ROYAUME DU MAROC

UNIVERSITE IBN ZOHR

FACULTE DES SCIENCES JURIDIQUES
ECONOMIQUES ET SOCIALES
AGADIR

Cours de linformatique
Ms Access 2003

Filire Economie et Gestion

Semestre 6

Anne Universitaire 2012/2013

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Cour de MS ACCESS

Sommaire
I. Introduction ......................................................................................................................... 3
II. Phase prliminaire de cration dune BD ........................................................... 4
1.Le problme rsoudre ........................................................................................................... 4
2.Les rsultats raliser.............................................................................................................. 4
3.Le dictionnaire de donnes ...................................................................................................... 5
4.La dfinition des entits ........................................................................................................... 5
5.Le modle entit association .................................................................................................... 6
6.Rgle de passage du MCD au modle relationnel : ............................................................... 7
7.Le modle relationnel ............................................................................................................... 8
III. Dfinition et explications des modules dAccess................................................................. 10
1.Concept de base ...................................................................................................................... 10
2.Les objets Access..................................................................................................................... 11
3.Accs une base de donnes Access...................................................................................... 11
a .Ouverture dune base de donnes existante..................................................................... 12
b. Cration dune nouvelle base de donnes......................................................................... 13
4. La manipulation des objets dune base de donnes............................................................. 14
4.1 Importer les objets ........................................................................................................... 14
4.2 Crer de nouveaux objets ............................................................................................... 15
a. les tables.................................................................................................................. 15
b. Les requtes ........................................................................................................... 24
c. Les formulaires ...................................................................................................... 31
d. Les Macros ............................................................................................................. 39
e. Les tats .................................................................................................................. 41
VI. Travaux pratiques .................................................................................................................. 44

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I.

Cour de MS ACCESS

Introduction

Les micro-ordinateurs sont maintenant suffisamment puissants pour vous permettre de stocker
vos donnes (nom, prnom, adresses, numros de tlphones) plutt que de les noter sur des
vulgaires qui augment la masse de vos papiers.
Lorsque vous n'tes pas suffisamment organis pour retrouver une fiche, imaginez quelle
peine vous prenez la rechercher parmi mille autres. Alors qu'en les enregistrant dans une
base de donnes, une simple requte suffit pour accder aux donnes pralablement
enregistres.
Avec une base de donnes, vous pourrez organiser vos donnes en fonction de vos critres.
Par exemple, organiser vos clients suivant le montant du chiffre d'affaires ralis par chaque
client, la population de sa ville de rsidence. Ainsi vous pouvez dfinir des types de clients.
Au lieu de compter sur votre mmoire ou sur de simple feuille de papier pour organiser vos
informations donc, vous pouvez utiliser Microsoft Access ou tout autre programme de
conception et de gestion de base de donnes.

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II.

Cour de MS ACCESS

Phase prliminaire de cration dune BDD

Avant la cration de la base de donnes un travail danalyse pralable est indispensable. Il est
ncessaire danalyser le problme traiter en partant des rsultats obtenir (en sortie).
Dans cette partie on vous propose ltude de cas traitement des commandes.
1.

Le problme rsoudre

Prenant lexemple de la socit LG qui vend divers articles de llectromnager. Il vous est
demand dtudier le traitement commandes de la clientle de LG (mais pas le processus
dapprovisionnement des fournisseurs) qui relve d un autre domaine de gestion.
Le traitement des commandes se fait de la faon suivante :

Toutes les commandes sont gres par le sige qui dispose dun systme informatique
spcialis.

Les produits (articles) sont stocks dans des dpts rgionaux.

Un client est identifi lorsquil passe sa premire commande par courrier, par
tlphone ou via internet. Une commande peut concern plusieurs articles.

2.

Les rsultats raliser

Recenser tous les rsultats que votre application doit pouvoir vous fournir. Il sagit
gnralement dtats produire. Ces tats doivent contenir des donnes. Une maquette papier
des tats peut tre ralise afin de ne rien oublier.
Si nous reprenons notre exemple, les rsultats obtenir sont :

la liste des clients avec leur Raison Sociale, Adresse du Client, Ville du Client et
Tlphone du Client

le dtail dune commande contenant le numro et la date de commande, la raison

sociale du client, la liste des produits commands avec le montant total de la
commande.

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Cour de MS ACCESS

Bon de commande
N Bon.
Nom client

rf.
.
.

3.

Nom
.
.

Date.

Qt
.
.

PU
Montant
..
.
..
.
Total :
..

Le dictionnaire de donnes

Il faut alors crer le dictionnaire des donnes cest--dire recenser tous les renseignements
grer sans distinguer ce quoi ils se rapportent.
Nous aurons donc :
Raison Sociale
Adresse du Client
Ville du Client
Tlphone du Client
Date de la commande
Nom du Produit
Prix Unitaire
Quantit en Stock
Quantit Commande
4.

La dfinition des entits

Lentit peut tre un individu (client, adhrent), un bien (article, dpt, magasin,
quipement), un concept (description dune commande, inscription).
Nous voyons apparatre ici trois entits : les clients les produits et les commandes.
Il sagit maintenant de dfinir quelle entit se rapportent les donnes recenses plus haut,
cest--dire de quel objet ou entit elles deviennent lattribut (ou la caractristique).
Nous pouvons dfinir le schma suivant :

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Cour de MS ACCESS

Commande

Produit

Client
Raison Sociale

Nom du Produit

Adresse du Client

Prix Unitaire

Ville du Client

Quantit en Stock

Date de la commande

Tlphone du Client

A chaque entit correspondra une table dans la base de donnes.

5.

Le modle entit association

Lassociation est un lien entre 2 (ou plusieurs) entits.

Entre lentit Client et lentit Commande, lassociation correspond laction de passer une
Commande, et est matrialise par le verbe Passer.
Entre lentit Commande et lentit produit, lassociation correspond la notion ligne de
commande et est matrialise par Dtails commande
De plus nous allons rajouter un identifiant unique dans chaque table sous forme de Numro
ou de Code.
Le modle Entit Association prend lallure suivante :

Client
Code Client
Raison Sociale
Adresse du Client
Ville du Client
Tlphone du
Client

(1, N)

Passe

(1, 1)
Commande

Produit
Dtails Commande
Rfrence du Produit
Nom du Produit
Prix Unitaire
Quantit en Stock

(0, N)

Quantit
Commande

(1, N)

Numro de Commande
Date de la commande

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Cour de MS ACCESS

Ce modle est appel MCD (Modle Conceptuel de donnes)

Code Client est lidentifiant de la table Client. Ce champ sera dfini comme cl primaire
index sans doublon.
Numro de Commande est lidentifiant de la table Commande. Il sera dfini comme cl
primaire index sans doublon.
Rfrence du Produit est lidentifiant de la table Produit. Il sera dfini comme cl primaire
index sans doublon.
6.

Rgle de passage du MCD au modle relationnel :

Rgle 1: entit est reprsente par table

Rgle 2: relation de type 1:1 (un un)

Les tables doivent avoir la mme clef
C
A
- identifiant1
- proprit 1
- proprit 2

(1,1) ou (0,1)

(1,1) ou (0,1) - identifiant2

- proprit 3
- proprit 4

C
A

- identifiant1
- proprit 3
- proprit 4

- identifiant1
- proprit 1
- proprit 2

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Cour de MS ACCESS

Rgle 3 : relation de type 0,1-0, N (un plusieurs)

Rgle 4 : relation de type 0, N - 0, N (plusieurs plusieurs)

7.

Le modle relationnel

Nous devons maintenant crer le modle relationnel.

Les commandes :
Un Client Passe une ou plusieurs commandes
Une Commande ne correspond qu un seul Client.

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Cour de MS ACCESS

Nous avons donc une relation de un plusieurs entre la table Client et la

table Commande.
Pour crer cette relation, nous allons devoir rajouter dans la table Commande
le code du client, afin dtablir la relation directe entre le champ Code Client
de la table Client et le champ Code Client de la table Commande.
Les produits :
Une Commande est compose dun ou plusieurs Produits
Un produit peut appartenir plusieurs Commande.
Il y a donc une relation de plusieurs plusieurs entre les tables Commande et
Produit.
Avec ACCESS, il nest pas possible de crer un tel type de relation directement
entre deux tables. Il faut ncessairement transiter par une table intermdiaire.
Pour cela, il faut remplacer lassociation matrialise par Dtails Commande
par une nouvelle table qui servira de lien entre les 2 autres tables.
Cette nouvelle table que nous appellerons Dtails Commande comprendra donc
les champs suivants : Rfrence du Produit, Numro de Commande

Le modle relationnel sera donc le suivant :

Client
Code Client
Raison Sociale
Adresse du Client
Ville du Client
Tlphone du
Client

Commande

Numro de Commande
Date de la commande
Code Client
1

Dtails Commande

Produit
Rfrence du Produit
Nom du Produit
Prix Unitaire
Quantit en Stock

Numro de Commande
Rfrence du Produit
Quantit Commande

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III.
1.

Cour de MS ACCESS

Dfinition et explications des modules dAccess

Concept de base

Avant d'aborder Access, il est ncessaire de dfinir quelques principes de base qui vont
permettre d'un ct d'introduire Access et d'un autre d'inculquer au lecteur des notions
fondamentales qu'il va retrouver tout au long de ce support.
Qu'est ce qu'une donne ?
C'est une information provenant de l'environnement qui va tre traite: saisie, transmise,
prpare, stocke en mmoire, trie, fusionne ou imprime.

Qu'est ce qu'un objet ?

C'est une entit, un ensemble structur qui regroupe en lui tout les lments dont il a besoin.

Qu'est ce qu'une base de donnes ?

Un ensemble de donnes structures et non redondantes, stockes dans un support physique.

Qu'est ce qu'un Systme de Gestion de Base de Donnes ?

Un ensemble de fonctions permettant l'exploitation de bases de donnes. Par exploitation, on
sous entend la description, la manipulation, le stockage, la scurit et l'intgrit des donnes.
Qu'est ce qu'un Systme de Gestion de Base de Donnes relationnelles ?
C'est un Systme de Gestion de Bases de Donnes o les donnes peuvent tre mises en
rapport les unes avec les autres.

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FSJES

Cour ACCESS

2.

Les objets Access

Access est un systme de gestion de bases de donnes relationnelles qui fonctionne sous
Windows. Il est vraiment le logiciel la porte de tous, aussi bien la porte des utilisateurs
Bureautique qu'aux dveloppeurs d'applications. Access manipule six types dobjets :

Table : Permet le stockage de donnes structures relatives un thme prcis. Cest un

lment fondamental sur lequel se basent dautres objets de la base de donnes.

Requte : Permet l'interrogation des tables. Son principe de base est de rpondre la
question SFW (Select... From.... Where ). C'est dire Slectionner des donnes d'une
ou de plusieurs tables suivant une condition.

Formulaire : Permet la manipulation des donnes contenues dans les tables et les
requtes via des crans de prsentation qui peuvent tre, suivant la manire dont ils sont
conus, faciles et confortables utiliser.

Etat : Permet la prsentation des donnes et la ralisation dun ensemble de calculs et de

regroupements (rassemblement d'informations suivant un lment commun). Lobjectif
est la prparation des donnes pour limpression.

Macro :

Regroupe

un

ensemble

dactions

prdfinies

qui

vont

sexcuter

automatiquement et successivement lappel de la macro.

Module : Cet objet permet la cration des procdures et fonctions par le langage Visual
Basic Application.

Ces diffrents objets sont regroups dans la fentre base de donnes de Microsoft Access.
3.

Accs une base de donnes Access

Au lancement de Microsoft Access, l'utilisateur a la possibilit douvrir une base de donnes

existante ou de crer une nouvelle base, cette possibilit est aussi offerte dans le menu
Fichier.
Pour crer une nouvelle base de donnes
1. il faut choisir loption Base de donnes vide.

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FSJES

Cour ACCESS

2. Dans la fentre qui apparat Dfinissez l'endroit o vous allez la placer (le dossier)
3. Nommez donc la base de donnes "Formation" par exemple

4. Et cliquez sur
Vous tes maintenant l'heureux propritaire d'une base de donnes dont le nom est
Formation.mdb (MDB = Microsoft Data Base), et qui est, pour l'instant, absolument vide.
NB : Selon que vous possdiez Access 97, Access 2000 ou Access XP, les crans ci- dessus
peuvent diffrer.
a. Ouverture dune base de donnes existantes
A louverture dune base de donnes, deux modes douverture sont offerts:
Le mode partag : Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accs la base de donnes en mme
temps et sur des postes diffrents (Cas dune base de donnes sur rseau).
Le mode exclusif : La base de donnes ne peut tre ouverte que par un seul utilisateur. Un
autre ne peut y accder que si le premier la dj ferme.

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Cour ACCESS

Ecran d'ouverture d'une base de donnes existante

Mode
Il faut chercher le rpertoire o se trouve la base de donnes, slectionner la base, choisir le
mode douverture et valider par le bouton Ouvrir.

b. Cration dune nouvelle base de donnes

La cration d'une nouvelle BD peut se faire en se basant sur les assistants, ou crer une
nouvelle base vide. Il faut alors choisir le rpertoire o sera cre la base de donnes, taper le
nom de la base et valider par le bouton Crer. Une fentre base de donnes vierge apparat.
Ecran d'une base de donne

Onglet Tables

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Cour ACCESS

La fentre Base de donnes regroupe les objets Access et permet la cration, la

modification, lexcution ou la suppression de ces objets.
A chaque onglet est associe la liste des objets crs. Si aucun objet na t cr, la liste est
vide.
4. La manipulation des objets dune base de donnes
Les objets dune base de donnes peuvent tre crs, imports ou alors commun entre les
diffrentes base de donnes (Dans le cas des tables).
4..1. Importer les objets
Pour crer des copies des objets dune autre base de donnes, il suffit de les importer.
L'utilisateur devient propritaire des objets imports et peut effectuer par la suite toutes les
modifications souhaites.
Pour importer une table, choisir dans le menu Fichier, l'option Donnes externe, Importer.
Une fois le nom de la base de donnes d'o seront imports les objets indiqus, la fentre
suivante apparat:
Ecran de slection des objets importer

Slectionner les objets importer et valider par le bouton Ok. Ces objets apparatront dans la
fentre de base de donnes en cours.
NB : Il est possible d'importer plusieurs lments en mme temps mme sils sont de types
diffrents (formulaires, tables....) en basculant entre les diffrents onglets.
Attacher les tables
Il est possible d'utiliser des tables en commun avec dautres utilisateurs mais ce moment la
structure ne peut tre modifie mais toutes les manipulations de donnes sont possibles (ajout,
suppression et modification).

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Cour ACCESS

Pour attacher une table, choisir dans le menu Fichier, l'option Donnes externe, Lier les
tables. Une fois le nom de la base de donnes contenant les tables attacher indiqu, la
fentre Attacher les tables apparat:

Ecran de slection des tables attacher

N.B : Il faut faire attention ce qu'une table attache est partage entre plusieurs bases de
donnes et donc les donnes qu'elle contient peuvent tre modifies par plusieurs utilisateurs.

4..2. Crer de nouveaux objets

a. Les tables
Notion de champ et denregistrement :
La table regroupe un ensemble de renseignements. Chaque renseignement est appel champ
(colonne, rubrique). L'ensemble des champs renseigns par des informations correspondantes
construit une ligne qu'on appelle enregistrement (la commande numro 2 dat du 12/05/97
concernant le client Jacques qui habite Brive).

Etape pralable la cration dune table :

Avant la cration dune table, trois questions simposent :
Quels sont les champs que va contenir la table ?
Quelles sont les caractristiques et les conditions que doit remplir chacun de ces
champs (Type, Longueur ...) ?
Quelle serait la cl primaire de la table ? Cest dire quel est le champ qui va
permettre de dfinir dune manire unique un enregistrement de la table ?

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Cour ACCESS

Cration dune table :

Les champs:
Dans longlet table de la base de donnes, cliquer sur le bouton Nouveau, la fentre cration
de table apparat. Il faut alors introduire la liste des champs de la table et choisir le type de
chaque champ.
Ecran de cration de table
Barre de Menus
Barre d'outils Cration de table
Cl primaire

Champ de type numrique

Champs de type texte

Liste des
proprits

Type
Texte
Mmo
Numrique
Date/heure
Montaire
Numro-auto
Oui/Non
Objet OLE

Types de champs offerts par Access

Caractristique
Caractres alphanumriques, 255 caractres maximum.
Caractres alphanumriques, 65535 caractres maximum.
Nombre
Date et heure
Valeurs sous format montaire
Compteur automatique
Accepte soit Oui soit Non (Vrai ou faux)
Insertion dobjet provenant dautres applications windows.

Liste de choix

Limiter les valeurs saisies pour un champ une liste prdfinis

A chaque type de champ est associ un ensemble dinformations renseigner selon

les besoins. Ce sont des contraintes et conditions qui vont tre respectes lors de la saisie des
donnes. En voici les plus importants:

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Cour ACCESS

Format : Cette proprit permet de donner un format spcifique aux donnes

au moment de laffichage. Les tableaux qui suivent prsentent quelques paramtrages
possibles pour la proprit Format.

Quelques paramtres pour les donnes de type Numrique

Paramtrage

Description

Nombre gnral Affiche le nombre tel quil a t

Donnes

Affichage

3245,21

3245,21

3245,21

3 245,21 F

3245

3245,00

entr
Montaire

Utilise le sparateur de milliers,

affiche le symbole montaire

Fixe

Affiche au moins un chiffre

aprs la virgule

Standard

Utilise le sparateur de milliers

3245,21

3 245,21

Pourcentage

Multiplie la valeur par cent et

0,1

10%

10000

1, E +005

ajoute un signe pourcentage

Scientifique

Utilise la notion scientifique

standard

Quelques paramtres pour les donnes de type Texte

Paramtre

Description

Donne

Affichage

465042

465-04-2

abc

a-bc

Le signe > fait que le texte

Brive

BRIVE

saisi

brive

BRIVE

majuscule

BRIVE

BRIVE

Le signe < fait que le texte

BRIVE

brive

Brive

brive

brive

brive

@@@-@@-@ Le @ indique un caractre de

texte requis.
&-&&

Le & indique un caractre de

texte non requis.

>

<

saisie

va

va

tre

tre

affich

affich

minuscule.

en

en

Null interdit: Cette proprit accepte deux valeurs Oui ou Non. Lui attribuer la
valeur oui oblige lutilisateur renseigner le champ (Il faut quune valeur soit saisie dans ce
champ, elle peut tre une chane vide, un zro, du texte ou un nombre)

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FSJES

Cour ACCESS

Chane vide autorise: Cette proprit est lie aux champs de type Texte ou
mmo et selon quelle prenne la valeur oui ou non, lutilisateur peut saisir une chane
vide ou non.
Masque de saisie: Cette proprit facilite la saisie des donnes en obligeant
l'utilisateur faire ses saisies dans un format bien dtermin de plus elle peut rendre la saisie
de certaines donnes obligatoire et celle dautres donnes facultative.
NB: Plutt que d'utiliser des masques de saisie personnaliss, il est prfrable
d'utiliser l'assistant Masque de saisie pour les numros de tlphone et les dates.
Quelques caractres utiliss pour la cration de masques de saisie personnaliss
Caractre

Description

Chiffre (0 9, entre obligatoire, signes (+) et (-) non accepts)

Chiffre ou espace (entre facultative, signes (+) et (-) non accepts)

Chiffre ou espace (entre facultative, Signe (+) et (-) accepts)

Lettre (A Z, entre obligatoire)

Lettre (A Z, entre facultative)

Lettre ou chiffre (entre obligatoire)

Lettre ou chiffre (entre facultative)

&

Caractres quelconques ou espace (entre obligatoire)

Caractres quelconques ou espace (entre facultative)

Inverser la saisie

Masque de saisie

Exemples dutilisation de la proprit Masque de saisie

Valeurs exemples

(0) 00-00-00-00

(1) 43-60-15-50

(9) 99-99-99-99

( ) 45-88-88-88

00000-9999

exemple1: 98115-

#999999

-205555

>L????L?000L0

VERTAVE339M3

>L0L 0L0

T2F 8M4

>L<???? >??????

Marie Dupont

ISBN 0&&&&&&&&-0

ISBN 1-1452-452-7

>LL0000

BD1245

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exemple2: 98511-3007

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Cour ACCESS

Valeur par dfaut : Cette proprit permet la saisie d'une valeur qui
s'affichera par dfaut lexcution de la table. Attention, la valeur saisie doit respecter le
type du champ auquel est associe cette proprit.
Exemple : Si le champ est de type numrique entier, on ne peut pas donner comme valeur par
dfaut 3,14.
Valide si: Cette proprit pose une condition sur les valeurs saisies pour le
champ. Si cette condition n'est pas remplie, les saisies sont automatiquement rejetes.
Message si erreur: Cette proprit contient le message afficher lorsque la
condition saisie dans la proprit valide si nest pas respecte.
Index: Les indexes acclrent les recherches, les oprations de tri et de
regroupements. Trois valeurs peuvent tre attribues cette proprit:

Valeur

Signification

Non

le champ nest pas index

Oui (Sans doublons)

le champ est index et alors on ne peut pas saisir la mme valeur

pour deux enregistrements

Oui (avec doublons)

le champ est index mais on peut saisir la mme valeur pour

plusieurs enregistrements

NB: Un champ de type Mmo ou un objet OLE ne peut tre index.

La description d'une cl primaire pour une table:
Pour dsigner une cl primaire, il faut slectionner le champ tablir comme cl primaire puis
cliquer sur

. Il est possible de dfinir une cl primaire compose de plusieurs champs. Pour

cela, il faut slectionner les champs qui vont composer la cl (slection multiple) et cliquer
sur

dans la barre doutil.

NB : La dfinition dune cl primaire nest pas obligatoire au niveau dAccess mais

importante pour la gestion des redondances et llaboration des recherches dans la table.
Enregistrement et fermeture d'une table:
Une fois les champs dfinis et la cl primaire dsigne, il est ncessaire d'enregistrer la
table. Il suffit de cliquer sur Enregistrer du menu Fichier et de saisir le nom attribuer la
table dans la fentre qui apparat (un nom significatif de prfrence pour pouvoir reprer le
contenu d'une table sans avoir l'ouvrir).

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FSJES

Cour ACCESS

Pour Fermer la table, loption Fermer du menu Fichier (ou le bouton fermeture
windows) est disponible.
Modification dune table:
Il est possible de modifier la structure dune table (sauf dans le cas d'une table
attache) en modifiant, supprimant ou ajoutant des champs cette table. Pour cela, il faut
choisir longlet Table dans la fentre de base de donnes, slectionner la table modifier et
cliquer sur le bouton Modifier. Il ne reste plus qu'effectuer toutes les modifications dsires,
enregistrer et fermer la table.
Les donnes dune table
Une fois la structure de la table dtermine, les donnes peuvent tre introduites. Il
suffit de slectionner la table dans l'onglet Tables de la fentre de base de donnes et de
cliquer sur le bouton Ouvrir. Une fentre de saisie apparat. Elle permet l'introduction des
donnes ligne par ligne. A chaque passage dun enregistrement un autre Access teste si les
donnes sont conformes lensemble des conditions dj dfinies lors de la cration de la
table.
Fentre d'excution d'une table
Slecteu
Symbole d'enregistrement

Numro d'enregistrement en

Barre d'outils Table

Barre de Menus

Nombre total d'enregistrements

Boutons de

Atteindre enregistrement
Atteindre premier

Nouveau
Atteindre dernier
Atteindre enregistrement

NB : Il est aussi possible de supprimer ou de modifier un enregistrement soit en utilisant les

boutons de dplacement, soit en cliquant sur le slecteur.
Les relations entre les tables
Une fois toutes les tables cres, les relations entre elles doivent tre dfinies.

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FSJES

Cour ACCESS

Les types de relations:

Relation un un: Un enregistrement de la table1 est li un seul
enregistrement de la table2.
Relation un plusieurs: Un enregistrement de la table 1 entre en relation avec
plusieurs enregistrements de la table 2.
La cration de relations:
Dans le menu Outils de la barre de Menus, cliquer sur l'option Relations (ou cliquer
sur

de la barre doutils). La fentre suivante apparat:

Ecran de cration de relations

Ajouter les tables relier. Une relation entre deux tables seffectue obligatoirement par
lintermdiaire de la cl primaire de la premire table (qui sera nomme table primaire de la
relation) et du champ correspondant de la table relier.
Pour la cration dune relation, il faut slectionner la cl primaire de la table primaire et faire
glisser la souris vers le champ lier dans lautre table. Il reste dfinir les rgles dintgrit et
les types de jointure.

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FSJES

Cour ACCESS

Ecran de dfinition des rgles d'intgrit et des types de jointure

Les rgles dintgrit:

Lapplication des rgles dintgrit donne la possibilit de supprimer et de modifier les
enregistrements en cascade
Exemple :
Si entre une table client et une table commande, lintgrit rfrentielle a t dfinie et
les deux options "Mettre jour en cascade les champs correspondants" et "Effacer en cascade
les enregistrements correspondants" sont actives alors lorsqu'un client est supprim, Access
supprime toutes ses commandes et lorsque le code client a t modifi, il sera modifi dans
toutes ses commandes.
Les types de jointures
La ligne de jointure entre deux tables montre Microsoft Access la faon dont les
donnes sont lies. Pour bien comprendre cette partie on a choisi lexemple suivant : Chaque
enregistrement de la table client entre en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la
table commande.

Ecran prsentant les trois types de jointure possible

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FSJES

Cour ACCESS

Lquijointure :

Microsoft Access affiche uniquement les enregistrements quivalents. C'est dire

que Access ne va prendre en compte que les enregistrements dont le code client existe et dans
la table client et dans la table commande.
La jointure Gauche

Microsoft Access affiche tous les enregistrements de la table client et seulement ceux de la
table commande pour lesquels les champs joints sont gaux.
La jointure droite

Microsoft Access affiche tous les enregistrements de la table commande et seulement

ceux de la table client pour lesquels les champs joints sont gaux.

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FSJES

Cour ACCESS

b. Les requtes
Les requtes permettent dextraire, d'afficher, de modifier et d'analyser des donnes
provenant dune ou de plusieurs tables selon des critres spcifis par l'utilisateur. Ces
requtes peuvent tre utilises dans les formulaires et les tats pour faire diffrents types
doprations (consultation, ajout, suppression, modification...).
Les critres :
Les critres dans une requte sont des conditions que loprateur associe un ou
plusieurs champs constituant la requte.
NB: Une requte peut contenir plusieurs critres.
Quelques critres
Soit un champ1 de type Texte, voici un ensemble de critres qui peuvent tre utiliss pour ce
champ.
Critre

Description

est null

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 ne

contient aucune valeur

Est pas null

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 contient

une valeur

Pas "Paris"

Affiche tout les enregistrements sauf ceux pour les quels

champ1=Paris

"Paris"

N'affiche

que

les

enregistrements

pour

les

quels

champ1=Paris
Paris ou Limoges

Affiche les enregistrements pour les quels champ1=Paris ou

champ1=Limoges

Comme "A*"

Affiche tout les enregistrements pour les quels champ1

commence par la lettre A

Comme *A*

Affiche tout les enregistrements pour les quels le champ1

contient la lettre A

Comme *A

Affiche tout les enregistrements pour les quels le champ1 se

termine par la lettre A

Comme "[A-D]"

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1

commence par une des lettre se trouvant entre A et D avec A
et D inclus.

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FSJES

Cour ACCESS

Critre

Description

>=M

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1

commence par une lettre allant de M jusqu' Z.

Droite ([Champ1]; 3)=121

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 se

terminent par 121.

Nbcar ([Champ1])=5

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 contient

5 caractres

Soit un champ1 de type Date, voici un ensemble de critres qui peuvent tre utiliss pour ce
champ.

Critre d'un champ1

Description

#24/04/98#

Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 porte la

date du 24/04/98

Entre

#24/04/98#

#28/04/98#

Et Affiche les enregistrements pour les quels le champ1 est

contenu entre le #24/04/98# et le #24/04/98#

Entre mois (Date ()) Et Affiche les enregistrements entre le mois en cours et deux
Ajdate ("m"; 2; Date ())

mois plus tard

<Date () -21

Affiche les enregistrements qui ont plus de 21 jours

Anne ([champ1])=1998

Affiche les enregistrements quand l'anne de champ1 est

1998

mois ([champ1])=3

Affiche les enregistrements quand le mois de champ1 est le

mois 3

Jour ([champ1])=24

Affiche les enregistrements quand le jour de champ1 est le 24

du mois

Partdate ("t"; [champ1])=3

Affiche les enregistrements pour les quels le mois de champ1

fait partie du troisime trimestre

25

FSJES

Cour ACCESS

Les types de requtes :

On peut dfinir deux grands types de requtes : des requtes slections et des requtes
actions.
Les requtes slections :
Une requte slection permet l'extraction des donnes provenant d'une ou de
plusieurs tables sur la base de critres spcifis et rend possible leur affichage.
Les requtes actions:
Une requte action permet la modification d'un grand nombre denregistrements en
une seule opration. Il existe quatre types de requtes action: les requtes Cration de table,
Suppression, Ajout et Mise jour.
Les requtes Ajout : Ajoutent un groupe denregistrements dune ou de plusieurs
tables la fin dune ou de plusieurs tables.
Les requtes Suppression : Suppriment un groupe denregistrements dune ou de
plusieurs tables. La suppression se fait sur tout l'enregistrement et non seulement sur certains
champs dans ces enregistrements.
Les requtes Mise jour : Apportent des changements globaux un groupe
denregistrements dans une ou plusieurs tables. Augmenter, par exemple, le prix de 10% pour
tous les produits laitiers.
Les requtes Cration de tables :
Crent une nouvelle table partir de tout ou d'une partie des donnes dune ou de plusieurs
tables.
Les symboles pour les diffrents types de requtes

Les requtes Analyse croise :

Une requte Analyse croise permet de superposer un ensemble d'informations (informations
en lignes et informations en colonne), de manire obtenir les valeurs pour un certain champ
de la table en fonction de ces informations. Ces valeurs peuvent tre de nature diffrente
(Somme, moyenne, valeur maximale...).

26

FSJES

Cour ACCESS

La cration des requtes :

La cration d'une requte slection:
Slectionner longlet Requte, cliquer sur le bouton Nouveau, choisir cration de requte
dans la fentre qui apparat et valider par Ok. Ensuite il faut ajouter la liste des tables (ou des
requtes dj cres) utiliser, double-cliquer sur les champs afficher dans la requte,
spcifier les critres utiliser et enregistrer la requte.
NB: Une requte est par dfaut de type Slection

Ecran de cration d'une requte slection

4
3

7
8

9
10

11

12

1. Bascule entre le mode cration, mode feuille de donnes et SQL.

2. Barre de menus.
3. Ajoute une table ou une requte la requte.
4. Affiche les oprations (regroupement, somme....).
5. Affiche la liste des proprits pour un champ.
6. gnre les expressions utiliser dans les critres.
7. Ecran d'affichage des diffrentes tables et requtes appeles par la requte en cours.

27

FSJES

Cour ACCESS

8. Contient les champs composant la requte.

9. Contient le nom de la table ou de la requte d'o provient le champ.
10. Dtermine si le champ s'affichera ou non au moment de l'excution de la requte.
11. Contient les critres spcifis.
12. Grille de cration

La cration d'une requte Analyse croise:

Slectionner longlet Requte, cliquer sur le bouton Nouveau, choisir cration de requte dans
la fentre qui apparat et valider par Ok. Ensuite il faut ajouter la liste des tables (ou des
requtes dj cres) utiliser. La fentre de cration d'une requte slection apparat. Il faut
alors choisir l'option Analyse croise dans le Menu Requtes de la barre de Menu. Une ligne
"Analyse" s'ajoute la grille de cration. Double-cliquer alors sur les champs afficher dans
la requte.

Ligne Analyse

Dfinir alors pour chaque champ son emplacement (comme entte de ligne, comme entte de
colonne ou comme valeur) sachant quAccess ne peut admettre quun seul champ en ligne et
un seul en valeur. Il ne reste plus que spcifier les critres utiliser et enregistrer la requte.

La cration d'une requte Ajout:

Slectionner longlet Requte, cliquer sur le bouton Nouveau, choisir cration de requte
dans la fentre qui apparat et valider par Ok. Ensuite il faut ajouter la liste des tables (ou des
requtes dj cres) utiliser. La fentre de cration d'une requte slection apparat. Il faut
alors choisir l'option Ajout dans le Menu Requtes de la barre de Menu. Une bote o doit
tre saisi le nom de la table de destination apparat:

28

FSJES

Cour ACCESS

Une ligne "Ajouter " s'ajoute la grille de cration. Double-cliquer alors sur les champs
afficher dans la requte.

Dfinir ensuite les champs o vont s'ajouter les informations. La liste des champs au quels il
est possible d'ajouter des donnes apparat par simple click sur la flche qui se trouve au ct
droit de la zone en cours de saisie. Pour terminer, il faut spcifier les critres utiliser et
enregistrer la requte.
La cration d'une requte Mise jour:
Slectionner longlet Requte, cliquer sur le bouton Nouveau, choisir "Cration de requte"
dans la fentre qui apparat et valider par Ok. Ensuite il faut ajouter la liste des tables (ou des
requtes dj cres) utiliser. La fentre de cration d'une requte slection apparat. Il faut
alors choisir l'option Mise jour dans le Menu Requtes de la barre de Menu.
Une ligne "Mise jour" s'ajoute la grille de cration. Double_cliquer alors sur les champs
afficher dans la requte.

29

FSJES

Cour ACCESS

Dfinir les modifications effectuer sur les champs dans la ligne "Mise jour" sous
forme d'expressions, spcifier les critres utiliser et enregistrer la requte.
La cration d'une requte Suppression:
Slectionner longlet Requte, cliquer sur le bouton Nouveau, choisir "Cration de requte"
dans la fentre qui apparat et valider par Ok. Ensuite il faut ajouter la liste des tables (ou des
requtes dj cres) utiliser. La fentre de cration d'une requte slection apparat. Il faut
alors choisir l'option Suppression dans le Menu Requtes de la barre de Menu. Une ligne
"Supprimer" s'ajoute la grille de cration. Double_cliquer alors sur les champs afficher
dans la requte.

Dans cette zone, deux possibilits sont offertes: "Supprimer o" pour supprimer tout les
enregistrements respectant les critres dfinis ou "Supprimer partir de" pour supprimer tout
les enregistrements qui se trouvent aprs un enregistrement donn (dans ce cas, c'est cet
enregistrement qui doit obir au critre dfini).
Le critre peut tre un message qui invite l'utilisateur saisir l'enregistrement supprimer
Une fois les critres de suppression dtermins, l'enregistrement de la requte doit se faire.
Modification dune requte :
La modification dune requte se fait partir de la fentre base de donnes. Dans longlet
Requte, slectionner la requte modifier et cliquer sur Modifier. Effectuer ensuite les
diffrentes modifications souhaites.
Excution dune requte :
L'excution dune requte se fait partir de la fentre base de donnes. Dans longlet
Requte, slectionner la requte excuter et cliquer sur Ouvrir.

30

FSJES

Cour ACCESS

c. Les formulaires
Cration d'un formulaire:
Dans l'onglet formulaire de la fentre de base de donnes, cliquer sur Nouveau. Le formulaire
vierge apparat l'cran.
Ecran prsentant un formulaire vierge

L'utilisateur a sa disposition une boite outils :

31

FSJES

Cour ACCESS

Si cette boite outils n'est pas disponible au moment de la cration du formulaire, il faut
cliquer sur

pour l'avoir. Ce bouton sert afficher et masquer la boite.

Pour utiliser un des lment de cette barre dans le formulaire, Il suffit de cliquer sur l'lment
souhait, d'emmener le pointeur de la souris sur le formulaire et de cliquer - glisser jusqu'
atteindre les dimensions souhaites des lments.
Tout lment ajout un formulaire ou un tat porte le nom de contrle.
Description des contrles:
Quest-ce quune tiquette?
Le contrle Etiquette permet l'affichage d'un texte descriptif, tel que des titres, des lgendes
ou des instructions brves, dans un formulaire ou un tat. Les tiquettes naffichent pas de
valeurs de champs ou dexpressions; elles sont toujours indpendantes.
Exemple:

Quest-ce quune zone de texte?

Une zone de texte sert afficher les donnes provenant d'une table, d'une requte, d'une
instruction SQL ou Access Basic. Elle sert aussi afficher des rsultats de calcul et peut
accepter des donnes entres par un utilisateur.
Exemple:

Quest-ce quune zone de liste?

Une zone de liste est utilise pour afficher des donnes en permanence et limiter la valeur du
contrle lensemble de choix qui y figurent. La liste dune zone de liste se compose de
lignes de donnes. Ces lignes peuvent avoir une ou plusieurs colonnes avec ou sans en-tte.
Exemple:

32

FSJES

Cour ACCESS

Quest-ce quune zone de liste modifiable?

Une zone de liste modifiable est la combinaison dune zone de texte et dune zone de liste.
Elle permet la fois de taper de nouvelles valeurs et den slectionner dans une liste. La
possibilit de saisir des valeurs permet d'atteindre rapidement les donnes de la liste.
Comme pour les zones de liste, La liste dune zone de liste modifiable se compose de lignes
de donnes pouvant avoir une ou plusieurs colonnes avec ou sans en-tte.
Exemple:

Quest-ce quun bouton de commande?

Un bouton de commande dans un formulaire vous permet dexcuter une action ou un
ensemble dactions contenues dans une macro ou une procdure vnementielle.
Exemple:

Quest-ce quune case cocher?

Une case cocher permet dafficher une valeur Oui/Non partir dune table, dune requte ou
dune instruction SQL. Si la case est coche, la valeur est Oui; dans le cas contraire, la valeur
est Non.
Les cases cocher peuvent aussi tre utilises dans un groupe doptions pour effectuer un
choix parmi une liste de choix.
Exemple:

33

FSJES

Cour ACCESS

Quest-ce quun bouton bascule?

Afficher une valeur Oui/Non partir dune table, dune requte ou dune instruction SQL
sous-jacente. Quand le bouton est enfonc, la valeur de la table Produits est Oui. Quand il
nest pas enfonc, la valeur de la table Produits est Non.
Les boutons bascule savrent particulirement utiles lorsquils sont utiliss dans un groupe
doptions avec dautres boutons. Dans un groupe doptions, vous pouvez aisment voir si un
bouton est enfonc.
Exemple:

Quest-ce quun bouton doption?

Afficher une valeur Oui/Non partir dune table, requte ou instruction SQL. Si le bouton
doptions est coch, la valeur est Oui; dans le cas contraire, la valeur est Non.
Il est possible d'utiliser les boutons doptions dans un groupe doptions pour effectuer un
choix parmi une liste de choix.
Exemple:

34

FSJES

Cour ACCESS

Quest-ce quun groupe doptions?

Un groupe doptions est utilis dans un formulaire ou dans un tat pour afficher un
ensemble limit dalternatives. Un groupe doptions consiste en un cadre de groupe encadrant
un ensemble de cases cocher, de boutons doptions ou de boutons bascule.
A partir d'un ensemble de propositions, un cadre d'option retourne une seule valeur qui est
celle de l'option qui sera slectionne par l'utilisateur.

Quest-ce quun sous formulaire?

Un sous-formulaire est un formulaire dans un formulaire. Le formulaire qui engendre le
deuxime formulaire est appel formulaire principal et le formulaire qui y est contenu, sousformulaire. Cette structure est importante pour afficher des donnes de tables ou de requtes
qui ont une relation un--plusieurs. Le formulaire principal et le sous-formulaire sont lis.
Ainsi, le sous-formulaire naffiche que les enregistrements qui correspondent
lenregistrement en cours du formulaire principal.
Un formulaire principal peut contenir plusieurs sous-formulaires et un sous-formulaire peut
contenir son tour son propre sous formulaire.
Il est important de savoir que pour crer un sous formulaire, il faut avoir dj crer le
formulaire qui va tre appel dans le formulaire principal. Ensuite, il faut insrer le contrle
Sous-formulaire et dans sa fentre de proprits, dans l'onglet Donnes, renseigner le nom de
l'objet source (le nom du formulaire appeler), le nom du champ pre (le champ de liaison
appartenant au formulaire principal) et la source du champ fils (le champ de liaison
appartenant au formulaire appeler).

Exemple:

35

FSJES

Cour ACCESS

Quest-ce quun rectangle?

Le contrle rectangle permet de dessiner un cadre dans un formulaire ou un tat.
Quest-ce quun trait?
Le contrle Trait affiche un trait dans un formulaire ou un tat
Les contrles dpendant, indpendant et calculs:
Les contrles sont de trois types: dpendant, indpendant ou calculs.
Les contrles dpendants: Un contrle est dpendant lorsque son contenu
provient d'un champ de table, de requte ou d'une instruction SQL. Pour rendre un contrle
dpendant, il faut modifier la proprit Source contrle dans sa liste de proprits.
NB: Un formulaire aussi peut tre li une table ou une requte.

Les contrles indpendants: Un contrle est indpendant lorsqu'il n'est pas li

un champ. Ce type de contrle est utilis pour afficher des messages indicatifs, permettre
l'utilisateur d'excuter des actions, de faire des saisies ou simplement d'amliorer la
prsentation d'un cran.

Les contrles calculs: Un contrle calcul est un contrle qui affiche le rsultat
d'un calcul. A l'issu de chaque modification des donnes, sa valeur est recalcule
automatiquement partir de l'expression qui lui est associe.
NB: - Les contrles trait, rectangle, saut de page, bouton, bouton bascule, tiquette et image
sont des contrles indpendants.

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FSJES

Cour ACCESS

- Les contrles cadre d'objet indpendant, cadre d'objet dpendant, case cocher,
bouton d'option et groupe d'options ne peuvent tre que des contrles dpendants.
- Les contrles zone de texte, zone de liste et zone de liste modifiable sont des contrles
dpendant qui peuvent aussi tre utiliss comme contrles indpendants ou calculs.
Les proprits des contrles:
A chaque contrle est associ une liste de proprits que vous pouvez afficher en
slectionnant le contrle et en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris. Il ne vous
reste plus que de modifier les proprits selon vos besoins.
NB: Le formulaire, ainsi que tous les objets qui s'y trouvent ont chacun une liste de proprits.

Dfinition des actions effectuer

sur dclenchement de tel ou tel
vnement

Dfinition des proprits

relatives aux donnes

Paramtrage des proprits

relatives au format d'affichage
des contrles

Liste des proprits qui ne

sont ni proprits Format, ni
Donnes, ni vnement

Liste de toutes les

proprits

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FSJES

Cour ACCESS

Enregistrement et fermeture d'un formulaire:

Une fois le formulaire cr, utiliser Fichier Enregistrer pour le sauvegarder. Access va
vous demander de lui attribuer un nom. Pour fermer le formulaire, choisir Fermer dans le
menu Fichier de la barre de menus.
Excution d'un formulaire:
Dans l'onglet formulaire de la fentre base de donnes, slectionnez le formulaire excuter
et cliquer sur le bouton Ouvrir.

d. Les Macros
Cration d'une Macro:
La Macro a t dfinie comme une suite dactions et laction correspond une tche. Les
Macros permettent de dvelopper une application sans programmer. Pour crer une Macro,
cliquer sur longlet Macro dans la fentre base de donnes, puis sur le bouton Nouveau.

Ecran de cration d'une Macro

La plupart des actions sont accompagnes darguments qui indiquent Microsoft Access
comment excuter laction.
Cration dun groupe de Macros :
Un groupe de Macros permet de grouper plusieurs sous Macros dans une mme Macro (en
raison de leur nature et pour une meilleure organisation) de manire ce qu'ils puissent tre

38

FSJES

Cour ACCESS

appels sparment. Pour crer un groupe de Macros, crer une nouvelle Macro puis dans
le menu Affichage, cliquer sur Nom de la Macro pour faire apparatre la colonne Nom.
Dans la colonne Nom, taper le nom de la premire sous Macro et dans la colonne action, taper
ses actions les unes aprs les autres et faire la mme dmarche pour les autres sous Macros.
Enregistrer le groupe de Macro.
Pour faire appel une sous Macro d'un groupe de Macros, il faut savoir que son nom se
compose de la manire suivante [Nom du groupe]. [Nom de la Macro]

Les conditions dans une macro :

Dans certains cas, il est possible de vouloir excuter une action ou une srie dactions dans
une macro uniquement si une condition particulire est remplie.
Pour entrer une condition dans une macro, il faut faire apparatre la colonne Condition dans le
Menu Affichage. Si la condition est vraie, Microsoft Access excute laction qui se trouve sur
la ligne de la condition et les actions situes dans les lignes suivantes s'il trouve (...) dans la
colonne Condition
Les Macros spcifiques :
Autoexec :
La Macro Autoexec est une Macro qui se dclenche automatiquement louverture de la se
de donnes.
Pour crer une Macro Autoexec, crer une nouvelle macro, mettre toutes les conditions
juges ncessaires lors de louverture de la base limage de :
- Ouvrir le formulaire de dmarrage
- Masquer les barres doutils Access
- Masquer la fentre Access ... etc.
Ensuite, enregistrer la macro sous le nom Autoexec.
La macro Autokeys :
Le groupe de Macros Autokeys permet daffecter une action une touche de fonction ou
une combinaison de touches.
Lobjectif : Dsactiver les touches de fonctions. Par exemple, au lieu que la touche
F1 affiche l'aide Microsoft Access, elle renvoie un Bip sonore.
Lavantage : Pour la Macro Autokeys, il nest pas ncessaire de laffecter un
formulaire ou un contrle. La macro est excute quelle que soit la fentre active.
Voici ci dessous les principes de combinaison :
^ : Reprsente la touche <contrle>

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FSJES

Cour ACCESS

+ : reprsente la touche <MAJ>

{fonction} : reprsente une touche de fonction, exemple F1
{touche}: Reprsente une touche. Exemple {SUPPR}, {INSERTION}, {ESCAPE}
Ces diffrents lments peuvent tre combins. Exemple : ^ {F1} signifie <Contrle>+ <F1>

e. Les tats
Cration d'un tat :
Pour la cration d'un tat, il est possible d'utiliser l'assistant ou de le crer directement. Dans
la fentre base de donnes cliquer sur l'onglet tat et sur le bouton Nouveau.

Ecran de cration d'un tat

Pour lier l'tat

une table ou une
requte,
slectionner la dans
la zone modifiable
suivante
Avec l'assistant:

Dans l'cran ci-dessus, slectionner l'assistant en fonction de l'tat raliser:

Assistant tat : pour la cration d'un tat avec l'assistant

40

FSJES

Cour ACCESS

Etat instantan: colonne simple: Cration d'un tat en colonnes simples

Etat instantan tabulaire : Cration d'un tat sous forme de tableau
Assistant graphique : Cration d'un tat comprenant un graphique
Assistant tiquette : Cration d'un tat pour l'impression d'tiquette
Sans l'utilisation de l'assistant:
Slectionner l'option Mode Cration, choisir la table ou la requte source de l'tat et cliquer
sur le bouton Ok. Un tat vierge sera affich. Dans le Menu Affichage, cliquer sur Liste des
champs. La fentre qui contient la liste des champs est affiche. Slectionner les champs et
faire glisser la souris l'endroit dsir puis relcher.
Pour crer un tat tabulaire, dplacer les tiquette dans l'entte de la page et les zones de texte
dans le dtail.

L'entte de
l'tat

La section dtail
de l'tat

La section pied
de l'tat

Un tat est constitu vous trouverez les sections suivantes:

L'entte de l'tat : contient les donnes imprimer au dbut de la premire page.
L'entte de page : contient les donnes imprimer au dbut de chaque page.
Dtail : contient les donnes imprimer pour chaque enregistrement.
Pied d page : contient les donnes imprimer au bas de chaque page.
Pied d'tat : contient les donnes imprimer sur la dernire page.

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FSJES

Cour ACCESS

NB: Si une section n'est pas affiche, il est possible de l'afficher via le menu Affichage
de la barre de Menus.

Cration de regroupements dans un tat:

Pour crer un regroupement dans un tat, choisir l'option Trier Et Regrouper dans le Menu
Affichage ou cliquer sur l'icne

de la barre d'outils.

Exemple: Afficher la liste des commandes groupes par client

Entte de groupe : Pour l'affichage ou non de l'entte de groupe.

Pied de groupe : Pour l'affichage ou non du pied de groupe.
Regrouper sur : Pour indiquer la faon par laquelle le regroupement doit se faire.
Section inscable : Permet de grer les ruptures. Cette proprit peut prendre trois
valeurs:
Valeur

Description

Non

Un groupe peut tre imprim sur deux pages

Groupe entier

Si un groupe ne peut tre imprim en totalit en bas de la page, Access

effectue un saut de page automatique

Avec premier dtail l'entte de groupe ne peut pas tre imprim en bas de la page s'il n'est
pas suivi d'un enregistrement

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FSJES

Cour ACCESS

Cration de contrles calculs :

En utilisant la boite outils de l'tat (cette boite fonctionne comme celle du formulaire)
crer un contrle (Zone de texte, Zone de liste) puis taper directement dans le contrle le
signe gal (=) suivi de l'expression de calcul.

Exemple: Dans un tat, on a un champ Prix du produit et un champ Quantit du produit et on

veut calculer le montant du produit:
Noms des contrles

Quantit

Prix

Qt

Prix

Montant
= [quantit]*[prix]

Le contrle calcul
Sources des
contrles
Les proprits souvent utilises dans les tats :
Voici une liste des proprits souvent utilises dans les tats:
Section inscable: Utilis pour les regroupement. (Voir le paragraphe IV.3.5 crer
des regroupements dans un tat)
Autoextensible : Cette proprit (accepte deux valeurs Oui ou Non) est utilise
pour contrler lapparence de sections dans des tats. Par exemple, si la valeur Oui est
attribue cette proprit, une section ou un contrle sajuste automatiquement verticalement
pour imprimer ou afficher lensemble des donnes contenues dans un tat.
Masquer doublon : La proprit Masquer doublons permet de masquer un contrle
lorsque sa valeur est identique dans l'enregistrement prcdent. Par exemple, dans un tat
reprenant les clients et leurs commandes, le nom de chaque client napparatra quune fois
pour chaque groupe de commande, plutt quune fois pour chaque commande.
En-tte page: Cette proprit accepte quatre valeurs:
Valeur

Description

Toutes les pages

L'entte de page est toujours imprim

Sans en-tte d'tat

Ne pas imprimer l'entte de page lorsque l'entte d'tat est visible

Sans pied d'tat

Ne pas imprimer l'entte de page lorsque le pied d'tat est visible
Sans en-tte /pied d'tat Ne pas imprimer l'entte de page lorsque le pied d'tat ou lorsque
l'entte d'tat est visible

Pied de page: Cette proprit accepte les mmes valeurs que la prcdente
mais elle agit sur le pied de page.

43

FSJES

IV.

Cour ACCESS

Travaux pratiques

a. cration de la base de donnes

Crez une nouvelle base de donnes du nom de Gestion Commerciale.MDB
a. Lancer Access.
b. Cliquer sur l'option Crer une nouvelle base de donnes en utilisant Nouvelle
base de donnes, puis cliquer sur le bouton OK.
c. Donner le nom Gestion Commerciale dans la zone Nom de fichier, puis cliquer
sur le bouton Crer.
b. Cration des tables
Crez les tables suivantes dans la base de donnes Gestion Commerciale.MDB. Les champs
en gras reprsentent les cls primaires.
Nom de la table: CLIENT
lment d'information
Numro du Client
Raison Sociale
Adresse du Client
Ville du Client
Tlphone du Client

Nom de champ
NumClient
RaisonSociale
AdresseClient
VilleClient
Tlphone

Type
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte

Taille

Nom de champ
NumCommande
NumClient
DateCommande

Type
Taille
NumroAuto
Texte
10
Date/Heure

Nom de champ
RfProduit
NomProduit
PrixUnitaire
QtStocke
Indisponible

Type
Texte
Texte
Montaire
Numrique
OUI/NON

10
100
100
50
20

Nom de la table: COMMANDE

lment d'information
Numro de Commande
Numro du Client
Date de la commande
Nom de la table: PRODUIT
lment d'information
Rfrence du Produit
Nom du Produit
Prix Unitaire
Quantit en Stock
Indisponible

Taille
10
50
Entier

Nom de la table: DETAILS COMMANDE

lment d'information
Numro de la commande
Rfrence du Produit
Quantit Commande

Nom de champ
NumCommande
RfProduit
QtCommande

44

Type
Numrique
Texte
Numrique

Taille
Entier long
10
Entier

FSJES

Cour ACCESS

c. Cration des jointures

Par la suite crer les jointures (Relations) entre les diffrentes tables comme le montre la
figure ci-dessous :

Le symbole

(symbole de l'infini en mathmatiques) se prononant "plusieurs".

Pour qu'une relation lie deux tables, il faut qu'un champ soit commun aux deux tables. Par
exemple, dans le cas d'une relation Clients/Commande, c'est le numro du client qui figurera la
fois sur la table Clients et sur la table Commande. D'une manire gnrale, c'est la clef primaire
du ct "1" qui sera reprise dans la table du cte "Plusieurs".
d. Personnalisation des tables
Modifiez les tables et les champs ncessaires dans la base de donnes Gestion
Commerciale.MDB partir des propositions suivantes.
Je voudrais voir des noms significatifs et courts dans les en-ttes de colonne de la
table lorsque je regarde une table en mode Feuille de donnes.
Je veux tre capable de saisir que les chiffres dans un numro de tlphone et que les
parenthses et tiret s'ajoutent automatiquement. Je veux que la base enregistre les
parenthses et le tiret. Et faites la mme chose pour la Date de Commande.
Pour les champs numriques, je ne veux pas voir un zro dj inscrit.
Habituellement, voir des champs vides me plairait.
La grande majorit de mes Clients se trouvent sur Casablanca.

45

FSJES

Cour ACCESS

Il y a certains champs qui ne peuvent pas avoir une valeur ngative : Prix
Unitaire, la quantit en stock et la quantit commande.
On veut la liste trie selon la raison sociale des clients (suivant lalphabet de A Z).
On veut la liste affiche l'cran en caractres italiques et dans la police Times New
Roman.
On veut que la largeur de chaque colonne soit adapte automatiquement au contenu
de la cellule.
On veut figer la colonne Numro Client gauche dans la feuille.
On veut que la colonne tlphone soit place immdiatement aprs la colonne Raison
Sociale.
On veut masquer la colonne Adresse.
Imprimez le contenu de la table sur une feuille de taille Lettre et dans l'orientation paysage.
Fermez la table et enregistrez la mise en forme de la table.
e. Saisie des donnes
Ouvrir les tables en mode saisie puis renseigner les informations comme lindiquent les tables
qui suivent

Liste des Clients :

Numclient

Raison sociale

Adresse

Ville

Tlphone

10
11
12
13
14
15
16
17

BMCE
ONCF
ONE
AXA
BAM
FNAC
REDAL
SALAFIN

10 Bv zerktoni
1 Rue lyakot agdal
62 Bv roudani
120 bv Mohammed V
10 hassan
25 rue adaweya agdal
24 place Klber
10 sidi maarouf

Casablanca
Rabat
Casablanca
Casablanca
Rabat
Rabat
Rabat
Casablanca

022325614
037256589
022223562
022365895
037254141
037124585
037256985
022365412

46

FSJES

Cour ACCESS

Liste des Produits

Rf produit

Nom du produit

Prix unitaire

11
12
31
32
33
59
60
69
71
72

ROUTEUR
HUB
CABLE
UC
CLAVIER
SERVEUR
CARTE WIFI
Cble RG45
OS
Suitch

40000,00 DH
4000,00 DH
60,50 DH
1500,00 DH
30,50 DH
20000,00 DH
400,00 DH
18,00 DH
3500,50 DH
7000,00 DH

Liste des Commandes

Code client

N commande

Date commande

10
11
10
17
15
14
10
12
11
10
13
17
16
15

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

09-avr-06
28-janv-06
02-fvr-06
10-avr-06
16-janv-06
06-fvr-06
27-janv-06
12-janv-06
24-mars-06
05-fvr-06
06-mai-06
12-mars-06
25-mars-06
27-mars-06

47

Quantit en
stock
22
86
0
9
112
79
19
26
26
14

Indisponible
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non

FSJES

Cour ACCESS

Dtails des Commandes

N commande

Rf produit

Quantit Commande

8
8
5
5
7
7
7
3
3
10
10
10
12
12
13
13
14

11
12
32
59
72
69
33
12
32
60
71
31
59
69
11
32
60

15
35
25
21
10
20
20
4
15
16
15
21
18
18
40
10
9

f. Application des filtres

On vous demande de prsenter l'cran les enregistrements qui rpondent aux critres
suivants. Utilisez le filtre par slection pour obtenir les rsultats.
Qui sont les clients se trouvant sur Casablanca ?
On veut obtenir d'autres informations l'cran. Utilisez le filtre par formulaire pour
obtenir les rsultats.
Quels sont les Clients dont la Raison sociale dbute par les lettres Ba?
Quels sont les Clients dont la Raison sociale dbute par les lettres Ba et qui se
trouvent au Casablanca?
Quels sont les produits dont le prix est suprieur 170.00DH?

48

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Cour ACCESS

g. Cration des formulaires de saisie ou de consultation

On aimerait obtenir un cran de saisie bien simple pour la saisie des clients. Il
ressemble la figure suivante :

On en voudrait un pour la saisie des Produits :

Crer un formulaire pour la saisie des commandes et un autre pour la saisie des dtails
de commande.
h. Cration des requtes
On aimerait obtenir des informations sur les clients. Chaque requte sera enregistre sous un
nom significatif.
La liste tlphonique de tous les clients. Seulement la raison sociale, la ville et le
numro de tlphone s'affiche. Enregistrez cette liste sous le nom Liste
tlphonique des clients.
On veut obtenir toute l'information des clients qui sont sur Rabat. Enregistrez sous
le nom de ClientRabat.

Crer une requte pour les clients sur Rabat et dont la raison sociale commence
par F .
On veut la liste des enregistrements de la table Commande. On aimerait voir pour
chaque enregistrement la raison sociale et le tlphone du client. Enregistrez cette
liste sous le nom Liste des commandes par client.
On aimerait obtenir la liste des Commandes par client (une requte qui ressemble
la prcdente). Cette liste est trie en ordre alphabtique de raison sociale. Dans
cette requte on va compter le nombre de commandes par client
i. Personnalisation des formulaires
Ajouter le bouton Fermer dans le pied du formulaire CLIENT.

Ouvrez le formulaire CLIENT.

49

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Cour ACCESS

Glissez le bouton de commande de la bote outils dans le pied du

formulaire et tracez un petit carr.
Un assistant vous aide crer le bouton de commande. Choisissez
Catgories

4 Actions

Oprations sur formulaire

Fermer un formulaire

Cliquez sur le bouton Suivant.

Cliquez sur le bouton Suivant une deuxime fois

Cliquez sur le bouton Terminer
Ajoutez un titre Mise jour des Clients dans len-tte du formulaire CLIENT.

Glissez le bouton Intitul (Aa) de la bote outils dans len-tte du

formulaire et tracez un rectangle.
Saisissez le titre Mise jour des clients lintrieur du rectangle. Appliquez
ce titre la mise en forme suivante : 16, G, Centr.
Faites la mme chose pour les autres formulaires.
Dans le formulaire COMMANDE :

a) Supprimez le champ Numro client.

b) A partir de la bote outils, choisissez le champ liste modifiable et faites le
glisser sur le formulaire. Un assistant vous aide crer cette liste.
Choisissez la premire option je veux que la liste modifiable et
cliquez sur le bouton Suivant.
Choisissez la table CLIENT et cliquez sur le bouton Suivant
Ajouter les champs Numclient, RaisonSociale et cliquez sur le bouton
Suivant.
Cliquez sur le bouton Suivant encore une autre fois.
Slectionnez loption Stocker la valeur dans ce champ et slectionnez
dans la liste NumClient. Cliquez sur le bouton Suivant
Saisissez Numro du Client et cliquez sur le bouton Suivant
c) Dans la bote outils, choisissez le champ Sous formulaire/sous tat et faites
le glisser dans le formulaire au dessous du champ Date commande un assistant
saffiche.
Cochez loption Utiliser un formulaire existant et choisissez dans la
liste DETAILSCOMMANDE puis cliquez sur le bouton Suivant.
Cliquez sur le bouton Suivant
Donnez le nom Dtail Commande pour votre Sous-formulaire et
cliquez sur le bouton Terminer
d) Vrifiez les proprits suivantes du sous formulaire :
Champs fils = NumCommande
Champs pre = NumCommande
e) Changez lordre de tabulation.
Cliquez avec le bouton droit de la souris lextrieur du formulaire
(dans la zone grise).

50

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Cour ACCESS

Choisissez loption Ordre de tabulation.

Dplacez le champ CLIENT juste aprs le champ Numro de
Commande.
f) Rendre le numro de commande inactif.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ Numro de
commande.
Choisissez loption Proprits.
Donnez la valeur Non pour la proprit .Activ
Dans le formulaire DETAIL COMMANDE :
a) Supprimez le champ Numro commande.
b) Supprimez le champ Rf Produit et remplacez le par une liste modifiable.
c) A partir de la bote outils, choisissez le champ liste modifiable et faites le
glisser sur le formulaire. Un assistant vous aide crer cette liste.
Choisissez la premire option je veux que la liste modifiable et
cliquez sur le bouton Suivant.
Choisissez la table PRODUIT et cliquez sur le bouton Suivant
Ajouter les champs RfProduit, NomProduit et cliquez sur le bouton
Suivant.
Cliquez sur le bouton Suivant encore une autre fois.
Slectionnez loption Stocker la valeur dans ce champ et slectionnez
dans la liste RfProduit. Cliquez sur le bouton Suivant
Saisissez Produit et cliquez sur le bouton Suivant
Ajouter un nouveau formulaire : MENU PRINCIPAL
a) Activez lobjet Formulaires.
b) Cliquez sur le bouton Nouveau. Choisissez mode cration et ne slectionnez
aucune table.
c) Insrer 4 boutons de commande si lassistant saffiche, cliquez sur le bouton
annuler.
Slectionnez les 4 boutons et choisissez loption proprit du menu
contextuel.
Saisissez devant la proprit lgende.
Devant chaque bouton insrez une tiquette comme sur le modle.
Enregistrez le formulaire sous le nom MENU PRINCIPAL
Remarque : Vous pouvez insrer un seul bouton de commande et faire des
copier/coller.

51

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Cour ACCESS

Apportez les modifications suivantes sur les champs des formulaires.

Nom du Formulaire

Nom du champ

Proprit

5 Valeur
Tous les formulaires

Fen Indpendante
Fen Modale
Afficher Slecteur
Auto Centrer
MENU PRINCIPAL
Barre dfilement
Bote Contrle
DETAIL COMMANDE
Affich par dfaut
Boutons de dplacement
Produit (liste modifiable) Index tabulation
Qt Commande
Index tabulation

Oui
Oui
Non
Oui
Aucune
Non
Feuille de donnes
Non
0
1

j. Manipulation des macros

Crer une Macro qui permet douvrir le formulaire CLIENT.

Cliquez sur Macro puis sur le bouton Nouveau.

Dans la colonne action slectionnez ouvrir formulaire et dans la zone nom
formulaire slectionnez CLIENT.
Enregistrez la macro sous le nom Ouvrir Formulaire Client

Faites la mme chose et crez 2 macros pour ouvrir les formulaires PRODUIT et
COMMANDE.
Crer la Macro QUITTER ACCESS

Cliquez sur Macro puis sur le bouton Nouveau.

Dans la colonne action slectionnez Quitter

52

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Cour ACCESS

Enregistrez la macro sous le nom QUITTER ACCESS

Crer la Macro Autoexec

Cliquez sur Macro puis sur le bouton Nouveau.

Dans la colonne action slectionnez ouvrir formulaire et dans la zone nom
formulaire slectionnez MENU PRINCIPAL.
Enregistrez la macro sous le nom Autoexec.

Lier les Macros aux boutons dans le formulaire MENU PRINCIPAL.

Cliquez sur Formulaire, slectionnez MENU PRINCIPAL puis cliquez sur le

bouton Modifier.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un bouton de commande et
choisissez Proprit.
Dans longlet Evnement et devant la proprit Sur Clic, slectionnez la
Macro correspondante.
Faites la mme chose pour les autres boutons de commande.

k. Manipulation des tats

Crer un Etat reprsentant la liste des Clients.

Cliquez sur Etats puis sur le bouton Nouveau.

Choisissez Assistant tats, slectionnez la table CLIENT et cliquez sur le
bouton Suivant. .
Cliquez sur le bouton pour slectionner tous les champs et cliquez sur le
bouton Suivant. .
Cliquez sur le bouton Suivant. .
Dans Champ de trie, slectionnez le champ RaisonSociale et cliquez sur le
bouton Suivant. .
Dans Prsentation, slectionnez Tabulaire et cliquez sur le bouton Suivant. .
Dans Style, slectionnez Socit et cliquez sur le bouton Suivant. .
Cliquez sur le bouton Terminer

Crer un bouton de commande Aperu de la liste des clients dans le formulaire

CLIENT.

Ouvrez le formulaire CLIENT.

Glissez le bouton de commande de la bote outils dans le pied du formulaire
et tracez un petit carr.
Un assistant vous aide crer le bouton de commande. Choisissez
Catgories

6 Actions
Oprations sur tat

Aperu dun tat

Cliquez sur le bouton Suivant.

53

FSJES

Cour ACCESS

Choisissez ltat CLIENT et cliquez sur le bouton Suivant

Choisissez dans Image Aperu du document et cliquez sur le bouton
Suivant
Cliquez sur le bouton Terminer
Crer un tat des Commandes
Crer une requte sous le nom Commandes pour dition.

Crez une requte base sur les 4 tables : COMMANDE,

DETAILCOMMANDE, CLIENT et PRODUIT
Glissez
les
champs
suivants :
NumCommande,
RaisonSociale,
DateCommande, NomProduit, PrixUnitaire et QtCommande.
Ajoutez un champ calcul (PrixHT) dans la requte :
Mthode 1 :

Se positionner sur la dernire colonne (colonne qui suit

QtCommande)
Saisissez lexpression suivante : = [PrixUnitaire]*[QtCommande]
et validez.
Slectionnez Exp1 et remplacez la par MontantHT

Mthode 2 :

Se positionner sur la dernire colonne (colonne qui suit

QtCommande)
Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Crer ou
Gnrateur.
Le gnrateur dexpression saffiche

Saisissez la formule et validez.

Enregistrez la requte sous le nom Commandes pour dition.

Crer ltat COMMANDE bas sur la requte Commandes pour dition.

54

FSJES

Cour ACCESS

Cliquez sur Etats puis sur le bouton Nouveau.

Choisissez Assistant tats, slectionnez la requte Commandes pour
dition et cliquez sur le bouton Suivant. .
Cliquez sur le bouton pour slectionner tous les champs et cliquez sur le
bouton Suivant. .
Ajouter NumCommande dans niveau regroupement et cliquez sur le bouton
Suivant. .
Cliquez sur le bouton Suivant. .
Dans Prsentation, slectionnez Bloc et cliquez sur le bouton Suivant. .
Dans Style, slectionnez Socit et cliquez sur le bouton Suivant. .
Dans Titre, saisissez Commande et cliquez sur le bouton Terminer. .

Modifier ltat COMMANDE

Suivez les tapes dcrites dessous pour reprsenter ltat COMMANDE

comme sur le modle.
Agrandir la partie En-tte de groupe NumCommande.
Dplacez le contenu de la partie En-tte dtat dans la partie En-tte de groupe
NumCommande.
Dplacez les tiquettes et les zones de texte : NumCommande, RaisonSociale
et DateCommande.
Dplacez tous ce qui reste dans En-tte de page, dans En-tte de groupe
NumCommande.
Supprimez le contenu de la partie Pied de page.
Rduire les parties : En-tte dtat, En-tte de page, Pied de page.
Affichez le Pied de groupe NumCommande : pour cela, dans le menu
Affichage, choisissez loption Trier et grouper. Slectionnez la valeur OUI
pour la proprit Pied de groupe.
Dans le Pied de groupe NumCommande, insrez partir de la bote outils :
- 3 tiquettes (Intitul) : Total HT, TVA, Total TTC

55

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Cour ACCESS

Nom

3 zones de Texte
Source Contrle

Format

TotalHT
TVA

=Somme([MontantHT])
=0.2

Montaire
Pourcentage

TotalTTC

=[TotalHT]+([TotalHT]*[
TVA])

Montaire

Dans le Pied de groupe NumCommande, insrez partir de la bote outils un

saut de page aprs la zone TotalTTC.

56