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15EtapasparalaImplementacinyDesarrollodeunSistemadeGestindeCalidad
ISO9001:2008
junio10,201161Comments
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ParalaspersonasqueestncomenzandoensucarreracomoAuditoresInternosy/oAuditoresLderdeISO9001:2008,aqulesdoyuna
pequea ayuda escribindoles un resumen de las etapas que se requieren para implementar y desarrollar un Sistema de Gestin de
CalidadISO9001:2008enunaorganizacin.Segnmiexperiencia,enumero15etapas,lascualesdescribobrevementeacontinuacin:
Etapa1.AnlisisdelaSituacinActual:Enestaetapaseplanteanalgunaspreguntasquenosindicarnelestadoactualdelaempresa
para poder planear la implantacin. Es muy importante tener en cuenta en donde se encuentra la empresa en esos momentos para
establecerunpuntodepartida,ydeesteconoceryplanearhaciadondequeremosllegarestableciendolosobjetivosdecalidadymetas
paraelSistemadeGestindeCalidad.
Debemospreguntarnosyresponderapreguntascomo,Cmoyenquestadoseencuentralaempresa?(Estcomenzando,consistemas
yprocesososinellos,preparadosparauncambio,etc.),Quesloqueestahaciendoenelpresente?(Paraelcontroldesusoperaciones,
relacinconclientesyotrosrecursos),Cmoloestahaciendo?,Quesloquedebehacer?,Quesloquenodebehacer?,Cmolodebe
hacer?,Qupasosdebeseguir?,Hastadondequierellegar?,etc.
Etapa2.MapeodeProcesos:Enestaetapaseestablecenyregistranlosprocesosactualesdelaempresaparatenerunamejorvisinde
estosyasconocersuinteraccinconotrosdepartamentosyreas,parasaberquetipodeinformacinfluyeentreellos.
Estossonanalizadosparaqueposteriormenteseanmodificadosyadaptadosalasmejoresprcticasconocidasenelgiroyparaelbien
comndelaorganizacin.
Losprocesosnosvanaayudaratenerunavisinclaradeloquequeremoshacerparaestablecersistemas,controleseindicadoresde
calidadparaelptimofuncionamientodecadapartedelSistemadeGestindeCalidad.
Etapa3.DocumentacindePolticayPlandeCalidad:DebemostenerencuentaquesinunPlanysinunaPolticadeCalidadno
podramosimplementarunSistemadeGestindeCalidad.Enestaetapaesdondevamosadocumentarelplanylapoltica.
ElPlandeCalidadesundocumentoqueespecificaquprocedimientosyrecursosasociadosdebenaplicarse,quindebeaplicarlosy
cundodebenaplicarseaunproyecto,proceso,productoocontratoespecfico.

LaPolticadeCalidaddebeincluirelobjetivodecalidadprincipal,elcompromisoqueexisteconelcliente,ydequemanerasevaa
lograratravsdeunamejoracontinua.
Etapa4.ElaboracindeProcedimientoseInstruccionesdeTrabajo:Ladocumentacindelosprocesosyprocedimientossellevana
caboenestaetapayesdondevamosaplasmartodoloquehacemos,comolohacemos,losalcancesyquienessonlosresponsablesde
cadaactividad
Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes elementos de la norma deben existir
procedimientosdocumentado:Elementos4.2RequisitosdelaDocumentacin,8.2SeguimientoyMedicin,8.3ControldeProductoNo
Conforme,y8.5Mejora.
Existen4nivelesdedocumentosenunSistemadeGestindeCalidad:
1erNivel:IncluyeelManualdeCalidad
2doNivel:IncluyelosProcedimientos
3erNivel:IncluyelasInstruccionesdeTrabajo
4tonivel:IncluyelosRegistrosoFormatos
Etapa5.ElaboracindelManualdeCalidad:ElManualdeCalidadesladescripcindelanormaISO9001enlosprocesosdela
empresa.Contienetodoslosprocedimientosdocumentadosdelaorganizacinentodossusniveles.
Eltamaodeestemanualpuedediferir,dependiendodelaorganizacin,alcance,productos,complejidaddeprocesosycompetenciadel
personal.
Etapa 6. Capacitacin: Esta etapa es la ms difcil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un
cambiobasadoennormasyprocesoscontrolados.Siempreexistenpersonasenlaempresaquesevanaresistiralcambio,perodebemos
deserinsistentesyconstantesenlaconcientizacinparalograruncambioendondetodosestemosenelmismobarco.Siestonosucede,
simplementeelsistemanovaafuncionar.
EnestaetapadebemoscapacitaratodoelpersonalsobreeltemaISO9001comounaherramientaparamejorarlasactividadesdela
empresayhacerlosconscientesdeloquesignificatrabajarconunSistemadeAdministracindeCalidad.
Hacerlesvertodoloqueconllevalacertificacin,cualessonlosobjetivosylasnuevaspolticas,cualessonlasventajasdetrabajarcon
elnuevosistemadecalidadtotal,cualessonloscontroleseindicadoresaseguir,cualessonlasherramientasquesevanautilizarpara
lasaccionescorrectivasypreventivas,etc.
Etapa7.Implementacin:Unavezcreado,desarrolladoyestructuradotodoloanterior,ademsdelacapacitacinalpersonal,llegala
etapadelaimplementacin,endondeseponeenmarchatodoelsistemayelpersonalcomienzaconelusodeestaherramienta.
Loqueantessehacadeunamanera,enestaetapasedejadehacercomoantes,ysecomienzaconlanuevaestructura.
Etapa8.PrimeraAuditoriaInterna:EnunSistemadeGestindeCalidadsiempredebendehaberrevisionesadichosistemaparaver
comoestaoperando,observarlasfallasparacorregirlasydetectaroportunidadesdemejoraparaelcrecimientodelmismo.
Sedebenderealizarauditoriasinternasperidicamente,peroenestecaso,enestaEtapa8,comenzaremosporlaprimera,paravercomo
realmentesehaimplementadoelsistemaydetectarposiblesfallasparacorregirlasantesdelapreauditoriaexterna,queposteriormente
nosllevaralaauditoriaexternayalacertificacin.
Etapa 9. Revisin General: Debemos de hacer una revisin general de cmo esta resultando la implementacin y de cmo esta
funcionandoelnuevosistema.DebemosrevisarlasfallasencontradasenlaEtapa8,yverlamaneradecorregirlasyevitarquevuelvan
asuceder.Paraestovamosarealizaraccionescorrectivasypreventivasdependiendodelcaso(Etapa10).
Debemos tambin revisar y observar detenidamente las partes o actividades que estn impactando de manera positiva al sistema de
calidadtotal,parareforzarlaseimplementarlasenlasreasendondeelsistemaestedbilynecesiteunempujemayor.
Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas: Debemos generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la
primeraauditoriainternaylarevisingeneral,paracomenzaratrabajarsobrelasobservacionesy/oNoConformidadesencontradasen
elSistemadeGestindeCalidad.
Lorecomendableenestaetapa,escrearunsistemaquetepermitagestionarlassolicitudesdelasaccionescorrectivasypreventivas,
comnmentellamadoCARSystem(CorrectiveActionRequestSystem)oSistemaSAC(SistemadeSolicituddeAccionesCorrectivas),
yqueteayudarnadarleunseguimientoaestassolicitudes.
Etapa11.SegundaAuditoriaInterna(Opcional):Paraaseguraquetodoestemarchandodelamejormaneraantesdelapreauditoria
externa,yquelasaccionescorrectivasypreventivasresultantesdelaprimeraauditoriainternaseestnresolviendodesdesucausarazy
entiempo,unasegundaauditoriainternasepuedellevaracabo.
Estaauditoriaesopcional,sitcreesqueconlaprimeraauditoriainternaessuficientecomoparasaberquetusistemaestarealmente
funcionandocomodebe,entoncesnoesnecesariaestaetapa,perosivesquealomejorlehacefaltaunapequeaafinacin,entoncessi
terecomiendoquerealicesestasegundaauditoria.

Etapa 12. Acciones Correctivas y Preventivas (Opcional): Al igual que la etapa 10, estas acciones correctivas y preventivas se
generandelasegundaauditoriainterna,lacualtambinpuedeseropcional.
Etapa 13. Procesos deAnlisis y Mejora: En esta etapa tenemos que analizar los resultados obtenidos durante las auditorias y las
acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera vamos a poder identificar que observaciones fueron No
ConformidadesyqueobservacionesfueronOportunidadesdeMejora.
LasOportunidadesdeMejorasetienenqueagruparenunsistemaaparte,paraqueposteriormenteseledesudebidoseguimiento,eir
implementandoestasmejorasdentrodelSistemadeGestindeCalidad,incrementandoaslamadurezdelsistemaymejorandocada
vezmassugestinparadetectaramayordetallenuevasOportunidadesdeMejoraoNoConformidades,yquenosayudenamejorarla
calidaddelproducto.
Etapa14.AuditoriaExterna:Alllegaraestaetapadelprocesoyadebimoshaberpasadoporunapreauditoriaexternaporpartedeun
organismo externo. Esta preauditoria nos va a servir para ver como estamos preparados ante la auditoria externa antes de la
certificacinporpartedelorganismocertificador.
Altrminodelapreauditoria,debemoshacerlassolicitudesdeaccionescorrectivasypreventivasquesenecesitenparatrabajarsobre
lasobservacionesencontradasduranteesta.
Seprogramaposteriormentelaauditoriaexternayseejecuta.Altrminodeesta,aligualquelapreauditoria,sehacenlassolicitudesde
acciones correctivas y preventivas que se requieran segn lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades
Mayoresy/oNoConformidadesMenores.
Etapa15.Certificacin:EncasodeencontrarNoConformidades,elorganismoauditordaunplazode30dasparaquelaempresa
trabajesobreestasNoConformidadessolucionndolasdesdelacausaraz.
EncasodequelaempresanocierreestasNoConformidadeseneltiempoestipulado,lacertificacinesrechazadaporelorganismo
certificador,ylaempresatendraquepasarnuevamenteportodoelproceso.
En caso de que la empresa cierre sus No Conformidades a tiempo, el organismo certificador aprueba la certificacin y enva el
certificadoalaempresaenunplazonomayoralos60das.
EstecertificadoestaregistradoantelosorganismosinternacionalesANSI,ISOyASQ.
Sedebehacerunarecertificacinanualycada3aossehacenuevamentetodoelprocesodelacertificacin.
Esperoqueestainformacinleshayasidotilydesuagrado.
Otroslinks:
Innovaciones6PasosParaConstruirunProgramaParaProbarTusInnovaciones
AcordandoElProgramadeAuditoriadeISO9001
PreparacindeListasdeVerificacinoCuestionariosdeAuditoria(ChecklistdeAuditoriadeCalidad)

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MilenaRomeroMacias 7monthsago

buendocumento,graciasmecirviodemucho

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LaPreguntaMsImportanteQueUnGerentePuede
Hacer

SistemasdeGestindelaCalidadHistoriay
Definicin

2comments2yearsago

2comments3yearsago

HugoOrtizHerreraAsiesMonica,muchasgraciasportu

HugoOrtizHerreraHolaAmrica,muchasgraciaspor

comentario.Saludos!

ponerteencontactoconmigo.

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