado de las actividades dirigidas a analizar lo solicitado; salvo en los casos en
que existan tributos destinados a financiar directamente las actividades de la
entidad. dicho costo incluye los gastos de operacin y mantenimiento de la
infraestructura asociada a cada procedimiento.
44.2 son condiciones para la procedencia de este cobro: que la entidad est
facultada para exigirlo por una norma con rango de ley y que est consignado en su
vigente texto nico de procedimientos administrativos.
44.3 no procede establecer cobros por derecho de tramitacin para procedimientos
iniciados de oficio, ni en aquellos en los que son ejercidos el derecho de peticin
graciable o el de denuncia ante la entidad por infracciones funcionales de sus
propios funcionarios o que deban ser conocidas por las oficinas de auditora interna.
44.4 no pueden dividirse los procedimientos ni establecerse cobro por etapas.
44.5 la entidad est obligada a reducir los derechos de tramitacin en los
procedimientos administrativos si, como producto de su tramitacin, se hubieren
generado excedentes econmicos en el ejercido anterior.
44.6 mediante decreto supremo refrendado por el presidente del consejo de
ministros y el ministro de economa y finanzas se precisar los criterios y
procedimientos para la determinacin de los costos de los procedimientos y
servicios administrativos que brinda la administracin y para la fijacin de los
derechos de tramitacin.
ARTCULO 45.- LMITE DE LOS DERECHOS DE TRAMITACIN
9. JURISPRUDENCIA ADMINISTRATIVA
La jurisprudencia administrativa es el resultado formal de la funcin del derecho
consistente en la interpretacin de las reglas jurdico-administrativas, que se
produce en su aplicacin al caso concreto. es expedida por los jueces o por las
autoridades que resuelven una controversia o un conflicto de intereses dentro del
mbito del derecho administrativo.
Es indiscutible la creciente importancia de la jurisprudencia como fuente del derecho
en general y del derecho administrativo en particular. siguiendo a kelsen, no slo la
legislacin genera el derecho, debido a que la creacin jurdica viene a ser el
resultado de un proceso continuo de actos de concrecin e individualizacin de las
normas a un caso dado1.
judicial o constitucional.
SEGUNDO:
DE
LAS
FUNCIONES,
FACULTADES
ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y
funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en
captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del
cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su
competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.
Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a)
coordinar, ejecutar).
b)
Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los
f)
asesora y apoyo).
7. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.
Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con
personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean
concurrentes o complementarias a los fines que persigue.
8. TTULO
CUARTO:
DISPOSICIONES
COMPLEMENTARIOS,
TRANSITORIAS Y FINALES
Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se
encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus
9. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.
10. CONSIDERACIONES
PARA
FORMULAR
EL
REGLAMENTO
DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
a) Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
b) Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus
autoridades y las modalidades de gestin priorizadas.
c) Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor
demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.
d) Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en
cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos
materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
e) Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que
la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley
faculta y encarga a la Institucin.
Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y
atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando
el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes
desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario
que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a:
a) Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.
b) Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por
c)
d)
e)
f)
CONCEPTO
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo
donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y
responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as
tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del
ente en la sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios
sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la
organizacin.
Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o
orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido
asignados, as como aplicar programas de capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos
dentro de la estructura orgnica de cada dependencia
organizacion-y-funciones.html
ELABORACIN DE UN MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF
a) Constitucin del equipo tcnico
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con
respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele
implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes
inmediatos.
Para
la
elaboracin
del
perfil
es
conveniente
tomar
en
cuenta
la
3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y
especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as
como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y
es fcil de entender para todos los involucrados.
5 PASO
Llenar los formatos del MOF
IDENTIFICACION:
Nombre del puesto :
rea al que pertenece :
Cargo del jefe directivo :
Nmeros de plazas :
FUNCION BASICA
Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
Fsico:
El
cargo
se
desarrolla
principalmente
dentro
de
asimismo,
D.S.
No
043-2004-PCM.
Procedimiento
para
la
elaboracin
del
CAP
es
el
siguiente:
hojas
corresponde
cada
un
solo
rgano.
Quinto; Al final el nmero de cargos consignados en el CAP no debe ser menor que
el del Presupuesto Analtico de Personal (PAP), y en ambos documentos la
denominacin de los cargos debe ser la misma.
Es necesario tener presente que las plazas del PAP, es decir, los cargoscon sus
remuneraciones bsicas, no pueden ser modificadas ni recategorizadas salvo que
exista una autorizacin legal para ello.
Importancia Del Cuadro De Asignacin De Personal (Cap)
Determina los cargos, a travs de los cuales ser posible cumplir las funciones
sealadas en el Reglamento de Organizacin y Funciones y las metas indicadas en
los planes de trabajo.
Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto de Personal. La elaboracin del
CAP debe obedecer a las necesidades reales de los cargos que tiene una
Municipalidad de acuerdo con sus objetivos, funciones, estructura orgnica y
relaciones.
Seala las Remuneraciones que se debe otorgar al Personal, tomando como base
la normatividad vigente y la disponibilidad presupuestal con que cuenta la
Municipalidad.
Siendo el CAP un documento que contiene el listado de cargos necesarios en la
Municipalidad, permite efectuar la descripcin de los cargos para efectos de
clasificarlos y de elaborar el Manual de Organizacin y Funciones.
DENOMINACION
o
CONTENIDO
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) contiene procedimientos
administrativos adjetivos que se relacionan con los rganos de apoyo, asesora y
lnea, posibilitan el desarrollo y logro de los procedimientos all descritos. El MAPRO
contiene tambin la regularizacin de la autoridad administrativa facultada para
resolver, los trabajadores de la entidad responsables de realizar las actividades
(actos de tramitacin) das en que debe realizar la actividad, la forma de conclusin,
la notificacin del acto administrativo y la ejecucin. Las regulaciones en el MAPRO
podran estar proporcionndole cierta rigidez al procedimiento administrativo, ello no
significa que el procedimiento sea en realidad rgido, ni absoluto, sino que por efecto
de la retroalimentacin a la que debe ser sometido temporalmente el procedimiento
puede ser modificado cuantas veces sea necesario.
OBJETIVOS
Presentar en forma clara, concisa y funcional los procedimientos de las
diferentes dependencias de la Municipalidad, especialmente aquellas que
brindan servicio a la ciudadana (servicio hacia afuera)
Facilitar la simplificacin administrativa y orientar a la ciudadana y el
personal sobre los procedimientos llevados a cabo en las dependencias de
la municipalidad.
ALCANCE
o
o
o
de Procedimientos.
Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad.
Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la Municipalidad.
Manual de Organizacin y Funciones de la Municipalidad.
DENOMINACION
CONCLUSIONES
PRIMERA: EL Manual de Organizacin y Funciones MOF, es un documento
Normativo que describe las Funciones Especficas a nivel de cargo o puesto de
trabajo, desarrollndolas a partir de la estructura Orgnica Funciones generales
Establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones
y de acuerdo con el
BIBLIOGRAFIA